Σε αυτό το άρθρο
Επισκόπηση
Όταν χρησιμοποιείτε Microsoft Office φόρμες του InfoPath για τη συλλογή δεδομένων ως μέρος μιας μεγαλύτερης επιχειρηματικής διαδικασίας, αυτά τα δεδομένα συνήθως δεν παραμένουν στις φόρμες που συμπληρώνουν οι χρήστες. Αντίθετα, τα δεδομένα της φόρμας μεταβαίνουν από τη φόρμα στο επόμενο στάδιο της επιχειρηματικής διαδικασίας, συνήθως σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, όπως μια βάση δεδομένων, μια υπηρεσία Web ή μια εφαρμογή σε ένα διακομιστή Web. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος μπορεί να χρησιμοποιήσει το InfoPath για να συμπληρώσει μια φόρμα αναφοράς εξόδων και, στη συνέχεια, να υποβάλει τη φόρμα σε μια υπηρεσία Web όπου μπορεί να γίνει επεξεργασία της φόρμας.
Σε αντίθεση με την αποθήκευση μιας φόρμας, όπου οι χρήστες επιλέγουν μια θέση αποθήκευσης για την αποθήκευση της φόρμας κατά τη συμπλήρωση, η υποβολή μιας φόρμας στέλνει τα δεδομένα της φόρμας σε μια συγκεκριμένη θέση που καθορίστηκε όταν σχεδιάστηκε το πρότυπο φόρμας που σχετίζεται με τη φόρμα. Όταν σχεδιάζετε ένα πρότυπο φόρμας και ενεργοποιείτε την υποβολή φόρμας, μπορείτε να επιλέξετε να υποβάλλονται τα δεδομένα που καταχωρούν οι χρήστες στη φόρμα σας στις ακόλουθες θέσεις:
-
Μια βάση δεδομένων της Access Microsoft Office ή Microsoft SQL Server
-
Μια υπηρεσία Web
-
Ένας διακομιστής που εκτελεί υπηρεσίες Microsoft Windows SharePoint Services
-
Σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
-
Εφαρμογή σε διακομιστή Web
-
Μια προσαρμοσμένη εφαρμογή που φιλοξενεί το InfoPath
Ο καθορισμός των σημείων όπου θέλετε να υποβάλλονται τα δεδομένα στις φόρμες σας μπορεί να αυξήσει την ακρίβεια και την αποτελεσματικότητα των επιχειρηματικών διεργασιών σας, επειδή σας επιτρέπει να επωλύεστε περισσότερο έλεγχο αυτών των διαδικασιών. Για να είναι δυνατή η υποβολή των δεδομένων φόρμας από τους χρήστες, το InfoPath εξασφαλίζει ότι τα δεδομένα στις φόρμες είναι έγκυρα και επιτρέπει στους χρήστες να διορθώνουν τυχόν μη έγκυρα δεδομένα. Αυτή η δυνατότητα μπορεί να σας βοηθήσει να εξασφαλίσετε ότι θα αποστέλλονται μόνο έγκυρα δεδομένα στην εξωτερική προέλευση δεδομένων.
Εκτός από τη σχεδίαση του προτύπου φόρμας για να επιτρέπετε στους χρήστες να υποβάλλουν τα δεδομένα τους σε μία μόνο θέση, μπορείτε να σχεδιάσετε το πρότυπο φόρμας, έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν να υποβάλουν τα δεδομένα φόρμας τους σε πολλές θέσεις ταυτόχρονα. Για παράδειγμα, μπορείτε να σχεδιάσετε ένα πρότυπο φόρμας αναφοράς εξόδων, έτσι ώστε όταν οι χρήστες υποβάλλουν τις ολοκληρωμένες φόρμες τους, τα δεδομένα των φορμών να αποστέλλονται σε μια βάση δεδομένων και ένα αντίγραφο κάθε ολοκληρωμένης φόρμας αποστέλλεται επίσης με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο διευθυντή τους.
Όποτε σχεδιάζετε ένα πρότυπο φόρμας που μπορεί να υποβληθεί σε ένα αρχείο εξωτερικής προέλευσης δεδομένων, το InfoPath ενεργοποιεί την εντολή Υποβολή στο μενού Αρχείο, καθώς και το κουμπί Υποβολή στη Βασική γραμμή εργαλείων από προεπιλογή. Ανάλογα με τις ανάγκες σας, μπορείτε να επιλέξετε να αλλάξετε το όνομα της εντολής Υποβολή. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να εισαγάγετε ένα κουμπί απευθείας στο πρότυπο φόρμας στο οποίο οι χρήστες μπορούν να κάνουν κλικ για να υποβάλουν τα δεδομένα φόρμας αφού ολοκληρώσουν τη συμπλήρωση της φόρμας.
Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε το πρότυπο φόρμας, ώστε να συμβαίνει ένα από τα παρακάτω μετά την υποβολή της φόρμας:
-
Η υπάρχουσα φόρμα κλείνει.
-
Η υπάρχουσα φόρμα κλείνει και ανοίγει μια νέα, κενή φόρμα.
-
Η υπάρχουσα φόρμα παραμένει ανοιχτή.
Επιπλέον, μπορείτε να γράψετε ένα μήνυμα που εμφανίζεται μετά την υποβολή της φόρμας από τους χρήστες, το οποίο καθορίζει εάν η φόρμα υποβλήθηκε με επιτυχία.
Υποβολή δεδομένων φόρμας σε βάση δεδομένων της Access ή SQL Server
Οι φόρμες του InfoPath υποβάλλονται συχνά σε βάσεις δεδομένων, είτε πρόκειται για ενημέρωση ενός μόνο πίνακα με εγγραφή πελάτη είτε για πιο σύνθετα σενάρια, όπως η τροποποίηση πολλών πινάκων που είναι συνδεδεμένοι μαζί σε ένα πρότυπο φόρμας αναφοράς εξόδων. Μπορείτε να σχεδιάσετε το πρότυπο φόρμας στο InfoPath, ώστε να μπορεί να υποβληθεί απευθείας σε μια βάση δεδομένων της Access ή SQL Server χωρίς να χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε δέσμη ενεργειών ή προσαρμοσμένο κώδικα. Μπορείτε επίσης να υποβάλετε δεδομένα φόρμας σε άλλους τύπους βάσεων δεδομένων χρησιμοποιώντας προσαρμοσμένο κώδικα ή υποβάλλοντας τη φόρμα σε μια υπηρεσία Web που είναι συνδεδεμένη με τη συγκεκριμένη βάση δεδομένων.
Για να υποβάλετε μια φόρμα σε μια βάση δεδομένων της Access ή SQL Server, πρέπει να σχεδιάσετε ένα πρότυπο φόρμας που βασίζεται σε αυτή τη βάση δεδομένων. Αυτό εξασφαλίζει ότι το προέλευση δεδομένων του προτύπου φόρμας ταιριάζει με τη δομή της βάσης δεδομένων. Εάν προσθέσετε μια σύνδεση βάσης δεδομένων σε ένα υπάρχον πρότυπο φόρμας, οι χρήστες δεν θα μπορούν να υποβάλουν τις ολοκληρωμένες φόρμες τους στη βάση δεδομένων, επειδή το αρχείο προέλευσης δεδομένων της φόρμας δεν ταιριάζει με τη δομή της βάσης δεδομένων. Εάν το πρότυπο φόρμας δεν ταιριάζει με τη δομή της βάσης δεδομένων, το InfoPath δεν μπορεί να ενημερώσει τα σωστά πεδία στη βάση δεδομένων κατά την υποβολή των δεδομένων.
Όταν σχεδιάζετε ένα πρότυπο φόρμας του InfoPath που βασίζεται σε μια βάση δεδομένων, σημειώστε τα ακόλουθα προβλήματα:
-
Όταν συνδέετε το πρότυπο φόρμας σε περισσότερους από έναν πίνακες στη βάση δεδομένων, οι πίνακες πρέπει να συνδέονται με πεδία κλειδιού.
-
Οι μεγάλοι τύποι δεδομένων, όπως εικόνες, εικόνες, αντικείμενα OLE, συνημμένα αρχείων και "Υπόμνημα της Access" ή SQL τύποι δεδομένων, πρέπει να εξαιρούνται από τη σύνδεση δεδομένων. Το InfoPath δεν υποστηρίζει συνδέσεις δεδομένων σε αυτούς τους μεγάλους τύπους δεδομένων. Για να εξαιρέσετε συγκεκριμένα πεδία στη βάση δεδομένων, χρησιμοποιήστε τον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων για να ρυθμίσετε τη σύνδεση δεδομένων.
Μπορείτε να προσδιορίσετε εάν θα ισχύει κάποιο από αυτά τα ζητήματα διαβάζοντας τις πληροφορίες στο πλαίσιο Σύνοψη στην τελευταία σελίδα του Οδηγού σύνδεσης δεδομένων. Η Σύνοψη αναφέρει εάν η υποβολή φόρμας είναι ενεργοποιημένη και, εάν είναι απενεργοποιημένη, η Σύνοψη εξηγεί το λόγο.
Αφού ρυθμίσετε τη σύνδεση δεδομένων μεταξύ του προτύπου φόρμας και της βάσης δεδομένων, μπορείτε να προσαρμόσετε οποιεσδήποτε άλλες επιλογές υποβολής θέλετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να αλλάξετε το κείμενο που εμφανίζεται στο κουμπί Υποβολή στο πρότυπο φόρμας. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε τα μηνύματα που εμφανίζονται στους χρήστες για να υποδείξουν εάν η φόρμα υποβλήθηκε με επιτυχία και μπορείτε να καθορίσετε εάν θα διατηρείται ανοιχτή η φόρμα μετά την υποβολή.
Υποβολή δεδομένων φόρμας σε υπηρεσία Web
Είτε χρησιμοποιείτε μια υπηρεσία Web για να δημιουργήσετε μια ροή εργασιών για μια επιχειρηματική διαδικασία είτε ως μεσαίο επίπεδο επάνω από τη βάση δεδομένων σας, το InfoPath διευκολύνει τη δημιουργία προτύπων φόρμας που αλληλεπιδρούν με μια υπηρεσία Web. Το InfoPath διαθέτει έναν Οδηγό σύνδεσης δεδομένων που σας καθοδηγεί στη διαδικασία σύνδεσης προτύπων φόρμας σε μια υπηρεσία Web.
Υπάρχουν δύο κοινές μέθοδοι για τη σχεδίαση ενός προτύπου φόρμας που υποβάλλει φόρμες σε μια υπηρεσία Web:
-
Σύνδεση υπάρχοντος προτύπου φόρμας σε υπηρεσία Web
-
Σχεδίαση νέου προτύπου φόρμας που βασίζεται σε μια υπηρεσία Web
Και με τις δύο αυτές μεθόδους, το InfoPath δημιουργεί μια προέλευση δεδομένων που βασίζεται στο σχήμα της υπηρεσίας Web. Αυτό επιτρέπει στις φόρμες που βασίζονται σε ένα πρότυπο φόρμας να υποβάλλουν δεδομένα στην υπηρεσία Web.
Τεχνικές λεπτομέρειες
Όταν οι χρήστες υποβάλλουν μια φόρμα σε μια υπηρεσία Web, η φόρμα αποστέλλεται ως επεκτάσιμη γλώσσα σήμανσης (XML) σε ένα φάκελο SOAP. Ο φάκελος SOAP λειτουργεί ως παράμετρος εισόδου για τη συγκεκριμένη λειτουργία υπηρεσίας Web. Μπορείτε να συγκρίνετε αυτήν τη δυνατότητα με την υποβολή μιας φόρμας με τη χρήση http, το οποίο έχει ως αποτέλεσμα ένα έγγραφο XML σε μια αίτηση HTTP POST.
Πριν να συνδέσετε ένα πρότυπο φόρμας του InfoPath σε μια υπηρεσία Web, λάβετε υπόψη τα εξής:
-
Το InfoPath δεν μπορεί να συνδεθεί με μια υπηρεσία Web που χρησιμοποιεί κλήση απομακρυσμένης διαδικασίας (RPC) κωδικοποιημένο στυλ. Υποστηρίζεται μόνο κωδικοποίηση λεκτικής σταθεράς εγγράφου.
-
Όταν ρυθμίζετε τις παραμέτρους ενός προτύπου φόρμας, ώστε οι φόρμες του να μπορούν να υποβάλουν δεδομένα σε μια υπηρεσία Web, μπορείτε να καθορίσετε ότι μόνο τα δεδομένα σε ορισμένα πεδία ή ομάδες μπορούν να υποβληθούν ή μπορείτε να υποβάλετε όλα τα δεδομένα στη φόρμα.
Μετά τη ρύθμιση της σύνδεσης δεδομένων με την υπηρεσία Web, μπορείτε να προσθέσετε ένα κουμπί Υποβολή στο πρότυπο φόρμας και να προσαρμόσετε οποιεσδήποτε άλλες επιλογές υποβολής θέλετε.
Υποβολή δεδομένων φόρμας σε διακομιστή που εκτελεί υπηρεσίες Microsoft Windows SharePoint Services
Μπορείτε να σχεδιάσετε ένα πρότυπο φόρμας που υποβάλλει δεδομένα σε ένα διακομιστή που εκτελεί υπηρεσίες Microsoft Windows SharePoint Services. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αποθηκεύσετε και να οργανώσετε όλες τις φόρμες των χρηστών σας σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων. Επιπλέον, οι χρήστες μπορούν να συμπληρώσουν φόρμες που βασίζονται στο πρότυπο φόρμας απευθείας από τη βιβλιοθήκη εγγράφων. Επίσης, μπορούν να εξαγάγουν δεδομένα φόρμας σε Microsoft Office Excel ή να συγχωνεύσουν τα δεδομένα από πολλές φόρμες σε μία μόνο φόρμα. Επιπλέον, όταν ενεργοποιείτε την υποβολή φόρμας απευθείας σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, μπορείτε να προαθροίσετε τα ονόματα αρχείων για τις φόρμες, είτε με στατικές τιμές, με τιμές που βασίζονται σε δεδομένα στη φόρμα είτε χρησιμοποιώντας ένα τύπος.
Αφού ρυθμίσετε τις παραμέτρους του προτύπου φόρμας ώστε να επιτρέπεται η υποβολή φόρμας σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων SharePoint, μπορείτε να προσθέσετε ένα κουμπί Υποβολή στη φόρμα και να προσαρμόσετε άλλες επιλογές υποβολής, όπως το κείμενο στο κουμπί Υποβολή, τα μηνύματα που εμφανίζονται στο χρήστη για να υποδείξουν εάν η φόρμα υποβλήθηκε με επιτυχία και εάν η φόρμα ήταν ανοιχτή μετά την υποβολή.
Υποβολή δεδομένων φόρμας σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Η χρήση ενός προγράμματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένας από τους πιο εύκολους και πιο συνηθισμένους τρόπους ρύθμισης μιας ροής εργασιών για μια επιχειρηματική διαδικασία. Μπορείτε να σχεδιάσετε ένα πρότυπο φόρμας του InfoPath που επιτρέπει στους χρήστες να κάνουν κλικ σε ένα κουμπί Υποβολή στη Βασική γραμμή εργαλείων ή στο μενού Αρχείο για να στείλουν την ολοκληρωμένη φόρμα τους είτε ως συνημμένο είτε στο σώμα ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η γραμμή θέματος και το όνομα του συνημμένου αρχείου μπορούν να είναι προκαθορισμένα όταν σχεδιάζετε το πρότυπο φόρμας — είτε με στατικές τιμές, με τιμές που βασίζονται σε καταχωρήσεις στη φόρμα είτε με τη χρήση ενός τύπου. Για παράδειγμα, μπορείτε να σχεδιάσετε το πρότυπο φόρμας έτσι ώστε οι ολοκληρωμένες φόρμες να αποστέλλονται αυτόματα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια προκαθορισμένη γραμμή θέματος σε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βασίζεται σε μια καταχώρηση στη φόρμα. Επιπλέον, με βάση τα δεδομένα που καταχωρούν οι χρήστες στη φόρμα, μπορείτε να ορίσετε δυναμικά ονόματα αρχείων για τη φόρμα.
Για να μπορούν οι χρήστες να υποβάλλουν τις φόρμες τους ως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να έχουν Microsoft Office Outlook 2003 ή Microsoft Office Outlook 2007 εγκατεστημένο στους υπολογιστές τους. Οι χρήστες που συμπληρώνουν φόρμες σε ένα πρόγραμμα περιήγησης Web δεν χρειάζεται Outlook να υποβάλουν τις φόρμες τους ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Αφού ρυθμίσετε τις παραμέτρους του προτύπου φόρμας ώστε να επιτρέπεται η υποβολή φόρμας σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να προσθέσετε ένα κουμπί Υποβολή στη Βασική γραμμή εργαλείων και μια εντολή Υποβολή στο μενού Αρχείο στο πρότυπο φόρμας και να προσαρμόσετε οποιεσδήποτε άλλες επιλογές υποβολής, όπως το κείμενο που εμφανίζεται στο κουμπί Υποβολή, τα μηνύματα που εμφανίζονται στο χρήστη για να υποδείξουν εάν η φόρμα υποβλήθηκε με επιτυχία, και εάν θέλετε να διατηρήσετε τη φόρμα ανοιχτή μετά την υποβολή.
Υποβολή δεδομένων φόρμας σε εφαρμογή σε διακομιστή Web
Εάν έχετε μια υπάρχουσα σελίδα ενεργών σελίδων διακομιστή (ASP) ή άλλο κώδικα σε ένα διακομιστή Web που μπορεί να επεξεργαστεί δεδομένα XML, μπορείτε να σχεδιάσετε το πρότυπο φόρμας, έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν να υποβάλουν ολοκληρωμένες φόρμες σε αυτόν το διακομιστή Web χρησιμοποιώντας τη μέθοδο HTTP POST. Όταν ρυθμίζετε τις παραμέτρους του προτύπου φόρμας για να επιτρέπετε στους χρήστες να υποβάλλουν τις φόρμες τους με αυτόν τον τρόπο, το InfoPath δημιουργεί ένα μήνυμα που περιλαμβάνει τα δεδομένα της φόρμας και, στη συνέχεια, στέλνει αυτό το μήνυμα στο διακομιστή Web. Κατά τη σχεδίαση ενός προτύπου φόρμας για την υποβολή δεδομένων σε ένα διακομιστή Web, μπορείτε να προσθέσετε ένα κουμπί Υποβολή στο πρότυπο φόρμας, να καθορίσετε το κείμενο που εμφανίζεται στο κουμπί Υποβολή, να προσαρμόσετε τα μηνύματα που εμφανίζονται στους χρήστες για να υποδείξουν εάν η φόρμα υποβλήθηκε με επιτυχία και να καθορίσετε εάν θα παραμείνει ανοιχτή η φόρμα μετά την υποβολή.
Υποβολή δεδομένων φόρμας με χρήση αρχείου σύνδεσης δεδομένων
Σε Microsoft Office InfoPath 2007 έχετε επίσης τη δυνατότητα να δημιουργήσετε ένα αρχείο XML που ονομάζεται αρχείο σύνδεσης δεδομένων, το οποίο περιλαμβάνει όλες τις ρυθμίσεις που είναι απαραίτητες για μια σύνδεση δεδομένων. Μπορείτε να αποθηκεύσετε αυτό το αρχείο σε μια βιβλιοθήκη σύνδεσης δεδομένων σε μια τοποθεσία Microsoft Office SharePoint Server 2007 και, στη συνέχεια, να σχεδιάσετε διάφορα πρότυπα φόρμας που χρησιμοποιούν το ίδιο αρχείο XML για να ρυθμίσουν τις παραμέτρους μιας σύνδεσης δεδομένων. Η χρήση ενός αρχείου σύνδεσης δεδομένων σημαίνει ότι εάν αλλάξει κάτι με τη σύνδεση δεδομένων — για παράδειγμα, εάν αλλάξει η θέση της εξωτερικής προέλευσης δεδομένων — μπορείτε να ενημερώσετε το αρχείο σύνδεσης δεδομένων μία φορά, αντί να ενημερώσετε τη σύνδεση δεδομένων σε κάθε μεμονωμένο πρότυπο φόρμας. Όλα τα πρότυπα φόρμας που χρησιμοποιούν το αρχείο σύνδεσης δεδομένων θα ενημερώνονται αυτόματα με τις νέες ρυθμίσεις.
Ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων μπορεί να περιέχει ρυθμίσεις που καθορίζουν τον τρόπο με τον οποίο οι χρήστες μπορούν να υποβάλουν τα δεδομένα φόρμας τους. Μπορείτε να σχεδιάσετε ένα πρότυπο φόρμας για να χρησιμοποιήσετε τις ρυθμίσεις σε αυτό το αρχείο σύνδεσης δεδομένων. Αφού ρυθμίσετε τις παραμέτρους του προτύπου φόρμας ώστε να επιτρέπεται η υποβολή φόρμας, μπορείτε να προσθέσετε μια εντολή Υποβολή στο μενού Αρχείο και ένα κουμπί Υποβολή στη Βασική γραμμή εργαλείων της φόρμας που βασίζεται στο πρότυπο φόρμας και, στη συνέχεια, να προσαρμόσετε οποιεσδήποτε άλλες επιλογές υποβολής, όπως το κείμενο που εμφανίζεται στο κουμπί Υποβολή και την εντολή, Τα μηνύματα εμφανίζονται στο χρήστη για να υποδείξουν εάν η φόρμα υποβλήθηκε με επιτυχία και εάν θέλετε να διατηρήσετε τη φόρμα ανοιχτή μετά την υποβολή.
Υποβολή δεδομένων φόρμας με χρήση κώδικα
Για να δημιουργήσετε προηγμένες λειτουργίες στο πρότυπο φόρμας για την υποβολή δεδομένων φόρμας, μπορείτε να συντάξετε διαχειριζόμενο κώδικα χρησιμοποιώντας το Microsoft Visual Basic .NET, το Microsoft Visual C# .NET ή μια δέσμη ενεργειών. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε λειτουργικότητα στο πρότυπο φόρμας που επιτρέπει την υποβολή φόρμας σε περισσότερες από μία θέσεις ταυτόχρονα ή σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων που δεν υποστηρίζεται συνήθως από το InfoPath.
Συμβουλή: Εάν δεν μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του προτύπου φόρμας ώστε να επιτρέπεται στους χρήστες να υποβάλλουν τις φόρμες τους σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων χρησιμοποιώντας τις επιλογές σύνδεσης δεδομένων του InfoPath, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα για να συντάσετε τη δική σας υλοποίηση μιας σύνδεσης δεδομένων σε αυτή την εξωτερική προέλευση δεδομένων.
