Χρήση κανόνων στο νέο και κλασικό Outlook για Windows
Χρησιμοποιήστε κανόνες για την αυτόματη εκτέλεση συγκεκριμένων ενεργειών σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που φτάνουν στα εισερχόμενά σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες που θα αλλάζουν το επίπεδο σπουδαιότητας των μηνυμάτων κατά την άφιξή τους, θα τα μετακινούν αυτόματα σε άλλους φακέλους ή θα τα διαγράφουν με βάση συγκεκριμένα κριτήρια.
Εάν δεν χρησιμοποιείτε την κλασικήOutlook για Windows, ελέγξτε ποια έκδοση του Outlook χρησιμοποιείτε και, στη συνέχεια, ορίστε μία από αυτές τις επιλογές για πληροφορίες σχετικά με τους κανόνες εισερχομένων:
Σημαντικό: Τα βήματα μπορεί να διαφέρουν μεταξύ του νέου και του κλασικούOutlook για Windows. Για να προσδιορίσετε ποια έκδοση του Outlook χρησιμοποιείτε, αναζητήστε Αρχείο στην κορδέλα. Εάν δεν υπάρχει επιλογή Αρχείο, ακολουθήστε τα βήματα στην καρτέλα Νέο Outlook. Αν το Αρχείο εμφανίζεται στο μενού, επιλέξτε την καρτέλα Κλασικό Outlook.
Οι κανόνες εφαρμόζονται στα εισερχόμενα μηνύματα και μπορούν να δημιουργηθούν από οποιονδήποτε φάκελο.
-
Για να δημιουργήσετε γρήγορα έναν κανόνα που μετακινεί όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν συγκεκριμένο αποστολέα ή ένα σύνολο αποστολέων σε ένα φάκελο, κάντε δεξί κλικ σε ένα μήνυμα στη λίστα μηνυμάτων για το οποίο θέλετε να δημιουργήσετε έναν κανόνα, επιλέξτε Σύνθετες ενέργειες και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία κανόνα.
-
Επιλέξτε τον φάκελο όπου θέλετε να μετακινούνται όλα τα μηνύματα από αυτόν τον αποστολέα ή το σύνολο αποστολέων και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.
-
Επιλέξτε OK. Ο κανόνας θα εφαρμοστεί σε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα. Εάν θέλετε να εκτελέσετε τον κανόνα αμέσως στο φάκελο με τα εισερχόμενα, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για την Εκτέλεση αυτού του κανόνα τώρα στο φάκελο Εισερχόμενα.
Σημείωση: Προς το παρόν, μπορείτε να εκτελέσετε μόνο κανόνες στους οποίους ένα μήνυμα έχει μετακινηθεί από έναν αποστολέα σε ένα φάκελο. Δεν μπορείτε να εκτελέσετε άλλους κανόνες, όπως αυτούς που χρησιμοποιούν ένα μήνυμα τίτλου ή για να επισημάνετε ένα μήνυμα ως μη αναγνωσμένο.
Εάν θέλετε να εκτελέσετε περισσότερες ενέργειες από την απλή μετακίνηση των μηνυμάτων από έναν συγκεκριμένο αποστολέα ή ένα σύνολο αποστολέων σε έναν φάκελο, επιλέξτε Περισσότερες επιλογές. Το μενού ρυθμίσεων κανόνων θα ανοίξει.
-
Για κάθε κανόνα απαιτούνται τουλάχιστον τρία στοιχεία: Ένα όνομα, μια συνθήκη και μια ενέργεια. Οι κανόνες μπορούν επίσης να περιέχουν εξαιρέσεις στις συνθήκες. Μπορείτε να προσθέσετε πολλές συνθήκες, ενέργειες και εξαιρέσεις σε κάθε βήμα επιλέγοντας Προσθήκη συνθήκης, Προσθήκη ενέργειας και Προσθήκη εξαίρεσης.
-
Εάν δεν θέλετε να εκτελούνται επιπλέον κανόνες μετά την εκτέλεση αυτού του κανόνα, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Διακοπή επεξεργασίας επιπλέον κανόνων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Διακοπή επεξεργασίας επιπλέον κανόνων στο Outlook στο web.
-
Πατήστε Αποθήκευση για να δημιουργήσετε τον κανόνα ή Απόρριψη για να ακυρώσετε τη δημιουργία του κανόνα.
-
Στο επάνω μέρος της σελίδας, επιλέξτε Ρυθμίσεις .
-
Επιλέξτε Αλληλογραφία > Κανόνες.
-
Στον κανόνα που θέλετε να επεξεργαστείτε, επιλέξτε
-
Πατήστε το πλήκτρο Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε τον επεξεργασμένο κανόνα.
Σημείωση: Για ορισμένους κανόνες που έχουν δημιουργηθεί σε άλλες εκδόσεις του Outlook δεν είναι δυνατή η επεξεργασία τους από το . Δεν θα μπορείτε να εκτελέσετε ή να επεξεργαστείτε τον κανόνα στο .
-
Στο επάνω μέρος της σελίδας, επιλέξτε Ρυθμίσεις .
-
Επιλέξτε Αλληλογραφία > Κανόνες.
-
Στον κανόνα που θέλετε να διαγράψετε, επιλέξτε
Συμβουλή: Εάν θέλετε απλώς να απενεργοποιήσετε τον κανόνα για λίγο, καταργήστε το πλαίσιο εναλλαγής δίπλα στον κανόνα.
Οι κανόνες εισερχομένων εφαρμόζονται στα εισερχόμενα μηνύματα με βάση τη σειρά που έχουν στη λίστα "Κανόνες εισερχομένων". Μπορείτε να τακτοποιήσετε τη σειρά με την οποία εφαρμόζονται οι κανόνες που δημιουργείτε στα μηνύματα που παραδίδονται στα εισερχόμενά σας.
-
Στο επάνω μέρος της σελίδας, επιλέξτε Ρυθμίσεις .
-
Επιλέξτε Αλληλογραφία > Κανόνες.
-
Επιλέξτε έναν κανόνα και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το επάνω βέλος ή το κάτω βέλος για να αλλάξετε τη σειρά με την οποία ο κανόνας εφαρμόζεται στα εισερχόμενα μηνύματα.
Από προεπιλογή, ένας κανόνας εισερχομένων εκτελείται σε εισερχόμενα μηνύματα αφού έχετε δημιουργήσει τον κανόνα. Για να εκτελέσετε έναν κανόνα σε υπάρχοντα μηνύματα:
-
Στο επάνω μέρος της σελίδας, επιλέξτε Ρυθμίσεις .
-
Επιλέξτε Αλληλογραφία > Κανόνες.
-
Επιλέξτε
Σημείωση: Προς το παρόν, μπορείτε να εκτελέσετε μόνο κανόνες στους οποίους έχει μετακινηθεί ένα μήνυμα από έναν αποστολέα σε ένα φάκελο. Δεν μπορείτε να εκτελέσετε άλλους κανόνες, όπως αυτούς που χρησιμοποιούν ένα μήνυμα τίτλου ή για να επισημάνετε ένα μήνυμα ως μη αναγνωσμένο.
-
Κάντε δεξί κλικ σε ένα υπάρχον μήνυμα και επιλέξτε Κανόνες > Δημιουργία κανόνα.
-
Επιλέξτε μια συνθήκη και τι να κάνετε με το μήνυμα με βάση τη συνθήκη.
Για παράδειγμα, για να μετακινήσετε μηνύματα με συγκεκριμένο τίτλο σε έναν συγκεκριμένο φάκελο, επιλέξτε τη συνθήκη Το θέμα περιέχει , επιλέξτε Μετακίνηση του στοιχείου σε φάκελο, επιλέξτε ή δημιουργήστε έναν Νέο φάκελο και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.
-
Όταν ολοκληρώσετε τη δημιουργία του κανόνα, επιλέξτε OK.
-
Για να χρησιμοποιήσετε τον κανόνα αμέσως, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Άμεση εκτέλεση αυτού του νέου κανόνα σε μηνύματα που βρίσκονται ήδη στον τρέχοντα φάκελο και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.
Το μήνυμα εμφανίζεται τώρα σε αυτόν το φάκελο.
-
Επιλέξτε Αρχείο > Διαχείριση κανόνων & Ειδοποιήσεις > Νέος κανόνας.
-
Επιλέξτε ένα πρότυπο.
Για παράδειγμα, για να επισημάνετε ένα μήνυμα:
-
Επιλέξτε Προσθήκη σημαίας σε μηνύματα από κάποιον για παρακολούθηση.
-
-
Επεξεργασία της περιγραφής του κανόνα.
-
Επιλέξτε μια υπογραμμισμένη τιμή, ορίστε τις επιλογές που θέλετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.
-
-
Επιλέξτε Επόμενο.
-
Επιλέξτε τις συνθήκες, προσθέστε τις σχετικές πληροφορίες και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.
-
Επιλέξτε Επόμενο.
-
Ολοκληρώστε τη ρύθμιση του κανόνα.
-
Ονομάστε τον κανόνα, ορίστε επιλογές κανόνα και εξετάστε την περιγραφή του κανόνα. Κάντε κλικ σε μια υπογραμμισμένη τιμή για επεξεργασία.
-
-
Επιλέξτε Τέλος.
Ορισμένοι κανόνες θα εκτελούνται μόνο όταν το Outlook είναι ενεργοποιημένο. Αν εμφανιστεί αυτή η προειδοποίηση, επιλέξτε OK.
-
Επιλέξτε OK.
Εάν έχετε ορίσει κανόνες για την οργάνωση της εισερχόμενης αλληλογραφίας σας , αλλά δεν λειτουργούν όλοι όπως περιμένετε, αυτά τα βήματα μπορεί να σας βοηθήσουν να βρείτε και να διορθώσετε το πρόβλημα.
Για να διορθώσετε έναν εσφαλμένο κανόνα:
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο > Διαχείριση κανόνων & ειδοποιήσεις.
-
Εάν δείτε ένα μήνυμα που αναφέρει ότι έχετε έναν εσφαλμένο κανόνα που πρέπει να τροποποιηθεί, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
-
Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στον κανόνα με κόκκινο χρώμα.
-
Κάντε κλικ στις συνδέσεις στην περιοχή Περιγραφή κανόνα και επεξεργαστείτε τον κανόνα όπως απαιτείται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις, το όνομα, τη θέση ή τη συμπεριφορά ενός κανόνα:
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο > Διαχείριση κανόνων & ειδοποιήσεις.
-
Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στον κανόνα που θέλετε να τροποποιήσετε.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Αλλαγή κανόνα, κάντε κλικ στον τύπο της αλλαγής που θέλετε να κάνετε και, στη συνέχεια, ολοκληρώστε τα βήματα.
Σημείωση: Για να διαγράψετε έναν κανόνα, στο παράθυρο διαλόγου Κανόνες και ειδοποιήσεις , επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στον κανόνα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή.
Μπορείτε να διαγράψετε έναν κανόνα όταν δεν χρειάζεται πλέον.
-
Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Κανόνες και ειδοποιήσεις, στην καρτέλα Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε τον κανόνα που θέλετε να διαγράψετε.
-
Επιλέξτε Διαγραφή
Μπορείτε να εκτελέσετε με μη αυτόματο τρόπο έναν ή περισσότερους κανόνες.
-
Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων και, στην καρτέλα Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε Άμεση εφαρμογή κανόνων.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Άμεση εφαρμογή κανόνων, στην περιοχή Επιλογή κανόνων για εκτέλεση, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για κάθε κανόνα που θέλετε να εκτελέσετε.
-
Στο πλαίσιο Εκτέλεση στον φάκελο, για να επιλέξετε διαφορετικό φάκελο, επιλέξτε Αναζήτηση, επιλέξτε τον φάκελο και στη συνέχεια επιλέξτε OK.
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη υποφακέλων για να συμπεριλάβετε όλους τους φακέλους κάτω από το φάκελο που επιλέξατε στο βήμα 3.
-
Στη λίστα Εφαρμογή κανόνων σε, αποδεχτείτε την προεπιλεγμένη ρύθμιση όλων των μηνυμάτων ή αλλάξτε τη σε αναγνωσμένα ή μη αναγνωσμένα μηνύματα.
-
Επιλέξτε Εκτέλεση τώρα.
Δείτε επίσης
Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;
Θέλετε περισσότερες επιλογές;
Εξερευνήστε τα πλεονεκτήματα της συνδρομής, περιηγηθείτε σε εκπαιδευτικά σεμινάρια, μάθετε πώς μπορείτε να προστατεύσετε τη συσκευή σας και πολλά άλλα.
Οι κοινότητες σάς βοηθούν να κάνετε και να απαντάτε σε ερωτήσεις, να δίνετε σχόλια και να ακούτε από ειδικούς με πλούσια γνώση.
