Μορφές Open XML και επεκτάσεις ονόματος αρχείου

Ξεκινώντας με το 2007 Microsoft Office system, το Microsoft Office χρησιμοποιεί μορφές αρχείου που βασίζονται σε XML, όπως .docx, .xlsx και .pptx. Αυτές οι μορφές και οι επεκτάσεις ονομάτων αρχείων ισχύουν για το Microsoft Word, το Microsoft Excel και το Microsoft PowerPoint. Αυτό το άρθρο περιγράφει τα βασικά πλεονεκτήματα της μορφής, περιγράφει τις επεκτάσεις ονομάτων αρχείων και περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση αρχείων του Office με άτομα που χρησιμοποιούν παλαιότερες εκδόσεις του Office.

Σε αυτό το άρθρο

Ποια είναι τα πλεονεκτήματα των μορφών Open XML;

Ποιες είναι οι επεκτάσεις ονομάτων αρχείων XML;

Μπορούν διαφορετικές εκδόσεις του Office να μοιράζονται τα ίδια αρχεία;

Ποια είναι τα πλεονεκτήματα των μορφών Open XML;

Οι μορφές Open XML περιλαμβάνουν πολλά πλεονεκτήματα, όχι μόνο για τους προγραμματιστές και τις λύσεις που δημιουργούν, αλλά και για μεμονωμένα άτομα και οργανισμούς κάθε μεγέθους:

• Αρχεία μικρού μεγέθους     Τα αρχεία συμπιέζονται αυτόματα και σε ορισμένες περιπτώσεις μπορούν να είναι κατά 75% μικρότερα. Η μορφή Open XML Χρησιμοποιεί τεχνολογία συμπίεσης zip για την αποθήκευση εγγράφων, προσφέροντας πιθανή εξοικονόμηση κόστους καθώς μειώνει το χώρο στο δίσκο που απαιτείται για την αποθήκευση αρχείων και μειώνει το εύρος ζώνης που απαιτείται για την αποστολή αρχείων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μέσω δικτύων και μέσω Internet. Όταν ανοίγετε ένα αρχείο, το αρχείο αποσυμπιέζεται αυτόματα. Όταν αποθηκεύετε ένα αρχείο, το αρχείο συμπιέζεται και πάλι αυτόματα. Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε ειδικά βοηθητικά προγράμματα zip για να ανοίξετε και να κλείσετε αρχεία στο Office.

• Βελτιωμένη ανάκτηση κατεστραμμένων αρχείων     Τα αρχεία διαθέτουν αρθρωτή δόμηση που διατηρεί τα διαφορετικά στοιχεία δεδομένων στο αρχείο ξεχωριστά. Αυτό επιτρέπει το άνοιγμα αρχείων ακόμη και εάν ένα στοιχείο μέσα στο αρχείο (για παράδειγμα, ένα γράφημα ή ένας πίνακας) είναι κατεστραμμένο ή κατεστραμμένο.

• Υποστήριξη για προηγμένες δυνατότητες    Πολλές από τις προηγμένες δυνατότητες του Microsoft 365 απαιτούν την αποθήκευση του εγγράφου σε μορφή Open XML. Στοιχεία όπως η Αυτόματη αποθήκευσηκαι ο Έλεγχος προσβασιμότητας, για δύο παραδείγματα, μπορούν να λειτουργήσουν μόνο σε αρχεία που είναι αποθηκευμένα στη σύγχρονη μορφή Open XML.

• Καλύτερη προστασία προσωπικών δεδομένων και περισσότερος έλεγχος σχετικά με προσωπικές πληροφορίες     Τα έγγραφα μπορούν να τεθούν σε κοινή χρήση εμπιστευτικά, επειδή τα αναγνωρίσιμα προσωπικά στοιχεία και οι πληροφορίες που σχετίζονται με την επιχείρηση, όπως τα ονόματα συντακτών, τα σχόλια, οι εντοπισμένες αλλαγές και οι διαδρομές αρχείων μπορούν εύκολα να αναγνωριστούν και να καταργηθούν με τη χρήση της επιθεώρησης εγγράφου.

• Καλύτερη ενοποίηση και διαλειτουργικότητα επιχειρηματικών δεδομένων     Η χρήση της μορφής Open XML Formats ως πλαίσιο διαλειτουργικότητας δεδομένων για το σύνολο προϊόντων του Office σημαίνει ότι τα έγγραφα, τα φύλλα εργασίας, οι παρουσιάσεις και οι φόρμες μπορούν να αποθηκευτούν σε μορφή αρχείου XML που είναι ελεύθερα διαθέσιμη για χρήση από οποιονδήποτε και για παραχώρηση άδειας χρήσης, χωρίς δικαιώματα εκμετάλλευσης. Το Office υποστηρίζει επίσης σχήματα XML που ορίζονται από τους πελάτες και βελτιώνουν τους υπάρχοντες τύπους εγγράφων του Office. Αυτό σημαίνει ότι οι πελάτες μπορούν εύκολα να ξεκλειδώσουν πληροφορίες σε υπάρχοντα συστήματα και να ενεργήσουν σε αυτά σε οικεία προγράμματα του Office. Οι πληροφορίες που δημιουργούνται μέσα στο Office μπορούν να χρησιμοποιηθούν εύκολα από άλλες επιχειρηματικές εφαρμογές. Το μόνο που χρειάζεστε για να ανοίξετε και να επεξεργαστείτε ένα αρχείο του Office είναι ένα βοηθητικό πρόγραμμα ZIP και ένα πρόγραμμα επεξεργασίας XML.

• Ευκολότερος εντοπισμός ενός εγγράφου που περιέχει μακροεντολές     Τα αρχεία που αποθηκεύονται με το προεπιλεγμένο επίθημα "x" (όπως .docx, .xlsx και .pptx) δεν μπορούν να περιέχουν μακροεντολές Visual Basic for Applications (VBA) και μακροεντολές XLM. Μόνο τα αρχεία των οποίων η επέκταση ονόματος αρχείου τελειώνει σε "m" (όπως .docm, .xlsm και .pptm) μπορούν να περιέχουν μακροεντολές.

Πριν αποφασίσετε να αποθηκεύσετε το αρχείο σε δυαδική μορφή, διαβάστε το θέμα Μπορούν διαφορετικές εκδόσεις του Office να έχουν τα ίδια αρχεία;

Πώς γίνεται μετατρέψω το αρχείο μου από την παλιά δυαδική μορφή στη σύγχρονη μορφή Open XML;

Με το αρχείο ανοιχτό στην εφαρμογή του Office, κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο > Αποθήκευση ως (ή Αποθήκευση αντιγράφου, εάν το αρχείο είναι αποθηκευμένο στο OneDrive ή το SharePoint) και βεβαιωθείτε ότι η επιλογή Αποθήκευση ως τύπου έχει οριστεί στη σύγχρονη μορφή.

Αυτό θα δημιουργήσει ένα νέο αντίγραφο του αρχείου σας, σε μορφή Open XML.

Ποιες είναι οι επεκτάσεις ονομάτων αρχείων XML;

Από προεπιλογή, τα έγγραφα, τα φύλλα εργασίας και οι παρουσιάσεις που δημιουργείτε στο Office αποθηκεύονται σε μορφή XML με επεκτάσεις ονομάτων αρχείων που προσθέτουν ένα "x" ή ένα "m" στις επεκτάσεις ονόματος αρχείου με τις οποίες είστε ήδη εξοικειωμένοι. Το "x" υποδεικνύει ένα αρχείο XML που δεν έχει μακροεντολές και το "m" υποδεικνύει ένα αρχείο XML που περιέχει μακροεντολές. Για παράδειγμα, όταν αποθηκεύετε ένα έγγραφο σε Word, το αρχείο χρησιμοποιεί πλέον την επέκταση ονόματος αρχείου .docx από προεπιλογή, αντί για την .doc επέκταση ονόματος αρχείου.

Όταν αποθηκεύετε ένα αρχείο ως πρότυπο, βλέπετε το ίδιο είδος αλλαγής. Η επέκταση προτύπου που χρησιμοποιείται σε παλαιότερες εκδόσεις υπάρχει, αλλά τώρα έχει ένα "x" ή ένα "m" στο τέλος. Εάν το αρχείο περιέχει κώδικα ή μακροεντολές, πρέπει να το αποθηκεύσετε χρησιμοποιώντας τη νέα μορφή αρχείου XML με δυνατότητα μακροεντολών, η οποία προσθέτει ένα "m" για μακροεντολή στην επέκταση αρχείου.

Οι παρακάτω πίνακες παρατίθενται σε λίστα με όλες τις προεπιλεγμένες επεκτάσεις ονομάτων αρχείων στα Word, Excel και PowerPoint.

Μπορούν διαφορετικές εκδόσεις του Office να μοιράζονται τα ίδια αρχεία;

Το Office σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε αρχεία σε μορφές Open XML και σε δυαδική μορφή αρχείου προηγούμενων εκδόσεων του Office και περιλαμβάνει ελέγχους συμβατότητας και μετατροπείς αρχείων για να επιτρέψετε την κοινή χρήση αρχείων μεταξύ διαφορετικών εκδόσεων του Office.

Άνοιγμα υπαρχόντων αρχείων στο Office     Μπορείτε να ανοίξετε και να εργαστείτε σε ένα αρχείο που δημιουργήθηκε σε παλαιότερη έκδοση του Office και, στη συνέχεια, να το αποθηκεύσετε στην υπάρχουσα μορφή του. Επειδή ενδέχεται να εργάζεστε σε ένα έγγραφο με κάποιον που χρησιμοποιεί μια προηγούμενη έκδοση του Office, το Office χρησιμοποιεί έναν έλεγχο συμβατότητας που επαληθεύει ότι δεν έχετε εισαγάγει μια δυνατότητα που δεν υποστηρίζεται από μια παλαιότερη έκδοση του Office. Όταν αποθηκεύετε το αρχείο, ο έλεγχος συμβατότητας σας αναφέρει αυτές τις δυνατότητες και, στη συνέχεια, σας επιτρέπει να τις καταργήσετε προτού συνεχίσετε με την αποθήκευση.