Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
Office
Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας για τη μαζική αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας για τη μαζική αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Προτού ξεκινήσετε, ανοίξτε ένα κενό έγγραφο στο Word και πληκτρολογήστε το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να στείλετε.

Για να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να έχετε εγκατεστημένο ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συμβατό με MAPI, όπως το Outlook ή το Gmail.

Βήμα 1: Προετοιμασία του κύριου εγγράφου

  • Επιλέξτε Στοιχεία αλληλογραφίας > Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας > Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας με επιλεγμένο το στοιχείο "Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου"

Βήμα 2: Ρύθμιση της λίστας αλληλογραφίας

Η λίστα αλληλογραφίας είναι η προέλευση των δεδομένων σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προελεύσεις δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για μια συγχώνευση αλληλογραφίας.

Συμβουλές

  • Εάν δεν έχετε λίστα αλληλογραφίας, μπορείτε να δημιουργήσετε μία κατά τη διάρκεια της συγχώνευσης αλληλογραφίας.

  • Εάν χρησιμοποιείτε ένα Excel υπολογιστικό φύλλο, μορφοποιήστε τη στήλη "Ταχυδρομικοί κώδικες" ως κείμενο, για να διατηρήσετε τυχόν μηδενικά. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Μορφοποίηση αριθμών, ημερομηνιών και άλλων τιμών της συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Excel.

  • Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις επαφές του Outlook, βεβαιωθείτε ότι το Outlook είναι το προεπιλεγμένο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ότι είναι στην ίδια έκδοση με το Word.

Βεβαιωθείτε ότι η προέλευση δεδομένων έχει μια στήλη για τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ότι υπάρχει μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάθε άτομο στο οποίο θα στείλετε το μήνυμα.

  1. Επιλέξτε Στοιχεία αλληλογραφίας > Επιλογή παραληπτών.

  2. Επιλέξτε μια προέλευση δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προελεύσεις δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για μια συγχώνευση αλληλογραφίας.

  3. Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση.

Εάν χρειάζεται να επεξεργαστείτε, να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε τη λίστα αλληλογραφίας σας, ανατρέξτε στο θέμα Συγχώνευση αλληλογραφίας: Επεξεργασία παραληπτών.

  1. Επιλέξτε Στοιχεία αλληλογραφίας > Γραμμή χαιρετισμού.

  2. Επιλέξτε τη μορφοποίηση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

  3. Επιλέξτε OK για να εισαγάγετε το πεδίο συγχώνευσης.

  4. Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε άλλα πεδία από την προέλευση δεδομένων στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Σημείωση: Θα πρέπει να μορφοποιήσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μη αυτόματο τρόπο μετά την εισαγωγή των πεδίων.

Εάν λείπει οποιοδήποτε τμήμα της διεύθυνσής σας ή άλλων πεδίων, ανατρέξτε στο θέμα Συγχώνευση αλληλογραφίας: Ταίριασμα πεδίων για διόρθωση.

Για να αλλάξετε τη γραμματοσειρά, το μέγεθος ή τα διαστήματα του συγχωνευμένου περιεχομένου, επιλέξτε το όνομα του πεδίου συγχώνευσης και κάντε τις αλλαγές που θέλετε.

  1. Επιλέξτε Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο Κουμπί επόμενης εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας ή Προηγούμενο Κουμπί προηγούμενης εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας εγγραφή, για να δείτε τα ονόματα και τις διευθύνσεις στο σώμα της επιστολής σας.

    Στιγμιότυπο οθόνης της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας" στο Word, που εμφανίζει την ομάδα "Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων".

  2. Επιλέξτε Ολοκλήρωση και συγχώνευση > Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Στιγμιότυπο οθόνης της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας" στο Word, που εμφανίζει την εντολή "Ολοκλήρωση και συγχώνευση" και τις επιλογές της.

  3. Στο πλαίσιο Προς επιλέξτε τη στήλη ή το πεδίο διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λίστα αλληλογραφίας σας.

    Σημείωση:  Το Word θα στείλει ένα επιμέρους μήνυμα σε κάθε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεν μπορείτε να κάνετε κοινοποίηση ή ιδιαίτερη κοινοποίηση σε άλλους παραλήπτες. Μπορείτε να συμπεριλάβετε συνδέσεις, αλλά δεν μπορείτε να προσθέσετε συνημμένα στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  4. Στο πλαίσιο Γραμμή θέματος, πληκτρολογήστε μια Γραμμή θέματος για το μήνυμα.

  5. Στο πλαίσιο Μορφή αλληλογραφίας, επιλέξτε HTML (η προεπιλεγμένη ρύθμιση) ή Απλό κείμενο για να στείλετε το έγγραφο ως σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  6. Στην περιοχή Αποστολή εγγραφών, χρησιμοποιήστε μία από τις εξής επιλογές:

    • Όλες οι εγγραφές (προεπιλογή).

    • Τρέχουσα εγγραφή, το μήνυμα θα σταλεί μόνο στην εγγραφή που βλέπετε στην οθόνη σας.

    • Από και Έως, αποστολή μόνο μιας περιοχής εγγραφών.

  7. Επιλέξτε OK για να εκτελεστεί η συγχώνευση αλληλογραφίας.

Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση. Όταν αποθηκεύετε το κύριο έγγραφο, αποθηκεύετε επίσης τη σύνδεσή του με την προέλευση δεδομένων. Για να χρησιμοποιήσετε ξανά το έγγραφο, ανοίξτε το έγγραφο και απαντήστε Ναι όταν σας ζητηθεί να διατηρήσετε τη σύνδεση με την προέλευση δεδομένων.

Δείτε επίσης

Προτού ξεκινήσετε, ανοίξτε ένα κενό έγγραφο στο Word και πληκτρολογήστε το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να στείλετε.

Για να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να έχετε εγκατεστημένο ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συμβατό με MAPI, όπως το Outlook ή το Gmail.

Βήμα 1: Δημιουργία νέου εγγράφου στο Word

  1. Επιλέξτε Στοιχεία αλληλογραφίας > Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας > Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συγχώνευσης αλληλογραφίας

  2. Στο Word, πληκτρολογήστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να στείλετε.

Βήμα 2: Ρύθμιση της λίστας αλληλογραφίας

Η λίστα αλληλογραφίας είναι η προέλευση των δεδομένων σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προελεύσεις δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για μια συγχώνευση αλληλογραφίας.

Συμβουλές

  • Εάν δεν έχετε λίστα αλληλογραφίας, μπορείτε να δημιουργήσετε μία κατά τη διάρκεια της συγχώνευσης αλληλογραφίας.

  • Εάν χρησιμοποιείτε ένα Excel υπολογιστικό φύλλο, μορφοποιήστε τη στήλη "Ταχυδρομικοί κώδικες" ως κείμενο, για να διατηρήσετε τυχόν μηδενικά. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Μορφοποίηση αριθμών, ημερομηνιών και άλλων τιμών της συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Excel.

  • Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις επαφές του Outlook, βεβαιωθείτε ότι το Outlook είναι το προεπιλεγμένο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ότι είναι στην ίδια έκδοση με το Word.

Βεβαιωθείτε ότι η προέλευση δεδομένων έχει μια στήλη για τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ότι υπάρχει μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάθε άτομο στο οποίο θα στείλετε το μήνυμα.

  1. Επιλέξτε Στοιχεία αλληλογραφίας > Επιλογή παραληπτών.

  2. Επιλέξτε μια προέλευση δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προελεύσεις δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για μια συγχώνευση αλληλογραφίας.

  3. Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση.

Εάν χρειάζεται να επεξεργαστείτε, να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε τη λίστα αλληλογραφίας σας, ανατρέξτε στο θέμα Συγχώνευση αλληλογραφίας: Επεξεργασία παραληπτών.

  1. Επιλέξτε Στοιχεία αλληλογραφίας > Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης και, στη συνέχεια, επιλέξτε τα πεδία που θέλετε να προσθέσετε.

    Στην καρτέλα "Στοιχεία αλληλογραφίας" επισημαίνεται η εντολή "Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης"

  2. Στο κύριο έγγραφό σας, επιλέξτε Σύρετε πεδία σε αυτό το πλαίσιο ή πληκτρολογήστε κείμενο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ ή πατήστε το κείμενο για να το καταργήσετε.

  3. Προσθέστε και μορφοποιήστε τα πεδία που θέλετε να συμπεριληφθούν στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιλέξτε OK.

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας > Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων για να δείτε πώς θα φαίνονται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Στην καρτέλα "Στοιχεία αλληλογραφίας" επισημαίνεται η εντολή "Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων"

    Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά αριστερού και δεξιού βέλους στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας για να κάνετε κύλιση σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  2. Επιλέξτε Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων ξανά για να προβάλετε, να προσθέσετε ή να καταργήσετε πεδία συγχώνευσης.

  3. Όταν είστε έτοιμοι, επιλέξτε Στοιχεία αλληλογραφίας > Ολοκλήρωση και συγχώνευση > Συγχώνευση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

    Η επιλογή Συγχώνευση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι διαθέσιμη εάν δεν έχετε επιλέξει το προεπιλεγμένο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

  4. Επιλέξτε το πεδίο συγχώνευσης Προς, το θέμα και εάν θέλετε να στείλετε ως κείμενο, HTML ή ως συνημμένο. Όταν στέλνετε ως συνημμένο, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν έχει σώμα κειμένου, αλλά το μήνυμα στέλνεται ως συνημμένο έγγραφο.

  5. Επιλέξτε Συγχώνευση αλληλογραφίας στα εξερχόμενα.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×