Χρήση των ομάδων του Office 365 αντί για γραμματοκιβώτια τοποθεσίας

Διαχείριση καταλόγων

Η διατήρηση του καταλόγου σας υπό έλεγχο αποτελεί μέλημα κάθε διαχειριστή. Ακολουθούν ορισμένα από τα εργαλεία που προσφέρουν οι ομάδες του Office 365 για να διευκολύνουν τη διευκόλυνση:

• Πολιτικές ονομασίας-οι πολιτικές ονομασίας σας επιτρέπουν να καθορίζετε τι είναι και τι όχι αποδεκτά ονόματα για τις ομάδες σας. Αυτό αποτρέπει τους χρήστες από το να δίνουν προσβλητικά ή απαγορευμένα ονόματα σε ομάδες. Επιπλέον, μπορείτε να επιβάλετε τα τυπικά προθήματα της εταιρείας ή τα επιθήματα στα ονόματα των ομάδων.

• Δυναμική ιδιότητα μέλους-η δυναμική ιδιότητα μέλους σάς επιτρέπει να ορίζετε την ιδιότητα μέλους ομάδας κατά κανόνα, η οποία προσθέτει (ή καταργεί) τα μέλη της ομάδας με βάση μετα-δεδομένα (όπως το τμήμα ή ο ρόλος) στην υπηρεσία καταλόγου Active Directory.

• Κρυφή συμμετοχή σε ομάδα-εάν έχετε κάποιο λόγο να θέλετε η λίστα μελών της ομάδας σας να είναι εμπιστευτική, για παράδειγμα εάν τα μέλη είναι σπουδαστές, μπορείτε να αποκρύψετε τη λίστα μελών από τα εξωτερικά μέρη.

• Δικαιώματα δημιουργίας-ενδέχεται να υπάρχουν ορισμένα άτομα στον οργανισμό σας που δεν θέλετε να έχουν τη δυνατότητα να δημιουργούν νέες ομάδες. Υπάρχουν διάφορες τεχνικές για τη διαχείριση δικαιωμάτων δημιουργίας στον κατάλογό σας.

• Αρχεία καταγραφής ελέγχου-μπορείτε να έχετε περισσότερη εμπιστοσύνη επιτρέποντας στους χρήστες σας να δημιουργούν ομάδες και να διαχειρίζονται τα μέλη της ομάδας, επειδή τα αρχεία καταγραφής ελέγχου ομάδων του Office 365 σάς επιτρέπουν να παρακολουθείτε ποιοι δημιούργησαν ή έσβησαν μια συγκεκριμένη ομάδα ή έκαναν αλλαγές στη συμμετοχή της ομάδας.

Διαχείριση παράδοσης

Η διαχείριση παράδοσης σάς παρέχει ορισμένες μεθόδους για να χειριστείτε τον τρόπο με τον οποίο τα μηνύματα πρέπει να αποστέλλονται ή να λαμβάνονται από την ομάδα. Επιπλέον, υπάρχουν εργαλεία για την παρακολούθηση της ροής αυτών των μηνυμάτων.

• Αποστολή ως ή αποστολή εκ μέρους του-αυτές οι ρυθμίσεις επιτρέπουν στους καθορισμένους χρήστες να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σαν να προέρχονται από την ομάδα ή να είναι εκ μέρους της.

• Περιορισμοί αποστολέα-αυτές οι ρυθμίσεις σάς επιτρέπουν να ελέγχετε ποιος επιτρέπεται να στέλνει μηνύματα στην ομάδα. Η ομάδα μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπει την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εξωτερικούς συμμετέχοντες, αλλά μπορεί να θέλετε να το περιορίσετε σε συγκεκριμένα εξωτερικά μέρη.

• Υποστήριξη εξωτερικών χρηστών-προσκαλώντας τους επισκέπτες στην ομάδα σας, μπορείτε να επιλέξετε να συμπεριλαμβάνονται στις συνομιλίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ομάδα.

• Κανόνες μεταφοράς-οι κανόνες μεταφοράς λειτουργούν για τις ομάδες, όπως ακριβώς κάνουν για το Exchange. Οι κανόνες μπορούν να αναζητήσουν μηνύματα που ικανοποιούν συγκεκριμένες συνθήκες και μπορούν, στη συνέχεια, να ενεργήσουν σε αυτά τα μηνύματα.

• Τα αλληλογραφίας-αλληλογραφίας είναι πληροφοριακά μηνύματα που εμφανίζονται στους χρήστες κατά τη σύνταξη ενός μηνύματος. Μπορούν να συμβάλουν στη μείωση των NDR, προειδοποιώντας ένα χρήστη, εάν το μήνυμά του είναι πιθανό να μετακινήσει εκτός των μερών ή να υπερβεί τα όρια των μηνυμάτων.

• Πολλές διευθύνσεις διακομιστή μεσολάβησης-μια ομάδα μπορεί να έχει ψευδώνυμα ακριβώς όπως ένα γραμματοκιβώτιο χρήστη. Οι πρόσθετες διευθύνσεις διακομιστή μεσολάβησης μπορεί να είναι χρήσιμες για την αποδοχή μηνυμάτων που αποστέλλονται σε αυτά τα άλλα ψευδώνυμα ή για να διευκολύνετε την πρόσβαση σε μια ομάδα που έχει ένα μεγάλο ή δύσκολο όνομα για την ορθογραφία.

• Μέγιστο μέγεθος αποστολής/παραλαβής-αυτά τα όρια μπορούν να σας βοηθήσουν να μειώσετε τα προβλήματα με την ομάδα να λαμβάνει (ή να στέλνει) εξαιρετικά μεγάλα μηνύματα, προκειμένου να διαχειρίζεται καλύτερα τις απαιτήσεις χώρου αποθήκευσης και εύρους ζώνης.

Πολιτικές περιεχομένου

Το Office 365 παρέχει επίσης ορισμένα εργαλεία για τη διαχείριση του είδους του περιεχομένου που γίνεται κοινόχρηστο στην ομάδα σας.

Οδηγίες χρήσης -θα έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε οδηγίες χρήσης για τις ομάδες του Office 365 — για να εκπαιδεύσετε τους χρήστες σας σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές που συμβάλλουν στη διατήρηση της αποτελεσματικότητας των ομάδων τους και την εκπαίδευσή τους σε εσωτερικές πολιτικές περιεχομένου.

Ταξινόμηση δεδομένων -θα μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσαρμόσιμο σύστημα ταξινόμησης δεδομένων για τις ομάδες του Office 365 που επιτρέπει το διαχωρισμό των ομάδων ανά τύπο πολιτικής (π.χ. "μη ταξινομημένα", "εταιρικό απόρρητο" ή "άκρως απόρρητο"). Με αυτόν τον τρόπο, οι ομάδες σας μπορούν να εμφανίζουν τις πολιτικές του άλλου περιεχομένου στην εταιρεία σας. Η επεκτάσιμη πολιτική επιτρέπει στον οργανισμό σας να ρυθμίσει τις παραμέτρους ενός τελικού σημείου που ονομάζεται κάθε φορά που δημιουργείται ή τροποποιείται μια ομάδα — και μπορείτε, στη συνέχεια, να υλοποιήσετε τις δικές σας πολιτικές για τη δημιουργία ή την αλλαγή ομάδας.

Γιατί κάνουμε αυτή την αλλαγή;

Τα γραμματοκιβώτια τοποθεσίας ενθάρρυναν μια παθητική μορφή συνεργασίας. Με τη συνεργασία να γίνεται πιο κρίσιμη για τις σύγχρονες ομάδες, οι πελάτες μας ζητούν όλο και περισσότερες λύσεις που παρέχουν μια πιο ενεργή εμπειρία συνεργασίας. Επομένως, αποφασίσαμε να αποσυρθούμε από τα γραμματοκιβώτια τοποθεσίας και να προωθήσουμε τη χρήση των ομάδων.