Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
Office

Χρήση του βοηθού προγραμματισμού και της εύρεσης αίθουσας για συσκέψεις στο Outlook

Εάν χρησιμοποιείτε ένα λογαριασμό Office 365 ή Microsoft Exchange με το Outlook, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον βοηθό προγραμματισμού και την εύρεση αίθουσας για να σας βοηθήσουν να προγραμματίσετε τις συσκέψεις σας.

Χρήση της λειτουργίας "Βοηθός προγραμματισμού"

  1. Από τα Εισερχόμενα, επιλέξτε νέα στοιχεία > σύσκεψη ή στο ημερολόγιο, επιλέξτε νέα σύσκεψη. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + Shift + Q για να δημιουργήσετε μια νέα πρόσκληση σε σύσκεψη.

  2. Προσθήκη συμμετεχόντων στο πλαίσιο " προς ".

  3. Στο πλαίσιο θέμα , πληκτρολογήστε μια περιγραφή της σύσκεψης ή του συμβάντος.

  4. Επιλέξτε Βοηθός προγραμματισμού από την κορδέλα. Θα δείτε μια γραμμή για κάθε παραλήπτη που εισαγάγατε στο πλαίσιο "προς". Εάν θέλετε να προσθέσετε περισσότερους συμμετέχοντες, μπορείτε να πληκτρολογήσετε το όνομά τους σε οποιαδήποτε κενή γραμμή στο Βοηθό προγραμματισμού.

  5. Οι ώρες που οι συμμετέχοντες είναι απασχολημένοι εμφανίζονται με σκούρο μπλε χρώμα. Οι φορές που οι συμμετέχοντες έχουν μια αβέβαιη συνάντηση εμφανίζονται σε ένα ανοιχτό μπλε κατακερματισμένο μπλοκ και οι χρόνοι εκτός των εργάσιμων ωρών των συμμετεχόντων σας εμφανίζονται με ανοιχτό γκρι χρώμα. Επιλέξτε έναν διαθέσιμο χρόνο για όλους τους συμμετέχοντες.

  6. Για να επιλέξετε τη βέλτιστη ώρα για όλους τους συμμετέχοντες, χρησιμοποιήστε το Finder αίθουσας στη δεξιά στήλη. Μπορείτε να δείτε ποιες φορές οι συμμετέχοντες έχουν διενέξεις.

Χρήση της εύρεσης αίθουσας 

  1. Σε μια νέα σύσκεψη, επιλέξτε το κουμπί Βοηθός προγραμματισμού στην κορδέλα.

  2. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Εμφάνιση λίστας αιθουσών για να επιλέξετε μια λίστα με αίθουσες. Αυτές οι λίστες έχουν ρυθμιστεί από το διαχειριστή του Microsoft Exchange ή του Office 365 σας. 

    Χρησιμοποιήστε την εύρεση αίθουσας για να δείτε τις αίθουσες διασκέψεων που είναι διαθέσιμες για τη σύσκεψή σας.

  3. Επιλέξτε ένα διαθέσιμο δωμάτιο για να προσθέσετε το δωμάτιο στον βοηθό προγραμματισμού και στη σύσκεψη ως παραλήπτης. 

  4. Το παράθυρο Προτεινόμενες ώρες εντοπίζει την καλύτερη ώρα για τη σύσκεψή σας, η οποία ορίζεται ως η ώρα κατά την οποία οι περισσότεροι συμμετέχοντες είναι διαθέσιμοι. Η καλύτερη ώρα σύσκεψης εμφανίζεται στο επάνω μέρος του παραθύρου. Για να επιλέξετε μία από τις προτεινόμενες ώρες, κάντε κλικ στην πρόταση χρόνου στο παράθυρο Προτεινόμενες ώρες . Μπορείτε επίσης να επιλέξετε με μη αυτόματο τρόπο μια ώρα στο πλέγμα διαθεσιμότητας.

    Χρησιμοποιήστε την επιλογή Προτεινόμενες ώρες για να δείτε πότε είναι διαθέσιμοι οι συμμετέχοντες.

    1. Εάν θέλετε να επαναληφθεί η σύσκεψη, στο μενού σύσκεψη , στην ομάδα Επιλογές , κάντε κλικ στην επιλογή Περιοδικότητα, επιλέξτε το μοτίβο περιοδικότητας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

      Όταν προσθέτετε ένα μοτίβο περιοδικότητας σε μια πρόσκληση σε σύσκεψη, το μενού της σύσκεψης αλλάζει σε περιοδική σύσκεψη.

  5. Όταν ολοκληρώσετε τη ρύθμιση της σύσκεψης, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×