Στόχος διαχείρισης έργου: Κοινοποίηση πληροφοριών έργου

Η κοινοποίηση πληροφοριών έργου είναι συχνά δύσκολη, είτε πρόκειται για λήψη πληροφοριών κατάστασης από την ομάδα σας είτε για την κοινοποίηση της κατάστασης του έργου στα διοικητικά στελέχη.

Μάθετε πότε και πώς μπορείτε να κοινοποιήσετε και να αναφέρετε πληροφορίες έργου. Διαφορετικά, η αποτελεσματική συνεργασία πλήττεται και η επιτυχία του έργου σας ενδέχεται να βρίσκεται σε κίνδυνο.

Για περισσότερα άρθρα σε αυτήν τη σειρά των οδηγιών διαχείρισης έργου, ανατρέξτε στο θέμα Ο χάρτης διαχείρισης έργου.

Project

• Να έχετε ενσωματωμένα εργαλεία παρουσίασης για όλα τα επίπεδα ενδιαφερόμενων.

• Έχει εύκολα κατανοητές προβολές λωρίδας χρόνου και οργάνωσης ομάδας.

• Εξάγει δεδομένα στο Excel και το Visio για την επικοινωνία σύνθετων δεδομένων.

• Η εταιρεία σας ενδέχεται να μην χρησιμοποιεί το Project.

• Τα έργα στα οποία εργάζεται η εταιρεία σας μπορεί να είναι πολύ μικρά για να επωφεληθούν από ισχυρό λογισμικό προγραμματισμού.

Project Online

• Ιδανικό για προηγμένες πληροφορίες επικοινωνίας και αναφοράς έργων σε ολόκληρη την εταιρεία.

• Μπορεί να συγκρίνει την κατάσταση πολλών έργων ή για ένα χαρτοφυλάκιο έργων.

• Οι μικρότερες εταιρείες ενδέχεται να χρειάζονται τη βοήθεια συμβούλων για την εγκατάσταση και τη χρήση Project Online.

Excel

• Το Project μπορεί να εξαγάγει δεδομένα στο Excel για προηγμένη ανάλυση, όπως ANOVA και ανάλυση εκτελεσθείσας αξίας.

• Ιδανικό για πρώιμο σχεδιασμό έργων ή για παραδοτέα υψηλού επιπέδου που μπορούν αργότερα να προστεθούν στο Project.

• Το Excel δεν διαθέτει δυνατότητες αυτοματοποιημένου προγραμματισμού για πιο σύνθετα έργα.

Word

• Ιδανικό κατά τη διάρκεια της φάσης προετοιμασίας, όταν θέλετε να κάνετε κοινή χρήση εγγράφων σχεδιασμού, όπως προϋπολογισμούς και παραδοτέα.

• Δεν είναι ιδανική για οπτικές παρουσιάσεις για εκτελεστικούς ενδιαφερόμενους. Αντί για αυτό, χρησιμοποιήστε τις λειτουργίες αναφοράς του Excel, του Visio, του PowerPoint ή του Project.

SharePoint

• Προσφέρει δυνατότητες συγχρονισμού χωρίς τον Project Server. Μια αλλαγή στη μία λίστα εργασιών θα αντικατοπτριστεί στην άλλη.

• Ακριβό να αναπτυχθεί σε όλη την εταιρεία. Εάν δεν έχετε τους πόρους της εταιρείας για να εγκαταστήσετε το SharePoint, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft 365 με το SharePoint Online.

PowerPoint

• Ιδανικό για εντυπωσιακές παρουσιάσεις στους εκτελεστικούς ενδιαφερόμενους.

• Οι αναλυτές και οι μηχανικοί μπορεί να θέλουν πιο λεπτομερή γραφήματα για σύνθετη ανάλυση του προϋπολογισμού.

Visio

• Ιδανικό κατά τη διάρκεια των αρχικών φάσεων ενός έργου όπου πρέπει να επικοινωνήσετε επιχειρηματικές και κατασκευαστικές διαδικασίες με διαγράμματα ροής ή άλλα διαγράμματα.

• Μπορεί να παρουσιάζει πάρα πολλές πληροφορίες για ένα εκτελεστικό ακροατήριο. Χρησιμοποιήστε τις δικές του δυνατότητες αναφοράς του Project.

Microsoft Teams

• Ιδανικό για ομάδες σε διαφορετικές τοποθεσίες. Μπορείτε να μοιραστείτε πληροφορίες έργου με ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων, φωνή, βίντεο ή κατά τη διάρκεια ηλεκτρονικών συσκέψεων.

• Ενδέχεται να απαιτεί την ανάπτυξη ενός τμήματος ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΉς.

Έλεγχος ενημερώσεων κατάστασης από Project Online

Εάν η ομάδα σας χρησιμοποιεί Project Online, κάντε λήψη ενημερώσεων κατάστασης εργασιών από το διακομιστή πριν να επικοινωνήσετε με την ομάδα σας σχετικά με την πρόοδο του έργου.

Παρακολουθήστε την πρόοδο του χρονοδιαγράμματός σας, από απλό σε ειδικό

Υπάρχουν απλοί τρόποι για να παρακολουθείτε την πρόοδο και υπάρχουν πιο σύνθετοι τρόποι. Βρείτε τον τρόπο που λειτουργεί καλύτερα για το έργο και την ομάδα σας.

Κοινοποίηση πληροφοριών εκτελεσθείσας αξίας

Η καταγραφή πληροφοριών εκτελεσθείσας αξίας είναι ένα πιο προηγμένο, αλλά πολύ ισχυρό βήμα προς την ανακάλυψη του καλού και του κακού των επιδόσεων του έργου. Τα στοιχεία υψηλού επιπέδου που αποκτάτε από αυτό είναι αυτά που θέλουν να δουν οι ενδιαφερόμενοι.

Δημιουργία αναφοράς έργου

Με το Project, μπορείτε να δημιουργήσετε και να προσαρμόσετε εντυπωσιακές αναφορές με γραφικά για οποιαδήποτε δεδομένα έργου θέλετε, χωρίς να χρησιμοποιήσετε άλλο λογισμικό. Καθώς εργάζεστε στο έργο, οι αναφορές αλλάζουν ώστε να αντικατοπτρίζουν τις πιο πρόσφατες πληροφορίες — δεν απαιτούνται μη αυτόματες ενημερώσεις!

Συγχρονισμός με μια λίστα εργασιών του SharePoint

Τα μέλη της ομάδας μπορούν να δουν το χρονοδιάγραμμα και να ενημερώσουν την εργασία τους στο SharePoint και θα δείτε τις αλλαγές στο Project. Και το αντίστροφο.

Χρήση του Microsoft 365

Κοινοποιήστε πληροφορίες έργου χρησιμοποιώντας Microsoft 365. Εφόσον εργάζεστε σε έναν υπολογιστή με σύνδεση στο Internet, μπορείτε να εργαστείτε με τα έγγραφά σας χρησιμοποιώντας πλήρεις εκδόσεις του Word, του Excel, του PowerPoint ή του OneNote — κατ' απαίτηση, από οπουδήποτε.

Δημοσίευση αλλαγών σε εργασίες στο διακομιστή

Όταν κάνετε αλλαγές σε εργασίες, δημοσιεύστε αυτές τις αλλαγές στο Project Online, ώστε όλοι οι χρήστες να έχουν τις κατάλληλες πληροφορίες για να συνεχίσουν την εργασία τους.

Επικοινωνία με το Microsoft Teams

Εάν οι χρήστες δεν μπορούν να έρθουν σε μια σύσκεψη, χρησιμοποιήστε το Teams για να μοιραστείτε πληροφορίες έργου. Κάντε κοινή χρήση διαφανειών του PowerPoint, φύλλων του Excel ή ενός σημειωματαρίου του OneNote για κοινή χρήση σχεδίων έργου. Άτομα μπορούν να συμμετέχουν σε ηλεκτρονικές συσκέψεις στο γραφείο τους, στο σπίτι ή χρησιμοποιώντας την κινητή συσκευή τους.