Οι προεπιλεγμένες επιλογές ηλεκτρονικής σύσκεψης είναι οι καλύτερες για μικρές κλήσεις διάσκεψης ή για περιόδους λειτουργίας κοινής χρήσης και συνεργασίας εντός του σπιτιού. Εάν προγραμματίζετε μια ηλεκτρονική σύσκεψη με άτομα εκτός της εταιρείας σας ή εάν η σύσκεψη είναι ασυνήθιστα μεγάλη, χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές ηλεκτρονικής σύσκεψης για να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τα εξής:
-
Ποιος θα πρέπει να περιμένει στο χώρος αναμονής πριν γίνει δεκτός στη σύσκεψη;
-
Ποιος θα πρέπει να έχει παρουσιαστής δικαιώματα κατά τη διάρκεια της σύσκεψης;
Τι θέλετε να κάνετε;
Ορισμός επιλογών πρόσβασης και παρουσιαστή
Για να ορίσετε επιλογές πρόσβασης και παρουσιαστή, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.
-
Δημιουργία πρόσκλησης σε ηλεκτρονική σύσκεψη στο Microsoft Outlook. Για λεπτομέρειες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία πρόσκλησης σε ηλεκτρονική σύσκεψη.
-
Στην πρόσκληση σε σύσκεψη, στην ομάδα Ηλεκτρονική σύσκεψη , κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές σύσκεψης.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ηλεκτρονικής σύσκεψης , επιλέξτε Προσαρμογή πρόσβασης και παρουσιαστών για αυτήν τη σύσκεψη .
-
Επιλέξτε επιλογές για την Access και τους παρουσιαστές ανάλογα με το μέγεθος και τον τύπο της σύσκεψης που προγραμματίζετε.
Οι επιλογές πρόσβασης ελέγχουν ποιοι συμμετέχοντες πρέπει να περιμένουν στο χώρος αναμονής πριν γίνουν δεκτοί από έναν παρουσιαστή. Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει αναλυτικά κάθε επιλογή:
Σημαντικό: Ακόμα και αν ο χώρος αναμονής της σύσκεψης είναι ενεργοποιημένος, οι συμμετέχοντες που καλούν στη σύσκεψη θα παρακάμπτουν αυτόματα τον χώρο αναμονής της σύσκεψης.
|
Επιλογή της Access |
Ποιος περιμένει στο χώρο αναμονής |
Πότε να επιλέξετε αυτήν τη ρύθμιση |
|
Μόνο ο διοργανωτής (κλειδωμένο) |
Όλοι |
Δεν θέλετε οι χρήστες να προβάλλουν τις σημειώσεις ακροατηρίου ή τις διαφάνειες του Microsoft PowerPoint πριν από τη σύσκεψη |
|
Άτομα που προσκαλώ από την εταιρεία μου |
Άτομα που δεν έχουν λογαριασμό στο δίκτυό σας και άτομα που δεν προσκλήθηκαν |
Συζητάτε κάτι ευαίσθητο ή εμπιστευτικό |
|
Άτομα από την εταιρεία μου |
Άτομα που δεν έχουν λογαριασμό στο δίκτυό σας |
Όλοι οι συμμετέχοντες έχουν ένα λογαριασμό στο δίκτυο του οργανισμού σας. |
|
Όλοι, συμπεριλαμβανομένων ατόμων εκτός της εταιρείας μου (κανένας περιορισμός) |
Κανένας |
Προσκαλείτε εξωτερικούς συμμετέχοντες |
Οι επιλογές παρουσιαστή ελέγχουν σε ποιους συμμετέχοντες παρέχονται αυτόματα παρουσιαστής δικαιώματα όταν προγραμματίζετε τη σύσκεψη. Στον παρακάτω πίνακα περιγράφεται αναλυτικά κάθε επιλογή.
|
Επιλογή παρουσιαστή |
Ποιος είναι παρουσιαστής |
Πότε να επιλέξετε αυτήν τη ρύθμιση |
|
Μόνο ο διοργανωτής |
Μόνο το άτομο που προγραμματίζει τις συσκέψεις. |
Παρουσιάσεις όπου οι συμμετέχοντες δεν χρειάζεται να αλληλεπιδρούν με το περιεχόμενο της σύσκεψης. Μπορείτε να καθορίσετε πρόσθετους παρουσιαστές στη διάρκεια της σύσκεψης. |
|
Άτομα από την εταιρεία μου |
Όλα τα άτομα που προσκαλείτε τα οποία έχουν λογαριασμό στο δίκτυό σας. |
Περίοδοι λειτουργίας ομαδικής εργασίας εντός της οικίας, όπου όλοι οι συμμετέχοντες μπορούν να κάνουν κοινή χρήση και να τροποποιούν το περιεχόμενο της σύσκεψης |
|
Όλοι, συμπεριλαμβανομένων ατόμων εκτός της εταιρείας μου (κανένας περιορισμός) |
Όλα τα άτομα που προσκαλείτε. |
Περίοδοι λειτουργίας ομαδικής εργασίας με άτομα που δεν έχουν λογαριασμό στο δίκτυό σας |
|
Τα άτομα που επιλέγω |
Εσείς και οι συμμετέχοντες που επιλέγετε. |
Παρουσιάσεις με περισσότερους από έναν παρουσιαστές. |
