Η εκτελεσθείσα αξία είναι μια ισχυρή δυνατότητα παρακολούθησης και προϋπολογισμού στο Project. Παρά την πληθώρα εκφοβιστικά ακρωνύμιων που το ορίζουν (όπως AC, BCWP, TPI, EV και τα άλλα), δεν είναι ιδιαίτερα περίπλοκο. Η εκτελεσθείσα αξία σάς βοηθά να απαντήσετε σε ερωτήσεις όπως, "Εξετάζοντας τον όγκο εργασίας που έχει γίνει μέχρι στιγμής σε αυτό το έργο, πόσα χρήματα υποτίθεται ότι έπρεπε να έχουμε ξοδέψει;" Το οποίο στη συνέχεια οδηγεί σε άλλες ερωτήσεις όπως, "Θα τελειώσουμε εγκαίρως;"
Ένα απλό παράδειγμα Εργάζεστε σε ένα έργο κηπουρικής για 10 σπίτια σε ένα cul-de-sac, και περιμένετε να κάνετε ολόκληρο το έργο των 10 σπιτιών σε 10 μήνες. Επιπλέον, θα πρέπει να ολοκληρώσετε τον κήπο ενός σπιτιού σε κάθε μήνα. Ας δούμε μερικές από τις λεπτομέρειες αυτού του έργου.
-
$10.000 είναι ο συνολικός προϋπολογισμός σου και για τα 10 σπίτια.
-
Προϋπολογισμός 1.000 $ για κάθε σπίτι, γεγονός που σημαίνει ότι σκοπεύετε να ξοδέψετε 1.000 $ ανά μήνα για ολόκληρο το έργο. Αυτό περιλαμβάνει χρήματα που δαπανώνται σε φυτά, εργαλεία και κηπουρό.
-
Ζητάτε από το λογαριασμό σας μια αναφορά μετά από 2 μήνες. Ο λογιστής σου λέει ότι έχουν ξοδέψει 1.500 δολάρια για το έργο μέχρι στιγμής. Σκέφτεσαι, "Τέλεια, εξοικονομώ χρήματα."
-
Τότε συνειδητοποιείς το λάθος σου. Μετά από 2 μήνες, το 20 τοις εκατό του έργου θα έπρεπε να έχει ολοκληρωθεί, επειδή οι 2 μήνες είναι το 20 τοις εκατό των 10 μηνών που είχατε αρχικά προγραμματίσει να αφιερώσετε στο έργο. Αλλά μόνο ένας και μισός κήπος γίνονται στην πραγματικότητα, όχι 2.
-
Έτσι, μετά από δύο μήνες, θα έπρεπε να έχετε ξοδέψει 20 τοις εκατό X $ 10.000 (ή $ 2.000) για το έργο για να το κάνετε εγκαίρως και δύο κήποι θα πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί — όχι $ 1.500 για έναν και μισό κήπο. Τώρα συνειδητοποιείς ότι έχεις καθυστερήσει. Yikes! Ώρα να μιλήσουμε με τον κηπουρό.
Εδώ είναι το δύσκολο πράγμα (και μεγάλο πράγμα) για την εκτελεσθείσα αξία. Παντρεύει τον χρόνο με χρήματα, επειδή πολλαπλασιάζει νομισματικές μονάδες με βάση την προγραμματισμένη ώρα (ή το ποσοστό ολοκλήρωσης, στην ορολογία των επαγγελματιών διαχειριστών έργων).
Το μάθημα; "Ο χρόνος είναι χρήμα", όπως λέει το παλιό ρητό. Τώρα, δεν μπορείτε να καυχηθείτε για την ανδρεία σας με την εκτελεσθείσα αξία ακόμα. Πρέπει να διαβάσετε στη διεύθυνση . . .
Περισσότερα για την εκτελεσθείσα αξία
Εμφάνιση εκτελεσθείσας αξίας
Το Project εμφανίζει πληροφορίες εκτελεσθείσας αξίας με δύο τρόπους: με προβολές και με αναφορές. Αλλά πρώτα πρέπει να κάνετε μερικά πράγματα για να ρυθμίσετε την εκτελεσθείσα αξία για την αναφορά.
Χρήση αναφορών
-
Επιλέξτε Το Project > Αναφορές > Περισσότερες αναφορές.
-
Επιλέξτε Κόστος και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εκτελεσθείσα αξία.
Χρήση προβολών
-
Επιλέξτε Προβολή > πίνακα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Περισσότεροι πίνακες.
-
Στη λίστα, επιλέξτε Δείκτες εκτελεσθείσας αξίας, Κόστους εκτελεσθείσας αξίας ή Δείκτες χρονοδιαγράμματος εκτελεσθείσας αξίας.
Εάν δεν είστε βέβαιοι ποιον πίνακα, απλώς επιλέξτε Εκτελεσθείσα αξία. -
Επιλέξτε Εφαρμογή.
Ερμηνεία εκτελεσθείσας αξίας
Τρεις βασικές τιμές βρίσκονται στη ρίζα της ανάλυσης εκτελεσθείσας αξίας και πρέπει να γνωρίζετε τουλάχιστον αυτές τις τρεις τιμές για να χρησιμοποιήσετε την εκτελεσθείσα αξία.
|
Προγραμματισμένη τιμή (PV) Αυτό είναι επίσης γνωστό με το ακρωνύμιο BCWS. |
Αυτό είναι το προϋπολογισμένο κόστος (ή γραμμή βάσης) των εργασιών που υπολογίζονται κατά την έναρξη του σχεδίου έργου, με βάση το κόστος των πόροι που έχουν ανατεθεί σε αυτές τις εργασίες, καθώς και τυχόν σταθερά κόστη που σχετίζονται με τις εργασίες, έως το ημερομηνία κατάστασης επιλέγετε. Για παράδειγμα, ο συνολικός προγραμματισμένος προϋπολογισμός για μια εργασία 4 ημερών είναι 100 $ και ξεκινά τη Δευτέρα. Εάν ορίσετε την ημερομηνία κατάστασης στην επόμενη Τετάρτη, θα δείτε ότι η συνάρτηση PV είναι 75 $. Ωστόσο, με αυτή την τιμή, δεν γνωρίζετε πόσο καλά τα πάει το έργο σας. |
|
Πραγματικό κόστος (AC) Αυτό είναι επίσης γνωστό από την ACWP. |
Αυτή είναι η πραγματικό κόστος που απαιτείται για την ολοκλήρωση όλων ή μέρους των εργασιών, μέχρι την ημερομηνία κατάστασης. Για παράδειγμα, εάν η εργασία 4 ημερών επιφέρει στην πραγματικότητα συνολικό κόστος 35 $ κατά τη διάρκεια κάθε μίας από τις πρώτες 2 ημέρες, το AC για αυτή την περίοδο είναι 70 $ (αλλά η συνάρτηση PV εξακολουθεί να είναι 75 $). Ωστόσο, με αυτή την τιμή, δεν γνωρίζετε πόσο καλά τα πάει το έργο σας. Για παράδειγμα, εάν έχετε προγραμματίσει να κάνετε πολύ περισσότερη δουλειά για τα ίδια 70 $, αυτό δεν ακούγεται καλό. Πρέπει να γνωρίζετε (μαντέψτε) την εκτελεσθείσα αξία για να αξιολογήσετε πλήρως την αποτελεσματικότητα του έργου σας. |
|
Εκτελεσθείσα αξία (EV) Αυτό είναι επίσης γνωστό ως BCWP |
Αυτή είναι η τιμή της εργασίας που εκτελέστηκε κατά την ημερομηνία κατάστασης, μετρούμενη σε νομισματική μονάδα. Για παράδειγμα, εάν μετά από 2 ημέρες έχει ολοκληρωθεί το 60% της εργασίας σε μια εργασία, μπορεί να περιμένετε να έχετε δαπανήσει το 60 τοις εκατό του συνολικού προϋπολογισμού εργασίας ή 60 $. Εάν αποδειχθεί ότι ξοδέψατε 80 $, τότε μπορείτε να δηλώσετε με ασφάλεια ότι έχετε ξεπεράσει τον προϋπολογισμό και έχετε καθυστερήσει. Ωχ! |
Ένα σημαντικό θέμα που διέρχεται από αυτούς τους κοινούς όρους εκτελεσθείσας αξίας είναι η ημερομηνία κατάστασης. Η ανάλυση εκτελεσθείσας αξίας προϋποθέτει ότι θέλετε να δείτε την πρόοδο του έργου σας πριν από ένα συγκεκριμένο χρονικό σημείο που επιλέγετε.
Επειδή μια εικόνα αξίζει χίλιες λέξεις, ας το δούμε γραφικά. Ακολουθεί ένα γράφημα που δείχνει μια σταθερή συσσώρευση κόστους κατά τη διάρκεια ζωής ενός έργου. Η διάστικτη γραμμή εμφανίζει μια σταθερή δαπάνη κατά τη διάρκεια ζωής του έργου.
Μετά την έναρξη των εργασιών για το έργο, ένα γράφημα των βασικών τιμών της ανάλυσης εκτελεσθείσας αξίας μπορεί να μοιάζει κάπως έτσι.
Η ημερομηνία κατάστασης καθορίζει τις τιμές που υπολογίζει το Project. Το πραγματικό κόστος (AC) αυτού του έργου έχει υπερβεί το προϋπολογισμημένο κόστος. Η εκτελεσθείσα αξία (EV) αντικατοπτρίζει την πραγματική αξία του εκτελεσθέντος έργου. Σε αυτή την περίπτωση, η τιμή της εργασίας που εκτελέστηκε είναι μικρότερη από το ποσό που καταναλώθηκε για την εκτέλεση αυτής της εργασίας.
Ορισμένες συμβουλές σχετικά με τη χρήση της εκτελεσθείσας αξίας
|
Κάντε το εξής |
Πώς |
|
Ανάληψη δράσης σύντομα |
Όσο νωρίτερα στον κύκλο ζωής ενός έργου εντοπίσετε τέτοιες διαφορές μεταξύ του πραγματικού κόστους, του προϋπολογισμού και της εκτελεσθείσας αξίας, τόσο πιο σύντομα θα μπορέσετε να λάβετε μέτρα για να επιλύσετε το πρόβλημα. |
|
Εργαστείτε σκληρότερα |
Εύκολο να το λέτε δύσκολο να το κάνετε. Όσο περισσότερη εργασία κάνετε πριν από την επόμενη ημερομηνία κατάστασης για τον καθορισμό της εκτελεσθείσας αξίας, τόσο το καλύτερο. Απλά η πρόσληψη περισσότερων εργαζομένων μπορεί να μην βοηθήσει, αλλά η πρόσληψη φθηνότερων εργαζομένων μπορεί. Ή μπορεί να χρειαστεί να "περπατήσετε στο πάτωμα", για να μάθετε γιατί οι εργαζόμενοι δεν είναι πιο παραγωγικοί. Ή ίσως το πρόβλημα είναι με τους διευθυντές που παρέχουν μηχανήματα που χρειάζονται περισσότερη συντήρηση από την αναμενόμενη. Μπορεί να υπάρχουν πολλοί λόγοι, αλλά το θέμα είναι ότι η χρήση μιας "προσέγγισης αριθμών" με εκτελεσθείσα αξία θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε αρνητικές τάσεις. |
|
Εργαστείτε πιο έξυπνα |
Μην κυνηγάτε μετά από προβλήματα παραγωγικότητας σε εκείνες τις εργασίες που είναι λιγότερο σημαντικές από άλλες. Ελέγξτε πρώτα τις εργασίες στην κρίσιμη διαδρομή για τη μεγαλύτερη επίδραση στους θετικούς αριθμούς εκτελεσθείσας αξίας. |
|
Εκ νέου εκτέλεση των αναφορών σας |
Μια ανάλυση εκτελεσθείσας αξίας στο τέλος ενός έργου έχει πραγματικά μικρή αξία. Οι πηγές των προβλημάτων του έργου σας είναι πιθανώς από νωρίς σε αυτό και πιθανότατα θα έχουν μεγάλο αντίκτυπο στη διόρθωση χωρίς να επιβαρύνονται με μεγάλο κόστος και απογοήτευση από την ομάδα, τον διευθυντή και άλλους ενδιαφερόμενους. Αποκτήστε τη συνήθεια να εκτελείτε αναφορές εκτελεσθείσας αξίας κάθε μήνα, εάν πρόκειται να τις κάνετε καθόλου. |
|
Μην ιδρώνετε τα πρώιμα πράγματα |
Εάν δείτε προβλήματα πολύ νωρίς στο έργο, θα μπορούσε απλά να είναι το κόστος αύξησης ή το κόστος της εκπαίδευσης, να πάρει όλους στο σκάφος, άφθονη αλλά απαραίτητη πρώιμη συνεργασία με την ομάδα σας, και άλλες δουλειές καθαριότητας. Μην παραβλέψετε αυτά τα πρώιμα σημάδια προβλήματος, αλλά μπορεί να είναι πιο κατανοητά στην αρχή του έργου από ό,τι αργότερα. |
