Σχεδίαση φόρμας που αποκρίνεται σε μια κατάσταση ροής εργασίας

Σε αυτό το άρθρο

• Εισαγωγή στη χρήση ροής εργασιών με φόρμες InfoPath

• Ζητήματα συμβατότητας

• Πριν ξεκινήσετε

• Βήμα 1: Προσθήκη μιας ροής εργασίας έγκρισης σε μια βιβλιοθήκη

• Βήμα 2: Προσθήκη μιας σύνδεσης δεδομένων σε ένα πρότυπο φόρμας

• Βήμα 3: Προσθήκη κανόνα σε ένα πρότυπο φόρμας για να εμφανίσετε μια συγκεκριμένη προβολή

• Βήμα 4: Δημοσίευση προτύπου φόρμας ως τύπου περιεχομένου τοποθεσίας

• Βήμα 5: Προσθήκη ενός τύπου περιεχομένου σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων

Εισαγωγή στη χρήση ροής εργασιών με φόρμες του InfoPath

Οι ροές εργασίας βοηθούν συνεργασία σε έγγραφα και να διαχειριστείτε τις εργασίες έργου με την εφαρμογή συγκεκριμένων επιχειρηματικών διαδικασιών σε έγγραφα και στοιχεία σε μια τοποθεσία Microsoft Office SharePoint Server 2007 ή Windows SharePoint Services 3.0. Οι ροές εργασίας βοηθούν εταιρείες τήρηση συνεπή επιχειρηματικών διαδικασιών και βελτιώνουν επίσης την οργανωτική αποτελεσματικότητα και παραγωγικότητα με τη διαχείριση των εργασιών και βήματα που περιλαμβάνονται σε συγκεκριμένες εταιρικές διαδικασίες. Αυτό σας επιτρέπει να τα άτομα που εκτελούν αυτές τις εργασίες να συγκεντρώνει στην εκτέλεση της εργασίας αντί για τη διαχείριση της ροής εργασίας.

Μπορείτε να ενεργοποιήσετε μια φόρμα του InfoPath για να εμφανίσετε συγκεκριμένα δεδομένα που αντιστοιχεί στην τρέχουσα κατάσταση μιας ροής εργασίας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό με το σχεδιασμό ενός προτύπου φόρμας για να χρησιμοποιήσετε κανόνες που ξεκινήσει μια ενέργεια στη φόρμα με βάση την κατάσταση της ροής εργασίας. Αυτό μπορεί να βελτιστοποιήσετε τις διεργασίες που χρησιμοποιούν οι χρήστες να συμπληρώνουν φόρμες. Για παράδειγμα, μπορείτε να ενεργοποιήσετε μια φόρμα για την εμφάνιση μιας προβολής μόνο για ανάγνωση, όταν η κατάσταση για μια ροή εργασίας είναι ολοκλήρωσης και, επομένως, δεν πρέπει να αλλάξει τα δεδομένα στη φόρμα.

Ροές εργασίας πρέπει να προστεθεί σε λίστα του SharePoint, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου, ώστε να είναι διαθέσιμη για χρήση σε πρότυπα φόρμας του InfoPath. Των διαθέσιμων ροών εργασίας για μια τοποθεσία επίσης ποικίλλουν ανάλογα με τον τύπο της τοποθεσίας και εάν προσαρμοσμένες ροές εργασίας έχουν δημιουργηθεί με τη χρήση Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

Σε αυτό το άρθρο χρησιμοποιεί τη ροή εργασίας έγκρισης για την απεικόνιση πώς ροές εργασίας μπορούν να χρησιμοποιηθούν με πρότυπα φόρμας του InfoPath. Η ροή εργασίας έγκρισης δρομολογεί μια φόρμα του InfoPath που είναι αποθηκευμένο σε μια βιβλιοθήκη σε μια ομάδα ατόμων για έγκριση. Από προεπιλογή, η ροή εργασίας έγκρισης είναι συσχετισμένη με τον τύπο περιεχομένου εγγράφου και είναι αυτόματα διαθέσιμο σε βιβλιοθήκες εγγράφων ή φορμών.

Κάθε ροή εργασίας ορίζεται από διακριτές καταστάσεις με περιγραφικό ονομάτων, όπως Σε εξέλιξη. Τα ονόματα για καταστάσεις ποικίλλουν ανάλογα με τον τύπο της ροής εργασίας. Για παράδειγμα, μια ροή εργασίας έγκρισης — που είναι διαθέσιμη σε διακομιστές που εκτελούν Microsoft Office SharePoint Server 2007 — περιλαμβάνει μια κατάσταση Σε εξέλιξη, ακυρώθηκε και ολοκληρώθηκε. Τις καταστάσεις μιας ροής εργασίας τριών φάσεων — που είναι διαθέσιμη στο Windows SharePoint Services 3.0 — μπορεί να οριστεί από το άτομο που προσθέτει τη ροή εργασίας σε μια βιβλιοθήκη ή λίστα, ενώ το τυπική καταστάσεις, όπως την κατάσταση Σε εξέλιξη σημειωθεί προηγουμένως χρησιμοποιήσετε άλλων ροών εργασίας. Παρόλο που το περιγραφικό όνομα είναι ορατή στο χρήστη, παρουσιάζονται μέσω προγραμματισμού καταστάσεις ροής εργασίας με αριθμητικές τιμές. Για να σχεδιάσετε ένα πρότυπο φόρμας για να απαντήσετε σε μια κατάσταση συγκεκριμένες ροής εργασίας, πρέπει να γνωρίζετε την αριθμητική τιμή για την κατάσταση ροής εργασίας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Αυτό συμβαίνει επειδή το InfoPath χρησιμοποιεί την αριθμητική τιμή της ροής εργασίας για να ξεκινήσετε μια ενέργεια, όπως εναλλαγή των προβολών.

Όπως σημειώθηκε προηγούμενα, μπορείτε να ενεργοποιήσετε ένα πρότυπο φόρμας του InfoPath για να εμφανίσετε συγκεκριμένα δεδομένα που αντιστοιχεί στην τρέχουσα κατάσταση μιας ροής εργασίας. Παρόλο που αυτό το άρθρο περιγράφει πώς μπορείτε να ενεργοποιήσετε ένα πρότυπο φόρμας αναφοράς εξόδων για να εμφανίσετε αυτόματα μια συγκεκριμένη προβολή ανάλογα με την κατάστασή της ροής εργασίας, μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τη ροή εργασίας με την προσθήκη πρόσθετες ενέργειες. Για παράδειγμα, αντί για ενεργοποίηση φόρμες για να εμφανίσετε μια συγκεκριμένη προβολή, μπορείτε να ενεργοποιήσετε τους για να εμφανιστεί ένα μήνυμα παραθύρου διαλόγου που εμφανίζει οδηγίες. Και αντί για τη χρήση μιας ροής εργασίας έγκρισης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη ροή εργασίας τριών φάσεων.

Αρχή της σελίδας

Ζητήματα συμβατότητας

Εάν σκοπεύετε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο φόρμας που είναι συμβατό με το πρόγραμμα περιήγησης, έχετε υπόψη ότι η γραμμή ενεργειών εγγράφου, το οποίο είναι ορατό κατά τη συμπλήρωση φορμών σε έγγραφα του Microsoft Office, συμπεριλαμβανομένων των φορμών του InfoPath, δεν είναι ορατό σε πρότυπα φόρμας με συμβατότητα προγράμματος περιήγησης που συμπληρώνουν οι χρήστες σε ένα πρόγραμμα περιήγησης Web . Ωστόσο, εξακολουθείτε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φόρμες που βασίζονται σε πρόγραμμα περιήγησης με τις ροές εργασίας. Για να αλλάξετε την κατάσταση ροής εργασίας για αυτές τις φόρμες, οι συμμετέχοντες στη ροή εργασίας να χρησιμοποιήσετε τις ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων. Βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αλλαγή ρυθμίσεων ροής εργασίας με τη χρήση των τοποθεσιών του SharePoint στην ενότητα Δείτε επίσης.

Αρχή της σελίδας

Πριν ξεκινήσετε

Βεβαιωθείτε ότι τα ακόλουθα πριν από την εκτέλεση των εργασιών σε αυτό το άρθρο:

• Επικοινωνήστε με το διαχειριστή συστοιχίας για να επιβεβαιώσετε ότι οι ροές εργασίας έγκρισης έχει εγκατασταθεί και ενεργοποιηθεί για την τοποθεσία του SharePoint που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

• Βεβαιωθείτε ότι έχετε τουλάχιστον ένα σχέδιο επίπεδο δικαιωμάτων για την τοποθεσία του SharePoint. Αυτό το επίπεδο δικαιωμάτων είναι απαραίτητο για να δημοσιεύσετε ένα πρότυπο φόρμας και για να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας.

• Δημιουργήστε ένα πρότυπο φόρμας με δύο ή περισσότερες προβολές και προσαρμογή κάθε προβολή για να εμφανίσετε τον τύπο των δεδομένων που είναι κατάλληλη για κάθε κατάσταση ροής εργασίας. Για παράδειγμα, για την προβολή που θέλετε να εμφανίζεται όταν ολοκληρωθεί η ροή εργασίας, μπορείτε να ορίσετε τα στοιχεία ελέγχου σε αυτήν την προβολή μόνο για ανάγνωση.

• Δημιουργήστε μια βιβλιοθήκη εγγράφων ή φορμών και βεβαιωθείτε ότι η βιβλιοθήκη έχει ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπει πολλαπλούς τύπους περιεχομένου.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 1: Προσθήκη μιας ροής εργασίας έγκρισης σε μια βιβλιοθήκη

Αυτό το σενάριο εστιάζει σε ροής εργασίας έγκρισης, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν άλλο τύπο ροής εργασίας που θέλετε. Εάν χρησιμοποιείτε έναν άλλο τύπο ροής εργασίας, τις επιλογές για αυτήν τη ροή εργασίας μπορεί να διαφέρουν από εκείνους που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο.

1. Ανοίξτε τη βιβλιοθήκη στην οποία θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας.

2. Στο μενού Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στις ρυθμίσεις για τον τύπο της βιβλιοθήκης που θέλετε να ανοίξετε.

   Για παράδειγμα, σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.

3. Στην περιοχή Δικαιώματα και διαχείριση, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη ροής εργασίας.

5. Στη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας", στην ενότητα ροή εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή έγκριση.

6. Στην ενότητα Όνομα, πληκτρολογήστε ένα μοναδικό όνομα για τη ροή εργασίας.

   1. Στην ενότητα Λίστα εργασιών, καθορίστε μια λίστα εργασιών για χρήση με αυτήν τη ροή εργασίας.

      Σημειώσεις: 

      • Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα εργασίες ή μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο. Εάν χρησιμοποιείτε την προεπιλεγμένη λίστα εργασίες, θα μπορείτε να βρείτε και να προβάλουν εύκολα τις εργασίες ροής εργασίας χρησιμοποιώντας την προβολή " Οι εργασίες μου " της λίστας εργασιών συμμετέχοντες στη ροή εργασίας.

      • Εάν οι εργασίες αυτής της ροής εργασίας αποκαλύπτουν ευαίσθητα ή εμπιστευτικά δεδομένα που θέλετε να διατηρείτε ξεχωριστά από τη γενική λίστα " εργασίες ", θα πρέπει να μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα λίστα εργασιών.

      • Εάν η εταιρεία σας έχει πολλές ροές εργασίας ή εάν ροές εργασίας θα περιλαμβάνουν πολλές εργασίες, θα πρέπει να μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα λίστα εργασιών. Σε αυτήν την παρουσία, ενδέχεται να θέλετε να δημιουργήσετε λίστες εργασιών για κάθε ροή εργασίας.

7. Στην ενότητα Λίστα ιστορικού, καθορίστε μια λίστα ιστορικού για χρήση με αυτήν τη ροή εργασίας. Η λίστα ιστορικού εμφανίζει όλα τα συμβάντα που προκύπτουν στη διάρκεια κάθε παρουσίας της ροής εργασίας.

   Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα ιστορικό ή μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο. Εάν η εταιρεία σας θα έχετε πολλές ροές εργασίας, μπορείτε να δημιουργήσετε μια χωριστή λίστα ιστορικού για κάθε ροή εργασίας.

8. Για να επιτρέψετε τη ροή εργασίας να ξεκινά με μη αυτόματο τρόπο, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δυνατότητα αυτή η ροή εργασίας να ξεκινά με μη αυτόματο τρόπο από ένα χρήστη με έλεγχο ταυτότητας με δικαιώματα επεξεργασίας στοιχείων στην ενότητα Επιλογές εκκίνησης.

9. Για να απαιτείται επιπλέον δικαιώματα για να ξεκινήσετε τη ροή εργασίας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Απαιτούνται δικαιώματα διαχείρισης λιστών για να ξεκινήσετε τη ροή εργασίας.

10. Καθορίστε οποιεσδήποτε άλλες επιλογές που θέλετε, ακόμη και όταν θέλετε η ροή εργασίας για να ξεκινήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

11. Στη σελίδα Προσαρμογή ροής εργασίας, καθορίστε τις επιλογές που θέλετε, όπως τον τρόπο δρομολογούνται οι εργασίες, η προεπιλεγμένη ροή εργασίας ξεκινήσει τιμές, και τον τρόπο ολοκλήρωσης της ροής εργασίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Ενεργοποιήστε επιλογές σε οποιαδήποτε από τις ακόλουθες ενότητες. Δεν είναι απαραίτητο για να καθορίσετε επιλογές σε κάθε ενότητα:

    Εργασίες ροής εργασίας

    Για	Κάντε το εξής
    Ανάθεση εργασιών σε όλους τους συμμετέχοντες ταυτόχρονα (παράλληλα ροή εργασίας)	Επιλέξτε Όλοι οι συμμετέχοντες ταυτόχρονα (παράλληλα).
    Εκχώρηση εργασιών σε ένα συμμετέχοντα κάθε φορά, που απαιτεί ένα συμμετοχή ολοκλήρωση μιας εργασίας πριν από την επόμενη συμμετέχων λαμβάνει μια εργασία (σειριακή ροή εργασίας)	Επιλέξτε ένα συμμετέχοντα κάθε φορά (σειρά).
    Δυνατότητα στους συμμετέχοντες στη ροή εργασίας να αντιστοιχίσετε εκ νέου τις εργασίες τους σε άλλα άτομα	Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου εκ νέου ανάθεση της εργασίας σε ένα άλλο άτομο.
    Να επιτρέπεται σε συμμετέχοντες στη ροή εργασίας για να ζητήσετε μια αλλαγή στο έγγραφο ή στοιχείο. Η αλλαγή πρέπει να εγκριθούν πριν η εργασία έχει ολοκληρωθεί.	Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου αίτηση αλλαγής πριν από την ολοκλήρωση της εργασίας.

    Προεπιλεγμένες τιμές έναρξης ροής εργασίας

    Για	Κάντε το εξής
    Καθορισμός μιας προεπιλεγμένης λίστας συμμετεχόντων για όλες τις εμφανίσεις αυτής της ροής εργασίας	Πληκτρολογήστε τα ονόματα των συμμετεχόντων που θέλετε να συμπεριλάβετε όταν η ροή εργασίας ξεκινά ή κάντε κλικ στην επιλογή οι υπεύθυνοι έγκρισης και, στη συνέχεια, επιλέξτε άτομα και ομάδες από την υπηρεσία καταλόγου. Σημειώσεις:  Διαχωρίστε τα ονόματα με ερωτηματικά. Εάν ρυθμίσετε αυτή η ροή εργασίας ως σειριακή ροή εργασίας, προσθέστε τα ονόματα των συμμετεχόντων ροής εργασίας με τη σειρά με την οποία θέλετε να ανατεθούν οι εργασίες.
    Εκχωρείται μία εργασία σε ομάδες, αντί για ανάθεση εργασιών μεμονωμένα για κάθε μέλος της ομάδας	Επιλέξτε το εκχωρείται μία εργασία σε κάθε ομάδα που εισάγεται (δεν αναπτύσσονται οι ομάδες) του πλαισίου ελέγχου.
    Επιτρέψτε στους χρήστες που ξεκινούν τη ροή εργασίας για να αλλάξετε ή να προσθέσετε συμμετέχοντες	Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου να επιτρέπονται αλλαγές στη λίστα συμμετεχόντων κατά την εκκίνηση αυτής της ροής εργασίας.
    Καθορισμός προεπιλεγμένου μηνύματος που εμφανίζεται με κάθε εργασία	Πληκτρολογήστε ένα μήνυμα ή οδηγίες στο πλαίσιο κειμένου.
    Καθορίστε μια ημερομηνία παράδοσης για παράλληλες ροές εργασίας	Εισαγάγετε μια ημερομηνία στην περιοχή εργασίες πρέπει να παραδοθούν έως (παράλληλα).
    Καθορίστε το χρονικό διάστημα οι συμμετέχοντες σειριακή ροή εργασίας πρέπει να ολοκληρώσετε τις εργασίες ροής εργασίας	Στην περιοχή δοθεί σε κάθε άτομο το παρακάτω χρονικό διάστημα για να ολοκληρώσετε την εργασία τους (σειρά), πληκτρολογήστε έναν αριθμό και, στη συνέχεια, επιλέξτε ημέρες ή εβδομάδες ως το απαιτούμενο χρονικό διάστημα.
    Καθορίστε μια λίστα των ατόμων που πρέπει να λαμβάνουν ειδοποιήσεις (όχι αναθέσεις εργασίας) κατά την εκκίνηση της ροής εργασίας	Στην περιοχή Ειδοποίηση υπολοίπων, πληκτρολογήστε τα ονόματα των ατόμων που θέλετε να ειδοποιείστε, ή κάντε κλικ στην επιλογή "Κοιν." και επιλέξτε άτομα και ομάδες από την υπηρεσία καταλόγου. Σημείωση: Διαχωρίστε τα ονόματα με ερωτηματικά.

    Ολοκλήρωση της ροής εργασίας

    Για	Κάντε το εξής
    Καθορισμός της ολοκλήρωσης μια παράλληλη ροή εργασίας όταν ένα συγκεκριμένο πλήθος των συμμετεχόντων, ολοκληρώστε τις εργασίες τους	Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου παρακάτω αριθμός εργασίες ολοκληρωθούν και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε έναν αριθμό.
    Καθορισμός της ολοκλήρωσης μιας ροής εργασίας όταν το έγγραφο ή το στοιχείο έχει απορριφθεί	Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Απόρριψη εγγράφου.
    Καθορισμός της ολοκλήρωσης μιας ροής εργασίας όταν αλλάζει το έγγραφο ή στοιχείο	Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου έγγραφο έχει αλλάξει.

    Δραστηριότητες ροής εργασίας μετά την ολοκλήρωση

    Για

    Κάντε το εξής

    Ενημέρωση της κατάστασης έγκρισης για ένα έγγραφο ή στοιχείο μετά την ολοκλήρωση της ροής εργασίας

    Επιλέξτε το Ενημέρωση της κατάστασης έγκρισης (χρήση αυτής της ροής εργασίας για τον έλεγχο της έγκρισης περιεχομένου) του πλαισίου ελέγχου. Σημειώσεις:  Εάν χρησιμοποιείτε τη ροή εργασίας έγκρισης για τη διαχείριση έγκρισης περιεχομένου για μια βιβλιοθήκη και έχετε επιλέξει το πλαίσιο ελέγχου Έναρξη αυτής της ροής εργασίας για την έγκριση της δημοσίευσης μιας κύριας έκδοσης ενός στοιχείου στη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας", αυτό το πλαίσιο ελέγχου είναι επιλεγμένο από προεπιλογή. Εάν δεν επιλέξατε το πλαίσιο ελέγχου Έναρξη αυτής της ροής εργασίας για την έγκριση της δημοσίευσης μιας κύριας έκδοσης ενός στοιχείου στη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας" επειδή δεν θέλετε αυτή η ροή εργασίας να είναι η προεπιλεγμένη ροή εργασίας έγκρισης περιεχομένου για μια βιβλιοθήκη, μπορείτε να επιλέξετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου για να κάνετε Αυτή η ροή εργασίας μια ροή εργασίας έγκρισης περιεχομένου δευτερεύον που συγκεκριμένους χρήστες να ξεκινήσετε με μη αυτόματο τρόπο.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 2: Προσθήκη μιας σύνδεσης δεδομένων σε ένα πρότυπο φόρμας

Η παρακάτω διαδικασία εξηγεί τον τρόπο προσθήκης μιας δευτερεύουσας σύνδεσης δεδομένων που ζητά την κατάσταση ροής εργασίας της ροής εργασίας που έχετε προσθέσει στο βήμα 1. Αυτό δευτερεύουσας σύνδεσης δεδομένων παρέχει τα δεδομένα που επιτρέπει σε κανόνες στη φόρμα για την εναλλαγή προβολών σύμφωνα με την κατάσταση της ροής εργασίας.

1. Στο InfoPath, στο μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Συνδέσεις δεδομένων.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Συνδέσεις δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

3. Στον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία νέας σύνδεσης με, κάντε κλικ στην επιλογή λήψη δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

4. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στην επιλογή λίστα ή βιβλιοθήκη του SharePoint και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

5. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση URL της τοποθεσίας του SharePoint.

6. Στη λίστα Επιλέξτε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, κάντε κλικ στο όνομα της βιβλιοθήκης εγγράφων όπου έχετε προσθέσει τη ροή εργασίας έγκρισης στο βήμα 1 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

7. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, στη λίστα Επιλέξτε πεδία, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο όνομα του πεδίου που ταιριάζει με το όνομα της ροής εργασίας.

   Το όνομα του πεδίου μπορεί να αντιστοιχεί ακριβώς στο όνομα της ροής εργασίας. Εάν το όνομα του πεδίου αρχίζει με έναν ειδικό χαρακτήρα εκτός από το χαρακτήρα υπογράμμισης ή ένα γράμμα, το όνομα της ροής εργασίας θα προσαρμοστούν στη λίστα.

8. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη δεδομένων μόνο για την ενεργή φόρμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

9. Καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση αντιγράφου των δεδομένων στο πρότυπο φόρμας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

10. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, στο πλαίσιο, Πληκτρολογήστε ένα όνομα για αυτό το πλαίσιο σύνδεσης δεδομένων, πληκτρολογήστε ένα περιγραφικό όνομα για τη δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων. Αυτό το όνομα είναι αυτό που εμφανίζεται στη λίστα προέλευσης δεδομένων στο παράθυρο εργασιών προέλευση δεδομένων.

11. Για να εκτελέσετε το ερώτημα αυτόματα, κάθε φορά που ανοίγει τη φόρμα από το χρήστη, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη Ανάκτηση δεδομένων κατά το άνοιγμα φόρμας.

12. Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

13. Στο παράθυρο διαλόγου Συνδέσεις δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 3: Προσθήκη κανόνα σε ένα πρότυπο φόρμας για να εμφανίσετε μια συγκεκριμένη προβολή

Όταν σχεδιάζετε ένα πρότυπο φόρμας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κανόνες για αυτόματη εμφάνιση ενός παραθύρου διαλόγου, ορίστε την τιμή ενός πεδίου, ερωτήματος ή υποβολή δεδομένων φόρμας σε μια σύνδεση δεδομένων, εναλλαγή προβολών, ή άνοιγμα ή κλείσιμο μιας φόρμας σε απόκριση σε συγκεκριμένα συμβάντα και συνθήκες. Τα συμβάντα να συμπεριλάβετε μια αλλαγή σε ένα συγκεκριμένο πεδίο ή την ομάδα του προέλευση δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή ενός κουμπιού, την εισαγωγή μιας επαναλαμβανόμενη ενότητα ή γραμμής σε μια επαναλαμβανόμενος πίνακας, ή το άνοιγμα ή την υποβολή μιας φόρμας. Οι συνθήκες μπορούν να περιλαμβάνουν υπολογισμούς, εκφράσεις XPath και ρόλοι χρήστη. Οι συνθήκες μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν εάν η τιμή του πεδίου είναι κενό, είναι μέσα σε μια καθορισμένη περιοχή, ισούται με την τιμή από ένα άλλο πεδίο, ή αρχίζει με ή περιέχει συγκεκριμένους χαρακτήρες.

Σε αυτήν την περίπτωση, θα δημιουργήσετε έναν κανόνα για να κάνετε εναλλαγή προβολών με βάση την κατάσταση ροής εργασίας.

1. Στο μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στο κουμπί "Επιλογές φόρμας".

2. Στη λίστα κατηγορία, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα και αποθήκευση.

3. Στην περιοχή συμπεριφορά ανοίγματος, κάντε κλικ στην επιλογή " κανόνες ".

4. Στο παράθυρο διαλόγου κανόνες για το άνοιγμα φορμών, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

5. Στο πλαίσιο όνομα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον κανόνα.

   Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε Εναλλαγή προβολών.

6. Για να καθορίσετε μια συνθήκη, όταν πρέπει να εκτελέσετε τον κανόνα, κάντε κλικ στην επιλογή Ορισμός συνθήκης.

7. Στην περιοχή εφαρμογή του κανόνα, όταν αυτή η συνθήκη είναι αληθής, στο πρώτο πλαίσιο, κάντε κλικ στην Επιλογή πεδίου ή ομάδας.

8. Στη λίστα Προέλευσης δεδομένων, κάντε κλικ στο όνομα του δευτερεύοντος αρχείου προέλευσης δεδομένων που έχετε προσθέσει στο βήμα 2 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

9. Κάντε κλικ στο όνομα του πεδίου που αντιστοιχεί σε κατάσταση ροής εργασίας.

   Ίσως χρειαστεί να αναπτύξετε τους φακέλους στο παράθυρο μέχρι να εμφανιστεί το πεδίο που θέλετε.

10. Στο παράθυρο διαλόγου συνθήκη, στη δεύτερη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή είναι ίσο με.

11. Στην τρίτη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Πληκτρολογήστε έναν αριθμό και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε την τιμή που αντιστοιχεί σε κατάσταση ροής εργασίας.

    Για παράδειγμα, για μια προβολή που εμφανίζεται όταν η ροή εργασίας έχει ολοκληρωθεί, πληκτρολογήστε 5.

    Αριθμητικές τιμές για καταστάσεις ροής εργασίας της ροής εργασίας

    Κατάσταση	Αριθμητική τιμή
    Σε εξέλιξη	2
    Ολοκληρώθηκε	5
    Ακυρώθηκε	15
    Εγκεκριμένες	16
    Απορριφθείσες	17

    Σημειώσεις: 

    • Οι αριθμητικές τιμές για καταστάσεις σε άλλες ροές εργασίας ενδέχεται να διαφέρουν.

    • Η τιμή της κατάστασης ροής εργασίας στο InfoPath είναι μόνο για ανάγνωση. Αυτό σημαίνει ότι δεν μπορείτε να σχεδιάσετε ένα πρότυπο φόρμας, έτσι ώστε ένα χρήστης μπορεί να αλλάξει με μη αυτόματο τρόπο την κατάσταση της ροής εργασίας, πληκτρολογώντας μια τιμή σε ένα στοιχείο ελέγχου στην ίδια τη φόρμα.

12. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

13. Στο παράθυρο διαλόγου κανόνα, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ενέργειας.

14. Στην περιοχή ενέργεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εναλλαγή προβολών.

15. Στην περιοχή Προβολή, κάντε κλικ στο όνομα της προβολής που θέλετε να εμφανίζεται όταν η κατάσταση ροής εργασίας συμφωνεί με την κατάσταση για αυτήν την κατάσταση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Για παράδειγμα, εάν πληκτρολογήσατε στο βήμα 11 2 , κάντε κλικ στο όνομα της προβολής που θέλετε να εμφανίζεται όταν η κατάσταση ροής εργασίας είναι ίση με Σε εξέλιξη.

16. Στο παράθυρο διαλόγου κανόνα, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

17. Επαναλάβετε τα βήματα 4 έως 16 για να δημιουργήσετε επιπλέον κανόνες για την εναλλαγή προβολών κατάλληλο σε κάθε στάδιο στη ροή εργασίας.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 4: Δημοσίευση προτύπου φόρμας ως τύπου περιεχομένου τοποθεσίας

Όταν δημοσιεύετε ένα πρότυπο φόρμας, μπορείτε να το δημοσιεύσετε σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων ή να δημοσιεύσετε ως έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε πολλές βιβλιοθήκες εγγράφων σε μια συλλογή τοποθεσιών. Επειδή έχετε ήδη δημιουργήσει μια βιβλιοθήκη εγγράφων και στους οποίους έχουν ανατεθεί μια ροή εργασίας σε αυτό, πρέπει να δημοσιεύετε του προτύπου φόρμας ως τύπου περιεχομένου. Αργότερα, μπορείτε να συσχετίσετε του προτύπου φόρμας τύπου περιεχομένου τοποθεσίας στη βιβλιοθήκη που δημιουργήσατε.

Εκτός από τη δημοσίευση ενός προτύπου φόρμας ως τύπου περιεχομένου τοποθεσίας, μπορείτε να δημοσιεύσετε ένα πρότυπο φόρμας σε μια κοινόχρηστη θέση δικτύου ή να δημιουργήσετε μια νέα βιβλιοθήκη εγγράφων, κατά τη δημοσίευση προτύπου φόρμας σε μια τοποθεσία του SharePoint. Βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημοσίευση προτύπων φόρμας στην ενότητα Δείτε επίσης.

1. Στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, μεταβείτε στη θέση όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το πρότυπο φόρμας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

3. Για να ανοίξετε το παράθυρο εργασιών Έλεγχος σχεδίασης, κάντε κλικ στην επιλογή " Έλεγχος σχεδίασης " στο μενού Εργαλεία.

4. Εάν υπάρχουν σφάλματα, εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών Έλεγχος σχεδίασης, διορθώσετε αυτά τα σφάλματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ανανέωση για να προσδιορίσετε εάν τα σφάλματα υπάρχουν ακόμη.

5. Στο μενού αρχείο, κάντε κλικ στο κουμπί Δημοσίευση.

6. Στον Οδηγό δημοσίευσης, κάντε κλικ σε ένα διακομιστή του SharePoint με ή χωρίς υπηρεσίες InfoPath Forms Services και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

7. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, στο πλαίσιο Πληκτρολογήστε τη θέση της τοποθεσίας του SharePoint ή υπηρεσίες InfoPath Forms Services, πληκτρολογήστε τη θέση της τοποθεσίας του SharePoint όπου θέλετε να δημοσιεύσετε το πρότυπο φόρμας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

8. Για να επιτρέψετε στους χρήστες να συμπληρώνουν αυτήν τη φόρμα, χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα περιήγησης Web, στην επόμενη σελίδα του οδηγού, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση αυτής της φόρμας να συμπληρωθούν με ένα πρόγραμμα περιήγησης.

9. Κάντε κλικ στην επιλογή Τύπου περιεχομένου τοποθεσίας (για προχωρημένους) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

10. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία νέου τύπου περιεχομένου.

11. Στη λίστα Τύπος βάσης του περιεχομένου σε, κάντε κλικ στο κουμπί φόρμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

12. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, πληκτρολογήστε ένα όνομα και μια περιγραφή για τον νέο τύπο περιεχομένου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

13. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, στο πλαίσιο Καθορίστε μια θέση και το όνομα αρχείου για το πρότυπο φόρμας, πληκτρολογήστε τη θέση της τοποθεσίας του SharePoint και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση.

14. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση, μεταβείτε στη θέση του διακομιστή όπου θέλετε να δημοσιεύσετε το πρότυπο φόρμας ως τύπου περιεχομένου τοποθεσίας, και, στη συνέχεια, στο πλαίσιο όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε το όνομα του προτύπου φόρμας και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

15. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

16. Επιλέξτε τα πεδία στο πρότυπο φόρμας που θέλετε να εμφανίζονται ως στήλες στην προεπιλεγμένη προβολή της βιβλιοθήκης εγγράφων.

    Πώς γίνεται αυτό;

    1. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

    2. Επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να προσθέσετε ως στήλη στη βιβλιοθήκη εγγράφων και, στη συνέχεια, κάντε ένα από τα εξής:

       • Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη στήλη στο πλαίσιο όνομα στήλης.

       • Επιλέξτε τη στήλη στη λίστα ομάδα στηλών τοποθεσίας, επιλέξτε ένα όνομα στη λίστα όνομα στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

         Εάν έχετε επιλέξει ένα επαναλαμβανόμενο πεδίο για να εμφανίσετε δεδομένα στη βιβλιοθήκη εγγράφων, μπορείτε να ορίσετε τον τρόπο που θέλετε να εμφανίζεται το πεδίο στη βιβλιοθήκη εγγράφων, κάνοντας κλικ σε μια τιμή από τη λίστα συνάρτηση. Μπορείτε να επιλέξετε εάν θέλετε να εμφανίσετε την πρώτη τιμή στο πεδίο, η τελευταία τιμή στο πεδίο ή μια καταμέτρηση του όλες τις εμφανίσεις του πεδίου ή εάν θέλετε να συγχωνεύσετε όλες τις τιμές.

    3. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

17. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

18. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες που εμφανίζονται είναι σωστά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Δημοσίευση.

19. Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο και, στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι το πρότυπο φόρμας είναι τύπος περιεχομένου στην τοποθεσία του SharePoint.

    Πώς γίνεται αυτό;

    1. Ανοίξτε την τοποθεσία του SharePoint σε πρόγραμμα περιήγησης Web.

    2. Στο μενού " Ενέργειες τοποθεσίας " στην επάνω δεξιά γωνία της τοποθεσίας, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

    3. Στις Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στην ενότητα συλλογές, κάντε κλικ στην επιλογή τύποι περιεχομένου τοποθεσίας.

       Το πρότυπο φόρμας σας θα πρέπει να παρατίθενται στην περιοχή Τύποι περιεχομένου InfoPath στη Συλλογή τύπων περιεχομένου τοποθεσίας.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 5: Προσθήκη ενός τύπου περιεχομένου σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων

Τύποι περιεχομένου δίνουν τη δυνατότητα για εταιρείες για να οργανώσετε, να διαχειριστείτε και χειρισμού αποτελεσματικότερη περιεχομένου σε μια συλλογή τοποθεσιών. Ορίζοντας τύπους περιεχομένου για συγκεκριμένα είδη εγγράφων, μια εταιρεία να εξασφαλίσετε ότι κάθε μία από αυτές τις ομάδες περιεχομένου γίνεται πιο αποτελεσματικά. Μπορείτε να ρυθμίσετε μια λίστα ή βιβλιοθήκη να περιέχει στοιχεία του πολλούς τύπους στοιχείων ή τύπους εγγράφων, προσθέτοντας τύπους περιεχομένου στη λίστα ή βιβλιοθήκη.

Πριν ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι η βιβλιοθήκη έχει ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπει πολλαπλούς τύπους περιεχομένου.

Επιτρέπει πολλαπλούς τύπους περιεχομένου

1. Στο μενού Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.

2. Στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις για προχωρημένους.

3. Στην ενότητα Τύποι περιεχομένου, επιλέξτε Ναι για να επιτρέπει πολλαπλούς τύπους περιεχομένου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

1. Εάν η λίστα ή η βιβλιοθήκη δεν είναι ήδη ανοικτή, κάντε κλικ στο όνομά της από τη Γρήγορη εκκίνηση.

   Σημείωση: Εάν το όνομα της λίστας ή της βιβλιοθήκης δεν εμφανίζεται, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα της λίστας ή της βιβλιοθήκης.

2. Στο μενού Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.

3. Στην περιοχή Τύποι περιεχομένου, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη από υπάρχοντες τύπους περιεχομένου τοποθεσίας.

4. Στη λίστα επιλογή τύποι περιεχομένου τοποθεσίας από στην ενότητα Επιλογή τύποι περιεχομένου, επιλέξτε την ομάδα των τύπων περιεχομένου τοποθεσίας από την οποία θέλετε να επιλέξετε.

5. Στη λίστα Διαθέσιμα τύποι περιεχομένου τοποθεσίας, κάντε κλικ στον τύπο περιεχομένου που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη για να μετακινήσετε τον επιλεγμένο τύπο περιεχομένου στη λίστα τύπων περιεχομένου για να προσθέσετε.

6. Για να προσθέσετε επιπλέον τύποι περιεχομένου, επαναλάβετε τα βήματα 4 και 5 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Τώρα, όταν ένας χρήστης δημιουργεί μια νέα φόρμα σε αυτήν τη βιβλιοθήκη, η προβολή της φόρμας θα εμφανίσει σύμφωνα με την κατάσταση της ροής εργασίας.

Αρχή της σελίδας