Επισκόπηση: Διαχείριση τοποθεσιών, δικαιώματα και κοινή χρήση για τους κατόχους τοποθεσιών
Χρησιμοποιήστε αυτό το άρθρο ως επισκόπηση των ιδεών και των βέλτιστων πρακτικών για το μοντέλο διακυβέρνησης της τοποθεσίας σας. Εάν είστε κάτοχος τοποθεσίας, δημιουργήστε ένα μοντέλο διακυβέρνησης για να αντιμετωπίσετε τις πολιτικές, τις διαδικασίες, τους ρόλους και τις αρμοδιότητες της τοποθεσίας σας. Ένα μοντέλο όπως αυτό θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τον τρόπο με τον οποίο τα άτομα χρησιμοποιούν την τοποθεσία σας. Για παράδειγμα, ίσως θέλετε να απαιτείται ανάληψη ελέγχου των αρχείων, έτσι ώστε πολλά άτομα να μην προσπαθούν να επεξεργαστούν ένα αρχείο ταυτόχρονα.
Σημείωση: Πολλοί κανόνες κοινής χρήσης και δικαιωμάτων καθορίζονται από το διαχειριστή SharePoint. Χρησιμοποιήστε αυτό το άρθρο ως βασικό οδηγό για να κατανοήσετε τι μπορείτε να ελέγξετε ως κάτοχος τοποθεσίας. Συνεργαστείτε με το διαχειριστή του SharePoint για να κάνετε αλλαγές στη στρατηγική διακυβέρνησης του οργανισμού σας.
Ρόλοι και ευθύνες για την υποστήριξη της τοποθεσίας
Ο ορισμός ρόλων και ευθυνών κατά το σχεδιασμό και τη δημιουργία της τοποθεσίας σας θα μειώσει την ανάγκη εκκαθάρισης ή αναδιοργάνωσης μιας τοποθεσίας, όταν τα μέλη του προσωπικού περιστρέφονται μέσα ή έξω από μια ομάδα. Οι τοπωνίες τοποθεσίας θα πρέπει να εξετάσουν το ενδεχόμενο να περιλαμβάνουν ένα σχέδιο για την εκπαίδευση των χρηστών, την παρακολούθηση της χρήσης της τοποθεσίας, το περιεχόμενο ελέγχου και την κοινοποίηση προσδοκιών στα μέλη της ομάδας που διαχειρίζονται την τοποθεσία.
Εξετάστε το ενδεχόμενο να ορίσετε προτεραιότητες και να ορίσετε τα εξής:
-
Εκπαίδευση τοποθεσίας για κατόχους τοποθεσιών: Παροχή βασικής εκπαίδευσης περιήγησης, αναζήτησης και διαχείρισης εγγράφων για τους νέους κατόχους τοποθεσιών.
-
Υποστήριξη τοποθεσίας: Αναθέστε σε έναν καθορισμένο ειδικό τοποθεσίας της ομάδας σας να επιλύει προβλήματα και να είστε σύνδεσμος με ένα διαχειριστή SharePoint.
-
Οδηγίες δημιουργίας και χρήσης τοποθεσίας: Συχνά η εταιρεία έχει ορίσει εταιρική πολιτική σχετικά με τη δημιουργία τοποθεσιών. Παράσχετε μια ενημερωμένη σύνδεση για τις κατάλληλες οδηγίες και δώστε στοιχεία επικοινωνίας για τους κατόχους τοποθεσιών και τους συντάκτες περιεχομένου σε περίπτωση που χρειάζονται βοήθεια.
-
Δημοσίευση και έλεγχος περιεχομένου: Προγραμματίστε τον έλεγχο περιεχομένου τοποθεσίας και σελίδας όσο συχνά χρειάζεται για να διατηρήσετε σχετική την τοποθεσία. Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα ελέγχου και αντιστοιχίστε κατόχους περιεχομένου για μεγάλες λίστες και βιβλιοθήκες.
Προεπιλεγμένες ομάδες του SharePoint
|
Τίτλος |
Προεπιλεγμένο επίπεδο δικαιωμάτων |
Χρησιμοποιείται για |
|
Κάτοχος |
Πλήρης έλεγχος |
Άτομα που πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να διαχειρίζονται τα δικαιώματα, τις ρυθμίσεις και την εμφάνιση της τοποθεσίας. |
|
Μέλος |
Επεξεργασία και συνεισφορά |
Άτομα που πρέπει να έχουν τη δυνατότητα επεξεργασίας περιεχομένου τοποθεσίας. Το επίπεδο δικαιωμάτων εξαρτάται από το πρότυπο τοποθεσίας που χρησιμοποιήθηκε για τη δημιουργία της τοποθεσίας. |
|
Επισκεπτών |
Μόνο για ανάγνωση |
Τα άτομα που πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να βλέπουν το περιεχόμενο της τοποθεσίας, αλλά όχι να το επεξεργάζονται. |
Σύγχρονη διαχείριση τοποθεσιών
Στη σύγχρονη SharePoint, η διαχείριση τοποθεσιών είναι πιο σημαντική από ότι στις προηγούμενες εκδόσεις, επειδή υπάρχει περισσότερος έλεγχος και επιλογές για τη νέα ενεργοποίηση της δημιουργίας τοποθεσίας. Η διακυβέρνησης της εταιρείας σας θα εξαρτάται από τον έλεγχο που χρειάζεται η εταιρεία σας σε σχέση με το περιεχόμενο, το οποίο θα καθορίζει τις λεπτομέρειες για τη δημιουργία τοποθεσίας και τη διαχείριση του κατόχου της τοποθεσίας. Ο διαχειριστής SharePoint μπορεί να σας βοηθήσει να κατανοήσετε τις πολιτικές σχετικά με τις απαιτήσεις ασφαλείας, τους κυβερνητικούς κανονισμούς, τις εταιρικές οδηγίες εμπορικής προσαρμογής, προσβασιμότητας και εκπαίδευσης. Συνεργαστείτε με το διαχειριστή SharePoint για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις πολιτικές δημιουργίας και χρήσης τοποθεσιών του οργανισμού σας πριν από τη δημιουργία του σχεδίου διακυβέρνησης τοποθεσίας.
Σύγχρονη δομή περιήγησης τοποθεσίας SharePoint
Οι πιο αποτελεσματικές τοποθεσίες SharePoint βοηθούν τους χρήστες να βρίσκουν αυτό που χρειάζονται γρήγορα, ώστε να μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις πληροφορίες που βρίσκουν για να λάβουν αποφάσεις, να μάθουν τι συμβαίνει, να αποκτήσουν πρόσβαση στα εργαλεία που χρειάζονται ή να αλληλεπιδράσουν με τους συναδέλφους τους για να βοηθήσουν στην επίλυση ενός προβλήματος. Μάθετε περισσότερα σχετικά με το σχεδιασμό περιήγησης σε τοποθεσία στο SharePoint.
Ένα μέρος της αρχιτεκτονικής πληροφοριών μπορεί να περιλαμβάνει την ταξινόμηση των πληροφοριών. Εάν οι πληροφορίες που δημοσιεύετε έχουν υψηλή αξία για την εταιρεία, απαιτούν ειδική ασφάλεια ή καλύπτονται από τους κανόνες κανονιστικής συμμόρφωσης, εξετάστε το ενδεχόμενο να ρυθμίσετε ένα σχήμα ταξινόμησης για να προσδιορίσετε συγκεκριμένους τύπους περιεχομένου που πρέπει να ελέγχονται προσεκτικά. Αφού οργανώσετε πληροφορίες σε συγκεκριμένες λίστες και βιβλιοθήκες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες διακυβέρνησης για να διαχειριστείτε τον τρόπο προβολής του περιεχομένου.
Η σύγχρονη αρχιτεκτονική SharePoint έχει σχεδιαστεί ώστε να είναι ευέλικτη και προσαρμοστική στις μεταβαλλόμενες ανάγκες της εταιρείας σας. Οι σύγχρονες τοποθεσίες μπορούν να συσχετιστούν μεσυγκεντρωτικές τοποθεσίες. Οι σχετικές τοποθεσίες, στη συνέχεια, θα κάνουν κοινή χρήση της περιήγησης και της εμπορικής προσαρμογής, με τη διανομέα και, εάν οι κάτοχοι της τοποθεσίας εγκρίνουν, μπορούν επίσης να κάνουν κοινή χρήση των δικαιωμάτων διανομέα.
Λάβετε υπόψη τα εξής κατά τον καθορισμό της δομής περιήγησης της τοποθεσίας σας:
-
Τι είδους περιεχόμενο θα έχετε στην τοποθεσία; Πώς θα μεταφραστεί αυτό σε σελίδες, λίστες και βιβλιοθήκες;
-
Πώς θα παρουσιάζονται οι πληροφορίες στην τοποθεσία;
-
Πώς θα περιηγηθούν οι χρήστες της τοποθεσίας στην τοποθεσία;
-
Πώς θα στοχεύονται οι πληροφορίες σε συγκεκριμένα ακροατήρια;
-
Πώς θα ρυθμιστεί και θα βελτιστοποιηθεί η αναζήτηση;
Διαχείριση δικαιωμάτων σε σύγχρονες τοποθεσίες
Η ακεραιότητα, η εμπιστευτικότητα και το ιδιωτικό απόρρητο των πληροφοριών ζωτικής σημασίας του οργανισμού σας βασίζονται στο πόσο ασφαλής κάνετε την τοποθεσία σας, συγκεκριμένα, σε ποιον επιλέγετε να εκχωρήσετε πρόσβαση στην τοποθεσία σας. Η διαχείριση δικαιωμάτων στις σύγχρονες τοποθεσίες περιλαμβάνει τόσο τους χρήστες όσο και τις ομάδες χρηστών. Τα δικαιώματα στις σύγχρονες τοποθεσίες επικοινωνίας και ομάδας προέρχονται από τα πρότυπα τοποθεσίας που παρέχουν διαφορετικές επιλογές. για κάθε τοποθεσία.
Οι τοποθεσίες επικοινωνίας δεν σχετίζονται μεMicrosoft 365 ομάδες και έχουν τρεις προεπιλεγμένους ρόλους: Κάτοχοι τοποθεσίας, Μέλη τοποθεσίας και Επισκέπτες της τοποθεσίας.
Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που πρέπει να έχετε υπόψη όταν αναπτύσσετε μια στρατηγική δικαιωμάτων:
-
Ακολουθήστε την Αρχή του ελάχιστου δικαιώματος: Δώστε στους χρήστες τα χαμηλότερα επίπεδα δικαιωμάτων που χρειάζονται για να εκτελέσουν τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί.
-
Χρήση τυπικών προεπιλεγμένων ομάδων: Δώστε πρόσβαση στους χρήστες προστίθενται σε τυπικές, προεπιλεγμένες ομάδες (όπως Μέλη, Επισκέπτες και Κάτοχοι).
-
Εξετάστε το ενδεχόμενο να τμηματίσετε το περιεχόμενό σας κατά επίπεδο ασφάλειας: Δημιουργήστε μια τοποθεσία ή βιβλιοθήκη ειδικά για ευαίσθητα έγγραφα, αντί να είναι διασκορπισμένα σε μια μεγαλύτερη βιβλιοθήκη και προστατευμένα από μοναδικά δικαιώματα.
Σύγχρονα δικαιώματα τοποθεσίας ανά τίτλο
|
Τίτλος |
Επίπεδο δικαιωμάτων |
Έχει δικαίωμα: |
|
Κάτοχος τοποθεσίας |
Πλήρης έλεγχος |
Εκτός από όλα όσα μπορεί να κάνει ένα μέλος της τοποθεσίας, οι κάτοχοι μπορούν επίσης: Αλλαγή θέματος τοποθεσίας Αλλαγή διάταξης περιήγησης Αλλαγή του λογότυπου τοποθεσίας Προσθήκη ή κατάργηση κατόχων τοποθεσίας Επεξεργασία ρυθμίσεων μελών τοποθεσίας Προσθήκη ή κατάργηση επισκεπτών τοποθεσίας Επεξεργασία ρυθμίσεων τοποθεσίας Διαγραφή της τοποθεσίας Προσθήκη ομάδας Microsoft 365 Συσχέτιση της τοποθεσίας με διανομέα |
|
Μέλος τοποθεσίας |
Επεξεργασία και συνεισφορά |
Προσθήκη, επεξεργασία και διαγραφή λιστών Προσθήκη, επεξεργασία και διαγραφή βιβλιοθηκών εγγράφων Προσθήκη ή κατάργηση μελών τοποθεσίας Προσθήκη, επεξεργασία και κατάργηση εγγράφων Προσθήκη, επεξεργασία και διαγραφή σελίδας Προσθήκη, επεξεργασία, διαγραφή δημοσίευσης ειδήσεων Προσθήκη, επεξεργασία και διαγραφή ενοτήτων σελίδας Προσθήκη, επεξεργασία και διαγραφή τμημάτων Web Προσθήκη, επεξεργασία και διαγραφή περιήγησης τοποθεσίας Δημιουργία ή διαγραφή προτύπων σελίδας Προβολή μετρικών χρήσης τοποθεσίας |
|
Επισκέπτης τοποθεσίας |
Μόνο για ανάγνωση |
Προβολή περιεχομένου |
Περισσότεροι πόροι για τους κατόχους τοποθεσιών:
Διαχείριση τοποθεσιών
Ένα σημαντικό, αλλά συχνά αόρατο τμήμα οποιασδήποτε τοποθεσίας είναι το μοντέλο διακυβέρνησης— το σύνολο των πολιτικών, των ρόλων, των ευθυνών και των διεργασιών που δημιουργείτε για να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο τα άτομα της ομάδας σας χρησιμοποιούν SharePoint.
Πολλοί οργανισμοί διαθέτουν ένα μοντέλο διακυβέρνησης για τοποθεσίες είτε σε επίπεδο κεντρικής διαχείρισης είτε σε επίπεδο συλλογής τοποθεσιών, το οποίο μπορεί να δημιουργηθεί και να διατηρηθεί από ένα τμήμα IT ή μια ομάδα. Ως κάτοχος τοποθεσίας, πρέπει να μάθετε εάν υπάρχει ήδη ένα μοντέλο διακυβέρνησης για τη συλλογή τοποθεσιών ή τη συστοιχία. Εάν ναι, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να καθοδηγήσετε τους χρήστες της τοποθεσίας σας ή να δημιουργήσετε ένα πρόσθετο μοντέλο διακυβέρνησης για την αντιμετώπιση συγκεκριμένων ζητημάτων. Για παράδειγμα, εάν είστε κάτοχος τοποθεσίας για μια δευτερεύουσα τοποθεσία σε μια συλλογή τοποθεσιών, όπως μια κλασική τοποθεσία ομάδας, ίσως είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε το δικό σας πρόσθετο μοντέλο διακυβέρνησης. για να αντιμετωπίσετε συγκεκριμένα προβλήματα σε μια δευτερεύουσα τοποθεσία.
Ένα μοντέλο διακυβέρνησης για μια τοποθεσία, διευκολύνει τους χρήστες τοποθεσιών να γνωρίζουν πότε πρέπει να δημιουργήσουν μια νέα δευτερεύουσα τοποθεσία, λίστα ή άλλο περιεχόμενο τοποθεσίας. Εξασφαλίζει ότι οι δευτερεύουσες τοποθεσίες και το περιεχόμενο αποσύρονται κατά την κατάργηση της αποθήκευσης για να εξοικονομείται χώρος αποθήκευσης και να διατηρούνται τα αποτελέσματα της αναζήτησης ακριβή. Παρέχει στους χρήστες πρόσβαση στο σωστό περιεχόμενο, διατηρήστε την εμπορική προσαρμογή της τοποθεσίας ίδια καθ' όλη τη διάρκεια, επιτρέποντας στους κατόχους δευτερευουσών τοποθεσιών να γνωρίζουν ποια πρότυπα και θέματα είναι διαθέσιμα. Επίσης, διευκολύνει την αλλαγή του κατόχου της τοποθεσίας όταν άλλα άτομα αποχωρούν από την εταιρεία ή αλλάζουν οι ρόλοι.
Ένα μοντέλο καλής διακυβέρνησης για μια τοποθεσία, θα πρέπει να εστιάσει στα ακόλουθα τμήματα:
-
Δημιουργία τοποθεσίας
-
Διαχείριση δικαιωμάτων
-
Αρχιτεκτονική πληροφοριών
-
Κύκλος ζωής τοποθεσίας και απόσυρση
-
όρια Υπηρεσία αποθήκευσης
-
Ταξινόμηση πληροφοριών
-
Προσαρμογή
-
Προστασία δεδομένων
-
Περιήγηση
-
Αναζήτηση
-
Ρόλοι και ευθύνες για την υποστήριξη της τοποθεσίας
Ορισμένα τμήματα της προηγούμενης λίστας μπορεί να έχουν ήδη αποφασίσει για εσάς από τη συλλογή τοποθεσιών ή το μοντέλο διακυβέρνησης σε επίπεδο οργανισμού, όπως ο χώρος αποθήκευσης που έχετε για την τοποθεσία σας και τα είδη προσαρμογής που μπορείτε να κάνετε στην εμφάνιση και την αίσθηση της τοποθεσίας. Οι άλλοι ενδέχεται να μην είναι σχετικοί, ανάλογα με το πόσο σύνθετη είναι η τοποθεσία ομάδας σας και πόσα άτομα την χρησιμοποιείτε. Ωστόσο, ακόμη και εάν δεν χρειάζεται να λάβετε αποφάσεις σχετικά με αυτά τα θέματα, είναι καλή ιδέα να γνωρίζετε ποιες αποφάσεις έχουν ληφθεί, ώστε να μπορείτε να ενημερώσετε τους χρήστες της τοποθεσίας σας και να επιβάλετε κατάλληλα πολιτικές.
Δημιουργία δευτερεύουσας τοποθεσίας
Μπορεί να θέλετε τα μέλη της ομάδας σας να μπορούν να δημιουργούν δευτερεύουσες τοποθεσίες στην τοποθεσία ομάδας για χρήση σε συγκεκριμένα έργα.
Η δυνατότητα τυχαίας δημιουργίας νέων δευτερευουσών τοποθεσιών μπορεί να αποτελέσει ένα εξαιρετικό πλεονέκτημα για την ομάδα, αλλά η δημιουργία τοποθεσιών χωρίς περιορισμούς μπορεί να εξαντληθεί. Όταν οι δευτερεύουσες τοποθεσίες πολλαπλασιάζονται ελεύθερα, ενδέχεται να προκύψουν προβλήματα. Για παράδειγμα:
-
Είναι δύσκολο για τους χρήστες να βρουν τη σωστή δευτερεύουσα τοποθεσία ή να βεβαιωθούν εάν έχουν.
-
Οι πληροφορίες μπορούν να αναπαραχθούν σε πολλές δευτερεύουσες τοποθεσίες, χρησιμοποιώντας δαπανηρό χώρο αποθήκευσης και απαιτώντας διπλότυπη προσπάθεια διατήρησης.
-
Οι μη ενημερωμένες πληροφορίες μπορεί να βρίσκονται σε δευτερεύουσες τοποθεσίες, ενδεχομένως για έτη, που εμφανίζονται στα αποτελέσματα αναζήτησης. Μπορεί να είναι δύσκολο να καταλάβετε ποια έκδοση πληροφοριών είναι σωστή.
-
Η διαχείριση των δικαιωμάτων για μια πληθώρα δευτερευουσών τοποθεσιών μπορεί να αποτελέσει μια σημαντική δόνηση και οι χρήστες μπορεί κατά λάθος να καταλήξουν να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες που πραγματικά δεν θα έπρεπε να έχουν.
-
Καθώς οι εργαζόμενοι αποχωρούν από την ομάδα, οι δευτερεύουσες τοποθεσίες που δημιουργούν ενδέχεται να διακοπούν, δημιουργώντας σύγχυση και αποτελέσματα αναζήτησης παρανόησης για τους υπόλοιπους χρήστες της τοποθεσίας.
Μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και ενέργεια εάν ορίσετε ορισμένες πολιτικές για τη δημιουργία τοποθεσίας που αναφέρονται στις ακόλουθες περιοχές:
-
Who επιτρέπεται να δημιουργεί δευτερεύουσες τοποθεσίες;
-
Οι νέες δευτερεύουσες τοποθεσίες πρέπει να εγκριθεί εκ των προτέρων; Εάν ναι, ποια είναι τα κριτήρια για την έγκριση και ποιος παραχωρεί την έγκριση;
-
Θα πρέπει οι νέες δευτερεύουσες τοποθεσίες να χρησιμοποιούν καθιερωμένα πρότυπα και θέματα;
-
Πόσες πληροφορίες μπορεί να είναι αποθηκευμένες σε μια τοποθεσία; Δηλαδή, πόσος χώρος στο δίσκο του διακομιστή μπορεί να καταλαμβάνει;
-
Για ποιους κανόνες περιλαμβάνονται οι στρατηγικές περιήγησης στην τοποθεσία;
-
Για πόσο χρονικό διάστημα θα πρέπει να αποθηκεύονται οι πληροφορίες σε δευτερεύουσες τοποθεσίες πριν από τη διαγραφή ή την αρχειοθέτησή τους;
Ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία τοποθεσίας ή δευτερεύουσας τοποθεσίας για περισσότερες πληροφορίες.
Διαχείριση δικαιωμάτων
Η ακεραιότητα, η εμπιστευτικότητα και το ιδιωτικό απόρρητο των πληροφοριών ζωτικής σημασίας του οργανισμού σας βασίζονται στο πόσο ασφαλής κάνετε την τοποθεσία σας, συγκεκριμένα, σε ποιον επιλέγετε να εκχωρήσετε πρόσβαση στην τοποθεσία σας.
Η εκχώρηση και ο περιορισμός της πρόσβασης στην τοποθεσία σας ονομάζεται διαχείριση δικαιωμάτων και είναι μία από τις σημαντικότερες αρμοδιότητές σας ως κάτοχος της τοποθεσίας.
Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που πρέπει να έχετε υπόψη όταν αναπτύσσετε μια στρατηγική δικαιωμάτων.
-
Ακολουθήστε την Αρχή του ελάχιστου δικαιώματος: Δώστε στους χρήστες τα χαμηλότερα επίπεδα δικαιωμάτων που χρειάζονται για να εκτελέσουν τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί.
-
Δώστε πρόσβαση στους χρήστες προστίθενται σε τυπικές, προεπιλεγμένες ομάδες (όπως Μέλη, Επισκέπτες και Κάτοχοι). Ορίστε τα περισσότερα άτομα ως μέλη στις ομάδες Μέλη ή Επισκέπτες και περιορίστε τον αριθμό των ατόμων στην ομάδα "Κάτοχοι".
-
Χρησιμοποιήστε τη μεταβίβαση δικαιωμάτων για να δημιουργήσετε μια καθαρή ιεραρχία εύκολης απεικόνισης. Δηλαδή, αποφύγετε την εκχώρηση δικαιωμάτων σε άτομα, αλλά εργαστείτε με ομάδες. Όπου είναι δυνατόν, στις δευτερεύουσες τοποθεσίες μεταβιβάζονται απλώς δικαιώματα από την τοποθεσία ομάδας, αντί να έχουν μοναδικά δικαιώματα.
-
Οργανώστε το περιεχόμενό σας ώστε να επωφεληθείτε από τη μεταβίβαση δικαιωμάτων: Εξετάστε το ενδεχόμενο να τμηματοποιήσετε το περιεχόμενό σας ανά επίπεδο ασφαλείας - δημιουργήστε μια τοποθεσία ή βιβλιοθήκη ειδικά για ευαίσθητα έγγραφα, αντί να τα έχετε διασπορά σε μια μεγαλύτερη βιβλιοθήκη και προστατευμένα από μοναδικά δικαιώματα.
Ανατρέξτε στο θέμα Κατανόηση των επιπέδων δικαιωμάτων στο SharePoint ή Επεξεργασία δικαιωμάτων για μια λίστα, βιβλιοθήκη ή μεμονωμένο στοιχείο για πληροφορίες σχετικά με τον ορισμό δικαιωμάτων.
Αρχιτεκτονική πληροφοριών
Η αρχιτεκτονική πληροφοριών μιας τοποθεσίας είναι σαν τον πίνακα περιεχομένων ενός βιβλίου: Καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο οι πληροφορίες σε αυτή την τοποθεσία — οι ιστοσελίδες, τα έγγραφα, οι λίστες και τα δεδομένα της — οργανώνονται και παρουσιάζονται στους χρήστες της τοποθεσίας. Η αρχιτεκτονική πληροφοριών συχνά καταγράφεται ως μια ιεραρχική λίστα περιεχομένου τοποθεσίας, λέξεων-κλειδιών αναζήτησης, τύπων δεδομένων και άλλων εννοιών.
Για να δημιουργήσετε μια αρχιτεκτονική πληροφοριών, πρέπει να αναλύσετε τις πληροφορίες που θα παρουσιαστούν στην τοποθεσία. Ακολουθούν ορισμένες από τις ερωτήσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναπτύξετε μια αρχιτεκτονική πληροφοριών:
-
Τι είδους περιεχόμενο θα έχετε στην τοποθεσία; Πώς θα μεταφραστεί αυτό σε δευτερεύουσες τοποθεσίες, λίστες, βιβλιοθήκες και ούτω καθεξής;
-
Πώς θα παρουσιάζονται οι πληροφορίες στην τοποθεσία;
-
Πώς θα περιηγηθούν οι χρήστες της τοποθεσίας στην τοποθεσία;
-
Πώς θα στοχεύονται οι πληροφορίες σε συγκεκριμένα ακροατήρια;
-
Πώς θα ρυθμιστεί και θα βελτιστοποιηθεί η αναζήτηση;
Ένα μέρος της αρχιτεκτονικής πληροφοριών μπορεί να περιλαμβάνει την ταξινόμηση των πληροφοριών.
Εάν οι πληροφορίες με τις οποίες ασχολείστε έχουν υψηλή αξία για την εταιρεία, απαιτούν ειδική ασφάλεια ή καλύπτονται από τους κανόνες κανονιστικής συμμόρφωσης, ίσως θέλετε να ρυθμίσετε ένα σχήμα ταξινόμησης για να προσδιορίσετε συγκεκριμένους τύπους περιεχομένου που πρέπει να ελέγχονται προσεκτικά.
Αφού οργανώσετε πληροφορίες σε συγκεκριμένες λίστες και βιβλιοθήκες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες διακυβέρνησης για να διαχειριστείτε τον τρόπο διαχείρισης του περιεχομένου. Για παράδειγμα:
Απαίτηση ανάληψης ελέγχου των αρχείων
Όταν χρειάζεστε ανάληψη ελέγχου ενός αρχείου, εξασφαλίζετε ότι μόνο ένα άτομο μπορεί να επεξεργαστεί το αρχείο μέχρι να ολοκληρωθεί η μεταβίβαση ελέγχου. Η απαίτηση ανάληψης ελέγχου εγγράφων αποτρέπει την ταυτόχρονη πραγματοποίηση αλλαγών από πολλά άτομα, το οποίο μπορεί να δημιουργήσει διενέξεις επεξεργασίας και να οδηγήσει σε σύγχυση. Η απαίτηση ανάληψης ελέγχου μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να υπενθυμίσετε στα μέλη της ομάδας να προσθέτουν ένα σχόλιο κατά τη μεταβίβαση ελέγχου ενός αρχείου, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε πιο εύκολα τι έχει αλλάξει σε κάθε έκδοση. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση μιας βιβλιοθήκης ώστε να απαιτεί ανάληψη ελέγχου των αρχείων.
Παρακολούθηση εκδόσεων
Εάν θέλετε να διατηρήσετε προηγούμενες εκδόσεις αρχείων, οι βιβλιοθήκες μπορούν να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε, να αποθηκεύετε και να επαναφέρετε τα αρχεία. Μπορείτε να επιλέξετε την παρακολούθηση όλων των εκδόσεων με τον ίδιο τρόπο. Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε να ορίσετε ορισμένες εκδόσεις ως κύριες, όπως η προσθήκη ενός νέου κεφαλαίου σε ένα μη αυτόματο και ορισμένες εκδόσεις ως δευτερεύουσες, όπως η διόρθωση ενός ορθογραφικού λάθους. Για να διαχειριστείτε το χώρο αποθήκευσης, μπορείτε να επιλέξετε τον αριθμό κάθε τύπου έκδοσης που θέλετε να αποθηκεύσετε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Πώς λειτουργεί η διαχείριση εκδόσεων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη;
Μπορείτε να καθορίσετε ότι απαιτείται έγκριση για ένα έγγραφο. Τα έγγραφα παραμένουν σε κατάσταση εκκρεμότητας μέχρι να εγκριθεί ή να απορριφθεί από κάποιον που έχει την άδεια να το κάνει. Μπορείτε να ελέγξετε ποιες ομάδες χρηστών μπορούν να προβάλουν ένα έγγραφο πριν εγκριθεί. Αυτή η δυνατότητα μπορεί να είναι χρήσιμη εάν η βιβλιοθήκη σας περιέχει σημαντικές οδηγίες ή διαδικασίες που πρέπει να είναι τελικές προτού τις δουν άλλοι χρήστες. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την έγκριση εγγράφων, ανατρέξτε στο θέμα Απαίτηση έγκρισης στοιχείων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη τοποθεσίας.
Οι βιβλιοθήκες υποστηρίζουν την τεχνολογία RSS, έτσι ώστε τα μέλη της ομάδας εργασίας σας να μπορούν αυτόματα να λαμβάνουν και να προβάλλουν ενημερώσεις, ή τροφοδοσίες, ειδήσεων και πληροφοριών σε μια ενοποιημένη θέση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την τεχνολογία RSS για να σας ειδοποιήσει για τυχόν αλλαγές σε μια βιβλιοθήκη, όπως πότε αλλάζουν τα αρχεία που είναι αποθηκευμένα στη βιβλιοθήκη. Οι τροφοδοσίες RSS επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας εργασίας σας να βλέπουν μια ενοποιημένη λίστα των αρχείων που έχουν αλλάξει. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να ειδοποιείστε όταν αλλάζουν τα αρχεία. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις τροφοδοσίες RSS, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση τροφοδοσιών RSS για μια τοποθεσία ή συλλογή τοποθεσιών.
Μια βιβλιοθήκη εγγράφων ή ένας τύπος περιεχομένου μπορεί να χρησιμοποιεί ροές εργασιών που έχει καθορίσει η εταιρεία σας για επιχειρηματικές διαδικασίες, όπως η διαχείριση έγκρισης εγγράφων ή αναθεώρησης. Η ομάδα σας μπορεί να εφαρμόζει επιχειρηματικές διαδικασίες στα έγγραφά της, γνωστά ως ροές εργασιών, οι οποίες καθορίζουν τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν με μια σειρά, όπως η έγκριση ή η μετάφραση εγγράφων. Μια ροή εργασιών είναι ένας αυτοματοποιημένος τρόπος μετακίνησης εγγράφων ή στοιχείων μέσα από μια ακολουθία ενεργειών ή εργασιών. Υπάρχουν τρεις ροές εργασιών διαθέσιμες σε βιβλιοθήκες από προεπιλογή: Έγκριση, η οποία δρομολογεί ένα έγγραφο σε μια ομάδα ατόμων για έγκριση. Συλλογή σχολίων, η οποία δρομολογεί ένα έγγραφο σε μια ομάδα ατόμων για σχόλια και επιστρέφει το έγγραφο στο άτομο που ξεκίνησε τη ροή εργασιών ως μεταγλώττιση. και τη συλλογή υπογραφών, η οποία δρομολογεί ένα έγγραφο σε μια ομάδα ατόμων για τη συλλογή των ψηφιακών τους υπογραφών. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις ροές εργασιών, ανατρέξτε στο θέμα Επισκόπηση των ροών εργασιών που περιλαμβάνονται με SharePoint
Εάν η ομάδα σας λειτουργεί με διάφορους τύπους αρχείων, όπως φύλλα εργασίας, παρουσιάσεις και έγγραφα, μπορείτε να επεκτείνετε τη λειτουργικότητα της βιβλιοθήκης σας ενεργοποιώντας και καθορίζοντας πολλούς τύπους περιεχομένου. Οι τύποι περιεχομένου προσθέτουν ευελιξία και συνέπεια σε πολλές βιβλιοθήκες. Κάθε τύπος περιεχομένου μπορεί να καθορίσει ένα πρότυπο, ακόμη και διαδικασίες ροής εργασιών. Τα πρότυπα λειτουργούν ως σημείο εκκίνησης, για τη μορφοποίηση και το στερεότυπο κείμενο, καθώς και για τις ιδιότητες που ισχύουν για τα έγγραφα αυτού του τύπου, όπως το όνομα του τμήματος ή τον αριθμό σύμβασης. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τύπους περιεχομένου, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή στους τύπους περιεχομένου και τη δημοσίευση τύπου περιεχομένου
Εάν έχετε μια ομάδα ευαίσθητων αρχείων και θα ήταν χρήσιμο να γνωρίζετε πώς χρησιμοποιούνται τα έγγραφα, μπορείτε να ορίσετε μια πολιτική που σας επιτρέπει να ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση συμβάντων "Έλεγχος", όπως αλλαγές αρχείων, αντίγραφα ή διαγραφή. Για πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση του ελέγχου, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση παραμέτρων ελέγχου για μια συλλογή τοποθεσιών
Κύκλος ζωής τοποθεσίας και απόσυρση
Οι τοποθεσίες, όπως οι τοποθεσίες έργων εγγράφων και οι τοποθεσίες συζητήσεων έχουν την τάση να κολλάνε όταν δεν είναι πλέον χρήσιμες, χρησιμοποιώντας πολύτιμο χώρο αποθήκευσης και αποτελέσματα αναζήτησης αποστοληκτών. Μια καλή ιδέα είναι να ορίσετε ένα χρονοδιάγραμμα για την αναθεώρηση των τοποθεσιών και των περιεχομένων τους (τουλάχιστον μία φορά το χρόνο) για να δείτε εάν αξίζει τον κόπο να τις διατηρείτε.
Είναι καλό να έχετε επίσης υπόψη ότι το μεγαλύτερο μοντέλο διακυβέρνησης του οργανισμού σας μπορεί επίσης να βρίσκεται σε αναζήτηση μη ενημερωμένων τοποθεσιών. Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής μπορεί να διαγράψει αυτόματα τοποθεσίες που δεν έχουν επηρεαστεί για 90 ημέρες. Ως κάτοχος τοποθεσίας, θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την προειδοποίηση ότι αυτό θα συμβεί. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις πολιτικές κύκλου ζωής και απόσυρσης, ανατρέξτε στο θέμα Πολιτικές κλεισίματος τοποθεσίας.
όρια Υπηρεσία αποθήκευσης
Ένας διαχειριστής μπορεί να έχει ορίσει ένα όριο για την ποσότητα του χώρου αποθήκευσης στον δίσκο που μπορεί να χρησιμοποιήσει η ομάδα σας. Πρέπει να διαπιστώσετε εάν υπάρχει όριο και αν ναι, να αποφασίσετε πώς θα το επιμερίσετε ανάμεσα στις τοποθεσίες, τις σελίδες και τις βιβλιοθήκες σας.
Από προεπιλογή, ο SharePoint Server επιβάλλει ένα όριο 50 MB στο μέγεθος ενός μόνο εγγράφου που μπορεί να αποσταλεί σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων. Επίσης, από προεπιλογή, οι κάτοχοι τοποθεσίας ομάδας λαμβάνουν ειδοποιήσεις όταν ο χώρος αποθήκευσης είναι στο 90% του ορίου.
Αφού μάθετε ποια είναι τα όρια σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δυνατότητες όπως η παρακολούθηση έκδοσης ή ελέγχου, για να διασφαλίσετε ότι η τοποθεσία σας παραμένει εντός τους.
Αναζήτηση
Το περιεχόμενο εμφανίζεται σε πολλές θέσεις, όπως τοποθεσίες, λίστες, βιβλιοθήκες, τμήματα Web και στήλες λίστας. Από προεπιλογή, όταν κάποιος κάνει αναζήτηση στην τοποθεσία σας, όλο το περιεχόμενο στην τοποθεσία και οι σελίδες εμφανίζονται στα αποτελέσματα αναζήτησης.
Ως κάτοχος τοποθεσίας, μπορείτε να επιλέξετε εάν το περιεχόμενο στην τοποθεσία σας θα εμφανίζεται στα αποτελέσματα αναζήτησης. Όταν αποτρέπετε την εμφάνιση του περιεχομένου μιας τοποθεσίας στα αποτελέσματα αναζήτησης, το περιεχόμενο όλων των δευτερευουσών τοποθεσιών κάτω από αυτή επίσης αποκλείεται από την εμφάνιση στα αποτελέσματα αναζήτησης.
Από προεπιλογή, το περιεχόμενο με περιορισμένα δικαιώματα δεν εμφανίζεται στα αποτελέσματα αναζήτησης για τους χρήστες που δεν έχουν δικαιώματα ανάγνωσης. Μπορείτε να το αλλάξετε αυτό, ώστε το περιεχόμενο με περιορισμό να εμφανίζεται στα αποτελέσματα αναζήτησης, αλλά οι χρήστες δεν θα μπορούν να ανοίξουν περιεχόμενο στο οποίο δεν έχουν δικαίωμα.
Προστασία δεδομένων
Οι δυνατότητες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και αποκατάστασης προστατεύουν τα δεδομένα σας από τυχαία απώλεια. Η συχνότητα της δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και η ταχύτητα και το επίπεδο αποκατάστασης ρυθμίζονται από το διαχειριστή. Για την ανάκτηση περιεχομένου από την τοποθεσία σας, μάθετε περισσότερα σχετικά με την ανάκτηση στοιχείων από τον κάδο ανακύκλωσης.
Περισσότεροι πόροι
Τρόπος δημιουργίας μιας τοποθεσίας
Πώς μπορείτε να διαγράψετε μια τοποθεσία
Σχεδιασμός της τοποθεσίας επικοινωνίας σας
Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;
Θέλετε περισσότερες επιλογές;
Εξερευνήστε τα πλεονεκτήματα της συνδρομής, περιηγηθείτε σε εκπαιδευτικά σεμινάρια, μάθετε πώς μπορείτε να προστατεύσετε τη συσκευή σας και πολλά άλλα.
Οι κοινότητες σάς βοηθούν να κάνετε και να απαντάτε σε ερωτήσεις, να δίνετε σχόλια και να ακούτε από ειδικούς με πλούσια γνώση.
