Χρήση των επαφών του Outlook ως προέλευση δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας

Η λίστα επαφών Outlook μπορεί να είναι η προέλευση των εξατομικευμένων πληροφοριών σε μια δέσμη εγγράφων του Word, μέσω της δυνατότητας συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word.

1. Στο Outlook, μεταβείτε στις "επαφές" και επιλέξτε τα ονόματα που θέλετε να συμπεριλάβετε. Εναλλακτικά, εάν θέλετε να συμπεριλάβετε ολόκληρο το βιβλίο διευθύνσεων, παραλείψτε αυτό το βήμα.

2. Μεταβείτε στην κεντρική> Συγχώνευση αλληλογραφίας.

   

3. Ορίστε τις επιλογές που θέλετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

   

   Σημείωση: Εάν έχετε επιλέξει ένα πλαίσιο επαφών το οποίο θα θέλετε να χρησιμοποιήσετε ξανά χωρίς να το επιλέξετε κάθε φορά, επιλέξτε μόνιμο αρχείο και δώστε ένα όνομα στη λίστα.

4. Στο Word, στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας , εισαγάγετε πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας που αποσύρουν πληροφορίες από τη Outlook λίστα επαφών στο έγγραφό σας.

   Συμβουλή: Το μπλοκ διεύθυνσης πεδίου συγχώνευσης είναι ιδανικό για φακέλους και ετικέτες. Η γραμμές χαιρετισμού λειτουργεί άψογα για την εξατομίκευση γραμμάτων και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

5. Προσθέστε το κείμενο που θέλετε σε κάθε ένα από τα έγγραφα, τους φακέλους, τις ετικέτες ή τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, εάν στέλνετε μια φόρμα επιστολής, αυτό είναι το σημείο όπου μπορείτε να γράψετε το σώμα της επιστολής.

6. Επιλέξτε Προεπισκόπηση αποτελεσμάτωνκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο ή προηγούμενο για να δείτε κάθε εξατομικευμένο έγγραφο, φάκελο, ετικέτα ή μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

7. Για να ολοκληρώσετε τη συγχώνευση, στην ομάδα Λήξη , επιλέξτε Τέλος & συγχώνευσηςκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε Εκτύπωση εγγράφων ή Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.