Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
Υποστήριξη
Είσοδος με Microsoft
Είσοδος ή δημιουργία λογαριασμού.
Γεια σας,
Επιλέξτε διαφορετικό λογαριασμό.
Έχετε πολλούς λογαριασμούς
Επιλέξτε τον λογαριασμό με τον οποίο θέλετε να εισέλθετε.

Σημείωση: Η Microsoft Access δεν υποστηρίζει την εισαγωγή δεδομένων του Excel με μια εφαρμοσμένη ετικέτα ευαισθησίας. Ως λύση, μπορείτε να καταργήσετε την ετικέτα πριν από την εισαγωγή και, στη συνέχεια, να εφαρμόσετε ξανά την ετικέτα μετά την εισαγωγή. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εφαρμογή ετικετών ευαισθησίας στα αρχεία και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας στο Office.

Αυτό το άρθρο σάς δείχνει πώς μπορείτε να μετακινήσετε τα δεδομένα σας από το Excel στην Access και να μετατρέψετε τα δεδομένα σας σε σχεσιακές πίνακες, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Excel και την Access μαζί. Για σύνοψη, η Access είναι η καλύτερη επιλογή για την καταγραφή, αποθήκευση, υποβολή ερωτημάτων και κοινή χρήση δεδομένων, ενώ το Excel είναι ιδανικό για υπολογισμό, ανάλυση και απεικόνιση δεδομένων.

Δύο άρθρα, η χρήση της Access ή του Excel για τη διαχείριση των δεδομένων σας και οι 10 κορυφαίοι λόγοι για να χρησιμοποιήσετε την Access με το Excel, συζητούν ποιο πρόγραμμα είναι το πιο κατάλληλο για μια συγκεκριμένη εργασία και πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel και την Access μαζί για να δημιουργήσετε μια πρακτική λύση.

Όταν μετακινείτε δεδομένα από το Excel στην Access, υπάρχουν τρία βασικά βήματα για τη διαδικασία.

Τρία βασικά βήματα

Σημείωση: Για πληροφορίες σχετικά με τη μοντελοποίηση δεδομένων και τις σχέσεις στην Access, ανατρέξτε στο θέμα Βασικές αρχές σχεδίασης βάσης δεδομένων.

Βήμα 1: Εισαγωγή δεδομένων από το Excel στην Access

Η εισαγωγή δεδομένων είναι μια λειτουργία που μπορεί να γίνει πολύ πιο ομαλά εάν χρειαστείτε λίγο χρόνο για να προετοιμάσετε και να καθαρίσετε τα δεδομένα σας. Η εισαγωγή δεδομένων είναι σαν να μετακινείστε σε ένα νέο σπίτι. Αν καθαρίσετε και οργανώσετε τα υπάρχοντά σας πριν μετακομίσετε, η εγκατάσταση στο νέο σας σπίτι είναι πολύ πιο εύκολη.

Εκκαθάριση των δεδομένων σας πριν από την εισαγωγή

Πριν από την εισαγωγή δεδομένων στην Access, στο Excel είναι καλή ιδέα να κάνετε τα εξής:

  • Μετατρέψτε κελιά που περιέχουν μη ατομικά δεδομένα (δηλαδή, πολλές τιμές σε ένα κελί) σε πολλές στήλες. Για παράδειγμα, ένα κελί σε μια στήλη "Δεξιότητες" που περιέχει πολλές τιμές δεξιοτήτων, όπως "Προγραμματισμός C#", "Προγραμματισμός VBA" και "Σχεδίαση Web" θα πρέπει να χωρίζεται σε ξεχωριστές στήλες, κάθε μία από τις οποίες περιέχει μόνο μία τιμή δεξιότητας.

  • Χρησιμοποιήστε την εντολή TRIM για να καταργήσετε αρχικά, τελικά και πολλά ενσωματωμένα διαστήματα.

  • Κατάργηση μη εκτυπωτών χαρακτήρων.

  • Βρείτε και διορθώστε ορθογραφικά λάθη και σημεία στίξης.

  • Κατάργηση διπλότυπων γραμμών ή διπλότυπων πεδίων.

  • Βεβαιωθείτε ότι οι στήλες δεδομένων δεν περιέχουν μεικτές μορφές, ειδικά αριθμούς που έχουν μορφοποιηθεί ως κείμενο ή ημερομηνίες που έχουν μορφοποιηθεί ως αριθμοί.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στα ακόλουθα θέματα βοήθειας του Excel:

Σημείωση: Εάν οι ανάγκες εκκαθάρισης δεδομένων είναι περίπλοκες ή δεν έχετε το χρόνο ή πόρους για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία μόνοι σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν τρίτο προμηθευτή. Για περισσότερες πληροφορίες, αναζητήστε τα στοιχεία "λογισμικό εκκαθάρισης δεδομένων" ή "ποιότητα δεδομένων" από τον αγαπημένο σας μηχανισμό αναζήτησης στο πρόγραμμα περιήγησης Web.

Επιλογή του καλύτερου τύπου δεδομένων κατά την εισαγωγή

Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας εισαγωγής στην Access, θέλετε να κάνετε σωστές επιλογές, ώστε να λαμβάνετε λίγα (εάν υπάρχουν) σφάλματα μετατροπής που θα απαιτήσουν μη αυτόματη παρέμβαση. Ο παρακάτω πίνακας συνοψίζει τον τρόπο με τον οποίο μετατρέπονται οι μορφές αριθμών του Excel και οι τύποι δεδομένων της Access κατά την εισαγωγή δεδομένων από το Excel στην Access και προσφέρει ορισμένες συμβουλές για τους καλύτερους τύπους δεδομένων που μπορείτε να επιλέξετε στον Οδηγό εισαγωγής υπολογιστικών φύλλων.

Μορφή αριθμών του Excel

Τύπος δεδομένων της Access

Σχόλια

Βέλτιστη πρακτική

Κείμενο

Κείμενο, Υπόμνημα

Ο τύπος δεδομένων "Κείμενο" της Access αποθηκεύει αλφαριθμητικά δεδομένα έως 255 χαρακτήρες. Ο τύπος δεδομένων "Υπόμνημα" της Access αποθηκεύει αλφαριθμητικά δεδομένα έως 65.535 χαρακτήρες.

Επιλέξτε "Υπόμνημα" για να αποφύγετε την περικοπή δεδομένων.

Αριθμός, Ποσοστό, Κλάσμα, Επιστημονική

Αριθμός

Η Access διαθέτει έναν τύπο δεδομένων "Αριθμός" που διαφέρει ανάλογα με την ιδιότητα Μέγεθος πεδίου (Byte, Integer, Long Integer, Single, Double, Decimal).

Επιλέξτε Διπλής ακρίβειας για να αποφύγετε τυχόν σφάλματα μετατροπής δεδομένων.

Ημερομηνία

Ημερομηνία

Η Access και το Excel χρησιμοποιούν τον ίδιο σειριακό αριθμό ημερομηνίας για την αποθήκευση ημερομηνιών. Στην Access, το εύρος ημερομηνιών είναι μεγαλύτερο: από -657.434 (1 Ιανουαρίου 100 μ.Χ.) έως 2.958.465 (31 Δεκεμβρίου 9999 μ.Χ.).

Επειδή η Access δεν αναγνωρίζει το σύστημα ημερομηνίας 1904 (που χρησιμοποιείται στο Excel για Macintosh), πρέπει να μετατρέψετε τις ημερομηνίες είτε στο Excel είτε στην Access για να αποφύγετε τη σύγχυση.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στα θέματα Αλλαγή συστήματος ημερομηνίας, μορφής ή διψήφιας ερμηνείας έτους και Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel.

Επιλέξτε Ημερομηνία.

Ώρα

Ώρα

Η Access και το Excel αποθηκεύουν τιμές χρόνου χρησιμοποιώντας τον ίδιο τύπο δεδομένων.

Επιλέξτε Ώρα, η οποία είναι συνήθως η προεπιλογή.

Νομισματική μονάδα, Λογιστική

Νόμισμα

Στην Access, ο τύπος δεδομένων "Νομισματική μονάδα" αποθηκεύει τα δεδομένα ως αριθμούς των 8 byte με ακρίβεια σε τέσσερα δεκαδικά ψηφία και χρησιμοποιείται για την αποθήκευση οικονομικών δεδομένων και την αποτροπή στρογγυλοποίησης τιμών.

Επιλέξτε Νομισματική μονάδα, η οποία είναι συνήθως η προεπιλογή.

δυαδική τιμή

Ναι/Όχι

Η Access χρησιμοποιεί το -1 για όλες τις τιμές "Ναι" και το 0 για όλες τις τιμές "Όχι", ενώ το Excel χρησιμοποιεί 1 για όλες τις τιμές TRUE και 0 για όλες τις τιμές FALSE.

Επιλέξτε Ναι/Όχι, το οποίο μετατρέπει αυτόματα τις υποκείμενες τιμές.

Υπερ-σύνδεση

Υπερ-σύνδεση

Μια υπερ-σύνδεση στο Excel και την Access περιέχει μια διεύθυνση URL ή μια διεύθυνση Web την οποία μπορείτε να κάνετε κλικ και να ακολουθήσετε.

Επιλέξτε Υπερ-σύνδεση, διαφορετικά η Access μπορεί να χρησιμοποιεί τον τύπο δεδομένων "Κείμενο" από προεπιλογή.

Όταν τα δεδομένα είναι στην Access, μπορείτε να διαγράψετε τα δεδομένα του Excel. Μην ξεχάσετε να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας του αρχικού βιβλίου εργασίας του Excel πριν το διαγράψετε.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα της Βοήθειας της Access Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel.

Αυτόματη προσάρτηση δεδομένων με τον εύκολο τρόπο

Ένα συνηθισμένο πρόβλημα που αντιμετωπίζουν οι χρήστες του Excel είναι η προσάρτηση δεδομένων με τις ίδιες στήλες σε ένα μεγάλο φύλλο εργασίας. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε μια λύση παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων που ξεκίνησε στο Excel, αλλά τώρα έχει αναπτυχθεί για να συμπεριλάβει αρχεία από πολλές ομάδες εργασίας και τμήματα. Αυτά τα δεδομένα μπορεί να βρίσκονται σε διαφορετικά φύλλα εργασίας και βιβλία εργασίας ή σε αρχεία κειμένου που αποτελούν τροφοδοσίες δεδομένων από άλλα συστήματα. Δεν υπάρχει εντολή περιβάλλοντος εργασίας χρήστη ή εύκολος τρόπος για να προσαρτήσετε παρόμοια δεδομένα στο Excel.

Η καλύτερη λύση είναι να χρησιμοποιήσετε την Access, όπου μπορείτε εύκολα να εισαγάγετε και να προσαρτήσετε δεδομένα σε έναν πίνακα χρησιμοποιώντας τον "Οδηγό εισαγωγής υπολογιστικών φύλλων". Επιπλέον, μπορείτε να προσαρτήσετε πολλά δεδομένα σε έναν πίνακα. Μπορείτε να αποθηκεύσετε τις λειτουργίες εισαγωγής, να τις προσθέσετε ως προγραμματισμένες εργασίες του Microsoft Outlook και ακόμη και να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία.

Βήμα 2: Κανονικοποίηση δεδομένων με χρήση του Οδηγού ανάλυσης πίνακα

Με την πρώτη ματιά, η διαδικασία εξομάλυνσης των δεδομένων σας μπορεί να φαίνεται μια τρομακτική εργασία. Ευτυχώς, η κανονικοποίηση πινάκων στην Access είναι μια διαδικασία που είναι πολύ πιο εύκολη, χάρη στον "Οδηγό ανάλυσης πίνακα".

Ο "Οδηγός ανάλυσης πινάκων"

1. Σύρετε επιλεγμένες στήλες σε έναν νέο πίνακα και δημιουργήστε αυτόματα σχέσεις

2. Χρησιμοποιήστε εντολές κουμπιών για να μετονομάσετε έναν πίνακα, να προσθέσετε ένα πρωτεύον κλειδί, να μετατρέψετε μια υπάρχουσα στήλη σε πρωτεύον κλειδί και να αναιρέσετε την τελευταία ενέργεια

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον οδηγό για να κάνετε τα εξής:

  • Μετατρέψτε έναν πίνακα σε ένα σύνολο μικρότερων πινάκων και δημιουργήστε αυτόματα μια σχέση πρωτεύοντος και εξωτερικού κλειδιού μεταξύ των πινάκων.

  • Προσθέστε ένα πρωτεύον κλειδί σε ένα υπάρχον πεδίο που περιέχει μοναδικές τιμές ή δημιουργήστε ένα νέο πεδίο αναγνωριστικού που χρησιμοποιεί τον τύπο δεδομένων "Αυτόματη Αρίθμηση".

  • Δημιουργήστε αυτόματα σχέσεις για την ενεργοποίηση ακεραιότητας αναφορών με διαδοχικές ενημερώσεις. Οι διαδοχικές διαγραφές δεν προστίθενται αυτόματα για να αποτραπεί η τυχαία διαγραφή δεδομένων, αλλά μπορείτε εύκολα να προσθέσετε διαδοχικές διαγραφές αργότερα.

  • Αναζητήστε σε νέους πίνακες περιττά ή διπλότυπα δεδομένα (όπως τον ίδιο πελάτη με δύο διαφορετικούς αριθμούς τηλεφώνου) και ενημερώστε τα όπως θέλετε.

  • Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας του αρχικού πίνακα και μετονομάστε τον προσαρτώντας το "_OLD" στο όνομά του. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα που αναδομεί τον αρχικό πίνακα, με το αρχικό όνομα πίνακα, έτσι ώστε οποιεσδήποτε υπάρχουσες φόρμες ή αναφορές που βασίζονται στον αρχικό πίνακα να λειτουργούν με τη νέα δομή πίνακα.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Κανονικοποίηση των δεδομένων σας με χρήση της Ανάλυσης πίνακα.

Βήμα 3: Σύνδεση σε δεδομένα της Access από το Excel

Μετά την κανονικοποίηση των δεδομένων στην Access και τη δημιουργία ενός ερωτήματος ή πίνακα που αναδομεί τα αρχικά δεδομένα, είναι ένα απλό θέμα σύνδεσης με τα δεδομένα της Access από το Excel. Τα δεδομένα σας βρίσκονται τώρα στην Access ως εξωτερική προέλευση δεδομένων και έτσι μπορούν να συνδεθούν στο βιβλίο εργασίας μέσω μιας σύνδεσης δεδομένων, η οποία είναι ένα κοντέινερ πληροφοριών που χρησιμοποιούνται για τον εντοπισμό, τη σύνδεση και την πρόσβαση στην εξωτερική προέλευση δεδομένων. Οι πληροφορίες σύνδεσης αποθηκεύονται στο βιβλίο εργασίας και μπορούν επίσης να αποθηκευτούν σε ένα αρχείο σύνδεσης, όπως ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων του Office (ODC) (επέκταση ονόματος αρχείου.odc) ή ένα αρχείο ονόματος προέλευσης δεδομένων (επέκταση .dsn). Αφού συνδεθείτε με εξωτερικά δεδομένα, μπορείτε επίσης να ανανεώνετε (ή να ενημερώνετε) αυτόματα το βιβλίο εργασίας του Excel από την Access κάθε φορά που τα δεδομένα ενημερώνονται στην Access.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή δεδομένων από εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων (Power Query).

Εισαγωγή των δεδομένων σας στην Access

Αυτή η ενότητα σάς καθοδηγεί στις ακόλουθες φάσεις κανονικοποίησης των δεδομένων σας: Το σπάσιμο τιμών στις στήλες "Πωλητής" και "Διεύθυνση" στα πιο ατομικά τμήματα, ο διαχωρισμός σχετικών θεμάτων σε δικούς τους πίνακες, η αντιγραφή και επικόλληση αυτών των πινάκων από το Excel στην Access, η δημιουργία βασικών σχέσεων μεταξύ των πινάκων της Access που μόλις δημιουργήσατε και η δημιουργία και η εκτέλεση ενός απλού ερωτήματος στην Access για την επιστροφή πληροφοριών.

Παράδειγμα δεδομένων σε μη κανονικοποιημένη μορφή

Το ακόλουθο φύλλο εργασίας περιέχει μη ατομικές τιμές στη στήλη "Πωλητής" και στη στήλη "Διεύθυνση". Και οι δύο στήλες πρέπει να διαιρεθούν σε δύο ή περισσότερες ξεχωριστές στήλες. Αυτό το φύλλο εργασίας περιέχει επίσης πληροφορίες σχετικά με τους πωλητές, τα προϊόντα, τους πελάτες και τις παραγγελίες. Οι πληροφορίες αυτές θα πρέπει επίσης να χωριστούν περαιτέρω, ανά θέμα, σε ξεχωριστούς πίνακες.

Πωλητής

Order ID

Ημερομηνία παραγγελίας

Αναγνωριστικό προϊόντος

Ποσότητα

Τιμή

Όνομα πελάτη

Address

Τηλέφωνο

Λι, Γέιλ

2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

Fourth Coffee

7007 Κορνέλ Σεντ Ρέντμοντ, WA 98199

425-555-0201

Λι, Γέιλ

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

Fourth Coffee

7007 Κορνέλ Σεντ Ρέντμοντ, WA 98199

425-555-0201

Άνταμς, Έλεν

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Κολούμπια Κύκλος Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Άνταμς, Έλεν

2350

3/4/09

F-198

6

$5.25

Adventure Works

1025 Κολούμπια Κύκλος Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Άνταμς, Έλεν

2350

3/4/09

Β-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Κολούμπια Κύκλος Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Βανς, Τζιμ

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

Θησέας, Ανώνυμος Εταιρεία Τσιμέντων

2302 Χάρβαρντ Μπέλβιου, WA 98227

425-555-0222

Βανς, Τζιμ

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Κολούμπια Κύκλος Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Βανς, Τζιμ

2352

3/5/09

D-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 Κολούμπια Κύκλος Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16.75

Fourth Coffee

7007 Κορνέλ Σεντ Ρέντμοντ, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7.00

Fourth Coffee

7007 Κορνέλ Σεντ Ρέντμοντ, WA 98199

425-555-0201

Πληροφορίες στα μικρότερα μέρη: ατομικά δεδομένα

Δουλεύοντας με τα δεδομένα σε αυτό το παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Κείμενο σε στήλη στο Excel για να διαχωρίσετε τα "ατομικά" τμήματα ενός κελιού (όπως η ταχυδρομική διεύθυνση, η πόλη, το νομό και ο ταχυδρομικός κώδικας) σε διακριτές στήλες.

Ο παρακάτω πίνακας εμφανίζει τις νέες στήλες στο ίδιο φύλλο εργασίας αφού έχουν διαιρεθεί για να κάνουν όλες τις τιμές ατομικές. Σημειώστε ότι οι πληροφορίες στη στήλη "Πωλητής" έχουν διαιρεθεί σε στήλες "Επώνυμο" και "Όνομα" και ότι οι πληροφορίες στη στήλη "Διεύθυνση" έχουν διαιρεθεί σε στήλες "Διεύθυνση", "Πόλη", "Πολιτεία" και "Ταχυδρομικός κώδικας". Αυτά τα δεδομένα βρίσκονται στην "πρώτη κανονική μορφή".

Επώνυμο

Όνομα

 

Οδός

Πόλη

Πολιτεία

Ταχυδρομικός κώδικας

Li

Yale

2302 Λεωφόρος Χάρβαρντ

Μπέλβιου

WA

98227

Adams

Ellen

Κύκλος της Κολούμπια 1025

Ηράκλειο

WA

98234

Hance

Δημήτρης

2302 Λεωφόρος Χάρβαρντ

Μπέλβιου

WA

98227

Koch

Reed

7007 Κορνέλ Σεντ Ρέντμοντ

Redmond

WA

98199

Διακοπή δεδομένων σε οργανωμένα θέματα στο Excel

Οι διάφοροι πίνακες των δεδομένων του παραδείγματος που ακολουθούν εμφανίζουν τις ίδιες πληροφορίες από το φύλλο εργασίας του Excel αφού έχουν διαιρεθεί σε πίνακες για τους πωλητές, τα προϊόντα, τους πελάτες και τις παραγγελίες. Η σχεδίαση πίνακα δεν είναι τελική, αλλά βρίσκεται στο σωστό δρόμο.

Ο πίνακας "Πωλητές" περιέχει μόνο πληροφορίες σχετικά με το προσωπικό πωλήσεων. Σημειώστε ότι κάθε εγγραφή έχει ένα μοναδικό αναγνωριστικό (Αναγνωριστικό πωλητή). Η τιμή του αναγνωριστικού πωλητή θα χρησιμοποιηθεί στον πίνακα "Παραγγελίες" για τη σύνδεση παραγγελιών με πωλητές.

Πωλητές

Αναγνωριστικό πωλητή

Επώνυμο

Όνομα

101

Li

Yale

103

Adams

Ellen

105

Hance

Δημήτρης

107

Koch

Reed

Ο πίνακας "Προϊόντα" περιέχει μόνο πληροφορίες σχετικά με προϊόντα. Σημειώστε ότι κάθε εγγραφή έχει ένα μοναδικό αναγνωριστικό (Αναγνωριστικό προϊόντος). Η τιμή του αναγνωριστικού προϊόντος θα χρησιμοποιηθεί για τη σύνδεση πληροφοριών προϊόντος στον πίνακα "Λεπτομέρειες παραγγελίας".

Προϊόντα

Αναγνωριστικό προϊόντος

Τιμή

A-2275

16.75

Β-205

4.50

C-789

7,00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5.25

Ο πίνακας "Πελάτες" περιέχει μόνο πληροφορίες σχετικά με τους πελάτες. Σημειώστε ότι κάθε εγγραφή έχει ένα μοναδικό αναγνωριστικό (Αναγνωριστικό πελάτη). Η τιμή του αναγνωριστικού πελάτη θα χρησιμοποιηθεί για τη σύνδεση των πληροφοριών πελατών στον πίνακα "Παραγγελίες".

Πελάτες

Κωδικός Πελάτη

Όνομα

Οδός

Πόλη

Πολιτεία

Ταχυδρομικός κώδικας

Τηλέφωνο

1001

Θησέας, Ανώνυμος Εταιρεία Τσιμέντων

2302 Λεωφόρος Χάρβαρντ

Μπέλβιου

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

Κύκλος της Κολούμπια 1025

Ηράκλειο

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

Οδός Κορνέλ 7007

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Ο πίνακας "Παραγγελίες" περιέχει πληροφορίες σχετικά με παραγγελίες, πωλητές, πελάτες και προϊόντα. Σημειώστε ότι κάθε εγγραφή έχει ένα μοναδικό αναγνωριστικό (Αναγνωριστικό παραγγελίας). Ορισμένες από τις πληροφορίες σε αυτόν τον πίνακα πρέπει να χωριστούν σε έναν πρόσθετο πίνακα που περιέχει λεπτομέρειες παραγγελιών, έτσι ώστε ο πίνακας "Παραγγελίες" να περιέχει μόνο τέσσερις στήλες— το μοναδικό αναγνωριστικό παραγγελίας, την ημερομηνία παραγγελίας, το αναγνωριστικό πωλητή και το αναγνωριστικό πελάτη. Ο πίνακας που εμφανίζεται εδώ δεν έχει ακόμη διαιρεθεί στον πίνακα "Λεπτομέρειες παραγγελίας".

Παραγγελίες

Order ID

Ημερομηνία παραγγελίας

Αναγνωριστικό πωλητή

Κωδικός Πελάτη

Αναγνωριστικό προϊόντος

Ποσότητα

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

Β-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Οι λεπτομέρειες παραγγελίας, όπως το αναγνωριστικό προϊόντος και η ποσότητα, μετακινούνται εκτός του πίνακα "Παραγγελίες" και αποθηκεύονται σε έναν πίνακα με το όνομα "Λεπτομέρειες παραγγελίας". Να θυμάστε ότι υπάρχουν 9 παραγγελίες, επομένως έχει νόημα να υπάρχουν 9 εγγραφές σε αυτόν τον πίνακα. Σημειώστε ότι ο πίνακας "Παραγγελίες" έχει ένα μοναδικό αναγνωριστικό (Αναγνωριστικό παραγγελίας), το οποίο θα αναφέρεται από τον πίνακα "Λεπτομέρειες παραγγελίας".

Η τελική σχεδίαση του πίνακα "Παραγγελίες" θα πρέπει να μοιάζει ως εξής:

Παραγγελίες

Order ID

Ημερομηνία παραγγελίας

Αναγνωριστικό πωλητή

Κωδικός Πελάτη

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Ο πίνακας "Λεπτομέρειες παραγγελίας" δεν περιέχει στήλες που να απαιτούν μοναδικές τιμές (δηλαδή, δεν υπάρχει πρωτεύον κλειδί), επομένως, μπορεί οποιαδήποτε ή όλες οι στήλες να περιέχουν "περιττά" δεδομένα. Ωστόσο, καμία από τις δύο εγγραφές σε αυτόν τον πίνακα δεν πρέπει να είναι απολύτως πανομοιότυπη (αυτός ο κανόνας ισχύει για οποιονδήποτε πίνακα σε μια βάση δεδομένων). Σε αυτόν τον πίνακα, θα πρέπει να υπάρχουν 17 εγγραφές — καθεμία από τις οποίες αντιστοιχεί σε ένα προϊόν με μεμονωμένη σειρά. Για παράδειγμα, με τη σειρά 2349, τρία προϊόντα C-789 αποτελούν ένα από τα δύο μέρη ολόκληρης της παραγγελίας.

Ο πίνακας "Λεπτομέρειες παραγγελίας" πρέπει, επομένως, να μοιάζει με τον εξής:

Λεπτομέρειες παραγγελίας

Order ID

Αναγνωριστικό προϊόντος

Ποσότητα

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

Β-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων από το Excel στην Access

Τώρα που οι πληροφορίες σχετικά με τους πωλητές, τους πελάτες, τα προϊόντα, τις παραγγελίες και τις λεπτομέρειες παραγγελιών έχουν αναλυθεί σε ξεχωριστά θέματα στο Excel, μπορείτε να αντιγράψετε αυτά τα δεδομένα απευθείας στην Access, όπου θα γίνουν πίνακες.

Δημιουργία σχέσεων μεταξύ των πινάκων της Access και εκτέλεση ερωτήματος

Αφού μετακινήσετε τα δεδομένα σας στην Access, μπορείτε να δημιουργήσετε σχέσεις μεταξύ πινάκων και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε ερωτήματα για να επιστρέψετε πληροφορίες σχετικά με διάφορα θέματα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα που επιστρέφει το Αναγνωριστικό παραγγελίας και τα ονόματα των πωλητών για παραγγελίες που καταχωρούνται μεταξύ 05/3/09 και 08/3/09.

Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε φόρμες και αναφορές για να διευκολύνετε την καταχώρηση δεδομένων και την ανάλυση πωλήσεων.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Μπορείτε ανά πάσα στιγμή να ρωτήσετε έναν ειδικό στην Κοινότητα τεχνικής υποστήριξης του Excel ή να λάβετε υποστήριξη στις Κοινότητες.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Θέλετε περισσότερες επιλογές;

Εξερευνήστε τα πλεονεκτήματα της συνδρομής, περιηγηθείτε σε εκπαιδευτικά σεμινάρια, μάθετε πώς μπορείτε να προστατεύσετε τη συσκευή σας και πολλά άλλα.

Οι κοινότητες σάς βοηθούν να κάνετε και να απαντάτε σε ερωτήσεις, να δίνετε σχόλια και να ακούτε από ειδικούς με πλούσια γνώση.

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Πόσο ικανοποιημένοι είστε με τη γλωσσική ποιότητα;
Τι επηρέασε την εμπειρία σας;
Πατώντας "Υποβολή" τα σχόλια σας θα χρησιμοποιηθούν για τη βελτίωση των προϊόντων και των υπηρεσιών της Microsoft. Ο διαχειριστής IT θα έχει τη δυνατότητα να συλλέξει αυτά τα δεδομένα. Δήλωση προστασίας προσωπικών δεδομένων.

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

×