Προβολή όγκου εργασίας και διαθεσιμότητας πόρων στο Project Desktop

Τι θέλετε να κάνετε;

• Αναθεώρηση φόρτου εργασίας πόρων με χρήση της προβολής "Χρήση πόρων"

• Ελέγξτε τη διαθεσιμότητα των εταιρικών πόρων χρησιμοποιώντας Project Online

• Χρήση γραφήματος για την προβολή μεμονωμένων φόρτων εργασίας

• Προβολή λίστας των πόρων στους οποίους έχει γίνει υπερ-ανάθεση

• Ομαδοποίηση πόρων με υπερ-ανάθεση

• Εύρεση πόρων που έχουν διαθέσιμο χρόνο

Αναθεώρηση φόρτου εργασίας πόρων με χρήση της προβολής "Χρήση πόρων"

1. Στην καρτέλα Εργασία ή Πόρος , κάντε κλικ στην επιλογή Χρήση πόρων στο αναπτυσσόμενο μενού Προβολή .

2. Εξετάστε τα ονόματα πόρων και τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί στο τμήμα πίνακας της προβολής Χρήση πόρων.

3. Εξετάστε το κλίμακα χρόνου τμήμα της προβολής για να δείτε πώς κατανέμεται η εργασία κατά την επιλεγμένη χρονική περίοδο.

Σε πολλές προβολές πόρων, συμπεριλαμβανομένης της προβολής "Χρήση πόρων", οι υπερ-πόροι εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα. Μια υπερ-ανάθεση πραγματοποιείται κάθε φορά που έχει γίνει υπέρβαση των μέγιστες μονάδες ενός πόρου για οποιαδήποτε χρονική περίοδο. Στα φύλλα πόρων, το πεδίο δείκτη για τους πόρους υπερ-ανάθεσης περιλαμβάνει επίσης την ένδειξη Ισοστάθμιση πόρων, η οποία υποδεικνύει ότι ο πόρος πρέπει να ισοπεδωθεί. Ελέγξτε για τον δείκτη και ελέγξτε τις αναθέσεις εργασιών για να αξιολογήσετε εάν η ανάθεση εργασιών είναι αποδεκτή.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι δύο εργασίες έχουν διάρκεια τεσσάρων ωρών και ότι και οι δύο ξεκινούν και ολοκληρώνουν ταυτόχρονα. Εάν αναθέσετε και τις δύο εργασίες στον Bob, τεχνικά έχει υπερ-ανάθεση, επειδή κατά τη διάρκεια αυτής της τετράωρης περιόδου των δύο εργασιών, ο Bob εργάζεται στο 200 τοις εκατό. Ωστόσο, εάν η ισοστάθμιση έχει οριστεί σε καθημερινή βάση, ο Bob δεν χρειάζεται να ισοπεδωθεί, επειδή κατά τη διάρκεια ολόκληρης της ημέρας δεν υπερβαίνει τη συνολική οκτάωρη ικανότητά του να εργαστεί.

Μπορείτε επίσης να εμφανίσετε και να τροποποιήσετε την προβολή Χρήση πόρων για να δείτε όλες τις αναθέσεις πόρων και τα ποσοστά της ανάθεσης εργασίας σε ένα φύλλο κατανομής χρόνου. Αυτή η προβολή εμφανίζει όλες τις αναθέσεις ανά πόρο και δείχνει πόσο πλήρως αυτοί οι πόροι έχουν εκχωρηθεί σε αναθέσεις εργασιών στη διάρκεια του χρόνου.

1. Στην καρτέλα Εργασία ή Πόρος , κάντε κλικ στην επιλογή Χρήση πόρων στο αναπτυσσόμενο μενού Προβολή .

2. Στην καρτέλα Μορφή , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη λεπτομερειών.

3. Στη λίστα Διαθέσιμα πεδία , κάντε κλικ στην επιλογή Ποσοστό εκχώρησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση.

4. Εξετάστε το κλίμακα χρόνου τμήμα της προβολής. Στο % Alloc. γραμμή που μόλις προσθέσατε, μπορείτε να δείτε το ποσοστό του συνολικού διαθέσιμου χρόνος εργασίας του πόρου που έχει εκχωρηθεί σε αναθέσεις κατά τη διάρκεια της επιλεγμένης χρονικής περιόδου. Επιπλέον, το τμήμα κλίμακας χρόνου της προβολής εμφανίζει τόσο την υπερ-ανάθεση εργασίας του πόρου όσο και το ποσοστό κατανομής με κόκκινο χρώμα, ώστε να μπορείτε να εντοπίσετε ακριβώς πότε γίνεται υπερ-ανάθεση του πόρου.

Ελέγξτε τη διαθεσιμότητα των εταιρικών πόρων χρησιμοποιώντας Project Online

Για να βρείτε πόρους υπερ-ανάθεσης ή υπο-ανάθεσης είτε μέσα σε ένα έργο είτε σε όλα τα έργα, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε Project Online και να προβάλετε ένα γράφημα και έναν πίνακα διαθεσιμότητας πόρων.

1. Από το Project Online Κέντρο έργων, κάντε κλικ στην επιλογή Πόροι στο αριστερό μενού.

2. Επιλέξτε τον πόρο ή τους πόρους των οποίων τις πληροφορίες διαθεσιμότητας θέλετε να προβάλετε, επιλέγοντας το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο όνομά τους και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Πόροι , κάντε κλικ στην επιλογή Προγραμματισμός δυναμικότητας στην ενότητα Περιήγηση .

   Για να επιλέξετε γειτονικούς πόρους στη λίστα, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT ενώ κάνετε κλικ στον πρώτο και, στη συνέχεια, στον τελευταίο πόρο. Για να επιλέξετε μη γειτονικούς πόρους, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL ενώ κάνετε κλικ σε κάθε πόρο.

3. Στην ενότητα Προβολές της καρτέλας Διαθεσιμότητα , επιλέξτε μια προβολή πόρων.

   • Για να εμφανίσετε την εργασία ανάθεσης ομαδοποιημένη πρώτα κατά πόρους και, στη συνέχεια, κατά τα έργα στα οποία εμφανίζεται ο πόρος, επιλέξτε Εργασία κατά πόρο.

   • Για να εμφανίσετε τις εργασίες ανάθεσης ομαδοποιημένες κατά έργα στα οποία εμφανίζεται ο πόρος, επιλέξτε Χρήση πόρων από το Project.

   • Για να εμφανίσετε το χρονικό διάστημα που ο πόρος είναι διαθέσιμος για εργασία κατά τη διάρκεια μιας καθορισμένης χρονικής περιόδου, επιλέξτε Υπόλοιπη διαθεσιμότητα.

   • Για να εμφανίσετε τον όγκο εργασίας στον οποίο έχει ανατεθεί ο πόρος, επιλέξτε Χρήση πόρων.

4. Εάν έχετε επιλέξει πολλούς πόρους στην προηγούμενη σελίδα, μπορείτε να κάνετε κλικ στο υπόμνημα στο γράφημα για να επιλέξετε τους πόρους που θέλετε να προβάλετε στο γράφημα.

   Ο πίνακας Λεπτομέρειες κάτω από το γράφημα εμφανίζει μια κλίμακα χρόνου που εμφανίζει τον όγκο εργασίας στον οποίο έχει ανατεθεί ο πόρος κατά την καθορισμένη χρονική περίοδο.

Χρήση γραφήματος για την προβολή μεμονωμένων φόρτων εργασίας

Η προβολή Γράφημα πόρου εμφανίζει μια γραμμή γράφημα προβολή του φόρτου εργασίας και της διαθεσιμότητας ενός μεμονωμένου πόρου. Αυτή η προβολή σάς επιτρέπει να εντοπίσετε γρήγορα εάν ο επιλεγμένος πόρος έχει υπερ-ανάθεση ή υπο-ανάθεση για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Μπορείτε επίσης να δείτε το ποσοστό των μονάδες που έχουν εκχωρηθεί για τις αναθέσεις, μαζί με τη διαθεσιμότητα μέγιστες μονάδες του πόρου.

1. Στην καρτέλα Πόρος, επιλέξτε την προβολή Γράφημα πόρου στην ενότητα Προβολή.

2. Εξετάστε το όνομα του πρώτου πόρου στην προβολή Γράφημα πόρου, κάνοντας κύλιση προς τα αριστερά ή προς τα δεξιά στο αριστερό παράθυρο.

   Εάν το όνομα του πόρου εμφανίζεται με κόκκινο χρώμα, τότε γίνεται υπερ-ανάθεση του πόρου. Οι πόροι που παρατίθενται με μαύρο χρώμα εκχωρούνται είτε ακριβώς στο ή κάτω από την πλήρη χωρητικότητά τους.

3. Εξετάστε το γράφημα ράβδων για να δείτε το επίπεδο της συνολικής ανάθεσης ή της υπο-κατανομής.

   Οι μπλε ράβδοι (από προεπιλογή) υποδεικνύουν το ποσό της εκχωρημένης εργασίας που βρίσκεται στη μέγιστη μονάδα ή κάτω από τη μέγιστη μονάδα του πόρου και χρόνος εργασίας διαθεσιμότητα για τη συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Οι κόκκινες γραμμές (από προεπιλογή) υποδεικνύουν ότι ο πόρος έχει υπερ-ανάθεση, επειδή ο πόρος έχει υπερβεί τη μέγιστη μονάδα και τη διαθεσιμότητα του χρόνου εργασίας για μια δεδομένη χρονική περίοδο.

4. Εξετάστε τα υψηλότερα ποσοστά εκχώρησης που προκύπτουν κατά τη χρονική περίοδο που εμφανίζεται — δηλαδή, το μονάδες κορύφωσης για τον πόρο στη χρονική περίοδο.

   Οι μονάδες κορύφωσης παρατίθενται στο κάτω μέρος του γραφήματος.

5. Για να προβάλετε το γράφημα ράβδων για τον επόμενο πόρο, πατήστε το πλήκτρο PAGE DOWN ή χρησιμοποιήστε τη γραμμή κύλισης ή τα πλήκτρα βέλους.

Αρχή της σελίδας

Προβολή λίστας των πόρων στους οποίους έχει γίνει υπερ-ανάθεση

Μπορείτε να δείτε μια λίστα μόνο με τους πόρους στους οποίους έχει γίνει υπερ-ανάθεση, εμφανίζοντας την προβολή "Φύλλο πόρων" ή την προβολή "Χρήση πόρων" και, στη συνέχεια, φιλτράροντας για πόρους υπερ-ανάθεσης.

1. Στην ενότητα Προβολή , κάντε κλικ στην επιλογή Φύλλο πόρων ή Χρήση πόρων από την αναπτυσσόμενη λίστα.

2. Στην καρτέλα Προβολή , κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Φίλτρο στην ενότητα Δεδομένα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Υπερ-ανάθεση πόρων.

3. Για να δείτε ξανά την πλήρη λίστα των πόρων, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Φίλτρο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Χωρίς φίλτρο.

Οι προβολές εργασιών μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για την εμφάνιση των γενικών αναθέσεων, παρόλο που δεν εμφανίζουν τις συνολικές αναθέσεις με κόκκινο χρώμα όπως οι προβολές πόρων. Εάν εργάζεστε σε μια προβολή εργασιών, μπορείτε να ολοκληρώσετε κάθε εργασία που έχει υπερ-αναθέσεις πόρων, παρόλο που μια προβολή εργασιών δεν εμφανίζει ποιοι πόροι (ή πόσοι) έχουν υπερ-ανάθεση.

Ενώ βρίσκεστε σε οποιαδήποτε προβολή εργασιών, όπως το γράφημα Gantt ή το διάγραμμα δικτύου, στην καρτέλα Πόρος , κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενη συνολική ανάθεση στην ενότητα Επίπεδο .

Ομαδοποίηση πόρων με υπερ-ανάθεση

Στην προβολή Φύλλο πόρων ή Χρήση πόρων, μπορείτε να ομάδα πόρους με υπερ-ανάθεση. Μπορείτε επίσης να ομαδοποιήσετε πόρους με βάση τα μονάδες κορύφωσης τους , τα οποία υποδεικνύουν το μέγιστο ποσοστό εκχωρήσεων στις αναθέσεις κατά τη διάρκεια του έργου. Η αναθεώρηση των πόρων υπερ-ανάθεσης ανάλογα με την έκταση των υπερ-αναθέσεών τους μπορεί να σας βοηθήσει να εστιάσετε πρώτα στους πιο εκτεταμένους πόρους υπερ-ανάθεσης.

1. Στην ενότητα Προβολή , κάντε κλικ στην επιλογή Φύλλο πόρων ή Χρήση πόρων.

2. Στην καρτέλα Προβολή , κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Ομαδοποίηση κατά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία ομάδας κατά.

3. Στο πλαίσιο Όνομα πεδίου , επιλέξτε Υπερ-ανάθεση.

4. Στο πλαίσιο Σειρά , επιλέξτε Αύξουσα ή Φθίνουσα.

   Εάν κάνετε κλικ στην επιλογή Αύξουσα, η ομάδα των πόρων στους οποίους δεν έχει γίνει υπερ-ανάθεση εμφανίζεται πρώτη και η ομάδα των πόρων υπερ-ανάθεσης εμφανίζεται δεύτερη.

5. Για να δημιουργήσετε μια ένθετης ομαδοποίηση μονάδες κορύφωσης, κάντε κλικ στο πλαίσιο Έπειτα κατά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κορύφωση.

6. Δώστε ένα όνομα για την ομαδοποίηση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εφαρμογή.

   Η προβολή είναι ομαδοποιημένη σύμφωνα με τις προδιαγραφές σας. Κάθε πόρος που έχει οποιαδήποτε ανάθεση που υπερβαίνει το 100 τοις εκατό των μονάδων κορύφωσης οποιαδήποτε στιγμή κατά τη διάρκεια του έργου ομαδοποιούνται στην περιοχή Υπερ-ανάθεση: Ναι. Εάν καθορίσετε μια ένθετο ομαδοποίηση μονάδων κορύφωσης, μπορεί να έχετε πρόσθετες ομαδοποιήσεις κάτω από επικεφαλίδες, όπως Κορύφωση: 200%, Κορύφωση: 300% και ούτω καθεξής.

7. Για να δείτε τους πόρους που παρατίθενται στην αρχική τους σειρά στο πλαίσιο Ομαδοποίηση κατά , κάντε κλικ στην επιλογή [Χωρίς ομάδα].

Εύρεση πόρων που έχουν διαθέσιμο χρόνο

Εάν έχετε πόρους στους οποίους έχει γίνει υπερ-ανάθεση, μπορεί να θέλετε να προσδιορίσετε τους πόρους του έργου που έχουν διαθέσιμο χρόνο, ώστε να μπορείτε να κατανείμετε το φόρτο εργασίας πιο ομοιόμορφα. Αυτή η δυνατότητα είναι επίσης χρήσιμη εάν υπάρχουν πρόσθετες εργασίες που δεν έχουν ανατεθεί και θέλετε να μάθετε ποιος είναι διαθέσιμος για να αναλάβετε περισσότερη εργασία.

Η διαθεσιμότητα πόρων υπολογίζεται χρησιμοποιώντας τον παρακάτω τύπο:

Διαθεσιμότητα πόρων = Δυναμικότητα πόρου - (Ανάθεση πόρου σύνοψης + Εξαιρέσεις ημερολογίου)

Η ανάθεση πόρου σύνοψης είναι το άθροισμα όλης της εργασίας που εκτελείται από τον πόρο και οι εξαιρέσεις ημερολογίου είναι τυχόν εξαιρέσεις στο ημερολόγιο βάσης του πόρου.

Για να βρείτε πόρους που μπορούν να εργαστούν επιπλέον ώρες σε μια εργασία, μπορείτε να εμφανίσετε και να τροποποιήσετε την προβολή Χρήση πόρων για να δείτε το χρονικό διάστημα (ώρες, ημέρες ή εβδομάδες) που διαθέτει ένας πόρος για πρόσθετες αναθέσεις. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτή την προβολή για να αναδιανείμετε εργασίες από πόρους υπερ-ανάθεσης σε πόρους που έχουν εκχωρηθεί.

1. Στην ενότητα Προβολή , κάντε κλικ στην επιλογή Χρήση πόρων.

2. Στην καρτέλα Μορφή , στην ενότητα Λεπτομέρειες , επιλέξτε το πλαίσιο Διαθεσιμότητα που απομένει .

3. Στο Rem. Avail. (υπόλοιπη διαθεσιμότητα), ελέγξτε τον όγκο εργασίας που αντιπροσωπεύει την υπόλοιπη διαθεσιμότητα ή την υπο-κατανομή για κάθε χρονική περίοδο.

Μπορείτε επίσης να εμφανίσετε και να τροποποιήσετε την προβολή Γράφημα πόρου για να προβάλετε ένα γράφημα ράβδων του φόρτου εργασίας ενός μεμονωμένου πόρου, το οποίο μπορεί να σας βοηθήσει να ανακαλύψετε ποιος μπορεί να εργαστεί επιπλέον ώρες σε μια εργασία. Μπορείτε να εξετάσετε πληροφορίες σχετικά με έναν πόρο με υπο-ανάθεση κάθε φορά στην προβολή Γράφημα πόρου. Μπορείτε να δείτε τον όγκο της διαθέσιμης εργασίας ανά χρονική περίοδο.

1. Στην ενότητα Προβολή, κάντε κλικ στην επιλογή Γράφημα πόρου.

2. Στην καρτέλα Μορφή , κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Graph και, στη συνέχεια, επιλέξτε Διαθεσιμότητα εργασίας.

3. Για τον επιλεγμένο πόρο, εξετάστε την ποσότητα της διαθέσιμης εργασίας που εμφανίζεται στο γράφημα ράβδων. Μετακινηθείτε με κύλιση στην κλίμακα χρόνου για να δείτε υπο-εκχωρήσεις κατά τη διάρκεια διαφόρων χρονικών περιόδων.

4. Ελέγξτε το χρονικό διάστημα που είναι διαθέσιμος για τον επιλεγμένο πόρο στο κάτω μέρος του γράφημα.

5. Για να μετακινηθείτε στον επόμενο πόρο που έχει διαθέσιμο χρόνο, πατήστε το πλήκτρο PAGE DOWN ή χρησιμοποιήστε τη γραμμή κύλισης ή τα πλήκτρα βέλους στο αριστερό τμήμα παραθύρου.

Αρχή της σελίδας