Χρήση του Οδηγού σύνδεσης δεδομένων για την εισαγωγή δεδομένων σε Word

Εισαγωγή του αρχείου

1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας , στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας , κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή παραληπτών > Χρήση υπάρχουσας λίστας.

   

2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή προέλευσης δεδομένων, κάντε ένα από τα εξής:

   • Για να χρησιμοποιήσετε ένα υπάρχον αρχείο .odc, κάντε διπλό κλικ στο αρχείο .odc. Τα δεδομένα εισάγονται και είστε έτοιμοι.

   • Για να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο .odc, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα προέλευση και, στη συνέχεια, ακολουθήστε κάθε βήμα στη διαδικασία.

     Εμφανίζεται ο Οδηγός σύνδεσης δεδομένων.

3. Στη σελίδα Καλώς ορίσατε στον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων , κάντε κλικ στην επιλογή Άλλο/Για προχωρημένους.

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης δεδομένων .

   Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις διάφορες επιλογές στα διάφορα παράθυρα διαλόγου, κάντε κλικ στην επιλογή Βοήθεια.

4. Στην καρτέλα Υπηρεσία παροχής , επιλέξτε Υπηρεσία παροχής Microsoft Jet 4.0 OLE DB και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

5. Στην καρτέλα Σύνδεση , στο πλαίσιο Επιλογή ή εισαγωγή ονόματος βάσης δεδομένων, εισαγάγετε την πλήρη διαδρομή προς το φάκελο που περιέχει το αρχείο κειμένου.

   Για να σας βοηθήσει να εντοπίσετε το φάκελο, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση δίπλα στο πλαίσιο.

6. Κάντε κλικ στην καρτέλα Όλα , επιλέξτε Εκτεταμένες ιδιότητες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία τιμής.

7. Στο πλαίσιο Τιμή ιδιότητας , πληκτρολογήστε ένα από τα εξής:

   • Εάν το αρχείο κειμένου έχει κεφαλίδες στηλών, πληκτρολογήστε Κείμενο. HDR=Ναι.

   • Εάν το αρχείο κειμένου δεν έχει κεφαλίδες στηλών, πληκτρολογήστε Κείμενο. HDR=No.

8. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

9. Για να βεβαιωθείτε ότι εισαγάγατε τις σωστές πληροφορίες, κάντε κλικ στην καρτέλα Σύνδεση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δοκιμή σύνδεσης.

10. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν λάβετε ένα μήνυμα σφάλματος, ελέγξτε ξανά τις τιμές που εισαγάγατε στα προηγούμενα βήματα.

    • Εάν λάβετε το μήνυμα "Η σύνδεση δοκιμής ολοκληρώθηκε με επιτυχία", κάντε κλικ στο κουμπί OK.

11. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Εμφανίζεται ξανά ο Οδηγός σύνδεσης δεδομένων.

12. Στη σελίδα Επιλογή βάσης δεδομένων και πίνακα , κάτω από τη στήλη Όνομα , επιλέξτε το αρχείο κειμένου που θέλετε να εισαγάγετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

13. Στη σελίδα Αποθήκευση αρχείου σύνδεσης δεδομένων και τέλος , πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο .odc στο πλαίσιο Όνομα αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

    Για να αλλάξετε τη θέση του φακέλου, ο οποίος είναι ο φάκελος Οι προελεύσεις δεδομένων μου από προεπιλογή, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση.

14. Προαιρετικά, για να κάνετε το αρχείο σύνδεσης πιο ανιχνεύσιμο, μπορείτε να εισαγάγετε πρόσθετες πληροφορίες στα πλαίσια Περιγραφή, Φιλικό όνομα και Αναζήτηση λέξεων-κλειδιών .

Χρήση αρχείου Schema.ini για τον καθορισμό διαφορετικού διαχωριστικού λίστας ή μορφής αρχείου κειμένου

Ένα αρχείο Schema.ini είναι ένα αρχείο κειμένου που περιέχει καταχωρήσεις που παρακάμπτουν τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του προγράμματος οδήγησης κειμένου στο μητρώο των Windows. Γενικά, για να χρησιμοποιήσετε ένα αρχείο Schema.ini, πρέπει να κάνετε τα εξής:

• Αποθηκεύστε το αρχείο Schema.ini στον ίδιο φάκελο με το αρχείο κειμένου που εισάγετε.

• Ονομάστε το αρχείο Schema.ini.

• Στην πρώτη γραμμή του αρχείου Schema.ini, πληκτρολογήστε το όνομα του αρχείου κειμένου με το οποίο συνδέεστε, μέσα σε αγκύλες.

• Προσθέστε πρόσθετες πληροφορίες για να καθορίσετε τη διαφορετική μορφή αρχείου κειμένου.

Οι παρακάτω ενότητες εμφανίζουν συνηθισμένα παραδείγματα για τη χρήση του αρχείου Schema.ini.

Παράδειγμα: Καθορισμός χαρακτήρα ελληνικό ερωτηματικό (;) ως οριοθέτη

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

Παράδειγμα: Καθορισμός χαρακτήρα tab ως οριοθέτη

[Products.txt] Format=TabDelimited

Παράδειγμα: Καθορισμός αρχείου σταθερού πλάτους

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

αρχή της ενότητας

Ορισμός DSN χρήστη

1. Ανοίξτε το Πίνακας Ελέγχου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία διαχείρισης > συστήματος και ασφάλειας > προελεύσεις δεδομένων ODBC (32 bit) ή Προελεύσεις δεδομένων ODBC (64 bit). \

2. Στο παράθυρο διαλόγου Διαχειριστής προέλευσης δεδομένων ODBC , στην καρτέλα DSN χρήστη , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

3. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέας προέλευσης δεδομένων , επιλέξτε Πρόγραμμα οδήγησης κειμένου της Microsoft (*.txt; *.csv) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κειμένου ODBC .

4. Πληκτρολογήστε ένα όνομα στο Όνομα προέλευσης δεδομένων.

5. Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Χρήση τρέχοντος καταλόγου .

6. Κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογή καταλόγου.

7. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή καταλόγου, εντοπίστε το φάκελο που περιέχει το αρχείο κειμένου που θέλετε να εισαγάγετε, βεβαιωθείτε ότι το αρχείο κειμένου εμφανίζεται στη λίστα κάτω από το πλαίσιο Όνομα αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

8. Κάντε κλικ δύο φορές στο κουμπί OK.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις διάφορες επιλογές στα διάφορα παράθυρα διαλόγου, κάντε κλικ στην επιλογή Βοήθεια.

Εισαγωγή του αρχείου

1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας , στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας , κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή παραληπτών > Χρήση υπάρχουσας λίστας.

   

2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή προέλευσης δεδομένων, κάντε ένα από τα εξής:

   • Για να χρησιμοποιήσετε ένα υπάρχον αρχείο .odc, κάντε διπλό κλικ στο αρχείο .odc. Τα δεδομένα εισάγονται και είστε έτοιμοι.

   • Για να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο .odc, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα προέλευση και, στη συνέχεια, ακολουθήστε κάθε βήμα στη διαδικασία.

     Εμφανίζεται ο Οδηγός σύνδεσης δεδομένων.

3. Στη σελίδα Καλώς ορίσατε στον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων , κάντε κλικ στην επιλογή ODBC DSN.

4. Στη σελίδα Σύνδεση με προέλευση δεδομένων ODBC , επιλέξτε το DSN χρήστη που μόλις δημιουργήσατε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

5. Στη σελίδα Επιλογή βάσης δεδομένων και πίνακα , επιλέξτε το αρχείο κειμένου κάτω από τη στήλη Όνομα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

6. Στη σελίδα Αποθήκευση αρχείου σύνδεσης δεδομένων και τέλος , πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο .odc στο πλαίσιο Όνομα αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

   Για να αλλάξετε τη θέση του φακέλου, ο οποίος είναι ο φάκελος Οι προελεύσεις δεδομένων μου από προεπιλογή, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση.

7. Προαιρετικά, για να κάνετε το αρχείο σύνδεσης πιο ανιχνεύσιμο, μπορείτε να εισαγάγετε πρόσθετες πληροφορίες στα πλαίσια Περιγραφή, Φιλικό όνομα και Αναζήτηση λέξεων-κλειδιών .

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις διάφορες επιλογές στα διάφορα παράθυρα διαλόγου, κάντε κλικ στην επιλογή Βοήθεια.

Χρήση αρχείου Schema.ini για τον καθορισμό διαφορετικού διαχωριστικού λίστας ή μορφής αρχείου κειμένου

Ένα αρχείο Schema.ini είναι ένα αρχείο κειμένου που περιέχει καταχωρήσεις που παρακάμπτουν τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του προγράμματος οδήγησης κειμένου στο μητρώο των Windows. Γενικά, για να χρησιμοποιήσετε ένα αρχείο Schema.ini, πρέπει να κάνετε τα εξής:

• Αποθηκεύστε το αρχείο Schema.ini στον ίδιο φάκελο με το αρχείο κειμένου που εισάγετε.

• Ονομάστε το αρχείο Schema.ini.

• Στην πρώτη γραμμή του αρχείου Schema.ini, πληκτρολογήστε το όνομα του αρχείου κειμένου με το οποίο συνδέεστε, μέσα σε αγκύλες.

• Προσθέστε πρόσθετες πληροφορίες για να καθορίσετε τη διαφορετική μορφή αρχείου κειμένου.

Οι παρακάτω ενότητες εμφανίζουν συνηθισμένα παραδείγματα για τη χρήση του αρχείου Schema.ini.

Παράδειγμα: Καθορισμός κεφαλίδας στήλης

[Categories.txt] ColNameHeader=True

Παράδειγμα: Καθορισμός χαρακτήρα ελληνικό ερωτηματικό (;) ως οριοθέτη

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

Παράδειγμα: Καθορισμός χαρακτήρα tab ως οριοθέτη

[Products.txt] Format=TabDelimited

Παράδειγμα: Καθορισμός αρχείου σταθερού πλάτους

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

αρχή της ενότητας

Ορισμός DSN χρήστη

1. Ανοίξτε Πίνακας Ελέγχου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία διαχείρισης > συστήματος και ασφάλειας > προελεύσεις δεδομένων ODBC (32 bit) ή Προελεύσεις δεδομένων ODBC (64 bit).

2. Στο παράθυρο διαλόγου Διαχειριστής βάσης δεδομένων ODBC , επιλέξτε την καρτέλα DSN χρήστη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

3. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέας προέλευσης δεδομένων, επιλέξτε SQL Server και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέας προέλευσης δεδομένων για SQL Server.

4. Πληκτρολογήστε ένα όνομα προέλευσης δεδομένων στο πλαίσιο Όνομα .

5. Προαιρετικά, πληκτρολογήστε μια περιγραφή της προέλευσης δεδομένων στο πλαίσιο Περιγραφή .

6. Πληκτρολογήστε το όνομα του διακομιστή βάσης δεδομένων στο πλαίσιο Διακομιστής .

   Εάν η βάση δεδομένων βρίσκεται στον υπολογιστή σας, πληκτρολογήστε (τοπική).

7. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

8. Στην περιοχή Πώς θα πρέπει SQL Server επαληθεύσετε την αυθεντικότητα του αναγνωριστικού σύνδεσης;, κάντε ένα από τα εξής:

   • Για να χρησιμοποιήσετε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης των Windows, κάντε κλικ στην επιλογή Με έλεγχο ταυτότητας των Windows NT με χρήση του αναγνωριστικού σύνδεσης δικτύου.

   • Για να χρησιμοποιήσετε ένα όνομα χρήστη και έναν κωδικό πρόσβασης βάσης δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Με SQL Server έλεγχο ταυτότητας χρησιμοποιώντας το αναγνωριστικό σύνδεσης και τον κωδικό πρόσβασης που καταχωρήσατε από το χρήστη και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το αναγνωριστικό σύνδεσης και τον κωδικό πρόσβασης της βάσης δεδομένων στα κατάλληλα πλαίσια.

9. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο δύο φορές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

10. Για να βεβαιωθείτε ότι εισαγάγατε τις σωστές πληροφορίες, κάντε κλικ στην επιλογή Δοκιμή προέλευσης δεδομένων.

11. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν λάβετε ένα μήνυμα σφάλματος, ελέγξτε ξανά τις τιμές που εισαγάγατε στα προηγούμενα βήματα.

    • Εάν λάβετε το μήνυμα "ΟΙ ΔΟΚΙΜΕΣ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΑΝ ΜΕ ΕΠΙΤΥΧΊΑ!", κάντε κλικ στο κουμπί OK.

12. Κάντε κλικ δύο φορές στο κουμπί OK.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις διάφορες επιλογές στα διάφορα παράθυρα διαλόγου, κάντε κλικ στην επιλογή Βοήθεια.

Εισαγωγή δεδομένων από μια βάση δεδομένων SQL Server

1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας , στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας , κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή παραληπτών > Χρήση υπάρχουσας λίστας.

   

2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή προέλευσης δεδομένων, κάντε ένα από τα εξής:

   • Για να χρησιμοποιήσετε ένα υπάρχον αρχείο .odc, κάντε διπλό κλικ στο αρχείο .odc. Τα δεδομένα εισάγονται και είστε έτοιμοι.

   • Για να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο .odc, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα προέλευση και, στη συνέχεια, ακολουθήστε κάθε βήμα στη διαδικασία.

     Εμφανίζεται ο Οδηγός σύνδεσης δεδομένων.

3. Στη σελίδα Καλώς ορίσατε στον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων , κάντε κλικ στην επιλογή ODBC DSN.

4. Στη σελίδα Σύνδεση με προέλευση δεδομένων ODBC , επιλέξτε το όνομα της προέλευσης δεδομένων που ορίσατε στην προηγούμενη ενότητα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

5. Στη σελίδα Επιλογή βάσης δεδομένων και πίνακα , επιλέξτε τη βάση δεδομένων στο πλαίσιο Βάση δεδομένων , επιλέξτε τον πίνακα, την προβολή ή τη συνάρτηση κάτω από τη στήλη Όνομα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

6. Στη σελίδα Αποθήκευση αρχείου σύνδεσης δεδομένων και τέλος , πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο .odc στο πλαίσιο Όνομα αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

   Για να αλλάξετε τη θέση του φακέλου, ο οποίος είναι ο φάκελος Οι προελεύσεις δεδομένων μου από προεπιλογή, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση.

7. Προαιρετικά, για να κάνετε το αρχείο σύνδεσης πιο ανιχνεύσιμο, μπορείτε να εισαγάγετε πρόσθετες πληροφορίες στα πλαίσια Περιγραφή, Φιλικό όνομα και Αναζήτηση λέξεων-κλειδιών .

αρχή της ενότητας

Αρχή της σελίδας