Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
Office
Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας για την αποστολή δεδομένων στο Word

Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας για την αποστολή δεδομένων στο Word

Η συγχώνευση αλληλογραφίας είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να θέσετε σε λειτουργία τα δεδομένα της Access. Αυτό το βίντεο δείχνει πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια τυπική φόρμα επιστολής στο Microsoft Word, ξεκινώντας με την εντολή " συγχώνευση του Word " στο Access. Ή εάν προτιμάτε, ανατρέξτε στα βασικά βήματα κάτω από το βίντεο.

Σημείωση: Αυτό το βίντεο ηχογραφήθηκε με τη χρήση της Access 2013, αλλά τα ίδια βασικά βήματα ισχύουν για την Access 2010, την Access 2016 και την έκδοση συνδρομής της Access.

Το πρόγραμμα περιήγησης που διαθέτετε δεν υποστηρίζει βίντεο. Εγκαταστήστε το Microsoft Silverlight, το Adobe Flash Player ή τον Internet Explorer 9.

Στο βίντεο

Ακολουθεί η γενική διαδικασία για τη δημιουργία μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word μέσα από την Access:

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων της Access που περιέχει τις διευθύνσεις που θέλετε να συγχωνεύσετε με το Word.

  2. Εάν το παράθυρο περιήγησης δεν είναι ανοιχτό, πατήστε το πλήκτρο F11 για να το ανοίξετε.

  3. Επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα που περιέχει τις διευθύνσεις. Εάν τα πεδία διεύθυνσης είναι διασκορπισμένα σε πολλούς πίνακες, Δημιουργήστε ένα απλό ερώτημα επιλογής που περιέχει τα πεδία που χρειάζεστε και επιλέξτε αυτό το ερώτημα για τη λειτουργία συγχώνευσης.

  4. Στην καρτέλα εξωτερικά δεδομένα , στην ομάδα εξαγωγή , κάντε κλικ στην επιλογή Συγχώνευση λέξης.

  5. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft Word .

    Επιλέξτε για να συνδέσετε τα δεδομένα σας με ένα υπάρχον έγγραφο του Word ή για να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο.

  6. Επιλέξτε εάν θέλετε ο οδηγός να συνδέσει τα δεδομένα της διεύθυνσής σας σε ένα υπάρχον έγγραφο του Word ή για να ξεκινήσετε με ένα νέο, κενό έγγραφο.

  7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Το Word ξεκινά και εμφανίζει την καρτέλα "στοιχεία αλληλογραφίας " και το παράθυρο "Συγχώνευση αλληλογραφίας".

  1. Εργαστείτε με τα βήματα του οδηγού, κάνοντας κλικ στις συνδέσεις επόμενη και προηγούμενη , στο κάτω μέρος του παραθύρου Συγχώνευση αλληλογραφίας.

  2. Στο βήμα 3 του οδηγού, δεν θα χρειαστεί να επιλέξετε τη λίστα παραληπτών. Αυτό καθορίστηκε όταν το επιλέξατε στην Access. Ωστόσο, ίσως θέλετε να βελτιώσετε τη λίστα, κάνοντας κλικ στην επιλογή Επεξεργασία λίστας παραληπτών. Στο πλαίσιο που ανοίγει, μπορείτε να καταργήσετε μεμονωμένους παραλήπτες από τη συγχώνευση, να εφαρμόσετε φίλτρα, να ταξινομήστε τη λίστα και ούτω καθεξής.

  3. Στο βήμα 4 του οδηγού, συντάξτε το γράμμα (εκτός και αν εργάζεστε με ένα υπάρχον έγγραφο).

  4. Τοποθετήστε το δρομέα στο έγγραφο στο σημείο όπου θέλετε να εμφανίζονται τα δεδομένα διεύθυνσης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή μπλοκ διεύθυνσης, γραμμή χαιρετισμούή περισσότερα στοιχεία στο παράθυρο συγχώνευσης αλληλογραφίας για να εισαγάγετε τα δεδομένα της Access στο έγγραφο. Στα πλαίσια που εμφανίζονται, επιλέξτε τη μορφή που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ταίριασμα πεδίων για να βεβαιωθείτε ότι τα πεδία ταιριάζουν σωστά.

  5. Στο βήμα 5 του οδηγού, κάντε κλικ στα κουμπιά Επόμενο (>>) και προηγούμενο (<<) για να δείτε σε προεπισκόπηση τον τρόπο με τον οποίο θα εμφανίζονται τα συγχωνευμένα δεδομένα κατά την εκτύπωση του εγγράφου.

  6. Στο βήμα 6 του οδηγού, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση και ορίστε τις επιλογές εκτύπωσης που θέλετε.

  7. Αποθηκεύστε και κλείστε το έγγραφο του Word.

    Σημειώσεις: 

    • Εάν θέλετε να επιστρέψετε και να προσαρμόσετε οποιαδήποτε από τις ρυθμίσεις συγχώνευσης μετά την ολοκλήρωση του οδηγού, όλες οι λειτουργίες είναι διαθέσιμες στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας στο Word.

    • Εάν κάνετε αλλαγές σχεδίασης στη βάση δεδομένων της Access, ίσως χρειαστεί να προσαρμόσετε ορισμένες από τις ρυθμίσεις συγχώνευσης στο Word για να κάνετε τη συγχώνευση να λειτουργήσει ξανά σωστά.

    • Ο "Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας" έχει σχεδιαστεί γύρω από την εργασία με δεδομένα διεύθυνσης αλληλογραφίας. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας για να συγχωνεύσετε οποιοδήποτε είδος δεδομένων με το Word, όπως εγγραφές απογραφής, εργασίες ή οτιδήποτε αποθηκεύετε στην Access.

Για πιο λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τις δυνατότητες συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word, ανατρέξτε σε αυτά τα άρθρα:

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×