Ο Οδηγός εξαγωγής και ο Οδηγός εισαγωγής σάς βοηθούν να μεταφέρετε δεδομένα έργου μεταξύ του Microsoft Project και άλλων προγραμμάτων. Ακολουθεί μια λίστα με τις μορφές εξαγωγής ή εισαγωγής από αυτές.
-
Microsoft Excel (ως βιβλίο εργασίας ή αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα )
-
Μόνο κείμενο (οριοθετημένο με στηλοθέτες)
-
Τιμές διαχωρισμένες με κόμματα (CSV)
-
Επεκτάσιμη γλώσσα σήμανσης (XML)
Με τον ορισμό ή την επεξεργασία των αντιστοιχίσεων εξαγωγής ή εισαγωγής αυτών των οδηγών, μπορείτε εύκολα να μεταφέρετε δεδομένα από και προς το εργασία, πόρο ή ανάθεση πεδία που θέλετε.
Τι θέλετε να κάνετε;
Εξαγωγή πληροφοριών έργου
-
Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση ως.
-
Επιλέξτε Αναζήτηση.
-
Στο πλαίσιο Αποθήκευση ως τύπου , επιλέξτε τη μορφή αρχείου στην οποία θέλετε να εξαγάγετε δεδομένα.
-
Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου , πληκτρολογήστε ένα όνομα για το εξαγόμενο αρχείο.
-
Επιλέξτε Αποθήκευση.
-
Ακολουθήστε τις οδηγίες στον Οδηγό εξαγωγής για να εξαγάγετε τα δεδομένα που θέλετε στα κατάλληλα πεδία του αρχείου προορισμού.
-
Όταν ο οδηγός σάς ζητήσει να δημιουργήσετε ένα νέο χάρτη ή να χρησιμοποιήσετε έναν υπάρχοντα, κάντε ένα από τα εξής:
-
Επιλέξτε Νέα αντιστοίχιση για να δημιουργήσετε μια νέα αντιστοίχιση εξαγωγής από την αρχή.
-
Επιλέξτε Χρήση υπάρχουσας αντιστοίχισης για να χρησιμοποιήσετε μια προεπιλεγμένη αντιστοίχιση ή μια αντιστοίχιση που ορίσατε και αποθηκεύσατε προηγουμένως.
-
-
Στη σελίδα Αντιστοίχιση εργασιών, Αντιστοίχιση πόρων ή Αντιστοίχιση ανάθεσης του Οδηγού εξαγωγής, επαληθεύστε ή επεξεργαστείτε τις υποθέσεις αντιστοίχισης του Project ή δημιουργήστε μια νέα αντιστοίχιση:
-
Για να εξαγάγετε συγκεκριμένες πληροφορίες έργου, πληκτρολογήστε ή επιλέξτε το πεδίο που θέλετε στη στήλη Από και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER.
-
Για να προσθέσετε όλα τα πεδία εργασιών, πόρων ή αναθέσεων στο έργο σας στην αντιστοίχιση εξαγωγής, επιλέξτε Προσθήκη όλων.
-
Για να προσθέσετε όλα τα πεδία εργασίας ή πόρων ενός συγκεκριμένου πίνακα στην αντιστοίχιση εξαγωγής, επιλέξτε Βάση σε πίνακα. Επιλέξτε τον πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.
-
Για να καταργήσετε όλα τα πεδία εργασιών, πόρων ή αναθέσεων από μια αντιστοίχιση εξαγωγής, επιλέξτε Απαλοιφή όλων.
-
Για να εισαγάγετε ένα νέο πεδίο επάνω από ένα άλλο πεδίο, επιλέξτε ένα πεδίο στη στήλη Από και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εισαγωγή γραμμής.
-
Για να εισαγάγετε ένα νέο πεδίο επάνω από ένα άλλο πεδίο, επιλέξτε ένα πεδίο στη στήλη Από και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εισαγωγή γραμμής.
-
Για να διαγράψετε ένα πεδίο, επιλέξτε το στη στήλη Από και, στη συνέχεια, επιλέξτε Διαγραφή γραμμής. Για να αλλάξετε το όνομα του πεδίου στο αρχείο προορισμού, επιλέξτε το πεδίο στη στήλη Προς και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα.
-
-
Για να εξαγάγετε συγκεκριμένες εργασίες ή πόρους μόνο, επιλέξτε το φίλτρο που θέλετε στο πλαίσιο Φίλτρο εξαγωγής .
-
Εάν θέλετε να αλλάξετε τη σειρά των πεδίων στο αρχείο προορισμού, επιλέξτε ένα πεδίο στη στήλη Προς και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά Μετακίνηση για να μετακινήσετε το πεδίο στη θέση που θέλετε.
-
Στην τελευταία σελίδα του Οδηγού εξαγωγής, επιλέξτε Τέλος για να εξαγάγετε τα δεδομένα σας.
Σημειώσεις:
-
Μπορείτε να εξαγάγετε μόνο ένα ολόκληρο έργο σε μορφή XML. Το Project αντιστοιχίσει τα δεδομένα αυτόματα, χωρίς τον Οδηγό εξαγωγής. Επίσης, για να ελαχιστοποιηθεί το μέγεθος του αρχείου, τα πεδία που περιέχουν τιμές null δεν περιλαμβάνονται στο εξαγόμενο αρχείο XML.
-
Στη σελίδα Αντιστοίχιση εργασιών, Αντιστοίχιση πόρων ή Αντιστοίχιση ανάθεσης του Οδηγού εξαγωγής, στην περιοχή Προεπισκόπηση, μπορείτε να δείτε τη διάταξη της αντιστοίχισης εξαγωγής.
-
Μπορείτε να αποθηκεύσετε μια νέα ή επεξεργασμένη αντιστοίχιση εξαγωγής, εάν θέλετε να τη χρησιμοποιήσετε ξανά. Στην τελευταία σελίδα του Οδηγού εξαγωγής, επιλέξτε Αποθήκευση αντιστοίχισης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα όνομα στο πλαίσιο Όνομα χάρτη . Η νέα αντιστοίχιση θα προστεθεί στη λίστα προκαθορισμένων αντιστοιχίσεων.
-
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα αντιστοίχιση εξαγωγής από άλλο έργο, εάν η αντιστοίχιση είναι διαθέσιμη στο καθολικό αρχείο. Χρησιμοποιώντας το Οργάνωση, μπορείτε να αντιγράψετε μια αντιστοίχιση εξαγωγής από ένα αρχείο έργου στο καθολικό αρχείο.
-
Όταν δημιουργείτε μια αντιστοίχιση εξαγωγής για να αποθηκεύσετε δεδομένα είτε σε μορφή αρχείου CSV είτε σε μορφή αρχείου TXT και ορίσετε τον οριοθέτη κειμένου, ο οριοθέτης και όχι η επέκταση του αρχείου ελέγχουν τον τύπο αρχείου. Για παράδειγμα, εάν αποθηκεύσετε σε ένα αρχείο με το όνομα Myproject.csv αλλά έχετε καθορίσει έναν οριοθέτη στηλοθετών στο χάρτη, το αρχείο CSV θα έχει στηλοθέτες αντί για ελληνικά ερωτηματικά, παρόλο που η επέκταση αρχείου υποδεικνύει κόμματα.
Εισαγωγή πληροφοριών έργου
Μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες στο Project χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε πεδίο καταχώρησης από μορφή αρχείου άλλου προϊόντος, όπως το Microsoft Office Excel, το Microsoft Office Access, την Επεκτάσιμη γλώσσα σήμανσης (XML), τιμές διαχωρισμένες με κόμματα (CSV) ή μορφή κειμένου οριοθετημένου με στηλοθέτες.
-
Επιλέξτε Αρχείο > Άνοιγμα > Αναζήτηση.
-
Στο πλαίσιο Αρχεία τύπου , επιλέξτε τον τύπο αρχείου από τον οποίο θέλετε να εισαγάγετε δεδομένα.
-
Μεταβείτε στο φάκελο που περιέχει το αρχείο που θέλετε να εισαγάγετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε το αρχείο από τη λίστα αρχείων.
-
Επιλέξτε Άνοιγμα.
-
Ακολουθήστε τις οδηγίες στον Οδηγό εισαγωγής για να εισαγάγετε τα δεδομένα που θέλετε στα κατάλληλα πεδία του Project.
-
Στη σελίδα Αντιστοίχιση εργασιών, Αντιστοίχιση πόρων ή Αντιστοίχιση ανάθεσης του Οδηγού εισαγωγής, επαληθεύστε ή επεξεργαστείτε τις υποθέσεις αντιστοίχισης του Project:
-
Για να εισαγάγετε τα δεδομένα από ένα πεδίο του αρχείου προέλευσης σε διαφορετικό πεδίο του Project, επιλέξτε το πεδίο στη στήλη Προς , επιλέξτε ένα νέο πεδίο και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER.
-
Για να αλλάξετε το όνομα ενός πεδίου στο αρχείο προορισμού, επιλέξτε το πεδίο στη στήλη Προς και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα.
-
Για να διαγράψετε ένα πεδίο, επιλέξτε το στη στήλη Από και, στη συνέχεια, επιλέξτε Διαγραφή γραμμής.
-
Για να εισαγάγετε ένα νέο πεδίο επάνω από ένα άλλο πεδίο, επιλέξτε ένα πεδίο στη στήλη Από και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εισαγωγή γραμμής.
-
Για να καταργήσετε όλα τα πεδία εργασιών, πόρων ή αναθέσεων από μια αντιστοίχιση εισαγωγής, επιλέξτε Απαλοιφή όλων.
-
Για να προσθέσετε όλα τα πεδία εργασίας, πόρου ή ανάθεσης του αρχείου προορισμού στην αντιστοίχιση εισαγωγής, επιλέξτε Προσθήκη όλων.
Συμβουλή: Στη σελίδα Αντιστοίχιση εργασιών, Αντιστοίχιση πόρων ή Αντιστοίχιση ανάθεσης του Οδηγού εισαγωγής, στην περιοχή Προεπισκόπηση, μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση της διάταξης της αντιστοίχισης εισαγωγής.
-
-
Για να αλλάξετε τη σειρά των πεδίων στο αρχείο προορισμού, επιλέξτε ένα πεδίο στη στήλη Προς και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά Μετακίνηση για να μετακινήσετε το πεδίο στη θέση που θέλετε.
-
Στην τελευταία σελίδα του Οδηγού εισαγωγής, επιλέξτε Τέλος για να εισαγάγετε τα δεδομένα σας.
Συμβουλή: Μπορείτε να αποθηκεύσετε μια νέα ή επεξεργασμένη αντιστοίχιση εισαγωγής, εάν θέλετε να τη χρησιμοποιήσετε ξανά. Στην τελευταία σελίδα του Οδηγού εισαγωγής, επιλέξτε Αποθήκευση αντιστοίχισης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα όνομα στο πλαίσιο Όνομα χάρτη . Η νέα αντιστοίχιση θα προστεθεί στη λίστα προκαθορισμένων αντιστοιχίσεων.
Σημειώσεις:
-
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα αντιστοίχιση εισαγωγής από άλλο έργο, εάν η αντιστοίχιση είναι διαθέσιμη στο καθολικό αρχείο. Χρησιμοποιώντας το Οργάνωση, μπορείτε να αντιγράψετε μια αντιστοίχιση εισαγωγής από ένα αρχείο έργου στο καθολικό αρχείο.
-
Όταν δημιουργείτε μια αντιστοίχιση εισαγωγής για να ενσωματώσετε δεδομένα είτε από τη μορφή αρχείου CSV είτε από τη μορφή αρχείου TXT και ορίζετε τον οριοθέτη κειμένου, ο οριοθέτης και όχι η επέκταση του αρχείου, ελέγχει τον τύπο αρχείου. Για παράδειγμα, εάν εισαγάγετε ένα αρχείο με το όνομα Myproject.csv αλλά έχετε καθορίσει έναν οριοθέτη στηλοθετών στο χάρτη, το αρχείο CSV θα έχει στηλοθέτες αντί για ελληνικά ερωτηματικά, παρόλο που η επέκταση αρχείου υποδεικνύει κόμματα.
-
Παρόλο που μπορείτε να εισαγάγετε τιμές σε ορισμένα υπολογιζόμενα πεδία, το Project μπορεί να υπολογίσει ξανά αυτές τις τιμές, είτε αυτόματα είτε όταν καθορίζετε.
-
Το Project μπορεί να εισαγάγει μόνο δεδομένα XML που μπορούν να επικυρωθούν σε σχέση με το σχήμα ανταλλαγής δεδομένων.
-
Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Project Professional και θέλετε να εισαγάγετε πληροφορίες από άλλη μορφή αρχείου σε ένα εταιρικό έργο που απαιτεί την εισαγωγή συγκεκριμένων πληροφοριών για εργασίες, δεν θα μπορείτε να αποθηκεύσετε το έργο μέχρι να εισαγάγετε όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες.
-
Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Project Professional, να θυμάστε ότι τα πεδία κόστους πόρων δεν είναι δυνατό να ενημερωθούν σε ένα εταιρικό έργο. Μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες κόστους πόρων μόνο σε έργα χωρίς χρέωση ή για πόρους που δεν ανήκουν σε μια παράσταση σε ένα έργο.
