Θέλετε να δείτε τις αλλαγές στις τιμές μεταξύ δύο εκδόσεων μιας βάσης δεδομένων της Access, αλλά πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό; Έχετε δει τη "Σύγκριση υπολογιστικών φύλλων" της Microsoft και γνωρίζετε ότι μπορεί να συγκρίνει τιμές. Ίσως έχετε χρησιμοποιήσει τη "Σύγκριση βάσεων δεδομένων της Microsoft" – εάν έχετε, γνωρίζετε ότι έχει σχεδιαστεί για να βρίσκετε αλλαγές στη σχεδίαση αντικειμένων, τις μακροεντολές και τον κώδικα VBA και όχι τις αλλαγές στις τιμές. Υπάρχει τρόπος, ωστόσο, να χρησιμοποιήσετε τη "Σύγκριση υπολογιστικών φύλλων" για να εντοπίσετε τις αλλαγές που θέλετε.
Με την εξαγωγή των δεδομένων της Access και στα δύο αρχεία βάσης δεδομένων - είτε από έναν πίνακα, εάν είναι ακριβώς αυτό που χρειάζεστε ή από τα αποτελέσματα του ερωτήματος - σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel, μπορείτε, στη συνέχεια, να εκτελέσετε τα βιβλία εργασίας σας στη "Σύγκριση υπολογιστικών φύλλων" για να δείτε τις διαφορές.
Εξαγωγή των δεδομένων της Access σε βιβλία εργασίας
-
Στην Access, ανοίξτε τη βάση δεδομένων που περιέχει τα "αρχικά" ή παλαιότερα δεδομένα και ανοίξτε τον πίνακα ή τα αποτελέσματα του ερωτήματος που θέλετε σε προβολή φύλλου δεδομένων. Ακολουθεί ένα πολύ απλό παράδειγμα.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή ">",">Excel". Ξεκινά ο "Οδηγός εξαγωγής – Υπολογιστικά φύλλα του Excel".
-
Επιλέξτε το όνομα και το φάκελο προορισμού για το νέο αρχείο excel και κάντε κλικ στο κουμπί OK. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Κλείσιμο" για να κλείσετε τον οδηγό.
-
Κλείστε τη βάση δεδομένων.
-
Ανοίξτε τη βάση δεδομένων που περιέχει τα "ενημερωμένα" ή νεότερα δεδομένα και ανοίξτε τα αποτελέσματα του πίνακα ή του ερωτήματος, όπως κάνατε για τα αρχικά δεδομένα. Σε αυτή την ενημερωμένη βάση δεδομένων, η "Πόλη της Καλιφόρνια" αποτελεί νέα εγγραφή και οι υψηλές θερμοκρασίες του Φρέσνο έχουν αλλάξει.
-
Εκτελέστε τον "Οδηγό εξαγωγής υπολογιστικών φύλλων του Excel" με τον ίδιο τρόπο για αυτήν τη βάση δεδομένων.
Εκτέλεση της σύγκρισης στη "Σύγκριση υπολογιστικών φύλλων"
-
Στη "Σύγκριση υπολογιστικών φύλλων", κάντε κλικ στην επιλογή "Σύγκριση αρχείων".
-
Αναζητήστε το βιβλίο εργασίας του Excel που περιέχει τα αρχικά δεδομένα, κάνοντας κλικ
-
Αναζητήστε το βιβλίο εργασίας που περιέχει τα ενημερωμένα δεδομένα, κάνοντας κλικ
-
Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να εκτελέσετε τη σύγκριση.
Κατανόηση των αποτελεσμάτων
Θα μεγεθύνουμε τα αποτελέσματα στο απλό παράδειγμά μας, όπου προστέθηκε μια εγγραφή για την "Πόλη της Καλιφόρνια" και η θερμοκρασία του Φρέσνο άλλαξε.
Στο δεξιό παράθυρο, το οποίο εμφανίζει τα δεδομένα από την ενημερωμένη βάση δεδομένων, η γραμμή 4 περιέχει τώρα την Πόλη της Καλιφόρνια και τη θερμοκρασία της, η οποία έχει εισαχθεί στον πίνακα της Access. Ολόκληρη η γραμμή επισημαίνεται με πράσινο χρώμα. Επίσης, η θερμοκρασία του Φρέσνο, στη γραμμή 5, στήλη Β, επισημαίνεται επίσης με πράσινο χρώμα, επειδή άλλαξε από 107 σε 111.
