Ανανέωση μιας εξωτερικής σύνδεσης δεδομένων στο Excel

Μπορείτε να ανανεώσετε μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων αυτόματα όταν ανοίγετε το βιβλίο εργασίας. Προαιρετικά, μπορείτε να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας χωρίς να αποθηκεύσετε τα εξωτερικά δεδομένα για να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου.

1. Κάντε κλικ σε ένα κελί στην περιοχή εξωτερικών δεδομένων.

2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Συνδέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

   

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Χρήση.

2. Στην περιοχή Έλεγχος ανανέωσης, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου.

3. Αν θέλετε να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας με τον ορισμό ερωτήματος αλλά χωρίς τα εξωτερικά δεδομένα, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Κατάργηση δεδομένων από την περιοχή δεδομένων από εξωτερική πηγή πριν από την αποθήκευση του βιβλίου εργασίας.

1. Κάντε κλικ σε ένα κελί στην περιοχή εξωτερικών δεδομένων.

2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Συνδέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

   

3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Χρήση.

4. Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Ανανέωση κάθε και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τον αριθμό των λεπτών μεταξύ κάθε λειτουργίας ανανέωσης.

Οι αποθηκευμένοι κωδικοί πρόσβασης δεν είναι κρυπτογραφημένοι και έτσι δεν προτείνονται. Αν η προέλευση δεδομένων σας χρειάζεται κωδικός πρόσβασης για να συνδεθείτε με αυτήν, μπορείτε να απαιτήσετε από τους χρήστες να πληκτρολογούν τον κωδικό πρόσβασης πριν ανανεώσουν την περιοχή εξωτερικών δεδομένων. Η παρακάτω διαδικασία δεν ισχύει για δεδομένα που έχουν ανακτηθεί από ένα αρχείο κειμένου (.txt) ή ένα ερώτημα Web (.iqy).

Χρησιμοποιείτε πάντοτε ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης που συνδυάζουν κεφαλαία με πεζά γράμματα, αριθμούς και σύμβολα. Οι απλοί κωδικοί πρόσβασης δεν συνδυάζουν αυτά τα στοιχεία. Για παράδειγμα, Ισχυρός κωδικός πρόσβασης: Y6dh!et5. Απλός κωδικός πρόσβασης: House27. Οι κωδικοί πρόσβασης πρέπει να έχουν μήκος 8 ή περισσότερων χαρακτήρων. Μια φράση πρόσβασης που χρησιμοποιεί 14 ή περισσότερους χαρακτήρες είναι προτιμότερη.

Είναι σημαντικό να θυμάστε τον κωδικό πρόσβασης. Εάν ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασης, δεν είναι δυνατή η ανάκτησή του από τη Microsoft. Φυλάξτε τους κωδικούς πρόσβασης σε ασφαλές σημείο, ξεχωριστά από τις πληροφορίες τις οποίες προστατεύουν.

1. Κάντε κλικ σε ένα κελί στην περιοχή εξωτερικών δεδομένων.

2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Συνδέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

   

3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Ορισμός και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση κωδικού πρόσβασης.

Για πολύ μεγάλα σύνολα δεδομένων, εξετάστε το ενδεχόμενο να εκτελέσετε ανανέωση στο παρασκήνιο. Με τον τρόπο αυτό σάς επιστρέφεται ο έλεγχος του Excel αντί να αναγκάζεστε να περιμένετε μερικά λεπτά ή περισσότερο για να ολοκληρωθεί η ανανέωση.

1. Κάντε κλικ σε ένα κελί στην περιοχή εξωτερικών δεδομένων.

2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Συνδέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

   

   Σημείωση: Δεν μπορείτε να εκτελέσετε ένα ερώτημα OLAP στο παρασκήνιο.

   Σημείωση: Δεν μπορείτε να εκτελέσετε ένα ερώτημα για οποιονδήποτε τύπο σύνδεσης που ανακτά δεδομένα για το Μοντέλο δεδομένων.

3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Χρήση.

4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ανανέωση στο παρασκήνιο για να εκτελέσετε το ερώτημα στο παρασκήνιο. Καταργήστε την επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου για να εκτελέσετε το ερώτημα ενώ περιμένετε.

   Ενώ καταγράφετε μια μακροεντολή που περιλαμβάνει ένα ερώτημα, το Excel δεν εκτελεί το ερώτημα στο παρασκήνιο. Για να αλλάξετε την καταγεγραμμένη μακροεντολή ώστε το ερώτημα να εκτελείται στο παρασκήνιο, επεξεργαστείτε τη μακροεντολή στην Επεξεργασία Visual Basic. Αλλάξτε τη μέθοδο ανανέωσης για το αντικείμενο Πίνακας ερωτήματος από BackgroundQuery := False σε BackgroundQuery := True.

Αν το βιβλίο εργασίας σας είναι συνδεδεμένο σε ένα μεγάλο αρχείο προέλευσης δεδομένων, η ανανέωσή του μπορεί να διαρκέσει λίγο περισσότερο από όσο περιμένετε. Για να ελέγξετε την ανανέωση ή για να την ακυρώσετε, κάντε ένα από τα εξής:

• Έλεγχος της κατάστασης ενός ερωτήματος    Ένα μήνυμα εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης του Excel για να υποδείξει ότι εκτελείται το ερώτημα. Κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα για να ελέγξετε την κατάσταση του ερωτήματος.

• Διακοπή ανανέωσης στο παρασκήνιο    Για να διακόψετε ένα ερώτημα που εκτελείται στο παρασκήνιο, κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα κατάστασης ερωτήματος στη γραμμή κατάστασης για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Κατάσταση ανανέωσης δεδομένων από εξωτερική πηγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή ανανέωσης.

• Διακοπή ερωτήματος    Για να διακόψετε την εκτέλεση ενός ερωτήματος, όταν είναι απενεργοποιημένη η ανανέωση στο παρασκήνιο, πατήστε το πλήκτρο Esc.

Εάν χρησιμοποιήσατε τη "Λήψη & μετασχηματισμό" για να υποβάλετε ερώτημα σε ένα αρχείο κειμένου, δεν απαιτούνται άλλα βήματα. Εάν έχετε εισαγάγει το αρχείο κειμένου, τα βήματα για την ανανέωση είναι τα εξής:

1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί στην περιοχή ή στον πίνακα που περιέχει τη σύνδεση με το αρχείο κειμένου που έχει εισαχθεί.

2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Connections, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων.

   

   Για να ενημερώσετε μόνο τα επιλεγμένα δεδομένα, πατήστε Ανανέωση.

   Μπορείτε, επίσης, να κάνετε δεξί κλικ σε ένα κελί στην περιοχή ή στον πίνακα και, στη συνέχεια, να επιλέξετε Ανανέωση.

3. Στο παράθυρο Εισαγωγή αρχείου κειμένου, μεταβείτε στο αρχείο κειμένου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή.

Η ανανέωση ενός αρχείου κύβου χωρίς σύνδεση, που δημιουργεί ξανά το αρχείο χρησιμοποιώντας τα πιο πρόσφατα δεδομένα από τον κύβο του διακομιστή, μπορεί να είναι χρονοβόρα διαδικασία και απαιτεί πολύ προσωρινό χώρο στο δίσκο. Ξεκινήστε τη διαδικασία κάποια στιγμή που δεν χρειάζεστε άμεση πρόσβαση σε άλλα αρχεία στο Excel και βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετό χώρο στο δίσκο για να αποθηκεύσετε ξανά το αρχείο.

1. Κάντε κλικ στο Συγκεντρωτικό Πίνακα που είναι συνδεδεμένος με το αρχείο κύβου χωρίς σύνδεση.

2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Connections, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση.

   

1. Στο φύλλο εργασίας, κάντε κλικ σε ένα αντιστοιχισμένο κελί για να επιλέξετε την αντιστοίχιση XML που θέλετε να ανανεώσετε.

2. Εάν η καρτέλα Προγραμματιστής δεν είναι διαθέσιμη, κάντε τα εξής για να την εμφανίσετε:

   1. Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο, επιλέξτε Επιλογές και, στη συνέχεια, Προσαρμογή κορδέλας.

   2. Στη λίστα Κύριες καρτέλες, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Προγραμματιστής και επιλέξτε OK.

3. Στην καρτέλα Προγραμματιστής, στην ομάδα XML, επιλέξτε Ανανέωση δεδομένων.

   

• Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Connections, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων.

Εάν έχετε πολλές συνδέσεις και θέλετε να ενημερώσετε μόνο μια συγκεκριμένη, επιλέξτε οποιοδήποτε κελί μέσα σε αυτή την περιοχή δεδομένων, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Ανανέωση όλων και κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση.

Όταν χρησιμοποιείτε το πρόσθετο Power Pivot για να ανανεώσετε δεδομένα που έχουν εισαχθεί προηγουμένως, μπορείτε να δείτε εάν η ανανέωση ολοκληρώνεται με επιτυχία, εάν αποτύχει ή ακυρώνεται.

Στο Power Pivot, κάντε κλικ στην Κεντρική καρτέλα > Λήψη εξωτερικών δεδομένων > Ανανέωση ή Ανανέωση όλων για να εισαγάγετε ξανά τον τρέχοντα πίνακα ή όλους τους πίνακες στο μοντέλο δεδομένων.

Η κατάσταση της ανανέωσης υποδεικνύεται για κάθε σύνδεση που χρησιμοποιείται στο μοντέλο δεδομένων. Υπάρχουν τρία πιθανά αποτελέσματα.

Αναφορές "Επιτυχίας" σχετικά με τον αριθμό των γραμμών που εισάγονται σε κάθε πίνακα.

Το "Σφάλμα" μπορεί να προκύψει εάν η βάση δεδομένων είναι εκτός σύνδεσης, δεν έχετε πλέον δικαιώματα ή ένας πίνακας ή μια στήλη έχει διαγραφεί ή μετονομαστεί στην προέλευση. Βεβαιωθείτε ότι η βάση δεδομένων είναι διαθέσιμη, δημιουργώντας ίσως μια νέα σύνδεση σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας.

"Ακυρώθηκε" σημαίνει ότι το Excel δεν έχει εκδώσει την αίτηση ανανέωσης, πιθανώς επειδή η ανανέωση είναι απενεργοποιημένη στη σύνδεση.

Με το πρόγραμμα επεξεργασίας Power Query, μπορείτε να ανανεώσετε ένα ερώτημα για να εισαγάγετε τα πιο πρόσφατα δεδομένα σε έναν πίνακα χωρίς να χρειάζεται να δημιουργήσετε ξανά το ερώτημα.

Για να ανανεώσετε ένα ερώτημα:

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Λήψη & μετασχηματισμός > Εμφάνιση ερωτημάτων.

2. Στο τμήμα παραθύρου Ερωτήματα βιβλίου εργασίας , επιλέξτε το ερώτημα που θέλετε να ανανεώσετε.

3. Στην κορδέλα πρόγραμμα επεξεργασίας Power Query, κάντε κλικ στην επιλογή Κεντρική > ερώτημα > Προεπισκόπηση ανανέωσης.

Όταν αλλάξουν τα δεδομένα που χρησιμοποιείτε για το χάρτη σας, μπορείτε να τα ανανεώσετε με μη αυτόματο τρόπο στους Χάρτες 3D. Στη συνέχεια, οι αλλαγές θα αντικατοπτριστούν στο χάρτη σας. Δείτε με ποιον τρόπο:

• Στους Χάρτες 3D, κάντε κλικ στην επιλογή Κεντρική > Ανανέωση δεδομένων.

Προσθήκη δεδομένων στο Power Map

Για να προσθέσετε νέα δεδομένα στους Χάρτες 3DPower Map:

1. Στους Χάρτες 3D, μεταβείτε στο χάρτη στον οποίο θέλετε να προσθέσετε δεδομένα.

2. Αφήνοντας ανοιχτό το παράθυρο Χάρτες 3D, κάντε κλικ στο Excel και επιλέξτε τα δεδομένα φύλλου εργασίας που θέλετε να προσθέσετε.

3. Στην κορδέλα του Excel, κάντε κλικ στις επιλογές Εισαγωγή > βέλος Χάρτης > Προσθήκη των επιλεγμένων δεδομένων στο Power Map.

Οι Χάρτες 3D θα ενημερωθούν αυτόματα, ώστε να εμφανιστούν τα πρόσθετα δεδομένα.

Τα δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας του Microsoft Office Excel που έχουν εμφανιστεί σε Excel Services μπορεί να προέρχονται από δύο διαφορετικές θέσεις. Τα δεδομένα μπορεί να αποθηκεύονται απευθείας στο βιβλίο εργασίας ή μπορεί να είναι αποθηκευμένα σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, όπως σε μια βάση δεδομένων ή σε έναν κύβο OLAP (Online Analytical Processing).

Εάν τα δεδομένα προέρχονται από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, ο συντάκτης ή ο διαχειριστής του βιβλίου εργασίας έχει καθορίσει τις πληροφορίες σύνδεσης, συχνά σε ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων του Office (.odc), το οποίο περιγράφει τον τρόπο εντοπισμού, σύνδεσης, ερωτήματος και πρόσβασης στην εξωτερική προέλευση δεδομένων.

Όταν είστε συνδεδεμένοι σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, μπορείτε να εκτελέσετε μια λειτουργία ανανέωσης για να ανακτήσετε τα ενημερωμένα δεδομένα. Κάθε φορά που ανανεώνετε δεδομένα, βλέπετε την πιο πρόσφατη έκδοση των δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων τυχόν αλλαγών που έγιναν στα δεδομένα από την τελευταία ανανέωση.

1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί στην περιοχή ή στον πίνακα που περιέχει τη σύνδεση με τα εξωτερικά δεδομένα.

2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Connections, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων.

   

   Για να ενημερώσετε μόνο τα επιλεγμένα δεδομένα, πατήστε Ανανέωση.

   Μπορείτε, επίσης, να κάνετε δεξί κλικ σε ένα κελί στην περιοχή ή στον πίνακα και, στη συνέχεια, να επιλέξετε Ανανέωση.

   Σημείωση: Αν έχετε περισσότερα από ένα βιβλία εργασίας ανοιχτά, θα πρέπει να επαναλάβετε τη διαδικασία σε κάθε βιβλίο εργασίας.

1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί στην περιοχή ή στον πίνακα που περιέχει τη σύνδεση με το αρχείο κειμένου που έχει εισαχθεί.

2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Connections, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων.

   

   Για να ενημερώσετε μόνο τα επιλεγμένα δεδομένα, πατήστε Ανανέωση.

   Μπορείτε, επίσης, να κάνετε δεξί κλικ σε ένα κελί στην περιοχή ή στον πίνακα και, στη συνέχεια, να επιλέξετε Ανανέωση.

3. Στο παράθυρο Εισαγωγή αρχείου κειμένου, μεταβείτε στο αρχείο κειμένου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή.

Η ανανέωση ενός αρχείου κύβου χωρίς σύνδεση, που δημιουργεί ξανά το αρχείο χρησιμοποιώντας τα πιο πρόσφατα δεδομένα από τον κύβο του διακομιστή, μπορεί να είναι χρονοβόρα διαδικασία και απαιτεί πολύ προσωρινό χώρο στο δίσκο. Ξεκινήστε τη διαδικασία κάποια στιγμή που δεν χρειάζεστε άμεση πρόσβαση σε άλλα αρχεία στο Excel και βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετό χώρο στο δίσκο για να αποθηκεύσετε ξανά το αρχείο.

1. Κάντε κλικ στο Συγκεντρωτικό Πίνακα που είναι συνδεδεμένος με το αρχείο κύβου χωρίς σύνδεση.

2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Connections, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση.

   

1. Στο φύλλο εργασίας, κάντε κλικ σε ένα αντιστοιχισμένο κελί για να επιλέξετε την αντιστοίχιση XML που θέλετε να ανανεώσετε.

2. Εάν η καρτέλα Προγραμματιστής δεν είναι διαθέσιμη, κάντε τα εξής για να την εμφανίσετε:

   1. Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο, επιλέξτε Επιλογές και, στη συνέχεια, Προσαρμογή κορδέλας.

   2. Στη λίστα Κύριες καρτέλες, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Προγραμματιστής και επιλέξτε OK.

3. Στην καρτέλα Προγραμματιστής, στην ομάδα XML, επιλέξτε Ανανέωση δεδομένων.

   

• Στην καρτέλα Δεδομένα , κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων.

Εάν έχετε πολλές συνδέσεις και θέλετε να ενημερώσετε μόνο μια συγκεκριμένη, επιλέξτε οποιοδήποτε κελί μέσα σε αυτή την περιοχή δεδομένων, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Ανανέωση όλων και κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση.

Έλεγχος του τρόπου ή του χρόνου ανανέωσης της σύνδεσης

1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί που περιέχει τα συνδεδεμένα δεδομένα σας.

2. Στην καρτέλα Δεδομένα , κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

   

3. Στην καρτέλα Χρήση , ορίστε τις επιλογές που θέλετε να αλλάξετε.

   Για πολύ μεγάλα σύνολα δεδομένων, εξετάστε το ενδεχόμενο να επιλέξετε ενεργοποίηση ανανέωσης στο παρασκήνιο . Αυτό σας επιστρέφει τον έλεγχο του Excel, αντί να περιμένετε να ολοκληρωθεί η ανανέωση.

Ακύρωση ή έλεγχος της κατάστασης μιας ανανέωσης

Αν το βιβλίο εργασίας σας είναι συνδεδεμένο σε ένα μεγάλο αρχείο προέλευσης δεδομένων, η ανανέωσή του μπορεί να διαρκέσει λίγο περισσότερο από όσο περιμένετε. Για να ελέγξετε την ανανέωση ή για να την ακυρώσετε, κάντε ένα από τα εξής:

• Έλεγχος της κατάστασης ενός ερωτήματος    Ένα μήνυμα εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης του Excel για να υποδείξει ότι εκτελείται το ερώτημα. Κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα για να ελέγξετε την κατάσταση του ερωτήματος.

• Διακοπή ανανέωσης στο παρασκήνιο    Για να διακόψετε ένα ερώτημα που εκτελείται στο παρασκήνιο, κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα κατάστασης ερωτήματος στη γραμμή κατάστασης για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Κατάσταση ανανέωσης δεδομένων από εξωτερική πηγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή ανανέωσης.

• Διακοπή ερωτήματος    Για να διακόψετε την εκτέλεση ενός ερωτήματος, όταν είναι απενεργοποιημένη η ανανέωση στο παρασκήνιο, πατήστε το πλήκτρο Esc.

Όταν χρησιμοποιείτε το πρόσθετο Power Pivot για να ανανεώσετε δεδομένα που έχουν εισαχθεί προηγουμένως, μπορείτε να δείτε εάν η ανανέωση ολοκληρώνεται με επιτυχία, εάν αποτύχει ή ακυρώνεται.

• Στο Power Pivot, κάντε κλικ στην Κεντρική καρτέλα > Λήψη εξωτερικών δεδομένων > Ανανέωση ή Ανανέωση όλων για να εισαγάγετε ξανά τον τρέχοντα πίνακα ή όλους τους πίνακες στο μοντέλο δεδομένων.

  Η κατάσταση της ανανέωσης υποδεικνύεται για κάθε σύνδεση που χρησιμοποιείται στο μοντέλο δεδομένων. Υπάρχουν τρία πιθανά αποτελέσματα.

  

Αναφορές "Επιτυχίας" σχετικά με τον αριθμό των γραμμών που εισάγονται σε κάθε πίνακα.

Το "Σφάλμα" μπορεί να προκύψει εάν η βάση δεδομένων είναι εκτός σύνδεσης, δεν έχετε πλέον δικαιώματα ή ένας πίνακας ή μια στήλη έχει διαγραφεί ή μετονομαστεί στην προέλευση. Βεβαιωθείτε ότι η βάση δεδομένων είναι διαθέσιμη, δημιουργώντας ίσως μια νέα σύνδεση σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας.

"Ακυρώθηκε" σημαίνει ότι το Excel δεν έχει εκδώσει την αίτηση ανανέωσης, πιθανώς επειδή η ανανέωση είναι απενεργοποιημένη στη σύνδεση.

Οι ιδιότητες πίνακα εμφανίζουν ερωτήματα που χρησιμοποιούνται στην ανανέωση δεδομένων

Η ανανέωση δεδομένων απλώς επαναλαμβάνει το ίδιο ερώτημα που χρησιμοποιήθηκε για τη λήψη των δεδομένων. Μπορείτε να προβάλετε, και μερικές φορές να τροποποιήσετε, το ερώτημα, προβάλλοντας τις ιδιότητες του πίνακα στο παράθυρο Power Pivot.

1. Για να προβάλετε το ερώτημα που χρησιμοποιήθηκε κατά την ανανέωση δεδομένων, κάντε κλικ Power Pivot > διαχείριση για να ανοίξετε το παράθυρο Power Pivot.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση > ιδιότητες πίνακα.

3. Μεταβείτε σε πρόγραμμα επεξεργασίας Power Query για να προβάλετε το υποκείμενο ερώτημα.

Τα ερωτήματα δεν είναι ορατά για κάθε τύπο προέλευσης δεδομένων. Για παράδειγμα, τα ερωτήματα δεν εμφανίζονται για τις εισαγωγές τροφοδοσίας δεδομένων.

Ιδιότητες σύνδεσης που ακυρώνουν την ανανέωση δεδομένων

Στο Excel, μπορείτε να ορίσετε ιδιότητες σύνδεσης που καθορίζουν τη συχνότητα της ανανέωσης δεδομένων. Εάν δεν επιτρέπεται ανανέωση σε μια συγκεκριμένη σύνδεση, θα λάβετε μια ειδοποίηση ακύρωσης κατά την εκτέλεση της εντολής Ανανέωση όλων ή εάν προσπαθήσετε να ανανεώσετε έναν συγκεκριμένο πίνακα που χρησιμοποιεί τη σύνδεση.

1. Για να προβάλετε τις ιδιότητες σύνδεσης, στο Excel, κάντε κλικ στην επιλογή > δεδομένωνConnections για να προβάλετε μια λίστα με όλες τις συνδέσεις που χρησιμοποιούνται στο βιβλίο εργασίας.

2. Επιλέξτε μια σύνδεση και κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες.

3. Στην περιοχή Χρήση, στην περιοχή Έλεγχος ανανέωσης, εάν το πλαίσιο ελέγχου είναι απενεργοποιημένο για Ανανέωση αυτής της σύνδεσης στην επιλογή Ανανέωση όλων, θα λάβετε μια ακύρωση όταν δοκιμάσετε την ανανέωση όλων στο παράθυρο Power Pivot.

Ανανέωση δεδομένων στον SharePoint Server 2013

Στον SharePoint Server 2013, μπορείτε να προγραμματίσετε ανανέωση δεδομένων χωρίς επιτήρηση στο διακομιστή, αλλά αυτή η ενέργεια απαιτεί να εγκατασταθεί και να ρυθμιστεί Power Pivot για το SharePoint 2013 στο περιβάλλον του SharePoint. Επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint για να μάθετε εάν είναι διαθέσιμη η προγραμματισμένη ανανέωση δεδομένων.

Με Power Query, μπορείτε να ανανεώσετε ένα ερώτημα για να εισαγάγετε τα πιο πρόσφατα δεδομένα σε έναν πίνακα χωρίς να χρειάζεται να δημιουργήσετε ξανά το ερώτημα.

Για να ανανεώσετε ένα ερώτημα:

1. Στην κορδέλα πρόγραμμα επεξεργασίας Power Query, κάντε κλικ στην επιλογή Προεπισκόπηση ανανέωσης.

Εάν το βιβλίο εργασίας του Excel έχει μια σύνδεση με έναν πίνακα ή ένα ερώτημα σε μια βάση δεδομένων της Access, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι εμφανίζει τις πιο ενημερωμένες πληροφορίες. Χρησιμοποιήστε την εντολή Ανανέωση (στην καρτέλα Δεδομένα ) για να το κάνετε αυτό.

1. Στο φύλλο εργασίας σας, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί περιέχει τα δεδομένα της Access.

2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Connections, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση.

Για να ελέγξετε πώς ή πόσο συχνά ανανεώνεται η σύνδεση:

1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί που περιέχει τα δεδομένα της Access.

2. Στην ομάδα Connections, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

Για πολύ μεγάλα σύνολα δεδομένων, εξετάστε το ενδεχόμενο να εκτελέσετε ανανέωση στο παρασκήνιο. Με τον τρόπο αυτό σάς επιστρέφεται ο έλεγχος του Excel αντί να αναγκάζεστε να περιμένετε μερικά λεπτά ή περισσότερο για να ολοκληρωθεί η ανανέωση.

1. Στην καρτέλα Χρήση , ορίστε τις επιλογές που θέλετε να αλλάξετε.

Έλεγχος της κατάστασης ή ακύρωση ανανέωσης

Αν το βιβλίο εργασίας σας είναι συνδεδεμένο σε ένα μεγάλο αρχείο προέλευσης δεδομένων, η ανανέωσή του μπορεί να διαρκέσει λίγο περισσότερο από όσο περιμένετε. Για να ελέγξετε την ανανέωση ή για να την ακυρώσετε, κάντε ένα ή περισσότερα από τα εξής:

• Έλεγχος της κατάστασης ενός ερωτήματος    Ένα μήνυμα εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης του Excel για να υποδείξει ότι εκτελείται το ερώτημα. Κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα για να ελέγξετε την κατάσταση του ερωτήματος.

• Διακοπή ανανέωσης στο παρασκήνιο    Για να διακόψετε ένα ερώτημα που εκτελείται στο παρασκήνιο, κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα κατάστασης ερωτήματος στη γραμμή κατάστασης για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Κατάσταση ανανέωσης δεδομένων από εξωτερική πηγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή ανανέωσης.

• Διακοπή ερωτήματος    Για να διακόψετε την εκτέλεση ενός ερωτήματος, όταν είναι απενεργοποιημένη η ανανέωση στο παρασκήνιο, πατήστε το πλήκτρο Esc.

Εάν το βιβλίο εργασίας του Excel έχει μια σύνδεση με έναν πίνακα ή ένα ερώτημα σε μια βάση δεδομένων SQL Server, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι εμφανίζει τις πιο ενημερωμένες πληροφορίες. Χρησιμοποιήστε την εντολή Ανανέωση (στην καρτέλα Δεδομένα ) για να το κάνετε αυτό.

1. Στο φύλλο εργασίας σας, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί περιέχει τα δεδομένα SQL Server σας.

2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Connections, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση.

Για να ελέγξετε πώς ή πόσο συχνά ανανεώνεται η σύνδεση:

1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί που περιέχει τα δεδομένα SQL Server σας.

2. Στην ομάδα Connections, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

Για πολύ μεγάλα σύνολα δεδομένων, εξετάστε το ενδεχόμενο να εκτελέσετε ανανέωση στο παρασκήνιο. Με τον τρόπο αυτό σάς επιστρέφεται ο έλεγχος του Excel αντί να αναγκάζεστε να περιμένετε μερικά λεπτά ή περισσότερο για να ολοκληρωθεί η ανανέωση.

1. Στην καρτέλα Χρήση , ορίστε τις επιλογές που θέλετε να αλλάξετε, όπως την ενεργοποίηση μιας ανανέωσης στο παρασκήνιο.

Ακύρωση ή έλεγχος της κατάστασης μιας ανανέωσης

Αν το βιβλίο εργασίας σας είναι συνδεδεμένο σε ένα μεγάλο αρχείο προέλευσης δεδομένων, η ανανέωσή του μπορεί να διαρκέσει λίγο περισσότερο από όσο περιμένετε. Για να ελέγξετε την ανανέωση ή για να την ακυρώσετε, κάντε ένα από τα εξής:

• Έλεγχος της κατάστασης ενός ερωτήματος    Ένα μήνυμα εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης του Excel για να υποδείξει ότι εκτελείται το ερώτημα. Κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα για να ελέγξετε την κατάσταση του ερωτήματος.

• Διακοπή ανανέωσης στο παρασκήνιο    Για να διακόψετε ένα ερώτημα που εκτελείται στο παρασκήνιο, κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα κατάστασης ερωτήματος στη γραμμή κατάστασης για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Κατάσταση ανανέωσης δεδομένων από εξωτερική πηγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή ανανέωσης.

• Διακοπή ερωτήματος    Για να διακόψετε την εκτέλεση ενός ερωτήματος, όταν είναι απενεργοποιημένη η ανανέωση στο παρασκήνιο, πατήστε το πλήκτρο Esc.

Εάν το βιβλίο εργασίας του Excel έχει μια σύνδεση με έναν πίνακα ή ένα ερώτημα σε μια προέλευση δεδομένων OLE DB, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι εμφανίζει τις πιο ενημερωμένες πληροφορίες. Χρησιμοποιήστε την εντολή Ανανέωση (στην καρτέλα Δεδομένα ) για να το κάνετε αυτό.

1. Στο φύλλο εργασίας σας, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί περιέχει τα δεδομένα OLE DB.

2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Connections, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση.

Για να ελέγξετε πώς ή πόσο συχνά ανανεώνεται η σύνδεση:

1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί που περιέχει τα δεδομένα OLE DB.

2. Στην ομάδα Connections, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

Για πολύ μεγάλα σύνολα δεδομένων, εξετάστε το ενδεχόμενο να εκτελέσετε ανανέωση στο παρασκήνιο. Με τον τρόπο αυτό σάς επιστρέφεται ο έλεγχος του Excel αντί να αναγκάζεστε να περιμένετε μερικά λεπτά ή περισσότερο για να ολοκληρωθεί η ανανέωση.

1. Στην καρτέλα Χρήση , ορίστε τις επιλογές που θέλετε να αλλάξετε.

Έλεγχος ή ακύρωση ανανέωσης

Αν το βιβλίο εργασίας σας είναι συνδεδεμένο σε ένα μεγάλο αρχείο προέλευσης δεδομένων, η ανανέωσή του μπορεί να διαρκέσει λίγο περισσότερο από όσο περιμένετε. Για να ελέγξετε ή να ακυρώσετε μια ανανέωση, κάντε ένα από τα εξής:

• Έλεγχος της κατάστασης ενός ερωτήματος    Ένα μήνυμα εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης του Excel για να υποδείξει ότι εκτελείται το ερώτημα. Κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα για να ελέγξετε την κατάσταση του ερωτήματος.

• Διακοπή ανανέωσης στο παρασκήνιο    Για να διακόψετε ένα ερώτημα που εκτελείται στο παρασκήνιο, κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα κατάστασης ερωτήματος στη γραμμή κατάστασης για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Κατάσταση ανανέωσης δεδομένων από εξωτερική πηγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή ανανέωσης.

• Διακοπή ερωτήματος    Για να διακόψετε την εκτέλεση ενός ερωτήματος, όταν είναι απενεργοποιημένη η ανανέωση στο παρασκήνιο, πατήστε το πλήκτρο Esc.

Όταν αλλάξουν τα δεδομένα που χρησιμοποιείτε για το χάρτη σας, μπορείτε να τα ανανεώσετε με μη αυτόματο τρόπο στους Χάρτες 3D. Στη συνέχεια, οι αλλαγές θα αντικατοπτριστούν στο χάρτη σας. Δείτε με ποιον τρόπο:

• Στους Χάρτες 3D, κάντε κλικ στην επιλογή Κεντρική > Ανανέωση δεδομένων.

Προσθήκη δεδομένων στο Power Map

Για να προσθέσετε νέα δεδομένα στους Χάρτες 3DPower Map:

1. Στους Χάρτες 3D, μεταβείτε στο χάρτη στον οποίο θέλετε να προσθέσετε δεδομένα.

2. Αφήνοντας ανοιχτό το παράθυρο Χάρτες 3D, κάντε κλικ στο Excel και επιλέξτε τα δεδομένα φύλλου εργασίας που θέλετε να προσθέσετε.

3. Στην κορδέλα του Excel, κάντε κλικ στις επιλογές Εισαγωγή > βέλος Χάρτης > Προσθήκη των επιλεγμένων δεδομένων στο Power Map.

Οι Χάρτες 3D θα ενημερωθούν αυτόματα, ώστε να εμφανιστούν τα πρόσθετα δεδομένα.

Ανανέωση με μη αυτόματο τρόπο

1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε σημείο στον Συγκεντρωτικό Πίνακα.

   Με αυτόν τον τρόπο εμφανίζονται τα Εργαλεία Συγκεντρωτικού Πίνακα, προσθέτοντας τις Επιλογές και μια καρτέλα Σχεδίαση .

2. Στην καρτέλα Επιλογές , στην ομάδα Δεδομένα , κάντε ένα από τα εξής:

3. Για να ενημερώσετε τις πληροφορίες ώστε να ταιριάζουν με την προέλευση δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί Ανανέωση ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων ALT+F5.

   Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ στον Συγκεντρωτικό Πίνακα και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στην εντολή Ανανέωση.

4. Για να ανανεώσετε όλους τους Συγκεντρωτικούς Πίνακες στο βιβλίο εργασίας, κάντε κλικ στο βέλος του κουμπιού Ανανέωση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων.

   

   Εάν η ανανέωση διαρκεί περισσότερο από το αναμενόμενο, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές > Ανανέωση > Κατάσταση ανανέωσης για να ελέγξετε την κατάσταση ανανέωσης.

   Για να διακόψετε την ανανέωση, κάντε κλικ στην επιλογή Ακύρωση ανανέωσης.

Αποτροπή προσαρμογής του πλάτους των στηλών και της μορφοποίησης κελιών

Εάν το πλάτος των στηλών και η μορφοποίηση κελιών των δεδομένων σας προσαρμόζονται κατά την ανανέωση των δεδομένων του Συγκεντρωτικού Πίνακα και δεν θέλετε να συμβεί αυτό, βεβαιωθείτε ότι έχουν επιλεγεί οι παρακάτω επιλογές:

1. Κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές > Επιλογές.

   

2. Στην καρτέλα Διάταξη & Μορφοποίηση , επιλέξτε τα πλαίσια Αυτόματη προσαρμογή του πλάτους των στηλών κατά την ενημέρωση και Διατήρηση της μορφοποίησης των κελιών στα πλαίσια ενημέρωσης.

Αυτόματη ανανέωση δεδομένων Συγκεντρωτικού Πίνακα κατά το άνοιγμα του βιβλίου εργασίας

1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε σημείο στον Συγκεντρωτικό Πίνακα.

2. Στην καρτέλα Επιλογές, στην ομάδα Συγκεντρωτικός Πίνακας, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές.

   

3. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές Συγκεντρωτικού Πίνακα , στην καρτέλα Δεδομένα , επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου .