Δημιουργία προσβάσιμων εγγράφων του Office

Χρήση χρώματος

Μη βασίζεστε ποτέ μόνο σε χρώματα για τη μετάδοση πληροφοριών, σε περίπτωση που το ακροατήριό σας δεν μπορεί να το δει σωστά. Εάν είναι σημαντικό να γνωρίζουν το ακριβές χρώμα, αναφέρετε το χρώμα, για παράδειγμα, στην ετικέτα εικόνας.

Αποφύγετε τη χρήση χλωμού μπλε χρώματος, καθώς είναι το πρώτο χρώμα που προκαλεί προβλήματα σε μάτια ηλικιωμένων που χάνουν την ευαισθησία τους.

Χρήση ήχου

Εάν χρησιμοποιείτε ήχο σε ένα έγγραφο, βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες είναι προσβάσιμες ακόμα και αν δεν τον ακούτε.

Για να κάνετε τα βίντεο και τα αρχεία ήχου προσβάσιμα, μπορείτε να προσθέσετε κλειστές λεζάντες ή υπότιτλους στο έγγραφό σας. Κάνουν το έγγραφο κατάλληλο για ένα μεγαλύτερο ακροατήριο, καθώς και για άτομα με προβλήματα ακοής και για εκείνους που μιλούν άλλη γλώσσα από αυτή που υπάρχει στο απόσπασμα πολυμέσων.

Λείπουν εναλλακτικά κείμενα στις απεικονίσεις

Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα ανάγνωσης οθόνης, το εναλλακτικό κείμενο (ALT) περιγράφει ένα οπτικό στοιχείο για όσους δεν μπορούν να το δουν. Να εφαρμόζετε πάντα αποτελεσματικά εναλλακτικά κείμενα σε όλα τα σχήματα, εικόνες, γραφήματα, πίνακες και γραφικά SmartArt για να κάνετε το έγγραφό σας πιο προσβάσιμο. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την κατάλληλη χρήση του εναλλακτικού κειμένου, ανατρέξτε στο θέμα Εναλλακτικό κείμενο.

Σύνθετο στυλ γραφής

Εάν το ακροατήριό σας δεν μπορεί να σας καταλάβει, το έγγραφό σας αποτυγχάνει αυτόματα.

Χρησιμοποιήστε σύντομες προτάσεις και απλή γραμματική. Εάν το περιεχόμενο προσφέρεται για μια λίστα με κουκκίδες, παρουσιάστε το με αυτόν τον τρόπο. Μια λίστα με κουκκίδες είναι ένας πολύ απλός τρόπος για να εφαρμόζετε σύντομες προτάσεις.

Όταν βρίσκεστε αντιμέτωποι με επιλογές, πάντα να επιλέγετε την απλούστερη διαθέσιμη λέξη, αντί να εντυπωσιάζετε το ακροατήριό σας με το λεξιλόγιο σας.

Πίνακες εντός εγγράφων

Αποφύγετε τη χρήση πινάκων στα έγγραφά σας, εάν είναι δυνατόν, καθώς η παρακολούθηση του περιεχομένου του πίνακα μέσω ενός προγράμματος ανάγνωσης οθόνης μπορεί να είναι δύσκολη. Εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε έναν πίνακα, σχεδιάστε τον προσεκτικά για να είναι όσο το δυνατόν πιο απλός. Χρησιμοποιείτε πάντα μια επικεφαλίδα για να εισαγάγετε τον πίνακα.

Εάν δημιουργείτε έναν πίνακα με HTML για μια ιστοσελίδα, χρησιμοποιήστε την κατάλληλη σήμανση για να επιτρέψετε στο πρόγραμμα ανάγνωσης οθόνης ή την οθόνη Μπράιγ να εμφανίζει τις πληροφορίες της κεφαλίδας του πίνακα και τα δεδομένα στο περιβάλλον. Χρησιμοποιήστε τις ετικέτες <TH> για τις κεφαλίδες και τις ετικέτες <TD> για τα κελιά δεδομένων. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε μια σύνοψη πίνακα στην ετικέτα <πίνακας> για να εξηγήσετε τον σκοπό του πίνακα.

Διατάξεις εγγράφων που βασίζονται σε πίνακα

Οι διατάξεις που βασίζονται σε πίνακα είναι δημοφιλείς ειδικά σε ενημερωτικά δελτία που έχουν δημιουργηθεί με Word και Outlook. Με τη δημιουργία ενός πίνακα με αόρατα περιγράμματα και την τοποθέτηση των διαφορετικών άρθρων ενημερωτικού δελτίου σε μεμονωμένα κελιά, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε ένα έγγραφο με εντυπωσιακή εμφάνιση. Ωστόσο, οι αναγνώστες σας με προβλήματα προσβασιμότητας δεν θα σας ευχαριστήσουν. Μη χρησιμοποιείτε πίνακες ως εργαλείο διάταξης.

Κατά την περιήγηση σε ένα έγγραφο με μια διάταξη πίνακα, τα προγράμματα ανάγνωσης οθόνης και το σύμβολο Μπράιγ εμφανίζουν πίνακες ανάγνωσης με διαδοχικές γραμμές κατά μήκος των στηλών: εάν το ενημερωτικό δελτίο σας έχει σχεδιαστεί για ανάγνωση από επάνω προς τα κάτω, στήλη προς στήλη, το πρόγραμμα ανάγνωσης θα χαθεί.

Να έχετε στόχο να κάνετε διάταξη του εγγράφου χωρίς να χρησιμοποιήσετε πίνακες. Για ιδέες και μια συλλογή προσβάσιμων προτύπων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε με διαφορετικές εφαρμογές του Office, ανατρέξτε στο θέμα Κάντε τα πρότυπά σας πιο προσβάσιμα και Αποκτήστε προσβάσιμα πρότυπα για το Office. Εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια διάταξη πίνακα, βεβαιωθείτε ότι έχει σχεδιαστεί για ανάγνωση κατά σειρά κατά μήκος των στηλών και προσπαθήστε να ελαχιστοποιήσετε τον αριθμό των πλήκτρων Tab ή τα πλήκτρα σάρωσης που απαιτούνται για να φτάσετε στο τέλος.

Σειρά περιήγησης και εστίασης

Οι χρήστες του προγράμματος ανάγνωσης οθόνης βασίζονται στο πλήκτρο TAB ή στη σάρωση για να περιηγηθούν στο έγγραφό σας. Κάθε πάτημα του πλήκτρου TAB ή κάθε σάρωση μετακινεί την εστίαση στο έγγραφο στο επόμενο τμήμα και επιτρέπει στο πρόγραμμα ανάγνωσης οθόνης να διαβάσει το περιεχόμενο αυτού του τμήματος.

Για την εφαρμογή προσβάσιμης περιήγησης, βεβαιωθείτε ότι τα τμήματα στο περιεχόμενο του εγγράφου έχουν στοιχηθεί με λογικό τρόπο. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν το περιεχόμενο του εγγράφου αποτελείται από ξεχωριστά κομμάτια κειμένου και εικόνας που τοποθετούνται δίπλα ή το ένα επάνω στο άλλο, όπως σε μια διαφάνεια του PowerPoint. Εάν τα τμήματα δεν είναι οργανωμένα λογικά, το πρόγραμμα ανάγνωσης οθόνης θα τα διαβάσει με λάθος σειρά, δίνοντας στον χρήστη την ελάχιστη δυνατή ευκαιρία να κατανοήσει το περιεχόμενο. Για να ελέγξετε την περιήγηση, ενεργοποιήστε το πρόγραμμα ανάγνωσης οθόνης και μετακινηθείτε μέσα στο έγγραφο, πατώντας το πλήκτρο TAB ή σύροντας προς τα αριστερά ή προς τα δεξιά στην οθόνη. Βεβαιωθείτε ότι η εστίαση μετακινείται μέσα στο έγγραφο με τον αναμενόμενο τρόπο.