Συμπλήρωμα προστασίας προσωπικών δεδομένων για τη Microsoft Access 2010

Χρήση Office.com web

Η καρτέλα "Δημιουργία" στην προβολή Backstage του Microsoft Office (κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" και, στη συνέχεια, στην επιλογή "Δημιουργία") μπορεί να σας παρέχει ενημερωμένη βοήθεια για λήψη από το Office.com για έγγραφα που βασίζονται σε πρότυπα. Μπορείτε επίσης να στείλετε σχόλια σχετικά με τα πρότυπα και να δώσετε έναν αριθμητικό χαρακτηρισμό για κάθε πρότυπο που κατεβάζετε.

Όταν ανοίγετε ένα πρότυπο ή ένα αρχείο που βασίζεται σε ένα πρότυπο, η Access 2010, ανάλογα με τις ρυθμίσεις της Ηλεκτρονικής Βοήθειας, οι επαφές Office.com. Στέλνει το αναγνωριστικό για αυτό το πρότυπο, το πρόγραμμα και την έκδοση που χρησιμοποιείτε τη συγκεκριμένη στιγμή, μαζί με τις τυπικές πληροφορίες του υπολογιστή.

Το αναγνωριστικό προτύπου χρησιμοποιείται για να προσδιορίσει το αρχικό πρότυπο όπως έχει γίνει λήψη του Office.com ή περιλαμβάνεται στην εγκατάσταση της Access 2010. Δεν προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο τη βάση δεδομένων της Access. Το αναγνωριστικό είναι το ίδιο για όλους τους χρήστες του ίδιου προτύπου.

Σύνδεση με προελεύσεις δεδομένων

Οι συνδεδεμένοι πίνακες και άλλες προελεύσεις δεδομένων αποθηκεύονται σε μετα-δεδομένα ως μέρος της βάσης δεδομένων της Access 2010. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η σύνδεση μπορεί να περιλαμβάνει το όνομα χρήστη ή πληροφορίες σχετικά με τους διακομιστές στο δίκτυό σας. Στην περίπτωση σύνδεσης δεδομένων, μπορείτε να επιλέξετε να αποθηκεύσετε ένα όνομα χρήστη ή έναν κωδικό πρόσβασης μέσα στη σύνδεση σύνδεσης δεδομένων.

Επίσης, εάν έχετε συσχετισμένες βάσεις δεδομένων, η θέση της συσχετισμένης βάσης δεδομένων αποθηκεύεται στη βάση δεδομένων της Access.

Εκτύπωση

Όταν εκτυπώνετε ένα αρχείο της Access 2010 και, στη συνέχεια, αποθηκεύετε αυτό το αρχείο, η Access 2010 αποθηκεύει τη διαδρομή στον εκτυπωτή σας με το αρχείο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η διαδρομή μπορεί να περιλαμβάνει ένα όνομα χρήστη ή υπολογιστή.

Τοποθεσίες χώρου εργασίας εγγράφων

Η Access 2010 σάς επιτρέπει να αποκτήσετε πρόσβαση σε μια τοποθεσία χώρου εργασίας εγγράφων σε μια τοποθεσία του Microsoft SharePoint Foundation 2010. Μια τοποθεσία χώρου εργασίας εγγράφων είναι ένας κοινόχρηστος χώρος όπου μπορείτε να συνεργαστείτε με άλλα μέλη της ομάδας σε μία ή περισσότερες βάσεις δεδομένων της Access.

Κατά την πρόσβαση σε μια τοποθεσία χώρου εργασίας εγγράφων, η Access 2010 κάνει λήψη δεδομένων από την τοποθεσία χώρου εργασίας εγγράφων για να σας παράσχει πληροφορίες σχετικά με αυτή την τοποθεσία. Αυτά τα δεδομένα περιλαμβάνουν τα εξής:

• Όνομα της τοποθεσίας του SharePoint Foundation

• Διεύθυνση URL ή διεύθυνση της τοποθεσίας

• Ονόματα, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επίπεδα δικαιωμάτων των χρηστών της τοποθεσίας

• Λίστες εγγράφων, εργασιών και άλλων πληροφοριών που είναι διαθέσιμες από την τοποθεσία

Η Access 2010 αποθηκεύει επίσης μια λίστα με τις τοποθεσίες του SharePoint Foundation που έχετε επισκεφθεί στον υπολογιστή σας, με τη μορφή cookies. Αυτή η λίστα χρησιμοποιείται για να σας παρέχει γρήγορη πρόσβαση στις τοποθεσίες που έχετε επισκεφθεί στο παρελθόν. Η λίστα των τοποθεσιών που έχετε επισκεφθεί δεν είναι προσβάσιμη από τη Microsoft και δεν εκτίθεται στο Internet, εκτός εάν επιλέξετε να κάνετε τη λίστα πιο ευρέως διαθέσιμη.

SharePoint Foundation

Το Microsoft SharePoint Foundation 2010 παρέχει κοινόχρηστες τοποθεσίες χώρου εργασίας που βασίζονται στο Web, όπου μπορείτε να συνεργαστείτε σε έγγραφα ή συσκέψεις.

Κατά την πρόσβαση σε μια τοποθεσία του SharePoint, χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα περιήγησης Web ή οποιοδήποτε πρόγραμμα του Office, η τοποθεσία αποθηκεύει ένα cookie στον υπολογιστή σας, εάν έχετε δικαιώματα δημιουργίας μιας νέας δευτερεύουσας τοποθεσίας σε αυτή την τοποθεσία. Όλα αυτά τα cookie μαζί σχηματίζουν μια λίστα με τις τοποθεσίες στις οποίες έχετε δικαιώματα. Αυτή η λίστα χρησιμοποιείται από διάφορα προγράμματα του Office για να σας παρέχει γρήγορη πρόσβαση στις τοποθεσίες που έχετε επισκεφθεί στο παρελθόν.

Η λίστα των τοποθεσιών που έχετε επισκεφθεί δεν είναι προσβάσιμη από τη Microsoft και δεν εκτίθεται στο Internet, εκτός εάν επιλέξετε να κάνετε τη λίστα πιο ευρέως διαθέσιμη.

Στο SharePoint Foundation, όταν δημιουργείτε μια νέα τοποθεσία Web ή λίστα ή προσθέτετε ή προσκαλείτε άτομα σε μια υπάρχουσα τοποθεσία Web ή λίστα, η τοποθεσία αποθηκεύει τα εξής για κάθε άτομο, συμπεριλαμβανομένου του:

• Ονοματεπώνυμο

• Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ένα αναγνωριστικό χρήστη προστίθεται σε κάθε στοιχείο που εσείς ή οι άλλοι χρήστες της τοποθεσίας προσθέτετε ή τροποποιείτε στην τοποθεσία. Όπως συμβαίνει με όλο το περιεχόμενο στην τοποθεσία του SharePoint, μόνο οι διαχειριστές και τα μέλη της ίδιας της τοποθεσίας θα πρέπει να έχουν πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες.

Όλα τα στοιχεία της τοποθεσίας του SharePoint περιλαμβάνουν δύο πεδία: "Δημιουργήθηκε από" και "Τροποποιήθηκε από". Το πεδίο "Δημιουργήθηκε από" συμπληρώνεται με το όνομα χρήστη του ατόμου που δημιούργησε αρχικά το στοιχείο και την ημερομηνία δημιουργίας του. Το πεδίο "Τροποποιήθηκε από" συμπληρώνεται με το όνομα χρήστη του ατόμου που έκανε την τελευταία τροποποίηση στη βάση δεδομένων της Access 2010 και την ημερομηνία της τελευταίας τροποποίησης.

Οι διαχειριστές των διακομιστών όπου φιλοξενούνται οι τοποθεσίες του SharePoint έχουν πρόσβαση σε ορισμένα δεδομένα από αυτές τις τοποθεσίες, τα οποία χρησιμοποιούνται για την ανάλυση των μοτίβων χρήσης της τοποθεσίας και τη βελτίωση του ποσοστού του χρόνου διαθεσιμότητας της τοποθεσίας. Αυτά τα δεδομένα είναι διαθέσιμα μόνο στους διαχειριστές των διακομιστών και δεν κοινοποιούνται στη Microsoft, εκτός εάν η τοποθεσία SharePoint φιλοξενείται από τη Microsoft. Τα δεδομένα που καταγράφονται συγκεκριμένα περιλαμβάνουν τα ονόματα, τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα δικαιώματα όλων των χρηστών που έχουν πρόσβαση στην τοποθεσία.

Όλοι οι χρήστες που έχουν πρόσβαση σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία του SharePoint μπορούν να αναζητήσουν και να προβάλουν όλο το διαθέσιμο περιεχόμενο αυτής της τοποθεσίας.

Έλεγχος

Το Microsoft SharePoint Foundation 2010 παρέχει δυνατότητες ελέγχου που επιτρέπουν στους διαχειριστές να διατηρούν ένα αξιόπιστο ίχνος ελέγχου του πώς οι χρήστες εργάζονται με συγκεκριμένο περιεχόμενο.

Όταν οι διαχειριστές του SharePoint Foundation ενεργοποιούν τη δυνατότητα ελέγχου, ο διακομιστής καταγράφει αυτόματα στη βάση δεδομένων περιεχομένου του SharePoint ορισμένες ενέργειες που εκτελούνται από το χρήστη. Σε αυτές τις ενέργειες περιλαμβάνονται η προβολή, η επεξεργασία, η έλεγχος και η αναλάβετε τον έλεγχο. Για κάθε καταγεγραμμένη ενέργεια, ο διακομιστής καταγράφει πληροφορίες αναγνώρισης πληροφοριών σχετικά με το αρχείο, την ενέργεια και το αναγνωριστικό του χρήστη για το SharePoint. Δεν αποστέλλονται δεδομένα στη Microsoft ως μέρος αυτής της δυνατότητας.

Αυτή η δυνατότητα είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή και είναι διαθέσιμη μόνο σε διαχειριστές τοποθεσιών του SharePoint όπου είναι αποθηκευμένο περιεχόμενο.

Συλλογή δεδομένων στην Access

Η Access 2010 σάς επιτρέπει να συλλέγετε δεδομένα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στέλνοντας φόρμες που βασίζονται σε HTML ή που βασίζονται στο Microsoft InfoPath 2010. Όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συλλογής δεδομένων, οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων των παραληπτών συλλέγονται και αποθηκεύονται στη βάση δεδομένων της Access. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες για να παρακολουθείτε τα δεδομένα που λαμβάνονται από τους παραλήπτες και για να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτούς στο μέλλον. Μπορείτε να επιλέξετε την αυτόματη ή μη αυτόματη υποβολή των δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη βάση δεδομένων.

Πού μπορεί να είναι αποθηκευμένο το όνομά σας

Σε ορισμένες περιπτώσεις, η Access 2010 αποθηκεύει το όνομά σας για να σας παρέχει μια καλύτερη εμπειρία κατά τη χρήση ορισμένων δυνατοτήτων. Για παράδειγμα, το όνομά σας αποθηκεύεται σε αυτές τις θέσεις:

• Πεδία συντάκτη

• Ιδιότητα αρχείου AuthorName

Μπορείτε να καταργήσετε το όνομά σας από αυτά τα πεδία και τις ιδιότητες, κάνοντας τα εξής:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

2. Στην περιοχή Βοήθεια, κάντεκλικ στο στοιχείο "Επιλογές"και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Τρέχουσα βάση δεδομένων".

3. Στην περιοχή "Επιλογές εφαρμογής",επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Κατάργηση προσωπικών πληροφοριών από τις ιδιότητες αρχείου κατά την αποθήκευση".

Μπορείτε να καταργήσετε το όνομα και τα αρχικά σας από τα πεδία"Όνομα" και "Αρχικά".

Οι λύσεις του Microsoft Office που έχουν δημιουργηθεί από άλλες εταιρείες μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν το όνομά σας ή άλλες προσωπικές πληροφορίες στις προσαρμοσμένες ιδιότητες που σχετίζονται με το αρχείο σας.

Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Office Web Control, την Πρόσβαση δεδομένων του Microsoft Excel, το DataCalc ή άλλες δυνατότητες που σας επιτρέπουν να συνδέεστε απευθείας σε άλλη προέλευση δεδομένων, οι πληροφορίες εξουσιοδότησης (αναγνωριστικό χρήστη και κωδικός πρόσβασης) μπορεί να είναι αποθηκευμένες στη βάση δεδομένων της Access. Για να αλλάξετε ή να διαγράψετε αυτές τις πληροφορίες εξουσιοδότησης, πρέπει να αλλάξετε σωστά τις ιδιότητες της σύνδεσης.

Ψηφιακές υπογραφές

Η ψηφιακή υπογραφή είναι μια προαιρετική δυνατότητα που μπορεί να σας βοηθήσει να επικυρώσετε την ταυτότητα του ατόμου που σας έστειλε μια βάση δεδομένων της Access. Η ψηφιακή υπογραφή είναι μια μοναδική κρυπτογραφημένη τιμή των δεδομένων της βάσης δεδομένων της Access που υπογράφετε. Όταν στέλνετε μια βάση δεδομένων της Access με ψηφιακή υπογραφή, η υπογραφή αποστέλλεται στον παραλήπτη, μαζί με τα δεδομένα στη βάση δεδομένων της Access και ένα αξιόπιστο ψηφιακό πιστοποιητικό από εσάς (τον αποστολέα). Το ψηφιακό πιστοποιητικό εκδίδεται από μια αρχή έκδοσης πιστοποιητικών, όπως η VeriSign, και περιέχει πληροφορίες για τον έλεγχο ταυτότητας του αποστολέα και την επαλήθευση ότι τα αρχικά περιεχόμενα της βάσης δεδομένων της Access δεν έχουν αλλοιωθεί. Η Access ενδέχεται να επικοινωνήσει αυτόματα με την αρχή έκδοσης πιστοποιητικών μέσω Internet για την επαλήθευση της ψηφιακής υπογραφής.

Όταν υπογράφετε μια βάση δεδομένων της Access, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου που εμφανίζει τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται στην ψηφιακή υπογραφή, όπως την ημερομηνία και ώρα του συστήματός σας, τον αριθμό έκδοσης του λειτουργικού συστήματος, τον αριθμό έκδοσης του Microsoft Office και τον αριθμό έκδοσης της Access 2010.

Προστασία βάσης δεδομένων

Η Προστασία βάσης δεδομένων σάς βοηθά να προστατεύσετε τη βάση δεδομένων της Access 2010 κρυπτογραφώντας την με κωδικό πρόσβασης.

Για να κρυπτογραφήσετε τη βάση δεδομένων με κωδικό πρόσβασης, κάντε τα εξής:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή "Πληροφορίες"και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης".

3. Πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης στα πλαίσια "Κωδικόςπρόσβασης" και "Επαλήθευση".

Ο κωδικός πρόσβασης που εισάγετε δεν αποθηκεύεται μαζί με το αρχείο και χρησιμοποιείται για τη δημιουργία κλειδιών για την κρυπτογράφηση του αρχείου. Έχετε την επιλογή να καταργήσετε τον κωδικό πρόσβασης και την κρυπτογράφηση στη βάση δεδομένων. Για να καταργήσετε την κρυπτογράφηση, κάντε τα εξής:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή "Πληροφορίες"και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποκρυπτογράφηση βάσης δεδομένων".

3. Πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασής σας στο πλαίσιο "Κωδικός πρόσβασης".

Προσωρινή αποθήκευση και συγχρονισμός δεδομένων

Οι πληροφορίες που περιέχονται στις βάσεις δεδομένων της Access 2010 ή σε εξωτερικούς πίνακες που είναι συνδεδεμένοι με τις βάσεις δεδομένων της Access μπορεί να αποθηκεύονται τοπικά στον υπολογιστή σας ως πίνακας της Access στη βάση δεδομένων σας. Αυτό γίνεται για να βελτιωθεί η απόδοση της Access 2010. Μπορείτε να απενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα:

1. Κάνετε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

2. Στην περιοχή Βοήθεια, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές.

3. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Τρέχουσα βάση δεδομένων".

4. Κάντε κλικ στην επιλογή "Ποτέ αποθήκευση στο cache".

Αρχεία Εφαρμογών Web του Microsoft Office

Ορισμένα αρχεία της Access 2010 κατεβάζετε πληροφορίες από το Internet ή από ένα intranet. Αυτό στέλνει τις τυπικές πληροφορίες υπολογιστή στην προέλευση των πληροφοριών. Ένα παράθυρο διαλόγου σας ρωτά εάν θέλετε να στείλετε αυτές τις πληροφορίες την πρώτη φορά που θα ανοίξετε μια δημοσιευμένη εφαρμογή. Μπορείτε να επιλέξετε να κλείσετε αυτό το παράθυρο διαλόγου για μελλοντικές αιτήσεις, κάνοντας κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Να μην εμφανιστεί ξανά αυτό το μήνυμα.

Στοιχείο ελέγχου προγράμματος περιήγησης Web

Όταν ανοίγετε μια φόρμα σε ένα αρχείο της Access 2010 που έχει ένα στοιχείο ελέγχου προγράμματος περιήγησης Web, τα δεδομένα από την εφαρμογή σας μπορεί να αποσταλούν σε μια τοποθεσία Web στο Internet που προσδιορίζεται από το στοιχείο ελέγχου του προγράμματος περιήγησης Web.

Συναρτήσεις της Access

Όταν ανοίγετε ένα αρχείο της Access 2010, αυτό το αρχείο μπορεί να έχει μια παράσταση που χρησιμοποιεί συναρτήσεις, όπως currentWebUser, CurrentWebUserGroups ή IsCurrentWebUserInGroup. Το αρχείο μπορεί να περιλαμβάνει συναρτήσεις που ανακτούν το όνομα χρήστη, το όνομα σύνδεσης, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή πληροφορίες σχετικά με τις ομάδες χρηστών από μια τοποθεσία του SharePoint. Από προεπιλογή, αυτές οι πληροφορίες αποθηκεύονται στο αρχείο της Access 2010 σε λειτουργία χωρίς σύνδεση. Μπορείτε να επιλέξετε να μην αποθηκεύσετε αυτές τις πληροφορίες στο αρχείο, κάνοντας τα εξής:

1. Κάνετε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

2. Στην περιοχή Βοήθεια, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές.

3. Κάντε κλικ στην επιλογή Τρέχουσα βάση δεδομένων.

4. Στην περιοχή "Προσωρινή αποθήκευση πινάκων Web και υπηρεσιών SharePoint",επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Χρήση της μορφής cache που είναι συμβατή με Microsoft Access 2010 ή νεότερη έκδοση" και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Απαλοιφή του cache κατά το κλείσιμο" ή το πλαίσιο ελέγχου "Ποτέ αποθήκευση στο cache".

Αρχή της σελίδας