Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας για την εξατομίκευση επιστολών για μαζική αλληλογραφία

Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας για την εξατομίκευση επιστολών για μαζική αλληλογραφία

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Όταν θέλετε να στείλετε ομαδική αλληλογραφία σε άτομα της λίστας αλληλογραφίας σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για να δημιουργήσετε μια δέσμη εξατομικευμένων επιστολών. Κάθε επιστολή που δημιουργείται έχει ακριβώς την ίδια διάταξη, μορφοποίηση, κείμενο και γραφικά. Μόνο συγκεκριμένες ενότητες της επιστολής διαφέρουν και είναι εξατομικευμένες.

Στη δημιουργία και εκτύπωση επιστολών με χρήση της διαδικασίας συγχώνευσης αλληλογραφίας εμπλέκονται τρία αρχεία:

  • Το κύριο έγγραφο
    Αυτό το έγγραφο περιέχει κείμενο και γραφικά (ένα λογότυπο ή μια εικόνα, για παράδειγμα) που είναι πανομοιότυπα για κάθε έκδοση του συγχωνευμένου εγγράφου. Ένα παράδειγμα πανομοιότυπου περιεχομένου είναι το σώμα της επιστολής.

  • Τη λίστα αλληλογραφίας σας
    αυτό είναι το αρχείο προέλευσης δεδομένων που χρησιμοποιείται για τη συμπλήρωση πληροφορίες στην επιστολή. Τη λίστα αλληλογραφίας σας έχει ονόματα, για παράδειγμα, και το κύριο έγγραφο είναι το γράμμα που θα αποσταλεί με τα ονόματα στη λίστα σας.

  • Το συγχωνευμένο έγγραφο
    αυτό το έγγραφο είναι ένας συνδυασμός από το κύριο έγγραφο και στη λίστα αλληλογραφίας. Συγχώνευση αλληλογραφίας χρησιμοποιεί τα πληροφορίες από τη λίστα αλληλογραφίας και την τοποθετεί στο κύριο έγγραφο, με αποτέλεσμα μιας προσαρμοσμένης επιστολής για κάθε άτομο.

Μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας για γράμματα στο βίντεο που ακολουθεί που αποτελεί τμήμα ενός εκπαιδευτικού κύκλου μαθημάτων.

Το πρόγραμμα περιήγησης που διαθέτετε δεν υποστηρίζει βίντεο. Εγκαταστήστε το Microsoft Silverlight, το Adobe Flash Player ή τον Internet Explorer 9.

Βήμα 1: Προετοιμασία του κύριου εγγράφου

Πριν ξεκινήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας, προετοιμάστε την επιστολή σας. Εάν ενημερώνετε τα άτομα για ένα επερχόμενο συμβάν, για παράδειγμα, συμπεριλάβετε το όνομα, την ημερομηνία, την ώρα και την τοποθεσία του συμβάντος. Τα στοιχεία αυτά θα είναι σημαντικά για όλους τους παραλήπτες της επιστολής σας.

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας > Επιστολές.

    Στο Word, στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, επιλέξτε Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας και, στη συνέχεια, ενεργοποιήστε μια επιλογή.

  2. Στο Word, πληκτρολογήστε το κυρίως κείμενο της επιστολής (Ακολουθεί παράδειγμα) που θέλετε να στείλετε σε όλους τους συμμετέχοντες.

    Δείγμα επιστολής στο Word για να bel χρησιμοποιούνται για συγχώνευση αλληλογραφίας.

Βήμα 2: Ρύθμιση της λίστας αλληλογραφίας

Η λίστα αλληλογραφίας είναι η προέλευση των δεδομένων σας. Μπορεί να είναι ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel, ένας κατάλογος επαφών του Outlook, μια βάση δεδομένων της Access ή μια λίστα διευθύνσεων του Office. Περιέχει τις εγγραφές που χρησιμοποιεί το Word για να αντλήσει πληροφορίες για τη δημιουργία της επιστολής.

Συμβουλές

  • Εάν δεν έχετε λίστα αλληλογραφίας, μπορείτε να δημιουργήσετε μία κατά τη διάρκεια της συγχώνευσης αλληλογραφίας. Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας, συλλέξτε όλες τις εγγραφές δεδομένων και προσθέστε τις στην προέλευση δεδομένων.

  • Εάν χρησιμοποιείτε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, βεβαιωθείτε ότι η στήλη για ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΟΎΣ κώδικες ταχυδρομικούς κώδικες έχει μορφοποιηθεί ως κείμενο, έτσι ώστε να μην χάσετε μηδενικά.

  • Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις επαφές του Outlook, βεβαιωθείτε ότι το Outlook είναι το προεπιλεγμένο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Βήμα 3: Σύνδεση της λίστας αλληλογραφίας με το κύριο έγγραφο

Τώρα είστε έτοιμοι για να ανοίξετε το αρχείο προέλευσης δεδομένων για τη λίστα αλληλογραφίας σας και να το συνδέσετε με την επιστολή σας.

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε Επιλογή παραληπτών και, στη συνέχεια, ενεργοποιήστε μια επιλογή.

    Ως μέρος της συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word, στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης, επιλέξτε Επιλογή παραληπτών και, στη συνέχεια, επιλέξτε πληκτρολόγηση νέας λίστας

  2. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν δεν έχετε λίστα αλληλογραφίας, επιλέξτε Πληκτρολόγηση νέας λίστας και δημιουργήστε μία.

      ή

    • Εάν η λίστα αλληλογραφίας σας βρίσκεται σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel, μια βάση δεδομένων της Access ή σε έναν άλλο τύπο αρχείου δεδομένων, επιλέξτε Χρήση υπάρχουσας λίστας. Στη συνέχεια, μεταβείτε στη λίστα και επιλέξτε Άνοιγμα.

      ή

    • Εάν χρησιμοποιείτε τις επαφές του Outlook, επιλέξτε Επιλογή από τις επαφές του Outlook.

  3. Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση ως.

  4. Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση.


Επεξεργασία λίστας παραληπτών

Εάν είστε τη δημιουργία και εκτύπωση επιστολών για όλα τα άτομα στη λίστα σας, μεταβείτε στο "βήμα 4: Προσθήκη εξατομικευμένου περιεχομένου προς την επιστολή σας." Εάν θέλετε να στείλετε γράμματα σε άτομα που ζουν, για παράδειγμα, μέσα σε 20 μίλια ενός συμβάντος φιλοξενείτε, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε ένα φίλτρο όπως έναν ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΌΣ κώδικας ή ένας ταχυδρομικός κώδικας για να περιορίσετε τη λίστα.

  1. Επιλέξτε Επεξεργασία λίστας παραληπτών.

    Ως μέρος της συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word, στην καρτέλα "Στοιχεία αλληλογραφίας", στην ομάδα "Έναρξη συγχώνευσης", επιλέξτε "Επεξεργασία λίστας παραληπτών".

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο όνομα κάθε ατόμου που θέλετε να λαμβάνετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Επιλογή σειρών με κλικ στο πλαίσιο ελέγχου

Στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, υπάρχουν επιλογές για να περιορίσετε τη λίστα παραληπτών. Οι δύο επιλογές πιο συχνά χρησιμοποιούμενα είναι για να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε τη λίστα για να κάνετε πιο εύκολη την εύρεση ονομάτων και διευθύνσεων.

Σε ένα έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word, επιλέξτε "Επεξεργασία παραληπτών" και στο παράθυρο διαλόγου "Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας", στην περιοχή "Περιορισμός λίστας παραληπτών", ενεργοποιήστε μια επιλογή.

Για πιο λεπτομερείς πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ταξινόμηση και φιλτράρισμα των δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας.

Βήμα 4: Προσθήκη εξατομικευμένου περιεχομένου στην επιστολή

Προσθήκη περιεχομένου σε το γράμμα που είναι διαφορετικό για κάθε άτομο που τη λαμβάνει όπως — για παράδειγμα, το όνομα και τη διεύθυνση. Είναι η βέλτιστη πρακτική για να προσθέσετε αυτές τις λεπτομέρειες για εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης στο κύριο έγγραφο.

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Εγγραφή και εισαγωγή πεδίων, επιλέξτε Μπλοκ διεύθυνσης.

    Ως μέρος της συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word, στην καρτέλα "Στοιχεία αλληλογραφίας", στην ομάδα "Εγγραφή και εισαγωγή πεδίων", επιλέξτε "Μπλοκ διεύθυνσης".

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης, επιλέξτε μια μορφή για το όνομα του παραλήπτη που θα εμφανίζεται στην επιστολή.

    Επιλογές μπλοκ διεύθυνσης

  3. Επιλέξτε OK.

    Σημείωση: Για να δείτε πώς θα εμφανίζεται μια διεύθυνση στην επιστολή, στην περιοχή προεπισκόπησης, επιλέξτε Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων. Επιλέξτε τον Επόμενο Κουμπί επόμενης εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας ή το Προηγούμενο κουμπί εγγραφή Κουμπί προηγούμενης εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας για να μετακινηθείτε στις εγγραφές στο αρχείο προέλευσης δεδομένων.

  4. Στην ομάδα εγγραφή & Εισαγωγή, επιλέξτε Τη γραμμή χαιρετισμού.

    Ως μέρος της συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word, στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα εγγραφή & Εισαγωγή πεδίων, επιλέξτε τη γραμμή χαιρετισμού.

  5. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή γραμμής χαιρετισμού, επιλέξτε τη μορφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

  6. Επιλέξτε OK για να εισαγάγετε το πεδίο συγχώνευσης στην επιστολή.

  7. Επιλέξτε αρχείο > Αποθήκευση για να διατηρήσετε το γράμμα (Ακολουθεί παράδειγμα) που δημιουργείτε για τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

    Δείγμα επιστολή συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word που εμφανίζει το πεδίο "μπλοκ διεύθυνσης" και το πεδίο "γραμμή χαιρετισμού".

Για να εισαγάγετε άλλες προσαρμοσμένες πληροφορίες στην επιστολή από τη λίστα αλληλογραφίας σας, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας, ένα τη φορά.


Επαλήθευση των ονομάτων των πεδίων συγχώνευσης

Βεβαιωθείτε ότι το Word βρίσκει τα ονόματα και τις διευθύνσεις στη λίστα αλληλογραφίας σας.

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Εγγραφή και εισαγωγή πεδίων, επιλέξτε Ταίριασμα πεδίων.

    Συμβουλή:  Μπορείτε επίσης να ανοίξετε την επιλογή Πεδία συγχώνευσης από το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης που χρησιμοποιήσατε για να προσθέσετε ένα μπλοκ διεύθυνσης στο κύριο έγγραφο.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Ταίριασμα πεδίων, βεβαιωθείτε ότι τα πεδία εγγραφών που εμφανίζονται στη λίστα ταιριάζουν με τα ονόματα των επικεφαλίδων στηλών για τις εγγραφές στην προέλευση δεδομένων της λίστας αλληλογραφίας.

    Παράθυρο διαλόγου 'Ταίριασμα πεδίων'

    Σημείωση: Υπάρχουν δύο στήλες στο παράθυρο διαλόγου. Στην αριστερή στήλη υπάρχει μια λίστα με κοινά ονόματα σε μια επαγγελματική εγγραφή, για παράδειγμα. Η δεξιά στήλη είναι το όνομα πεδίου για το κοινό όνομα που έχει αντιστοιχιστεί σε μια επικεφαλίδα στήλης στην προέλευση δεδομένων.

  3. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν τα ονόματα πεδίου που εμφανίζονται ταιριάζουν με τις επικεφαλίδες στηλών που χρησιμοποιήσατε για τις εγγραφές στην προέλευση δεδομένων λίστας αλληλογραφίας, μην κάνετε τίποτα.

      ή

    • Εάν εμφανίζεται η ένδειξη (χωρίς αντιστοιχία) σε ένα όνομα πεδίου που αναμένατε να ταιριάζει με μια επικεφαλίδα στήλης στην προέλευση δεδομένων σας, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος και, στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα πεδίου στην προέλευση δεδομένων λίστας αλληλογραφίας. Επαναλάβετε ανάλογα με τις απαιτήσεις.

  4. Επιλέξτε OK.


Μορφοποίηση πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας

Για να αλλάξετε τη γραμματοσειρά, το μέγεθος ή τα διαστήματα του συγχωνευμένου περιεχομένου, επιλέξτε το όνομα του πεδίου συγχώνευσης και κάντε τις αλλαγές που θέλετε.

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων, επιλέξτε Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων για να επιστρέψετε από τα συγχωνευμένα αποτελέσματα στα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας στην επιστολή σας.

    Στο Word, στην καρτέλα "Στοιχεία αλληλογραφίας", η ομάδα "Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων".

  2. Επιλέξτε το όνομα του πεδίου συγχώνευσης.

    Επιλεγμένο πεδίο "Μπλοκ διεύθυνσης"

  3. Στην Κεντρική καρτέλα, επιλέξτε τη γραμματοσειρά και το μέγεθος γραμματοσειράς που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

    Στο Word, στην "Κεντρική" καρτέλα, στην ομάδα "Γραμματοσειρά", επιλέξτε γραμματοσειρά και μέγεθος γραμματοσειράς.

  4. Στην καρτέλα Διάταξη σελίδας (Word 2013) ή στην καρτέλα Διάταξη (Word 2016), επιλέξτε τα διαστήματα παραγράφου που θέλετε.

    Στο Word, στην καρτέλα "Διάταξη", στην ομάδα "Παράγραφος", ορίστε διαστήματα.

    Σημείωση: Επειδή το Word αντιμετωπίζει κάθε γραμμή σε ένα μπλοκ διεύθυνσης ως παράγραφο, μπορεί να θέλετε να μειώσετε το διάστημα μεταξύ των γραμμών.

Βήμα 5. Προεπισκόπηση και εκτύπωση των επιστολών

  1. Επιλέξτε Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί για την Επόμενη Κουμπί επόμενης εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας ή την Προηγούμενη Κουμπί προηγούμενης εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας εγγραφή, για να βεβαιωθείτε ότι τα ονόματα και οι διευθύνσεις στο σώμα της επιστολής σας εμφανίζονται σωστά.

    Συμβουλή:  Για να μεταβείτε στην αρχή της λίστας, επιλέξτε το κουμπί για την Πρώτη Κουμπί πρώτης εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας εγγραφή και, για να μεταβείτε στο τέλος της λίστας, επιλέξτε το κουμπί για την Τελευταία Κουμπί τελευταίας εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας εγγραφή.

  2. Επιλέξτε Ολοκλήρωση και συγχώνευση > Εκτύπωση εγγράφων.

    Ως μέρος της συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word, στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα τέλος, επιλέξτε ολοκλήρωση & συγχώνευση, και, στη συνέχεια, ενεργοποιήστε μια επιλογή.

Βήμα 6: Αποθήκευση της εξατομικευμένης επιστολής

Όταν αποθηκεύετε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, παραμένει συνδεδεμένο με τη λίστα αλληλογραφίας ώστε να μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ξανά για την επόμενη ομαδική αλληλογραφία σας.


Για να χρησιμοποιήσετε ξανά το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας

  • Ανοίξτε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας και επιλέξτε Ναι όταν το Word σάς ζητήσει να διατηρήσετε τη σύνδεση.


Για να αλλάξετε τις διευθύνσεις στο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας

  • Ανοίξτε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας και επιλέξτε Επεξεργασία λίστας παραληπτών για να ταξινομήσετε, να φιλτράρετε και να επιλέξετε συγκεκριμένες διευθύνσεις.

Περισσότερες πληροφορίες

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×