Χρήση του προτύπου βάσης δεδομένων "Φοιτητές" της Access

Χρήση του προτύπου βάσης δεδομένων "Φοιτητές" της Access 2007 για να παρακολουθείτε πληροφορίες σχετικά με τους φοιτητές σας, καθώς και τις επαφές έκτακτης ανάγκης τους, ιατρικές πληροφορίες και πληροφορίες για τους κηδεμόνες τους. Μπορείτε επίσης να αναζητάτε και να φιλτράρετε φοιτητές, να παρακολουθείτε τις παρουσίες τους, να εμφανίζετε ή να αποκρύπτετε στήλες, καθώς και να προβάλετε τις διευθύνσεις τους στο χάρτη.

Τα πρότυπο της βάσης δεδομένων "Φοιτητές"

Χρήση βάσης δεδομένων

Σε αυτό το άρθρο, θα καλύψουμε τα βασικά βήματα για τη χρήση του προτύπου βάσης δεδομένων "Φοιτητές".

Προετοιμασία βάσης δεδομένων για χρήση

  • Όταν ανοίγετε τη βάση δεδομένων για πρώτη φορά, η Access εμφανίζει τη σελίδα "Γρήγορα αποτελέσματα". Για να αποτρέψετε την εμφάνιση αυτής της σελίδας την επόμενη φορά που θα ανοίξετε τη βάση δεδομένων, απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση της σελίδας "Γρήγορα αποτελέσματα" κατά το άνοιγμα αυτής της βάσης δεδομένων.

    Κλείστε τη σελίδα "Γρήγορα αποτελέσματα", για να ξεκινήσετε τη χρήση της βάσης δεδομένων.

  • Για να βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένο όλο το περιεχόμενο της βάσης δεδομένων, ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία:

    1. Στη "Γραμμή μηνυμάτων", κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές.

    2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ασφαλείας του Microsoft Office, κάντε κλικ στην εντολή Ενεργοποίηση αυτού του περιεχομένου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

      Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίηση του περιεχομένου της βάσης δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο Αποφασίστε εάν μπορείτε να εμπιστευτείτε μια βάση δεδομένων.

Συλλογή δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μπορείτε να συλλέξετε πληροφορίες σχετικά με τους φοιτητές από τους χρήστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στέλνοντάς τους μια φόρμα καταχώρησης δεδομένων σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν οι χρήστες σάς στείλουν τη συμπληρωμένη φόρμα, μπορείτε να επεξεργαστείτε και να αποθηκεύσετε τα δεδομένα στη λίστα φοιτητών σας.

  1. Στη φόρμα Λίστα παγίων, κάντε κλικ στο Συλλογή στοιχείων.

  2. Ακολουθήστε τις οδηγίες στον οδηγό Συλλογή δεδομένων μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, για να συλλέξετε δεδομένα από τους επιλεγμένους παραλήπτες μηνυμάτων.

Αναζήτηση φοιτητή

Το πλαίσιο Γρήγορη αναζήτηση σας επιτρέπει να βρείτε γρήγορα έναν φοιτητή στη φόρμα Λίστα φοιτητών.

  • Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να αναζητήσετε στο πλαίσιο Γρήγορη αναζήτηση και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER ή κάντε κλικ στο κουμπί Μετάβαση.

    Η Access φιλτράρει τη λίστα και εμφανίζει μόνο τις εγγραφές που περιέχουν το κείμενο που αναζητήσατε. Για να επιστρέψετε στην πλήρη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση όλων των εγγραφών.

Φιλτράρισμα Λίστας φοιτητών

Στη φόρμα Λίστα φοιτητών, μπορείτε να φιλτράρετε τη λίστα των φοιτητών και να αποθηκεύσετε τα αγαπημένα σας φίλτρα, για μελλοντική χρήση.

  1. Εφαρμόστε τα φίλτρα, κάνοντας δεξιό κλικ στη φόρμα και επιλέγοντας τα φίλτρα που θέλετε.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση φίλτρου.

  3. Στη φόρμα Λεπτομέρειες φίλτρου, εισαγάγετε ένα όνομα και μια περιγραφή φίλτρου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο.

  4. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Φιλτράρισμα αγαπημένων, για να εφαρμόσετε ένα αποθηκευμένο φίλτρο, ή κάντε κλικ στο (Απαλοιφή φίλτρου), για να καταργήσετε ένα φίλτρο.

Εμφάνιση ή απόκρυψη στηλών

Στη φόρμα Λίστα φοιτητών, ορισμένα πεδία (στήλες) είναι κρυμμένα από προεπιλογή. Για να αλλάξετε τα πεδία που εμφανίζονται:

  1. Κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση/Απόκρυψη πεδίων.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επανεμφάνιση στηλών, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα από κάθε στήλη που θέλετε να εμφανίσετε. Απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου, για να αποκρύψετε τη στήλη.

Εμφάνιση λεπτομερειών φοιτητή

Με τη φόρμα Λεπτομέρειες φοιτητή, μπορείτε να προβάλετε και να εισαγάγετε περισσότερες πληροφορίες για έναν φοιτητή, καθώς και φωτογραφίες, κηδεμόνες, πληροφορίες έκτακτης ανάγκης και παρουσίες. Για να εμφανίσετε τη φόρμα Λεπτομέρειες φοιτητή:

  • Στη φόρμα Λίστα φοιτητών, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα που βρίσκεται δίπλα στο στοιχείο που θέλετε να προβάλετε.

Προσθήκη εικόνας

Στη φόρμα Λεπτομέρειες φοιτητή, μπορείτε να προσθέσετε φωτογραφίες και άλλα συνημμένα.

  • Κάτω από το πλαίσιο της εικόνας, κάντε κλικ στο + / – Εικόνας.

  • Στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

  • Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου, αναζητήστε τον φάκελο που περιέχει το αρχείο σας.

  • Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να προσθέσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα.

  • Στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα, κάντε κλικ στην επιλογή ΟΚ.

Σημείωση: Για κάθε στοιχείο, μπορείτε να επισυνάψετε πολλά αρχεία, καθώς και διαφορετικούς τύπους αρχείων, όπως έγγραφα ή υπολογιστικά φύλλα.

Προσθήκη φοιτητών από το Microsoft Office Outlook 2007

Εάν χρησιμοποιείτε το Office Outlook 2007, μπορείτε να προσθέσετε φοιτητές από αυτό το πρόγραμμα, χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ξανά τις πληροφορίες.

  1. Στη φόρμα Λίστα φοιτητών, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη από το Outlook.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Ονόματα για προσθήκη, επιλέξτε τα ονόματα που θέλετε να προσθέσετε στη βάση δεδομένων.

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Εμφάνιση χάρτη με τη διεύθυνση ενός φοιτητή

Στη φόρμα Λεπτομέρειες φοιτητή, εάν έχετε εισαγάγει τη διεύθυνση ενός φοιτητή, μπορείτε να εμφανίσετε έναν χάρτη της τοποθεσίας:

  • Κάντε κλικ στο Επιλογή για Χάρτη.

Εμφάνιση εκθέσεων

Η βάση δεδομένων "Φοιτητές" περιλαμβάνει διάφορες εκθέσεις, όπως μεταξύ άλλων τις εκθέσεις Όλοι οι φοιτητές, Αλλεργίες και φάρμακα, Πληροφορίες για περίπτωση ανάγκης, Πληροφορίες κηδεμόνα κ.λπ. Για να εμφανίσετε μια έκθεση:

  • Στο "Παράθυρο περιήγησης", στην ενότητα Εκθέσεις, κάντε διπλό κλικ στην έκθεση που θέλετε να εμφανίσετε.

Μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας προσαρμοσμένες εκθέσεις. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία απλής έκθεσης.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×