Προγραμματισμός σύσκεψης με άλλα άτομα

Προγραμματισμός σύσκεψης

1. Δημιουργήστε μια πρόσκληση σε σύσκεψη με έναν από τους παρακάτω τρόπους:

   • Από τα "Εισερχόμενα", επιλέξτε Νέα στοιχεία > Σύσκεψη ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου CTRL + SHIFT + Q.

     

   • Από το ημερολόγιο, επιλέξτε Νέα σύσκεψη ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου CTRL + SHIFT + Q.

     

   • Από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο φάκελο "Εισερχόμενα", επιλέξτε το κουμπί Απάντηση με πρόσκληση σε σύσκεψη.

     

2. Προσθήκη συμμετεχόντων με έναν από τους δύο παρακάτω τρόπους:

   • Προσθέστε τους συμμετέχοντες στη γραμμή της πρόσκλησης σε σύσκεψη Προςκαι προχωρήστε στο βήμα 4.

   • Εάν χρησιμοποιείτε ένα λογαριασμόMicrosoft 365 ή Exchange, χρησιμοποιήστε τον Βοηθό προγραμματισμού για να δείτε τα χρονοδιαγράμματα των συμμετεχόντων.

3. Στον Βοηθό προγραμματισμού, κάντε κλικ στο πλαίσιο κάτω από το όνομά σας και πληκτρολογήστε το όνομα ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενός συμμετέχοντα ή κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη συμμετεχόντων για να εμφανιστεί το βιβλίο διευθύνσεών σας.

   Κάντε κλικ στο εικονίδιο δίπλα στο όνομα του συμμετέχοντα στον "Βοηθό προγραμματισμού" για να επισημάνετε έναν συγκεκριμένο συμμετέχοντα ως Απαιτούμενος συμμετέχων ,Προαιρετικός συμμετέχωνή Πόρος. Όταν αρχίσετε να πληκτρολογείτε το όνομα ενός συμμετέχοντα, το Outlook θα σας υποβάλει προτάσεις με βάση τα άτομα με τα οποία έχετε συναντηθεί πρόσφατα ή έχετε αποστείλει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιλέξτε ένα όνομα από τη λίστα για να προσθέσετε συμμετέχοντα.

   

4. Προσθέστε το θέμα της σύσκεψης, την τοποθεσία, την ώρα έναρξης και την ώρα λήξης.

   Στο Outlook 2016 (ή νεότερη έκδοση) και το Outlook για Microsoft 365, μπορείτε να αρχίσετε να πληκτρολογείτε το όνομα μιας τοποθεσίας, για παράδειγμα, Τέταρτη καφετέρια ή Αίθουσα διασκέψεων 23 και το Outlook θα αναζητήσει αντιστοιχίσεις τοποθεσίας. Επιλέξτε μία από τις προτάσεις για να επιλέξετε την τοποθεσία ή συνεχίστε να πληκτρολογείτε για να εισαγάγετε μια διαφορετική.

   Συμβουλή: Εάν χρησιμοποιείτε λογαριασμό του Microsoft Exchange ή Microsoft 365 λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ στην επιλογή Βοηθός προγραμματισμούκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση αίθουσας για να ελέγξετε τη διαθεσιμότητα και να κάνετε κράτηση αίθουσας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Χρησιμοποιήστε τον "Βοηθό προγραμματισμού" και την "Εύρεση αίθουσας" για συσκέψεις στο Outlook.

5. Για να επισυνάψετε ένα αρχείο σε μια πρόσκληση σε σύσκεψη, στο μενού Εισαγωγή , επιλέξτε Επισύναψη αρχείου και, στη συνέχεια, επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να προσθέσετε.

6. Εάν δεν θέλετε να είναι περιοδική σύσκεψη, κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή. Σε αντίθετη περίπτωση, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία περιοδικής σύσκεψης.

Εάν χρησιμοποιείτε Outlook για iOS, η κινητή συσκευή σας μπορεί να σας υπενθυμίσει πότε πρέπει να φύγετε για να βρεθείτε εγκαίρως στις συναντήσεις σας.

Ενεργοποίηση "Ώρας αναχώρησης"

1. Από το Outlook για iOS, επιλέξτε Ρυθμίσεις > Ώρα αναχώρησης.

2. Επιλέξτε έναν υποστηριζόμενο λογαριασμό και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το ρυθμιστικό για να ενεργοποιήσετε την "Ώρα αναχώρησης".

Πρόωρος τερματισμός σύσκεψης

Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook για Microsoft 365, μπορείτε πλέον να ρυθμίσετε το Outlook ώστε να τερματίζει τις συσκέψεις σας λίγα λεπτά νωρίτερα. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να χτίσετε τον χρόνο μετακίνησης μεταξύ των συσκέψεων. Μπορείτε να επιλέξετε μια διαφορετική διάρκεια για συσκέψεις κάτω από μία ώρα και συσκέψεις για μία ώρα.

1. Επιλέξτε: Αρχείο > Επιλογές > Ημερολόγιο > Επιλογές ημερολογίου

2. Ενεργοποιήστε την επιλογή Τερματισμός συναντήσεων και συσκέψεων πρόωρα.

   

3. Χρησιμοποιήστε τα αναπτυσσόμενα για να επιλέξετε τον αριθμό των λεπτών για συσκέψεις με διάρκεια μικρότερη από μία ώρα και μία ώρα ή περισσότερο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή OK.