Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
Office

Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας για την εξατομίκευση επιστολών

Η συγχώνευση αλληλογραφίας σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μια δέσμη προσαρμοσμένων επιστολών όπου κάθε γράμμα είναι πανομοιότυπο στη διάταξη, τη μορφοποίηση, το κείμενο και τα γραφικά, εκτός από τα προσαρμοσμένα τμήματα, όπως ο χαιρετισμός.

Προετοιμασία της επιστολής σας

  1. Μεταβείτε στις λίστες αλληλογραφίας > ξεκινήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας > επιστολές.

    Μενού "Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας" με επιλεγμένα γράμματα

  2. Στο Word, πληκτρολογήστε το σώμα του γράμματος που θέλετε να στείλετε στη λίστα αλληλογραφίας σας.

Ρύθμιση της λίστας αλληλογραφίας

Η λίστα αλληλογραφίας σας είναι μια προέλευση δεδομένων που περιέχει τις πληροφορίες που Word χρησιμοποιεί για να προσαρμόσει την επιστολή σας. Ανατρέξτε στο θέμα προελεύσεις δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για συγχώνευση αλληλογραφίας.

Εάν πρέπει να κάνετε ταξινόμηση ή φιλτράρισμα της λίστας αλληλογραφίας σας, ανατρέξτε στο θέμα Συγχώνευση αλληλογραφίας: επεξεργασία παραληπτών.

Προσθήκη εξατομικευμένου περιεχομένου στην επιστολή σας

Προσθέστε περιεχόμενο στην επιστολή σας που είναι διαφορετική για κάθε άτομο που το λαμβάνει.

  1. Μεταβείτε στην ενότητα Αλληλογραφία > Μπλοκ διευθύνσεων.

    Ως μέρος της συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word, στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα εγγραφή & εισαγωγή πεδίων, επιλέξτε μπλοκ διεύθυνσης.

  2. Επιλέξτε μια μορφή για το όνομα του παραλήπτη στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης .

    Επιλογές μπλοκ διεύθυνσης

    Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης.

  3. Επιλέξτε OK.

  4. Επιλέξτε Γραμμή χαιρετισμού.

    Ως μέρος της συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word, στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα εγγραφή & εισαγωγή πεδίων, επιλέξτε γραμμή χαιρετισμού.

  5. Επιλέξτε τη μορφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή της γραμμή χαιρετισμού .

    Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή γραμμής χαιρετισμού.

  6. Επιλέξτε OK για να εισαγάγετε το πεδίο "γραμμή χαιρετισμού".

  7. Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση.

Για να εισαγάγετε άλλες προσαρμοσμένες πληροφορίες από τη λίστα αλληλογραφίας σας, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας μία κάθε φορά.

Προεπισκόπηση και εκτύπωση των γραμμάτων

  1. Μεταβείτε στις λίστες αλληλογραφίας > τα αποτελέσματα προεπισκόπησης για να κάνετε προεπισκόπηση των επιστολών σας.

    Στο Word, στην καρτέλα "Στοιχεία αλληλογραφίας", η ομάδα "Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων".

  2. Επιλέξτε επόμενο Κουμπί επόμενης εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας ή προηγούμενο Κουμπί προηγούμενης εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας για να μετακινηθείτε με κύλιση στα δεδομένα σας για να βεβαιωθείτε ότι τα ονόματα και οι διευθύνσεις εμφανίζονται σωστά.

  3. Επιλέξτε " Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων " ξανά, μεταβείτε από τα συγχωνευμένα αποτελέσματα πίσω στα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας στην επιστολή σας

  4. Επιλέξτε τέλος & συγχωνεύσετε > Εκτυπώστε έγγραφα.

    Επιλέξτε Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων, Εκτύπωση εγγράφωνή Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Ως μέρος της συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word, στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα τέλος, επιλέξτε Τέλος & συγχώνευσης και, στη συνέχεια, ορίστε μια επιλογή.

Αποθήκευση της προσαρμοσμένης επιστολής σας

Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση. Όταν αποθηκεύετε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, παραμένει συνδεδεμένο στη λίστα αλληλογραφίας σας για μελλοντική χρήση.

Για να χρησιμοποιήσετε ξανά το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, ανοίξτε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας. Επιλέξτε Ναι όταν το Word σας ζητήσει να διατηρήσετε τη σύνδεση.

Προετοιμασία του κύριου εγγράφου

  1. Μεταβείτε στις λίστες αλληλογραφίας > ξεκινήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας > επιστολές.

    φόρμες επιστολών

  2. Στο Word, πληκτρολογήστε το σώμα του γράμματος που θέλετε να στείλετε στη λίστα αλληλογραφίας σας.

Ρύθμιση της λίστας αλληλογραφίας

Η λίστα αλληλογραφίας σας είναι μια προέλευση δεδομένων που περιέχει τις πληροφορίες που Word χρησιμοποιεί για να προσαρμόσει την επιστολή σας. Ανατρέξτε στο θέμα προελεύσεις δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για συγχώνευση αλληλογραφίας.

Εάν πρέπει να κάνετε ταξινόμηση ή φιλτράρισμα της λίστας αλληλογραφίας σας, ανατρέξτε στο θέμα Συγχώνευση αλληλογραφίας: επεξεργασία παραληπτών.

Προσθήκη εξατομικευμένου περιεχομένου στην επιστολή σας

Προσθέστε το όνομα, τη διεύθυνση και άλλα πεδία στη βάση δεδομένων σας μέσω των πεδίων συγχώνευσης.

  1. Μεταβείτε στις λίστες αλληλογραφίας > εισαγάγετε το πεδίο συγχώνευσης και επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να προσθέσετε.

    Στην καρτέλα "Στοιχεία αλληλογραφίας" επισημαίνεται η εντολή "Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης"

    Συνεχίστε να προσθέτετε πεδία μέχρι να προσθέσετε όλες τις πληροφορίες που θέλετε στην επιστολή σας.

  2. Επιλέξτε OK.

Προεπισκόπηση και εκτύπωση των γραμμάτων

  1. Μεταβείτε στις λίστες αλληλογραφίας > τα αποτελέσματα προεπισκόπησης για να κάνετε προεπισκόπηση της επιστολής σας. Χρησιμοποιήστε το αριστερό και το δεξιό βέλος για να μετακινηθείτε σε κάθε εγγραφή.

    Στην καρτέλα "Στοιχεία αλληλογραφίας" επισημαίνεται η εντολή "Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων"

  2. Για να κάνετε πρόσθετες αλλαγές, επιλέξτε Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων ξανά για να επιστρέψετε στην προβολή πεδία.

  3. Όταν τα γράμματα φαίνονται όπως θέλετε, επιλέξτε στοιχεία αλληλογραφίας > ολοκληρώσετε & συγχωνεύσετε > Εκτυπώστε έγγραφα.

    Στην καρτέλα "Στοιχεία αλληλογραφίας" επισημαίνονται οι εντολές "Ολοκλήρωση και συγχώνευση" και "Εκτύπωση εγγράφων"

    Μεταβείτε στις λίστες αλληλογραφίας > ολοκληρώσετε & συγχωνεύσετε > επεξεργαστείτε μεμονωμένα έγγραφα για να εξετάσετε και να ενημερώσετε κάθε γράμμα ξεχωριστά πριν από την εκτύπωση.

  4. Επιλέξτε αρχείο > Εκτύπωση για να εκτυπώσετε τα γράμματα.

Αποθήκευση της προσαρμοσμένης επιστολής σας

Όταν αποθηκεύετε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, παραμένει συνδεδεμένο στη λίστα αλληλογραφίας σας για μελλοντική χρήση.

Για να χρησιμοποιήσετε ξανά το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, ανοίξτε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας. Επιλέξτε Ναι όταν το Word σας ζητήσει να διατηρήσετε τη σύνδεση.

Μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο η συγχώνευση αλληλογραφίας για επιστολές λειτουργεί στο παρακάτω βίντεο που αποτελεί μέρος ενός εκπαιδευτικού κύκλου μαθημάτων.

Το πρόγραμμα περιήγησης που διαθέτετε δεν υποστηρίζει βίντεο. Εγκαταστήστε το Microsoft Silverlight, το Adobe Flash Player ή τον Internet Explorer 9.

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×