Βασικές εργασίες στο SharePoint Workspace 2010

Τύποι χώρων εργασίας στο SharePoint Workspace

Το SharePoint Workspace παρέχει τρεις τύπους χώρων εργασίας: τους χώρους εργασίας του SharePoint, τους χώρους εργασίας του Groove και τους κοινόχρηστους φακέλους.

Οι χώροι εργασίας του SharePoint, νέοι σε αυτήν την έκδοση, σας επιτρέπουν να δημιουργείτε ένα αντίγραφο της τοποθεσίας του SharePoint στον υπολογιστή σας που συγχρονίζεται αυτόματα με το διακομιστή. Αυτός ο τύπος χώρου εργασίας μπορεί να περιλαμβάνει μόνο ένα μέλος, το δημιουργό του χώρου εργασίας.

Οι χώροι εργασίας του Groove είναι γνωστοί σε όλους όσους έχουν χρησιμοποιήσει προηγούμενες εκδόσεις αυτού του λογισμικού, όπως το Office Groove 2007. Αυτός ο τύπος χώρου εργασίας περιέχει, συνήθως, διάφορα εργαλεία παραγωγικότητας, τα οποία προστίθενται ανάλογα με τις ανάγκες και τις περισσότερες φορές περιέχει δύο ή περισσότερα μέλη, τα οποία συμμετέχουν μέσω πρόσκλησης.

Έναν κοινόχρηστο φάκελο είναι ένας ειδικός τύπος χώρου εργασίας του Groove που σας επιτρέπει να κάνετε κοινή χρήση τα περιεχόμενα του φακέλου στο σύστημα αρχείων των Windows. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτόν τον τύπο του χώρου εργασίας, ανατρέξτε στο θέμα σχετικά με τους κοινόχρηστους φακέλους.

Τμήματα χώρου εργασίας του SharePoint

1. Οι βιβλιοθήκες εγγράφων SharePoint συγχρονίζονται με αυτόν το χώρο εργασίας.

2. Οι λίστες SharePoint συγχρονίζονται με αυτόν το χώρο εργασίας.

3. Οι λίστες ή οι βιβλιοθήκες δεν υποστηρίζονται στο χώρο εργασίας του SharePoint. Παρέχεται μια σύνδεση Web για τη μετάβαση σε αυτό το περιεχόμενο, στην τοποθεσία του SharePoint.

4. Περιεχόμενο στην επιλεγμένη βιβλιοθήκη εγγράφων.

Αυτό το έγγραφο περιγράφει τον τρόπο δημιουργίας ενός χώρου εργασίας του SharePoint ξεκινώντας από μια τοποθεσία του SharePoint.

Τμήματα χώρου εργασίας του Groove

Με τους χώρους εργασίας του Groove, οι ομάδες ή οι εταιρείες με κοινούς στόχους και επιδιώξεις μπορούν να χρησιμοποιούν από κοινού ιδέες και να συνεργάζονται. Ένας χώρος εργασίας του Groove συνήθως περιέχει δύο ή περισσότερα "μέλη", δηλαδή, άτομα τα οποία συμμετέχουν στο χώρο εργασίας μέσω πρόσκλησης. Το περιεχόμενο του χώρου εργασίας είναι ιδιαιτέρως δυναμικό. Όλα τα μέλη που είναι συνδεδεμένα τη συγκεκριμένη στιγμή βλέπουν αμέσως τυχόν ενημερώσεις που προσθέτουν αυτά ή άλλα μέλη. Εσείς και άλλα μέλη στέλνετε και λαμβάνετε ενημερώσεις μόλις συνδεθείτε.

Χώροι εργασίας του Groove επιτρέψετε στα μέλη να εργαστείτε με διάφορα εργαλεία εξειδικευμένες εφαρμογών. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι πραγματοποιείτε μια εβδομαδιαία σύσκεψη να συζητήσετε για ανάπτυξη υλικό μάρκετινγκ. Δραστηριότητες ενδέχεται να περιλαμβάνουν τη ρύθμιση προθεσμίες, ανάθεση εργασιών, και αναθεώρηση ολοκληρώσει την εργασία. Για να διευκολύνετε αυτήν τη σύσκεψη, μέλη του χώρου εργασίας μπορεί να δημοσιεύσετε αρχείων σε ένα εργαλείο εγγράφωνσυζητούν θέματα σε ένα εργαλείο συζήτησηςκαι συνεργασία σε ατζέντας χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο ημερολογίου. Όλα τα μέλη προς το παρόν online ταυτόχρονα στο χώρο εργασίας θα μπορούσε να αλληλεπιδρούν χρησιμοποιώντας τη συνομιλίασε πραγματικό χρόνο.

1. Εργαλεία σε αυτόν το χώρο εργασίας.

2. Μέλη σε αυτόν το χώρο εργασίας.

3. Περιεχόμενο στο τρέχον επιλεγμένο εργαλείο χώρου εργασίας.

4. Ένα στοιχείο που περιέχει νέο ή μη αναγνωσμένο περιεχόμενο.

5. Πρόσκληση νέων μελών σε αυτό το χώρο εργασίας, στο πλαίσιο Πρόσκληση σε χώρο εργασίας.

6. Το αντίγραφο συνομιλίας του χώρου εργασίας.

Δημιουργία χώρου εργασίας του SharePoint που λαμβάνει στοιχεία σε όλες τις λίστες και τις βιβλιοθήκες

Ο απλούστερος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα χώρο εργασίας του SharePoint είναι να μεταβείτε στην τοποθεσία του SharePoint και να συγχρονίσετε την τοποθεσία στον υπολογιστή σας. Θα γίνει λήψη όλων των υποστηριζόμενων στοιχείων και βιβλιοθηκών στο χώρο εργασίας του SharePoint. Σημειώστε ότι η λήψη του περιεχόμενου των στοιχείων βιβλιοθήκης εγγράφων πραγματοποιείται μόνο μετά από απαίτηση, καθώς ανοίγετε έγγραφα στο χώρο εργασίας του SharePoint.

Οι λίστες και οι βιβλιοθήκες που δεν υποστηρίζονται ακόμη εμφανίζονται στο τμήμα παραθύρου περιεχομένου του χώρου εργασίας και παρέχουν συνδέσεις προς την τοποθεσία του SharePoint.

1. Σε ένα πρόγραμμα περιήγησης Web, μεταβείτε στην τοποθεσία του SharePoint που θέλετε να συγχρονίσετε σε ένα χώρο εργασίας του SharePoint.

2. Κάντε κλικ στο στοιχείο Ενέργειες τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Συγχρονισμός με SharePoint Workspace.

   

3. Στο παράθυρο διάλογου Συγχρονισμός με SharePoint Workspace, κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

   

   Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου "Πρόοδος συγχρονισμού" για να σας κρατήσει ενημερωμένους σχετικά με τη διαδικασία λήψης από την τοποθεσία του SharePoint στο χώρο εργασίας του SharePoint.

   

4. Όταν ολοκληρωθεί η λήψη, επιλέξτε Άνοιγμα χώρου εργασίας ή Κλείσιμο.

Δημιουργία χώρου εργασίας του SharePoint που συγχρονίζει επιλεγμένη λίστα ή βιβλιοθήκη

Μερικές φορές ίσως θέλετε να συγχρονίσετε μόνο μια συγκεκριμένη λίστα ή βιβλιοθήκη του υπολογιστή σας σε ένα χώρο εργασίας του SharePoint. Μπορείτε να το κάνετε και να γλιτώσετε το χρόνο λήψης στοιχείων από άλλες λίστες και βιβλιοθήκες.

1. Σε ένα πρόγραμμα περιήγησης Web, μεταβείτε στην τοποθεσία του SharePoint που θέλετε να συγχρονίσετε σε ένα χώρο εργασίας του SharePoint.

2. Επιλέξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη που θέλετε να συγχρονίσετε με τον υπολογιστή σας.

3. Κάντε ένα από τα εξής:

   • Εάν έχετε επιλέξει μια λίστα, επιλέξτε Λίστα στην περιοχή Εργαλεία λίστας.

     

   • Αν επιλέξατε μια βιβλιοθήκη, κάντε κλικ στο στοιχείο Βιβλιοθήκη στην περιοχή Εργαλεία βιβλιοθήκης.

     

4. Στην Κορδέλα του SharePoint, στην ομάδα Σύνδεση & εξαγωγή, επιλέξτε Συγχρονισμός με SharePoint Workspace.

5. Επιλέξτε OK.
   Ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου που εμφανίζει την πρόοδο του συγχρονισμού για να σας κρατήσει ενήμερους σχετικά με την πρόοδο της λήψης από μια τοποθεσία του SharePoint στο χώρο εργασίας του SharePoint.

6. Όταν ολοκληρωθεί η λήψη, επιλέξτε Άνοιγμα χώρου εργασίας ή Κλείσιμο.

Συγχρονισμός μεμονωμένης λίστας ή βιβλιοθήκης

1. Επιλέξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη που θέλετε να συγχρονίσετε στο παράθυρο περιεχομένου.

2. Στην καρτέλα Συγχρονισμός, επιλέξτε Συγχρονισμός και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλείο συγχρονισμού.

   

Η γραμμή κατάστασης αναφέρει την πρόοδο του συγχρονισμού.

Συγχρονισμός όλων των λιστών και των βιβλιοθηκών στο χώρο εργασίας του SharePoint

• Στην καρτέλα Συγχρονισμός, κάντε κλικ στην επιλογή Συγχρονισμός και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Συγχρονισμός χώρου εργασίας.

Η γραμμή κατάστασης αναφέρει την πρόοδο του συγχρονισμού.

Περιήγηση σε ένα χώρο εργασίας του SharePoint στη γραμμή εκκίνησης

Μπορείτε να μεταβείτε σε οποιονδήποτε χώρο εργασίας του SharePoint έχετε δημιουργήσει, ανοίγοντάς τον από τη γραμμή εκκίνησης.

1. Εκκίνηση χώρου εργασίας του SharePoint.

2. Στη γραμμή εκκίνησης, κάντε κλικ στην Κεντρική καρτέλα.

3. Κάντε διπλό κλικ στο όνομα του χώρου εργασίας του SharePoint για να ανοίξετε το χώρο εργασίας.

Περιήγηση σε ένα χώρο εργασίας του SharePoint στο σύστημα αρχείων

Μπορείτε να μετακινηθείτε απευθείας στους χώρους εργασίας του SharePoint του συστήματος αρχείων σας.

Εάν το λειτουργικό σας σύστημα είναι τα Windows Vista ή νεότερη έκδοση, τότε οι χώροι εργασίας σας αποθηκεύονται στο φάκελο "Χώροι εργασίας" στο φάκελό σας "Προφίλ χρήστη".

Αν το λειτουργικό σας σύστημα είναι τα Windows XP, τότε οι χώροι εργασίας σας αποθηκεύονται στο φάκελο ’Χώροι εργασίας’ στο φάκελό σας ’Τα έγγραφά μου’.

Όταν ανοίγετε το φάκελο ’Χώροι εργασίας’, τότε ξεκινάει αυτόματα το SharePoint Workspace, αν δεν βρίσκεται ήδη σε λειτουργία. Οι χώροι εργασίας αναφέρονται με τα ίδια εικονίδια που έχουν και στη γραμμή εκκίνησης.

Ανοίξτε οποιονδήποτε ’φάκελο’ χώρων εργασίας για να δείτε μια λίστα με όλα τα εργαλεία Εγγράφων που υπάρχουν σε αυτόν το χώρο εργασίας.