Η διαχείριση έργων σπάνια είναι εύκολη. Ωστόσο, αυτός ο οδηγός σάς βοηθά να κατανοήσετε τη διαχείριση έργου ενώ χρησιμοποιείτε Project. Κάθε σύνδεση παρακάτω οδηγεί σε μια σελίδα που εξερευνά τη συγκεκριμένη πτυχή της διαχείρισης έργου με άρθρα και σύντομα προγράμματα εκμάθησης.
Προετοιμασία ενός σχεδίου έργου
Όσο πιο περίπλοκο γίνεται ένα έργο, τόσο περισσότερο σχεδιασμό χρειάζεται να κάνετε προτού αρχίσετε να χρησιμοποιείτε Project. Κατά τη διάρκεια της φάσης προετοιμασίας ενός έργου, χρησιμοποιήστε εφαρμογές, όπως το Word, το Excel και το SharePoint για να σας βοηθήσουν στη μελέτη σας.
|
Στόχος έργου |
ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ |
|
Συχνά, τα έργα αποτυγχάνουν χωρίς επαρκή αρχική μελέτη στη διάρκεια μιας φάσης προετοιμασίας. Σε αυτό το σημείο, σκεφτείτε ποιοι είναι οι ενδιαφερόμενοι και οι χορηγοί σας, ενώ σχεδιάζετε δηλώσεις καταστατικού, αρχικές προδιαγραφές και ίσως τον προϋπολογισμό. Για μικρότερα έργα, μπορείτε να κάνετε μεγάλο μέρος αυτής της εργασίας στο Microsoft Project. Για μεγαλύτερα έργα, χρησιμοποιήστε το Word, το Excel, το SharePoint ή ακόμα και το τηλέφωνό σας για να καταγράψετε τις σκέψεις σας. |
|
|
Η διατήρηση καναλιών επικοινωνίας με τους ενδιαφερόμενους δεν είναι πάντα εύκολη. Ωστόσο, είναι κρίσιμη για την επιτυχία ενός έργου. |
|
|
Για να σας βοηθήσει με το χρονοβόρο κομμάτι της επικοινωνίας, το Project έχει πολυάριθμες αναφορές που απέχουν μόνο ένα κλικ. Καταγράψτε αρχικά σχέδια, σημαντικά ορόσημα έργου, απαιτήσεις προϋπολογισμού, ανάγκες προσωπικού και ούτω καθεξής. |
Δημιουργία χρονοδιαγράμματος έργου
Η δημιουργία χρονοδιαγράμματος έργου μπορεί να διαρκέσει αρκετά. Η δημιουργία έργου μπορεί να γίνει πιο ομαλά εάν χωρίσετε τα παρακάτω βήματα σε τέσσερις κατηγορίες:
-
Προσθήκη εργασιών
-
Οργάνωση
-
Προσθήκη ατόμων
-
Επικοινωνία με την ομάδα σας
|
Στόχος έργου |
ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ |
|
Μόλις ολοκληρώσετε την αρχική μελέτη σας, είναι καιρός να ξεκινήσετε το Project και να δημιουργήσετε ένα νέο χρονοδιάγραμμα. Μπορείτε να ξεκινήσετε με ένα κενό έργο ή να χρησιμοποιήσετε τα πρότυπα που έχουν δημιουργήσει άλλοι διαχειριστές έργων—ορισμένα από ειδικούς στη διαχείριση έργων ή σε μια εταιρεία παρόμοια με τη δική σας. |
|
|
Οι εργασίες είναι οι δραστηριότητες που εκτελείτε σε ένα έργο. Μάθετε πώς να προσθέσετε εργασίες, να αλλάξετε τις ιδιότητές τους και να εκτιμήσετε τη διάρκειά τους. |
|
|
Κατά την πρώτη προσθήκη εργασιών, ενδέχεται να μην βρίσκονται στην ιδανική σειρά για διαχείριση. Μάθετε πώς μπορείτε να τις οργανώσετε χρησιμοποιώντας εργασίες σύνοψης και δευτερεύουσες εργασίες και συνδέοντας τις. |
|
|
Μετά την προσθήκη εργασιών στο έργο σας, σκεφτείτε τα άτομα με τα οποία θέλετε να εργαστείτε σε αυτά. Μην ξεχνάτε ότι η προσθήκη ατόμων και η ανάθεσή τους σε εργασίες είναι διαφορετικές δραστηριότητες στο Project. |
|
|
Κοινή χρήση πόρων με τους χώρους συγκέντρωσης πόρων και τα κύρια έργα |
Για τη διαχείριση ατόμων σε πολλά έργα, τοποθετήστε όλα τα άτομα στα έργα σας σε ένα αρχείο έργου. Αυτό το αρχείο λειτουργεί ως χώρος συγκέντρωσης πόρων. Από το αρχείο χώρου συγκέντρωσης πόρων, μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση πόρων σε πολλά έργα (χωρίς τον Project Server). |
|
Ο χειρισμός του κόστους του έργου μπορεί να δυσκολεύει οποιονδήποτε διαχειριστή έργου. Με το Project, ενδεχομένως να ανακαλύψετε ότι αυτή η εργασία δεν είναι καθόλου δύσκολη. Μάθετε συμβουλές για να παραμείνετε εντός του προϋπολογισμού. |
Διαχείριση του έργου σας
Η εργασία σας δεν σταματά μετά τη δημιουργία ενός χρονοδιαγράμματος. Η διαχείριση του έργου σας χρειάζεται περισσότερο χρόνο από τη δημιουργία του. Για παράδειγμα, οι εργασίες αλλάζουν, προστίθενται άτομα, η ημερομηνία λήξης πρέπει να τροποποιηθεί και ούτω καθεξής. Με το Project, έχετε όλα τα εργαλεία για να παρακολουθείτε την πρόοδο και να κάνετε αλλαγές για να εξασφαλίσετε ένα επιτυχημένο αποτέλεσμα.
|
ΣΤΟΧΟΣ |
ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ |
|
Για να περιορίσετε την πολυπλοκότητα του χρονοδιαγράμματός σας, βρείτε τη σωστή προβολή. Το γράφημα Gantt σάς δείχνει πώς εξελίσσεται το έργο σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια προβολή ημερολογίου, διάγραμμα δικτύου ή λωρίδα χρόνου για να δείτε διαφορετικά επίπεδα λεπτομέρειας. |
|
|
Αφού δημιουργήσετε το αρχικό χρονοδιάγραμμα, είναι ώρα να αρχίσετε να βλέπετε πώς πηγαίνουν τα πράγματα. Η δημιουργία μιας γραμμής βάσης και η χρήση των σωστών προβολών θα σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε την πρόοδο του έργου σας. |
|
|
Η παρακολούθηση της προόδου μπορεί να φαίνεται περίπλοκη, αλλά δείτε εδώ έναν γρήγορο τρόπο για να εμφανίσετε το ποσοστό ολοκλήρωσης χρησιμοποιώντας τη γραμμή προόδου σε ένα γράφημα Gantt. |
|
|
Για να έχετε τις καλύτερες επιδόσεις και αποτελέσματα από πόροι, πρέπει να διαχειριστείτε τους φόρτους εργασίας των πόρων για να αποφύγετε υπερ-αναθέσεις και υπο-εκχωρήσεις. |
|
|
Ο χειρότερος εφιάλτης ενός διαχειριστή έργου είναι οι αποκλίσεις της ημερομηνίας λήξης μετά την πραγματοποίηση αλλαγών στο χρονοδιάγραμμα. Μάθετε στρατηγικές για να αναλάβετε τον έλεγχο της ημερομηνίας λήξης του έργου. |
|
|
Η επικοινωνία είναι συχνά δύσκολη, ιδιαίτερα όταν αναφέρετε άσχημα νέα. Για να σας βοηθήσει να επικοινωνήσετε με τους ενδιαφερόμενους και τα εκτελεστικά στελέχη, το Project διαθέτει ελκυστικές, επαγγελματικές αναφορές που μπορείτε να δημιουργήσετε και να στείλετε σε μερικά απλά βήματα. |
|
|
Θα ξεπεράσεις τον προϋπολογισμό; Χρειάζεται να προσαρμόσετε το κόστος; Μάθετε πώς μπορείτε να επιλύσετε προβλήματα κόστους στο χρονοδιαγραμμά σας. |
|
|
Η εκτελεσθείσα αξία είναι μια προηγμένη μέθοδος παρακολούθησης. Αλλά δεν είναι μόνο για τους ειδικούς. Μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε και εσείς, για να παρακολουθείτε το έργο σας. |
|
|
Κίνδυνοι υπάρχουν παντού στο έργο σας. Προσδιορίστε τα προβληματικά σημεία νωρίς και ανταποκριθείτε σε αυτά πριν να σας προκαλέσουν μεγάλα προβλήματα. |
|
|
Το Project παρέχει εργαλεία που σας βοηθούν να διαχειρίζεστε εξαρτήσεις μεταξύ έργων, ακόμη και εργασίες σε ένα έργο που εξαρτώνται από την ολοκλήρωση ενός άλλου έργου. |
