Office
Είσοδος
Όλες οι πληροφορίες για τις ροές εργασίας συλλογής υπογραφών

Όλες οι πληροφορίες για τις ροές εργασίας συλλογής υπογραφών

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Οι ροές εργασίας που περιλαμβάνονται στα προϊόντα του SharePoint είναι δυνατότητες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών, καθιστώντας τις τόσο πιο συνεπείς και πιο αποτελεσματική. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας του SharePoint Συλλογής υπογραφών για τη δρομολόγηση εγγράφων που έχουν δημιουργηθεί με Excel, Word ή InfoPath σε ένα ή περισσότερα άτομα για τις υπογραφές.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Επισκόπηση των ροών εργασιών που περιλαμβάνονται στο SharePoint.

Σημαντικό: Από προεπιλογή, η ροή εργασίας συλλογής υπογραφών δεν έχει ενεργοποιηθεί και δεν παρατίθεται στο πλαίσιο λίστας Επιλογή προτύπου ροής εργασίας της φόρμας συσχετισμού. Για να κάνετε διαθέσιμη για χρήση, ένας διαχειριστής τοποθεσίας πρέπει να ενεργοποιήσετε τους στο επίπεδο συλλογής τοποθεσιών. Εάν έχετε δικαιώματα επιπέδου της συλλογής τοποθεσιών, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση SharePoint πρότυπα ροής εργασίας.

Εάν το μόνο που πρέπει να κάνετε είναι ολοκλήρωση μιας εργασίας ροής εργασίας συλλογής υπογραφών    Απλώς μεταβείτε στο τμήμα ΟΛΟΚΛΉΡΩΣΗΣ και αναπτύξετε. Ενδέχεται να μην πρέπει οποιοδήποτε από τα άλλα τμήματα προς το παρόν.

Σύγκριση μη αυτόματων διαδικασιών με τις αυτοματοποιημένες ροές εργασίας

Οι ροές εργασίας του SharePoint είναι:

  • Αποτελεσματική και συνεπής    Μια ροή εργασίας συλλογής υπογραφών αυτόματα δρομολογεί το έγγραφο, να αναθέτει εργασίες υπογραφής και παρακολουθεί την πρόοδό τους. Τη δραστηριότητα στη ροή εργασίας μπορεί να παρακολουθούνται και να προσαρμοστεί από μια σελίδα κεντρική κατάστασης και διατηρούνται στο ιστορικό συμβάντα στο πλαίσιο Εκτέλεση ροής εργασίας για 60 ημέρες μετά την ολοκλήρωση.

  • Λιγότερη εργασία για εσάς    Μια ροή εργασίας συλλογής υπογραφών εξοικονομεί χρόνο και κόπο από εσάς και τους συναδέλφους σας και ταυτόχρονα βελτιώνει και τυποποιεί τη διαδικασία σχολίων.

Δείτε εδώ ένα διάγραμμα μιας πολύ απλής έκδοσης της ροής εργασιών συλλογής υπογραφών.

Διάγραμμα ροής μιας διαδικασίας ροής εργασίας

Συμβουλές για τη χρήση αυτού του άρθρου

Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο παρουσιάζονται σε τμήματα με δυνατότητα ανάπτυξης.

Εάν το μόνο που πρέπει να κάνετε είναι ολοκλήρωση μιας εργασίας ροής εργασίας συλλογής υπογραφών    Απλώς μεταβείτε στο τμήμα ΟΛΟΚΛΉΡΩΣΗΣ και αναπτύξετε. Ενδέχεται να μην πρέπει οποιοδήποτε από τα άλλα τμήματα προς το παρόν.

Εάν θέλετε να προσθέσετε, Έναρξη, παρακολούθηση, και συντηρείτε ροές εργασίας    Εάν δεν είστε ήδη εξοικειωμένοι με αυτές τις εργασίες, ίσως σας φανεί χρήσιμο να λειτουργεί με τον τρόπο αυτό το άρθρο, το τμήμα από το τμήμα, την πρώτη φορά που σχεδιάζετε και προσθήκη μιας ροής εργασίας. Όταν είστε εξοικειωμένοι με τις πληροφορίες και τη διάταξη άρθρο, θα έχετε τη δυνατότητα για να μεταβείτε κατευθείαν στο τμήμα που χρειάζεστε σε κάθε αποστολέα επισκέψεις.

Σημείωση σχετικά με τα γραφικά    Οι εικόνες της οθόνης και τα εννοιολογικά διαγράμματα σε αυτήν τη σειρά άρθρων ροής εργασίας βασίζονται γενικά στον τύπο ροής εργασίας έγκρισης. Όποτε είναι απαραίτητο για εννοιολογική ή πληροφοριακή σαφήνεια, ωστόσο, οι εικόνες και τα διαγράμματα σε αυτό το άρθρο έχουν προσαρμοστεί για τις ροές εργασίας συλλογής υπογραφών.

Λίγα λόγια σχετικά με την εκτύπωση αυτού του άρθρου    Το άρθρο αυτό είναι μεγάλο. Εάν θέλετε να εκτυπώσετε μόνο επιλεγμένα τμήματα, βεβαιωθείτε ότι μόνο αυτά τα τμήματα έχουν αναπτυχθεί όταν εκτυπώνετε. (Επίσης, αν θέλετε να συμπεριλάβετε όλα τα γραφικά στο εκτυπωμένο αντίγραφό σας, εκτυπώστε σε οριζόντιο και όχι σε κατακόρυφο προσανατολισμό.)

Και λίγα λόγια για την αναζήτηση    Πριν να αναζητήσετε κείμενο ή κάποιον όρο σε αυτό το άρθρο, βεβαιωθείτε ότι έχουν αναπτυχθεί όλα τα τμήματα στα οποία θέλετε να γίνει η αναζήτηση.

Πληροφορίες σχετικά με τις ροές εργασίας συλλογής υπογραφών

Μια ροή εργασίας συλλογής υπογραφών είναι μια δυνατότητα προϊόντα του SharePoint που δρομολογεί το έγγραφο ή φόρμα που δημιουργήθηκε σε Word, Excel ή InfoPath σε ένα ή περισσότερα άτομα για την υπογραφή. Η ροή εργασίας αυτοματοποιεί βελτιώνει και τυποποιεί ολόκληρης της διαδικασίας.

Εικόνα δρομολόγησης της ροής εργασίας

Η βασική ροή εργασίας συλλογής υπογραφών που συμπεριλαμβάνεται στα προϊόντα του SharePoint λειτουργεί ως πρότυπο. Χρησιμοποιώντας αυτό το πρότυπο, μπορείτε να προσθέσετε μία ή περισσότερες ροές εργασίας συλλογής υπογραφών στις τοποθεσίες σας. Κάθε ροή εργασίας που προσθέτετε είναι μια μοναδική έκδοση της βασικής ροής εργασίας συλλογής υπογραφών, καθεμία με το δικό της ειδικό τρόπο λειτουργίας, με βάση τις ρυθμίσεις που καθορίζετε όταν την προσθέτετε.

  • Όταν προσθέτετε για πρώτη φορά μια ροή εργασίας συλλογής υπογραφών στη λίστα, στη βιβλιοθήκη ή στη συλλογή τοποθεσιών σας, μπορείτε να καθορίσετε πόσους συμμετέχοντες θα συμπεριλάβετε και να υποδείξετε αν οι εργασίες τους ανατίθενται η μία μετά την άλλη (σε σειρά) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα). Μπορείτε ακόμα να αποφασίσετε αν θα διαιρέσετε τις εργασίες των συμμετεχόντων σε δύο ή περισσότερα ξεχωριστά στάδια. Και κάθε φορά που θα ξεκινάτε τη ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο σε ένα έγγραφο, μπορείτε να τροποποιήσετε οποιαδήποτε από αυτές τις ρυθμίσεις.

  • Η ροή εργασίας αναθέτει μια εργασία σε κάθε καθορισμένο συμμετέχοντα. Κάθε συμμετέχων επιλέγει μεταξύ πολλών πιθανών αποκρίσεων: να υπογράψει (ή να μην υπογράψει) το έγγραφο, να αναθέσει εκ νέου την εργασία ή να διαγράψει την εργασία.

  • Ενώ εκτελείται η ροή εργασίας, μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο και να κάνετε προσαρμογές (αν χρειάζεται) από μία μόνο, κεντρική σελίδα Κατάστασης ροής εργασίας.

  • Για 60 ημέρες μετά την ολοκλήρωση της ροής εργασίας, η λίστα όλων των συμβάντων ροής εργασίας που προέκυψαν κατά τη διάρκεια αυτής της εκτέλεσης (ή παρουσίας) της ροής εργασίας είναι ακόμα διαθέσιμη στη σελίδα Κατάστασης ροής εργασίας, ως άτυπη αναφορά.

Η ροή εργασίας συλλογής υπογραφών δεν έχει σχεδιαστεί για τη συλλογή των εγκρίσεων και απορρίψεων για ένα έγγραφο ή για τον έλεγχο της δημοσίευσης για μια τοποθεσία Web του ιστοσελίδα. Εάν θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας στο οποίο οι συμμετέχοντες έγκριση ή απόρριψη του εγγράφου που ελέγξουν, ανατρέξτε στο άρθρο, όλα σχετικά με τις ροές εργασίας έγκρισης.

Επίσης, ροές εργασίας συλλογής υπογραφών δεν έχουν σχεδιαστεί για τη συλλογή σχολίων. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια ροή εργασίας για τη συλλογή σχολίων σχετικά με ένα έγγραφο, ανατρέξτε στο άρθρο, όλα σχετικά με τις ροές εργασίας συλλογής σχολίων.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Microsoft SharePoint Designer 2013 για την περαιτέρω προσαρμογή οποιωνδήποτε ροών εργασίας περιλαμβάνονται στα προϊόντα του SharePoint.

Για να προσθέσετε μια ροή εργασίας    Από προεπιλογή, πρέπει να έχετε το δικαίωμα διαχείρισης λιστών για να προσθέσετε μια ροή εργασίας. (Ομάδας "κάτοχοι" περιλαμβάνει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή, τα μέλη της ομάδας και της ομάδας επισκέπτες δεν.)

Για να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας    Επίσης από προεπιλογή, πρέπει να έχετε δικαιώματα επεξεργασίας στοιχείων για να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας που έχει ήδη προστεθεί. (Τα μέλη της ομάδας και ομάδας "κάτοχοι" και τα δύο έχουν δικαιώματα επεξεργασίας στοιχείων από προεπιλογή, στην ομάδα επισκέπτες δεν.)

Εναλλακτικά, τα μέλη της ομάδας "Κάτοχοι" μπορούν να επιλέξουν τη ρύθμιση παραμέτρων συγκεκριμένων ροών εργασίας ώστε να μπορούν να ξεκινήσουν μόνο από μέλη της ομάδας "Κάτοχοι". (Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Απαιτούνται δικαιώματα διαχείρισης λιστών για την εκκίνηση της ροής εργασίας, στην πρώτη σελίδα της φόρμας συσχετισμού.)

Όλο και περισσότερες συναλλαγές διεξάγονται ηλεκτρονικά. Συνεπώς, οι ψηφιακές υπογραφές χρησιμοποιούνται όλο και περισσότερο για να δεσμεύουν νομικά τα μέρη στις συναλλαγές τους. Μια ψηφιακή υπογραφή χρησιμοποιείται για να επαληθεύσει την ταυτότητα του ατόμου που υπέγραψε το έγγραφο και επιβεβαιώνει ότι το περιεχόμενο δεν τροποποιήθηκε μετά την εφαρμογή της ψηφιακής υπογραφής στο έγγραφο. Οι ψηφιακές υπογραφές παρέχουν ασφάλεια που βασίζεται σε τεχνολογίες κρυπτογράφησης και βοηθούν στην αντιμετώπιση των κινδύνων που σχετίζονται με ηλεκτρονικές επαγγελματικές συναλλαγές. Με βελτιώσεις στις ψηφιακές υπογραφές, το Office έχει στόχο να ανταποκριθεί στις ανάγκες της ασφάλειας των πληροφοριών των εταιρειών και των οντοτήτων του δημοσίου τομέα παγκοσμίως.

Για να δημιουργήσετε μια ψηφιακή υπογραφή, πρέπει να έχετε ένα ψηφιακό πιστοποιητικό, το οποίο αποδεικνύει την ταυτότητά σας στα συμβαλλόμενα μέρη και το οποίο πρέπει να αποκτάται από μια φερέγγυα αρχή έκδοσης πιστοποιητικών (CA). Εάν δεν διαθέτετε ψηφιακό πιστοποιητικό, η Microsoft έχει επίσης συνεργάτες που παρέχουν ψηφιακά πιστοποιητικά καθώς και άλλες προηγμένες υπογραφές.

Παρακάτω περιγράφονται τα βασικά στάδια:

  • Πριν από την εκτέλεση της ροής εργασίας (σχεδιασμός, προσθήκη, Έναρξη)   
    πριν να προσθέσετε μια ροή εργασίας, σκοπεύετε όπου θέλετε να προσθέσετε το (για μία μόνο λίστα ή βιβλιοθήκη, ή για ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών) και τις λεπτομέρειες της Τρόπος λειτουργίας. Αφού έχετε προσθέσει και να ρυθμίσει τις παραμέτρους της ροής εργασίας, οποιοσδήποτε έχει τα απαραίτητα δικαιώματα μπορεί να ξεκινήσει τη ροή εργασίας σε ένα συγκεκριμένο έγγραφο. Η ροή εργασίας μπορεί επίσης να ρυθμιστεί ώστε να εκτελείται αυτόματα. Αυτόματη εκτελείται μπορεί να ενεργοποιηθεί που βασίζεται σε ένα ή και τα δύο από τα ακόλουθα ενεργοποίησης: όταν οποιοδήποτε έγγραφο έχει προστεθεί σε ή δημιουργήθηκε σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, ή όταν ένα έγγραφο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη έχει αλλάξει.

  • ΕΝΏ εκτελείται η ροή εργασίας (ολοκλήρωση, παρακολούθηση, προσαρμογή)   
    ενώ εκτελείται η ροή εργασίας, μεμονωμένα συμμετέχοντες ολοκληρώσουν τις εργασίες που του έχουν ανατεθεί. Στο μεταξύ, μπορείτε να παρακολουθήσετε την πρόοδο της ροής εργασίας από μια κεντρική σελίδα κατάστασης ροής εργασίας για τη συγκεκριμένη συγκεκριμένη παρουσία της ροής εργασίας. Προσαρμογές με τη ροή εργασίας κατά την εκτέλεσή μπορούν να γίνουν από την ίδια σελίδα; και, εάν είναι απαραίτητο, η ροή εργασίας μπορεί να ακυρωθεί ή τερματισμό σε χαρακτήρα από εκεί.

  • ΜΕΤΆ την εκτέλεση της ροής εργασίας (αναθεώρηση, αναφορά, αλλαγή)   
    όταν ολοκληρωθεί η ροή εργασίας, μπορείτε να αναθεωρήσετε τις ολόκληρο το ιστορικό που Εκτέλεση (ή παρουσία) για έως και 60 ημέρες στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας". Εάν υπάρχει ποτέ όλα τα στοιχεία που θέλετε να αλλάξετε σχετικά με τον τρόπο τις συναρτήσεις ροής εργασίας, μπορείτε να ανοίξετε και να επεξεργαστείτε τη φόρμα συσχετισμού που ολοκληρώσατε όταν προσθέσατε πρώτα τη ροή εργασίας.

Το ακόλουθο διάγραμμα ροής απεικονίζει αυτά τα στάδια από την οπτική του ατόμου που προσθέτει μια νέα ροή εργασίας.

Διαδικασία ροής εργασίας

Προγραμματισμός μιας νέας ροής εργασίας συλλογής υπογραφών

Σε αυτό το τμήμα, περιγράφουμε τις αποφάσεις που πρέπει να λάβετε και τις πληροφορίες που θα χρειαστεί να συγκεντρώσετε πριν προσθέσετε μια έκδοση της ροής εργασίας συλλογής υπογραφών.

Εάν είστε ήδη εξοικειωμένοι με το πώς μπορείτε να προσθέσετε αυτόν τον τύπο της ροής εργασίας και το μόνο που χρειάζεται μια υπενθύμιση σχετικά με τα συγκεκριμένα βήματα, μπορείτε να μεταβείτε απευθείας στο στο κατάλληλο τμήμα Προσθηκη (λίστα/βιβλιοθήκη ή συλλογή τοποθεσιών) αυτού του άρθρου.

Οι ροές εργασίας που συμπεριλαμβάνονται στα προϊόντα του SharePoint λειτουργούν ως υποδείγματα προτύπων στα οποία βασίζονται οι συγκεκριμένες, ξεχωριστές ροές εργασίας που προσθέτετε στις λίστες, τις βιβλιοθήκες και τη συλλογή τοποθεσιών.

Κάθε φορά που προσθέτετε μια ροή εργασίας συλλογής υπογραφών, για παράδειγμα, στην πραγματικότητα προθέτετε μια έκδοση του γενικού προτύπου ροής εργασίας συλλογής υπογραφών. Δίνετε σε κάθε έκδοση το όνομά της και τις ρυθμίσεις της, τις οποίες καθορίζετε στη φόρμα συσχετισμού όταν προσθέτετε αυτήν τη συγκεκριμένη έκδοση. Με τον τρόπο αυτό, μπορείτε να προσθέσετε πολλές ροές εργασίας, με κάθε έκδοση να βασίζεται στο υπόδειγμα προτύπου ροής εργασίας συλλογής υπογραφών, αλλά κάθε έκδοση θα έχει ονομαστεί και προσαρμοστεί για το συγκεκριμένο τρόπο με τον οποίο θα τη χρησιμοποιήσετε.

Σε αυτήν την εικόνα, έχουν προστεθεί τρεις ροές εργασίας που βασίζονται στο πρότυπο ροής εργασίας έγκρισης — μία για όλους τους τύπους περιεχομένου σε μία μόνο βιβλιοθήκη, μία για ένα μόνο τύπο περιεχομένου σε μία μόνο βιβλιοθήκη και μία για ένα μόνο τύπο περιεχομένου σε ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών.

Τρεις ροές εργασίας που βασίζονται στο πρότυπο ροής εργασίας έγκρισης

Όποτε προσθέτετε μια νέα έκδοση ροής εργασίας που βασίζεται σε ένα από τα πρότυπα ροής εργασίας που συμπεριλαμβάνονται, συμπληρώνετε μια φόρμα συσχετισμού για να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να λειτουργεί η νέα σας έκδοση.

Στην ακόλουθη ενότητα, θα βρείτε μια λίστα ερωτήσεων που θα σας προετοιμάσουν για να μπορείτε να συμπληρώσετε τη φόρμα συσχετισμού. Πρώτα, ωστόσο, κοιτάξτε για λίγο τη φόρμα και τα πεδία της.

Πρώτη σελίδα της φόρμας συσχετισμού

Πρώτη σελίδα της φόρμας συσχετισμού

Δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού

Δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού

Τα πεδία σε αυτήν τη δεύτερη σελίδα εμφανίζονται επίσης στη φόρμα ενεργοποίησης, η οποία παρουσιάζεται κάθε φορά που η ροή εργασίας εκκινείται με μη αυτόματο τρόπο και μπορεί τη δεδομένη στιγμή να υποβληθεί σε επεξεργασία μόνο για αυτήν τη μεμονωμένη εκτέλεση.

Εννέα ερωτήσεις προς απάντηση

Μόλις απαντήσετε σε όλες τις ερωτήσεις σε αυτήν την ενότητα, είστε έτοιμοι να προσθέσετε τη ροή εργασίας σας.

Σε αυτό το άρθρο αφορά το πρότυπο ροής εργασίας που εμφανίζεται στο μενού ως Συλλογή υπογραφών – SharePoint 2010. Εάν δεν είστε βέβαιοι ότι αυτός ο τύπος ροής εργασίας είναι η καλύτερη επιλογή για εσάς, ανατρέξτε στην πίσω στο τμήμα ΜΆΘΕΤΕ σε αυτό το άρθρο. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα πρότυπα ροής εργασίας που είναι διαθέσιμες, ανατρέξτε στο άρθρο, σχετικά με τις ροές εργασίας που περιλαμβάνονται στο SharePoint.

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι γραμμές υπογραφής, ο τύπος Συζητάμε εδώ μπορεί να εισαχθεί μόνο σε έγγραφα που δημιουργούνται στο Word, Excel ή InfoPath.

Τι είναι ένας τύπος περιεχομένου;

Κάθε έγγραφο ή άλλο στοιχείο που είναι αποθηκευμένα σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη SharePoint ανήκει σε μία ή άλλο τύπο περιεχομένου. Έναν τύπο περιεχομένου μπορεί να είναι ως βασικές και γενικό ως έγγραφο ή Υπολογιστικό φύλλο του Excelή ως ιδιαίτερα εξειδικευμένες ως Συμβόλαιο ή Προδιαγραφές σχεδίασης προϊόντος. Ορισμένοι τύποι περιεχομένου που είναι διαθέσιμες στα προϊόντα του SharePoint από προεπιλογή, αλλά μπορείτε να το προσαρμόσετε αυτά τα και προσθέστε άλλους χρήστες που δημιουργείτε εσείς.

Μπορείτε να κάνετε διαθέσιμη τη νέα έκδοση της ροής εργασίας συλλογής υπογραφών σε μία μόνο λίστα ή βιβλιοθήκη ή μπορείτε να την κάνετε διαθέσιμη σε ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών.

  • Εάν προσθέσετε τη ροή εργασίας για μία μόνο λίστα ή βιβλιοθήκη, μπορείτε να τη ρυθμίσετε ώστε να εκτελείται είτε σε όλους τους τύπους περιεχομένου είτε σε ένα μόνο τύπο περιεχομένου.

  • Εάν προσθέσετε τη ροή εργασίας για ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών, ωστόσο, πρέπει να τη ρυθμίσετε να εκτελείται σε ένα μόνο τύπο περιεχομένου τοποθεσίας.

  • Σε κάθε περίπτωση, κάθε έγγραφο στο οποίο εκτελείται μια ροή εργασίας συλλογής υπογραφών πρέπει να είναι ένα αρχείο που δημιουργήθηκε σε Word, Excel ή InfoPath.

Χάρτης της συλλογής τοποθεσιών με επεξήγηση τριών τρόπων προσθήκης

Δώστε στην έκδοση της ροής εργασίας σας ένα όνομα το οποίο:

  • Υποδεικνύει ξεκάθαρα για ποιο σκοπό χρησιμοποιείται.

  • Διακρίνεται ξεκάθαρα μεταξύ άλλων ροών εργασίας.

Παράδειγμα

Φανταστείτε ότι είστε μέλος μιας ομάδας αναθεωρητών. Η ομάδα σας θέλει να χρησιμοποιήσει δύο διαφορετικές ροές εργασίας συλλογής υπογραφών:

  • Θα εκτελείτε την πρώτη ροή εργασίας σε κάθε έγγραφο που υποβάλλεται από ένα μέλος της ομάδας το δικό σας. Αυτή η ροή εργασίας συλλέγει σχόλια μόνο από το διαχειριστή της ομάδας σας.

  • Θα εκτελέσετε τη δεύτερη ροή εργασίας σε κάθε έγγραφο που υποβάλλεται με άτομα εκτός της τη δική σας ομάδα. Αυτή η ροή εργασίας συλλέγει σχολίων απόσε κάθε μέλος της ομάδας σας.

Μπορείτε να ονομάσετε την πρώτη ροή εργασίας Μέσα σε υποβολή σχολίων και τη δεύτερη Εξωτερική υποβολή σχολίων.

Συμβουλή: Όπως συνήθως, είναι καλό να καθιερώσετε συνεπείς συμβάσεις ονοματοδοσίας και να βεβαιωθείτε ότι όλοι όσοι συμπεριλαμβάνονται στις ροές εργασίας σας είναι εξοικειωμένοι με αυτές τις συμβάσεις.

Μπορείτε να κάνετε τη ροή εργασίας σας να χρησιμοποιεί τις προεπιλεγμένες λίστες "Εργασίες" και "Ιστορικό" της τοποθεσίας, να χρησιμοποιεί άλλες υπάρχουσες λίστες ή να απαιτεί νέες λίστες για αυτήν τη ροή εργασίας.

  • Εάν η τοποθεσία σας πρόκειται να έχει πολλές ροές εργασίας ή αν ορισμένες ροές εργασίας πρόκειται να περιλαμβάνουν πολλές εργασίες, εξετάστε το ενδεχόμενο να απαιτείτε νέες λίστες για κάθε ροή εργασίας. (Η διαχείριση πολύ μεγάλων λιστών είναι ένας από τους παράγοντες που μπορούν να επιβραδύνουν τις επιδόσεις. Είναι πιο γρήγορο και εύκολο για το σύστημα να διατηρεί αρκετές μικρότερες λίστες από ότι μία πολύ μεγάλη.)

  • Εάν οι εργασίες και ιστορικό για αυτήν τη ροή εργασίας θα περιέχει ευαίσθητα ή εμπιστευτικά δεδομένα που θα θέλετε να διατηρήσετε διαχωρισμένη από τις γενικές λίστες, τότε θα πρέπει να γίνει σίγουρα υποδεικνύετε ότι θέλετε νέα, ξεχωριστές λίστες για αυτήν τη ροή εργασίας. Αφού προσθέσετε τη ροή εργασίας, βεβαιωθείτε ότι έχουν οριστεί κατάλληλα δικαιώματα για τις νέες λίστες.

Οι γραμμές υπογραφής μπορούν να εισαχθούν στο έγγραφο σε οποιοδήποτε από τα δύο παρακάτω χρονικά σημεία:

  • Πριν ξεκινήσει η ροή εργασίας στο έγγραφο.

  • Μόλις ξεκινήσει η ροή εργασίας, αλλά πριν προσθέσει ο πρώτος συμμετέχων την υπογραφή του σε μια γραμμή υπογραφής.

Η προσθήκη ψηφιακής υπογραφής σε ένα έγγραφο είναι μια διαδικασία με δύο βήματα:

  1. Πρώτα, κάποιος εισαγάγει υπογραφή συζητήσεων γραμμής στο σώμα του εγγράφου.
    Γραμμή υπογραφής που έχει εισαχθεί αλλά δεν έχει ακόμα υπογραφεί

  2. Στη συνέχεια, κάποιος προσθέτει την υπογραφή του στη γραμμή που έχει εισαχθεί.
    Γραμμή υπογραφής που έχει εισαχθεί και έχει υπογραφεί

Διατήρηση αυτό υπόψη    Από τη στιγμή που ο πρώτος συμμετέχων την υπογραφή στο έγγραφο, το έγγραφο είναι κλειδωμένο για επεξεργασία. Any περαιτέρω αλλαγές στο έγγραφο μετά από αυτό το σημείο — εκτός από άλλα υπογράφοντες προσθήκη τους υπογραφές — ακυρώνει ή διαγράφει όλες οι υπογραφές που έχουν προστεθεί. Και επειδή την εισαγωγή γραμμής υπογραφής υπολογίζεται ως μια αλλαγή στο έγγραφο, όλες οι υπογραφή γραμμές ήδη πρέπει να βρίσκεται στο το έγγραφο πριν από την ο πρώτος συμμετέχων την πραγματική υπογραφής σε μία από αυτές τις γραμμές.

Έτσι, υπάρχουν τρεις απλοί τρόποι για να απαντήσουμε σε αυτήν την ερώτηση:

  • Για οποιοδήποτε είδος έναρξης    Το έγγραφο βασίζεται σε ένα πρότυπο ή φόρμα που περιέχει ήδη γραμμές υπογραφής, ώστε να μην χρειάζεται να προστίθενται από κάποιον χρήστη σε κάθε ξεχωριστή εκτέλεση ροής εργασίας.

  • Για μη αυτόματη έναρξη    Το άτομο που ξεκινά τη ροή εργασίας εισαγάγει όλες τις απαραίτητες γραμμές υπογραφής πριν να ξεκινήσει η ροή εργασίας.

  • Για αυτόματη έναρξη    Ο πρώτος συμμετέχων που ανοίγει το έγγραφο εισαγάγει όλες τις απαραίτητες γραμμές υπογραφής πριν να προσθέσει τη δική του υπογραφή.

Δείτε μια γρήγορη γραφική σύνοψη του κύριου σημείου.

Έγγραφο χωρίς την πρώτη υπογραφή κι επομένως ακόμα ανοικτό σε αλλαγές

Έγγραφο με την πρώτη υπογραφή κι επομένων κλειδωμένο από αλλαγές

Μια ροή εργασίας μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να ξεκινά μόνο με μη αυτόματο τρόπο, μόνο με αυτόματο τρόπο ή και με τους δύο τρόπους:

  • Όταν ξεκινάτε μια ροή εργασίας συλλογής υπογραφών σε ένα συγκεκριμένο έγγραφο, μια άλλη φόρμα, η φόρμα ενεργοποίησης, εμφανίζεται. Η φόρμα ενεργοποίησης περιέχει τις ρυθμίσεις από τη δεύτερη μόνο σελίδα της φόρμας συσχετισμού. Με τον τρόπο αυτό, αν το άτομο που ξεκινά τη ροή εργασίας θέλει να αλλάξει κάποια από αυτές τις ρυθμίσεις (για την τρέχουσα παρουσία μόνο), μπορεί να το κάνει πριν κάνει κλικ στην επιλογή Έναρξη.

  • Με την αυτόματη έναρξη, βεβαίως, δεν υπάρχει η δυνατότητα εμφάνισης μιας φόρμας ενεργοποίησης κι έτσι οι ρυθμίσεις που καθορίζονται στη φόρμα συσχετισμού χρησιμοποιούνται χωρίς καμία αλλαγή.

Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει τη διαφορά μεταξύ της μη αυτόματης και της αυτόματης έναρξης.

Σύγκριση φορμών για μη αυτόματη και αυτόματη έναρξη

Οι αλλαγές που κάνετε στη φόρμα ενεργοποίησης είναι εφαρμόζεται μόνο κατά την τρέχουσα παρουσία της ροής εργασίας. Για να αλλάξετε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις μόνιμο, της ροής εργασίας, επεξεργαστείτε την αρχική φόρμα συσχετισμού , όπως εξηγείται στο τμήμα ΑΛΛΑΓΉ αυτού του άρθρου.

Μη αυτόματη έναρξη

Εάν επιτρέπετε τη μη αυτόματη έναρξη, οποιοσδήποτε έχει τα απαραίτητα δικαιώματα μπορεί να ξεκινήσει τη ροή εργασίας σε οποιοδήποτε κατάλληλο έγγραφο, οποιαδήποτε στιγμή.

Τα πλεονεκτήματα μιας μη αυτόματης έναρξης είναι ότι εσείς και οι συνάδελφοί σας μπορείτε να εκτελέσετε τη ροή εργασίας μόνο όταν και αν το επιλέξετε και ότι κάθε φορά που την εκτελείτε έχετε τη δυνατότητα να αλλάξετε ορισμένες ρυθμίσεις χρησιμοποιώντας τη φόρμα ενεργοποίησης.

Βεβαίως, με τη μη αυτόματη έναρξη κάποιος πρέπει να θυμάται να εκτελεί τη ροή εργασίας όποτε χρειάζεται.

Αυτόματη έναρξη

Μπορείτε να ρυθμίσετε τη ροή εργασίας να ξεκινά αυτόματα όταν συμβαίνει κάποιο ή όλα τα ακόλουθα:

  • Ένα νέο έγγραφο δημιουργείται ή αποστέλλεται στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

  • Ένα έγγραφο ήδη αποθηκευμένο στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη αλλάζει.

Το πλεονέκτημα μιας αυτόματης έναρξης είναι ότι κανείς δεν χρειάζεται να θυμηθεί να ξεκινήσει τη ροή εργασίας. Εκτελείται κάθε φορά που προκύπτει ένα συμβάν ενεργοποίησης.

Ειδικά ζητήματα για την αυτόματη έναρξη με τις ροές εργασίας συλλογής υπογραφών

Σε αντίθεση με σε ορισμένες από την άλλη περιλαμβάνονται ροές εργασίας, το δεν είναι 't μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες εργασίες, αφού έχει ξεκινήσει μια ροή εργασίας συλλογής υπογραφών. Όταν η ροή εργασίας ξεκινήσει αυτόματα, εκχωρεί μόνο αυτές τις εργασίες υπογραφής ήδη καθορίσει στο τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις. Κάθε μία από αυτές τις εργασίες να στην πραγματικότητα είναι εκ νέου κατά την εκτέλεση της ροής εργασίας, αλλά χωρίς πρόσθετες εργασίες μπορεί να δημιουργηθεί και στους οποίους έχουν ανατεθεί. Με άλλα λόγια, μια ροή εργασίας συλλογής υπογραφών πρέπει να χρησιμοποιήσετε μόνο αυτόματα κατά την ταυτότητα, ή τουλάχιστον τον αριθμό, των συμμετεχόντων είναι γνωστό εκ των προτέρων.

Αυτό που μπορείτε να κάνετε μετά από μια αυτόματη έναρξη είναι να διαγράψετε ή να ακυρώσετε εργασίες που έχουν ήδη ανατεθεί — αλλά σημειώστε ότι η ακύρωση μιας εργασίας δεν θα καταργήσει τη σχετική γραμμή υπογραφής από το έγγραφο.

Ακολουθούν τρία σενάρια κατά τα οποία χρησιμοποιείται η αυτόματη έναρξη. Σημειώστε ότι σε κάθε σενάριο:

  • Η ροή εργασίας εκτελείται σε μια βιβλιοθήκη στην οποία τα άτομα ανεβάζουν έγγραφα που πρέπει να διαγραφούν.

  • Το σύνολο των ατόμων στους οποίους έχουν ανατεθεί εργασίες υπογραφής είναι σταθερό στη διάρκεια του χρόνου και δεν χρειάζεται να αναθεωρείται ή να υφίσταται επεξεργασία κάθε φορά που ξεκινά η ροή εργασίας.

Βεβαίως, σε καθένα από αυτά τα σενάρια, αν το στοιχείο που αποστέλλεται είναι ένα έγγραφο ή μια φόρμα που περιέχει ήδη τις κατάλληλες γραμμές υπογραφής, δεν χρειάζεται να εισαγάγουν γραμμές υπογραφής οι συμμετέχοντες στη ροή εργασίας κατά την εκτέλεση της ροής εργασίας.

Σενάριο 1: Μία εργασία, ένας υπογράφων

Νέες αιτήσεις επιστροφής εξόδων χρειάζονται υπογραφή από την Άννα, επομένως η Άννα δημιουργεί μια βιβλιοθήκη που ονομάζεται "Νέες αιτήσεις επιστροφής εξόδων". Οποιοσδήποτε στην εταιρεία μπορεί να δημιουργήσει ή να ανεβάσει μια αίτηση επιστροφής.

Άννα δημιουργεί μια ροή εργασίας και σας προσφέρει το ίδιο όνομα: Νέο εξόδων αξιώσεων. Η ροή εργασίας εκτελείται αυτόματα σε κάθε νέο έγγραφο, εκχώρηση μόνο μία εργασία υπογραφής — για να Άννα, κύκλου μαθημάτων.

Διάγραμμα ροής για τη ροή εργασίας

Σενάριο 2: Πολλαπλές εργασίες, πολλαπλοί υπογράφοντες

Αυτήν τη φορά, οι συμβάσεις πρέπει να υπογραφούν από την Άννα και το Γιάννη και τον Αλέξανδρο — και από τους τρεις τους.

Γιάννη δημιουργεί μια βιβλιοθήκη με το όνομα συμβάσεις για υπογραφές. Δημιουργεί μια ροή εργασίας συλλογής υπογραφών που ονομάζεται υπογραφές (annaANDseanANDfrank). Η ροή εργασίας εκτελείται αυτόματα σε κάθε νέο έγγραφο, εκχώρηση μία εργασία υπογραφής για κάθε ένα από τα τρία άτομα.

Ο πρώτος υπογράφων που θα ανοίξει το έγγραφο εισάγει τις γραμμές υπογραφής και για τους τρεις υπογράφοντες πριν προσθέσουν τις δικές τους υπογραφές.

Διάγραμμα ροής για τη ροή εργασίας

Σενάριο 3: Πολλές εργασίες, ένας υπογράφων

Σε αυτήν την έκδοση, οι συμβάσεις πρέπει να υπογραφούν από την Άννα ή το Γιάννη ή τον Αλέξανδρο — από έναν μόνο από τους τρεις.

Γιάννη δημιουργεί μια βιβλιοθήκη με το όνομα συμβάσεις για την υπογραφή και μια ροή εργασίας με το όνομα υπογραφής (annaORseanORfrank). Δημιουργεί επίσης μια λίστα αλληλογραφίας ή μια ομάδα διανομής, ονομάζονται επίσης annaORseanORfrank, που περιλαμβάνει τις τρεις από αυτές.

Ξανά τη ροή εργασίας εκτελείται αυτόματα σε κάθε νέο έγγραφο στη βιβλιοθήκη, αλλά αυτήν τη φορά αναθέτει μόνο μία εργασία υπογραφής, στην ομάδα Annaorgiannisoralexandros .

Αυτό το είδος εργασίας ονομάζεται ομαδική εργασία και λειτουργεί κάπως έτσι: Η ροή εργασίας στέλνει μια ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάθε μέλος της ομάδας, αλλά δημιουργεί μία μόνο εργασία, την οποία μπορεί να διεκδικήσει κάθε μέλος της ομάδας και να την ολοκληρώσει εκ μέρους όλης της ομάδας.

Διάγραμμα ροής για τη ροή εργασίας

Για οδηγίες σχετικά με τη διεκδίκηση και ολοκλήρωση μιας ομαδικής εργασίας, ανατρέξτε στο τμήμα ΟΛΟΚΛΉΡΩΣΗΣ αυτού του άρθρου.

Όταν προσθέτετε μια ροή εργασίας σε έναν τύπο περιεχομένου για ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών, σας δίνεται η δυνατότητα επίσης να προσθέτετε τη ροή εργασίας σε όλους τους άλλους τύπους περιεχομένου στη συλλογή τοποθεσιών που λαμβάνουν στοιχεία από τον τύπο περιεχομένου στον οποίο προσθέτετε τη ροή εργασίας. (Σημειώστε ότι προσθέτετε μια ροή εργασίας για μία μόνο λίστα ή βιβλιοθήκη, αυτή η επιλογή δεν εμφανίζεται.)

Σημειώσεις: 

  • Η λειτουργία που πραγματοποιεί όλες τις επιπλέον προσθήκες μπορεί να χρειαστεί αρκετό χρόνο για να ολοκληρωθεί.

  • Εάν η μεταβίβαση έχει καταστραφεί για κάποιες τοποθεσίες ή δευτερεύουσες τοποθεσίες όπου θέλετε αυτή η ροή εργασίας να προστεθεί στους τύπους περιεχομένου που λαμβάνουν στοιχεία, τότε βεβαιωθείτε ότι είστε μέλος της ομάδας "Κάτοχοι" σε καθεμία από αυτές τις τοποθεσίες ή δευτερεύουσες τοποθεσίες πριν εκτελέσετε αυτήν τη λειτουργία.

Θα χρειαστεί να παρέχετε το όνομα και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάθε άτομο στο οποίο θα ανατεθούν οι εργασίες υπογραφής.

Ομάδας εργασίες ή ατομικές;    Εάν μπορείτε να αναθέσετε μια εργασία σε μια ομάδα ή λίστα διανομής, εκχωρούνται μιας ομαδικής εργασίας : κάθε μέλος της ομάδας, θα λάβετε μια ειδοποίηση εργασίας, αλλά μόνο ένα μέλος θα πρέπει να διεκδίκηση και ολοκλήρωση της εργασίας. Για οδηγίες σχετικά με τη διεκδίκηση και ολοκλήρωση μιας ομαδικής εργασίας, ανατρέξτε στο τμήμα ΟΛΟΚΛΉΡΩΣΗΣ αυτού του άρθρου.

Ένα στάδιο ή πολλά στάδια;    Μπορείτε να επιλέξετε να έχετε μόνο μία στάδιο εργασίες υπογραφής ή να έχετε πολλά στάδια. Εάν έχετε περισσότερα από ένα στάδιο, τα στάδια θα εκτελεστεί ένα μετά το άλλο.

Παράλληλες αναθεωρήσεις ή αναθεωρήσεις σε σειρά;    Για τους συμμετέχοντες σε οποιαδήποτε ένα στάδιο, μπορείτε να επιλέξετε είτε να έχουν τις εργασίες υπογραφής που έχει αντιστοιχιστεί όλες ταυτόχρονα (παράλληλα) ή να έχετε τις εργασίες που έχουν ανατεθεί μία μετά την άλλη (σε σειρά) με τη σειρά που υποδεικνύετε. Η επιλογή "σειρά" μπορεί να είναι χρήσιμο εάν, για παράδειγμα, ένας από τους υπογράφοντες είναι φορέα λήψης των πραγματικό αποφάσεων που αφορούν το έγγραφο και δεν έχει νόημα για οποιονδήποτε από τους άλλους υπογράφοντες για να ολοκληρώσετε τις εργασίες υπογραφής εάν φορέα λήψης των αποφάσεων αποφασίσει να μην συνδεθείτε.

Δείτε ένα παράδειγμα

Αυτό το απλό σενάριο απεικονίζει μερικά από τα πλεονεκτήματα των πολλών σταδίων και των αναθέσεων εργασιών σε σειρά:

Φανταστείτε ότι ο Αλέξανδρος προσθέτει μια ροή εργασίας συλλογής υπογραφών για μια βιβλιοθήκη συμβάσεων. Επειδή ο Αλέξανδρος είναι ο πραγματικός υπεύθυνος αποφάσεων, θέλει να είναι το πρώτο άτομο που θα υπογράψει κάθε σύμβαση. Εάν αποφασίσει να μην υπογράψει, δεν θα ανατεθεί εργασία υπογραφής ούτε στην Άννα ούτε στο Γιάννη. Ο Αλέξανδρος μπορεί να το ρυθμίσει αυτό με έναν από τους δύο τρόπους:

  • Χρησιμοποιώντας μια σειρά αναθεώρηση    Ο Κώστας ρυθμίζει ένα στάδιο σε μία μόνο σειρά με την οποία αυτός είναι ο πρώτος συμμετέχων και Άννα και Γιάννη το δεύτερο και τρίτο.
    Ακολουθεί πώς ο Κώστας ρυθμίζει την αναθεώρηση σειριακή μίας φάσης.
    Καταχωρήσεις σε μια φόρμα

  • Με χρήση δύο σταδίων    Εάν ο Κώστας θέλει Άννα και να ρυθμίσετε το Γιάννη να ανατεθούν εργασίες τους την ίδια στιγμή, ώστε να Γιάννη δεν χρειάζεται να περιμένετε Άννα για να προσθέσετε την υπογραφή πριν μπορεί να προσθέσει προσωπικό, he του δύο σταδίων στη ροή εργασίας. Το πρώτο στάδιο περιλαμβάνει μόνο μια εργασία δική του υπογραφή και το δεύτερο είναι παράλληλο στάδιο που περιέχει Άννα και του Κώστα εργασίες. Εάν δεν έχει ολοκληρωθεί το πρώτο στάδιο, δεν θα ξεκινήσει δεύτερου σταδίου.
    Ακολουθεί πώς ο Κώστας ρυθμίζει τα δύο σταδίων παράλληλες αναθεώρηση.
    Ρυθμίσεις σε μια φόρμα

Παρακάτω παρατίθενται τα διαγράμματα και των δύο λύσεων. Και στις δύο εκδόσεις, αν ο Αλέξανδρος δεν ολοκληρώσει την εργασία υπογραφής, οι εργασίες δεν ανατίθενται ποτέ ούτε στην Άννα ούτε στο Γιάννη.

Διαγράμματα ροής και των δύο εκδόσεων

Στο πεδίο Κοιν., στη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού, μπορείτε να καταχωρήσετε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις για οποιονδήποτε πρέπει να ειδοποιηθεί κάθε φορά που ξεκινά ή τερματίζεται αυτή η ροή εργασίας.

  • Η εισαγωγή ενός ονόματος εδώ δεν έχει ως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασίας σε αυτό το άτομο.

  • Όταν η ροή εργασίας ξεκινήσει με μη αυτόματο τρόπο, το άτομο που την ξεκινά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και τερματισμού, χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

  • Όταν η ροή εργασίας ξεκινήσει με αυτόματο τρόπο, το άτομο που αρχικά την προσέθεσε λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και τερματισμού, χωρίς να χρειάζεται να έχει καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

Προσθήκη μιας ροής εργασίας συλλογής υπογραφών (για μία μόνο λίστα ή βιβλιοθήκη)

Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με την προσθήκη ροών εργασίας, μπορεί να σας φανούν χρήσιμες για να δείτε την προηγούμενη ΜΆΘΕΤΕ και ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ τμήματα σε αυτό το άρθρο, πριν να συνεχίσετε με τα βήματα σε αυτό το τμήμα.

Πριν προσθέσετε μια ροή εργασίας πρέπει να τακτοποιήσετε δύο θέματα:

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο    Προκειμένου η ροή εργασίας να στέλνει ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να ενεργοποιηθεί η υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την τοποθεσία σας στο SharePoint. Εάν δεν είστε βέβαιοι ότι αυτό έχει ήδη γίνει, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint.

Δικαιώματα    Προεπιλεγμένες ρυθμίσεις προϊόντα του SharePoint πρέπει να έχετε το δικαίωμα διαχείρισης λιστών για να προσθέσετε ροές εργασίας για λίστες, βιβλιοθήκες ή συλλογές τοποθεσιών. (Ομάδας "κάτοχοι" περιλαμβάνει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή, τα μέλη της ομάδας και της ομάδας επισκέπτες δεν. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματα, ανατρέξτε στο τμήμα ΜΆΘΕΤΕ σε αυτό το άρθρο.)

Ακολουθήστε τα εξής βήματα:

  1. Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη για την οποία θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας.

  2. Στην Κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα ή Βιβλιοθήκη.

    Το όνομα της καρτέλας μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον τύπο της λίστας ή της βιβλιοθήκης. Για παράδειγμα, σε μια λίστα ημερολογίου η καρτέλα αυτή έχει το όνομα Ημερολόγιο.

  3. Στην ομάδα Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

  4. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις ροής εργασίας", καθορίστε είτε έναν μόνο τύπο περιεχομένου για τη ροή εργασίας να εκτελέσετε στο ή όλα (για όλους τους τύπους περιεχομένου) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ροής εργασίας.

    Σημείωση: Συλλογή υπογραφών ροές εργασίας μπορούν να εκτελεστούν μόνο σε έγγραφα που έχουν δημιουργηθεί σε Word, Excel ή InfoPath.

    Εντολή "Προσθήκη ροής εργασίας" με επιλεγμένο τον τύπο περιεχομένου "Έγγραφο"

    1. Συμπληρώστε την πρώτη σελίδα της φόρμας συσχετισμού.
      (Οι οδηγίες ακολουθούν την εικόνα.)

Η πρώτη σελίδα της φόρμας συσχετισμού για μία μόνο λίστα ή βιβλιοθήκη

Επεξήγηση Νο 1

Τύπος περιεχομένου

Διατηρήστε την προεπιλογή Όλοι ή επιλέξτε έναν συγκεκριμένο τύπο περιεχομένου.

Επεξήγηση Νο 2

Ροή εργασίας

Επιλέξτε το πρότυπο Συλλογή υπογραφών – SharePoint 2010.

Σημείωση: Εάν το πρότυπο Συλλογή υπογραφών – SharePoint 2010 δεν εμφανίζεται στη λίστα, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint για να μάθετε πώς να το ενεργοποιήσετε για τη συλλογή τοποθεσιών ή το χώρο εργασίας. Εάν έχετε δικαιώματα συλλογής τοποθεσιών, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση SharePoint πρότυπα ροής εργασίας.

Επεξήγηση Νο 3

Όνομα

Πληκτρολογήστε ένα όνομα για αυτήν τη ροή εργασίας. Το όνομα θα είναι αναγνωριστικό αυτής της ροής εργασίας για τους χρήστες αυτής της λίστας ή βιβλιοθήκης.

Για προτάσεις σχετικά με την ονομασία της ροής εργασίας, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 4

Λίστα εργασιών

Επιλέξτε μια λίστα εργασιών για να την χρησιμοποιήσετε με αυτήν τη ροή εργασίας. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα εργασιών ή να κάνετε κλικ στην επιλογή Εργασίες (νέα) για να δημιουργήσετε μια νέα λίστα.

Για πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τη δημιουργία μιας νέας λίστας εργασιών (σε σύγκριση με την επιλογή μιας υπάρχουσας), ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 5

Λίστα ιστορικού

Επιλέξτε μια λίστα ιστορικού για να την χρησιμοποιήσετε με αυτήν τη ροή εργασίας. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα ιστορικού ή να κάνετε κλικ στην επιλογή Νέα λίστα ιστορικού για να δημιουργήσετε μια νέα λίστα.

Για πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τη δημιουργία μιας νέας λίστας ιστορικού (σε σύγκριση με την επιλογή μιας υπάρχουσας), ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 6

Επιλογές εκκίνησης

Ορίστε τον τρόπο ή τους τρόπους έναρξης αυτής της ροής εργασίας.

Για πληροφορίες σχετικά με τις διάφορες επιλογές, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

  1. Όταν όλες οι ρυθμίσεις σε αυτήν τη φόρμα είναι όπως τις θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  2. Συμπληρώστε τη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού.
    (Οι οδηγίες ακολουθούν την εικόνα.)

    Τα προϊόντα του SharePoint σάς παρουσιάζουν όλες τις επιλογές σε αυτήν τη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού κάθε φορά που ξεκινάτε τη ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο, ώστε να κάνετε αλλαγές σε αυτές τις επιλογές μόνο για αυτήν τη μία παρουσία.

Δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού με τις επιλογές

Επεξήγηση Νο 1

Ανάθεση σε

Καταχωρήστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις για τα άτομα στα οποία θέλετε η ροή εργασίας να αναθέτει εργασίες.

  • Εάν οι εργασίες εκχωρούνται μία κάθε φορά (σε σειρά)   
    καταχωρήστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις με τη σειρά με την οποία θέλετε να ανατεθούν οι εργασίες.

  • Εάν όλες οι εργασίες εκχωρούνται ταυτόχρονα (παράλληλα)   
    Η σειρά των ονομάτων ή των διευθύνσεων δεν έχει σημασία.

  • Εάν συμπεριλάβετε μια ομάδα ή λίστα διανομής   
    εκχωρούνται μιας ομαδικής εργασίας: κάθε μέλος της ομάδας, θα λάβετε μια ειδοποίηση εργασίας, αλλά μόνο ένα μέλος θα πρέπει να διεκδίκηση και ολοκλήρωση της εργασίας. Για οδηγίες σχετικά με τη διεκδίκηση και ολοκλήρωση μιας ομαδικής εργασίας, ανατρέξτε στο τμήμα ΟΛΟΚΛΉΡΩΣΗΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 2

Σειρά

Καθορίστε αν οι εργασίες πρέπει να ανατεθούν μία κάθε φορά (σε σειρά) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα).

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση σταδίων σε σειρά ή παράλληλα, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 3

Προσθήκη νέου σταδίου

Προσθέστε τα στάδια που θέλετε πέρα από το πρώτο για το οποίο μόλις ρυθμίσατε τις παραμέτρους.

  • Για να διαγράψετε ένα ολόκληρο στάδιο, κάντε κλικ στο πεδίο Ανάθεση σε για αυτό το στάδιο και, στη συνέχεια, πατήστε CTRL+DELETE.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση πολλών σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 4

"ΚΟΙΝ."

Καταχωρήστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων όσων πρέπει να ειδοποιούνται κάθε φορά που ξεκινά ή τερματίζεται η ροή εργασίας.

  • Εισαγωγή ενός ονόματος εδώ 't έχει ως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασίας.

  • Όταν η ροή εργασίας ξεκινήσει με μη αυτόματο τρόπο, το άτομο που την ξεκινά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και τερματισμού, χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

  • Όταν η ροή εργασίας ξεκινήσει με αυτόματο τρόπο, το άτομο που αρχικά την προσέθεσε λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και τερματισμού, χωρίς να χρειάζεται να έχει καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

  1. Όταν όλες οι ρυθμίσεις σε αυτήν τη σελίδα είναι όπως τις θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση για να δημιουργήσετε τη ροή εργασίας.

Τα προϊόντα του SharePoint δημιουργούν τη νέα έκδοση ροής εργασίας.

Και στη συνέχεια;

Εάν είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε και να ελέγξετε τη νέα ροή εργασίας, μεταβείτε στο τμήμα ΈΝΑΡΞΗ αυτού του άρθρου.

Θα βρείτε οδηγίες για την εισαγωγή γραμμών υπογραφής σε ένα έγγραφο στο τμήμα Εισαγωγή αυτού του άρθρου.

Προσθήκη μιας ροής εργασίας συλλογής υπογραφών (για ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών)

Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με την προσθήκη ροών εργασίας, μπορεί να σας φανούν χρήσιμες για να δείτε τα τμήματα ΜΆΘΕΤΕ και ΠΡΌΓΡΑΜΜΑ σε αυτό το άρθρο, πριν να συνεχίσετε με τα βήματα σε αυτό το τμήμα.

Πριν προσθέσετε μια ροή εργασίας πρέπει να τακτοποιήσετε δύο θέματα:

Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου    Σειρά για τη ροή εργασίας για την αποστολή ειδοποιήσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να είναι ενεργοποιημένο για την τοποθεσία σας. Εάν δεν είστε βέβαιοι ότι αυτό έχει ήδη πραγματοποιηθεί, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint.

Δικαιώματα    Προεπιλεγμένες ρυθμίσεις προϊόντα του SharePoint πρέπει να έχετε το δικαίωμα διαχείρισης λιστών για να προσθέσετε ροές εργασίας για λίστες, βιβλιοθήκες ή συλλογές τοποθεσιών. (Ομάδας "κάτοχοι" περιλαμβάνει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή, τα μέλη της ομάδας και της ομάδας επισκέπτες δεν. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματα, ανατρέξτε στο τμήμα ΜΆΘΕΤΕ σε αυτό το άρθρο.)

Ακολουθήστε τα εξής βήματα:

  1. Μεταβείτε στην αρχική σελίδα για τη συλλογή τοποθεσιών (όχι στην αρχική σελίδα για μια τοποθεσία ή δευτερεύουσα τοποθεσία εντός της συλλογής).

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις Εικονίδιο Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

    Στο SharePoint Online, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις Κουμπί ρυθμίσεων του SharePoint 2016 στη γραμμή τίτλου. και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή περιεχόμενα τοποθεσίας. Από το περιεχόμενο της τοποθεσίας, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  3. Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στην ενότητα Συλλογές προγράμματος σχεδίασης Web, κάντε κλικ στην επιλογή Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας.
    Η σύνδεση του τύπου περιεχομένων Τοποθεσίας στην περιοχή Συλλογές

  4. Στη σελίδα Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας, κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένου τοποθεσίας για τον οποίο θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας.

    Σημείωση: Συλλογή υπογραφών ροές εργασίας μπορούν να εκτελεστούν μόνο σε έγγραφα που έχουν δημιουργηθεί σε Word, Excel ή InfoPath.

    Τύποι περιεχομένου εγγράφου με επισημασμένο τον τίτλο

    1. Στη σελίδα για τον επιλεγμένο τύπο περιεχομένου, στην περιοχή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.
      Σύνδεση ρυθμίσεων ροής εργασίας στην ενότητα "Ρυθμίσεις"

    2. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις ροής εργασίας", κάντε κλικ στη σύνδεση Προσθήκη ροής εργασίας.
      Σύνδεση "Προσθήκη ροής εργασίας"

    3. Συμπληρώστε την πρώτη σελίδα της φόρμας συσχετισμού.
      (Οι οδηγίες ακολουθούν την εικόνα.)

Πρώτη σελίδα της φόρμας συσχετισμού με τις επιλογές

Επεξήγηση Νο 1

Ροή εργασίας

Επιλέξτε το πρότυπο Συλλογή υπογραφών – SharePoint 2010.

Σημείωση: Εάν το πρότυπο Συλλογή υπογραφών – SharePoint 2010 δεν εμφανίζεται στη λίστα, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint για να μάθετε πώς να το ενεργοποιήσετε για τη συλλογή τοποθεσιών ή το χώρο εργασίας. Εάν έχετε δικαιώματα συλλογής τοποθεσιών, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση SharePoint πρότυπα ροής εργασίας.

Επεξήγηση Νο 2

Όνομα

Πληκτρολογήστε ένα όνομα για αυτήν τη ροή εργασίας. Το όνομα θα είναι αναγνωριστικό αυτής της ροής εργασίας για τους χρήστες αυτής της συλλογής τοποθεσιών.

Για προτάσεις σχετικά με την ονομασία της ροής εργασίας, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 3

Λίστα εργασιών

Επιλέξτε μια λίστα εργασιών για να την χρησιμοποιήσετε με αυτήν τη ροή εργασίας. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα εργασιών ή να κάνετε κλικ στην επιλογή Εργασίες (νέα) για να δημιουργήσετε μια νέα λίστα.

Για πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τη δημιουργία μιας νέας λίστας εργασιών (σε σύγκριση με την επιλογή μιας υπάρχουσας), ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 4

Λίστα ιστορικού

Επιλέξτε μια λίστα ιστορικού για να την χρησιμοποιήσετε με αυτήν τη ροή εργασίας. Μπορείτε να επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα ιστορικού ή να κάνετε κλικ στην επιλογή Νέα λίστα ιστορικού για να δημιουργήσετε μια νέα λίστα.

Για πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τη δημιουργία μιας νέας λίστας ιστορικού (σε σύγκριση με την επιλογή μιας υπάρχουσας), ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 5

Επιλογές εκκίνησης

Ορίστε τον τρόπο ή τους τρόπους έναρξης αυτής της ροής εργασίας.

Για πληροφορίες σχετικά με τις διάφορες επιλογές, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 6

Ενημέρωση τύπων περιεχομένου λίστας και τοποθεσίας;

Καθορίστε αν αυτή η ροή εργασίας πρέπει να προστεθεί σε (να συσχετίζεται με) όλους τους άλλους τύπους περιεχομένου τοποθεσίας και λίστας που μεταβιβάζουν από αυτόν τον τύπο περιεχομένου.

  • Η λειτουργία που πραγματοποιεί όλες τις επιπλέον προσθήκες μπορεί να χρειαστεί αρκετό χρόνο για να ολοκληρωθεί.

  • Εάν η μεταβίβαση έχει καταστραφεί για κάποιες τοποθεσίες ή δευτερεύουσες τοποθεσίες όπου θέλετε αυτή η ροή εργασίας να προστεθεί στους τύπους περιεχομένου που λαμβάνουν στοιχεία, τότε βεβαιωθείτε ότι είστε μέλος της ομάδας "Κάτοχοι" σε καθεμία από αυτές τις τοποθεσίες ή δευτερεύουσες τοποθεσίες πριν εκτελέσετε αυτήν τη λειτουργία.

  1. Όταν όλες οι ρυθμίσεις σε αυτήν τη σελίδα είναι όπως τις θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  2. Συμπληρώστε τη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού.
    (Οι οδηγίες ακολουθούν την εικόνα.)

    Τα προϊόντα του SharePoint σάς παρουσιάζουν όλες τις επιλογές σε αυτήν τη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού κάθε φορά που ξεκινάτε τη ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο, ώστε να κάνετε αλλαγές σε αυτές τις επιλογές μόνο για αυτήν τη μία παρουσία.

Δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού με τις επιλογές

Επεξήγηση Νο 1

Ανάθεση σε

Καταχωρήστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις για τα άτομα στα οποία θέλετε η ροή εργασίας να αναθέτει εργασίες.

  • Εάν οι εργασίες εκχωρούνται μία κάθε φορά (σε σειρά)   
    καταχωρήστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις με τη σειρά με την οποία θέλετε να ανατεθούν οι εργασίες.

  • Εάν όλες οι εργασίες εκχωρούνται ταυτόχρονα (παράλληλα)   
    Η σειρά των ονομάτων ή των διευθύνσεων δεν έχει σημασία.

  • Εάν συμπεριλάβετε μια ομάδα ή λίστα διανομής   
    εκχωρούνται μιας ομαδικής εργασίας: κάθε μέλος της ομάδας, θα λάβετε μια ειδοποίηση εργασίας, αλλά μόνο ένα μέλος θα πρέπει να διεκδίκηση και ολοκλήρωση της εργασίας. Για οδηγίες σχετικά με τη διεκδίκηση και ολοκλήρωση μιας ομαδικής εργασίας, ανατρέξτε στο τμήμα ΟΛΟΚΛΉΡΩΣΗΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 2

Σειρά

Καθορίστε αν οι εργασίες σε αυτό το στάδιο πρέπει να ανατεθούν μία κάθε φορά (σε σειρά) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα).

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση σταδίων σε σειρά ή παράλληλα, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 3

Προσθήκη νέου σταδίου

Προσθέστε τα στάδια που θέλετε πέρα από το πρώτο για το οποίο μόλις ρυθμίσατε τις παραμέτρους.

  • Για να διαγράψετε ένα ολόκληρο στάδιο, κάντε κλικ στο πεδίο Ανάθεση σε για αυτό το στάδιο και, στη συνέχεια, πατήστε CTRL+DELETE.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση πολλών σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 4

"ΚΟΙΝ."

Καταχωρήστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων όσων πρέπει να ειδοποιούνται κάθε φορά που ξεκινά ή τερματίζεται η ροή εργασίας.

  • Εισαγωγή ενός ονόματος εδώ 't έχει ως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασίας.

  • Όταν η ροή εργασίας ξεκινήσει με μη αυτόματο τρόπο, το άτομο που την ξεκινά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και τερματισμού, χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

  • Όταν η ροή εργασίας ξεκινήσει με αυτόματο τρόπο, το άτομο που αρχικά την προσέθεσε λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και τερματισμού, χωρίς να χρειάζεται να έχει καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

  1. Όταν όλες οι ρυθμίσεις σε αυτήν τη σελίδα είναι όπως τις θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση για να δημιουργήσετε τη ροή εργασίας.

Τα προϊόντα του SharePoint δημιουργούν τη νέα έκδοση ροής εργασίας.

Και στη συνέχεια;

Εάν είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε και να ελέγξετε τη νέα ροή εργασίας, μεταβείτε στο τμήμα ΈΝΑΡΞΗ αυτού του άρθρου.

Θα βρείτε οδηγίες για την εισαγωγή γραμμών υπογραφής σε ένα έγγραφο στο τμήμα Εισαγωγή αυτού του άρθρου.

Εισαγωγή γραμμών υπογραφής

Ένας συμμετέχων ροής εργασίας για να προσθέσετε την υπογραφή, πρέπει να εισαχθεί μια γραμμή υπογραφής στο έγγραφο. Η Εισαγωγή της γραμμής και την Προσθήκη της υπογραφής ίδια είναι δύο ξεχωριστές ενέργειες.

Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι:

  • Μόλις προστεθεί μια υπογραφή σε οποιαδήποτε γραμμή υπογραφής, το έγγραφο κλειδώνεται από περαιτέρω αλλαγές εκτός από την προσθήκη επιπλέον υπογραφών σε ήδη υπάρχουσες γραμμές υπογραφής.

  • Εάν πραγματοποιηθεί οποιαδήποτε αλλαγή μετά την προσθήκη της πρώτης υπογραφής, όλες οι υπογραφές που έχουν ήδη προστεθεί ακυρώνονται ή καταργούνται από το έγγραφο.

  • Η εισαγωγή και η διαγραφή γραμμών υπογραφής θεωρούνται αλλαγές στο έγγραφο.

  • Επομένως, πριν προσθέσει ο πρώτος συμμετέχων την υπογραφή του, όλες οι προσθήκες και οι διαγραφές γραμμών υπογραφής πρέπει ήδη να έχουν ήδη ολοκληρωθεί.

Δείτε μια γρήγορη γραφική σύνοψη όλων αυτών.

Έγγραφο χωρίς την πρώτη υπογραφή κι επομένως ακόμα ανοικτό σε αλλαγές

Έγγραφο με την πρώτη υπογραφή κι επομένων κλειδωμένο από αλλαγές

Για να εισαγάγετε μια γραμμή υπογραφής στο Word ή Excel:

  1. Στο έγγραφο ή το φύλλο εργασίας, κάντε κλικ για να τοποθετήσετε το δρομέα εκεί όπου θέλετε να καταχωρήσετε μια γραμμή υπογραφής.

  2. Στην το Εισαγωγή με το tab, σε το ομάδα κείμενο, κάντε κλικ στην επιλογή Γραμμή υπογραφής.

  3. Στο το παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση υπογραφής πλαίσιο, συμπληρώστε ένα, όλα ή κανένα από αυτά τα τέσσερα πεδία:

    • Προτεινόμενος υπογράφων   
      ονοματεπώνυμο του υπογράφοντα.
      (Εμφανίζεται στην ολοκληρωμένη υπογραφή.)

    • Προτεινόμενος τίτλος του υπογράφοντα   
      (εμφανίζεται στην ολοκληρωμένη υπογραφή.)

    • Προτεινόμενη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπογράφοντα   
      (δεν εμφανίζεται στην ολοκληρωμένη υπογραφή.)

    • Οδηγίες για τον υπογράφοντα   
      οποιαδήποτε ή απαραίτητες πληροφορίες για τον υπογράφοντα.
      (Δεν εμφανίζεται στην ολοκληρωμένη υπογραφή.)
      Παράθυρο "Ρύθμιση υπογραφής"

  4. Στο ίδιο παράθυρο, επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή των ακόλουθων πλαισίων ελέγχου:

    • Δυνατότητα του υπογράφοντα να προσθέσει σχόλια στο παράθυρο διαλόγου υπογραφή   
      να επιτρέπεται στον υπογράφοντα να πληκτρολογεί το σκοπό της υπογραφής.
      (Τι θα τους τύπους υπογράφων δεν εμφανίζεται στην ολοκληρωμένη υπογραφή.)

    • Εμφάνιση ημερομηνίας υπογραφής στη γραμμή υπογραφής   
      την ημερομηνία κατά την οποία προστίθεται η υπογραφή.
      (Εμφανίζεται στην ολοκληρωμένη υπογραφή.)

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Επαναλάβετε την ίδια διαδικασία για να προσθέσετε περισσότερες υπογραφές.

Για να διαγράψετε μια γραμμή υπογραφής στο Word ή Excel:

  1. Κάντε κλικ στη γραμμή υπογραφής για να την επιλέξετε.

  2. Πιέστε το πλήκτρο DELETE.

Σημαντικό: Οι γραμμές υπογραφής μπορούν να εισαχθούν μόνο σε φόρμες InfoPath Filler.

Για να εισαγάγετε μια γραμμή υπογραφής στο InfoPath:

  1. Στη φόρμα, κάντε κλικ στην επιλογή για να τοποθετήσετε το δρομέα στο σημείο που θέλετε να εισαγάγετε μια γραμμή υπογραφής.

  2. Στην καρτέλα Κεντρική της Κορδέλας, στην ομάδα Στοιχεία ελέγχου, κάντε κλικ στην επιλογή Γραμμή υπογραφής.

  3. Κάντε κλικ στη γραμμή υπογραφής για να την επιλέξετε, στη συνέχεια κάντε δεξί κλικ επάνω της και, στο μενού συντόμευσης, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες γραμμής υπογραφής.

  4. Στο παράθυρο Ιδιότητες γραμμής υπογραφής, στην καρτέλα Γενική, συμπληρώστε ένα, όλα ή κανένα από τα τέσσερα πεδία:

    • Μήνυμα που θα εμφανίζεται στους υπογράφοντες πριν από την εγγραφή   
      οποιαδήποτε ή απαραίτητες πληροφορίες για τον υπογράφοντα.
      (Δεν εμφανίζεται στην ολοκληρωμένη υπογραφή.)

    • Όνομα υπογράφοντα   
      (εμφανίζεται στην ολοκληρωμένη υπογραφή.)

    • Τίτλος υπογράφοντα   
      (εμφανίζεται στην ολοκληρωμένη υπογραφή.)

    • Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπογράφοντα   
      (δεν εμφανίζεται στην ολοκληρωμένη υπογραφή.)
      Παράθυρο "Ιδιότητες υπογραφής"

  5. Κάντε όποιες προσαρμογές θέλετε στην καρτέλα Μέγεθος και Για προχωρημένους.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Για να διαγράψετε μια γραμμή υπογραφής στο InfoPath:

  • Κάντε κλικ στο στοιχείο ελέγχου για να το επιλέξετε και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο DELETE.

Και στη συνέχεια;

Εάν είστε έτοιμοι να δοκιμάσετε τη νέα ροή εργασίας, μεταβείτε στο τμήμα ΈΝΑΡΞΗ αυτού του άρθρου.

Εάν ολοκληρώνετε μια ροή εργασίας, μεταβείτε (ή επιστρέψτε) στο τμήμα ΟΛΟΚΛΉΡΩΣΗΣ σε αυτό το άρθρο.

Έναρξη μιας ροής εργασίας συλλογής υπογραφών

Μια υπενθύμιση σχετικά με τη διαδικασία υπογραφές: όλες τις αλλαγές που πρέπει να γίνουν στο έγγραφο — συμπεριλαμβανομένων όλων των εισαγωγές και διαγραφές γραμμών υπογραφής — πριν ο πρώτος συμμετέχων την υπογραφή σε μια γραμμή υπογραφής. (Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ σε αυτό το άρθρο.)

Επίσης, βεβαιωθείτε ότι τα άτομα στα οποία η ροή εργασίας θα είναι ανάθεση εργασιών κατανοήσει πώς μπορείτε να προσθέσετε τους υπογραφές και να ολοκληρώσετε τις φόρμες εργασίας τους. Αυτές μπορεί να εξυπηρετεί στο τμήμα ΟΛΟΚΛΉΡΩΣΗΣ σε αυτό το άρθρο.

Δύο τρόποι για την έναρξη μιας ροής εργασίας    Μια ροή εργασίας μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να ξεκινά μόνο με μη αυτόματο τρόπο, μόνο με αυτόματο τρόπο ή και με τους δύο τρόπους:

  • Με μη αυτόματο τρόπο οποιαδήποτε στιγμή, από όποιον έχει τα απαραίτητα δικαιώματα.

  • Αυτόματα κάθε φορά που προκύπτει ένα συμβάν ενεργοποίησης καθορισμένο — δηλαδή, κάθε φορά που ένα έγγραφο έχει προστεθεί στη λίστα ή βιβλιοθήκη ή/και κάθε φορά που ένα έγγραφο ήδη στη λίστα έχει αλλαχθεί με οποιονδήποτε τρόπο.
    (Το συμβάν ενεργοποίησης ή τα συμβάντα καθορίζονται στην πρώτη σελίδα της φόρμας συσχετισμού, κατά την αρχική Προσθήκη και ρύθμιση παραμέτρων της ροής εργασίας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ του σε αυτό το άρθρο.)

Μια ροή εργασίας να 't έναρξης σε οποιοδήποτε έγγραφο που έχει ήδη αναληφθεί. (Ένα έγγραφο μπορεί να αποσυρθεί Αφού έχει ξεκινήσει μια ροή εργασίας σε αυτήν, αλλά μετά την ανάληψη ελέγχου, περαιτέρω ροές εργασίας μπορεί να ξεκινήσει σε αυτό το έγγραφο μέχρι να υποβληθεί ξανά ξανά.)

Εάν η ροή εργασίας έχει ρυθμιστεί να ξεκινά αυτόματα, τότε κάθε φορά που προκύπτει ένα συμβάν ενεργοποίησης, η ροή εργασίας εκτελείται στο έγγραφο που την ενεργοποίησε.

Όταν ξεκινά, η ροή εργασίας αναθέτει την πρώτη εργασία ή εργασίες και στέλνει μια ειδοποίηση εργασίας σε κάθε άτομο που θα του ανατεθούν. Στο μεταξύ, στέλνει επίσης ειδοποιήσεις έναρξης (διαφορετικές από τις ειδοποιήσεις εργασίας) στο άτομο το οποίο αρχικά προσέθεσε τη ροή εργασίας και σε όποιον περιλαμβάνεται στο πεδίο Κοιν. στη δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού.

Εάν οι απαραίτητες γραμμές υπογραφής δεν υπάρχουν ήδη στο έγγραφο πριν ξεκινήσει η ενέργεια ενεργοποίησης της ροή εργασίας, τότε πρέπει να εισαχθούν πριν προστεθεί η πρώτη υπογραφή στο έγγραφο.

Σημείωση σχετικά με τα δικαιώματα    Κανονικά, πρέπει να έχετε δικαιώματα επεξεργασίας στοιχείων για να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας. (Από προεπιλογή, τα μέλη της ομάδας και ομάδας "κάτοχοι" και τα δύο έχουν αυτό το δικαίωμα, ενώ η ομάδα επισκέπτες δεν. Ωστόσο, έναν κάτοχο επίσης να επιλέξετε, με βάση τη ροή εργασίας με ροής, ώστε να απαιτεί το δικαίωμα διαχείρισης λιστών για τα άτομα που ξεκινούν τη ροή εργασίας. Επιλέγοντας αυτήν την επιλογή, οι κάτοχοι ουσιαστικά να καθορίσετε ότι μόνο μπορούν και άλλες κάτοχοι μπορεί να ξεκινήσει μια συγκεκριμένη ροή εργασιών. Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στο τμήμα Μάθετε σε αυτό το άρθρο.)

Δύο σημεία από τα οποία μπορείτε να ξεκινήσετε

Μπορείτε να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο από ένα από τα ακόλουθα δύο σημεία:

  • Από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το έγγραφο.

  • Από μέσα το ίδιο έγγραφο, ανοιχτό στο πρόγραμμα του Microsoft Office στο οποίο δημιουργήθηκε. (Σημειώστε ότι πρέπει να είναι το πλήρες, εγκατεστημένο πρόγραμμα και όχι μια έκδοση εφαρμογής web).

Οι υπόλοιπες δύο ενότητες σε αυτό το τμήμα παρέχουν οδηγίες και για τις δύο μεθόδους.

  1. Προσθέστε όλες τις απαραίτητες γραμμές υπογραφής στο έγγραφο ή φροντίστε όλοι οι συμμετέχοντες στη ροή εργασίας να βεβαιωθούν ότι όλες οι γραμμές υπογραφής υπάρχουν στο έγγραφο πριν κάθε συμμετέχων προσθέσει την υπογραφή του σε μία από τις γραμμές.

  2. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το έγγραφο στο οποίο θέλετε να εκτελέσετε τη ροή εργασίας.

  3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο μπροστά από το όνομα του στοιχείου για να επιλέξετε το στοιχείο και, στη συνέχεια, στην την καρτέλα αρχεία στην κορδέλα, στην την ομάδα ροές εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή ροές εργασίας.

  4. Στις ροές εργασίας: σελίδα όνομαεγγράφου , στην περιοχή Έναρξη νέας ροής εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή τη ροή εργασίας που θέλετε να εκτελέσετε.
    Σύνδεση για έναρξη της ροής εργασίας

  5. Στη φόρμα ενεργοποίησης, κάντε τις αλλαγές που θέλετε να εφαρμόσετε σε αυτήν τη συγκεκριμένη παρουσία της ροής εργασίας.

    Σημείωση: Αλλαγές που έγιναν εδώ, στη φόρμα ενεργοποίησης, είναι χρησιμοποιείται μόνο κατά την τρέχουσα παρουσία της ροής εργασίας. Εάν θέλετε να κάνετε τις αλλαγές που θα εφαρμόσετε κάθε φορά που εκτελείται η ροή εργασίας, ή εάν θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις ροής εργασίας που δεν εμφανίζονται σε αυτήν τη φόρμα, ανατρέξτε στο τμήμα ΑΛΛΑΓΉ αυτού του άρθρου.

Δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού με τις επιλογές

Επεξήγηση Νο 1

Ανάθεση σε

Κάντε αλλαγές στη λίστα των ατόμων στα οποία θέλετε να αναθέτει εργασίες η ροή εργασίας.

  • Εάν οι εργασίες εκχωρούνται μία κάθε φορά   
    καταχωρήστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις με τη σειρά με την οποία θα πρέπει να ανατεθούν οι εργασίες.

  • Εάν όλες οι εργασίες εκχωρούνται ταυτόχρονα   
    Η σειρά των ονομάτων ή των διευθύνσεων δεν έχει σημασία.

  • Εάν συμπεριλάβετε μια ομάδα ή λίστα διανομής   
    εκχωρούνται μιας ομαδικής εργασίας: κάθε μέλος της ομάδας, θα λάβετε μια ειδοποίηση εργασίας, αλλά μόνο ένα μέλος θα πρέπει να διεκδίκηση και ολοκλήρωση της εργασίας. Για οδηγίες σχετικά με τη διεκδίκηση και ολοκλήρωση μιας ομαδικής εργασίας, ανατρέξτε στο τμήμα ΟΛΟΚΛΉΡΩΣΗΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 2

Σειρά

Βεβαιωθείτε ότι οι προδιαγραφές που αφορούν την ανάθεση των εργασιών σε κάθε τμήμα μία κάθε φορά (σε σειρά) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα) είναι όπως τις θέλετε.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση σταδίων σε σειρά ή παράλληλα, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 3

Προσθήκη νέου σταδίου

Προσθέστε τα στάδια που θέλετε, πέρα από αυτά για τα οποία έχετε ρυθμίσει αυτήν τη στιγμή τις παραμέτρους.

  • Για να διαγράψετε ένα ολόκληρο στάδιο, κάντε κλικ στο πεδίο Ανάθεση σε για αυτό το στάδιο και, στη συνέχεια, πατήστε CTRL+DELETE.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση πολλών σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 4

"ΚΟΙΝ."

Κάντε τυχόν αλλαγές ή προσθήκες που θέλετε. Να θυμάστε ότι:

  • Εισαγωγή ενός ονόματος εδώ 't έχει ως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασίας.

  • Όταν η ροή εργασίας ξεκινήσει με μη αυτόματο τρόπο, το άτομο που την ξεκινά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και τερματισμού, χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

  • Όταν η ροή εργασίας ξεκινήσει με αυτόματο τρόπο, το άτομο που αρχικά την προσέθεσε λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και τερματισμού, χωρίς να χρειάζεται να έχει καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

  1. Όταν όλες οι ρυθμίσεις στη φόρμα ενεργοποίησης είναι όπως τις θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή Έναρξη για να ξεκινήσετε τη ροή εργασίας.

Η ροή εργασίας αναθέτει την πρώτη εργασία ή εργασίες και παράλληλα στέλνει ειδοποιήσεις έναρξης σε εσάς και σε οποιονδήποτε περιλαμβάνεται στο πεδίο Κοιν. της φόρμας ενεργοποίησης.

  1. Προσθέστε όλες τις απαραίτητες γραμμές υπογραφής στο έγγραφο ή φροντίστε όλοι οι συμμετέχοντες στη ροή εργασίας να βεβαιωθούν ότι όλες οι γραμμές υπογραφής υπάρχουν στο έγγραφο πριν κάθε συμμετέχων προσθέσει την υπογραφή του σε μία από τις γραμμές.

  2. Ανοίξτε το έγγραφο στο εγκατεστημένο πρόγραμμα του Office στον υπολογιστή σας.

    Σημείωση: Αυτήν τη μέθοδο δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν το έγγραφο είναι ανοικτό σε μια εφαρμογή web έκδοση του προγράμματος του Microsoft Office. Πρέπει να είναι ανοιχτά στην πλήρη, εγκατεστημένη έκδοση του προγράμματος στον υπολογιστή σας.

  3. Στο ανοικτό έγγραφο, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο, μετά στην επιλογή Αποθήκευση και αποστολή και τέλος στη ροή εργασίας που θέλετε να εκτελέσετε στο έγγραφο.

  4. Εάν βλέπετε το ακόλουθο μήνυμα, που σας ενημερώνει ότι η ροή εργασίας ζητά να γίνει μεταβίβαση ελέγχου του αρχείου, κάντε κλικ στο κουμπί Μεταβίβαση ελέγχου.
    (Εάν δεν βλέπετε αυτό το μήνυμα, μεταβείτε στο βήμα 5.)

  5. Κάντε κλικ στο μεγάλο κουμπί Έναρξη ροής εργασίας.

  6. Στη σελίδα "Αλλαγή ροής εργασίας", στη φόρμα ενεργοποίησης, κάντε όποιες αλλαγές θέλετε να εφαρμόσετε σε αυτήν τη συγκεκριμένη παρουσία της ροής εργασίας.

    Σημείωση: Αλλαγές που έγιναν εδώ, στη φόρμα ενεργοποίησης, είναι χρησιμοποιείται μόνο κατά την τρέχουσα παρουσία της ροής εργασίας. Εάν θέλετε να κάνετε τις αλλαγές που θα εφαρμόσετε κάθε φορά που εκτελείται η ροή εργασίας, ή εάν θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις ροής εργασίας που δεν εμφανίζονται σε αυτήν τη φόρμα, ανατρέξτε στο τμήμα ΑΛΛΑΓΉ αυτού του άρθρου.

Δεύτερη σελίδα της φόρμας συσχετισμού με τις επιλογές

Επεξήγηση Νο 1

Ανάθεση σε

Κάντε αλλαγές στη λίστα των ατόμων στα οποία θέλετε να αναθέτει εργασίες η ροή εργασίας.

  • Εάν οι εργασίες εκχωρούνται μία κάθε φορά   
    καταχωρήστε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις με τη σειρά με την οποία θα πρέπει να ανατεθούν οι εργασίες.

  • Εάν όλες οι εργασίες εκχωρούνται ταυτόχρονα   
    Η σειρά των ονομάτων ή των διευθύνσεων δεν έχει σημασία.

  • Εάν συμπεριλάβετε μια ομάδα ή λίστα διανομής   
    εκχωρούνται μιας ομαδικής εργασίας: κάθε μέλος της ομάδας, θα λάβετε μια ειδοποίηση εργασίας, αλλά μόνο ένα μέλος θα πρέπει να διεκδίκηση και ολοκλήρωση της εργασίας. Για οδηγίες σχετικά με τη διεκδίκηση και ολοκλήρωση μιας ομαδικής εργασίας, ανατρέξτε στο τμήμα ΟΛΟΚΛΉΡΩΣΗΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 2

Σειρά

Βεβαιωθείτε ότι οι προδιαγραφές που αφορούν την ανάθεση των εργασιών σε κάθε τμήμα μία κάθε φορά (σε σειρά) ή όλες ταυτόχρονα (παράλληλα) είναι όπως τις θέλετε.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση σταδίων σε σειρά ή παράλληλα, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 3

Προσθήκη νέου σταδίου

Προσθέστε τα στάδια που θέλετε, πέρα από αυτά για τα οποία έχετε ρυθμίσει αυτήν τη στιγμή τις παραμέτρους.

  • Για να διαγράψετε ένα ολόκληρο στάδιο, κάντε κλικ στο πεδίο Ανάθεση σε για αυτό το στάδιο και, στη συνέχεια, πατήστε CTRL+DELETE.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση πολλών σταδίων, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ αυτού του άρθρου.

Επεξήγηση Νο 4

"ΚΟΙΝ."

Κάντε τυχόν αλλαγές ή προσθήκες που θέλετε. Να θυμάστε ότι:

  • Εισαγωγή ενός ονόματος εδώ 't έχει ως αποτέλεσμα την ανάθεση μιας εργασίας ροής εργασίας.

  • Όταν η ροή εργασίας ξεκινήσει με μη αυτόματο τρόπο, το άτομο που την ξεκινά λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και τερματισμού, χωρίς να χρειάζεται να καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

  • Όταν η ροή εργασίας ξεκινήσει με αυτόματο τρόπο, το άτομο που αρχικά την προσέθεσε λαμβάνει τις ειδοποιήσεις έναρξης και τερματισμού, χωρίς να χρειάζεται να έχει καθοριστεί σε αυτό το πεδίο.

  1. Όταν οι ρυθμίσεις στη φόρμα ενεργοποίησης είναι όπως τις θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή Έναρξη για να ξεκινήσετε τη ροή εργασίας.

Η ροή εργασίας αναθέτει την πρώτη εργασία ή εργασίες και παράλληλα στέλνει ειδοποιήσεις έναρξης σε εσάς και σε οποιονδήποτε περιλαμβάνεται στο πεδίο Κοιν. της φόρμας ενεργοποίησης.

Και στη συνέχεια;

  • Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που έχει εκτελεστεί αυτή η ροή εργασίας, οι άλλοι συμμετέχοντες χρειάζονται πληροφορίες και Βοήθεια για να ολοκληρώσετε τις εργασίες που του έχουν ανατεθεί τους; (Αυτές μπορεί να βρείτε το τμήμα ΟΛΟΚΛΉΡΩΣΗΣ αυτού του άρθρου χρήσιμες.)

  • Επίσης, είναι καλή ιδέα να ελέγξετε αν οι συμμετέχοντες λαμβάνουν τις ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ιδιαίτερα αν οι ειδοποιήσεις αντιμετωπίζονται από τα φίλτρα τους ως ανεπιθύμητη ηλεκτρονική αλληλογραφία.

  • Και φυσικά, ενδέχεται να έχετε μία ή περισσότερες εργασίες ροής εργασίας για να ολοκληρώσετε τον εαυτό σας. Μεταβείτε στο τμήμα ΟΛΟΚΛΉΡΩΣΗΣ για τις πληροφορίες σε αυτό το άρθρο.

  • Στο μεταξύ, για να μάθετε πώς μπορείτε να παρακολουθείτε από την πρόοδο της τρέχουσας παρουσίας της ροής εργασίας, μεταβείτε στο τμήμα ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ αυτού του άρθρου.

Ολοκλήρωση μιας εργασίας της ροής εργασίας "Συλλογή υπογραφών"

Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που σας ανατίθεται μια εργασία σε ροή εργασίας συλλογής υπογραφών, μπορεί να σας φανεί χρήσιμο να διαβάσετε αυτό το τμήμα του άρθρου μέχρι το τέλος πριν ολοκληρώσετε την εργασία σας. Με αυτόν τον τρόπο, θα γνωρίζετε όλες τις επιλογές που θα είναι διαθέσιμες.

Σημείωση: Εάν γνωρίζετε ότι μια εργασία ροής εργασίας έχει ανατεθεί σε εσάς, αλλά το μήνυμα ειδοποίησης δεν έχει εμφανιστεί στα Εισερχόμενα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, βεβαιωθείτε ότι η ειδοποίηση δεν έχει δρομολογηθεί σε λάθος σημείο από το φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Εάν έχει συμβεί αυτό, προσαρμόστε κατάλληλα τις ρυθμίσεις του φίλτρου σας.

Πρώτα, βεβαιωθείτε ότι έχετε το σωστό άρθρο

Οι διαφορετικοί τύποι ροής εργασίας απαιτούν διαφορετικές ενέργειες εργασίας.

Πριν λοιπόν ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι η εργασία που σας έχει ανατεθεί είναι στην πραγματικότητα μια εργασία ροής εργασίας συλλογής υπογραφών και όχι μια εργασία κάποιου άλλου τύπου ροής εργασίας.

Αναζητήστε το κείμενο αυτό το έγγραφο χρειάζεται την υπογραφή σας σε οποιαδήποτε από τις ακόλουθες θέσεις:

  • Στη γραμμή θέματος της ειδοποίησης εργασίας
    Εντοπισμός κειμένου στην ειδοποίηση εργασίας

  • Στη γραμμή μηνύματος στο έγγραφο προς αναθεώρηση
    Εντοπισμός κειμένου στο στοιχείο προς αναθεώρηση

  • Στον τίτλο εργασίας στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας"
    Εντοπισμός κειμένου στον τίτλο εργασίας στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας"

Εάν δεν βλέπετε το κείμενο αυτό το έγγραφο χρειάζεται την υπογραφή σας σε αυτές τις θέσεις, επικοινωνήστε με το άτομο που ξεκίνησε ή αρχικά προσέθεσε τη ροή εργασίας για να βρείτε το πρότυπο ροής εργασίας που βασίζεται σε — ή εάν είναι μια προσαρμοσμένη ροή εργασίας.

Εάν η εργασία σας είναι μια εργασία συλλογής υπογραφών, ωστόσο, συνεχίστε να διαβάζετε!

Όταν σας έχει ανατεθεί μια εργασία σε μια ροή εργασίας, συνήθως μπορείτε να μάθετε για την εργασία με έναν από τους τρεις παρακάτω τρόπους:

  • Λαμβάνετε μια ειδοποίηση εργασίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Ανοίγετε ένα έγγραφο του Microsoft Office και βλέπετε μια γραμμή μηνύματος που σας πληροφορεί ότι σας έχει ανατεθεί μια σχετική εργασία.

  • Μεταβαίνετε στην τοποθεσία του SharePoint και ανακαλύπτετε ότι μία ή περισσότερες εργασίες έχουν ανατεθεί σε εσάς τη συγκεκριμένη στιγμή.

Όταν ανακαλύψετε ότι σας έχει ανατεθεί μια ροή εργασίας συλλογής υπογραφών, συνήθως κάνετε δύο πράγματα:

  • Αναθεώρηση του εγγράφου    Ανοίγετε και αναθεωρείτε το έγγραφο και, στη συνέχεια, το υπογράφετε (ή δεν το υπογράφετε).

  • Ολοκλήρωση της εργασίας    Συμπληρώνετε και υποβάλλετε τη φόρμα εργασίας.

Συχνά, ωστόσο, τα ακόλουθα τρία στοιχεία συμπεριλαμβάνονται στην ολοκλήρωση της εργασίας σας:

  • Το μήνυμα ειδοποίησης (που λαμβάνετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου)

  • Το έγγραφο που υποβάλλεται για την υπογραφή σας (το οποίο ανοίγετε και, στη συνέχεια, το υπογράφετε ή όχι)

  • Η φόρμα εργασίας (την οποία ανοίγετε, ολοκληρώνετε και υποβάλλετε)

Δείτε πώς φαίνονται αυτά τα τρία στοιχεία.

Σημείωση:  Το κουμπί Άνοιγμα αυτής της εργασίας στην Κορδέλα στο μήνυμα ειδοποίησης εμφανίζεται μόνο όταν το μήνυμα έχει ανοίξει στην πλήρη, εγκατεστημένη έκδοση του Outlook και όχι όταν έχει ανοίξει στην εφαρμογή web Outlook Web Access.

Μήνυμα ειδοποίησης εργασίας, στοιχείο προς αναθεώρηση και φόρμα εργασίας

Σημείωση: Το κουμπί Άνοιγμα αυτής της εργασίας στην Κορδέλα, στο μήνυμα ειδοποίησης εργασίας, εμφανίζεται μόνο όταν το μήνυμα έχει ανοίξει στην πλήρη, εγκατεστημένη έκδοση του Outlook και όχι όταν έχει ανοίξει στην εφαρμογή Web Outlook Web Access.

(Σημειώστε ότι, εάν η εργασία δεν είναι αντιστοιχισμένος σε εσάς προσωπικά, αλλά σε μια ολόκληρη ομάδα ή λίστα διανομής από τις οποίες είστε μέλος, στη συνέχεια, θα πρέπει να διεκδικήσετε στην εργασία πριν από την ολοκλήρωση του. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας πριν την ολοκλήρωσή της σε αυτό το τμήμα.)

Ακολουθήστε τα εξής βήματα:

  1. Στο μήνυμα ειδοποίησης εργασίας, στις οδηγίες Για να ολοκληρώσετε αυτήν την εργασία, κάντε κλικ στη σύνδεση για το έγγραφο.

  2. Στο έγγραφο που άνοιξε, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα αυτής της εργασίας στη γραμμή μηνύματος.

Πρόσβαση στο στοιχείο και τη φόρμα εργασίας από το μήνυμα ειδοποίησης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Σημείωση: Το κουμπί Άνοιγμα αυτής της εργασίας στην Κορδέλα στο μήνυμα ειδοποίησης εργασίας (φαίνεται στην εικόνα στο επάνω μέρος του μαύρου βέλους) εμφανίζεται μόνο όταν το μήνυμα έχει ανοίξει στην πλήρη, εγκατεστημένη έκδοση του Outlook και όχι όταν έχει ανοίξει στην εφαρμογή Web Outlook Web Access.

(Σημειώστε ότι, εάν η εργασία δεν είναι αντιστοιχισμένος σε εσάς προσωπικά, αλλά σε μια ολόκληρη ομάδα ή λίστα διανομής από τις οποίες είστε μέλος, στη συνέχεια, θα πρέπει να διεκδικήσετε στην εργασία πριν από την ολοκλήρωση του. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας πριν την ολοκλήρωσή της σε αυτό το τμήμα.)

Ακολουθήστε τα εξής βήματα:

  1. Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το έγγραφο προς αναθεώρηση, κάντε κλικ στη σύνδεση Σε εξέλιξη που σχετίζεται με το έγγραφο και τη ροή εργασίας.

  2. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", κάντε κλικ στον τίτλο της εργασίας σας.

  3. Στη φόρμα εργασίας, στη γραμμή μηνύματος Αυτή η εργασία ροής εργασίας αφορά το έγγραφο, κάντε κλικ στη σύνδεση για το έγγραφο.

Πρόσβαση στο στοιχείο και τη φόρμα εργασίας από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη

Λάβετε υπόψη ότι, εάν η εργασία δεν είναι αντιστοιχισμένος σε εσάς προσωπικά, αλλά σε μια ολόκληρη ομάδα ή λίστα διανομής από τις οποίες είστε μέλος, στη συνέχεια, θα πρέπει να διεκδικήσετε στην εργασία πριν από την ολοκλήρωση του. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα διεκδίκηση μιας ομαδικής εργασίας πριν την ολοκλήρωσή της σε αυτό το τμήμα.

Επίσης να θυμάστε ότι αν η γραμμή υπογραφής έχει οριστεί για ένα συγκεκριμένο χρήστη και την υπογράψετε ενώ έχετε συνδεθεί ως διαφορετικός χρήστης, η ασυμφωνία ίσως να είναι ορατή στη γραμμή υπογραφής. Σε αυτό το παράδειγμα, η γραμμή υπογραφής ορίστηκε για τον Αλέξανδρο Κινήνη, αλλά η υπογραφή προστέθηκε από κάποιον που συνδέθηκε ως Άννα Γεωργίου.

Γραμμή υπογραφής που εμφανίζει διαφορετικό υπογράφοντα

Στο παρακάτω παράδειγμα, το έγγραφο δημιουργήθηκε σε Word.

Στοιχείο προς αναθεώρηση με τρεις γραμμές μηνύματος

Παρατηρήστε τις τρεις κίτρινες γραμμές μηνύματος στο επάνω μέρος του εγγράφου:

Σήμανση ως ολοκληρωμένου    Αυτή η γραμμή μηνυμάτων σας ενημερώνει για αυτό το άτομο τουλάχιστον μία προστεθεί ήδη την υπογραφή σε μια γραμμή υπογραφής.

Σημαντικό:  Από αυτό το σημείο και μετά, οποιαδήποτε αλλαγή στο έγγραφο, εκτός από την προσθήκη υπογραφών σε ήδη υπάρχουσες γραμμές υπογραφής, έχει ως αποτέλεσμα την κατάργηση ή ακύρωση όλων των υπογραφών που έχουν ήδη προστεθεί. (Δηλαδή, η εισαγωγή ή η υπογραφή γραμμών υπογραφής δεν επιτρέπεται σε αυτό το σημείο, επιτρέπεται μόνο η προσθήκη των υπογραφών.)

Υπογραφές    Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Προβολή υπογραφών για να ανοίξετε το τμήμα παραθύρου Υπογραφές. Στην περιοχή Υπογραφές που ζητήθηκαν, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο όνομά σας και, στη συνέχεια, στο αναπτυσσόμενο μενού, κάντε κλικ στην επιλογή Υπογραφή.

Σημειώσεις: 

  • Εάν το όνομά σας εμφανίζεται περισσότερες από μία φορές στη λίστα Υπογραφές που ζητήθηκαν, τότε υπάρχουν περισσότερες από μία γραμμές υπογραφής για να προσθέσετε την υπογραφή σας. Ακολουθήστε την ίδια διαδικασία για να προσθέσετε κάθε υπογραφή.

  • Εάν δεν βλέπετε το όνομά σας στη λίστα Υπογραφές που ζητήθηκαν, επικοινωνήστε με το άτομο που ξεκίνησε τη ροή εργασίας — ή αν ξεκίνησε αυτόματα, επικοινωνήστε με το άτομο που αρχικά την προσέθεσε.

  • Οι φόρμες InfoPath δεν διαθέτουν το τμήμα παραθύρου Υπογραφές ή τη λίστα Υπογραφές που ζητήθηκαν. Βεβαιωθείτε ότι έχετε υπογράψει όλες τις γραμμές υπογραφής πριν αποθηκεύσετε το έγγραφο και ολοκληρώσετε την εργασία σας.

Στοιχείο με ανοικτό το τμήμα παραθύρου "Υπογραφές"

Εάν βλέπετε κάποιο μήνυμα σχετικά με τις υπηρεσίες παροχής ψηφιακής υπογραφής τρίτων, κάντε κλικ στο κουμπί OK για να συνεχίσετε. (Για να μην εμφανιστεί ξανά το μήνυμα στο μέλλον, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου.)

Ανοίγει το παράθυρο Υπογραφή.

Πλαίσιο διαλόγου "Υπογραφή"

Για να υπογράψετε το έγγραφο, απλώς πληκτρολογήστε το όνομά σας στο πλαίσιο δίπλα στο μεγάλο X, κάντε κλικ στην επιλογή Υπογραφή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK στο πλαίσιο διαλόγου Επιβεβαίωση υπογραφής.

Να θυμάστε: Εάν το όνομά σας εμφανίζεται περισσότερες από μία φορές στη λίστα Υπογραφές που ζητήθηκαν, τότε υπάρχουν περισσότερες από μία γραμμές υπογραφής για να προσθέσετε την υπογραφή σας. Ακολουθήστε την ίδια διαδικασία για να προσθέσετε κάθε υπογραφή.

Εργασία ροής εργασίας    Όταν είστε έτοιμοι να συμπληρώνετε και υποβάλλετε τη φόρμα εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα αυτής της εργασίας στη γραμμή μηνύματος Εργασία ροής εργασίας.

Η φόρμα για την εργασία ροής εργασίας συλλογής υπογραφών μοιάζει κάπως έτσι.

Φόρμα εργασίας με τις επιλογές

Σημείωση που ελέγχει τις δύο πρώτες (Διαγραφή στοιχείου και Αυτή η εργασία ροής εργασίας αφορά το έγγραφο τίτλος) δεν εμφανίζονται στη φόρμα εργασίας κατά το άνοιγμα από μέσα στο έγγραφο προς υπογραφή. Να εμφανίζονται μόνο όταν ανοίγει τη φόρμα εργασίας απευθείας από το μήνυμα ειδοποίησης εργασίας ή τη λίστα εργασιών στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας".

Επεξήγηση Νο 1

Διαγραφή στοιχείου

Για να διαγράψετε αυτήν την εργασία από την τρέχουσα παρουσία της ροής εργασίας, κάντε κλικ σε αυτήν τη σύνδεση.

  • Η διαγραφή της εργασίας δεν διαγράφει το έγγραφο προς υπογραφή.

  • Μια εργασία που έχει διαγραφεί δεν εμφανίζεται πλέον στην περιοχή Εργασίες της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας". (Ωστόσο, η διαγραφή καταγράφεται στην περιοχή Ιστορικό της σελίδας.)

Σημείωση:  Εάν δεν εκκινήσατε αυτήν την παρουσία της ροής εργασίας, μπορεί να θέλετε να επικοινωνήσετε με το άτομο που την εκκίνησε — ή, εάν εκκινήθηκε αυτόματα, με το άτομο που την πρόσθεσε αρχικά — προτού διαγράψετε την εργασία.

Επεξήγηση Νο 2

Αυτή η εργασία ροής εργασίας αφορά το έγγραφο τίτλος

Για να ανοίξετε το έγγραφο προς υπογραφή, κάντε κλικ στη σύνδεση εδώ.

Επεξήγηση Νο 3

Κατάσταση, απαιτείται από, ενοποιημένα σχόλια, προθεσμία ημερομηνίας

Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να αλλάξετε τις καταχωρήσεις σε αυτά τα τέσσερα πεδία, αλλά ίσως σας φανούν χρήσιμες οι πληροφορίες που περιέχουν.

Παρατηρήστε ότι το πλαίσιο Ενοποιημένα σχόλια περιέχει όλα τα σχόλια που υποβάλλονται στη φόρμα από τους συμμετέχοντες οι οποίοι έχουν ήδη ολοκληρώσει τις εργασίες τους σε αυτήν την ίδια παρουσία της ροής εργασίας.

Με τον ίδιο τρόπο, μόλις υποβάλετε τη δική σας φόρμα, το κείμενο που έχετε συμπεριλάβει στο πλαίσιο Σχόλια (4) θα εμφανίζονται επίσης στο πλαίσιο Ενοποιημένα Σχόλια για τους υπόλοιπους συμμετέχοντες.

Επεξήγηση Νο 4

Σχόλια

Όποιο κείμενο καταχωρείτε εδώ θα καταγραφεί στο "Ιστορικό ροής εργασίας" και θα εμφανίζεται επίσης στο πεδίο Ενοποιημένα σχόλια (3) για τους υπόλοιπους συμμετέχοντες.

Επεξήγηση Νο 5

Σύμβολο

Όταν έχετε υπογράψει το έγγραφο και πληκτρολογήσει τα σχόλια που θέλετε να συνεισφέρετε στο πεδίο Σχόλια, κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να υποβάλλετε τη φόρμα και να ολοκληρώσετε την εργασία σας.

Επεξήγηση Νο 6

Άκυρο

Για να κλείσετε αυτήν την εργασία χωρίς να αποθηκεύσετε αλλαγές ή απαντήσεις, κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί. Η εργασία θα παραμείνει ανολοκλήρωτη και ανατεθειμένη σε εσάς.

Επεξήγηση Νο 7

Εκ νέου ανάθεση εργασίας

Για να αναθέσετε εκ νέου την εργασία αυτή σε κάποιον άλλο, κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί.

Για μια απεικόνιση της σελίδας όπου θα καταχωρήσετε τις λεπτομέρειες της νέας ανάθεσης και για περαιτέρω οδηγίες, μεταβείτε στην ενότητα 7 αυτού του τμήματος, εκ νέου ανάθεση της εργασίας σας σε κάποιον άλλο.

Σημείωση: Αυτή η επιλογή μπορεί να είναι απενεργοποιημένη για ορισμένες εργασίες ροής εργασίας.

Εάν μόνο μία εργασία έχει ανατεθεί σε ολόκληρη την ομάδα στην οποία ανήκετε, τότε οποιοδήποτε μέλος της ομάδας μπορεί να διεκδικήσει και να ολοκληρώσει αυτήν τη μοναδική εργασία εκ μέρους ολόκληρης της ομάδας.

Διεκδικήστε την εργασία πριν ανοίξετε και υπογράψετε το έγγραφο. Μόλις διεκδικήσετε την εργασία, ανατίθεται σε εσάς και κανένα άλλο μέλος της ομάδας δεν μπορεί να την ολοκληρώσει. (Με αυτόν τον τρόπο, μόνο ένα άτομο κάνει την απαραίτητη εργασία.)

  1. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", τοποθετήστε το δείκτη στο όνομα της εργασίας που έχει ανατεθεί στην ομάδα σας μέχρι να εμφανιστεί ένα βέλος.

  2. Κάντε κλικ στο βέλος, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία στοιχείου και, στη συνέχεια, στη φόρμα εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί Διεκδίκηση εργασίας.
    Πώς να διεκδικήσετε μια ροή εργασίας

Όταν ανανεωθεί η σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", μπορείτε να δείτε ότι η εργασία δεν είναι πλέον ανατεθειμένη στην ομάδα, αλλά τώρα συγκεκριμένα σε εσάς.

Αργότερα, αν θέλετε να αποδεσμεύσετε την εργασία πάλι για την ομάδα χωρίς να την ολοκληρώσετε, χρησιμοποιήστε τα ίδια βήματα για να επιστρέψετε στη φόρμα εργασίας, αλλά τώρα κάντε κλικ στο κουμπί Αποδέσμευση εργασίας.

Κουμπί "Αποδέσμευση εργασίας" στη φόρμα εργασίας

Εάν θέλετε κάποιος άλλος να ολοκληρώσει μια εργασία ροής εργασίας που σας έχει ανατεθεί, κάντε κλικ στο κουμπί Εκ νέου ανάθεση εργασίας στη φόρμα εργασίας της ροής εργασίας.

Εμφανίζεται αυτή η φόρμα.

Φόρμα νέας ανάθεσης εργασιών

Επεξήγηση Νο 1

Εκ νέου ανάθεση εργασίας σε

Καταχωρήστε το όνομα ή τη διεύθυνση του ατόμου στο οποίο θέλετε να αναθέσετε αυτήν την εργασία.

Για να αναθέσετε αυτήν την εργασία στο άτομο που ξεκίνησε τη ροή εργασίας — ή, εάν η ροή εργασίας ξεκινήσει αυτόματα, στο άτομο που αρχικά προσέθεσε αυτήν τη ροή εργασίας — αφήστε αυτό το πεδίο κενό.

Επεξήγηση Νο 2

Νέα αίτηση

Παρέχετε τις πληροφορίες που θα χρειαστεί το άτομο στο οποίο αναθέτετε την εργασία για να ολοκληρώσει την εργασία. (Όποιο κείμενο καταχωρείτε εδώ θα προστεθεί στην περιοχή Ενοποιημένα σχόλια.)

Επεξήγηση Νο 3

Νέα διάρκεια

Κάντε μία από τις παρακάτω τρεις ενέργειες:

  • Για να διατηρήσετε την υπάρχουσα προθεσμία    Αφήστε κενό αυτό το πεδίο.

  • Για να καταργήσετε την προθεσμία εντελώς    Πληκτρολογήστε το αριθμό 0.

  • Για να καθορίσετε μια νέα ημερομηνία    Πληκτρολογήστε έναν αριθμό εδώ και, στη συνέχεια, καθορίστε τις μονάδες διάρκειας στο παρακάτω πεδίο. Τις δύο εγγραφές που έχουν ληφθεί μαζί, προσδιορίστε της περιόδου πριν την εργασία αλλαγής ημερομηνία.

Σημειώστε ότι από προεπιλογή, στις εργασίες συλλογής υπογραφών δεν ανατίθενται προθεσμίες ή διάρκειες εργασιών.

Επεξήγηση Νο 4

Νέες μονάδες διάρκειας

Εάν έχετε καθορίσει μια νέα διάρκεια εργασίας, χρησιμοποιήστε αυτό το πεδίο σε συνδυασμό με το πεδίο Νέα διάρκεια για τον προσδιορισμό της περιόδου πριν την ημερομηνία της εργασίας. (Για παράδειγμα: 3 ημερών ή 1 μήνας ή 2 εβδομάδες.)

Όταν ολοκληρωθεί η φόρμα, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή. Η εργασία έχει επισημανθεί ολοκληρώθηκε, εκχωρείται μια νέα εργασία στο άτομο που είναι τώρα υπεύθυνος για την εργασία και αποστέλλεται μια ειδοποίηση εργασίας.

Οποιαδήποτε νέα πληροφορία παρέχετε συμπεριλαμβάνεται στο κείμενο Ανατέθηκε από το χρήστη με την ειδοποίηση νέας εργασίας (Νο 1 στην παρακάτω εικόνα).

Ειδοποίηση εργασίας για νέα ανάθεση εργασίας

Στο μεταξύ, όλες αυτές οι αλλαγές παρακολουθούνται και είναι ορατές στις ενότητες Εργασίες και Ιστορικό της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας", όπως φαίνεται εδώ.

Οι περιοχές "Εργασίες" και "Ιστορικό" στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" για νέα ανάθεση εργασίας

Παρακολούθηση, προσαρμογή ή τερματισμός μιας ροής εργασίας συλλογής υπογραφών που εκτελείται

Η κεντρική θέση από την οποία μπορείτε να παρακολουθήσετε, να προσαρμόσετε ή να τερματίσετε μια ροή εργασίας που εκτελείται είναι η σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" για αυτήν την παρουσία της ροής εργασίας.

Πρώτα θα σας δείξουμε πώς να μεταβείτε σε αυτήν τη σελίδα, στη συνέχεια θα σας δείξουμε πώς να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές και τις πληροφορίες που θα βρείτε εκεί. Τέλος, θα σας δείξουμε δύο άλλες σελίδες όπου μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες παρακολούθησης.

Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου βρίσκεται το στοιχείο, κάντε κλικ στη σύνδεση Σε εξέλιξη για το στοιχείο και τη ροή εργασίας που θέλετε.

Σε αυτό το παράδειγμα, το στοιχείο είναι το έγγραφο με το όνομα "Keynote Draft" και η ροή εργασίας είναι η εργασία "Approval 3".

Κλικ στη σύνδεση της κατάστασης ροής εργασίας

Ανοίγει η σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας".

  • Εάν η λίστα ή η βιβλιοθήκη σας περιέχει ένα μεγάλο αριθμό στοιχείων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ταξινόμηση ή/και το φιλτράρισμα για να βρείτε το στοιχείο που θέλετε πιο γρήγορα. Εάν αντιληφθείτε ότι χρησιμοποιείτε επανειλημμένα την ταξινόμηση ή/και το φιλτράρισμα με τον ίδιο τρόπο, μπορεί να σας φανεί χρήσιμο να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη προβολή που αυτοματοποιεί αυτήν τη συγκεκριμένη επιλογή.

  • Για να μεταβείτε στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ είτε στη σύνδεση Προβολή της κατάστασης αυτής της ροής εργασίας σε μια ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την ένδειξη "έχει ξεκινήσει" είτε στη σύνδεση Προβολή ιστορικού ροής εργασίας σε μια ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την ένδειξη "έχει ολοκληρωθεί" για τη συγκεκριμένη παρουσία που σας ενδιαφέρει.

Εδώ, στην εικόνα κάθε ενότητας της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας", θα βρείτε τις ερωτήσεις παρακολούθησης στις οποίες απαντά η ενότητα.

Ενότητα πληροφοριών ροής εργασίας

Ενότητα πληροφοριών ροής εργασίας της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας"

Ερωτήσεις που απαντώνται:

  • Ποιος ξεκίνησε αυτήν την παρουσία της ροής εργασίας;

  • Πότε ξεκίνησε αυτή η παρουσία;

  • Πότε πραγματοποιήθηκε η τελευταία ενέργεια σε αυτήν την παρουσία;

  • Σε ποιο στοιχείο εκτελείται αυτή η παρουσία;

  • Ποια είναι η τρέχουσα κατάσταση αυτής της παρουσίας;

Ενότητα "Εργασίες"

Η περιοχή "Εργασίες" στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας"

Ερωτήσεις που απαντώνται:

  • Ποιες εργασίες έχουν ήδη δημιουργηθεί και ανατεθεί και ποια είναι η τρέχουσα κατάστασή τους;

  • Ποιες εργασίες έχουν ήδη ολοκληρωθεί και ποιο ήταν το αποτέλεσμα καθεμιάς από αυτές τις εργασίες;

  • Ποια είναι η προθεσμία κάθε εργασίας που έχει ήδη δημιουργηθεί και ανατεθεί; (Σημειώστε ότι από προεπιλογή, στις εργασίες συλλογής υπογραφών δεν ανατίθενται προθεσμίες ή διάρκειες εργασιών.)

Οι εργασίες που έχουν διαγραφεί και οι εργασίες που δεν έχουν ακόμα ανατεθεί δεν εμφανίζονται σε αυτήν την ενότητα.

Ενότητα "Ιστορικό ροής εργασίας"

Ενότητα "Ιστορικό ροής εργασίας" της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας"

Ερωτήσεις που απαντώνται:

  • Ποια συμβάντα έχουν ήδη παρουσιαστεί σε αυτήν την παρουσία της ροής εργασίας;

  • Σημειώστε ότι οι εκπρόθεσμες εργασίες και οι ειδοποιήσεις εκπρόθεσμων εργασιών δεν εμφανίζονται σε αυτήν την περιοχή.

Υπάρχουν δύο τρόποι για να σταματήσετε την παρουσία μιας ροής εργασίας που εκτελείται, πριν τη φυσιολογική της ολοκλήρωση:

  • Ακύρωση της ροής εργασίας    Όλες οι εργασίες ακυρώνονται, αλλά παραμένουν στην περιοχή Εργασίες της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας".

  • Τερματισμός αυτής της ροής εργασίας    Όλες οι εργασίες ακυρώνονται και διαγράφονται από την περιοχή Εργασίες της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας". (Ωστόσο, συνεχίζουν να αντανακλώνται στην περιοχή "Ιστορικό ροής εργασίας".)

Ακολουθούν οδηγίες και για τις δύο μεθόδους.

Ακύρωση (όλες οι εργασίες ακυρώνονται αλλά διατηρούνται τόσο στη Λίστα εργασιών όσο και στο Ιστορικό)

Εάν η τρέχουσα παρουσία μιας ροής εργασίας δεν είναι πλέον απαραίτητη, μπορείτε να την ακυρώσετε.

Από προεπιλογή, αυτή η διαδικασία μπορεί να πραγματοποιηθεί από το άτομο που ξεκίνησε αυτήν την παρουσία της ροής εργασίας ή από οποιονδήποτε έχει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών". (Και πάλι, η ομάδα "Κάτοχοι" έχει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή ενώ οι ομάδες "Μέλη" και "Επισκέπτες" δεν το έχουν.)

  • Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην περιοχή κάτω από την "Απεικόνιση ροής εργασίας", κάντε κλικ στη σύνδεση Ακύρωση όλων των εργασιών συλλογής υπογραφών.

Όλες τις τρέχουσες εργασίες ακυρώνονται και η ροή εργασίας τελειώνει με κατάσταση ακυρώθηκε. Οι εργασίες ακυρώνεται εξακολουθεί να παρατίθενται τόσο στην περιοχή " εργασίες " και στην περιοχή Ιστορικό ροής εργασίας.

Τερματισμός (όλες οι εργασίες διαγράφονται από τη λίστα "Εργασίες", αλλά διατηρούνται στο Ιστορικό)

Εάν προκύψει σφάλμα ή εάν η ροή εργασίας σταματήσει και δεν ανταποκρίνεται, μπορείτε να την τερματίσετε.

Από προεπιλογή, αυτή η διαδικασία μπορεί να πραγματοποιηθεί μόνο από κάποιον που έχει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών". (Και πάλι, η ομάδα "Κάτοχοι" έχει το δικαίωμα "Διαχείριση λιστών" από προεπιλογή ενώ οι ομάδες "Μέλη" και "Επισκέπτες" δεν το έχουν.)

  • Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην περιοχή κάτω από την "Απεικόνιση ροής εργασίας", κάντε κλικ στη σύνδεση Τερματισμός αυτής της ροής εργασίας.

Όλες οι εργασίες που δημιουργήθηκε από τη ροή εργασίας ακυρώνονται και διαγράφονται από την περιοχή εργασιών στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", αν και αυτά εξακολουθείτε να είστε αντανακλώνται στην περιοχή Ιστορικό ροής εργασίας. Η ροή εργασίας τελειώνει με κατάσταση ακυρώθηκε.

Στη σελίδα "Ροές εργασίας" για οποιοδήποτε στοιχείο, θα βρείτε μια λίστα με τις ροές εργασίας που εκτελούνται τη συγκεκριμένη στιγμή σε αυτό το στοιχείο.

  1. Μεταβείτε στη λίστα ή στη βιβλιοθήκη στην οποία είναι αποθηκευμένο το στοιχείο.

  2. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο όνομα του στοιχείου, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας στο αναπτυσσόμενο μενού.

  3. Στις Ροές εργασίας: στη σελίδα Όνομα στοιχείου, στην περιοχή Ροές εργασίας που εκτελούνται, θα βρείτε μια λίστα παρουσιών που εκτελούνται τη συγκεκριμένη στιγμή στο στοιχείο.

Σημείωση:  Να θυμάστε ότι δεν είναι δυνατή η εκτέλεση πολλών παρουσιών μίας μεμονωμένης έκδοσης ροής εργασίας στο ίδιο στοιχείο ταυτόχρονα. Για παράδειγμα: Δύο ροές εργασίας, που και οι δύο βασίζονται στο πρότυπο "Συλλογή υπογραφών", έχουν προστεθεί. Η μία ονομάζεται "Σχόλια προγράμματος" και η άλλη "Σχόλια προϋπολογισμού". Σε οποιοδήποτε στοιχείο, οποιαδήποτε στιγμή, μπορεί να εκτελεστεί μία παρουσία για καθεμία από τις ροές εργασίας "Σχόλια προγράμματος" και "Σχόλια προϋπολογισμού", αλλά δεν μπορούν να εκτελεστούν δύο παρουσίες από την κάθε ροή εργασίας.

Οι διαχειριστές της συλλογής τοποθεσιών μπορούν να δουν με μια ματιά:

  • Πόσες ροές εργασίας που βασίζονται σε κάθε πρότυπο ροής εργασίας, υπάρχουν τη συγκεκριμένη στιγμή στη συλλογή τοποθεσιών.

  • Εάν κάθε πρότυπο εργασίας είναι τη συγκεκριμένη στιγμή ενεργό ή ανενεργό στη συλλογή τοποθεσιών.

  • Πόσες παρουσίες των εκδόσεων ροής εργασίας που βασίζονται σε κάθε πρότυπο ροής εργασίας εκτελούνται τη συγκεκριμένη στιγμή στη συλλογή τοποθεσιών.

Δείτε με ποιον τρόπο:

  1. Ανοίξτε την αρχική σελίδα για τη συλλογή τοποθεσιών (όχι την αρχική σελίδα για μια τοποθεσία ή δευτερεύουσα τοποθεσία εντός της συλλογής).

  2. Επιλέξτε το εικονίδιο Ρυθμίσεις κουμπί "Ρυθμίσεις" της δημόσιας τοποθεσίας Web του SharePoint Online και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.
    Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στην περιοχή Διαχείριση τοποθεσίας, κάντε κλικ στην επιλογή ροές εργασίας.
    Σύνδεση "Ροές εργασίας" κάτω από την επικεφαλίδα "Διαχείριση τοποθεσίας"

Η σελίδα "Ροές εργασίας" ανοίγει, εμφανίζοντας τις πληροφορίες.

Και στη συνέχεια;

Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που έχει εκτελεστεί αυτή την έκδοση της ροής εργασίας, που μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις οδηγίες που εμφανίζονται στο τμήμα ΑΝΑΘΕΏΡΗΣΗ του σε αυτό το άρθρο για να προβάλετε τα συμβάντα στην παρουσία και Ανακαλύψτε αν οι συναρτήσεις ροής εργασίας που θέλετε να.

Αναθεώρηση των αποτελεσμάτων ροής εργασίας συλλογής υπογραφών και δημιουργία αναφορών

Μόλις ολοκληρωθεί η παρουσία της ροής εργασίας, μπορείτε να αναθεωρήσετε τα συμβάντα που έχουν καταγραφεί στο ιστορικό της. (Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο μητρώο για οποιαδήποτε παρουσία για έως και 60 ημέρες μετά την ολοκλήρωσή της.)

Σημαντικό:  Σημειώστε ότι το ιστορικό της ροής εργασίας παρέχεται μόνο για σκοπούς ανεπίσημης αναφοράς. Δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί για επίσημους ελέγχους ή για οποιονδήποτε άλλο νομικό ή αποδεικτικό λόγο.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε αναφορές για τη συνολική απόδοση της ροής εργασίας όλων των παρουσιών.

Για όσο διάστημα ένα στοιχείο παραμένει στην ίδια λίστα ή βιβλιοθήκη και μέχρι η ίδια ροή εργασίας να εκτελεστεί ξανά στο ίδιο στοιχείο, μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο ιστορικό της πιο πρόσφατης παρουσίας από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

Για να δείτε τη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας" για την πιο πρόσφατη παρουσία μιας εκτέλεσης ροής εργασίας σε οποιοδήποτε στοιχείο:

  • Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου βρίσκεται το στοιχείο, κάντε κλικ στη σύνδεση κατάστασης για το στοιχείο και τη ροή εργασίας που θέλετε.

Σε αυτό το παράδειγμα, το στοιχείο είναι το έγγραφο με τίτλο Keynote draft και η ροή εργασίας είναι Νέο έγγραφο έγκρισης.

Κλικ στη σύνδεση κατάστασης ροής εργασίας

Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", η ενότητα Ιστορικό ροής εργασίας βρίσκεται κοντά στο κάτω μέρος.

Ενότητα "Ιστορικό ροής εργασίας" της σελίδας "Κατάσταση ροής εργασίας"

Τι γίνεται αν θέλετε να αναθεωρήσετε το ιστορικό μιας παρουσίας αφού έχετε εκτελέσει την ίδια ροή εργασίας ξανά στο ίδιο στοιχείο;

Στην πραγματικότητα, μπορείτε να το κάνετε για έως και 60 ημέρες, από όποιο από τα δύο σημεία εισόδου: τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη, ή την ειδοποίηση ολοκλήρωσης της ροής εργασίας. (Εξήντα ημέρες είναι το χρονικό διάστημα για το οποίο τα προϊόντα του SharePoint διατηρούν το ιστορικό εργασιών για τις ροές εργασίας.)

Από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη

  1. Μεταβείτε στη λίστα ή στη βιβλιοθήκη στην οποία είναι αποθηκευμένο το στοιχείο.

  2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο μπροστά από το όνομα του στοιχείου για να επιλέξετε το στοιχείο και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Αρχεία της Κορδέλας, στην ομάδα Ροές εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας.

  3. Στις ροές εργασίας: σελίδα όνομα στοιχείου , στην περιοχή Ροές εργασιών που ολοκληρώθηκε, επιλέξτε το όνομα ή την κατάσταση της παρουσίας της ροής εργασίας που θέλετε να αναθεωρήσετε.
    Λίστα ολοκληρωμένων ροών εργασίας στη σελίδα "Ροές εργασίας" για το στοιχείο
    ανοίγει η σελίδα η κατάσταση ροής εργασίας για αυτήν την παρουσία.

Από την ειδοποίηση ολοκλήρωσης της ροής εργασίας

  • Ανοίξτε την ειδοποίηση ολοκλήρωσης της ροής εργασίας για την παρουσία που θέλετε να αναθεωρήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στη σύνδεση Προβολή ιστορικού ροής εργασίας.

Ειδοποίηση ολοκληρωμένης ροής εργασίας με επισημασμένη τη σύνδεση ιστορικού
ανοίγει η σελίδα η κατάσταση ροής εργασίας για αυτήν την παρουσία.

Για να διατηρήσετε όλες τις ειδοποιήσεις της ολοκλήρωσης, ενδέχεται να θέλετε να δημιουργήσετε ένας κανόνας του Outlook. Ρυθμίστε τον κανόνα αντίγραφο όλων των εισερχόμενων μηνυμάτων που έχουν το κείμενο έχει ολοκληρωθεί στο στη γραμμή θέματος σε μόνος του, ξεχωριστό φάκελο. (Βεβαιωθείτε ότι σας κανόνα Outlook αντίγραφα τις εισερχόμενες μηνύματα και δεν απλώς Μετακίνηση τους ή τους δεν θα επίσης εμφανίζονται στο φάκελο "Εισερχόμενα".)

Για να μάθετε πώς αποδίδει γενικά μία από τις εκδόσεις της ροής εργασίας σας — κατά τη διάρκεια του χρόνου και σε πολλές παρουσίες — μπορείτε να δημιουργήσετε είτε μία είτε και τις δύο προκαθορισμένες αναφορές:

  • Αναφορά διάρκειας δραστηριότητας    Χρησιμοποιήστε αυτήν την αναφορά, για να δείτε πόσος χρόνος χρειάζεται, κατά μέσο όρο, για να ολοκληρωθεί κάθε δραστηριότητα εντός μιας ροής εργασίας, καθώς και πόσος χρόνος χρειάζεται για να ολοκληρωθεί κάθε πλήρης εκτέλεση ή παρουσία αυτής της ροής εργασίας.

  • Αναφορά ακύρωσης και σφαλμάτων    Χρησιμοποιήστε αυτήν την αναφορά, για να δείτε αν η ροή εργασίας ακυρώνεται ή αντιμετωπίζει προβλήματα συχνά πριν από την ολοκλήρωση.

Δημιουργία των διαθέσιμων αναφορών για μια ροή εργασίας

  1. Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη, στη στήλη κατάσταση για αυτήν τη ροή εργασίας, κάντε κλικ σε οποιαδήποτε σύνδεση πληροφοριών κατάστασης.
    Κλικ στην κατάσταση ροής εργασίας

  2. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην περιοχή Ιστορικό ροής εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή αναφορών ροής εργασίας.
    Κλικ στη σύνδεση "Προβολή αναφορών ροής εργασίας" στην ενότητα "Ιστορικό ροής εργασίας"

  3. Εντοπίστε τη ροή εργασίας για την οποία θέλετε να προβάλετε μια αναφορά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα της αναφοράς που θέλετε να προβάλετε.
    Κλικ στη σύνδεση για την "Αναφορά διάρκειας δραστηριότητας"

  4. Στη σελίδα προσαρμογής, διατηρήστε ή αλλάξετε τη θέση όπου θα δημιουργηθεί το αρχείο αναφοράς και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
    Κλικ στο κουμπί OK στη θέση αποθήκευσης του αρχείου
    την αναφορά δημιουργείται και αποθηκεύεται στη θέση που καθορίζεται.

  5. Όταν ολοκληρωθεί η αναφορά, μπορείτε να κάνετε κλικ στη σύνδεση που φαίνεται στην παρακάτω εικόνα για να το προβάλετε. Διαφορετικά, κάντε κλικ στο κουμπί OK για να ολοκληρώσετε και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου. (Αργότερα, όταν είστε έτοιμοι για να προβάλετε την αναφορά, μπορείτε να τα εντοπίσετε στη θέση που καθορίσατε στο προηγούμενο βήμα.)
    Κλικ στη σύνδεση για την προβολή αναφοράς

Και στη συνέχεια;

Εάν οι λειτουργίες της ροής εργασίας σας είναι όπως τις θέλετε, είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε να τη χρησιμοποιείτε.

Εάν υπάρχει κάτι που θέλετε να αλλάξετε σχετικά με τον τρόπο που λειτουργεί, ανατρέξτε στο τμήμα ΑΛΛΑΓΉ αυτού του άρθρου.

Δημιουργία αναφορών επίδοσης της ροής εργασίας

Για να μάθετε πώς αποδίδει γενικά μία από τις εκδόσεις της ροής εργασίας σας — κατά τη διάρκεια του χρόνου και σε πολλές παρουσίες — μπορείτε να δημιουργήσετε είτε μία είτε και τις δύο προκαθορισμένες αναφορές:

  • Αναφορά διάρκειας δραστηριότητας    Χρησιμοποιήστε αυτήν την αναφορά, για να δείτε πόσος χρόνος χρειάζεται, κατά μέσο όρο, για να ολοκληρωθεί κάθε δραστηριότητα εντός μιας ροής εργασίας, καθώς και πόσος χρόνος χρειάζεται για να ολοκληρωθεί κάθε πλήρης εκτέλεση ή παρουσία αυτής της ροής εργασίας.

  • Αναφορά ακύρωσης και σφαλμάτων    Χρησιμοποιήστε αυτήν την αναφορά, για να δείτε αν η ροή εργασίας ακυρώνεται ή αντιμετωπίζει προβλήματα συχνά πριν από την ολοκλήρωση.

Δημιουργία των διαθέσιμων αναφορών για μια ροή εργασίας

  1. Στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη, στη στήλη κατάσταση για αυτήν τη ροή εργασίας, κάντε κλικ σε οποιαδήποτε σύνδεση πληροφοριών κατάστασης.
    Κλικ στην κατάσταση ροής εργασίας

  2. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην περιοχή Ιστορικό ροής εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή αναφορών ροής εργασίας.
    Κλικ στη σύνδεση "Προβολή αναφορών ροής εργασίας" στην ενότητα "Ιστορικό ροής εργασίας"

  3. Εντοπίστε τη ροή εργασίας για την οποία θέλετε να προβάλετε μια αναφορά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα της αναφοράς που θέλετε να προβάλετε.
    Κλικ στη σύνδεση για την "Αναφορά διάρκειας δραστηριότητας"

  4. Στη σελίδα προσαρμογής, διατηρήστε ή αλλάξετε τη θέση όπου θα δημιουργηθεί το αρχείο αναφοράς και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
    Κλικ στο κουμπί OK στη θέση αποθήκευσης του αρχείου
    την αναφορά δημιουργείται και αποθηκεύεται στη θέση που καθορίζεται.

  5. Όταν ολοκληρωθεί η αναφορά, μπορείτε να κάνετε κλικ στη σύνδεση που φαίνεται στην παρακάτω εικόνα για να το προβάλετε. Διαφορετικά, κάντε κλικ στο κουμπί OK για να ολοκληρώσετε και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου. (Αργότερα, όταν είστε έτοιμοι για να προβάλετε την αναφορά, μπορείτε να τα εντοπίσετε στη θέση που καθορίσατε στο προηγούμενο βήμα.)
    Κλικ στη σύνδεση για την προβολή αναφοράς

Και στη συνέχεια;

Εάν οι λειτουργίες της ροής εργασίας σας είναι όπως τις θέλετε, είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε να τη χρησιμοποιείτε.

Εάν υπάρχει κάτι που θέλετε να αλλάξετε σχετικά με τον τρόπο που λειτουργεί, ανατρέξτε στο τμήμα ΑΛΛΑΓΉ αυτού του άρθρου.

Αλλαγή, απενεργοποίηση ή διαγραφή μιας ροής εργασίας συλλογής υπογραφών

Μόλις εκτελέσετε την πρώτη παρουσία της νέας ροής εργασίας συλλογής υπογραφών σας και αναθεωρήσετε τα αποτελέσματα, ίσως να θέλετε να κάνετε μία ή περισσότερες αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο έχει ρυθμιστεί η ροή εργασίας.

Επίσης, ίσως κάποιες φορές στο μέλλον να θέλετε να κάνετε περαιτέρω αλλαγές στη ρύθμιση παραμέτρων.

Τέλος, ίσως κάποια στιγμή θέλετε να απενεργοποιήσετε τη ροή εργασίας για μικρότερο ή μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, αλλά να μην την καταργήσετε — ή μπορεί, πραγματικά, να επιλέξετε να την καταργήσετε εντελώς.

Για να κάνετε μόνιμες αλλαγές στις ρυθμίσεις για μια υπάρχουσα ροή εργασίας, ανοίξτε και επεξεργαστείτε τη φόρμα συσχετισμού που χρησιμοποιήθηκε αρχικά για να την προσθέσετε.

Εάν η ροή εργασίας εκτελείται μόνο σε μία λίστα ή βιβλιοθήκη

  1. Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη στην οποία εκτελείται η ροή εργασίας.

  2. Στην Κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα ή Βιβλιοθήκη.

    Σημείωση: Το όνομα της καρτέλας μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον τύπο της λίστας ή της βιβλιοθήκης. Για παράδειγμα, σε μια λίστα ημερολογίου η καρτέλα αυτή έχει το όνομα Ημερολόγιο.

  3. Στην ομάδα Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

  4. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην περιοχή Όνομα ροής εργασίας (κάντε κλικ για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις), κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας της οποίας τις ρυθμίσεις θέλετε να αλλάξετε.

    Σημείωση:  Εάν η ροή εργασίας συλλογής υπογραφών που θέλετε δεν εμφανίζεται στη λίστα, μπορεί να σχετίζεται με έναν μόνο τύπο περιεχομένου. Οι ροές εργασίας που εμφανίζονται σε αυτήν τη λίστα ελέγχονται από το στοιχείο ελέγχου Εμφάνιση συσχετίσεων ροής εργασίας αυτού του τύπου, το οποίο βρίσκεται ακριβώς επάνω από τη λίστα. (Δείτε την εικόνα.) Κάντε κλικ στις επιλογές του τύπου περιεχομένου στο αναπτυσσόμενο μενού για να ανακαλύψετε ποια εμφανίζει τη ροή εργασίας που θέλετε. Όταν η ροή εργασίας που θέλετε εμφανιστεί στη λίστα, κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας.

  5. Στην ίδια φόρμα συσχετισμού δύο σελίδων που χρησιμοποιήθηκε αρχικά για να προσθέσετε τη ροή εργασίας, κάντε και αποθηκεύστε τις αλλαγές που θέλετε.

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα πεδία και τα στοιχεία ελέγχου στη φόρμα συσχετισμού, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ και στο κατάλληλο τμήμα Προσθηκη (λίστα/βιβλιοθήκη ή συλλογή τοποθεσιών) αυτού του άρθρου.

Εάν η ροή εργασίας εκτελείται σε όλες τις λίστες και βιβλιοθήκες στη συλλογή τοποθεσιών

  1. Ανοίξτε την αρχική σελίδα για τη συλλογή τοποθεσιών (όχι την αρχική σελίδα για μια τοποθεσία ή δευτερεύουσα τοποθεσία εντός της συλλογής).

  2. Επιλέξτε το εικονίδιο Ρυθμίσεις κουμπί "Ρυθμίσεις" της δημόσιας τοποθεσίας Web του SharePoint Online και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στην ενότητα συλλογές, κάντε κλικ στην επιλογή Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας.
Η σύνδεση του τύπου περιεχομένων Τοποθεσίας στην περιοχή Συλλογές

  1. Στη σελίδα τύποι περιεχομένου τοποθεσίας, κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένου τοποθεσίας στην οποία εκτελείται η ροή εργασίας.
    Τύποι περιεχομένου εγγράφου με επισημασμένο τον τίτλο

  2. Στη σελίδα για τον επιλεγμένο τύπο περιεχομένου, στην περιοχήΡυθμίσεις, , κάντε κλικΡυθμίσεις ροής εργασίας.
    Σύνδεση ρυθμίσεων ροής εργασίας στην ενότητα "Ρυθμίσεις"

  3. Στη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", στην περιοχή Όνομα ροής εργασίας (κάντε κλικ για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις), κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας της οποίας τις ρυθμίσεις θέλετε να αλλάξετε.

  4. Στην ίδια φόρμα συσχετισμού δύο σελίδων που χρησιμοποιήθηκε αρχικά για να προσθέσετε τη ροή εργασίας, κάντε και αποθηκεύστε τις αλλαγές που θέλετε.

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα πεδία και τα στοιχεία ελέγχου στη φόρμα συσχετισμού, ανατρέξτε στο τμήμα ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ και στο κατάλληλο τμήμα Προσθηκη (λίστα/βιβλιοθήκη ή συλλογή τοποθεσιών) αυτού του άρθρου.

Εάν η ροή εργασίας εκτελείται μόνο σε μία λίστα ή βιβλιοθήκη

  1. Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη στην οποία εκτελείται η ροή εργασίας.

  2. Στην Κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα ή Βιβλιοθήκη.

    Το όνομα της καρτέλας μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον τύπο της λίστας ή της βιβλιοθήκης. Για παράδειγμα, σε μια λίστα ημερολογίου η καρτέλα αυτή έχει το όνομα Ημερολόγιο.

  3. Στην ομάδα Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας

  4. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις ροής εργασίας", κάντε κλικ στη σύνδεση Κατάργηση ροής εργασίας.

  5. Χρησιμοποιήστε τη φόρμα στη σελίδα "Κατάργηση ροής εργασίας" για να απενεργοποιήσετε, να ενεργοποιήσετε ξανά ή να καταργήσετε ροές εργασίας.
    Φόρμα στη σελίδα "Κατάργηση ροής εργασίας"

Υπάρχουν πέντε στήλες στη φόρμα:

  • Ροή εργασίας    Το όνομα της ροής εργασίας.

  • Παρουσίες    Ο αριθμός των παρουσιών της ροής εργασίας που εκτελείται τη συγκεκριμένη στιγμή στα στοιχεία.

  • Επιτρέπεται    Επιλογή που επιτρέπει στη ροή εργασίας να συνεχίσει να λειτουργεί κανονικά.

  • Χωρίς νέες παρουσίες    Επιλογή που επιτρέπει την ολοκλήρωση τυχόν παρουσιών ροής εργασίας που εκτελούνται τη συγκεκριμένη στιγμή, αλλά απενεργοποιεί τη ροή εργασίας καθιστώντας τη μη διαθέσιμη για εκτέλεση σε νέες παρουσίες. (Αυτή η ενέργεια είναι αναστρέψιμη. Για να ενεργοποιήσετε ξανά αργότερα τη ροή εργασίας, επιστρέψτε σε αυτήν τη σελίδα και επιλέξτε Επιτρέπεται.)

  • Κατάργηση    Επιλογή που καταργεί εντελώς τη ροή εργασίας από τη λίστα ή βιβλιοθήκη. Όλες τις εμφανίσεις εκτελούνται τερματίζονται αμέσως και τη στήλη για αυτήν τη ροή εργασίας δεν εμφανίζεται πλέον στη σελίδα για τη λίστα ή βιβλιοθήκη. (Αυτή η ενέργεια δεν είναι 't αναστρέψιμη.)

  1. Ανοίξτε την αρχική σελίδα για τη συλλογή τοποθεσιών (όχι την αρχική σελίδα για μια τοποθεσία ή δευτερεύουσα τοποθεσία εντός της συλλογής).

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις κουμπί "Ρυθμίσεις" της δημόσιας τοποθεσίας Web του SharePoint Online και, στη συνέχεια, στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

    Στο SharePoint Online, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις κουμπί "Ρυθμίσεις" της δημόσιας τοποθεσίας Web του SharePoint Online , κάντε κλικ στην επιλογή περιεχόμενα τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  3. Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στην ενότητα Συλλογές προγράμματος σχεδίασης Web, κάντε κλικ στην επιλογή Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας.
    Η σύνδεση του τύπου περιεχομένων Τοποθεσίας στην περιοχή Συλλογές

  4. Στη σελίδα τύποι περιεχομένου τοποθεσίας, κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένου τοποθεσίας στην οποία εκτελείται η ροή εργασίας.
    Τύποι περιεχομένου εγγράφου με επισημασμένο τον τίτλο

  5. Στη σελίδα για τον επιλεγμένο τύπο περιεχομένου, στην περιοχήΡυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

  6. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις ροής εργασίας", κάντε κλικ στη σύνδεση Κατάργηση ροής εργασίας.

  7. Χρησιμοποιήστε τη φόρμα στη σελίδα "Κατάργηση ροής εργασίας" για να απενεργοποιήσετε, να ενεργοποιήσετε ξανά ή να καταργήσετε ροές εργασίας.
    Φόρμα στη σελίδα "Κατάργηση ροής εργασίας"

Και στη συνέχεια;

Εάν έχετε κάνει αλλαγές, εκτελέστε μια δοκιμαστική παρουσία της ροής εργασίας για να ελέγξετε τα αποτελέσματα των αλλαγών.

  • Ροή εργασίας    Το όνομα της ροής εργασίας.

  • Παρουσίες    Ο αριθμός των παρουσιών της ροής εργασίας που εκτελείται τη συγκεκριμένη στιγμή στα στοιχεία.

  • Επιτρέπεται    Επιλογή που επιτρέπει στη ροή εργασίας να συνεχίσει να λειτουργεί κανονικά.

  • Χωρίς νέες παρουσίες    Επιλογή που επιτρέπει την ολοκλήρωση τυχόν παρουσιών ροής εργασίας που εκτελούνται τη συγκεκριμένη στιγμή, αλλά απενεργοποιεί τη ροή εργασίας καθιστώντας τη μη διαθέσιμη για εκτέλεση σε νέες παρουσίες. (Αυτή η ενέργεια είναι αναστρέψιμη. Για να ενεργοποιήσετε ξανά αργότερα τη ροή εργασίας, επιστρέψτε σε αυτήν τη σελίδα και επιλέξτε Επιτρέπεται.)

  • Κατάργηση    Επιλογή που καταργεί εντελώς τη ροή εργασίας από τη συλλογή τοποθεσιών. Όλες τις εμφανίσεις εκτελούνται τερματίζονται αμέσως και τη στήλη για αυτήν τη ροή εργασίας δεν εμφανίζεται πλέον στη σελίδα για τη λίστα ή βιβλιοθήκη. (Αυτή η ενέργεια είναιn't αναστρέψιμη.)

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για την περαιτέρω προσαρμογή των ροών εργασίας που περιλαμβάνονται στα προϊόντα του SharePoint.

Μπορείτε ακόμα να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες ροές εργασίας από την αρχή.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε ή όλα τα ακόλουθα προγράμματα:

  • SharePoint Designer 2013    Προσαρμόστε φόρμες ροής εργασίας, ενέργειες και συμπεριφορές.

  • Microsoft Visual Studio    Δημιουργήστε τις δικές σας προσαρμοσμένες ενέργειες ροής εργασίας.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο σύστημα Βοήθειας του Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×