Χρήση του Microsoft Query για την ανάκτηση εξωτερικών δεδομένων

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Query για την ανάκτηση δεδομένων από εξωτερικές προελεύσεις. Χρησιμοποιώντας το Microsoft Query για να ανακτήσετε δεδομένα από εταιρικές βάσεις δεδομένων και τα αρχεία σας, δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ξανά τα δεδομένα που θέλετε να αναλύσετε στο Excel. Μπορείτε επίσης να ανανεώσετε τις αναφορές και τα συνοπτικά αυτόματα από την αρχική βάση δεδομένων προέλευσης κάθε φορά που η βάση δεδομένων είναι ενημερωθεί με τις νέες πληροφορίες.

Χρησιμοποιώντας το Microsoft Query, μπορείτε να συνδεθείτε με εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων, επιλέξτε δεδομένα από αυτές τις εξωτερικές προελεύσεις, εισαγάγετε δεδομένα στο φύλλο εργασίας σας, και ανανέωση των δεδομένων, όπως απαιτείται για να διατηρήσετε τα δεδομένα φύλλου εργασίας με τα δεδομένα στις εξωτερικές πηγές.

Τύποι βάσεις δεδομένων που μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση     Μπορείτε να ανακτήσετε δεδομένα από διάφορους τύπους βάσεων δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server και υπηρεσίες OLAP του Microsoft SQL Server. Μπορείτε επίσης να ανακτήσετε δεδομένα από βιβλία εργασίας του Excel και από αρχεία κειμένου.

Το Microsoft Office παρέχει προγράμματα οδήγησης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ανακτήσετε δεδομένα από τις ακόλουθες προελεύσεις δεδομένων:

  • Υπηρεσίες ανάλυσης του Microsoft SQL Server (υπηρεσία παροχής OLAP )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Βάσεις δεδομένων αρχείων κειμένου

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε επίσης προγράμματα οδήγησης ODBC ή προγράμματα οδήγησης προέλευσης δεδομένων από άλλους κατασκευαστές για να ανακτήσετε πληροφορίες από προελεύσεις δεδομένων που δεν παρατίθεται εδώ, συμπεριλαμβανομένων άλλων τύπων βάσεων δεδομένων OLAP. Για πληροφορίες σχετικά με την εγκατάσταση ενός προγράμματος οδήγησης ODBC ή πρόγραμμα οδήγησης προέλευσης δεδομένων που δεν παρατίθεται εδώ, ελέγξτε την τεκμηρίωση για τη βάση δεδομένων ή επικοινωνήστε με τον προμηθευτή της βάσης δεδομένων.

Επιλογή δεδομένων από μια βάση δεδομένων     Μπορείτε να ανακτήσετε δεδομένα από μια βάση δεδομένων με τη δημιουργία ερωτήματος, το οποίο είναι μια ερώτηση που θέτετε σχετικά με τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε μια εξωτερική βάση δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν τα δεδομένα σας είναι αποθηκευμένο σε μια βάση δεδομένων της Access, ενδέχεται να θέλετε να μάθετε τα στοιχεία πωλήσεων για ένα συγκεκριμένο προϊόν ανά περιοχή. Μπορείτε να ανακτήσετε ένα τμήμα των δεδομένων, επιλέγοντας μόνο τα δεδομένα για το προϊόν και την περιοχή που θέλετε να αναλύσετε.

Με το Microsoft Query, μπορείτε να επιλέξετε τις στήλες των δεδομένων που θέλετε και να εισαγάγετε μόνο αυτά τα δεδομένα στο Excel.

Ενημέρωση του φύλλου εργασίας σε μια λειτουργία     Όταν έχετε εξωτερικών δεδομένων στο βιβλίο εργασίας του Excel, κάθε φορά που τις αλλαγές σας βάση δεδομένων, μπορείτε να ανανέωση τα δεδομένα για να ενημερώσετε την ανάλυσή σας — χωρίς να χρειάζεται να δημιουργήσετε ξανά τις συνοπτικές αναφορές και γραφήματα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια σύνοψη των μηνιαίων πωλήσεων και να ανανεώνετε κάθε μήνα όταν έρθει τα νέα ποσά πωλήσεων.

Πώς το Microsoft Query χρησιμοποιεί προελεύσεις δεδομένων     Αφού ρυθμίσετε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων για μια συγκεκριμένη βάση δεδομένων, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε κάθε φορά που θέλετε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα για να επιλέξετε και να ανακτήσετε δεδομένα από αυτήν τη βάση δεδομένων — χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ξανά όλες τις πληροφορίες σύνδεσης. Το Microsoft Query χρησιμοποιεί το αρχείο προέλευσης δεδομένων για να συνδεθείτε με την εξωτερική βάση δεδομένων και για να εμφανίσετε τα δεδομένα που είναι διαθέσιμη. Αφού δημιουργήσετε το ερώτημά σας και επαναφέρετε τα δεδομένα στο Excel, το Microsoft Query παρέχει το βιβλίο εργασίας του Excel με πληροφορίες για την προέλευση του ερωτήματος και το δεδομένων ώστε να μπορείτε να συνδεθείτε ξανά τη βάση δεδομένων όταν θέλετε να ανανεώσετε τα δεδομένα.

Διάγραμμα του τρόπου χρήσης των αρχείων προέλευσης δεδομένων από το Query

Χρησιμοποιώντας το Microsoft Query για να εισαγάγετε δεδομένα    για να εισαγάγετε εξωτερικά δεδομένα στο Excel με το Microsoft Query, ακολουθήστε αυτά τα βασικά βήματα, κάθε μία από τις οποίες περιγράφεται με περισσότερες λεπτομέρειες στις ακόλουθες ενότητες.

Τι είναι ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων;     Προέλευση δεδομένων είναι ένα αποθηκευμένο σύνολο των πληροφοριών που επιτρέπει στο Excel και το Microsoft Query για να συνδεθείτε με μια εξωτερική βάση δεδομένων. Όταν χρησιμοποιείτε το Microsoft Query για να ρυθμίσετε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων, δώστε ένα όνομα αρχείου προέλευσης δεδομένων και, στη συνέχεια, εισαγάγετε το όνομα και τη θέση της βάσης δεδομένων ή του διακομιστή, τον τύπο της βάσης δεδομένων και τις πληροφορίες σύνδεσης και τον κωδικό πρόσβασης. Οι πληροφορίες περιλαμβάνουν επίσης το όνομα ενός προγράμματος οδήγησης OBDC ή ένα πρόγραμμα οδήγησης αρχείου προέλευσης δεδομένων, το οποίο είναι ένα πρόγραμμα που πραγματοποιεί συνδέσεις με ένα συγκεκριμένο τύπο της βάσης δεδομένων.

Για να ορίσετε μια προέλευση δεδομένων χρησιμοποιώντας το Microsoft Query:

  1. Στην καρτέλα δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Από άλλες προελεύσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Από το Microsoft Query.

  2. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να καθορίσετε μια προέλευση δεδομένων για μια βάση δεδομένων, αρχείο κειμένου ή βιβλίο εργασίας του Excel, κάντε κλικ στην καρτέλα βάσεις δεδομένων.

    • Για να καθορίσετε έναν κύβο OLAP προέλευσης δεδομένων, κάντε κλικ στην καρτέλα Κύβους OLAP. Η καρτέλα αυτή είναι διαθέσιμη μόνο εάν εκτελέσατε το Microsoft Query από το Excel.

  3. Κάντε διπλό κλικ < νέα προέλευση δεδομένων >.

    -ή-

    Κάντε κλικ στην επιλογή < νέα προέλευση δεδομένων > και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέου αρχείου προέλευσης δεδομένων.

  4. Στο βήμα 1, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον προσδιορισμό της προέλευσης δεδομένων.

  5. Στο βήμα 2, κάντε κλικ σε ένα πρόγραμμα οδήγησης για τον τύπο της βάσης δεδομένων που χρησιμοποιείτε ως προέλευση δεδομένων.

    Σημειώσεις: 

    • Εάν δεν υποστηρίζεται η εξωτερική βάση δεδομένων που θέλετε να έχετε πρόσβαση από τα προγράμματα οδήγησης ODBC που εγκαθίστανται με το Microsoft Query και, στη συνέχεια, πρέπει να αποκτήσετε και να εγκαταστήσετε ένα πρόγραμμα οδήγησης ODBC συμβατό με το Microsoft Office από έναν προμηθευτή άλλου κατασκευαστή, όπως τον κατασκευαστή του το βάση δεδομένων. Για οδηγίες εγκατάστασης, επικοινωνήστε με τον προμηθευτή της βάσης δεδομένων.

    • Οι βάσεις δεδομένων OLAP δεν απαιτούν προγράμματα οδήγησης ODBC. Κατά την εγκατάσταση του Microsoft Query, είναι εγκατεστημένα προγράμματα οδήγησης για βάσεις δεδομένων που έχουν δημιουργηθεί με τη χρήση του Microsoft SQL Server Analysis Services. Για να συνδεθείτε με άλλες βάσεις δεδομένων OLAP, πρέπει να εγκαταστήσετε ένα λογισμικό προγράμματος οδήγησης και πρόγραμμα-πελάτη του αρχείου προέλευσης δεδομένων.

  6. Κάντε κλικ στην επιλογή σύνδεση και, στη συνέχεια, καταχωρήστε τις πληροφορίες που είναι απαραίτητη για να συνδεθείτε με το αρχείο προέλευσης δεδομένων. Για βάσεις δεδομένων, βιβλίων εργασίας του Excel και αρχεία κειμένου, τις πληροφορίες που παρέχετε εξαρτάται από τον τύπο του αρχείου προέλευσης δεδομένων που έχετε επιλέξει. Μπορεί να σας ζητηθεί να δώσετε ένα όνομα σύνδεσης, έναν κωδικό πρόσβασης, την έκδοση της βάσης δεδομένων που χρησιμοποιείτε, τη θέση της βάσης δεδομένων ή άλλες πληροφορίες που αφορούν τον τύπο της βάσης δεδομένων.

    Σημαντικό: 

    • Χρησιμοποιείτε πάντοτε ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης που συνδυάζουν κεφαλαία με πεζά γράμματα, αριθμούς και σύμβολα. Οι επισφαλείς κωδικοί πρόσβασης δεν συνδυάζουν αυτά τα στοιχεία. Ισχυρός κωδικός πρόσβασης: Y6dh!et5. Επισφαλής κωδικός πρόσβασης: House27. Οι κωδικοί πρόσβασης πρέπει να έχουν μήκος 8 ή περισσότερων χαρακτήρων. Μια φράση πρόσβασης που χρησιμοποιεί 14 ή περισσότερους χαρακτήρες είναι προτιμότερη.

    • Είναι σημαντικό να θυμάστε τον κωδικό πρόσβασης που έχετε. Εάν ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασης, η Microsoft δεν μπορεί να τον ανακτήσει. Φυλάξτε τους κωδικούς πρόσβασης σε ασφαλές σημείο, ξεχωριστά από τις πληροφορίες τις οποίες προστατεύουν.

  7. Αφού εισαγάγετε τις απαιτούμενες πληροφορίες, κάντε κλικ στο κουμπί OK ή Τέλος για να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέου αρχείου προέλευσης δεδομένων.

  8. Εάν η βάση δεδομένων έχει πίνακες και θέλετε έναν συγκεκριμένο πίνακα για να εμφανίσετε αυτόματα στον οδηγό του ερωτήματος, κάντε κλικ στο πλαίσιο για το βήμα 4 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στον πίνακα που θέλετε.

  9. Εάν δεν θέλετε να πληκτρολογείτε το όνομα σύνδεσης και τον κωδικό πρόσβασης κατά τη χρήση του αρχείου προέλευσης δεδομένων, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση το Αναγνωριστικό χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης στον ορισμό του αρχείου προέλευσης δεδομένων. Το αποθηκευμένο κωδικό πρόσβασης δεν είναι κρυπτογραφημένο. Εάν το πλαίσιο ελέγχου δεν είναι διαθέσιμο, επικοινωνήστε με το διαχειριστή βάσης δεδομένων για να προσδιορίσετε εάν αυτή η επιλογή μπορεί να είναι διαθέσιμα.

    Σημείωση ασφαλείας: Αποφύγετε την αποθήκευση πληροφοριών σύνδεσης κατά τη σύνδεση σε προελεύσεις δεδομένων. Αυτές οι πληροφορίες μπορεί να αποθηκεύονται ως απλό κείμενο και ένας κακόβουλος χρήστης μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση στις πληροφορίες παραβίασης της ασφάλειας του αρχείου προέλευσης δεδομένων.

Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, το όνομα του αρχείου προέλευσης δεδομένων εμφανίζεται στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων.

Χρήση του Οδηγού ερωτήματος για τα περισσότερα ερωτήματα     Ο Οδηγός ερωτήματος διευκολύνει την επιλογή και συγκέντρωση δεδομένων από διαφορετικούς πίνακες και πεδία στη βάση δεδομένων σας. Χρήση του Οδηγού ερωτήματος, μπορείτε να επιλέξετε τους πίνακες και τα πεδία που θέλετε να συμπεριλάβετε. Όταν ο οδηγός αναγνωρίζει ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού σε έναν πίνακα και ένα πεδίο με το ίδιο όνομα σε έναν δεύτερο πίνακα, δημιουργείται αυτόματα έναν εσωτερικό σύνδεσμο (μια λειτουργία ερωτήματος που καθορίζει ότι γίνεται συνδυασμός των γραμμών από τους δύο πίνακες που βασίζονται σε τιμές πεδίων πανομοιότυπες).

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό για να ταξινομήσετε το σύνολο των αποτελεσμάτων και να κάνετε απλό φιλτράρισμα. Στο τελευταίο βήμα του οδηγού, μπορείτε να επιλέξετε για να επαναφέρετε τα δεδομένα στο Excel, ή να βελτιώσετε περαιτέρω το ερώτημα στο Microsoft Query. Αφού δημιουργήσετε το ερώτημα, μπορείτε να το εκτελέσετε στο είτε το Excel ή στο Microsoft Query.

Για να ξεκινήσετε τον "Οδηγό ερωτήματος", ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

  1. Στην καρτέλα δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Από άλλες προελεύσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Από το Microsoft Query.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου χρήση του Οδηγού ερωτήματος για τη δημιουργία και επεξεργασία ερωτημάτων.

  3. Κάντε διπλό κλικ στο αρχείο προέλευσης δεδομένων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

    -ή-

    Κάντε κλικ στο αρχείο προέλευσης δεδομένων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Εργασία απευθείας στο Microsoft Query για άλλους τύπους ερωτημάτων     Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα πιο σύνθετο ερώτημα από τον "Οδηγό ερωτήματος" επιτρέπει, μπορείτε να εργαστείτε απευθείας στο Microsoft Query. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Query για να προβάλετε και να αλλάξετε ερωτήματα που ξεκινάτε τη δημιουργία του Οδηγού ερωτήματος, ή μπορείτε να δημιουργήσετε νέα ερωτήματα χωρίς τη χρήση του οδηγού. Εργαστείτε απευθείας με το Microsoft Query όταν θέλετε να δημιουργήσετε ερωτήματα που κάνουν τα εξής:

  • Επιλέξτε συγκεκριμένα δεδομένα από ένα πεδίο     Σε μια μεγάλη βάση δεδομένων, μπορείτε να επιλέξετε ορισμένα από τα δεδομένα σε ένα πεδίο και να παραλείψετε δεδομένα που δεν χρειάζεστε. Για παράδειγμα, εάν χρειάζεστε δεδομένα για δύο από τα προϊόντα σε ένα πεδίο που περιέχει πληροφορίες για πολλά προϊόντα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κριτήρια για να επιλέξετε δεδομένα για μόνο τα δύο προϊόντα που θέλετε.

  • Ανάκτηση δεδομένων με βάση διάφορα κριτήρια κάθε φορά που εκτελείτε το ερώτημα     Εάν χρειάζεστε για να δημιουργήσετε το ίδιο αναφοράς του Excel ή σύνοψη για πολλές περιοχές στο ίδιο εξωτερικά δεδομένα — όπως μια ξεχωριστή αναφορά πωλήσεων για κάθε περιοχή — μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα παραμέτρων. Όταν εκτελείτε ένα ερώτημα παραμέτρων, θα σας ζητηθεί για μια τιμή για να χρησιμοποιήσετε ως το κριτήριο, όταν το ερώτημα επιλέγει εγγραφές. Για παράδειγμα, ένα ερώτημα παραμέτρων μπορεί να σας ζητήσει να εισαγάγετε μια συγκεκριμένη περιοχή, και θα μπορούσατε να ξαναχρησιμοποιήσετε αυτό το ερώτημα για να δημιουργήσετε κάθε μία από τις τοπικές αναφορές πωλήσεων.

  • Συμμετοχή σε δεδομένα με διαφορετικούς τρόπους     Το εσωτερικοί σύνδεσμοι που δημιουργεί ο Οδηγός ερωτήματος είναι ο πιο κοινός τύπος συνδέσμου που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία ερωτημάτων. Ορισμένες φορές, ωστόσο, που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα διαφορετικό τύπο συνδέσμου. Για παράδειγμα, εάν έχετε έναν πίνακα με πληροφορίες πωλήσεων προϊόντων και έναν πίνακα με πληροφορίες για τον πελάτη, έναν εσωτερικό σύνδεσμο (ο τύπος που δημιουργήθηκε από τον "Οδηγό ερωτήματος") θα αποτρέψει την ανάκτηση εγγραφών πελατών για τους πελάτες που δεν έχουν κάνει μια αγορά. Χρησιμοποιώντας το Microsoft Query, μπορείτε να συμμετάσχετε σε αυτούς τους πίνακες, ώστε να γίνεται ανάκτηση των όλες τις εγγραφές πελάτη, μαζί με δεδομένα πωλήσεων για τους πελάτες που έχουν κάνει αγορές.

Για να ξεκινήσετε το Microsoft Query, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

  1. Στην καρτέλα δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Από άλλες προελεύσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Από το Microsoft Query.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων, βεβαιωθείτε ότι είναι απενεργοποιημένο το πλαίσιο ελέγχου χρήση του οδηγού για τη δημιουργία και επεξεργασία ερωτημάτων.

  3. Κάντε διπλό κλικ στο αρχείο προέλευσης δεδομένων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

    -ή-

    Κάντε κλικ στο αρχείο προέλευσης δεδομένων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Επαναχρησιμοποίηση και κοινή χρήση ερωτημάτων     Στο τόσο ο Οδηγός ερωτήματος και το Microsoft Query, μπορείτε να αποθηκεύσετε τα ερωτήματά σας ως αρχείο .dqy που μπορείτε να τροποποιήσετε, να χρησιμοποιήσετε ξανά και κοινή χρήση. Excel μπορεί να ανοίξει αρχεία .dqy απευθείας, γεγονός που επιτρέπει εσείς ή άλλοι χρήστες για να δημιουργήσετε περιοχές δεδομένων εξωτερικής προέλευσης από το ίδιο ερώτημα.

Για να ανοίξετε ένα αποθηκευμένο ερώτημα από το Excel:

  1. Στην καρτέλα δεδομένα, στην ομάδα Λήψη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Από άλλες προελεύσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Από το Microsoft Query. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων, κάντε κλικ στην καρτέλα ερωτήματα.

  3. Κάντε διπλό κλικ στο αποθηκευμένο ερώτημα που θέλετε να ανοίξετε. Εμφανίζεται το ερώτημα στο Microsoft Query.

Εάν θέλετε να ανοίξετε ένα αποθηκευμένο ερώτημα και το Microsoft Query είναι ήδη ανοιχτή, κάντε κλικ στο μενού αρχείο του Microsoft Query και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

Εάν κάνετε διπλό κλικ σε ένα αρχείο .dqy, το Excel ανοίγει, εκτελεί το ερώτημα και, στη συνέχεια, να εισαγάγει τα αποτελέσματα σε ένα νέο φύλλο εργασίας.

Εάν θέλετε να κάνετε κοινή χρήση μιας σύνοψης ή Excel αναφοράς που βασίζεται σε εξωτερικά δεδομένα, μπορείτε να δώσετε σε άλλους χρήστες ένα βιβλίο εργασίας που περιέχει μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων ή μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο. Πρότυπο σάς επιτρέπει να αποθηκεύσετε τη σύνοψη ή την έκθεση χωρίς να αποθηκεύσετε τα εξωτερικά δεδομένα, έτσι ώστε το αρχείο είναι μικρότερο. Όταν ένας χρήστης ανοίγει το πρότυπο αναφοράς ανάκτηση των εξωτερικών δεδομένων.

Αφού δημιουργήσετε ένα ερώτημα στο Οδηγός ερωτημάτων ή το Microsoft Query, μπορείτε να επιστρέψετε τα δεδομένα στο φύλλο εργασίας του Excel. Τα δεδομένα, στη συνέχεια, γίνεται μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων ή αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα που μπορείτε να μορφοποιήσετε και να ανανεώσετε.

Μορφοποίηση ανάκτηση δεδομένων     Στο Excel, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία, όπως τα γραφήματα ή αυτόματων μερικών αθροισμάτων, για να παρουσιάσετε και να συνοψίσετε τα δεδομένα που έχουν ανακτηθεί από το Microsoft Query. Μπορείτε να μορφοποιήσετε τα δεδομένα και η μορφοποίηση διατηρείται όταν ανανεώνετε τα εξωτερικά δεδομένα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δικές σας ετικέτες στηλών αντί για τα ονόματα των πεδίων και να προσθέσετε αυτόματα αριθμούς γραμμών.

Excel μπορώ να μορφοποιήσω αυτόματα νέα δεδομένα που πληκτρολογείτε στο τέλος μιας περιοχής για να ταιριάζουν στις προηγούμενες γραμμές. Excel μπορεί να αντιγράψει επίσης αυτόματα τύπους που επαναλαμβάνονται στις προηγούμενες γραμμές και τους επεκτείνει σε πρόσθετες γραμμές.

Σημείωση: Για να να επεκταθεί σε νέες γραμμές της περιοχής, οι μορφές και οι τύποι πρέπει να εμφανίζονται σε τουλάχιστον τρεις από πέντε προηγούμενες γραμμές.

Μπορείτε να ενεργοποιήσετε αυτήν την επιλογή (ή να απενεργοποιήσετε ξανά) ανά πάσα στιγμή:

  1. Επιλέξτε Αρχείο > Επιλογές > Για προχωρημένους.

    Στο Excel 2007: Επιλέξτε το Κουμπί του Microsoft Office Εικόνα κουμπιού του Office , κάντε κλικ στην εντολή Επιλογές του Excel και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην κατηγορία για προχωρημένους.

  2. Στην ενότητα Επιλογές επεξεργασίας, επιλέξτε το σημάδι ελέγχου μορφών και τύπων περιοχής δεδομένων επέκταση. Για να απενεργοποιήσετε την αυτόματη μορφοποίηση περιοχής δεδομένων ξανά, καταργήστε την επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου.

Ανανέωση εξωτερικών δεδομένων     Κατά την ανανέωση εξωτερικών δεδομένων, μπορείτε να εκτελέσετε το ερώτημα για να ανακτήσετε οποιαδήποτε νέα ή τροποποιημένα δεδομένα που ταιριάζουν με τις προδιαγραφές σας. Μπορείτε να ανανεώσετε ένα ερώτημα στο Microsoft Query και το Excel. Το Excel παρέχει διάφορες επιλογές για την ανανέωση ερωτημάτων, συμπεριλαμβανομένης της ανανέωσης των δεδομένων κάθε φορά που ανοίγετε το βιβλίο εργασίας και να ανανεώνετε αυτόματα σε τακτά χρονικά διαστήματα. Μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε στο Excel κατά την ανανέωση των δεδομένων και μπορείτε επίσης να ελέγξετε την κατάσταση κατά την ανανέωση των δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ανανέωση συνδεδεμένων (εισηγμένων) δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×