Εισαγωγή στα εξωτερικά δεδομένα

Γιατί να χρησιμοποιήσω εξωτερικά δεδομένα;

Καθώς χρησιμοποιείτε τα προϊόντα του SharePoint για τον εξορθολογισμό των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων σας, ίσως χρειαστεί να ενσωματώσετε εξωτερικά δεδομένα, όπως βάσεις δεδομένων, επιχειρηματικές εφαρμογές και υπηρεσίες Web. Αλλά αυτά τα εξωτερικά δεδομένα είναι συχνά σαν ένα απομονωμένο νησί που περιορίζεται σε προνομιούχους λαούς, ή απλώς δύσκολο να φτάσετε. Υπάρχει τρόπος να μετατραπούν ομαλά αυτά τα εξωτερικά δεδομένα στα προϊόντα του SharePoint, καθώς και στα προϊόντα του Office, ώστε να μπορείτε να εκμεταλλευτείτε ένα οικείο περιβάλλον εργασίας και να ενισχύσετε περαιτέρω την επιχείρησή σας;

Αυτό είναι το θέμα των υπηρεσιών συνδεσιμότητας εταιρικών υπηρεσιών. Επιτρέπει την ασφαλή, αποτελεσματική πρόσβαση ανάγνωσης/εγγραφής σε μια μεγάλη ποικιλία εξωτερικών δεδομένων. Αυτό γίνεται μέσω ενός ολοκληρωμένου πλαισίου που παρέχει τυπικές διασυνδέσεις χρήστη και προγραμματισμού. Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ευρύ φάσμα επιχειρηματικών λύσεων, τόσο χωρίς κώδικα όσο και με σύνθετες λύσεις του SharePoint για απλές και ενδιάμεσες δραστηριότητες και λύσεις βασισμένες σε κώδικα για προηγμένες ανάγκες. Για παράδειγμα, μπορείτε:

• Δημιουργήστε μια εξωτερική λίστα του SharePoint με δεδομένα προσωπικού υπαλλήλου που είναι αποθηκευμένα σε μια βάση δεδομένων παρασκηνίου, τα οποία οι χρήστες μπορούν να διαβάσουν και να γράψουν, παρόμοια με μια εγγενή λίστα του SharePoint.

• Συνδέστε ενημερωμένα δεδομένα πελατών στο σύστημα σχεδιασμού εταιρικών πόρων (ERP) του οργανισμού σας ως ένα πρόγραμμα επαφών του Outlook, ακόμα και παρέχοντας πρόσβαση χωρίς σύνδεση.

• Δημιουργήστε μια λύση σχεδιασμού συμβάντων που συνδέεται με μια ελεγχόμενη εφαρμογή επαγγελματικής χρήσης, αλλά χρησιμοποιεί ένα ημερολόγιο του SharePoint για να το δουν όλοι.

• Δημιουργήστε μια εφαρμογή Microsoft Silverlight με ένα δροσερό οπτικό περιβάλλον εργασίας χρήστη που λειτουργεί με εξωτερικά δεδομένα από το Web.

Με λίγα λόγια, οι υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων σάς επιτρέπουν να συνδέεστε, να αλληλεπιδράτε και να ξεκλειδώνετε την τιμή των εξωτερικών δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Τρία βασικά σενάρια

Θέλετε να ακούσετε περισσότερα; Ακολουθούν τρία παραδείγματα ουσιαστικών λύσεων που βασίζονται στις υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών επιχειρήσεων.

Γραφείο βοήθειας    Μια μεγάλη επιχείρηση διαθέτει ένα γραφείο βοήθειας, το οποίο παρέχει εσωτερική τεχνική υποστήριξη. Οι αιτήσεις υποστήριξης και η Γνωσιακή βάση τεχνικής υποστήριξης αποθηκεύονται σε μια εξωτερική βάση δεδομένων, αλλά είναι πλήρως ενσωματωμένες σε μια τοποθεσία του SharePoint χρησιμοποιώντας εξωτερικές λίστες και τα τμήματα Web εταιρικών δεδομένων. Οι εργαζόμενοι στις πληροφορίες μπορούν επίσης να προβάλουν τις τρέχουσες αιτήσεις τους στο Microsoft Outlook 2013 online. Οι ειδικοί τεχνικοί υποστήριξης μπορούν να προβάλουν τις αιτήσεις που τους έχουν εκχωρηθεί σε Outlook 2013 πρόσβαση στο Internet και χωρίς σύνδεση. Οι ροές εργασίας διαχειρίζονται αυτόματα θέματα υποστήριξης μέσω κάθε σταδίου: ανοιγμένο, αντιστοιχισμένο, κλιμακώθηκε, επιλύθηκε και έκλεισε. Οι διαχειριστές στην ομάδα τεχνικής υποστήριξης, με τα κατάλληλα δικαιώματα, μπορούν να προβάλουν πίνακες εργαλείων που εμφανίζουν αναφορές του Help Desk υποδεικνύοντας τον αριθμό των ζητημάτων υποστήριξης που έχουν εκχωρηθεί σε κάθε ειδικό υποστήριξης, τα πιο πρόσφατα ή κρίσιμα ζητήματα και τον αριθμό περιστατικών υποστήριξης που αντιμετωπίζονται από κάθε ειδικό υποστήριξης κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης χρονικής περιόδου. Οι διαχειριστές μπορούν επίσης να εξάγουν τα δεδομένα σε Microsoft Excel 2013 για περαιτέρω λεπτομερή ανάλυση, χρησιμοποιώντας τη μορφοποίηση υπό όρους και τα γραφήματα.

Παρακολούθηση καλλιτέχνη    Ένα πρακτορείο ταλέντων ενσωματώνει τη βάση δεδομένων των καλλιτεχνών στην εσωτερική τοποθεσία ομάδας του SharePoint, η οποία περιλαμβάνει μια πλήρη λίστα καλλιτεχνών, τα στοιχεία επικοινωνίας τους και τα χρονοδιαγράμματα επιδόσεων. Τα συμβόλαια εγγραφής με τη μορφή προτύπων εγγράφων του Word δημιουργούνται και γεμίζουν αυτόματα με τις πιο πρόσφατες πληροφορίες καλλιτέχνη. Μια ροή εργασίας καθοδηγεί κάθε σύμβαση μέσα από τα διάφορα στάδιά της. Οι παράγοντες μπορούν να προσθέσουν νέους καλλιτέχνες σε μια εξωτερική λίστα χρησιμοποιώντας μια φόρμα του InfoPath. Χρησιμοποιώντας αυτή τη λύση, οι πράκτορες ταλέντων έχουν πάντα τις πληροφορίες που χρειάζονται εδώ κοντά και μπορούν να εκτελέσουν πολλές βασικές εργασίες χρησιμοποιώντας οικεία προϊόντα του Office.

Πίνακας εργαλείων πωλήσεων    Μια εφαρμογή πίνακα εργαλείων πωλήσεων βοηθά τους συνεργάτες πωλήσεων να βρίσκουν γρήγορα παραγγελίες πωλήσεων και πληροφορίες πελατών διαχειριζόμενες σε ένα σύστημα διαχείρισης σχέσεων πελατών (CRM). Ανάλογα με τους ρόλους τους και τα αντίστοιχα δικαιώματα, τα μέλη της ομάδας μπορούν να προβάλουν πληροφορίες για την ανάλυση πωλήσεων, τα δεδομένα απόδοσης πωλήσεων μεμονωμένων μελών της ομάδας, τους υποψήφιους πελάτες πωλήσεων και τα στοιχεία επικοινωνίας και τις παραγγελίες ενός πελάτη. Οι επαγγελματίες πωλήσεων μπορούν να προβάλουν τα ημερήσια ημερολόγιά τους, να προβάλουν τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί από τους διαχειριστές τους, να συνεργάζονται με μέλη της ομάδας και να διαβάζουν τις ειδήσεις Ένα διάγραμμα του Visio των περιοχών πωλήσεων αντιστοιχίζει τις πωλήσεις κάθε μήνα και περιέχει δεδομένα πραγματικού τύπου από τη βάση δεδομένων παρασκηνίου που ανανεώνεται εύκολα. Χρησιμοποιώντας ένα έγγραφο του Word, οι διαχειριστές μπορούν γρήγορα να συντάξουν αναφορές μηνιαίας κατάστασης που περιλαμβάνουν αυτόματα δεδομένα από τα εξωτερικά συστήματα.

Αρχή της σελίδας

Το να φτάσεις εκεί είναι το ήμισυ της διασκέδασης

Οι υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών είναι σαν μια μεγάλη ομπρέλα που καλύπτει πολλές δυνατότητες του SharePoint και του Office. Αλλά δεν λειτουργεί "out-of-the-box", επειδή κάθε εξωτερική προέλευση δεδομένων είναι μοναδική και κάθε οργανισμός έχει συγκεκριμένες ανάγκες. Αφού αναβάλετε την προκαταρκτική εργασία, την εσωτερική εγκατάσταση ή το cloud, μπορείτε να αναδυθείτε τα εξωτερικά δεδομένα μέσα στα προϊόντα του SharePoint και στα προϊόντα του Office. Κατά την εργασία με εξωτερικά δεδομένα, συνήθως περνάτε από τρεις ξεχωριστές φάσεις:

Η φάση της προκαταρκτικής φάσης    Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης, προγραμματίζετε, προετοιμάζετε και ρυθμίζετε τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στα εξωτερικά δεδομένα. Αυτό συνήθως σημαίνει ότι συνεργάζεστε στενά με ένα διαχειριστή και ορισμένες φορές με έναν προγραμματιστή για να καταλάβετε τι πρέπει να συμβεί. Σημαντικοί στόχοι είναι ο προσδιορισμός των επιχειρηματικών και τεχνικών απαιτήσεων, η προετοιμασία της εξωτερικής προέλευσης δεδομένων, η διασφάλιση ασφαλούς πρόσβασης στα δεδομένα με χρήση της υπηρεσίας ασφαλούς αποθήκευσης αποθήκευσης και η οριοθέτηση της συνολικής λύσης. Ένας κεντρικός στόχος είναι η δημιουργία ενός τύπου εξωτερικού περιεχομένου, το οποίο είναι ένα λεπτομερές πακέτο συνδέσεων, μετα-δεδομένων και άλλων πληροφοριών που χρησιμοποιούνται για την ανάκτηση των εξωτερικών δεδομένων.

Η φάση του SharePoint    Αφού τοποθετηθούν οι προκαταρκτικές εργασίες, μπορείτε τώρα να επιφανείτε στα εξωτερικά δεδομένα των προϊόντων του SharePoint με διάφορους τρόπους, όπως εξωτερικές λίστες, στήλες εξωτερικών δεδομένων, τμήματα Web εταιρικών δεδομένων, ροές εργασιών, αποτελέσματα αναζήτησης, σελίδες προφίλ, ενέργειες, εφαρμογές για το SharePoint και στοιχεία ή λύσεις του SharePoint που βασίζονται σε κώδικα.

Η φάση του Office    Αφού δημιουργήσετε πρόσβαση στα εξωτερικά δεδομένα στα προϊόντα του SharePoint, μπορείτε τώρα να επιφανείτε στα δεδομένα μιας ποικιλίας προϊόντων του Office (συμπεριλαμβανομένων των Excel, Word, Outlook, Visio, Access και InfoPath), των εφαρμογών για το Office και των στοιχείων του Office που βασίζονται σε κώδικα, των πρόσθετων ή των λύσεων.

Θα βρείτε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με κάθε μία από αυτές τις δυνατότητες παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

Αρχή της σελίδας

Ποιο καπέλο φοράτε;

Η ανάπτυξη μιας λύσης που βασίζεται σε εξωτερικά δεδομένα είναι συνήθως μια ομαδική προσπάθεια και ο τρόπος που εργάζεστε εξαρτάται από το ρόλο σας. Το παρακάτω διάγραμμα εμφανίζει μια προβολή υψηλού επιπέδου των ρόλων και των λύσεων που εμπλέκονται σε έναν κύκλο κύκλου ζωής γενικής ανάπτυξης.

Χρήστες    Οι χρήστες συγκεντρώνουν απλές λύσεις χρησιμοποιώντας τις βασικές δυνατότητες των προϊόντων του SharePoint και των προϊόντων του Office. Μερικά παραδείγματα:

• Δημιουργείτε μια εξωτερική λίστα, διαφορετικές προβολές της λίστας και προσθέτοντας διάφορα φίλτρα και ταξινομήσεις.

• Εξαγωγή της εξωτερικής λίστας σε Excel 2013 για περαιτέρω ανάλυση δεδομένων.

• Σύνδεση εξωτερικής λίστας με Outlook 2013 για εργασία με τα εξωτερικά δεδομένα online και offline.

Power Users    Οι χρήστες Power Users δημιουργούν απλές και ενδιάμεσες επιχειρηματικές λύσεις χωρίς κώδικα και συχνά απαιτούν δεξιότητες αναλυτών επιχειρήσεων για να κατανοήσουν τα συστήματα βάσεων δεδομένων και τις συνολικές επιχειρηματικές διαδικασίες στον οργανισμό. Επίσης, κοινοποιούν τις απαιτήσεις στους διαχειριστές και τους προγραμματιστές, καθώς και στους διαχειριστές επιχειρήσεων και ίσως στους σχεδιαστές τοποθεσιών. Μερικά παραδείγματα:

• Δημιουργία τύπου εξωτερικού περιεχομένου με χρήση του Microsoft SharePoint Designer 2013.

• Δημιουργία στηλών εξωτερικών δεδομένων σε βιβλιοθήκες και σύνδεση των στηλών με στοιχεία ελέγχου περιεχομένου σε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο του Word, όπως μια σύμβαση ή ένα τιμολόγιο.

• Προσαρμογή φορμών του InfoPath για αντικατάσταση των προεπιλεγμένων φορμών λίστας του SharePoint.

• Σχεδίαση μιας ιστοσελίδας που συνδέει τα τμήματα Web εταιρικών δεδομένων με έναν χρήσιμο τρόπο για τη δημιουργία ενός χώρου εργασίας πληροφοριών.

• Δημιουργία μιας λύσης που βασίζεται στο Outlook και παρέχει προσαρμοσμένες φόρμες, προβολές, εντολές της κορδέλας, ενέργειες και παράθυρα εργασιών.

• Δημιουργία μιας ροής εργασίας που χρησιμοποιεί δεδομένα εξωτερικής λίστας.

Διαχειριστές    Οι διαχειριστές διαχειρίζονται τα δικαιώματα και την ασφάλεια των χρηστών για πολλά διαφορετικά στοιχεία του SharePoint, συμπεριλαμβανομένου του τύπου εξωτερικού περιεχομένου και της εξωτερικής βάσης δεδομένων. Μια κρίσιμη δραστηριότητα περιλαμβάνει τη ρύθμιση εφαρμογών προορισμού υπηρεσίας ασφαλούς αποθήκευσης διαπιστευτηρίων, την αντιστοίχιση διαπιστευτηρίων και τον καθορισμό των καλύτερων μεθόδων ελέγχου ταυτότητας. Άλλα παραδείγματα λειτουργιών είναι τα εξής:

• Διαχείριση και ρύθμιση της πρόσβασης σε εξωτερικά δεδομένα, των δικαιωμάτων και των ερωτημάτων.

• Εισαγωγή και εξαγωγή τύπων εξωτερικού περιεχομένου από το χώρο αποθήκευσης μετα-δεδομένων συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων.

• Ρύθμιση προσαρμοσμένων σελίδων προφίλ, ενεργειών και αποτελεσμάτων αναζήτησης.

Προγραμματιστές    Οι προγραμματιστές δημιουργούν μια ποικιλία προσαρμοσμένων λύσεων που κυμαίνονται από τα στοχευμένα, επαναχρησιμοποιήσιμα στοιχεία σε προηγμένες λύσεις που βασίζονται σε κώδικα. Μερικά παραδείγματα:

• Προηγμένοι τύποι εξωτερικού περιεχομένου που αναπτύχθηκαν στο Microsoft Visual Studio, όπως προσαρμοσμένοι τύποι πεδίων που χρησιμοποιούν σύνθετα ιεραρχικά δεδομένα.

• Συγκεντρωτικά δεδομένα από πολλές υπηρεσίες που παρουσιάζονται ως ένα μόνο μοντέλο BDC.

• Στοιχεία με δυνατότητα επανάληψης χρήσης, προσαρμοσμένα τμήματα Web, προσαρμοσμένες δραστηριότητες ροής εργασίας και φόρμες του InfoPath με κώδικα πίσω.

• Προσαρμοσμένα τμήματα εξωτερικών δεδομένων για λύσεις του Outlook.

• Εφαρμογές του Microsoft Silverlight και πρόσθετα του Office.

• Προσαρμοσμένες προειδοποιήσεις με χρήση του πλαισίου συμβάντων.

• Προσαρμοσμένες συνδέσεις ή λύσεις που χρησιμοποιούν διαχειριζόμενο κώδικα.

Αρχή της σελίδας

Γνωρίστε το περιβάλλον του SharePoint

Όταν χρησιμοποιείτε ή δημιουργείτε μια λύση εξωτερικών δεδομένων, υπάρχουν διαφορές στις δυνατότητες και τις λειτουργίες που θα πρέπει να γνωρίζετε με βάση το περιβάλλον του SharePoint:

• Εσωτερικής εγκατάστασης    Εάν δημιουργήσετε μια λύση στην οποία οι χρήστες και η λύση σας είναι πλήρως εντός της εσωτερικής εγκατάστασης (πίσω από το τείχος προστασίας), τότε υποστηρίζονται όλες οι δυνατότητες των υπηρεσιών συνδεσιμότητας εταιρικών επιχειρήσεων.

• Cloud    Εάν χρησιμοποιείτε το SharePoint (πρόγραμμα 2, E3 και E4) στο Microsoft 365, τότε ένα υποσύνολο των δυνατοτήτων είναι διαθέσιμο. Για παράδειγμα, υποστηρίζονται εξωτερικές λίστες, τμήματα Web εταιρικών δεδομένων και το πλαίσιο συμβάντων, αλλά οι σελίδες προφίλ, οι ενέργειες και το πλαίσιο σύνδεσης δεν είναι. Επιπλέον, μπορείτε να συνδεθείτε μόνο με αυτές τις προελεύσεις δεδομένων: υπηρεσίες web WCF, OData και SQL Server Azure.

• Υβριδική    Ο οργανισμός σας μπορεί να έχει ήδη σημαντικές επενδύσεις σε προελεύσεις δεδομένων εσωτερικής εγκατάστασης, όπως οι επιχειρηματικές εφαρμογές και τα συστήματα ERP. Αλλά ο οργανισμός σας μπορεί επίσης να βρίσκεται σε ένα υβριδικό περιβάλλον του SharePoint, στο οποίο ορισμένοι υπάλληλοι είναι εσωτερικής εγκατάστασης και ορισμένοι βρίσκονται στο cloud. Σε ένα υβριδικό περιβάλλον, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια υβριδική λύση εξωτερικών δεδομένων, έτσι ώστε οι χρήστες στο cloud να μπορούν να έχουν πρόσβαση σε μια προέλευση δεδομένων εσωτερικής εγκατάστασης. Για παράδειγμα, ένας χρήστης μπορεί να ολοκληρώσει μια αναφορά εξόδων κατά τη διάρκεια ενός επαγγελματικού ταξιδιού χρησιμοποιώντας το SharePoint και οι χρεώσεις μπορούν να συμβιβαστούν αμέσως με ένα σύστημα SAP εσωτερικής εγκατάστασης. Μπορείτε να συνδεθείτε σε οποιαδήποτε υποστηριζόμενη προέλευση δεδομένων εσωτερικής εγκατάστασης, αλλά πρέπει να χρησιμοποιήσετε τις υπηρεσίες OData και μπορεί να απαιτείται εκτεταμένη ανάπτυξη και ρύθμιση παραμέτρων.

Αποκτήστε το σωστό λογισμικό

Οι δυνατότητες των υπηρεσιών συνδεσιμότητας εταιρικών (BCS) διανέμονται σε διαφορετικές εκδόσεις του SharePoint. Χρησιμοποιήστε τον παρακάτω πίνακα για να σας βοηθήσει να κάνετε τη σωστή επιλογή.

* Περιλαμβάνει στοιχεία ελέγχου φόρμας για την εμφάνιση εξωτερικών δεδομένων και διατάξεων για την εμφάνιση δεδομένων σε ένα παράθυρο εργασιών του Outlook και στην περιοχή φόρμας. Διαθέσιμο μόνο στο Microsoft Office Professional Plus 2013.

Αρχή της σελίδας

Ρύθμιση του λογισμικού σωστά

Αφού εγκαταστήσετε το σωστό λογισμικό, βεβαιωθείτε ότι το έχετε ρυθμίσει σωστά. Ειδικότερα:

Προετοιμασία της εξωτερικής προέλευσης δεδομένων    Ένας διαχειριστής μπορεί να χρειαστεί να δημιουργήσει ένα λογαριασμό και να παρέχει δικαιώματα στην προέλευση δεδομένων για να διασφαλίσει ότι τα κατάλληλα άτομα έχουν πρόσβαση στα δεδομένα και ότι τα δεδομένα δεν καταλήγουν σε λάθος χέρια. Σε μια εξωτερική βάση δεδομένων, ο διαχειριστής μπορεί επίσης να θελήσει να δημιουργήσει συγκεκριμένους πίνακες, προβολές, ερωτήματα και ούτω καθεξής για να περιορίσει τα αποτελέσματα σε αυτό ακριβώς που χρειάζεται και να βοηθήσει στη βελτίωση των επιδόσεων.

Ρύθμιση παραμέτρων των υπηρεσιών SharePoint Services    Ένας διαχειριστής πρέπει να ενεργοποιήσει τις υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων, την υπηρεσία ασφαλούς αποθήκευσης διαπιστευτηρίων και τις υπηρεσίες Visio Services.

Ρύθμιση παραμέτρων της υπηρεσίας ασφαλούς αποθήκευσης αποθήκευσης    Ένας διαχειριστής πρέπει να καθορίσει την καλύτερη λειτουργία πρόσβασης για την εξωτερική προέλευση δεδομένων, να δημιουργήσει μια εφαρμογή προορισμού και να ορίσει τα διαπιστευτήρια για την εφαρμογή προορισμού.

Ρύθμιση παραμέτρων υπηρεσιών συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων    Ένας διαχειριστής πρέπει να βεβαιωθεί ότι ο χρήστης που δημιουργεί τον τύπο εξωτερικού περιεχομένου έχει δικαιώματα για το χώρο αποθήκευσης μετα-δεδομένων συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων (BDC) και ότι οι κατάλληλοι χρήστες έχουν πρόσβαση στον τύπο εξωτερικού περιεχομένου στον οποίο βασίζεται η εξωτερική λίστα.

Βεβαιωθείτε ότι τα προϊόντα του Office είναι έτοιμα για χρήση    Για να συγχρονίσετε εξωτερικά δεδομένα με προϊόντα του Office, πρέπει να έχετε Windows 7 ή νεότερη έκδοση και τα παρακάτω δωρεάν προϊόντα λογισμικού, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 και WCF Data Services 5,0 για OData v3 σε κάθε υπολογιστή-πελάτη (εάν είναι απαραίτητο, θα σας ζητηθεί αυτόματα να κάνετε λήψη του λογισμικού). Επίσης, βεβαιωθείτε ότι η επιλογή εγκατάστασης του Office, οι υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών είναι ενεργοποιημένες (αυτή είναι η προεπιλογή). Αυτή η επιλογή εγκαθιστά το χρόνο εκτέλεσης του προγράμματος-πελάτη των υπηρεσιών συνδεσιμότητας εταιρικών που κάνει τα εξής: αποθηκεύει προσωρινά και συγχρονίζει με εξωτερικά δεδομένα, αντιστοιχίζει τα εταιρικά δεδομένα σε τύπους εξωτερικού περιεχομένου, εμφανίζει την επιλογή εξωτερικών στοιχείων στα προϊόντα του Office και εκτελεί προσαρμοσμένες λύσεις μέσα στα προϊόντα του Office.

Αρχή της σελίδας

Επιλογή των εξωτερικών δεδομένων σας με σύνεση

Μπορείτε να εργαστείτε με μια μεγάλη ποικιλία εξωτερικών προελεύσεων δεδομένων, όπως βάσεις δεδομένων, συστήματα προγραμματισμού εταιρικών πόρων (ERP), OData και σύνθετες γραμμές σύνδεσης.

Βάσεις δεδομένων    Οι εταιρείες και οι εταιρείες όλων των σχημάτων και των μεγεθών εξαρτώνται από βάσεις δεδομένων για τις καθημερινές τους λειτουργίες. Οι βάσεις δεδομένων περιέχουν μια ευρεία ποικιλία τύπων δεδομένων, όπως κείμενο, αριθμούς, εικόνες και έγγραφα, και έχουν πολλούς σκοπούς, όπως οικονομικές, κατασκευαστικές, ασφαλιστικές και τοποθεσίες Web με βάση δεδομένα για την εταιρεία. Οι κοινές Υποστηριζόμενες βάσεις δεδομένων περιλαμβάνουν: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 και οποιαδήποτε βάση δεδομένων που συμμορφώνεται με τα πρότυπα διασύνδεσης ODBC ή OLE DB.

Συστήματα ERP    Τα συστήματα ERP ενσωματώνουν εταιρικά δεδομένα και διεργασίες σε έναν ολόκληρο οργανισμό και εκτελούν πολλές από τις θεμελιώδεις δραστηριότητες για κάθε επιχείρηση, συμπεριλαμβανομένων των εξής:

Τα κοινά υποστηριζόμενα συστήματα ERP περιλαμβάνουν το SAP, το Duet, το Microsoft Dynamics, το Siebel και το JD Edwards.

OData    Το Open Data Protocol (OData) παρέχει ένα πρότυπο που βασίζεται σε REST για τις λειτουργίες Create (post), Read (Get), Update (put) και Delete (Delete) που έχουν πρόσβαση σε υπηρεσίες Web. Σκεφθείτε το OData ως το ισοδύναμο του ODBC και του OLE DB που βασίζεται στο Web. Τα δεδομένα επιστρέφονται είτε σε μορφή XML είτε σε μορφή σημειογραφίας αντικειμένου JavaScript (JSON). Οι συνήθεις πηγές του OData περιλαμβάνουν γνωστές τοποθεσίες Web (όπως Amazon, E-Bay, αγορά δεδομένων Azure και Netflix), βάσεις δεδομένων, ακόμα και άλλες τοποθεσίες του SharePoint.

Σύνθετες γραμμές σύνδεσης    Για άλλες προελεύσεις δεδομένων, ένας προγραμματιστής μπορεί να παρέχει προηγμένη πρόσβαση σε εξωτερικά δεδομένα από τα εξής:

• Χρήση του ADO.NET, το οποίο επιτρέπει την πρόσβαση σε οποιαδήποτε προέλευση δεδομένων με μια υπηρεσία παροχής ADO.NET.

• Χρήση των υπηρεσιών WCF και Web, η οποία επιτρέπει την πρόσβαση σε υπηρεσίες Web και στην υποδομή επικοινωνιών των Windows (WCF).

• Χρήση συγκροτήσεων συνδεσιμότητας .NET, η οποία επιτρέπει την πρόσβαση σε προελεύσεις δεδομένων όταν μια υπηρεσία παροχής ADO.NET ή μια υπηρεσία Web δεν είναι διαθέσιμη.

• Μετατροπή μη υποστηριζόμενων ιδιόκτητων τύπων δεδομένων σε υποστηριζόμενους τύπους δεδομένων .NET.

• Δημιουργία προσαρμοσμένων λύσεων για προελεύσεις δεδομένων μεγαλύτερης κλίμακας με συχνά μεταβαλλόμενες δομές δεδομένων που απαιτούν προσαρμοσμένες συνδέσεις δεδομένων, μεθόδους μεταφοράς και εγκατάσταση σύνδεσης.

Αρχή της σελίδας

Εξετάστε το ενδεχόμενο απόδοσης

Οποιαδήποτε επιχειρηματική λύση πρέπει να λαμβάνει υπόψη τις επιδόσεις και τα εξωτερικά δεδομένα δεν αποτελούν εξαίρεση. Ευτυχώς, οι υπηρεσίες συνδεσιμότητας επιχειρήσεων έχουν σχεδιαστεί για να ανακουφίσουν πολλά σημεία συμφόρησης και ανησυχιών επιδόσεων. Γενικά, η ανάκτηση δεδομένων, η σελιδοποίηση, το φιλτράρισμα και η ταξινόμηση μειώνονται στο εξωτερικό αρχείο προέλευσης δεδομένων για να μειώσετε τη μνήμη και να επεξεργάζεστε πόρους που απαιτούνται από τα προϊόντα του SharePoint.

Επίσης, οι υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων διαθέτουν ενσωματωμένες κρύπτες στο διακομιστή (μνήμη cache υπηρεσιών συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων) και υπολογιστές-πελάτες (μνήμη cache χρόνου εκτέλεσης του προγράμματος-πελάτη υπηρεσιών συνδεσιμότητας) και ενδέχεται να μην εμφανίζουν αμέσως τις πιο πρόσφατες τιμές από το σύστημα εξωτερικών δεδομένων. Ωστόσο, μπορείτε να προσαρμόσετε τα χρονικά διαστήματα ανανέωσης με βάση τις ανάγκες των χρηστών σας και τις λύσεις που δημιουργείτε. Δεν χρειάζεται όλοι οι χρήστες να βλέπουν ενημερωμένα δεδομένα αμέσως, αλλά, εάν το κάνουν, μπορούν, για παράδειγμα, να ανανεώσουν την εξωτερική λίστα ή το φάκελο επαφών του Outlook.

Η δυνατότητα εργασίας χωρίς σύνδεση σε έναν υπολογιστή-πελάτη σημαίνει επίσης ότι οι χρήστες μπορούν να κάνουν εκτεταμένη εργασία χωρίς να συνδεθούν με τα εξωτερικά δεδομένα, αλλά να γνωρίζουν ότι όταν επιστρέφουν online, τα δεδομένα ενημερώνονται και εναρμονίζονται σωστά.

Γενικά, αυτές οι δυνατότητες επιδόσεων συμβάλλουν στην επιτάχυνση της εμφάνισης, της ανανέωσης και των λειτουργιών δεδομένων των εξωτερικών δεδομένων σε μια ιστοσελίδα του SharePoint και σε ένα προϊόν του Office.

Αρχή της σελίδας

Πρακτική ασφάλεια πρώτα

Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να είναι ασφαλής μια λύση εξωτερικών δεδομένων, επειδή τα δεδομένα είναι συχνά κρίσιμα για μια επιχείρηση και δεν πρέπει να προβάλλονται ή να τροποποιούνται από λάθος χρήστες. Επίσης, υπάρχουν πολλοί τρόποι για να ασφαλίσετε δεδομένα και θέλετε η λύση σας να είναι απλή καθώς και ασφαλής. Ευτυχώς, υπάρχουν τρόποι ελαχιστοποίησης της πολυπλοκότητας, κυρίως με τη χρήση της υπηρεσίας ασφαλούς αποθήκευσης αποθήκευσης.

Με λίγα λόγια, η ασφάλεια των εξωτερικών σας δεδομένων απαιτεί την απάντηση σε δύο βασικές ερωτήσεις:

Ποιος είσαι?    Αυτό ονομάζεται επίσης έλεγχος ταυτότητας και είναι η διαδικασία επαλήθευσης της ταυτότητάς σας, λαμβάνοντας τα διαπιστευτήριά σας (το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασής σας).

Τι επιτρέπεται να κάνετε;    Αυτό ονομάζεται εξουσιοδότηση και είναι η διαδικασία καθορισμού των εργασιών που μπορείτε να κάνετε σε ποια στοιχεία δεδομένων, λαμβάνοντας τη λίστα των δικαιωμάτων που σας έχουν εκχωρηθεί.

Πρώτα, ένας διαχειριστής σάς βοηθά να προσδιορίσετε την καλύτερη λειτουργία πρόσβασης για την εξωτερική προέλευση δεδομένων. Σημειώστε ότι είναι πολύ σύνηθες για τις επιχειρηματικές λύσεις να γίνεται έλεγχος ταυτότητας της πρόσβασης σε εξωτερικά δεδομένα για τα οποία ο τρέχων χρήστης έχει διαφορετικό λογαριασμό. Αλλά η σύνδεση με διαφορετικά διαπιστευτήρια μπορεί να είναι περίπλοκη και δυσκίνητη. Η υπηρεσία ασφαλούς αποθήκευσης διαπιστευτηρίων έρχεται στη διάσωση παρέχοντας Αποθήκευση και αντιστοίχιση διαπιστευτηρίων. Με αυτόν τον τρόπο, είναι πιο εύκολο να χρησιμοποιήσετε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, πραγματοποιώντας σύνδεση μόνο μία φορά.

Για παράδειγμα, εάν έχετε συνδεθεί στην τοποθεσία του SharePoint με ένα σύνολο διαπιστευτηρίων, αλλά θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση σε μια εξωτερική λίστα που βασίζεται σε μια εφαρμογή του Siebel που χρησιμοποιεί ένα άλλο σύνολο διαπιστευτηρίων, ένας διαχειριστής μπορεί να ρυθμίσει την υπηρεσία ασφαλούς αποθήκευσης διαπιστευτηρίων ώστε να αντιστοιχίσει αυτόματα τα δύο σύνολα διαπιστευτηρίων, ώστε να μην χρειάζεται να συνδεθείτε ξανά.

Η υπηρεσία ασφαλούς αποθήκευσης αποθήκευσης βοηθά επίσης στη διαχείριση του περίφημου ζητήματος "Double Hop", όπου κάθε έλεγχος ταυτότητας απαιτεί "μεταπήδηση" μεταξύ δύο υπολογιστών, ο οποίος μπορεί να παραβιαστεί, εκτός εάν ληφθούν μέτρα για την αποτροπή του.

Στη συνέχεια, ένας διαχειριστής δημιουργεί διάφορα επίπεδα ασφάλειας με βάση τα δικαιώματα, όπως πολλές γραμμές άμυνας γύρω από ένα οχυρό, για να εξασφαλίζεται η κατάλληλη εξουσιοδότηση και η πρόσβαση σε αυτά:

• Τα δεδομένα στην εξωτερική βάση δεδομένων ή το σύστημα.

• Ο τύπος εξωτερικού περιεχομένου στο χώρο αποθήκευσης μετα-δεδομένων συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων.

• Η στήλη "εξωτερική λίστα" ή "εξωτερικά δεδομένα".

Τέλος, ένας διαχειριστής μπορεί να προσθέσει ένα επιπλέον επίπεδο προστασίας μέσω κρυπτογράφησης. Εάν η λύση εξωτερικών δεδομένων χρησιμοποιεί επίσης εφαρμογές του Office, ένας διαχειριστής μπορεί να προστατεύσει τη μνήμη cache χρόνου εκτέλεσης του προγράμματος-πελάτη των υπηρεσιών συνδεσιμότητας, χρησιμοποιώντας το σύστημα αρχείων κρυπτογράφησης των Windows. Ορισμένες εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων παρέχουν επίσης τρόπους για την κρυπτογράφηση των δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Ορίστε τον ακρογωνιαίο λίθο: τύποι εξωτερικού περιεχομένου

Οι τύποι εξωτερικού περιεχομένου βρίσκονται στην καρδιά οποιασδήποτε λύσης εξωτερικών δεδομένων. Είναι σαν χρηματιστής ανάμεσα σε εσάς και την εξωτερική προέλευση δεδομένων. Ένας τυπικός τύπος εξωτερικού περιεχομένου είναι ένα οργανωμένο πακέτο πληροφοριών που περιέχει τα εξής:

• Πληροφορίες σύνδεσης προς την προέλευση δεδομένων, όπως τη θέση, το όνομα και τις λειτουργίες ελέγχου ταυτότητας.

• Ένας ορισμός του πίνακα, των πεδίων, των πρωτευόντων και των ξένων κλειδιών, των επικυρώσεις και των τύπων δεδομένων (που ονομάζεται επίσης μετα-δεδομένα).

• Τις λειτουργίες δεδομένων που μπορείτε να κάνετε, όπως η δημιουργία, η ανάγνωση, η ενημέρωση, η διαγραφή και το ερώτημα (που ονομάζεται επίσης CRUDQ).

• Άλλες πληροφορίες και συμπεριφορές, όπως αντιστοιχισμένοι τύποι δεδομένων του Office ή η ενεργοποίηση του συγχρονισμού χωρίς σύνδεση.

• Διάφορα φίλτρα, τα οποία υποβάλουν ερώτημα στα δεδομένα και απομονώνουν τα αποτελέσματα και περιορίζει τη βελτίωση των επιδόσεων.

• Το πεδίο "ταυτότητα" και οι στήλες εμφάνισης για μια επιλογή εξωτερικού περιεχομένου που χρησιμοποιείται για την ανάκτηση εξωτερικών δεδομένων σε όλο το περιβάλλον εργασίας χρήστη.

• Μια συσχέτιση που βασίζεται σε πρωτεύοντα και ξένα κλειδιά μεταξύ δύο σχετικών πινάκων, όπως παραγγελίες και πελάτες.

Ένας χρήστης του παλληκάρι καθορίζει τον τύπο εξωτερικού περιεχομένου και, επομένως, προστατεύει τους άλλους χρήστες από την εγγενή πολυπλοκότητα της εργασίας με εξωτερικά δεδομένα. Επιπλέον, όλες αυτές οι πληροφορίες αποθηκεύονται σε ένα ειδικό αρχείο BDCM (. BDCM), σε μορφή XML και αποθηκεύονται στο χώρο αποθήκευσης μετα-δεδομένων συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων. Αυτή η προσέγγιση σάς διευκολύνει να διατηρήσετε, να ενημερώσετε, να ασφαλίσετε και να χρησιμοποιήσετε ξανά τύπους εξωτερικού περιεχομένου σε διαφορετικές τοποθεσίες. Για παράδειγμα, μπορείτε εύκολα να εξαγάγετε και να εισαγάγετε το αρχείο για να το αναπτύξετε από μια ανάπτυξη σε ένα περιβάλλον παραγωγής ή να κάνετε κοινή χρήση με άλλες συλλογές τοποθεσιών.

Με την ευκαιρία, ο χρήστης του παλληκάρι δεν χρειάζεται να είναι ειδικός σε XML. Για να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε έναν τύπο εξωτερικού περιεχομένου, υπάρχουν δύο εργαλεία επιλογής:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Μπορείτε να ορίσετε και να ενημερώσετε τον τύπο εξωτερικού περιεχομένου με δηλωτικό τρόπο και, στη συνέχεια, να τον δημοσιεύσετε στο χώρο αποθήκευσης μετα-δεδομένων συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων.

• Microsoft Visual Studio 2012    Εάν τα εξωτερικά δεδομένα σας είναι σύνθετα ή δεν υποστηρίζονται από SharePoint Designer 2013, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα επεξεργασίας XML στο Visual Studio (το οποίο παρέχει το IntelliSense) για να δημιουργήσετε το μοντέλο XML ή να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα σχεδίασης τύπου εξωτερικού περιεχομένου του Visual Studio για να δημιουργήσετε μια συγκρότηση συνδεσιμότητας .NET που παρέχει προσαρμοσμένη λογική ενοποίησης παρασκηνίου μέσω του .NET Framework.

Αρχή της σελίδας

Ανάγνωση και εγγραφή δεδομένων σε εξωτερικές λίστες

Μια εξωτερική λίστα είναι ένα μπλοκ δόμησης κλειδιών για λύσεις του SharePoint που βασίζονται σε εξωτερικά δεδομένα. Μπορείτε να διαβάζετε και να συντάσσετε εξωτερικά δεδομένα με την οικεία εμπειρία χρήσης μιας λίστας του SharePoint. Μια εξωτερική λίστα φαίνεται και συμπεριφέρεται πολύ όπως μια εγγενής λίστα, αλλά υπάρχουν ορισμένες διαφορές στη συμπεριφορά. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε προβολές και να χρησιμοποιήσετε υπολογισμένες τιμές με τύπους, αλλά όχι να επισυνάψετε αρχεία ή να παρακολουθήσετε εκδόσεις.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια εξωτερική λίστα χρησιμοποιώντας το SharePoint Designer 2013.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη στηλών εξωτερικών δεδομένων σε λίστες και βιβλιοθήκες

Μπορείτε να συνδυάσετε στήλες εξωτερικών δεδομένων με άλλες στήλες σε μια εγγενή λίστα ή βιβλιοθήκη. Επειδή μια στήλη εξωτερικών δεδομένων προστίθεται σε μια εγγενή λίστα ή βιβλιοθήκη, όλες οι σχετικές δυνατότητες λίστας ή βιβλιοθήκης λειτουργούν, συμπεριλαμβανομένων των εκδόσεων, των εγκρίσεων, της μεταβίβασης ελέγχου και της ανάληψης ελέγχου και των συνημμένων αρχείων.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε δημιουργήσει μια βιβλιοθήκη εικόνων που περιέχει φωτογραφίες από τα προϊόντα που πωλεί ο οργανισμός σας. Μπορείτε να προσθέσετε μια στήλη εξωτερικών δεδομένων στη βιβλιοθήκη που αποκτά πρόσβαση στο όνομα προϊόντος, τον κωδικό προϊόντος και την τρέχουσα τιμή από μια εξωτερική βάση δεδομένων. Επειδή οι κανόνες και οι διεργασίες της εταιρείας σας απαιτούν οποιαδήποτε αλλαγή στις πληροφορίες προϊόντος να γίνεται μόνο μέσω του συστήματος βάσης δεδομένων, καθορίζετε ότι τα εξωτερικά δεδομένα είναι μόνο για ανάγνωση όταν δημιουργείτε τον τύπο εξωτερικού περιεχομένου. Αλλά τώρα περισσότερα άτομα στην εταιρεία σας μπορούν να δουν εύκολα όλες τις κοινές πληροφορίες προϊόντων σε μια προβολή βιβλιοθήκης.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία λύσεων με τμήματα Web εταιρικών δεδομένων

Τα τμήματα Web εταιρικών δεδομένων έχουν σχεδιαστεί για να λειτουργούν με δεδομένα από μια εξωτερική λίστα και μπορείτε να συνδυάσετε αυτά τα τμήματα Web με χρήσιμους τρόπους για να δημιουργήσετε ένα χώρο εργασίας ή έναν πίνακα εργαλείων τοποθεσίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να συνδέσετε τα τμήματα Web λίστας και στοιχείου, έτσι ώστε όταν επιλέγετε ένα στοιχείο αναφοράς εξόδων στο τμήμα Web λίστας, όπως οι χρεώσεις της Πέμπτης, οι λεπτομέρειες του στοιχείου να εμφανίζονται στο τμήμα Web "στοιχείο", όπως το ξενοδοχείο, το ταξίδι και τις χρεώσεις γευμάτων.

Ο παρακάτω πίνακας συνοψίζει συνοπτικά κάθε τμήμα Web εταιρικών δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Χρήση εξωτερικών δεδομένων σε μια σελίδα προφίλ, ενέργεια ή αναζήτηση

Οι σελίδες προφίλ, οι ενέργειες και η αναζήτηση είναι στενά συνδεδεμένες δυνατότητες.

Σελίδες προφίλ

Από προεπιλογή, οι υπηρεσίες συνδεσιμότητας επιχειρήσεων δημιουργούν αυτόματα μια σελίδα προφίλ με βάση τον τύπο εξωτερικού περιεχομένου. Μια σελίδα προφίλ είναι μια ιστοσελίδα που εμφανίζει πληροφορίες από μια μεμονωμένη γραμμή εξωτερικών δεδομένων, με βάση ένα πεδίο ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΤΙΚού, όπως όλα τα μεμονωμένα πεδία για έναν συγκεκριμένο πελάτη.

Η προεπιλεγμένη σελίδα προφίλ είναι στην πραγματικότητα μια ιστοσελίδα που περιέχει τα τμήματα Web εταιρικών δεδομένων και τα τμήματα Web στοιχείων επιχειρηματικών δεδομένων που συνδέονται μεταξύ τους. Το τμήμα Web δόμησης στοιχείων αναλύει την παράμετρο συμβολοσειράς ερωτήματος διεύθυνσης URL της σελίδας προφίλ, για παράδειγμα, http://contoso/Customer.aspx?CustID=345 και μεταβιβάζει την τιμή ΚωδΠελάτη στο τμήμα Web στοιχείου δεδομένων, το οποίο, στη συνέχεια, εμφανίζει όλα τα αντίστοιχα πεδία πελατών.

Μπορείτε να δημιουργήσετε τη δική σας σελίδα προφίλ για να εμφανίσετε προσαρμοσμένες πληροφορίες ή ένας διαχειριστής μπορεί να προσαρμόσει τη σελίδα προφίλ για εσάς.

Ενέργειες

Μπορείτε ακόμη και να εκτελέσετε μια ενέργεια με βάση τη σελίδα προφίλ για να κάνετε κάτι χρήσιμο. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ενέργεια που συνδυάζει πληροφορίες διεύθυνσης για τον πελάτη με τους Χάρτες Bing για να προβάλετε τη θέση του πελάτη ή να λάβετε οδηγίες. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια ενέργεια είτε με βάση την παράμετρο συμβολοσειράς ερωτήματος URL της σελίδας προφίλ είτε μέσω προσαρμοσμένου κώδικα. Εναλλακτικά, ένας προγραμματιστής μπορεί να γράψει προσαρμοσμένο κώδικα που σας επιτρέπει να ενημερώνετε τις πληροφορίες υπαλλήλου σε μια βάση δεδομένων παρασκηνίου.

Από προεπιλογή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ενέργεια όταν κάνετε κλικ στην εντολή Προβολή ενέργειας προφίλ σε ένα τμήμα Web "ενέργειες εταιρικών δεδομένων" ή "λίστα εταιρικών δεδομένων". Κατά τη χρήση μιας στήλης εξωτερικών δεδομένων, μπορείτε επίσης να εκτελέσετε την ενέργεια από μια εντολή μενού.

Αναζήτηση

Τέλος, εάν θέλετε, ένας διαχειριστής μπορεί να ενεργοποιήσει την αναζήτηση εξωτερικών δεδομένων. Τα εξωτερικά δεδομένα μπορούν να ανιχνευθούν και να καταχωρούνται με ευρετήριο ακριβώς όπως τα εσωτερικά δεδομένα του SharePoint, αλλά με την περικοπή ασφαλείας για να εξασφαλίσετε ότι μόνο οι κατάλληλοι χρήστες μπορούν να κάνουν κλικ και να δουν τα αποτελέσματα αναζήτησης, εμφανίζοντας τη σελίδα προφίλ.

Ενσωματώνοντας την αναζήτηση του SharePoint σε εξωτερικά συστήματα δεδομένων, οι χρήστες μπορούν να εντοπίσουν τα δεδομένα που διαφορετικά δεν θα μπορούσαν να εντοπίσουν. Για παράδειγμα, εάν γνωρίζετε την εταιρεία στην οποία εργάζεται ένας πελάτης, αλλά έχετε ξεχάσει το όνομά του, μπορείτε να κάνετε αναζήτηση με το όνομα της εταιρείας για να βρείτε τη σελίδα προφίλ του πελάτη.

Αρχή της σελίδας

Χρήση εξωτερικών δεδομένων σε ροές εργασίας

Οι ροές εργασίας παρέχουν ένα ισχυρό εργαλείο μοντελοποίησης και αυτοματοποίησης επιχειρηματικών διεργασιών με βάση μια λίστα, βιβλιοθήκη ή τοποθεσία του SharePoint. Αυτές οι επιχειρηματικές διαδικασίες μπορεί να είναι τόσο απλές όσο μια διαδικασία έγκρισης εγγράφου με έναν μόνο υπεύθυνο έγκρισης ή ως σύνθετη ως οποιαδήποτε δομημένη επιχειρηματική διεργασία. Παρόλο που δεν μπορείτε να συσχετίσετε απευθείας μια ροή εργασίας με μια εξωτερική λίστα, μπορείτε να δημιουργήσετε τα εξής:

Ροές εργασίας τοπικής λίστας    Μια ροή εργασίας που σχετίζεται με μια εγγενή λίστα που διαβάζει ή ενημερώνει δεδομένα από μια εξωτερική λίστα χρησιμοποιώντας το στοιχείο "δημιουργία λίστας", "ενημέρωση στοιχείου λίστας" και "Διαγραφή ενεργειών στοιχείου λίστας". Για παράδειγμα, μπορείτε να ενημερώνετε ένα στοιχείο εξωτερικής λίστας κάθε φορά που αλλάζει μια εγγενής λίστα ή στοιχείο βιβλιοθήκης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλες ενέργειες με εξωτερικές λίστες, όπως τη μεταβλητή "ρύθμιση μεταβλητής ροής εργασίας" για να τροποποιήσετε ένα πεδίο εξωτερικής λίστας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα στοιχείο εξωτερικής λίστας ως προορισμό για μια διεργασία εργασίας, αλλά η σύνδεση με την εργασία δεν εμφανίζει τίτλο για το στοιχείο εξωτερικής λίστας.

Ροές εργασίας τοποθεσίας    Οι ροές εργασίας τοποθεσίας δεν απαιτούν να ξεκινήσει ένα έναυσμα συμβάντος και μπορεί να ξεκινήσει με μη αυτόματο τρόπο. Για να αποτρέψετε τη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, οι ροές εργασίας που έχουν πρόσβαση σε εξωτερικές λίστες εκτελούνται πάντα σε έναν λογαριασμό υπηρεσίας, ακόμα και με μια λειτουργία ελέγχου ταυτότητας που χρησιμοποιεί απομίμηση.

Συμβάντα    Ένας προγραμματιστής μπορεί να δημιουργήσει συμβάντα που ενεργοποιούν την εξωτερική προέλευση δεδομένων και οι χρήστες μπορούν να δημιουργούν ειδοποιήσεις που ανταποκρίνονται σε αυτά τα συμβάντα. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας του SharePoint για να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν υπάλληλο όταν ένας λογαριασμός πελάτη έχει εκχωρηθεί σε αυτόν τον υπάλληλο στην εξωτερική προέλευση δεδομένων.

Για λόγους απόδοσης, είναι καλή πρακτική να διαβάζετε μόνο έναν μικρό αριθμό στηλών στην εξωτερική λίστα ή να δημιουργείτε, να ενημερώνετε ή να διαγράφετε έναν μικρό αριθμό στοιχείων στην εξωτερική λίστα.

Αρχή της σελίδας

Ανάλυση εξωτερικών δεδομένων στο Excel

Μπορείτε να εξαγάγετε δεδομένα από μια εξωτερική λίστα για να Excel 2013 και να διατηρήσετε συγχρονισμένα τα δεδομένα. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να διατηρήσετε ένα απόθεμα προϊόντων σε μια εξωτερική λίστα, ώστε να είναι εύκολη η κοινή χρήση και η ενημέρωσή του, αλλά και η περιοδική ανάλυση απογραφής στο Excel 2013. Τα εξωτερικά δεδομένα που εξάγονται σε Excel 2013 καθορίζονται από την τρέχουσα προβολή εξωτερικής λίστας, τα φίλτρα που ορίζονται στον τύπο εξωτερικού περιεχομένου και στην εξωτερική λίστα και τις ρυθμίσεις γλώσσας για την τοποθεσία του SharePoint. h

Όταν εξάγετε μια εξωτερική λίστα, δημιουργείται ένας πίνακας του Excel με μια σύνδεση δεδομένων στην εξωτερική λίστα που βασίζεται σε ένα αρχείο ερωτήματος Web. Για να δείτε περαιτέρω αλλαγές που έγιναν στη λίστα του SharePoint στον πίνακα του Excel, μπορείτε να ανανεώσετε τα δεδομένα. Σημειώστε ότι δεν μπορείτε να κάνετε αλλαγές στην προέλευση των εξωτερικών δεδομένων και ότι μια λειτουργία ανανέωσης του Excel θα αντικαταστήσει τις αλλαγές που έχετε κάνει στον πίνακα του Excel.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη εξωτερικών δεδομένων σε έγγραφα του Word

Προσθέτοντας στήλες εξωτερικών δεδομένων και ένα πρότυπο του Word με στοιχεία ελέγχου περιεχομένου σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, μπορείτε επίσης να κάνετε εύκολη και αποτελεσματική την εισαγωγή ακριβών, ενημερωμένων δεδομένων σε Microsoft Word 2013 δομημένο έγγραφο.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια βιβλιοθήκη εγγράφων που περιέχει συμβόλαια πελατών. Ωστόσο, όλες οι πληροφορίες πελατών σας διατηρούνται σε μια επιχειρηματική εφαρμογή, όπως η SAP. Μπορείτε να παρακολουθήσετε τα συμβόλαια του πελάτη στη βιβλιοθήκη εγγράφων, αλλά να εξασφαλίσετε ότι οι σχετικές πληροφορίες πελατών είναι ενημερωμένες και δεν είναι άσκοπα διπλότυπες. Δείτε με ποιον τρόπο:

• Πρώτα, Προσθέστε στήλες εξωτερικών δεδομένων στη βιβλιοθήκη για να συσχετίσετε το κατάλληλο όνομα πελάτη, την επωνυμία της εταιρείας και τον αριθμό τηλεφώνου με κάθε σύμβαση που είναι αποθηκευμένη στη βιβλιοθήκη συμβολαίων.

• Στη συνέχεια, δημιουργήστε ένα πρότυπο του Word που περιέχει το στερεότυπο κείμενο και τα στοιχεία ελέγχου περιεχομένου της σύμβασης πελατών για να εισαγάγετε το όνομα πελάτη, την επωνυμία της εταιρείας και τον αριθμό τηλεφώνου. τοWord 2013 θα χρησιμοποιήσει την επιλογή εξωτερικού στοιχείου για να σας βοηθήσει να εισαγάγετε ή να ενημερώσετε τις σωστές πληροφορίες, εμφανίζοντας και ανακτώντας αυτόματα τις σωστές πληροφορίες πελατών.

• Τέλος, κάθε φορά που δημιουργείτε μια σύμβαση, καταχωρείτε δεδομένα πελατών και αποθηκεύετε τη σύμβαση πίσω στη βιβλιοθήκη, οι τιμές δεδομένων πελατών προωθούνται στις αντίστοιχες στήλες εξωτερικών δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Συγχρονισμός εξωτερικών δεδομένων στο Outlook

Εάν μια εξωτερική λίστα περιέχει πελάτες, εργασίες, συναντήσεις ή δημοσιεύσεις, μπορείτε να συνδέσετε τη λίστα με το Outlook 2013. Αφού συνδεθείτε, μπορείτε να προβάλλετε, να επεξεργάζεστε και να εκτυπώνετε τα δεδομένα χρησιμοποιώντας το οικείο περιβάλλον εργασίας χρήστη του Outlook. Εάν τα δεδομένα είναι στοιχεία επικοινωνίας, όπως οι πελάτες, μπορείτε ακόμη και να τους καλείτε, να τους στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να κάνετε προσκλήσεις σε σύσκεψη.

Ο συγχρονισμός των δεδομένων είναι διπλής κατεύθυνσης ή αμφίδρομος. Οι αλλαγές που γίνονται στο Outlook 2013 συγχρονίζονται αυτόματα με την εξωτερική προέλευση δεδομένων. Οι αλλαγές που γίνονται στην προέλευση εξωτερικών δεδομένων συγχρονίζονται με τα στοιχεία στο Outlook 2013, παρόλο που μπορεί να χρειαστεί μια λειτουργία ανανέωσης.

Από προεπιλογή, τα δεδομένα ανανεώνονται αυτόματα κάθε έξι ώρες, αλλά αυτή η τιμή μπορεί να αλλάξει. Για να βεβαιωθείτε ότι βλέπετε τα τρέχοντα δεδομένα από την εξωτερική προέλευση δεδομένων, κάντε δεξί κλικ στο φάκελο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Συγχρονισμός αλλαγών DB.

Όταν δημιουργείτε τον τύπο εξωτερικού περιεχομένου, κάντε τα εξής:

• Εάν θέλετε πρόσβαση χωρίς σύνδεση, ενεργοποιήστε την επιλογή υποστήριξη συγχρονισμού χωρίς σύνδεση .

• Ορίστε το πεδίο τύπος στοιχείου του Office σε ένα από τα εξής: επαφή, συνάντηση, εργασία ή δημοσίευση.

• Αντιστοιχίστε τα μεμονωμένα πεδία στον τύπο εξωτερικού περιεχομένου, όπως το όνομα του πελάτη, το επώνυμο του πελάτη, τη διεύθυνση του πελάτη και το τηλέφωνο του πελάτη, στα αντίστοιχα πεδία τύπου στοιχείου του Outlook, όπως το όνομα, το επώνυμο, το BusinessAddress και το τηλέφωνο εργασίας μιας επαφής.

Επιπλέον, με κάποιο κωδικό γραμμένο από έναν προγραμματιστή, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λύση του Outlook που κάνει τα εξής:

• Εμφανίστε εγγενή ή προσαρμοσμένα τμήματα δεδομένων σε προσαρμοσμένα παράθυρα εργασιών για να παρουσιάσετε εξωτερικά δεδομένα στους χρήστες.

• Συμπερίληψη προσαρμοσμένων εντολών κορδέλας για την εκτέλεση προσαρμοσμένων ενεργειών.

• Δημιουργία προσαρμοσμένου ορισμού προβολής για την εμφάνιση συγκεκριμένων στηλών εξωτερικών δεδομένων.

• Σχεδίαση προσαρμοσμένων περιοχών φόρμας για την παρουσίαση εξωτερικών δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Βελτίωση της πρόσβασης σε εξωτερικά δεδομένα με φόρμες του InfoPath

Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους τα Microsoft InfoPath 2013 είναι χρήσιμα για χρήση με εξωτερικά δεδομένα:

Εργασία με σύνθετους τύπους δεδομένων    Εάν ένα πεδίο εξωτερικών δεδομένων είναι ιεραρχικό, όπως ένα πεδίο διεύθυνσης που περιέχει την οδό, την πόλη και τον ταχυδρομικό κώδικα ως υποπεδία, τότε δεν μπορείτε να εργαστείτε με αυτό το πεδίο στη φόρμα του SharePoint για μια εξωτερική λίστα και, στην πραγματικότητα, δεν δημιουργείται καν. Ωστόσο, μπορείτε να μετατρέψετε τη φόρμα του SharePoint σε φόρμα του InfoPath για τη δημιουργία και την ενημέρωση των πεδίων με χρήση του InfoPath 2013.

Ενσωμάτωση στοιχείου ελέγχου επιλογής εξωτερικού στοιχείου    Μπορείτε να σύρετε και να αποθέσετε το στοιχείο ελέγχου επιλογής εξωτερικού στοιχείου σε μια φόρμα του InfoPath, να το συνδέσετε με την εξωτερική λίστα ως δευτερεύουσα προέλευση δεδομένων και να διευκολύνετε τους χρήστες να επιλέγουν ένα στοιχείο με βάση ένα μοναδικό πεδίο, όπως ένα όνομα πελάτη ή ένα αναγνωριστικό προϊόντος.

Επιπλέον, εάν ρυθμίσετε μια συσχέτιση για τύπους εξωτερικού περιεχομένου, όπως πελάτες και παραγγελίες, και η φόρμα InfoPath για την εξωτερική λίστα περιέχει ένα εξωτερικό κλειδί, όπως το αναγνωριστικό πελάτη, το στοιχείο ελέγχου επιλογής εξωτερικού στοιχείου προστίθεται ακόμη και αυτόματα στη φόρμα. Αυτό δίνει τη δυνατότητα στους χρήστες να βρίσκουν εύκολα τον πελάτη που θέλουν όταν εργάζονται με παραγγελίες.

Δημιουργία πολλών προβολών μιας φόρμας    Ορισμένες φορές, μπορεί να θέλετε οι φόρμες να έχουν πολλές προβολές των εξωτερικών δεδομένων σας, ειδικά εάν υπάρχουν πολλά πεδία και μια εξωτερική λίστα ή μια φόρμα του SharePoint δεν είναι αποτελεσματική. Πολλές προβολές είναι επίσης χρήσιμες σε σενάρια write-once, όπου το εξωτερικό σύστημα δεν επιτρέπει την ενημέρωση ενός πεδίου μετά τη δημιουργία του. Σε αυτές τις περιπτώσεις, μπορείτε να δημιουργήσετε δύο προβολές, μία για τη λειτουργία δημιουργία και την άλλη για τη λειτουργία ενημέρωσης.

Προσθήκη κανόνων ή κώδικα προς τα πίσω στις φόρμες    Μπορείτε να προσθέσετε δηλωτικούς κανόνες ή φόρμες κώδικα πίσω για να πραγματοποιήσετε επιπλέον επιχειρηματική λογική, όπως η επικύρωση και οι υπολογισμοί. Για παράδειγμα, μπορείτε να εξασφαλίσετε ότι ένας κωδικός χώρας/περιοχής είναι έγκυρος χρησιμοποιώντας έναν κανόνα ή ότι ο ταχυδρομικός κώδικας των ΗΠΑ είναι έγκυρος χρησιμοποιώντας μια υπηρεσία Web.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη εξωτερικών δεδομένων σε δημοσιευμένα διαγράμματα Visio

Χρησιμοποιώντας το Microsoft Visio 2013, μπορείτε να συνδέσετε δεδομένα από μια εξωτερική λίστα σε ένα διάγραμμα και είναι σχήματα. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημοσιεύσετε το διάγραμμα σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint ως αλληλεπιδραστικό σχέδιο Web, ώστε οι χρήστες να μπορούν να εμφανίζουν το διάγραμμα και να προβάλλουν τα συσχετισμένα εξωτερικά δεδομένα. Υπάρχουν τρεις τρόποι για να συνδέσετε γραμμές δεδομένων σε σχήματα στο σχέδιό σας. Μπορείτε να συνδέσετε γραμμές με υπάρχοντα σχήματα, ένα κάθε φορά, μπορείτε να συνδέσετε τις γραμμές με τα σχήματα αυτόματα ή μπορείτε να δημιουργήσετε σχήματα από τα δεδομένα.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή και ανανέωση εξωτερικών δεδομένων στην Access

τοMicrosoft Access 2013 είναι ένα παράθυρο προσγείωσης για όλους τους τύπους δεδομένων και τα εξωτερικά δεδομένα δεν αποτελούν εξαίρεση. Μπορείτε να εισαγάγετε μια εξωτερική λίστα στη βάση δεδομένων της Access στον υπολογιστή-πελάτη σας και να ανανεώνετε περιοδικά τα δεδομένα. Τα δεδομένα είναι μόνο για ανάγνωση.

Τα βασικά βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε είναι τα εξής:

1. Εξαγάγετε τον τύπο εξωτερικού περιεχομένου από SharePoint Designer 2013 ή απευθείας από το χώρο αποθήκευσης μετα-δεδομένων συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων ως αρχείο BDCM.

2. Στο Access 2013, δημιουργήστε μια σύνδεση δεδομένων υπηρεσίας Web χρησιμοποιώντας το αρχείο BDCM.

3. Στο Access 2013, δημιουργήστε έναν συνδεδεμένο πίνακα με βάση τη σύνδεση δεδομένων της υπηρεσίας Web.

Σημειώστε ότι σε αυτήν την περίπτωση, το cache χρόνου εκτέλεσης του προγράμματος-πελάτη των υπηρεσιών συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων δεν χρησιμοποιείται για το συγχρονισμό με την εξωτερική λίστα κατά την ανανέωση των δεδομένων.

Αρχή της σελίδας