Η χρήση ερωτημάτων διευκολύνει την προβολή, την προσθήκη, τη διαγραφή ή την τροποποίηση δεδομένων στη βάση δεδομένων της Access. Ορισμένοι άλλοι λόγοι για τη χρήση ερωτημάτων:
-
Εύρεση συγκεκριμένων δεδομένων γρήγορα, φιλτράροντας βάσει συγκεκριμένων κριτηρίων (συνθηκών)
-
Υπολογισμός ή σύνοψη δεδομένων
-
Αυτοματοποίηση εργασιών διαχείρισης δεδομένων, όπως αναθεώρηση των πιο πρόσφατων δεδομένων σε περιοδική βάση.
Τα ερωτήματα βοηθούν στην εύρεση και την εργασία με τα δεδομένα σας
Σε μια σωστά σχεδιασμένη βάση δεδομένων, τα δεδομένα που θέλετε να παρουσιάσετε μέσω μιας φόρμας ή έκθεσης βρίσκονται συνήθως σε πολλούς πίνακες. Ένα ερώτημα μπορεί να έλκει πληροφορίες από διάφορους πίνακες και να τις συγκεντρώνει προς εμφάνιση στη φόρμα ή την έκθεση. Ένα ερώτημα μπορεί να είναι ένα αίτημα για αποτελέσματα από τη βάση δεδομένων σας ή για ενέργεια στα δεδομένα ή και για τα δύο. Ένα ερώτημα μπορεί να δώσει απάντηση σε μια απλή ερώτηση, να εκτελέσει υπολογισμούς, να συνδυάσει δεδομένα από διαφορετικούς πίνακες, να προσθέσει, να αλλάξει ή να διαγράψει δεδομένα από μια βάση δεδομένων. Καθώς τα ερωτήματα έχουν πολλαπλές χρήσεις, υπάρχουν πολλοί τύποι ερωτημάτων και δημιουργείτε έναν τύπο ερωτήματος βάσει της εργασίας.
|
Κύριοι τύποι ερωτημάτων |
Χρήση |
|---|---|
|
Επιλογή |
Για να ανακτήσετε δεδομένα από ένα πίνακα ή να εκτελέσετε υπολογισμούς. |
|
Ενέργεια |
Για να προσθέσετε, να αλλάξετε ή να διαγράψετε δεδομένα. Κάθε εργασία έχει ένα συγκεκριμένο τύπο ερωτήματος ενέργειας. |
Δημιουργία ερωτήματος επιλογής
Εάν θέλετε να αναθεωρήσετε δεδομένα μόνο από ορισμένα πεδία ενός πίνακα, να αναθεωρήσετε δεδομένα από πολλούς πίνακες ταυτόχρονα ή απλώς να δείτε τα δεδομένα βάσει συγκεκριμένων κριτηρίων, η καλύτερη επιλογή θα ήταν ένα ερώτημα επιλογής. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία απλού ερωτήματος επιλογής.
Αναθεώρηση δεδομένων από επιλεγμένα πεδία
Για παράδειγμα, εάν η βάση δεδομένων σας έχει έναν πίνακα με πολλές πληροφορίες σχετικά με προϊόντα και θέλετε να αναθεωρήσετε μία λίστα προϊόντων και τις τιμές τους, δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα επιλογής για να επιστρέφει μόνο τα ονόματα των προϊόντων και την αντίστοιχη τιμή:
-
Ανοίξτε τη βάση δεδομένων και στην καρτέλα Δημιουργία, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.
-
Στην καρτέλα Πίνακες , κάντε διπλό κλικ στον πίνακα Προϊόντα .
-
Στον πίνακα "Προϊόντα", ας υποθέσουμε ότι έχετε τα πεδία "Όνομα προϊόντος" και "Τιμοκατάλογος". Κάντε διπλό κλικ στα πεδία Όνομα προϊόντος και Τιμοκατάλογος, για να προσθέσετε αυτά τα πεδία στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση. Το ερώτημα εκτελείται και εμφανίζει μια λίστα με τα προϊόντα και τις τιμές τους.
Αναθεώρηση δεδομένων από πολλούς σχετιζόμενους πίνακες ταυτόχρονα
Για παράδειγμα, εάν έχετε μια βάση δεδομένων για ένα κατάστημα που πουλάει τρόφιμα και θέλετε να αναθεωρήσετε παραγγελίες πελατών οι οποίοι ζουν σε μια συγκεκριμένη πόλη. Ας υποθέσουμε ότι τα δεδομένα για τις παραγγελίες και τους πελάτες είναι αποθηκευμένα σε δύο πίνακες με τις ονομασίες "Πελάτες" και "Παραγγελίες" αντιστοίχως. Εάν κάθε πίνακας έχει ένα πεδίο "Αναγνωριστικό πελάτη", που αποτελεί τη βάση για μια σχέση ένα-προς-πολλά μεταξύ των δύο πινάκων. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα που επιστρέφει παραγγελίες για πελάτες σε μια συγκεκριμένη πόλη, για παράδειγμα, στο Λας Βέγκας, χρησιμοποιώντας την ακόλουθη διαδικασία:
-
Ανοίξτε τη βάση δεδομένων. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Ερώτημα, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.
-
Στην καρτέλα Πίνακες , κάντε διπλό κλικ στις επιλογές Πελάτες και Παραγγελίες.
Παρατηρήστε τη γραμμή (που καλείται σύνδεσμος), η οποία ενώνει το πεδίο "Αναγνωριστικό" στον πίνακα "Πελάτες" και το πεδίο "Αναγνωριστικό πελάτη" στον πίνακα "Παραγγελίες". Αυτή η γραμμή εμφανίζει τη σχέση μεταξύ των δύο πινάκων.
-
Στον πίνακα "Πελάτες", κάντε διπλό κλικ στα πεδία Εταιρεία και Πόλη για να προσθέσετε αυτά τα πεδία στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος.
-
Στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος, στη στήλη Πόλη, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου στη γραμμή Εμφάνιση.
-
Στη γραμμή Κριτήρια της στήλης Πόλη, πληκτρολογήστε Λας Βέγκας.
Εάν καταργήσετε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Εμφάνιση, το ερώτημα δεν εμφανίζει την πόλη στα αποτελέσματα και εάν πληκτρολογήσετε Λας Βέγκας στη γραμμή Κριτήρια ορίζει ότι θέλετε να δείτε τις εγγραφές μόνο όπου η τιμή του πεδίου "Πόλη" είναι "Λας Βέγκας". Στην περίπτωση αυτή, το ερώτημα επιστρέφει μόνο τους πελάτες που βρίσκονται στο Λας Βέγκας. Δεν είναι απαραίτητο να εμφανίσετε ένα πεδίο ώστε να το χρησιμοποιήσετε με ένα κριτήριο.
-
Στον πίνακα "Παραγγελίες", κάντε διπλό κλικ στα πεδία Αναγνωριστικό παραγγελίας και Ημερομηνία παραγγελίας για να προσθέσετε αυτά τα πεδία στις επόμενες δύο στήλες του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , στην ομάδα Αποτελέσματα , κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση. Το ερώτημα εκτελείται και έπειτα εμφανίζει μια λίστα με παραγγελίες για τους πελάτες στο Λας Βέγκας.
-
Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S για να αποθηκεύσετε το ερώτημα.
Δημιουργία ερωτήματος παραμέτρων
Εάν θέλετε συχνά να εκτελείτε παραλλαγές ενός συγκεκριμένου ερωτήματος, εξετάστε το ενδεχόμενο χρήσης ενός ερωτήματος παραμέτρων. Όταν εκτελείτε ένα ερώτημα παραμέτρων, το ερώτημα ζητά τιμές πεδίων και έπειτα χρησιμοποιεί τις τιμές που εισαγάγετε στα πεδία για τη δημιουργία κριτηρίων για το ερώτημά σας.
Συνεχίζοντας από το προηγούμενο παράδειγμα, στο οποίο μάθατε πώς να δημιουργήσετε ένα ερώτημα επιλογής που να επιστρέφει παραγγελίες για πελάτες που βρίσκονται στο Λας Βέγκας, μπορείτε να τροποποιήσετε το ερώτημα επιλογής ώστε να σας ζητά να καθορίσετε την πόλη κάθε φορά που εκτελείτε το ερώτημα. Για να το κάνετε παράλληλα, ανοίξτε τη βάση δεδομένων που δημιουργήσατε στο προηγούμενο παράδειγμα:
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο ερώτημα Παραγγελίες κατά πόλη (που δημιουργήσατε στην προηγούμενη ενότητα) και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντομεύσεων.
-
Στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος, στη γραμμή Κριτήρια της στήλης "Πόλη", διαγράψτε την επιλογή Λας Βέγκας και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε [Για ποια πόλη;].
Η συμβολοσειρά [Για ποια πόλη;] είναι η προτροπή παραμέτρου. Οι αγκύλες υποδεικνύουν ότι θέλετε το ερώτημα να ζητά εισαγωγή δεδομένων και το κείμενο (σε αυτή την περίπτωση, Για ποια πόλη;) είναι το ερώτημα που εμφανίζει το μήνυμα παραμέτρου.
Σημείωση: Σε ένα μήνυμα παραμέτρου, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ούτε τελεία (.) ούτε θαυμαστικό (!) ως κείμενο.
-
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου, στη γραμμή Εμφάνιση, στη στήλη "Πόλη", ώστε τα αποτελέσματα του ερωτήματος να εμφανίζουν την πόλη.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , στην ομάδα Αποτελέσματα , κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση. Το ερώτημα σας ζητά να εισαγάγετε μια τιμή για την πόλη.
-
Πληκτρολογήστε Νέα Υόρκη και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER για να δείτε παραγγελίες από πελάτες στη Νέα Υόρκη.
Τι γίνεται εάν δεν γνωρίζετε ποιες τιμές μπορείτε να καθορίσετε; Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χαρακτήρες μπαλαντέρ ως μέρος του μηνύματος:
-
Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Προβολές, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή και έπειτα στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.
-
Στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος, στη γραμμή Κριτήρια της στήλης Πόλη, πληκτρολογήστε Like [Για ποια πόλη;]&"*".
Σε αυτό το προτρεπτικό μήνυμα παραμέτρου, η λέξη-κλειδί Like, το εμπορικό "και" (&) και ο αστερίσκος (*) που περικλείεται μέσα σε εισαγωγικά δίνουν τη δυνατότητα στο χρήστη να πληκτρολογήσει ένα συνδυασμό χαρακτήρων, συμπεριλαμβανομένων χαρακτήρων μπαλαντέρ, ώστε να επιστρέφονται διάφορα αποτελέσματα. Για παράδειγμα, εάν ο χρήστης πληκτρολογήσει *, το ερώτημα επιστρέφει όλες τις πόλεις, εάν ο χρήστης πληκτρολογήσει Λ, το ερώτημα επιστρέφει όλες τις πόλεις που ξεκινούν με το γράμμα "Λ" και εάν ο χρήστης πληκτρολογήσει *σ*, το ερώτημα επιστρέφει όλες τις πόλεις που περιέχουν το γράμμα "σ".
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , στην ομάδα Αποτελέσματα , κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση και, στη γραμμή εντολών του ερωτήματος, πληκτρολογήστε Δημιουργία και πατήστε το πλήκτρο ENTER.
Το ερώτημα εκτελείται και έπειτα εμφανίζει τις παραγγελίες για τους πελάτες στη Νέα Υόρκη.
Καθορισμός τύπων δεδομένων παραμέτρων
Μπορείτε επίσης να ορίσετε ποιον τύπο δεδομένων θα αποδέχεται μια παράμετρος. Μπορείτε να καθορίσετε τον τύπο δεδομένων για οποιαδήποτε παράμετρο, αλλά είναι ιδιαίτερα σημαντικό να καθορίσετε τον τύπο δεδομένων για αριθμητικά δεδομένα, δεδομένα νομισματικής μονάδας ή δεδομένα ημερομηνίας και ώρας. Όταν καθορίζετε τον τύπο δεδομένων που θα αποδέχεται μια παράμετρος, εμφανίζεται στους χρήστες ένα πιο συγκεκριμένο μήνυμα σφάλματος, εάν πληκτρολογήσουν εσφαλμένο τύπο δεδομένων, όπως π.χ. κείμενο, ενώ αναμένεται νομισματική μονάδα.
Εάν μια παράμετρος έχει οριστεί ώστε να αποδέχεται δεδομένα κειμένου, οποιαδήποτε εισαγωγή ερμηνεύεται ως κείμενο και δεν εμφανίζεται μήνυμα σφάλματος.
Για να καθορίσετε τον τύπο δεδομένων για τις παραμέτρους σε ένα ερώτημα, εφαρμόστε την ακόλουθη διαδικασία:
-
Με το ερώτημα ανοιχτό σε προβολή σχεδίασης, στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , στην ομάδα Εμφάνιση/Απόκρυψη , κάντε κλικ στην επιλογή Παράμετροι.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Παράμετροι ερωτήματος, στη στήλη Παράμετρος, πληκτρολογήστε το προτρεπτικό μήνυμα για κάθε παράμετρο, για την οποία θέλετε να καθορίσετε τον τύπο δεδομένων. Βεβαιωθείτε ότι κάθε παράμετρος συμφωνεί με το προτρεπτικό μήνυμα που χρησιμοποιείτε στη γραμμή Κριτήρια του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος.
-
Στη στήλη Τύπος δεδομένων, επιλέξτε τον τύπο δεδομένων για κάθε παράμετρο.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση παραμέτρων για την αίτηση εισαγωγής δεδομένων κατά την εκτέλεση ερωτήματος.
Δημιουργία ερωτήματος συνόλων
Η γραμμή "Σύνολο" σε ένα φύλλο δεδομένων είναι ιδιαίτερα χρήσιμη, ωστόσο για πιο σύνθετες ερωτήσεις, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα συνόλων. Ένα ερώτημα συνόλων είναι ένα ερώτημα επιλογής, το οποίο σας δίνει τη δυνατότητα να ομαδοποιείτε και να συνοψίζετε δεδομένα, όπως όταν θέλετε να δείτε τις συνολικές πωλήσεις ανά προϊόν. Σε ένα ερώτημα συνόλων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση Sum (μια συνάρτηση συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων), για να δείτε τις συνολικές πωλήσεις ανά προϊόν.
Χρησιμοποιήστε την ακόλουθη διαδικασία για να τροποποιήσετε το ερώτημα "Μερικά αθροίσματα προϊόντων", το οποίο δημιουργήσατε στο προηγούμενο παράδειγμα, ώστε να συνοψίσει μερικά αθροίσματα προϊόντων κατά προϊόν.
-
Στην Κεντρική καρτέλα, επιλέξτε Προβολή> Προβολή σχεδίασης.
Το ερώτημα "Μερικά αθροίσματα προϊόντων" ανοίγει σε Προβολή σχεδίασης.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , στην ομάδα Εμφάνιση/Απόκρυψη , κάντε κλικ στην επιλογή Σύνολα.
Η γραμμή Σύνολα εμφανίζεται στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος.
Σημείωση: Παρόλο που το όνομα είναι παρόμοιο, η γραμμή Σύνολα στο πλέγμα σχεδίασης και η γραμμή Σύνολο σε ένα φύλλο δεδομένων δεν είναι το ίδιο πράγμα:
-
Μπορείτε να κάνετε ομαδοποίηση ανά τιμές πεδίου χρησιμοποιώντας τη γραμμή Σύνολα στο πλέγμα σχεδίασης.
-
Μπορείτε να προσθέσετε μια γραμμή φύλλου δεδομένων Σύνολο στα αποτελέσματα ενός ερωτήματος συνόλων.
-
Όταν χρησιμοποιείτε τη γραμμή Σύνολα στο πλέγμα σχεδίασης, πρέπει να επιλέξετε μια συνάρτηση συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων για κάθε πεδίο. Εάν δεν θέλετε να εκτελέσετε υπολογισμό σε ένα πεδίο, μπορείτε να κάνετε ομαδοποίηση ανά πεδίο.
-
Στη δεύτερη στήλη του πλέγματος σχεδίασης, στη γραμμή Σύνολο, επιλέξτε Άθροισμα από την αναπτυσσόμενη λίστα.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , στην ομάδα Αποτελέσματα , κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση. Το ερώτημα εκτελείται και έπειτα εμφανίζει μια λίστα με τα προϊόντα και τα μερικά αθροίσματά τους.
-
Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S για να αποθηκεύσετε το ερώτημα. Αφήστε το ερώτημα ανοικτό.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εμφάνιση συνόλων στηλών σε φύλλο δεδομένων με χρήση γραμμής συνόλων.
Υπολογισμοί με βάση τα δεδομένα σας
Συνήθως δεν χρησιμοποιείτε πίνακες για την αποθήκευση υπολογισμένων τιμών, όπως μερικά αθροίσματα, ακόμα και αν βασίζονται σε δεδομένα στην ίδια βάση δεδομένων, επειδή οι υπολογισμένες τιμές μπορεί να μην είναι ενημερωμένες εάν οι τιμές που βασίζονται σε αλλαγές. Για παράδειγμα, δεν αποθηκεύετε την ηλικία κάποιου ατόμου σε έναν πίνακα, επειδή κάθε χρόνο θα πρέπει να ενημερώνετε την τιμή. Αντί για αυτό, αποθηκεύετε την ημερομηνία γέννησης του ατόμου και, στη συνέχεια, χρησιμοποιείτε ένα ερώτημα για να υπολογίσετε την ηλικία του ατόμου.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε μια βάση δεδομένων για προϊόντα που θα θέλατε να πουλήσετε. Αυτή η βάση δεδομένων έχει έναν πίνακα με την ονομασία "Στοιχεία παραγγελιών", ο οποίος περιέχει πληροφορίες σχετικά με τα προϊόντα σε πεδία, όπως την τιμή κάθε προϊόντος και τις ποσότητες. Μπορείτε να υπολογίσετε το μερικό άθροισμα, χρησιμοποιώντας ένα ερώτημα το οποίο πολλαπλασιάζει την ποσότητα κάθε προϊόντος επί την τιμή μονάδας και την έκπτωση για αυτό το προϊόν και, στη συνέχεια, αφαιρεί τη συνολική έκπτωση από τη συνολική τιμή μονάδας. Εάν δημιουργήσατε το δείγμα βάσης δεδομένων στο προηγούμενο παράδειγμα, ανοίξτε το και ας κάνουμε μαζί τα παρακάτω βήματα:
-
Στην καρτέλα Δημιουργία, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.
-
Στην καρτέλα Πίνακες , κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Λεπτομέρειες παραγγελίας.
-
Στον πίνακα "Στοιχεία παραγγελιών", κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Αναγνωριστικό προϊόντος για να προσθέσετε αυτό το πεδίο στην πρώτη στήλη του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος.
-
Στη δεύτερη στήλη του πλέγματος, κάντε δεξί κλικ στη γραμμή Πεδίο και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Ζουμ στο μενού συντομεύσεων.
-
Στο πλαίσιο Ζουμ, πληκτρολογήστε ή επικολλήστε το εξής: Μερικό άθροισμα: ([Ποσότητα]*[Τιμή μονάδας])-([Ποσότητα]*[Τιμή μονάδας]*[Έκπτωση])
-
Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση. Το ερώτημα εκτελείται και έπειτα εμφανίζει μια λίστα με τα προϊόντα και τα μερικά αθροίσματα ανά παραγγελία.
-
Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S για να αποθηκεύσετε το ερώτημα και έπειτα ονομάστε το ερώτημα Μερικά αθροίσματα προϊόντων.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εμφάνιση συνόλων στηλών σε φύλλο δεδομένων με χρήση γραμμής συνόλων.
Εμφάνιση συνοψισμένων δεδομένων ή δεδομένων συνάθροισης
Όταν χρησιμοποιείτε πίνακες για την καταγραφή συναλλαγών ή για την αποθήκευση αριθμητικών δεδομένων που εμφανίζονται τακτικά, είναι χρήσιμο να μπορείτε να εξετάζετε αυτά τα δεδομένα συγκεντρωτικά, π.χ. σε αθροίσματα ή μέσους όρους. Στην Access, μπορείτε να προσθέσετε μια γραμμή "Σύνολα" σε ένα φύλλο δεδομένων. Η γραμμή "Σύνολο" είναι μια γραμμή στο κάτω μέρος του φύλλου δεδομένων που μπορεί να εμφανίσει ένα τρέχον σύνολο ή μια άλλη συγκεντρωτική τιμή.
-
Εκτελέστε το ερώτημα Μερικά αθροίσματα προϊόντων που δημιουργήσατε νωρίτερα και αφήστε τα αποτελέσματα ανοιχτά σε προβολή φύλλου δεδομένων.
-
Στην Κεντρική καρτέλα, κάντε κλικ στην επιλογή Συγκεντρωτικά στοιχεία. Μια νέα γραμμή εμφανίζεται στο κάτω μέρος του φύλλου δεδομένων, με τη λέξη Σύνολο στην πρώτη στήλη.
-
Κάντε κλικ στο κελί, στην τελευταία γραμμή του φύλλου δεδομένων, με το όνομα Σύνολο.
-
Κάντε κλικ στο βέλος, για να εμφανιστούν οι διαθέσιμες συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων. Επειδή η στήλη περιέχει δεδομένα κειμένου, διατίθενται μόνο δύο επιλογές: Κανένα και Πλήθος.
-
Επιλέξτε Πλήθος. Το περιεχόμενο του κελιού αλλάζει από Σύνολο στο πλήθος των τιμών της στήλης.
-
Κάντε κλικ στο παρακείμενο κελί (στη δεύτερη στήλη). Προσέξτε ότι στο κελί εμφανίζεται ένα βέλος.
-
Κάντε κλικ στο βέλος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άθροισμα. Το πεδίο εμφανίζει ένα άθροισμα των τιμών της στήλης.
-
Αφήστε το ερώτημα ανοικτό στην Προβολή φύλλου δεδομένων.
Δημιουργία ερωτήματος διασταύρωσης
Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να αναθεωρήσετε τα μερικά αθροίσματα προϊόντων, αλλά επίσης θέλετε να υπολογίσετε τα συγκεντρωτικά αποτελέσματα ανά μήνα, ώστε κάθε γραμμή να εμφανίζει μερικά αθροίσματα για ένα προϊόν και κάθε στήλη να εμφανίζει μερικά αθροίσματα προϊόντων για έναν μήνα. Για να εμφανίσετε τα μερικά αθροίσματα για ένα προϊόν, καθώς και τα μερικά αθροίσματα προϊόντων για έναν μήνα, χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα διασταύρωσης.
Μπορείτε να τροποποιήσετε το ερώτημα "Μερικά αθροίσματα προϊόντων" ξανά, ώστε το ερώτημα να επιστρέφει γραμμές με μερικά αθροίσματα προϊόντων και στήλες με μηνιαία μερικά αθροίσματα.
-
Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Προβολές, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή και έπειτα στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.
-
Στην ομάδα Ρύθμιση ερωτήματος , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη πινάκων.
-
Κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Παραγγελίες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , στην ομάδα Τύπος ερωτήματος , κάντε κλικ στην επιλογή Διασταύρωση. Στο πλέγμα σχεδίασης, η γραμμή Εμφάνιση είναι κρυφή και εμφανίζεται η γραμμή Διασταύρωση.
-
Στην τρίτη στήλη του πλέγματος σχεδίασης, κάντε δεξί κλικ στη γραμμή Πεδίο και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Ζουμ στο μενού συντομεύσεων. Ανοίγει το πλαίσιο Ζουμ.
-
Στο πλαίσιο Ζουμ, πληκτρολογήστε ή επικολλήστε το εξής: Μήνας: "Μήνας " & DatePart("μ"; [Ημερομηνία παραγγελίας])
-
Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.
-
Στη γραμμή Διασταύρωση, επιλέξτε τις ακόλουθες τιμές από την αναπτυσσόμενη λίστα: Επικεφαλίδα γραμμής για την πρώτη στήλη, Τιμή για τη δεύτερη στήλη και Επικεφαλίδα στήλης για την τρίτη στήλη.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , στην ομάδα Αποτελέσματα , κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση. Το ερώτημα εκτελείται και έπειτα εμφανίζει τα μερικά σύνολα προϊόντων, σε συγκεντρωτικά αποτελέσματα κατά μήνα.
-
Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S για να αποθηκεύσετε το ερώτημα.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα ερωτήματα διασταύρωσης, ανατρέξτε στο θέμα Διευκόλυνση ανάγνωσης συνοπτικών δεδομένων με χρήση ερωτήματος διασταύρωσης.
Δημιουργία ερωτήματος δημιουργίας πίνακα
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα δημιουργίας πίνακα για να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα από δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε άλλους πίνακες.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να στείλετε δεδομένα για τις παραγγελίες στο Σικάγο σε έναν επιχειρηματικό συνεργάτη σας στο Σικάγο που χρησιμοποιεί την Access για τη δημιουργία αναφορών. Αντί να στείλετε όλα τα δεδομένα παραγγελιών, θέλετε να περιορίσετε τα δεδομένα και να στείλετε μόνο εκείνα που αφορούν συγκεκριμένα τις παραγγελίες στο Σικάγο.
Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα επιλογής που θα περιέχει τα δεδομένα παραγγελιών του Σικάγο και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε το ερώτημα επιλογής για να δημιουργήσετε τον νέο πίνακα εφαρμόζοντας την ακόλουθη διαδικασία:
-
Ανοίξτε το δείγμα βάσης δεδομένων από το προηγούμενο παράδειγμα.
Για να εκτελέσετε ένα ερώτημα δημιουργίας πίνακα, ενδέχεται να χρειαστεί να ενεργοποιήσετε το περιεχόμενο της βάσης δεδομένων.
Σημείωση: Εάν δείτε ένα μήνυμα κάτω από την κορδέλα σχετικά με την ενεργοποίηση της βάσης δεδομένων, κάντε κλικ στο στοιχείο Ενεργοποίηση περιεχομένου.Εάν η βάση δεδομένων σας βρίσκεται ήδη σε μια αξιόπιστη θέση, δεν θα δείτε τη γραμμή μηνυμάτων.
-
Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Ερώτημα, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.
-
Κάντε διπλό κλικ στις επιλογές Λεπτομέρειες παραγγελίας και Παραγγελίες.
-
Στον πίνακα Παραγγελίες, κάντε διπλό κλικ στις επιλογές Αναγνωριστικό πελάτη και Πόλη αποστολής για να προσθέσετε αυτά τα πεδία στο πλέγμα σχεδίασης.
-
Στον πίνακα Στοιχεία παραγγελιών, κάντε διπλό κλικ στις επιλογές Αναγνωριστικό παραγγελίας, Αναγνωριστικό προϊόντος, Ποσότητα, Τιμή μονάδας και Έκπτωση για να προσθέσετε αυτά τα πεδία στο πλέγμα σχεδίασης.
-
Στη στήλη Πόλη αποστολής του πλέγματος σχεδίασης, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου στη γραμμή Εμφάνιση. Στη γραμμή Κριτήρια, πληκτρολογήστε 'Σικάγο' (συμπεριλάβετε τα μονά εισαγωγικά). Επαληθεύστε τα αποτελέσματα του ερωτήματος, προτού τα χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία του πίνακα.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , στην ομάδα Αποτελέσματα , κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση.
-
Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S για να αποθηκεύσετε το ερώτημα.
-
Στο πλαίσιο Όνομα ερωτήματος, πληκτρολογήστε Ερώτημα για παραγγελίες Σικάγο και έπειτα πατήστε το κουμπί OK.
-
Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Προβολές, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή και έπειτα στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , στην ομάδα Τύπος ερωτήματος , κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία πίνακα.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία πίνακα, στο πλαίσιο Όνομα πίνακα, πληκτρολογήστε Παραγγελίες Σικάγο και έπειτα πατήστε το κουμπί OK.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , στην ομάδα Αποτελέσματα , κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση.
-
Στο παράθυρο διαλόγου επιβεβαίωσης, κάντε κλικ στο κουμπί Ναικαι δείτε τον νέο πίνακα που εμφανίζεται στο παράθυρο περιήγησης.
Σημείωση: Εάν υπάρχει ήδη πίνακας με το όνομα που ορίσατε, η Access διαγράφει αυτόν τον πίνακα πριν από την εκτέλεση του ερωτήματος.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση ερωτημάτων δημιουργίας πίνακα, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ερωτήματος δημιουργίας πίνακα.
Δημιουργία ερωτήματος προσάρτησης
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα προσάρτησης για να ανακτήσετε δεδομένα από έναν ή περισσότερους πίνακες και να προσθέσετε αυτά τα δεδομένα σε άλλον πίνακα.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι δημιουργήσατε έναν πίνακα για να τον χρησιμοποιείτε από κοινού με έναν επιχειρηματικό συνεργάτη σας στο Σικάγο, αλλά βλέπετε ότι εκείνος συνεργάζεται και με πελάτες στην περιοχή του Μιλγουώκι. Θέλετε να προσθέσετε γραμμές στον πίνακα που να περιέχουν δεδομένα για την περιοχή Μιλγουώκι, προτού χρησιμοποιήσετε από κοινού αυτόν τον πίνακα με το συνεργάτη σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα της περιοχής Μιλγουώκι στον πίνακα "Παραγγελίες Σικάγο" χρησιμοποιώντας την ακόλουθη διαδικασία:
-
Ανοίξτε το ερώτημα με το όνομα "Ερώτημα παραγγελιών Σικάγο" που δημιουργήσατε νωρίτερα σε προβολή σχεδίασης.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , στην ομάδα Τύπος ερωτήματος , κάντε κλικ στην επιλογή Προσάρτηση. Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Προσάρτηση.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Προσάρτηση, κάντε κλικ στο βέλος στο πλαίσιο Όνομα πίνακα, επιλέξτε Παραγγελίες Σικάγο από την αναπτυσσόμενη λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.
-
Στο πλέγμα σχεδίασης, στη γραμμή Κριτήρια της στήλης "Πόλη αποστολής", διαγράψτε την καταχώριση 'Σικάγο' και πληκτρολογήστε 'Μιλγουώκι'.
-
Στη γραμμή Προσάρτηση σε, επιλέξτε το κατάλληλο πεδίο για κάθε στήλη.
Σε αυτό το παράδειγμα, οι τιμές στη γραμμή Προσάρτηση σε θα πρέπει να συμφωνούν με τις τιμές στη γραμμή Πεδίο, ωστόσο αυτό δεν είναι απαραίτητο για να λειτουργήσουν τα ερωτήματα προσάρτησης.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , στην ομάδα Αποτελέσματα , κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση.
Σημείωση: Κατά την εκτέλεση ενός ερωτήματος που επιστρέφει μεγάλο αριθμό δεδομένων, ενδέχεται να λάβετε ένα μήνυμα σφάλματος το οποίο υποδεικνύει ότι δεν θα είναι δυνατό να αναιρέσετε το ερώτημα. Προσπαθήστε να αυξήσετε το όριο στο τμήμα της μνήμης στα 3 MB, ώστε να μπορέσει να συνεχιστεί το ερώτημα.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προσάρτηση ερωτημάτων, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη εγγραφών σε πίνακα χρησιμοποιώντας ένα ερώτημα προσάρτησης.
Δημιουργία ερωτήματος ενημέρωσης
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα ενημέρωσης για να αλλάξετε τα δεδομένα στους πίνακές σας και μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα ενημέρωσης για να εισαγάγετε κριτήρια, προκειμένου να καθορίσετε ποιες γραμμές πρέπει να ενημερωθούν. Ένα ερώτημα ενημέρωσης προσφέρει τη δυνατότητα αναθεώρησης των ενημερωμένων δεδομένων, προτού εκτελέσετε την ενημέρωση.
Σημαντικό: Δεν είναι δυνατή η αναίρεση ενός ερωτήματος ενέργειας. Θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας των πινάκων που θα ενημερώσετε, χρησιμοποιώντας ένα ερώτημα ενημέρωσης.
Στο προηγούμενο παράδειγμα, προσαρτήσατε γραμμές στον πίνακα "Παραγγελίες Σικάγο". Στον πίνακα αυτό, το πεδίο "Αναγνωριστικό προϊόντος" εμφανίζει το αριθμητικό "Αναγνωριστικό προϊόντος". Για να κάνετε τα δεδομένα πιο χρήσιμα στις αναφορές, μπορείτε να αντικαταστήσετε τα αναγνωριστικά προϊόντων με ονόματα, χρησιμοποιώντας την ακόλουθη διαδικασία:
-
Ανοίξτε τον πίνακα "Παραγγελίες Σικάγο" σε Προβολή σχεδίασης.
-
Στη γραμμή "Αναγνωριστικό προϊόντος", αλλάξτε τον τύπο δεδομένων από Αριθμός σε Κείμενο.
-
Αποθηκεύστε και κλείστε τον πίνακα "Παραγγελίες Σικάγο".
-
Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Ερώτημα, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.
-
Κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Παραγγελίες Σικάγο και Προϊόντα.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , στην ομάδα Τύπος ερωτήματος , κάντε κλικ στην επιλογή Ενημέρωση.
-
Στο πλέγμα σχεδίασης, εξαφανίζονται οι γραμμές Ταξινόμηση και Εμφάνιση και εμφανίζεται η γραμμή Ενημέρωση σε.
-
Στον πίνακα Παραγγελίες Σικάγο, κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Αναγνωριστικό προϊόντος για να προσθέσετε αυτό το πεδίο στο πλέγμα σχεδίασης.
-
Στο πλέγμα σχεδίασης, στη γραμμή Ενημέρωση σε της στήλης Αναγνωριστικό προϊόντος, πληκτρολογήστε ή επικολλήστε το εξής:[Προϊόντα].[Όνομα προϊόντος]
Συμβουλή: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα ενημέρωσης για να διαγράψετε τιμές πεδίων, χρησιμοποιώντας μια κενή συμβολοσειρά ("") ή την τιμή NULL στη γραμμή Ενημέρωση σε.
-
Στη γραμμή Κριτήρια, πληκτρολογήστε ή επικολλήστε το εξής: [Αναγνωριστικό προϊόντος] Like ([Προϊόντα].[Αναγνωριστικό])
-
Για να ελέγξετε ποιες τιμές θα αλλάξει το ερώτημα ενημέρωσης, μπορείτε να δείτε το ερώτημα σε Προβολή φύλλου δεδομένων.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση, επιλέξτε Προβολή> Προβολή φύλλου δεδομένων. Το ερώτημα επιστρέφει μια λίστα αναγνωριστικών προϊόντων που θα ενημερωθούν.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση.
Όταν ανοίξετε τον πίνακα "Παραγγελίες Σικάγο", θα δείτε ότι οι αριθμητικές τιμές στο πεδίο "Αναγνωριστικό προϊόντος" έχουν αντικατασταθεί από τα ονόματα προϊόντων του πίνακα "Προϊόντα".
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα ερωτήματα ενημέρωσης, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία και εκτέλεση ερωτήματος ενημέρωσης.
Δημιουργία ερωτήματος διαγραφής
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα διαγραφής για να διαγράψετε δεδομένα από τους πίνακές σας και για να εισαγάγετε κριτήρια, προκειμένου να καθορίσετε ποιες γραμμές θα διαγραφούν. Ένα ερώτημα διαγραφής προσφέρει τη δυνατότητα αναθεώρησης των γραμμών που θα διαγραφούν, προτού εκτελέσετε τη διαγραφή.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι ενώ ετοιμαζόστε να στείλετε τον πίνακα "Παραγγελίες Σικάγο" από το προηγούμενο παράδειγμα, στον επιχειρηματικό συνεργάτη σας στο Σικάγο, θα παρατηρήσετε ότι ορισμένες από τις γραμμές περιέχουν πολλά κενά πεδία. Αποφασίσατε να καταργήσετε αυτές τις γραμμές πριν από την αποστολή του πίνακα. Μπορείτε απλώς να ανοίξετε τον πίνακα και να διαγράψετε τις γραμμές με μη αυτόματο τρόπο, αλλά εάν έχετε πολλές γραμμές να διαγράψετε και έχετε σαφή κριτήρια για τις γραμμές που πρέπει να διαγραφούν, ίσως σας φανεί χρήσιμο να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα διαγραφής.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα για να διαγράψετε από τον πίνακα "Παραγγελίες Σικάγο" τις γραμμές χωρίς τιμή για το πεδίο "Αναγνωριστικό παραγγελίας", χρησιμοποιώντας την ακόλουθη διαδικασία:
-
Στην καρτέλα Δημιουργία, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.
-
Κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Παραγγελίες Σικάγο.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , στην ομάδα Τύπος ερωτήματος , κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή. Στο πλέγμα σχεδίασης, εξαφανίζονται οι γραμμές Ταξινόμηση και Εμφάνιση και εμφανίζεται η γραμμή Διαγραφή.
-
Στον πίνακα Παραγγελίες Σικάγο, κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Αναγνωριστικό παραγγελίας για να προσθέσετε αυτό το πεδίο στο πλέγμα.
-
Στο πλέγμα σχεδίασης, στη γραμμή Κριτήρια της στήλης "Αναγνωριστικό παραγγελίας", πληκτρολογήστε Is Null.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , στην ομάδα Αποτελέσματα , κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαγραφή ερωτημάτων, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία και εκτέλεση ερωτήματος διαγραφής.
