Ρύθμιση παραμέτρων της Οργάνωσης περιεχομένου για δρομολόγηση εγγράφων

Τι μπορεί να κάνει η Οργάνωση περιεχομένου;

Η Οργάνωση περιεχομένου μπορεί να κάνει αυτόματα τις εξής εργασίες:

• Δρομολόγηση εγγράφων σε διαφορετικές βιβλιοθήκες ή φακέλους    Στην πράξη, η Οργάνωση περιεχομένου λειτουργεί ως φύλακας για τα έγγραφα. Κάθε φορά που αποστέλλεται ένα έγγραφο, η Οργάνωση περιεχομένου χρησιμοποιεί κανόνες τους οποίους έχετε δημιουργήσει εσείς για να προσδιορίσει τη θέση μετακίνησης του εγγράφου. Στη συνέχεια, δρομολογεί το έγγραφο στη σωστή βιβλιοθήκη ή φάκελο, που μπορεί να βρίσκεται σε διαφορετική συλλογή τοποθεσιών. Οι κανόνες μπορούν να βασίζονται σε συνδυασμό τύπων περιεχομένου και μετα-δεδομένων.

• Αποστολή όλων των εγγράφων σε μια βιβλιοθήκη απόθεσης    Μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της Οργάνωσης περιεχομένου, ώστε όλα τα έγγραφα που αποστέλλονται να τοποθετούνται σε μια βιβλιοθήκη απόθεσης όπου μπορούν να εισαχθούν μετα-δεδομένα και εκεί να ολοκληρωθεί η διαδικασία υποβολής.

• Διαχείριση μεγέθους φακέλου    Μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της Οργάνωσης περιεχομένου ώστε να παρακολουθείται ο αριθμός των στοιχείων στους φακέλους και να διασφαλίζεται ότι κανένας φάκελος δεν θα περιέχει περισσότερα από το καθορισμένο πλήθος στοιχείων. Από προεπιλογή, το όριο αυτό είναι 2500 στοιχεία και, όταν ο αριθμός των στοιχείων γίνει 2501, τότε η Οργάνωση περιεχομένου δημιουργεί αυτόματα έναν νέο φάκελο και τοποθετεί το επιπλέον έγγραφο σε αυτόν. Μπορείτε να καθορίσετε τον αριθμό των στοιχείων που θα επιτρέπει η Οργάνωση περιεχομένου σε έναν φάκελο.

• Διαχείριση διπλότυπων υποβολών    Όταν αποστέλλεται ένα έγγραφο που υπάρχει ήδη στη βιβλιοθήκη, μπορείτε να έχετε την Οργάνωση περιεχομένου είτε να χρησιμοποιεί εκδόσεις του SharePoint είτε να αλλάζει το όνομα του αρχείου προσθέτοντας μοναδικούς χαρακτήρες. Έτσι διασφαλίζεται ότι θα διατηρηθεί τόσο το υπάρχον έγγραφο όσο και το διπλότυπο.

• Διατήρηση αρχείων καταγραφής ελέγχου    Η Οργάνωση περιεχομένου μπορεί να διατηρεί αρχεία καταγραφής ελέγχου σχετικά με ένα έγγραφο που αποθηκεύεται μαζί με το έγγραφο μετά τη δρομολόγησή του.

Ενεργοποίηση της δυνατότητας Οργάνωσης περιεχομένου σε μια τοποθεσία

Πρέπει να έχετε τουλάχιστον δικαιώματα κατόχου τοποθεσίας και οι δυνατότητες δημοσίευσης πρέπει να είναι ενεργοποιημένες.

Για να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα Οργάνωσης περιεχομένου για μια τοποθεσία

1. Μεταβείτε στην τοποθεσία της οποίας τις παραμέτρους θέλετε να ρυθμίσετε.

2. Κάντε Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Ρυθμίσεις τοποθεσίας" από το αναπτυσσόμενο μενού.

   Για SharePoint, κάντε κλικ Ρυθμίσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Περιεχόμενο τοποθεσίας και,στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις τοποθεσίας".

3. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις", στην ομάδα "Ενέργειες τοποθεσίας", κάντε κλικ στην επιλογή "Διαχείριση δυνατοτήτων τοποθεσίας".

4. Δίπλα στο όνομα της δυνατότητας Οργάνωσης περιεχομένου, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση. Όταν η δυνατότητα ενεργοποιηθεί, η λέξη Ενεργή εμφανίζεται στη στήλη Κατάσταση.

   

Ρύθμιση παραμέτρων της Οργάνωσης περιεχομένου για δρομολόγηση εγγράφων

1. Μεταβείτε στην τοποθεσία για την οποία θέλετε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της Οργάνωσης περιεχομένου έτσι, ώστε να δρομολογεί αυτόματα έγγραφα σε καθορισμένες θέσεις.

2. Κάντε Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Ρυθμίσεις τοποθεσίας" από το αναπτυσσόμενο μενού.

   Για SharePoint, κάντε κλικ Ρυθμίσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Περιεχόμενο τοποθεσίας και,στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις τοποθεσίας".

3. Στην ομάδα Διαχείριση τοποθεσίας, επιλέξτε Ρυθμίσεις οργάνωσης περιεχομένου.

   Σημείωση: Η σύνδεση ρυθμίσεων "Οργάνωση περιεχομένου" εμφανίζεται μόνο εάν η δυνατότητα είναι ενεργοποιημένη για την τοποθεσία αυτή.

4. Στην ενότητα Ανακατεύθυνση χρηστών στη Βιβλιοθήκη απόθεσης, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για να επιβάλετε τη χρήση της Οργάνωσης περιεχομένου. Έτσι γίνεται αυτόματα ανακατεύθυνση των χρηστών στη βιβλιοθήκη απόθεσης, όταν επιχειρούν να αποστείλουν ένα έγγραφο.

5. Στην ενότητα Αποστολή σε άλλη τοποθεσία, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου εάν θέλετε να επιτρέψετε σε κανόνες τη δρομολόγηση εγγράφων σε διαφορετική τοποθεσία.

6. Στην ενότητα Διαμερισμός φακέλων, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Δημιουργία υποφακέλων, αφού μια θέση προορισμού αποκτήσει υπερβολικά πολλά στοιχεία για την αυτόματη δημιουργία υποφακέλων αφού μια θέση υπερβεί ένα συγκεκριμένο αριθμό στοιχείων.

   • Στο πλαίσιο Αριθμός στοιχείων σε έναν φάκελο, πληκτρολογήστε τον αριθμό των εγγράφων που μπορούν να αποθηκευτούν σε ένα φάκελο πριν δημιουργηθεί νέος.

   • Στο πλαίσιο Μορφή ονόματος φακέλου, καθορίστε τους κανόνες ονοματοθεσίας για τυχόν νέους φακέλους που δημιουργούνται.

7. Στην ενότητα Διπλότυπες υποβολές, επιλέξτε εάν θέλετε τα διπλότυπα στοιχεία να χρησιμοποιούν τη δυνατότητα διαχείρισης εκδόσεων ή εάν τα διπλότυπα στοιχεία θα πρέπει να έχουν πάντα στο όνομα αρχείου του στοιχείου προσαρτημένους μοναδικούς χαρακτήρες.

8. Στην ενότητα Διατήρηση περιβάλλοντος επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου, εάν θέλετε να αποθηκεύσετε αρχεία καταγραφής ελέγχου ή μετα-δεδομένα ως καταχώρηση ελέγχου στο στοιχείο ή το έγγραφο που έχει υποβληθεί.

9. Στην ενότητα "Διαχειριστές κανόνων", εισαγάγετε ονόματα χρηστών που είναι διαχειριστές κανόνων στον οργανισμό σας. Οι διαχειριστές κανόνων πρέπει να έχουν δικαιώματα διαχείρισης τοποθεσίας Web για να αποκτήσουν πρόσβαση στη σελίδα ρυθμίσεων κανόνων οργάνωσης περιεχομένου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία κανόνων οργάνωσης περιεχομένου για τη δρομολόγηση εγγράφων.

10. Επιλέξτε τα κατάλληλα πλαίσια ελέγχου ώστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να αποστέλλονται αυτόματα σε διαχειριστές κανόνων. Η Οργάνωση περιεχομένου μπορεί να στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν μια υποβολή δεν συμφωνεί με κάποιον κανόνα ή όταν κάποιο περιεχόμενο υποβάλλεται στην Οργάνωση περιεχομένου.

    Σημείωση: Οι παράμετροι του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να ρυθμιστούν από SharePoint διαχειριστή δικτύου για να είναι ενεργοποιημένα αυτά τα πλαίσια ελέγχου.

11. Στην ενότητα Σημεία υποβολής, καταχωρήστε πληροφορίες σχετικά με άλλες τοποθεσίες ή λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορούν να στέλνουν περιεχόμενο στην τρέχουσα τοποθεσία.

    Συμβουλή: Αυτή η ενότητα σας παρέχει τη διεύθυνση URL της υπηρεσίας Web για την υποβολή περιεχομένου στην τοποθεσία, σε περίπτωση που θέλετε να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας ή να προσαρμόσετε μια λύση για την υποβολή εγγράφων από ένα σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.