Βασικές πληροφορίες για τις βάσεις δεδομένων

Σε αυτό το άρθρο

• Τι είναι μια βάση δεδομένων;

• Τα μέρη μιας βάσης δεδομένων της Access

Τι είναι μια βάση δεδομένων;

Μια βάση δεδομένων είναι ένα εργαλείο για τη συλλογή και την οργάνωση πληροφοριών. Οι βάσεις δεδομένων μπορούν να αποθηκεύουν πληροφορίες σχετικά με άτομα, προϊόντα, παραγγελίες ή οτιδήποτε άλλο. Πολλές βάσεις δεδομένων ξεκινούν ως μια λίστα σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου ή υπολογιστικό φύλλο. Καθώς η λίστα μεγαλώνει, αρχίζουν να εμφανίζονται επαναλήψεις και ασυνέπειες. Τα δεδομένα γίνεται δύσκολο να κατανοηθούν σε μορφή λίστας και υπάρχουν περιορισμένοι τρόποι για την αναζήτηση ή την άντληση υποσυνόλων δεδομένων για αναθεώρηση. Μόλις αρχίσουν να εμφανίζονται αυτά τα προβλήματα, συνιστάται να μεταφέρετε τα δεδομένα σε μια βάση δεδομένων που δημιουργήθηκε από ένα σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων (DBMS), όπως η Access.

Μια ηλεκτρονική βάση δεδομένων είναι ένα κοντέινερ αντικειμένων. Μία βάση δεδομένων μπορεί να περιέχει περισσότερους από έναν πίνακες. Για παράδειγμα, ένα σύστημα παρακολούθησης αποθήκης που χρησιμοποιεί τρεις πίνακες παρακολούθησης δεν είναι τρεις βάσεις δεδομένων, αλλά μία βάση δεδομένων που περιέχει τρεις πίνακες. Εκτός αν είναι ειδικά σχεδιασμένη για να χρησιμοποιεί δεδομένα ή κώδικα από κάποια άλλη προέλευση, μια βάση δεδομένων της Access αποθηκεύει τους πίνακες της σε ένα μόνο αρχείο, μαζί με άλλα αντικείμενα, όπως φόρμες, αναφορές, μακροεντολές και λειτουργικές μονάδες. Οι βάσεις δεδομένων που έχουν δημιουργηθεί σε μορφή Access 2007-2016 (η οποία χρησιμοποιείται επίσης από Access για Microsoft 365, Access 2021 και Access 2019) έχουν την επέκταση αρχείου .accdb και οι βάσεις δεδομένων που δημιουργήθηκαν σε παλαιότερες μορφές της Access έχουν την επέκταση αρχείου .mdb.

Χρησιμοποιώντας την Access, μπορείτε να κάνετε τα εξής:

• Προσθήκη νέων δεδομένων σε μια βάση δεδομένων, όπως ενός νέου στοιχείου σε μια απογραφή

• Επεξεργασία υπαρχόντων δεδομένων στη βάση δεδομένων, όπως η αλλαγή της τρέχουσας θέσης ενός στοιχείου

• Διαγραφή πληροφοριών, για παράδειγμα εάν ένα στοιχείο πωληθεί ή αχρηστευτεί

• Οργάνωση και προβολή των δεδομένων με διαφορετικούς τρόπους

• Κοινή χρήση των δεδομένων με άλλους μέσω αναφορών, μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενός intranet ή του Internet

Τα μέρη μιας βάσης δεδομένων της Access

Οι παρακάτω ενότητες αποτελούν σύντομες περιγραφές των μερών μιας τυπικής βάσης δεδομένων της Access.

Πίνακες

Ένας πίνακας βάσης δεδομένων είναι παρόμοιος σε εμφάνιση με ένα υπολογιστικό φύλλο, δηλαδή τα δεδομένα αποθηκεύονται σε γραμμές και στήλες. Ως αποτέλεσμα, συνήθως είναι πολύ εύκολο να εισαγάγετε ένα υπολογιστικό φύλλο σε έναν πίνακα βάσης δεδομένων. Η βασική διαφορά μεταξύ της αποθήκευσης των δεδομένων σας σε ένα υπολογιστικό φύλλο και της αποθήκευσής τους σε μια βάση δεδομένων έγκειται στον τρόπο οργάνωσης των δεδομένων.

Για να επιτύχετε τη μεγαλύτερη δυνατή ευελιξία από μια βάση δεδομένων, τα δεδομένα πρέπει να είναι οργανωμένα σε πίνακες, έτσι ώστε να μην παρουσιάζονται επαναλήψεις. Για παράδειγμα, εάν αποθηκεύετε πληροφορίες σχετικά με υπαλλήλους, κάθε υπάλληλος θα πρέπει να καταχωρηθεί μόνο μία φορά σε έναν πίνακα που έχει δημιουργηθεί μόνο για να περιέχει δεδομένα υπαλλήλων. Τα δεδομένα που αφορούν προϊόντα θα αποθηκεύονται στο δικό τους πίνακα και τα δεδομένα που αφορούν υποκαταστήματα θα αποθηκεύονται σε έναν άλλο πίνακα. Αυτή η διαδικασία ονομάζεται κανονικοποίηση.

Κάθε γραμμή σε έναν πίνακα αναφέρεται ως εγγραφή. Οι εγγραφές είναι το σημείο που αποθηκεύονται τα επιμέρους τμήματα πληροφοριών. Κάθε εγγραφή αποτελείται από ένα ή περισσότερα πεδία. Τα πεδία αντιστοιχούν στις στήλες του πίνακα. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε έναν πίνακα που ονομάζεται "Υπάλληλοι", όπου κάθε εγγραφή (γραμμή) περιέχει πληροφορίες σχετικά με έναν διαφορετικό υπάλληλο και κάθε πεδίο (στήλη) περιέχει διαφορετικό τύπο πληροφοριών, όπως το όνομα, το επώνυμο, η διεύθυνση και ούτω καθεξής. Τα πεδία πρέπει να έχουν ένα καθορισμένο τύπο δεδομένων, είτε πρόκειται για κείμενο, ημερομηνία ή ώρα, αριθμό ή κάποιον άλλο τύπο.

Ένας άλλος τρόπος περιγραφής των εγγραφών είναι η οπτικοποίηση μιας αρχειοθήκης βιβλιοθήκης παλαιού στυλ. Κάθε κάρτα στην αρχειοθήκη αντιστοιχεί σε μια εγγραφή στη βάση δεδομένων. Κάθε πληροφοριακό στοιχείο σε μια επιμέρους κάρτα (συγγραφέας, τίτλος και ούτω καθεξής) αντιστοιχεί σε ένα πεδίο στη βάση δεδομένων.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους πίνακες, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή στους πίνακες.

Φόρμες

Οι φόρμες σάς επιτρέπουν να δημιουργείτε ένα περιβάλλον εργασίας χρήστη όπου μπορείτε να εισάγετε και να επεξεργάζεστε τα δεδομένα σας. Οι φόρμες συχνά περιέχουν κουμπιά εντολών και άλλα στοιχεία ελέγχου που εκτελούν διάφορες εργασίες. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων χωρίς να χρησιμοποιήσετε φόρμες, με απλή επεξεργασία των δεδομένων σας στα φύλλα δεδομένων του πίνακα. Ωστόσο, οι περισσότεροι χρήστες βάσεων δεδομένων προτιμούν να χρησιμοποιούν φόρμες για την προβολή, εισαγωγή και επεξεργασία δεδομένων σε πίνακες.

Μπορείτε να προγραμματίσετε κουμπιά εντολών για να προσδιορίσετε ποια δεδομένα εμφανίζονται στη φόρμα, να ανοίξετε άλλες φόρμες ή αναφορές ή να εκτελέσετε διάφορες άλλες εργασίες. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε μια φόρμα που ονομάζεται "Φόρμα πελάτη" στην οποία εργάζεστε με δεδομένα πελατών. Η φόρμα πελάτη μπορεί να έχει ένα κουμπί που ανοίγει μια φόρμα παραγγελίας όπου μπορείτε να εισαγάγετε μια νέα παραγγελία για τον συγκεκριμένο πελάτη.

Οι φόρμες σάς επιτρέπουν επίσης να ελέγχετε τον τρόπο με τον οποίο άλλοι χρήστες αλληλεπιδρούν με τα δεδομένα της βάσης δεδομένων. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια φόρμα που εμφανίζει μόνο ορισμένα πεδία και επιτρέπει την εκτέλεση μόνο ορισμένων λειτουργιών. Αυτό βοηθά στην προστασία και τη σωστή εισαγωγή των δεδομένων.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις φόρμες, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή στις φόρμες.

Αναφορές

Αναφορές είναι αυτά που χρησιμοποιείτε για να μορφοποιήσετε, να συνοψίσετε και να παρουσιάσετε δεδομένα. Μια αναφορά συνήθως απαντά σε μια συγκεκριμένη ερώτηση, όπως "Πόσα χρήματα λάβαμε από κάθε πελάτη φέτος;" ή "Σε ποιες πόλεις βρίσκονται οι πελάτες μας;" Κάθε αναφορά μπορεί να μορφοποιηθεί ώστε να παρουσιάζει τις πληροφορίες με τον πιο ευανάγνωστο τρόπο.

Μια αναφορά μπορεί να εκτελεστεί οποιαδήποτε στιγμή και απεικονίζει πάντα τα τρέχοντα δεδομένα στη βάση δεδομένων. Γενικά, οι αναφορές μορφοποιούνται για εκτύπωση, αλλά μπορούν επίσης να προβληθούν στην οθόνη, να εξαχθούν σε ένα άλλο πρόγραμμα ή να σταλούν ως συνημμένα σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις αναφορές, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή στις εκθέσεις στην Access.

Ερωτήματα

Τα ερωτήματα μπορούν να εκτελούν πολλές διαφορετικές λειτουργίες σε μια βάση δεδομένων. Η πιο συνηθισμένη λειτουργία τους είναι η ανάκτηση συγκεκριμένων δεδομένων από τους πίνακες. Τα δεδομένα που θέλετε να δείτε συνήθως είναι μοιρασμένα σε πολλούς πίνακες και τα ερωτήματα σάς επιτρέπουν να τα προβάλετε σε ένα μόνο φύλλο δεδομένων. Επίσης, δεδομένου ότι συνήθως δεν θέλετε να βλέπετε όλες τις εγγραφές ταυτόχρονα, τα ερωτήματα σάς επιτρέπουν να προσθέτετε κριτήρια για να "φιλτράρετε" τα δεδομένα ώστε να βλέπετε μόνο τις εγγραφές που θέλετε.

Ορισμένα ερωτήματα έχουν "δυνατότητα ενημέρωσης", το οποίο σημαίνει ότι μπορείτε να επεξεργαστείτε τα δεδομένα στους υποκείμενους πίνακες μέσω του φύλλου δεδομένων ερωτήματος. Εάν εργάζεστε σε ένα ερώτημα με δυνατότητα ενημέρωσης, να θυμάστε ότι οι αλλαγές που κάνετε στην πραγματικότητα γίνονται στους πίνακες, όχι μόνο στο φύλλο δεδομένων ερωτήματος.

Τα ερωτήματα χωρίζονται σε δύο βασικές ομάδες: τα ερωτήματα επιλογής και τα ερωτήματα ενέργειας. Ένα ερώτημα επιλογής απλώς ανακτά τα δεδομένα και τα καθιστά διαθέσιμα για χρήση. Μπορείτε να προβάλετε τα αποτελέσματα του ερωτήματος στην οθόνη, να τα εκτυπώσετε ή να τα αντιγράψετε στο Πρόχειρο. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αποτέλεσμα του ερωτήματος ως προέλευση εγγραφών για μια φόρμα ή αναφορά.

Ένα ερώτημα ενέργειας, όπως υποδηλώνει το όνομα, εκτελεί μια εργασία με τα δεδομένα. Τα ερωτήματα ενέργειας μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία νέων πινάκων, την προσθήκη δεδομένων σε υπάρχοντες πίνακες, την ενημέρωση δεδομένων ή τη διαγραφή δεδομένων.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα ερωτήματα, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή στα ερωτήματα.

Μακροεντολές

Οι μακροεντολές στην Access μπορούν να θεωρηθούν ως μια απλοποιημένη γλώσσα προγραμματισμού που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να προσθέσετε λειτουργικότητα στη βάση δεδομένων σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να επισυνάψετε μια μακροεντολή σε ένα κουμπί εντολής σε μια φόρμα, έτσι ώστε η μακροεντολή να εκτελείται κάθε φορά που γίνεται κλικ στο κουμπί. Οι μακροεντολές περιέχουν ενέργειες που εκτελούν εργασίες, όπως το άνοιγμα μιας αναφοράς, η εκτέλεση ενός ερωτήματος ή το κλείσιμο της βάσης δεδομένων. Οι περισσότερες λειτουργίες βάσης δεδομένων που μπορείτε να εκτελέσετε με μη αυτόματο τρόπο μπορούν να αυτοματοποιηθούν με τη χρήση μακροεντολών, επομένως οι μακροεντολές μπορούν να αποτελέσουν εξαιρετικά στοιχεία εξοικονόμησης χρόνου.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις μακροεντολές, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή στον προγραμματισμό στην Access.

Λειτουργικές μονάδες

Οι λειτουργικές μονάδες, όπως και οι μακροεντολές, είναι αντικείμενα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να προσθέσετε λειτουργικότητα στη βάση δεδομένων σας. Ενώ η δημιουργία μακροεντολών στην Access γίνεται με την επιλογή από μια λίστα ενεργειών μακροεντολών, η σύνταξη λειτουργικών μονάδων γίνεται στη γλώσσα προγραμματισμού Visual Basic for Applications (VBA). Μια λειτουργική μονάδα είναι μια συλλογή δηλώσεων, προτάσεων και διαδικασιών που αποθηκεύονται μαζί ως μία ενιαία μονάδα. Μια λειτουργική μονάδα μπορεί να είναι μια λειτουργική μονάδα κλάσης ή μια βασική λειτουργική μονάδα. Οι λειτουργικές μονάδες κλάσης επισυνάπτονται σε φόρμες ή αναφορές και συνήθως περιέχουν διαδικασίες που αφορούν τη συγκεκριμένη φόρμα ή αναφορά στην οποία επισυνάπτονται. Οι βασικές λειτουργικές μονάδες περιέχουν γενικές διαδικασίες που δεν σχετίζονται με οποιοδήποτε άλλο αντικείμενο. Οι βασικές λειτουργικές μονάδες παρατίθενται στην περιοχή Λειτουργικές μονάδες στο παράθυρο περιήγησης, ενώ οι λειτουργικές μονάδες κλάσης όχι.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις λειτουργικές μονάδες, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή στον προγραμματισμό στην Access.

Αρχή της σελίδας