Office
Είσοδος

Χρήση Access ή Excel για τη διαχείριση των δεδομένων σας

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Η Microsoft Access και το Microsoft Excel διαθέτει πολλές ομοιότητες, γεγονός που μπορεί να κάνει δύσκολο να αποφασίσετε ποιο πρόγραμμα θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε. Για παράδειγμα, και τα δύο προγράμματα μπορούν να αποθηκεύουν μεγάλες ποσότητες δεδομένων εκτέλεση ισχυρών ερωτήματα και εργαλεία ανάλυσης για να διαχωρίσετε σε τμήματα και ζάρι αυτά τα δεδομένα και εκτελέσει εξελιγμένο υπολογισμούς που επιστρέφουν τα δεδομένα που χρειάζεστε.

Ωστόσο, κάθε πρόγραμμα έχει Απαλοιφή πλεονεκτήματα, ανάλογα με τον τύπο δεδομένων που διαχειρίζεστε και τι θέλετε να κάνετε με αυτά τα δεδομένα. Για παράδειγμα, εάν είναι ο στόχος σας για τη διατήρηση της ακεραιότητας δεδομένων σε μια μορφή που είναι δυνατή η πρόσβαση από πολλούς χρήστες, Access είναι η καλύτερη επιλογή, ενώ το Excel είναι πιο κατάλληλο για σύνθετη αριθμητικά δεδομένα που θέλετε να αναλύσετε σε βάθος.

Σε πολλές περιπτώσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τα δύο προγράμματα, κάθε μία για το σκοπό για τον οποίο είναι καταλληλότερο χρήση. Σε γενικές γραμμές, η Access είναι καλύτερη για τη διαχείριση δεδομένων: Βοήθεια στην να διατηρήσετε οργανωμένο, μπορείτε να πραγματοποιήσετε αναζήτηση και διαθέσιμες για πολλούς χρήστες ταυτόχρονα. Excel είναι γενικώς καλύτερη για την ανάλυση δεδομένων: εκτέλεση σύνθετων υπολογισμών και Εξερεύνηση πιθανά αποτελέσματα παράγουν γραφήματα υψηλής ποιότητας. Εάν χρησιμοποιήσετε την Access για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα και να αναλύσετε το Excel, μπορείτε να αποκτήσετε τα πλεονεκτήματα των δύο προγραμμάτων.

Πριν να αποφασίσετε ποιο πρόγραμμα για να χρησιμοποιήσετε, που μπορεί να θέλετε να συγκρίνετε τα οφέλη από κάθε πρόγραμμα, πληροφορίες όταν είναι καλύτερα να χρησιμοποιήσετε μία ή την άλλη και μάθετε πώς μπορείτε να εργαστείτε με τα προγράμματα και τις δύο για να επιτύχετε ακριβώς τα αποτελέσματα που θέλετε.

Σημείωση: Excel συμπεριλάβετε όλα οικογένειες προγραμμάτων του Microsoft Office, αλλά όχι όλα οικογένειες προγραμμάτων περιλαμβάνει πρόσβαση.

Συγκρίνετε τα οφέλη από κάθε πρόγραμμα

Επιλέγοντας το σωστό πρόγραμμα είναι κρίσιμες εάν θέλετε να έχετε πρόσβαση και να ενημερώσετε τις πληροφορίες με μέγιστη απόδοση και ακρίβεια. Για να μάθετε ποιο πρόγραμμα είναι καταλληλότερο για τις εργασίες που θέλετε να εκτελέσετε, ίσως είναι χρήσιμο να συγκρίνετε τα πλεονεκτήματα που προσφέρει όσον αφορά το χώρος αποθήκευσης δεδομένων, ανάλυση δεδομένων, συνεργασίας πολλών χρηστών και ασφαλείας κάθε πρόγραμμα.

Επίπεδο έναντι σχεσιακών δεδομένων    Για να σας βοηθήσουν να αποφασίσετε ποιο πρόγραμμα είναι η καλύτερη για την αποθήκευση των δεδομένων σας, ζητήστε από τον εαυτό σας το ακόλουθο ερώτημα: τα δεδομένα είναι σχεσιακή ή όχι; Δεδομένα που μπορούν να περιέχονται αποτελεσματικά σε έναν απλό πίνακα ή φύλλο εργασίας ονομάζεται επίπεδο ή σχεσιακή δεδομένα. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια απλή λίστα πελατών, με ένα μόνο άτομο διεύθυνση και επαφή για κάθε πελάτη, το Excel μπορεί να είναι η καλύτερη επιλογή. Ωστόσο, εάν θέλετε να αποθηκεύσετε μια πιο σύνθετη λίστα πελατών που περιέχει χρέωσης και στις διευθύνσεις αποστολής για κάθε πελάτη ή πολλές επαφές για κάθε πελάτη, Access είναι η καλύτερη λύση.

Σε ένα σχεσιακή βάση δεδομένων, μπορείτε να οργανώσετε τις πληροφορίες σας σε πολλούς πίνακες. Σε μια καλά σχεδιασμένο σχεσιακή βάση δεδομένων, κάθε πίνακα είναι επίπεδο και περιέχει πληροφορίες σχετικά με έναν μόνο τύπο δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων πελατών, τα ονόματα των πελατών πρέπει να αποθηκεύονται σε έναν πίνακα, ενώ χρέωση τους πελάτες και στις διευθύνσεις αποστολής πρέπει να αποθηκεύονται σε έναν νέο πίνακα. Αποθήκευση διευθύνσεων ξεχωριστά από τα ονόματα είναι μια καλή ιδέα, επειδή κάθε πελάτης μπορεί να έχει περισσότερες από μία διευθύνσεις και θέλετε να έχετε τη δυνατότητα να εισαγάγετε πολλές διευθύνσεις για κάθε πελάτη χωρίς να χρειάζεται να καταχωρεί ξανά το όνομα πελάτη για κάθε διεύθυνση.

Τοπική έναντι εξωτερικών δεδομένων    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Access για να συνδεθείτε με δεδομένα από μια ποικιλία εξωτερικών προελεύσεων δεδομένων ώστε να μπορείτε να προβάλετε, ερώτημα, και να επεξεργαστείτε αυτά τα δεδομένα χωρίς να χρειάζεται να το εισαγάγετε. Για παράδειγμα, η Access παρέχει εντολές για τη σύνδεση σε υπάρχοντα δεδομένα σε μια βάση δεδομένων Microsoft SQL Server, ένα αρχείο dBASE ή ένα φάκελο του Outlook, καθώς και πολλές άλλες προελεύσεις δεδομένων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να συνδεθείτε με μια ευρεία ποικιλία προελεύσεων δεδομένων, όπως η Access, SQL Server και βάσεις δεδομένων των υπηρεσιών ανάλυσης, κείμενο και αρχεία XML και αρχεία προέλευσης δεδομένων ODBC και OLE DB. Ωστόσο, δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε τα δεδομένα για να αλλάξετε τα δεδομένα προέλευσης μέσω του περιβάλλοντος εργασίας του Excel.

Access και το Excel παρέχει εντολές για να συνδεθείτε με δεδομένα σε λίστες Windows SharePoint Services. Ωστόσο, το Excel παρέχει απλώς μια σύνδεση μόνο για ανάγνωση σε λίστες του SharePoint; ότι η Access σάς δίνει τη δυνατότητα ανάγνωσης και εγγραφής δεδομένων σε λίστες του SharePoint.

Ακεραιότητα δεδομένων έναντι ευελιξία    Μοναδικά αναγνωριστικά να διατηρήσετε την ακεραιότητα των δεδομένων σας και εξασφαλίζουν ότι υπάρχουν δύο γραμμές (ή εγγραφές) περιέχουν ακριβώς τα ίδια δεδομένα. Μοναδικά αναγνωριστικά παρέχουν, επίσης, ο πιο γρήγορος τρόπος για την ανάκτηση δεδομένων, όταν πραγματοποιείτε αναζήτηση σε ή να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας. Στην Access, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο δεδομένων "Αυτόματη αρίθμηση" για να δημιουργήσετε αυτόματα ένα μοναδικό αναγνωριστικό για κάθε εγγραφή. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα αναγνωριστικά για να συσχετίσετε εγγραφές σε έναν πίνακα με μία ή περισσότερες εγγραφές σε έναν άλλο πίνακα.

Η δομή που εφαρμόζει πρόσβαση στα δεδομένα σας βοηθά διασφάλιση της ακεραιότητας των δεδομένων. Access μπορεί να απαιτούν οι νέες εγγραφές σε έναν πίνακα έχουν μια υπάρχουσα αντίστοιχη τιμή σε έναν διαφορετικό πίνακα, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε "ορφανών" εγγραφών. Για παράδειγμα, θα δεν θέλετε να έχετε μια σειρά που δεν περιλαμβάνει πληροφορίες για τον πελάτη. Η Access μπορεί να απαιτούν ότι κάθε νέα εγγραφή στον πίνακα Orders έχει μια αντίστοιχη τιμή πελάτη στον πίνακα "πελάτες". Αυτό απαιτείται αντιστοιχία τιμές ονομάζεται ακεραιότητα αναφορών.

Μπορείτε επίσης να επιβάλετε τις δικές σας τους περιορισμούς και κανόνες για την περαιτέρω εξασφάλιση ότι τα δεδομένα έχουν πληκτρολογηθεί σωστά. Excel σάς επιτρέπει να εισαγάγετε δεδομένα σε έναν τρόπο πιο ελεύθερης μορφής, αλλά επειδή το Excel δεν υποστηρίζει σχεσιακών δεδομένων, δεν είναι δυνατό να υποστηρίζει την ακεραιότητα αναφορών. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Επικύρωση δεδομένων για τον έλεγχο της καταχώρησης δεδομένων στο Excel.

Υποβολή ερωτημάτων    Εάν έχετε συχνά για να προβάλετε τα δεδομένα σας με διάφορους τρόπους, ανάλογα με την αλλαγή συνθήκες ή συμβάντα, η Access ενδέχεται να είναι η καλύτερη επιλογή για την αποθήκευση και την εργασία με τα δεδομένα σας. Η Access σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε ερωτήματα Structured Query Language (SQL) για να ανακτήσετε γρήγορα μόνο τις γραμμές και στήλες δεδομένων που θέλετε, αν τα δεδομένα είναι που περιέχονται σε έναν πίνακα ή πολλούς πίνακες. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε παραστάσεις σε ερωτήματα για τη δημιουργία υπολογιζόμενων πεδίων. Χρήση μιας παράστασης στην Access είναι παρόμοια με τη διαδικασία της χρήσης τύπων στο Excel για να υπολογίσετε τιμές. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ερωτήματα της Access για να συνοψίσετε δεδομένα και να παρουσιάσετε συγκεντρωτικές τιμές, όπως αθροίσματα, μέσους όρους και μετρήσεις.

Μοντελοποίηση    Στο Excel, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία ανάλυση what-if για την πρόβλεψη του αποτελέσματος ενός μοντέλου φύλλου εργασίας. Ανάλυση what-if σάς επιτρέπει να εκτελέσετε διαφορετικά σενάρια στα δεδομένα σας, όπως η βέλτιστη πεζών-κεφαλαίων και χειρότερης περίπτωσης σενάρια και να συγκρίνετε τα δεδομένα που προκύπτουν από διάφορες σενάρια σε μια συνοπτική αναφορά. Δεν υπάρχει δυνατότητα παρόμοια είναι διαθέσιμη στην Access.

Pivoting και γραφημάτων    Και στα δύο προγράμματα, μπορείτε να δημιουργήσετε γραφήματα Συγκεντρωτικού πίνακα και αναφορές Συγκεντρωτικού πίνακα. Ωστόσο, το Excel παρέχει πιο σύνθετες Συγκεντρωτικού πίνακα, δημιουργία αναφορών και δυνατότητες δημιουργίας γραφημάτων ό, η Access κάνει. Εάν σκοπεύετε να δημιουργήσετε εκτεταμένο αναφορές Συγκεντρωτικού πίνακα ή να δώσετε επαγγελματική εμφάνιση γραφήματα τακτικά, θα πρέπει να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αναφορές Συγκεντρωτικού πίνακα ή Συγκεντρωτικού πίνακα γραφημάτων στο Excel αντί για τις ίδιες δυνατότητες στην Access.

Access και το Excel μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε συνεργασίας περιβάλλοντα, όπως τις υπηρεσίες Windows SharePoint Services και κοινόχρηστα στοιχεία αρχείων δικτύου, αλλά υπάρχουν διαφορές στον τρόπο είναι δυνατή η πρόσβαση στα δεδομένα από πολλούς χρήστες.

Πολλές χρήστη πρόσβαση σε δεδομένα    Στην περιοχή κανονική λειτουργία, πρόσβαση, σας επιτρέπει να πολλούς χρήστες να ανοίξετε μια βάση δεδομένων μία μόνο την ίδια στιγμή. Αυτό λειτουργεί καλά επειδή η Access κλειδώνει μόνο τα δεδομένα που είναι υπό επεξεργασία; ως αποτέλεσμα, οι άλλοι χρήστες να επεξεργαστείτε διαφορετικές εγγραφές χωρίς διενέξεις. Στο Excel, μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση ενός βιβλίου εργασίας με άλλους χρήστες, αλλά βέλτιστη λειτουργίες συνεργασίας πολλών χρηστών όταν οι χρήστες εργάζονται σε τα δεδομένα σε αυτό το βιβλίο εργασίας σε διαφορετικούς χρόνους αντί για ταυτόχρονη. Στην πραγματικότητα, οι χρήστες μιας βάσης δεδομένων Access συνεργασία σε ένα σύνολο δεδομένωνκαι οι χρήστες του βιβλίου εργασίας του Excel συνεργασία σε ένα έγγραφο.

Χρήση υπηρεσιών Windows SharePoint Services για συνεργασία    Και τα δύο προγράμματα ενοποίηση με τις τεχνολογίες του Microsoft Windows SharePoint Services, όπως λίστες και βιβλιοθήκες εγγράφων SharePoint.

Η Access παρέχει πολλούς τρόπους για να συνεργαστείτε με πολλούς χρήστες σε μια τοποθεσία του SharePoint. Για παράδειγμα, μπορείτε να αποστείλετε μια πλήρη βάσεων δεδομένων σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων υπηρεσίες Windows SharePoint Services, κάνετε φόρμες και εκθέσεις που είναι διαθέσιμα ως προβολές υπηρεσίες Windows SharePoint Services, και σύνδεση μιας βάσης δεδομένων με δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε λίστες του SharePoint.

Το Excel παρέχει μόνο ένας τρόπος για να συνεργαστείτε με πολλούς χρήστες σε μια τοποθεσία SharePoint Services. Μπορείτε να αποστείλετε ένα βιβλίο εργασίας σε βιβλιοθήκες εγγράφων υπηρεσίες Windows SharePoint Services, όπου οι μεμονωμένοι χρήστες να αναλάβετε τον έλεγχο του βιβλίου εργασίας για να κάνετε αλλαγές, εμποδίζοντας άλλους χρήστες να τροποποιούν το βιβλίο εργασίας ταυτόχρονα. Οι χρήστες να επεξεργαστείτε ένα βιβλίο εργασίας χωρίς να ελέγξετε την έξοδο από τη βιβλιοθήκη εγγράφων, οπότε πρέπει να συντονισμό με άλλους χρήστες για να αποφύγετε διενέξεις δεδομένων.

Χρήση των φακέλων δικτύου για συνεργασία    Εάν αποθηκεύετε μια βάση δεδομένων της Access σε έναν κοινόχρηστο φάκελο δικτύου, πολλούς χρήστες να μπορούν να ανοίξτε τη βάση δεδομένων και να εργαστείτε με τα δεδομένα ταυτόχρονα. Μεμονωμένες εγγραφές κλειδώνονται όταν ένας χρήστης επεξεργάζεται τους. Εάν αποθηκεύετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel σε έναν κοινόχρηστο φάκελο δικτύου, μόνο ένας χρήστης να επεξεργαστείτε το βιβλίο εργασίας κάθε φορά. Για την προβολή σκοπούς, πολλούς χρήστες να ανοίξετε το βιβλίο εργασίας, ενώ κάποιος άλλος χρήστης επεξεργάζεται αλλά αυτοί οι χρήστες δεν είναι δυνατό να κάνετε αλλαγές στα δεδομένα μέχρι να κλείσει το χρήστη που επεξεργάζονται το βιβλίο εργασίας.

Και τα δύο προγράμματα παρέχουν παρόμοιες δυνατότητες — κωδικών πρόσβασης και την κρυπτογράφηση — που μπορούν να σας βοηθήσουν να αποτρέψετε την απώλεια δεδομένων και την προστασία των δεδομένων σας από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένες διαφορές μεταξύ της Access και το Excel σε επίπεδο χρήστη πώς λειτουργεί προστασίας δεδομένων.

Αποτροπή απώλειας δεδομένων    Στην Access, την εργασία σας αποθηκεύεται συνεχώς, έτσι ώστε, σε περίπτωση μη αναμενόμενη αποτυχία, που είναι πιθανό να χάσετε όγκο εργασίας (εάν υπάρχουν). Ωστόσο, επειδή η Access αποθηκεύει την εργασία σας συνεχώς, είναι επίσης μπορείτε να κάνετε αλλαγές που αργότερα αποφασίσετε που δεν θέλατε να για να οριστικοποιήσετε. Για να βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να επαναφέρετε τη βάση δεδομένων με τον τρόπο που θέλετε, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου βάσης δεδομένων σε ένα χρονοδιάγραμμα που ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας. Μπορείτε να ανακτήσετε μια ολόκληρη τη βάση δεδομένων από ένα αντίγραφο ασφαλείας ή μπορείτε να επαναφέρετε μόνο τον πίνακα ή άλλου αντικειμένου βάσης δεδομένων που χρειάζεστε. Εάν χρησιμοποιείτε ένα αρχείο αντιγράφου ασφαλείας βοηθητικό πρόγραμμα συστήματος, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα αντίγραφο της βάσης δεδομένων από ένα αντίγραφο ασφαλείας του συστήματος αρχείων για να επαναφέρετε τα δεδομένα σας. Στο Excel, μπορείτε να αποθηκεύσετε πληροφοριών αυτόματης ανάκτησης σε καθορισμένα χρονικά διαστήματα κατά την ενημέρωση των δεδομένων σας.

Προστασία δεδομένων σε επίπεδο χρήστη    Στο Excel, μπορείτε να καταργήσετε κρίσιμες ή ιδιωτικών δεδομένα από την προβολή με απόκρυψη των στηλών και γραμμών δεδομένων και, στη συνέχεια, να προστατεύσετε ολόκληρο το φύλλο εργασίας για τον έλεγχο της πρόσβασης των χρηστών για να τα κρυφά δεδομένα. Εκτός από την προστασία φύλλου εργασίας και τα στοιχεία, μπορείτε επίσης να κλειδώσετε και να ξεκλειδώσετε κελιά σε ένα φύλλο εργασίας για να αποτρέψετε άλλους χρήστες να κατά λάθος τροποποίηση σημαντικά δεδομένα.

Ασφάλεια σε επίπεδο αρχείο    Στο επίπεδο αρχείο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κρυπτογράφηση και στα δύο προγράμματα για να αποτρέψετε την εμφάνιση των δεδομένων μη εξουσιοδοτημένους χρήστες. Μπορείτε επίσης να απαιτήσετε την εισαγωγή ενός κωδικός πρόσβασης για να ανοίξετε ένα αρχείο βάσης δεδομένων ή το βιβλίο εργασίας. Επιπλέον, μπορείτε να ασφαλίσετε ένα αρχείο βάσης δεδομένων ή το βιβλίο εργασίας χρησιμοποιώντας μια ψηφιακή υπογραφή.

Περιορισμένη πρόσβαση σε δεδομένα    Στο Excel, μπορείτε να ορίσετε δικαιώματα με βάση το χρήστη να αποκτήσετε πρόσβαση στα δεδομένα ή να ορίσετε δικαιώματα μόνο για ανάγνωση που εμποδίζουν την πραγματοποίηση αλλαγών στο τα δεδομένα που έχουν πρόσβαση άλλοι χρήστες. Η Access δεν παρέχει δυνατότητες ασφάλειας σε επίπεδο χρήστη, αλλά η Access υποστηρίζει το μοντέλο ασφάλειας χρήστη οποιουδήποτε διακομιστή βάσης δεδομένων που συνδέεται. Για παράδειγμα, εάν συνδέεστε με μια λίστα του SharePoint, η Access heeds τα δικαιώματα χρήστη για τη λίστα του SharePoint. Εάν θέλετε να διατηρήσετε μη εξουσιοδοτημένους χρήστες από τα δεδομένα της Access, μπορείτε να κρυπτογραφήσετε τη βάση δεδομένων, ορίζοντας έναν κωδικό πρόσβασης. Οι χρήστες πρέπει να εισαγάγουν τον κωδικό πρόσβασης για την ανάγνωση δεδομένων από τη βάση δεδομένων, ακόμα και αν ότι πρόσβαση σε αυτό, χρησιμοποιώντας ένα άλλο πρόγραμμα, όπως το Excel.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο για την προστασία των δεδομένων σας, ανατρέξτε στο θέμα Ασφάλιση μιας βάσης δεδομένων Access 2007 και την προστασία και ασφαλείας στο Excel.

Πότε να χρησιμοποιείτε Access

Πολύ Γενικά, η Access είναι η καλύτερη επιλογή όταν έχετε για την παρακολούθηση και εγγραφή δεδομένων τακτικά, και στη συνέχεια, εμφανίστε, εξαγωγή, ή εκτύπωση υποσύνολα αυτών των δεδομένων. Φόρμες της Access παρέχουν ένα πιο εύχρηστο περιβάλλον εργασίας από ένα φύλλο εργασίας του Excel για την εργασία με τα δεδομένα σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Access για να αυτοματοποιήσετε ενέργειες που εκτελούνται συχνά και εκθέσεις της Access σάς επιτρέπουν να συνοψίσετε δεδομένα σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή. Η Access παρέχει περισσότερες δομή για τα δεδομένα σας; Για παράδειγμα, μπορείτε να ελέγχετε ποιοι τύποι δεδομένων μπορούν να εισαγάγει, ποιες τιμές θα μπορεί να εισαχθεί και μπορείτε να καθορίσετε πώς σχετίζεται δεδομένων σε έναν πίνακα με δεδομένα σε άλλους πίνακες. Αυτήν τη δομή σας βοηθά να εξασφαλίσετε ότι μόνο οι σωστές τύποι δεδομένων εισάγονται.

Η Access αποθηκεύει δεδομένα σε πίνακες που έχουν πολύ την ίδια εμφάνιση ως φύλλα εργασίας — αλλά πίνακες της Access που έχουν σχεδιαστεί για σύνθετη υποβολή ερωτημάτων σε σχέση με τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε άλλους πίνακες.

Χρησιμοποιείτε Access όταν:

  • Πρόκειται να πολλά άτομα που εργάζονται στη βάση δεδομένων και θέλετε έναν ισχυρό επιλογές που ασφαλής χειρισμό ενημερώσεων για τα δεδομένα σας, όπως η ανάλυση εγγραφής κλείδωμα και βρίσκονται σε διένεξη.

  • Πρόκειται να χρειάζεστε για να προσθέσετε περισσότερους πίνακες σε ένα σύνολο δεδομένων που προήλθε από ένα επίπεδο ή σχεσιακή πίνακα.

  • Θέλετε να εκτελείτε σύνθετα ερωτήματα.

  • Θέλετε να δημιουργήσουν μια ποικιλία αναφορών ή ετικέτες αλληλογραφίας.

  • Διαχείριση επαφών    Για να διαχειριστείτε τις επαφές και διευθύνσεις αλληλογραφίας, και, στη συνέχεια, δημιουργείτε εκθέσεις στην Access ή συγχώνευση των δεδομένων με το Microsoft Office Word για να εκτυπώσετε φόρμες επιστολών, φακέλους ή ετικέτες αλληλογραφίας.

  • Απογραφή και παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων    Μπορείτε να δημιουργήσετε μια απογραφή των στοιχείων στο σπίτι ή την εργασία σας και να αποθηκεύσετε φωτογραφίες ή άλλα σχετικά έγγραφα μαζί με τα δεδομένα.

  • Παρακολούθηση της σειράς    Μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες σχετικά με προϊόντα, πελάτες και παραγγελίες και, στη συνέχεια, δημιουργήστε αναφορές που εμφανίζουν πωλήσεις ανά εργαζόμενο, περιοχή, χρονική περίοδο ή κάποια άλλη τιμή.

  • Παρακολούθηση εργασίας    Μπορείτε να παρακολουθήσετε τις εργασίες για μια ομάδα ατόμων και πληκτρολογήστε τις νέες εργασίες ταυτόχρονα άλλους χρήστες να ενημερώσετε τις υπάρχουσες εργασίες στην ίδια βάση δεδομένων.

  • Οργάνωση βιβλιοθηκών δανείων    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Access για την αποθήκευση δεδομένων σχετικά με τα βιβλία και CD και παρακολούθηση των τους οποίους μπορείτε να δανείσατε.

  • Προγραμματισμός συμβάντων    Μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες σχετικά με το συμβάν ημερομηνίες, τοποθεσίες και οι συμμετέχοντες και, στη συνέχεια, εκτύπωση χρονοδιαγράμματα ή συνόψεις σχετικά με τα συμβάντα.

  • Παρακολούθηση nutrition    Καταγραφή συνταγών και συνδεθείτε διατροφής και άσκηση δραστηριότητες.

Πότε να χρησιμοποιείτε Excel

Ως ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, το Excel να αποθηκεύσετε μεγάλες ποσότητες δεδομένων σε βιβλία εργασίας που περιέχουν ένα ή περισσότερα φύλλα εργασίας. Ωστόσο, αντί για το σκοπό την εξυπηρέτηση ως ένα σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων, όπως η Access, Excel είναι βελτιστοποιημένη για ανάλυση δεδομένων και υπολογισμός. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το πρόγραμμα ευέλικτη για να δημιουργήσετε μοντέλα για την ανάλυση δεδομένων, εγγραφή απλές και σύνθετων τύπων για την εκτέλεση υπολογισμού σε αυτά τα δεδομένα, pivot τα δεδομένα οποιονδήποτε τρόπο που θέλετε, και παρουσίαση των δεδομένων σε διάφορα γραφήματα επαγγελματικού επιπέδου.

Χρησιμοποιείτε Excel όταν:

  • Απαιτείται μια επίπεδη ή σχεσιακή προβολή των δεδομένων σας αντί για ένα σχεσιακή βάση δεδομένων που χρησιμοποιεί πολλούς πίνακες, και όταν τα δεδομένα σας είναι κυρίως αριθμητικές.

  • Συχνότητα εκτέλεσης υπολογισμούς και στατιστικές συγκρίσεις με τα δεδομένα σας.

  • Θέλετε να χρησιμοποιήσετε αναφορές Συγκεντρωτικού πίνακα για την προβολή ιεραρχικών δεδομένων σε μια συμπαγή και ευέλικτη διάταξη.

  • Σχεδιασμός για να δημιουργήσετε γραφήματα τακτικά και θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις νέες μορφές γραφημάτων που είναι διαθέσιμες στο Excel.

  • Θέλετε να τονίσετε τα δεδομένα σας με χρήση μορφοποίησης εικονίδια υπό όρους, γραμμές δεδομένων, και χρωματικές κλίμακες.

  • Θέλετε να εκτελέσετε λειτουργίες εξελιγμένο Ανάλυσης what-if στα δεδομένα σας, όπως στατιστική μηχανική ανάλυση και ανάλυση παλινδρόμησης.

  • Θέλετε να την παρακολούθηση των στοιχείων σε μια απλή λίστα, για προσωπική χρήση ή για σκοπούς περιορισμένη υποστήριξη συνεργασίας.

  • Λογιστική    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ισχυρές δυνατότητες υπολογισμού του Excel σε πολλές οικονομικές καταστάσεις λογιστικής — για παράδειγμα, μια δήλωση ταμειακής ροής, αποτελεσμάτων, ή κέρδους ή ζημίας.

  • Κατάρτιση προϋπολογισμού    Εάν οι ανάγκες σας είναι προσωπικές ή επαγγελματικές σχέση, μπορείτε να δημιουργήσετε οποιονδήποτε τύπο προϋπολογισμού στο Excel — για παράδειγμα, ένα σχέδιο προϋπολογισμού μάρκετινγκ, προϋπολογισμό μιας εκδήλωσης ή τον προϋπολογισμό συνταξιοδότησης.

  • Χρέωση και πωλήσεις    Excel είναι επίσης χρήσιμο στη Διαχείριση δεδομένων χρεώσεων και πωλήσεων και μπορείτε να δημιουργήσετε εύκολα τις φόρμες που χρειάζεστε — για παράδειγμα, τιμολόγια πωλήσεων, δελτία συσκευασίας ή παραγγελίες αγοράς.

  • Δημιουργία αναφορών    Μπορείτε να δημιουργήσετε διάφορους τύπους αναφορών στο Excel που αντανακλούν την ανάλυση των δεδομένων σας ή συνοψίζουν τα δεδομένα σας — για παράδειγμα, αναφορές που μετρούν τις επιδόσεις του έργου, πρόβλεψη των δεδομένων, σύνοψη δεδομένων ή παρουσιάζουν δεδομένα διακύμανσης.

  • Σχεδιασμός    Το Excel είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη δημιουργία επαγγελματικών σχεδίων ή χρήσιμων προγραμμάτων — για παράδειγμα, ένα εβδομαδιαίο πρόγραμμα μαθημάτων, ένα σχέδιο έρευνας μάρκετινγκ, ένα σχέδιο φορολόγησης στο τέλος του έτους ή οργανώσεις που σας βοηθούν να πρόγραμμα εβδομαδιαίων γευμάτων, πάρτι ή διακοπών.

  • Παρακολούθηση    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για την παρακολούθηση των δεδομένων από λίστα ή φύλλου κατανομής χρόνου — για παράδειγμα, ενός φύλλου κατανομής χρόνου για την παρακολούθηση της εργασίας ή μια λίστα απογραφής που παρακολουθεί των εξοπλισμού.

  • Χρήση ημερολογίων    Λόγω τη φύση της μοιάζει με πλέγμα, Excel είναι επίσης και για να δημιουργήσετε οποιονδήποτε τύπο ημερολογίου — για παράδειγμα, μια ακαδημαϊκό ημερολόγιο για να παρακολουθείτε δραστηριότητες κατά το έτος σχολείο ή ένα ημερολόγιο οικονομικού έτους για την παρακολούθηση επαγγελματικών συμβάντων και ορόσημων.

Για χρήσιμες πρότυπα του Excel σε οποιαδήποτε από αυτές τις κατηγορίες, ανατρέξτε στο θέμα πρότυπα για το Excel στο Microsoft Office Online.

Χρήση Access και το Excel μαζί

Μπορεί να υπάρχουν φορές που θα θέλατε να επωφεληθείτε από τα πλεονεκτήματα που έχουν και τα δύο προγράμματα για την προσφορά. Για παράδειγμα, έχετε δημιουργήσει ένα φύλλο εργασίας στο Excel με την οποία μπορείτε να υπολογίσετε και να αναλύσετε τα δεδομένα, αλλά το φύλλο εργασίας έχει γίνει πολύ μεγάλο και σύνθετες και πολλοί άλλοι χρήστες πρέπει να έχετε πρόσβαση στα δεδομένα. Σε αυτό το σημείο, ενδέχεται να θέλετε να εισαγάγετε ή να συνδέσετε το φύλλο εργασίας σας στην Access και να το χρησιμοποιήσετε ως βάση δεδομένων αντί για εργασία με το στο Excel. Εναλλακτικά, ίσως έχετε δεδομένα σε μια βάση δεδομένων της Access για την οποία θέλετε να δημιουργήσετε ορισμένες αναλυτικών αναφορών Συγκεντρωτικού Πίνακα του Excel και επαγγελματική εμφάνιση γραφημάτων του Excel.

Ανεξάρτητα από το ποιο πρόγραμμα χρησιμοποιείτε πρώτα, μπορείτε να πάντα μεταφέρετε τα δεδομένα από ένα πρόγραμμα σε άλλο, όπου μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε με αυτά. Με ή χωρίς μια σύνδεση δεδομένων, μπορείτε να μεταφέρετε δεδομένα στην Access από το Excel (και αντίστροφα), αντιγραφή, εισαγωγή ή εξαγωγή τους.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο για την ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ δύο προγράμματα, ανατρέξτε στο θέμα Μετακίνηση δεδομένων από το Excel στην Access.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×