Create Content Organizer rules to route documents

Η δημιουργία κανόνων για τη δρομολόγηση εγγράφων σε συγκεκριμένες θέσεις στο Microsoft SharePoint Server 2010 συμβάλλει στη διεκπεραίωση της διαδικασίας αρχειοθέτησης των αρχείων στις αντίστοιχες βιβλιοθήκες και φακέλους του SharePoint. Ως σημαντικό συστατικό της διαχείρισης αρχείων, η δημιουργία κανόνων είναι επίσης μέρος του σχεδίου αρχείων. Οποιαδήποτε τοποθεσία SharePoint μπορεί να ενεργοποιηθεί για δρομολόγηση εγγράφων. Αυτό το άρθρο σάς δείχνει πώς να δημιουργήσετε κανόνες για την οργάνωση και δρομολόγηση αρχείων στο SharePoint Server.

Σημείωση:  Πρέπει πρώτα να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα οργάνωσης περιεχομένου και να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της οργάνωσης για τη δρομολόγηση εγγραφών. Η δυνατότητα οργάνωσης περιεχομένου μπορεί να ενεργοποιηθεί μόνο σε επίπεδο τοποθεσίας. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη ρύθμιση παραμέτρων της οργάνωσης περιεχομένου, ανατρέξτε στις συνδέσεις, στην περιοχή Δείτε επίσης.

Σε αυτό το άρθρο

Επισκόπηση

Από πού μπορεί να προέρχονται τα έγγραφα;

Τι καθορίζει τη θέση δρομολόγησης;

Πρώτα βήματα

Δημιουργία κανόνων για τη δρομολόγηση εγγράφων

Επισκόπηση

Τα επαγγελματικά έγγραφα προέρχονται από πολλές διαφορετικές προελεύσεις και, συχνά, πρέπει να αποθηκεύονται με τρόπο που να μειώνει την ευπάθεια απέναντι σε κινδύνους που σχετίζονται με τη ρυθμιστική συμμόρφωση και τις διενέξεις. Αφού ρυθμίσετε τις παραμέτρους της οργάνωσης περιεχομένου για τη δρομολόγηση εγγραφών, μπορείτε να καθορίσετε και να προγραμματίσετε συγκεκριμένους κανόνες οργάνωσης περιεχομένου που θα σας επιτρέπουν να αποθηκεύετε αυτόματα εγγραφές με βάση μοναδικούς επιχειρησιακούς κανόνες και απαιτήσεις.

Σε συνδυασμό με τη χρήση τύπων περιεχομένου, η δημιουργία κανόνων για την αυτόματη δρομολόγηση εγγράφων μέσα σε ένα κεντρικό εταιρικό αποθετήριο αντικαθιστά την ανάγκη για μη αυτόματη αποστολή εγγράφων ή άλλων στοιχείων σε μια βιβλιοθήκη ή ένα φάκελο. Οι χρήστες συμπληρώνουν προκαθορισμένα κριτήρια για οποιοδήποτε δεδομένο έγγραφο και, με βάση προκαθορισμένους κανόνες δρομολόγησης, το έγγραφο δρομολογείται στη σωστή βιβλιοθήκη ή φάκελο. Οι κανόνες οργάνωσης περιεχομένου αποθηκεύονται ως λίστα του SharePoint.

Η οργάνωση περιεχομένου σάς βοηθάει, επίσης, να παρακολουθείτε και να ελέγχετε το μέγιστο αριθμό εγγράφων που είναι δυνατό να αποθηκευθούν σε μια δεδομένη βιβλιοθήκη. Για παράδειγμα, εάν προστεθεί ένα έγγραφο σε ένα φάκελο βιβλιοθήκης που έχει μέγιστο όριο 5000 στοιχεία, η οργάνωση περιεχομένου δημιουργεί αυτόματα ένα νέο φάκελο και δρομολογεί το έγγραφο σε αυτόν το φάκελο.

Από πού μπορεί να προέρχονται τα έγγραφα;

Τα έγγραφα που δρομολογούνται σε συγκεκριμένες βιβλιοθήκες ή φακέλους μπορεί να προέρχονται από διάφορες προελεύσεις. Ως μέρος μιας διαδικασίας διαχείρισης αρχείων, τα έγγραφα μπορεί να προέρχονται από:

  • Εφαρμογές-πελάτες, όπως το Microsoft Word, όταν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία Αποθήκευση ως.

    Αποθήκευση ως

  • Πραγματοποιήστε απευθείας αποστολή στη βιβλιοθήκη απόθεσης, η οποία είναι μια ειδική βιβλιοθήκη που δημιουργείται όταν ενεργοποιείτε την οργάνωση περιεχομένου για μια τοποθεσία.

    Αποστολή εγγράφων στη βιβλιοθήκη απόθεσης

  • Η εντολή Αποστολή προς όταν προέρχεται από άλλη τοποθεσία SharePoint.

    Αποστολή εγγράφων από άλλη τοποθεσία

  • Μια εφαρμογή τρίτου μέρους μέσω μιας υπηρεσίας Web.

  • Διαχειριζόμενος φάκελος Exchange - τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να αντιμετωπίζονται ως εγγραφές και να δρομολογούνται όπως κάθε άλλο έγγραφο.

Τι καθορίζει τη θέση δρομολόγησης;

Τα έγγραφα μπορούν να δρομολογηθούν σε μια τοποθεσία κέντρου εγγραφών ή σε οποιονδήποτε άλλον τύπο τοποθεσίας SharePoint. Η βιβλιοθήκη απόθεσης, η οποία δημιουργείται αυτόματα με την ενεργοποίηση της δυνατότητας οργάνωσης περιεχομένου, εξυπηρετεί ως προεπιλεγμένη θέση όπου δρομολογούνται τα έγγραφα εάν δεν πληρούν τα προκαθορισμένα κριτήρια. Υπάρχουν διάφορα κύρια στοιχεία που αποτελούν τη διαδικασία δρομολόγησης εγγράφων:

Υπηρεσία Web ή υποβολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου    Άλλες τοποθεσίες SharePoint ή εφαρμογές τρίτων μερών είναι δυνατό να υποβάλουν έγγραφα στην οργάνωση περιεχομένου. Το Exchange μπορεί να αποστείλει έγγραφα στην οργάνωση περιεχομένου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα έγγραφα ή οι εγγραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το σωστό τύπο περιεχομένου, τα μετα-δεδομένα και οι κανόνες αντιστοίχισης αποστέλλονται αυτόματα στην κατάλληλη βιβλιοθήκη ή τον κατάλληλο φάκελο.

Βιβλιοθήκες και αρχεία προορισμού    Οι βοηθοί περιεχομένου ή οι διαχειριστές εγγραφών δημιουργούν μη αυτόματα βιβλιοθήκες και φακέλους όπου θα πρέπει να δρομολογηθούν τα έγγραφα.

Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας    Αυτά απαιτούνται και οι χρήστες προσθέτουν μη αυτόματα τους κατάλληλους τύπους περιεχομένου τοποθεσίας σε βιβλιοθήκες προορισμού.

Σημαντικό:  Επειδή η οργάνωση περιεχομένου λειτουργεί μόνο σε τύπους περιεχομένου που είναι, ή προέρχονται από τον τύπο περιεχομένου "Έγγραφο", δεν μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για την οργάνωση μεγάλων λιστών.

Βιβλιοθήκη απόθεσης    Τα έγγραφα που δεν διαθέτουν αρκετά μετα-δεδομένα, ώστε να αντιστοιχούν σε έναν κανόνα ή από τα οποία λείπουν απαραίτητα μετα-δεδομένα, αποστέλλονται στη βιβλιοθήκη απόθεσης έτσι, ώστε οι χρήστες να μπορέσουν να εισαγάγουν τα απαραίτητα μετα-δεδομένα. Όλοι οι τύποι δεδομένων που χρησιμοποιούνται για τη δρομολόγηση συσχετίζονται αυτόματα με τη βιβλιοθήκη απόθεσης. Μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της οργάνωσης περιεχομένου έτσι, ώστε όλα τα απεσταλμένα έγγραφα να δρομολογούνται προσωρινά στη βιβλιοθήκη απόθεσης. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση παραμέτρων της οργάνωσης περιεχομένου, ανατρέξτε στην ενότητα Ρύθμιση παραμέτρων της οργάνωσης περιεχομένου για δρομολόγηση εγγραφών

Λίστα δρομολόγησης εγγράφων    Αυτή η λίστα σάς βοηθάει να δημιουργήσετε ένα σχέδιο για το πώς πρέπει να οργανωθεί το περιεχόμενο σε αυτή την τοποθεσία. Χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα για να δημιουργήσετε κανόνες που διασφαλίζουν ότι τα έγγραφα που υποβάλλονται σε μια τοποθεσία δρομολογούνται στη σωστή θέση και έχουν τις σωστές ιδιότητες. Οι βοηθοί περιεχομένου ή οι διαχειριστές εγγραφών θα πρέπει να επισκεφθούν αυτή τη λίστα για τη δημιουργία, τη διαχείριση και την προβολή κανόνων δρομολόγησης.

Το παρακάτω διάγραμμα παρουσιάζει πώς τα έγγραφα και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δρομολογούνται με βάση την εκπλήρωση συγκεκριμένων κριτηρίων.

Δρομολόγηση εγγράφων με τη χρήση της οργάνωσης περιεχομένου

Πρώτα βήματα

Υπάρχουν μερικά σημαντικά βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε πριν τη δημιουργία κανόνων για έγγραφα δρομολόγησης.

  1. Δημιουργήστε βιβλιοθήκες και φακέλους όπου θέλετε να δρομολογούνται έγγραφα. Ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε φακέλους για κάθε τύπο εγγράφου που δρομολογείτε. Για παράδειγμα, δημιουργήστε μια βιβλιοθήκη μόνο για εγγραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή για υπολογιστικά φύλλα του Excel. Για να μάθετε σχετικά με τη δημιουργία βιβλιοθηκών, ανατρέξτε στις συνδέσεις της ενότητας Δείτε επίσης.

  2. Οι τύποι περιεχομένου πρέπει να συσχετιστούν με τα έγγραφα που θα δρομολογηθούν. Με αυτό τον τρόπο, ο τύπος περιεχομένου μπορεί να είναι μέρος των κριτηρίων που καθορίζουν την τελική θέση όπου αποθηκεύεται ένα έγγραφο.

Δημιουργία κανόνων για τη δρομολόγηση εγγράφων

Για κάθε τύπο εγγραφής που προσθέτετε στη λίστα "Δρομολόγηση εγγραφών" καθορίζετε ένα τίτλο και μια περιγραφή για την εγγραφή. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε τη θέση στην τοποθεσία όπου αποθηκεύεται η εγγραφή. Για να εξασφαλίσετε ότι όλες οι σχετικές εγγραφές δρομολογούνται στην κατάλληλη θέση, μπορείτε να καθορίσετε εναλλακτικά ονόματα για τον τύπο εγγραφής.

Σημείωση:  Πρέπει να έχετε τουλάχιστον δικαιώματα κατόχου τοποθεσίας για να δημιουργήσετε κανόνες για τη δρομολόγηση εγγράφων.

  1. Μεταβείτε στην τοποθεσία, για την οποία θέλετε να δημιουργήσετε κανόνες οργάνωσης περιεχομένου.

  2. Από το μενού Ενέργειες τοποθεσίας Μενού 'Ενέργειες τοποθεσίας' , κάντε κλικ στην εντολή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  3. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας", στην περιοχή Διαχείριση τοποθεσίας, κάντε κλικ στην επιλογή Κανόνες οργάνωσης περιεχομένου.

  4. Πληκτρολογήστε ένα όνομα που περιγράφει τους όρους του κανόνα και τις ενέργειες.

  5. Στην ενότητα Κατάσταση και προτεραιότητα κανόνων, επιλέξτε εάν ο κανόνας θα πρέπει να εφαρμόζεται σε εισερχόμενο περιεχόμενο. Εάν είναι επιλεγμένο το στοιχείο Ενεργή, επιλέξτε μια προτεραιότητα, η οποία θα καθορίσει τον τρόπο δρομολόγησης του περιεχομένου, σε περίπτωση που αυτό αντιστοιχεί σε περισσότερους από έναν κανόνες οργάνωσης περιεχομένου.

  6. Στη συνέχεια, συσχετίστε τον κανόνα με έναν τύπο περιεχομένου. Έτσι, οι υποβολές στην οργάνωση επισημαίνονται με τον επιλεγμένο τύπο περιεχομένου και αναγνωρίζονται οι ιδιότητες που χρησιμοποιούνται στους όρους του κανόνα.

  7. Επιλέξτε την κατάλληλη ομάδα περιεχομένου. Η ομάδα που θα επιλέξετε καθορίζει τους τύπους περιεχομένου από τους οποίους μπορείτε να επιλέξετε στο επόμενο βήμα.

  8. Επιλέξτε τον κατάλληλο τύπο περιεχομένου.

  9. Εάν ο τύπος περιεχομένου που επιλέξατε έχει εναλλακτικό όνομα σε άλλη τοποθεσία του SharePoint, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου στην περιοχή Εναλλακτικό όνομα, πληκτρολογήστε το εναλλακτικό όνομα στο παρεχόμενο πεδίο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη. Τα εναλλακτικά ονόματα τύπων περιεχομένου εμφανίζονται στο πλαίσιο λίστας παρακάτω.

  10. Στην περιοχή Συνθήκες, επιλέξτε τους όρους που πρέπει να πληρούν οι ιδιότητες μιας υποβολής για τον κανόνα. Για παράδειγμα, ίσως θελήσετε ο κανόνας να ισχύει για όλα τα έγγραφα που έχουν τη λέξη "προϋπολογισμός" στον τίτλο τους. Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερους όρους κάνοντας κλικ στη σύνδεση Προσθήκη άλλης συνθήκης.

    Σημείωση:  Οι ιδιότητες που είναι διαθέσιμες από την αναπτυσσόμενη λίστα "Ιδιότητα" διαφέρουν, ανάλογα με τον τύπο περιεχομένου που επιλέξατε στο βήμα 6..

  11. Πληκτρολογήστε ή αναζητήστε μια θέση για να τοποθετήσετε το περιεχόμενο που αντιστοιχεί στον κανόνα. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη δημιουργία φακέλου για να ομαδοποιήσετε παρόμοια έγγραφα σε φακέλους. Για παράδειγμα, εάν έχετε μια ιδιότητα, η οποία παραθέτει σε λίστα όλα τα έγγραφα για έργα στην εταιρεία σας, μπορείτε να επιβάλλετε στην οργάνωση τη δημιουργία ξεχωριστού φακέλου για κάθε έργο.

Αρχή της σελίδας

Κοινή χρήση Facebook Facebook Twitter Twitter Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Πολύ ωραία! Έχετε άλλα σχόλια;

Πώς μπορούμε να το βελτιώσουμε;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

×