Γενικά, μπορείτε να διαχειριστείτε έγγραφα σε ένα Εργαλείο εγγράφων 2010 όπως θα κάνατε στην Εξερεύνηση των Windows. Σημειώστε ότι ορισμένες εργασίες διαχείρισης αρχείων, όπως η μετονομασία ή η διαγραφή αρχείων, μπορεί να διέπονται από δικαιώματα τοποθεσίας του SharePoint ή από δικαιώματα εργαλείου, τα οποία έχουν εκχωρηθεί στο ρόλο σας (εφόσον το εργαλείο εγγράφων είναι χώρος εργασίας του Groove). Ανάλογα με τα δικαιώματα που διαθέτετε, μπορεί να έχετε τη δυνατότητα διαχείρισης εγγράφων ως εξής:
Τι θέλετε να κάνετε;
Αντιγραφή ή μετακίνηση εγγράφων
Για να αντιγράψετε ένα έγγραφο σε έναν άλλο φάκελο (είτε εντός του εργαλείου εγγράφων είτε σε ένα φάκελο στην Εξερεύνηση των Windows), χρησιμοποιήστε τις εντολές "Αντιγραφή" και "Επικόλληση" στο μενού συντόμευσης ή πιέστε το πλήκτρο Ctrl και σύρετε το αρχείο. Για να μετακινήσετε ένα έγγραφο σε έναν άλλο φάκελο, χρησιμοποιήστε τις επιλογές μεταφοράς και απόθεσης.
Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει τη συμπεριφορά μεταφοράς και απόθεσης.
|
Για να |
Κάντε τα εξής |
|
Αντιγράψετε ένα έγγραφο σε άλλο φάκελο του ίδιου εργαλείου εγγράφων. |
Πιέστε το πλήκτρο Ctrl και σύρετε το έγγραφο ή χρησιμοποιήσετε τις εντολές "Αντιγραφή" και "Επικόλληση". |
|
Αντιγράψετε ένα έγγραφο σε ένα φάκελο ενός άλλου εργαλείου εγγράφων ή σε ένα φάκελο των Windows εκτός του SharePoint Workspace. |
Κάντε μεταφορά και απόθεση του εγγράφου ή χρησιμοποιήστε τις εντολές "Αντιγραφή" και "Επικόλληση". |
|
Μετακινήσετε ένα έγγραφο σε έναν υποφάκελο στο ίδιο εργαλείο εγγράφων |
Χρησιμοποιήστε την "Αποκοπή" και την "Επικόλληση". |
|
Μετακινήσετε ένα έγγραφο σε ένα φάκελο ενός άλλου εργαλείου εγγράφων ή σε ένα φάκελο των Windows εκτός του SharePoint Workspace. |
Χρησιμοποιήστε την "Αποκοπή" και την "Επικόλληση". |
Συμβουλή: Εάν σύρετε ένα έγγραφο στο Microsoft Outlook, αυτό θα εκκινήσει αυτόματα ένα νέο μήνυμα του Outlook με το έγγραφο να περιλαμβάνεται στη λίστα ως συνημμένο.
Διαγραφή εγγράφων
Για να διαγράψετε ένα έγγραφο, κάντε δεξιό κλικ επάνω του και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή. Κάντε κλικ στην επιλογή Ναι για να επιβεβαιώσετε ότι θέλετε πραγματικά να διαγράψετε το έγγραφο. Στην περίπτωση που το έγγραφο βρίσκεται σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint, εμφανίζεται ένα μήνυμα που σας υπενθυμίζει ότι εάν διαγράψετε το έγγραφο, αυτό θα διαγραφεί και από το διακομιστή SharePoint.
Μετονομασία εγγράφων
Για να μετονομάσετε ένα έγγραφο, κάντε δεξί κλικ σε αυτό και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Μετονομασία.
Αλλαγή της τρέχουσας προβολής
Σε ένα χώρο εργασίας του SharePoint, οι διαθέσιμες προβολές αντιστοιχούν στις προβολές που έχουν οριστεί στην τοποθεσία του SharePoint. Μπορείτε να αλλάξετε προβολές για να εμφανίσετε διαφορετικά σύνολα στοιχείων, ανάλογα με τη ρύθμιση φίλτρων για μια επιλεγμένη προβολή.
-
Κάντε κλικ στην καρτέλα Προβολή.
-
Κάντε κλικ στο μενού Τρέχουσα προβολή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην προβολή που θέλετε.
Ταξινόμηση εγγράφων
-
Επιλέξτε το φάκελο, στον οποίο θέλετε να ταξινομήσετε έγγραφα.
-
Σε ένα χώρο εργασίας του SharePoint, στην καρτέλα Προβολή, κάντε κλικ στο μενού Ταξινόμηση εγγράφων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε μια επιλογή ταξινόμησης.
Για να δείτε τις επιλογές ταξινόμησης, ίσως χρειαστεί να ορίσετε την τρέχουσα προβολή σε "Προεπιλογή του χώρου εργασίας". Στην καρτέλα Προβολή, κάντε κλικ στο μενού Τρέχουσα προβολή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Προεπιλογή του χώρου εργασίας.
-
Στην καρτέλα "Προβολή", κάντε κλικ στο μενού Ταξινόμηση εγγράφων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε μια επιλογή ταξινόμησης.
Προβολή ιδιοτήτων εγγράφου
-
Επιλέξτε το έγγραφο.
-
Στην Κεντρική καρτέλα, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες.
Στην περίπτωση που το έγγραφο βρίσκεται σε ένα χώρο εργασίας του SharePoint, ανοίγει το παράθυρο Ιδιότητες από την τοποθεσία του SharePoint.
Εάν το έγγραφο βρίσκεται σε ένα χώρο εργασίας του Groove, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες του SharePoint Workspace.
Δημιουργία νέων φακέλων εγγράφων
Μπορείτε να δημιουργήσετε και να ταξινομήσετε φακέλους εγγράφων σε μια μορφή τύπου δέντρου, όπως θα κάνατε στην Εξερεύνηση των Windows. Όλα τα εργαλεία εγγράφων περιέχουν αρχικά ένα "Ριζικό φάκελο", ο οποίος είναι πάντα ο φάκελος ανωτάτου επιπέδου στη λίστα (σε αναλογία με μια μονάδα δίσκου (C:\) στον υπολογιστή σας). Οι φάκελοι που προσθέτετε εμφανίζονται ιεραρχικά κάτω από το "Ριζικό φάκελο".
Δημιουργία νέου φακέλου
Οι νέοι φάκελοι τοποθετούνται πάντα με ιεραρχική σειρά κάτω από τον επιλεγμένο φάκελο.
-
Επιλέξτε το φάκελο στον οποίο θα θέλατε να τοποθετήσετε το νέο φάκελο.
-
Στην Κεντρική καρτέλα, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία φακέλου.
Στην περίπτωση που δημιουργείτε ένα νέο φάκελο σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων ενός χώρου εργασίας του SharePoint, ανοίγει το παράθυρο Δημιουργία φακέλου, το οποίο λαμβάνεται από την τοποθεσία του SharePoint. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο φάκελο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & κλείσιμο.
Στην περίπτωση που δημιουργείτε ένα νέο φάκελο σε ένα εργαλείο εγγράφων ενός χώρου εργασίας του Groove, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία φακέλου. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο φάκελο και, στη συνέχεια, πιέστε το πλήκτρο Enter.
Μετονομασία φακέλου
-
Κάντε δεξί κλικ στο φάκελο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Μετονομασία.
-
Πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα για το νέο φάκελο και πιέστε το πλήκτρο Enter.
Προβολή ιδιοτήτων φακέλου
-
Κάντε κλικ στο φάκελο.
-
Στην Κεντρική καρτέλα, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες.
Στην περίπτωση που ο φάκελος βρίσκεται σε ένα χώρο εργασίας του SharePoint, ανοίγει το παράθυρο Ιδιότητες από την τοποθεσία του SharePoint.
Εάν ο φάκελος βρίσκεται σε ένα χώρο εργασίας του Groove, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες του SharePoint Workspace.
Αντιμετώπιση προβλημάτων
Όταν άλλα μέλη του χώρου εργασίας προσθέτουν νέα έγγραφα σε ένα εργαλείο εγγράφων, τα έγγραφα αυτά λαμβάνονται αυτόματα στο δικό σας αντίγραφο του χώρου εργασίας. Ένα εικονίδιο συγχρονισμού προσαρτάται σε οποιοδήποτε έγγραφο που βρίσκεται ακόμη στη διαδικασία λήψης. Για παράδειγμα:
Εάν επιχειρήσετε να ανοίξετε ένα έγγραφο που εξακολουθεί να εμφανίζει ένα εικονίδιο συγχρονισμού, εμφανίζεται το μήνυμα "Τα περιεχόμενα δεν είναι διαθέσιμα" ώστε να σας ενημερώσει ότι τα περιεχόμενα του εγγράφου δεν έχουν ληφθεί ή δεν έχει ολοκληρωθεί η λήψη τους.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως χρειαστεί απλώς να περιμένετε ένα ή δύο λεπτά ώστε να ολοκληρωθεί η λήψη του εγγράφου. Για παράδειγμα, για τα πολύ μεγάλα έγγραφα, ίσως χρειαστεί κάποιο χρονικό διάστημα έως ότου ολοκληρωθεί η λήψη τους. Ωστόσο, αυτό το πρόβλημα μπορεί να παρουσιαστεί επίσης εάν το μέλος του χώρου εργασίας που πρόσθεσε το έγγραφο αποσυνδεθεί πριν να ολοκληρωθεί η μετάδοση του εγγράφου στον υπολογιστή σας. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να περιμένετε έως ότου αυτό το άτομο συνδεθεί ξανά ώστε να λάβετε το έγγραφο.
