Sort and filter the data for a mail merge in Word 2016 for Mac

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

In some instances, you may not want to use all the information in your mail merge recipients list. You have the option to select just some of the people in the list, and also sort and filter the data, so you include only what you want in the mail merge.

Sort and filter the mail merge list

  1. Ανοίξτε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, εάν δεν είναι ήδη ανοιχτό.

  2. Click Mailings > Edit Recipients.

    Κάντε κλικ για να επεξεργαστείτε τη λίστα παραληπτών

    Εάν η εντολή Επεξεργασία λίστας παραληπτών είναι απενεργοποιημένη, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογή παραληπτών και συνδέστε το έγγραφο με τη λίστα αλληλογραφίας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

  3. In Edit List Entries, to add or remove people in the list, click the plus (+) sign to add a person or the minus (-) sign to remove a person from the list.

    Κάντε κλικ στο σύμβολο συν ή μείον για να προσθέσετε ή να καταργήσετε άτομα από τη λίστα.

  4. When you're finished selecting the people you want to have in your list, click OK.

Ταξινόμηση της λίστας για εύρεση ομάδων

You can sort your list of recipients to group your information in certain ways. For example, if you want to send email only to people who live in specific cities, sort by city, so that all the people in each city are grouped together. That will make it easier to select them when you start the merge.

  1. Click Mailings >Filter Recipients.

  2. Click Sort Records > Sort By, and select the field name you want to sort by.

    Κάντε κλικ στην επιλογή "Ταξινόμηση εγγραφών" για ταξινόμηση στοιχείων στη συγχώνευση αλληλογραφίας

    To sort by multiple fields—for example, by state and then by city, click Then By, and then select the additional fields you want to sort by.

    Κάντε κλικ για ταξινόμηση κατά πολλά πεδία

  3. When all of the fields are sorted how you want, click OK.

Filter the list to view only the rows you want to include

You can filter the list so that just the people or items you want to include in the merge appear—for example, only people in a specific city or inventory items at a specific price.

  1. Click Mailings >Filter Recipients.

    Κάντε κλικ για να φιλτράρετε τη λίστα συγχώνευσης αλληλογραφίας

  2. In Filter Records, click the arrow next to the Field box, and then click the column you want to filter by, for example Title or Last_Name.

    Κάντε κλικ στο πεδίο βάσει του οποίου θέλετε να γίνει φιλτράρισμα

  3. Click Comparison, and then click the type of comparison you want to make.

    Κάντε κλικ στις επιλογές σύγκρισης που θέλετε να ορίσετε

  4. In the Compare to box, type the value for the filter. For example, if you select City in the Field list, type the name of the city.

  5. Κάντε κλικ στις επιλογές Και ή Ή και προσθέστε μία ακόμη συνθήκη στο φίλτρο. Για παράδειγμα, εάν θέλετε τα αποτελέσματα για δύο πόλεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ή, επιλέξτε "Πόλη" στη λίστα Πεδίο, κάντε κλικ στην επιλογή Ίσο και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το όνομα της δεύτερης πόλης.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

Now you’re ready to insert mail merge fields in the document you’re using for email merge or labels. For more information, see Insert mail merge fields.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×