Χρησιμοποιήστε μια ομάδα επαφών (παλαιότερα ονομαζόταν "λίστα διανομής") για να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλά άτομα —μια ομάδα έργου, μια επιτροπή ή απλώς μια ομάδα φίλων— χωρίς να χρειάζεται να προσθέσετε κάθε όνομα στη γραμμή "Προς", "Κοιν." ή "Ιδιαίτ. κοιν." μεμονωμένα.
Για πληροφορίες σχετικά με τις ομάδες επαφών για Mac, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ομάδας επαφών στο Outlook για Mac.
-
Στη γραμμή περιήγησης, κάντε κλικ στην επιλογή Άτομα.
-
Στην περιοχή Οι επαφές μου, επιλέξτε το φάκελο όπου θέλετε να αποθηκεύσετε την ομάδα επαφών. Συνήθως, μπορείτε να επιλέξετε Επαφές.
-
Στην κορδέλα, επιλέξτε Νέα ομάδα επαφών.
-
Δώστε ένα όνομα στην ομάδα επαφών σας.
-
Επιλέξτε Προσθήκη μελών και, στη συνέχεια, προσθέστε άτομα από το βιβλίο διευθύνσεων ή τη λίστα επαφών σας.
Σημείωση: Για να προσθέσετε κάποιο άτομο που δεν βρίσκεται στο βιβλίο διευθύνσεων ή στις επαφές σας, επιλέξτε Νέα επαφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & κλείσιμο.
Για να μάθετε τον τρόπο χρήσης της νέας ομάδας επαφών σας, ανατρέξτε στο άρθρο Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ομάδα επαφών.
Εάν στέλνετε πάντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ίδια ομάδα ατόμων, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών (παλαιότερα γνωστή ως λίστα διανομής) που περιλαμβάνει όλους τους παραλήπτες, χρησιμοποιώντας ένα προηγούμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που τους έχετε στείλει. Έτσι, την επόμενη φορά που θέλετε να επικοινωνήσετε ή να προγραμματίσετε μια σύσκεψη μαζί τους, μπορείτε να προσθέσετε την ομάδα επαφών στη γραμμή Προς του μηνύματός σας, αντί να προσθέτετε κάθε άτομο ξεχωριστά.
-
Ανοίξτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το οποίο έχετε αποστείλει στα άτομα που θέλετε να συμπεριλάβετε στην ομάδα επαφών.
-
Στο πλαίσιο Προς ή Κοιν., επισημάνετε όλα τα ονόματα με το ποντίκι σας.
-
Κάντε δεξί κλικ στην επιλογή σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αντιγραφή ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+C.
-
Στο κύριο παράθυρο του Outlook (όχι στο ανοιχτό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), κάντε κλικ στην επιλογή Άτομα στη γραμμή περιήγησης.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Νέα ομάδα επαφών.
-
Πληκτρολογήστε ένα όνομα για την ομάδα επαφών σας, όπως Ειδικά έργα.
-
Κάντε κλικ στις επιλογές Προσθήκη μελών > Από τις Επαφές του Outlook.
-
Στο παράθυρο που ανοίγει, κάντε δεξί κλικ μέσα στο πλαίσιο Μέλη και επιλέξτε Επικόλληση ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+V.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Τα άτομα από το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα εμφανιστούν με τη μορφή λίστας μελών για την ομάδα επαφών σας.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και κλείσιμο.
Οι ομάδες επαφών εμφανίζονται στη λίστα των επαφών σας, μαζί με μεμονωμένα άτομα. Για να δείτε τη διαφορά ανάμεσα στις ομάδες και τις μεμονωμένες επαφές, ανατρέξτε στα εικονίδια που εμφανίζονται αριστερά από τα ονόματα στην προβολή λίστας. Το εικονίδιο κάρτας υποδεικνύει τις μεμονωμένες επαφές και το εικονίδιο ατόμων υποδεικνύει τις ομάδες επαφών.
Τέλος, μπορείτε οποιαδήποτε στιγμή να προσθέσετε άτομα ή να καταργήσετε άτομα από την ομάδα επαφών.
Εάν διατηρείτε πολλές επαγγελματικές ή προσωπικές επαφές σε υπολογιστικό φύλλο του Excel, μπορείτε να τις εισαγάγετε απευθείας στο Outlook.
Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών (παλαιότερα ονομαζόταν "λίστα διανομής") χρησιμοποιώντας τα εισαγόμενα στοιχεία επαφών.
Δυστυχώς, δεν μπορείτε να εισαγάγετε μια λίστα επαφών από το Excel απευθείας σε μια λίστα διανομής, αλλά μπορείτε να εισαγάγετε τις επαφές στο φάκελο "Επαφές" και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε τις παραπάνω οδηγίες για να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής από αυτές τις επαφές.
Για πληροφορίες σχετικά με την εισαγωγή επαφών από το Excel, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή επαφών στο Outlook.