Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας για τη μαζική αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας για τη μαζική αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Εάν έχετε ένα μήνυμα που θέλετε να στείλετε σε πολλά άτομα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θέλετε να είναι εξατομικευμένο για κάθε παραλήπτη, χρησιμοποιήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια δέσμη εξατομικευμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν πανομοιότυπη μορφοποίηση και χρησιμοποιούν ίδιο κείμενο και γραφικά. Μόνο συγκεκριμένες ενότητες του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ποικίλλουν και είναι εξατομικευμένες. Η συγχώνευση αλληλογραφίας, σε αντίθεση με την αποστολή ενός μηνύματος σε μια ομάδα ατόμων, κάνει κάθε παραλήπτη του μηνύματος μοναδικό.

Τρία αρχεία στη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας, η οποία αποτελείται από ένα κύριο έγγραφο καθώς και μια λίστα αλληλογραφίας που παράγει σύνολα επιστολών ή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φακέλους ή ετικέτες.

Υπάρχουν τρία έγγραφα που εμπλέκονται στη δημιουργία μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας:

  • Το κύριο έγγραφο
    Αυτό το έγγραφο είναι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Περιέχει κείμενο και γραφικά (ένα λογότυπο ή εικόνα, για παράδειγμα) που είναι πανομοιότυπα για κάθε έκδοση του συγχωνευμένου εγγράφου.

  • Η λίστα στοιχείων αλληλογραφίας
    Αυτό το έγγραφο περιέχει τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται για τη συμπλήρωση των πληροφοριών στην επιστολή. Η λίστα αλληλογραφίας έχει ονόματα, για παράδειγμα, και το κύριο έγγραφο είναι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα απευθύνεται στα ονόματα στη λίστα σας.

  • Το συγχωνευμένο έγγραφο
    Αυτό το έγγραφο είναι ένας συνδυασμός του κύριου εγγράφου και της λίστας αλληλογραφίας. Η συγχώνευση αλληλογραφίας αντλεί το σχηματισμό από τη λίστα στοιχείων αλληλογραφίας και τον τοποθετεί στο κύριο έγγραφο, δημιουργώντας ένα εξατομικευμένο, συγχωνευμένο έγγραφο για κάθε άτομο της λίστας αλληλογραφίας.

Βήμα 1: Προετοιμασία του κύριου εγγράφου

Πληκτρολογήστε το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να στείλετε σε όλους τους χρήστες στο Word πριν ξεκινήσετε. Εάν ενημερώνετε τα άτομα για ένα επερχόμενο συμβάν, για παράδειγμα, συμπεριλάβετε το όνομα, την ημερομηνία, την ώρα και την τοποθεσία του συμβάντος. Αυτές τις λεπτομέρειες συμβάντος είναι σημαντικό να τις γνωρίζουν όλοι οι χρήστες.

  • Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας > Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Στιγμιότυπο οθόνης της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας" στο Word, που εμφανίζει την εντολή "Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας" και τη λίστα των διαθέσιμων επιλογών για τον τύπο της συγχώνευσης που θέλετε να εκτελέσετε.

Βήμα 2: Ρύθμιση της λίστας αλληλογραφίας

Για να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να έχετε εγκατεστημένο ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συμβατό με MAPI, όπως το Outlook ή το Gmail. Εάν χρησιμοποιείτε το MAPI του Outlook, βεβαιωθείτε ότι οι εκδόσεις των Word και Outlook είναι ίδιες.

Η λίστα αλληλογραφίας είναι η προέλευση των δεδομένων σας. Μπορεί να είναι ένας κατάλογος επαφών του Outlook, μια βάση δεδομένων της Access ή μια λίστα διευθύνσεων του Office. Περιέχει τις εγγραφές που χρησιμοποιεί το Word για να αντλήσει πληροφορίες για τη δημιουργία μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.


Συμβουλές

Βήμα 3: Σύνδεση της λίστας αλληλογραφίας με το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τώρα είναι ώρα να επιλέξετε τους παραλήπτες από μια προέλευση δεδομένων (μια λίστα διευθύνσεων). Βεβαιωθείτε ότι το αρχείο προέλευσης δεδομένων έχει μια στήλη για τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ότι υπάρχει μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάθε άτομο στο οποίο θα στείλετε το μήνυμα.

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε Επιλογή παραληπτών και, στη συνέχεια, ενεργοποιήστε μια επιλογή.

  2. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν δεν έχετε λίστα αλληλογραφίας, επιλέξτε Πληκτρολόγηση νέας λίστας και δημιουργήστε μία.

      ή

    • Εάν η λίστα αλληλογραφίας σας βρίσκεται σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel, μια βάση δεδομένων της Access ή σε έναν άλλο τύπο αρχείου δεδομένων, επιλέξτε Χρήση υπάρχουσας λίστας. Στη συνέχεια, μεταβείτε στη λίστα και επιλέξτε Άνοιγμα.

      ή

    • Εάν χρησιμοποιείτε τις επαφές του Outlook, επιλέξτε Επιλογή από τις επαφές του Outlook.

  3. Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση ως.

  4. Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση.


Επεξεργασία της λίστας αλληλογραφίας

Εάν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλα τα άτομα στη λίστα σας, μεταβείτε στο Βήμα 4: Προσθήκη εξατομικευμένου περιεχομένου στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν θέλετε να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο σε συγκεκριμένα άτομα στη λίστα σας, μπορείτε να περιορίσετε τη λίστα, χρησιμοποιώντας τα βήματα στην ενότητα "Επεξεργασία της λίστας αλληλογραφίας".

  1. Επιλέξτε Επεξεργασία λίστας παραληπτών.

    Στιγμιότυπο οθόνης της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας" στο Word, που εμφανίζει την εντολή "Επεξεργασία λίστας παραληπτών" με επισήμανση.

  2. Ελέγξτε τα ονόματα των ατόμων που θέλετε να λάβουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Επιλογή σειρών με κλικ στο πλαίσιο ελέγχου

Μπορείτε επίσης να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε τη λίστα για να κάνετε ευκολότερη την εύρεση ονομάτων και διευθύνσεων.

Βήμα 4: Προσθήκη εξατομικευμένου περιεχομένου στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Εξατομικεύστε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προσθέτοντας το όνομα και τη διεύθυνση ενός ατόμου. Η καλύτερη πρακτική για την προσθήκη αυτών των λεπτομερειών είναι η εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης στο κύριο έγγραφο.

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Εγγραφή και εισαγωγή πεδίων, επιλέξτε Μπλοκ διεύθυνσης.

    Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης "Μπλοκ διεύθυνσης"

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης, επιλέξτε μια μορφή για το όνομα του παραλήπτη, όπως θα εμφανίζεται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Επιλογές μπλοκ διεύθυνσης

  3. Επιλέξτε OK για να εισαγάγετε το πεδίο συγχώνευσης.

  4. Στην ομάδα Εγγραφή και εισαγωγή, επιλέξτε Γραμμή χαιρετισμού.

    Στιγμιότυπο οθόνης της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας" στο Word, που εμφανίζει την εντολή "Γραμμή χαιρετισμού" με επισήμανση.

  5. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή γραμμής χαιρετισμού, επιλέξτε τη μορφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

  6. Επιλέξτε OK για να εισαγάγετε το πεδίο συγχώνευσης.

  7. Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση για να διατηρήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας.

    Σημείωση: Θα πρέπει να μορφοποιήσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μη αυτόματο τρόπο μετά την εισαγωγή των πεδίων.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε άλλα πεδία από την προέλευση δεδομένων στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Επαλήθευση των ονομάτων των πεδίων συγχώνευσης

Βεβαιωθείτε ότι το Word βρίσκει τα ονόματα και τις διευθύνσεις στη λίστα αλληλογραφίας σας.

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Εγγραφή και εισαγωγή πεδίων, επιλέξτε Ταίριασμα πεδίων.

    Συμβουλή:  Μπορείτε επίσης να ανοίξετε την επιλογή Πεδία συγχώνευσης από το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης που χρησιμοποιήσατε για να προσθέσετε ένα μπλοκ διεύθυνσης στο κύριο έγγραφο.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Ταίριασμα πεδίων, βεβαιωθείτε ότι τα πεδία εγγραφών που εμφανίζονται στη λίστα ταιριάζουν με τα ονόματα των επικεφαλίδων στηλών για τις εγγραφές στην προέλευση δεδομένων της λίστας αλληλογραφίας.

    Παράθυρο διαλόγου 'Ταίριασμα πεδίων'

    Σημείωση: Υπάρχουν δύο στήλες στο παράθυρο διαλόγου. Στην αριστερή στήλη υπάρχει μια λίστα με κοινά ονόματα σε μια επαγγελματική εγγραφή, για παράδειγμα. Η δεξιά στήλη είναι το όνομα πεδίου για το κοινό όνομα που έχει αντιστοιχιστεί σε μια επικεφαλίδα στήλης στην προέλευση δεδομένων.

  3. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν τα ονόματα πεδίου που εμφανίζονται ταιριάζουν με τις επικεφαλίδες στηλών που χρησιμοποιήσατε για τις εγγραφές στην προέλευση δεδομένων λίστας αλληλογραφίας, μην κάνετε τίποτα.

      ή

    • Εάν εμφανίζεται η ένδειξη (χωρίς αντιστοιχία) σε ένα όνομα πεδίου που αναμένατε να ταιριάζει με μια επικεφαλίδα στήλης στην προέλευση δεδομένων σας, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος και, στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα πεδίου στην προέλευση δεδομένων λίστας αλληλογραφίας. Επαναλάβετε ανάλογα με τις απαιτήσεις.

  4. Επιλέξτε OK.


Μορφοποίηση πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας

Για να αλλάξετε τη γραμματοσειρά, το μέγεθος ή τα διαστήματα του συγχωνευμένου περιεχομένου, επιλέξτε το όνομα του πεδίου συγχώνευσης και κάντε τις αλλαγές που θέλετε.

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων, επιλέξτε Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων για να επιστρέψετε από τα συγχωνευμένα αποτελέσματα στα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας στην επιστολή σας.

    Στο Word, στην καρτέλα "Στοιχεία αλληλογραφίας", η ομάδα "Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων".

  2. Επιλέξτε το όνομα του πεδίου συγχώνευσης.

    Επιλεγμένο πεδίο "Μπλοκ διεύθυνσης"

  3. Στην Κεντρική καρτέλα, επιλέξτε τη γραμματοσειρά και το μέγεθος γραμματοσειράς που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

    Στο Word, στην "Κεντρική" καρτέλα, στην ομάδα "Γραμματοσειρά", επιλέξτε γραμματοσειρά και μέγεθος γραμματοσειράς.

  4. Στην καρτέλα Διάταξη σελίδας (Word 2013) ή στην καρτέλα Διάταξη (Word 2016), επιλέξτε τα διαστήματα παραγράφου που θέλετε.

    Στο Word, στην καρτέλα "Διάταξη", στην ομάδα "Παράγραφος", ορίστε διαστήματα.

    Σημείωση: Επειδή το Word αντιμετωπίζει κάθε γραμμή σε ένα μπλοκ διεύθυνσης ως παράγραφο, μπορεί να θέλετε να μειώσετε το διάστημα μεταξύ των γραμμών.

Βήμα 5: Προεπισκόπηση και ολοκλήρωση

Αφού προσθέσετε πεδία συγχώνευσης στο κύριο έγγραφο, είστε έτοιμοι να κάνετε προεπισκόπηση των αποτελεσμάτων συγχώνευσης. Όταν είστε ικανοποιημένοι με την προεπισκόπηση, ολοκληρώστε τη συγχώνευση.

  1. Επιλέξτε Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί για την Επόμενη Κουμπί επόμενης εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας ή την Προηγούμενη Κουμπί προηγούμενης εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας εγγραφή, για να βεβαιωθείτε ότι τα ονόματα και οι διευθύνσεις στο σώμα της επιστολής σας εμφανίζονται σωστά.

    Στιγμιότυπο οθόνης της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας" στο Word, που εμφανίζει την ομάδα "Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων".

    Συμβουλή:  Για να μεταβείτε στην αρχή της λίστας, επιλέξτε το κουμπί για την Πρώτη Κουμπί πρώτης εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας εγγραφή και, για να μεταβείτε στο τέλος της λίστας, επιλέξτε το κουμπί για την Τελευταία Κουμπί τελευταίας εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας εγγραφή.

  2. Επιλέξτε Ολοκλήρωση και συγχώνευση > Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Στιγμιότυπο οθόνης της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας" στο Word, που εμφανίζει την εντολή "Ολοκλήρωση και συγχώνευση" και τις επιλογές της.

  3. Στο πλαίσιο Προς επιλέξτε το όνομα της στήλης διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λίστα σας.

    Σημείωση:  Το Word θα στείλει ένα επιμέρους μήνυμα σε κάθε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεν είναι δυνατό να κάνετε κοινοποίηση ή ιδιαίτερη κοινοποίηση σε άλλους παραλήπτες και δεν μπορείτε να προσθέσετε συνημμένα στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  4. Στο πλαίσιο Γραμμή θέματος, πληκτρολογήστε μια Γραμμή θέματος για το μήνυμα.

  5. Στο πλαίσιο Μορφή αλληλογραφίας, επιλέξτε HTML (η προεπιλεγμένη ρύθμιση) ή Απλό κείμενο για να στείλετε το έγγραφο ως σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Σημαντικό: Εάν στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως απλό κείμενο, το κύριο έγγραφο δεν θα περιλαμβάνει καμία μορφοποίηση κειμένου ούτε γραφικά.

  6. Στην περιοχή Αποστολή εγγραφών, κάντε ένα από τα εξής:

    • Αποδεχτείτε την προεπιλεγμένη ρύθμιση για να συγχωνεύσετε και να στείλετε σε Όλες τις εγγραφές.

      ή

    • Επιλέξτε Τρέχουσα εγγραφή και το μήνυμα θα σταλεί μόνο στην εγγραφή που βλέπετε στην οθόνη σας.

      ή

    • Επιλέξτε την τελευταία επιλογή και, στο πλαίσιο Από, πληκτρολογήστε τον αριθμό εγγραφής από όπου θα ξεκινήσει η συγχώνευση και, στο πλαίσιο Έως πληκτρολογήστε τον αριθμό εγγραφής όπου θα ολοκληρωθεί η συγχώνευση.

      Σημείωση: Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν θα σταλεί σε όσους έχουν έναν αριθμό εγγραφής που έχει εξαιρεθεί από την περιοχή Από-Έως.

  7. Επιλέξτε OK για να εκτελεστεί η συγχώνευση αλληλογραφίας.

Βήμα 6: Αποθήκευση του εξατομικευμένου μηνύματος

Αποθηκεύστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εάν σκοπεύετε να το χρησιμοποιήσετε σε κάποια άλλη συγχώνευση αλληλογραφίας.

Όταν αποθηκεύετε το κύριο έγγραφο, αποθηκεύετε επίσης τη σύνδεσή του με την προέλευση δεδομένων που επιλέξατε. Την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το κύριο έγγραφο, το Word θα σας ζητήσει να επιλέξετε αν θέλετε να διατηρήσετε τη σύνδεση με την προέλευση δεδομένων.

  • Εάν επιλέξετε Ναι, το έγγραφο ανοίγει εμφανίζοντας πληροφορίες συγχώνευσης με την πρώτη εγγραφή.

  • Εάν επιλέξετε Όχι, η σύνδεση μεταξύ του κύριου εγγράφου και της προέλευσης δεδομένων διακόπτεται. Το κύριο έγγραφο για το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετατρέπεται σε ένα τυπικό έγγραφο του Word.

Δείτε επίσης

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×