Χρήση ενός προγράμματος ανάγνωσης οθόνης για τη δημιουργία ερωτήματος σε βάσεις δεδομένων υπολογιστή της Access

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα ανάγνωσης οθόνης και το πληκτρολόγιο για τη δημιουργία ενός ερωτήματος στην Access. Ένα ερώτημα διευκολύνει την προβολή, την προσθήκη, τη διαγραφή ή την αλλαγή των δεδομένων στη βάση δεδομένων υπολογιστή της Access. Τα ερωτήματα είναι επίσης χρήσιμα όταν θέλετε να βρείτε γρήγορα συγκεκριμένα δεδομένα, να υπολογίσετε ή συνοψίσετε δεδομένα ή να αυτοματοποιήσετε εργασίες διαχείρισης δεδομένων, όπως η αναθεώρηση των πιο πρόσφατων δεδομένων σε επαναλαμβανόμενη βάση.

Σημείωση: Αυτό το θέμα θεωρεί ότι οι χρήστες JAWS έχουν απενεργοποιήσει τη δυνατότητα "Εικονικό μενού κορδέλας".

Σε αυτό το θέμα

Τύποι ερωτημάτων

Σε μια καλοσχεδιασμένη βάση δεδομένων, τα δεδομένα που θέλετε να παρουσιάσετε σε μια φόρμα ή έκθεση βρίσκονται συνήθως σε πολλούς πίνακες. Ένα ερώτημα χρησιμοποιεί τις πληροφορίες από διάφορους πίνακες και τις συνθέτει για να τις εμφανίσει σε μια φόρμα ή έκθεση. Υπάρχουν δύο βασικοί τύποι ερωτημάτων, το ερώτημα επιλογής και το ερώτημα ενέργειας. Ο τύπος του ερωτήματος που δημιουργείτε εξαρτάται από την εργασία που θέλετε να εκτελέσετε.

Το ερώτημα επιλογής είναι ένα αίτημα για αποτελέσματα δεδομένων. Ένα ερώτημα επιλογής σάς βοηθά να λαμβάνετε μόνο τα δεδομένα που χρειάζεστε σε προβολή φύλλου δεδομένων. Δημιουργήστε ένα ερώτημα επιλογής για να κάνετε τα εξής:

  • Εξέταση δεδομένων μόνο από ορισμένα πεδία σε έναν πίνακα

  • Εξέταση δεδομένων από πολλούς σχετικούς πίνακες ταυτόχρονα

  • Εξέταση δεδομένων με βάση συγκεκριμένα κριτήρια

  • Υπολογισμούς

  • Συνδυασμό δεδομένων από διαφορετικούς πίνακες.

Για παράδειγμα, εάν ένας πίνακας Προϊόντα έχει πολλά πεδία (στήλες), μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα επιλογής για να λάβετε μια τακτοποιημένη προβολή που εστιάζει μόνο στα πεδία (στήλες) που χρειάζεστε. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε κριτήρια για να φιλτράρετε τον αριθμό των γραμμών που επιστρέφονται, έτσι ώστε, για παράδειγμα, να επιστρέφονται μόνο οι γραμμές που περιέχουν προϊόντα που στοιχίζουν περισσότερα από 10,00 €.

Το ερώτημα ενέργειας είναι ένα αίτημα για ενέργειες στα δεδομένα. Χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα ενέργειας για να προσθέσετε, να αλλάξετε ή να διαγράψετε δεδομένα από τη βάση δεδομένων. Κάθε εργασία, όπως η προσθήκη ή η διαγραφή δεδομένων, έχει ένα συγκεκριμένο τύπο ερωτήματος ενέργειας.

Δημιουργία ερωτήματος επιλογής

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα επιλογής χρησιμοποιώντας τον "Οδηγό ερωτημάτων" ή το Εργαλείο σχεδίασης ερωτημάτων. Εάν θέλετε να εκτελέσετε ένα απλό ερώτημα, χρησιμοποιήστε τον "Οδηγό ερωτημάτων". Εάν θέλετε να προσθέσετε κριτήρια στο ερώτημά σας, χρησιμοποιήστε το Εργαλείο σχεδίασης ερωτημάτων.

Χρήση του "Οδηγού ερωτημάτων"

  1. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Γ, Η+Δ. Θα ανοίξει το παράθυρο Δημιουργία ερωτήματος με επιλεγμένο τον Οδηγό απλών ερωτημάτων.

    Συμβουλές: 

    • Εάν δεν έχετε ακόμη αποθηκεύσει τον πίνακα για τον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα, θα σας ζητηθεί να το κάνετε πριν να ανοίξει ο "Οδηγός ερωτημάτων".

    • Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό ερωτημάτων" για να δημιουργήσετε άλλους τύπους ερωτημάτων: Ερώτημα διασταύρωσης, Ερώτημα εύρεσης διπλοτύπων (για να βρείτε τις εγγραφές με διπλότυπες τιμές πεδίων σε έναν πίνακα) και Ερώτημα εύρεσης αταίριαστων (για να βρείτε τις εγγραφές [γραμμές] σε έναν πίνακα που δεν διαθέτουν σχετιζόμενες εγγραφές σε άλλο πίνακα).

  2. Πατήστε το πλήκτρο Enter. Θα ανοίξει το παράθυρο Οδηγός απλών ερωτημάτων με την εστίαση στο πλαίσιο λίστας Διαθέσιμα πεδία.

  3. Για να μετακινηθείτε στο σύνθετο πλαίσιο επεξεργασίας Πίνακες/Ερωτήματα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Ν ή το συνδυασμό πλήκτρων Shift+Tab.

  4. Για να ανοίξετε μια αναπτυσσόμενη λίστα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+κάτω βέλος. Στην αναπτυσσόμενη λίστα, για να επιλέξετε τον πίνακα στον οποίο θέλετε να εκτελέσετε το ερώτημα, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο επάνω βέλους και το πλήκτρο κάτω βέλους.

  5. Για να μετακινηθείτε στο πλαίσιο λίστας Διαθέσιμα πεδία, πατήστε το πλήκτρο Tab. Για να επιλέξετε το πεδίο στο οποίο θέλετε να εκτελέσετε το ερώτημα, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο κάτω βέλους.

  6. Για να προσθέσετε το πεδίο στο ερώτημά σας, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Γ. Η εστίαση μετακινείται στο πλαίσιο λίστας Επιλεγμένα πεδία.

  7. Πατήστε το πλήκτρο Tab. Όταν ακούσετε τη φράση "Κουμπί "Μεγαλύτερο από"", πατήστε το πλήκτρο Enter. Εάν θέλετε να προσθέσετε όλα τα πεδία, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Γ, πατήστε το πλήκτρο Tab μέχρι να ακούσετε τη φράση "κουμπί "Διπλό δεξιό βέλος"" και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter.

    Για να προσθέσετε περισσότερους πίνακες στο ερώτημά σας, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Ν. Η εστίαση μετακινείται στο πεδίο επεξεργασίας Πίνακες/Ερωτήματα. Επαναλάβετε τα βήματα 4-7, ανάλογα με τις ανάγκες.

  8. Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή όλων των πινάκων και των πεδίων, για να μετακινηθείτε στην επόμενη σελίδα του οδηγού, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Ε.

    Συμβουλή: Ανάλογα με τις πληροφορίες που εισαγάγατε, οι επόμενες σελίδες του οδηγού μπορεί να διαφέρουν. Για παράδειγμα, μπορεί να σας ζητηθεί να επιλέξετε μια λεπτομερή ή μια συνοπτική έκδοση του ερωτήματός σας. Κάντε την επιλογή σας και, για να μετακινηθείτε στην επόμενη σελίδα του οδηγού, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Ε.

  9. Όταν μετακινηθείτε σε μια νέα σελίδα του οδηγού και ακούσετε τη φράση "Τι τίτλο θέλετε να δώσετε στο ερώτημα;", πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Shift+Tab. Η εστίαση μετακινείται στο πλαίσιο Επεξεργασία τίτλου. Πληκτρολογήστε ένα όνομα.

  10. Δείτε, τροποποιήστε και αποθηκεύστε το ερώτημά σας.

    • Για να αποθηκεύσετε το ερώτημα και να το ανοίξετε για να δείτε τις πληροφορίες, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Ν και μετά το πλήκτρο Enter. Για να κλείσετε το ερώτημα, πατήστε το πλήκτρο F6.

    • Για να αποθηκεύσετε το ερώτημα και να κλείσετε τον οδηγό χωρίς να δείτε τα αποτελέσματα του ερωτήματος, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Τ. Όταν κλείσει ο οδηγός, το ερώτημα εμφανίζεται σε μια νέα καρτέλα, με την εστίαση στο πρώτο κελί.

    • Για να τροποποιήσετε τη σχεδίαση του ερωτήματος, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+M, Enter. Το ερώτημα θα ανοίξει σε προβολή Σχεδίαση.

Χρήση του Εργαλείου σχεδίασης ερωτημάτων

  1. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Γ, Σ+Σ. Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα με επιλεγμένη την καρτέλα Πίνακες και θα ακούσετε τη φράση "παράθυρο διαλόγου "Εμφάνιση πίνακα"".

  2. Στο πλαίσιο Εμφάνιση πίνακα, για να επιλέξετε έναν πίνακα και τον προσθέσετε στο ερώτημα, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο κάτω βέλους και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Π. Ο πίνακας θα επικολληθεί στο χώρο εργασίας, επάνω από το πλέγμα σχεδίασης.

  3. Για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Κ.

  4. Η εστίαση βρίσκεται στο πλέγμα σχεδίασης, στο πλαίσιο επεξεργασίας Πεδίο. Θα ακούσετε τη φράση "Σχεδίαση, Αυτόματη αρίθμηση, τύπος και κείμενο". (Στον Αφηγητή, θα ακούσετε "Access, Γραμμή 1, Στήλη 1.") Για να προσθέσετε ένα πεδίο στο πλέγμα σχεδίασης, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+κάτω βέλος. Θα ανοίξει μια αναπτυσσόμενη λίστα με τα διαθέσιμα πεδία.

  5. Για να μετακινηθείτε στην αναπτυσσόμενη λίστα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+επάνω βέλος. (Στον Αφηγητή, η εστίαση μετακινείται αυτόματα στην αναπτυσσόμενη λίστα.)

  6. Για να επιλέξετε ένα πεδίο από την αναπτυσσόμενη λίστα, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο κάτω βέλους και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter. Το πεδίο που επιλέξατε εμφανίζεται στη στήλη. Η εστίαση μετακινείται αυτόματα στην επόμενη στήλη.

  7. Για να προσθέσετε ένα άλλο πεδίο στο ερώτημα, επαναλάβετε τα βήματα 4-6.

  8. Για να προσθέσετε ένα κριτήριο σε ένα πεδίο:

    1. Στη στήλη του πεδίου στο οποίο θέλετε να προσθέσετε ένα κριτήριο, πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους μέχρι να ακούσετε "Κριτήρια". (Στον Αφηγητή, θα ακούσετε "Γραμμή 11, στήλη 1".)

    2. Εισαγάγετε ένα κριτήριο. Για παράδειγμα, για ένα πεδίο "Τιμή" σε έναν πίνακα "Προϊόντα", μπορείτε να εισαγάγετε >=10 για να εμφανίσετε μια λίστα προϊόντων με τιμή μεγαλύτερη ή ίση των 10,00 €.

  9. Για να δείτε τα αποτελέσματα του ερωτήματος, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt Ξ+Η και μετά Τ.

  10. Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+S. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το ερώτημά σας και πατήστε το πλήκτρο Enter.

Σημείωση: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Εργαλείο σχεδίασης ερωτήματος για ταυτόχρονη εξέταση δεδομένων από πολλούς σχετικούς πίνακες ταυτόχρονα. Για παράδειγμα, εάν έχετε μια βάση δεδομένων με έναν πίνακα "Πελάτες" και έναν πίνακα "Παραγγελίες" και κάθε πίνακας έχει ένα πεδίο "Αναγνωριστικό πελάτη", το οποίο αποτελεί τη βάση μιας σχέσης ένα-προς-πολλά μεταξύ των δύο πινάκων, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα που επιστρέφει τις παραγγελίες για τους πελάτες σε μια συγκεκριμένη πόλη. Για να δημιουργήσετε ένα ερώτημα που εξετάζει ταυτόχρονα δεδομένα από πολλούς πίνακες, χρησιμοποιήστε τη διαδικασία που παρατίθεται εδώ, ωστόσο, επαναλάβετε τα βήματα 2 έως 8 για να προσθέσετε επιπλέον πίνακες, πεδία και κριτήρια στο ερώτημα.

Δημιουργία ερωτήματος παραμέτρων

Εάν εκτελείτε συχνά παραλλαγές ενός συγκεκριμένου ερωτήματος, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα παραμέτρων. Όταν εκτελείτε ένα ερώτημα παραμέτρων, το ερώτημα σάς ζητά τιμές πεδίων και, στη συνέχεια, χρησιμοποιεί τις τιμές που παρέχετε για να δημιουργήσει κριτήρια για το ερώτημά σας.

  1. Στο παράθυρο Περιήγηση, επιλέξτε το ερώτημα στο οποίο θέλετε να βασίσετε το ερώτημα παραμέτρων.

  2. Πατήστε το πλήκτρο εφαρμογής (συνήθως βρίσκεται στο κάτω δεξιό τμήμα του πληκτρολογίου) ή το συνδυασμό πλήκτρων Shift+F10. Θα ανοίξει ένα μενού συντόμευσης και θα ακούσετε τη φράση "Άνοιγμα, Ν".

  3. Πατήστε το πλήκτρο Χ. Το ερώτημα θα ανοίξει σε προβολή Σχεδίαση, με την εστίαση στην πρώτη γραμμή του πρώτου πεδίου στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος.

  4. Για να μετακινηθείτε στο πεδίο που θέλετε να τροποποιήσετε, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο δεξιού βέλους.

  5. Για να μετακινηθείτε στη γραμμή Κριτήρια, πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους μέχρι να ακούσετε "Κριτήρια". (Στον Αφηγητή, θα ακούσετε "Γραμμή 11, στήλη 1".)

  6. Στο κελί, διαγράψτε τυχόν υπάρχοντα στοιχεία και εισαγάγετε μια συμβολοσειρά παραμέτρων. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα παραμέτρων για ένα ερώτημα που θα βρει τους πελάτες στη Νέα Υόρκη, διαγράψτε την καταχώρηση "Νέα Υόρκη" και εισαγάγετε [Για ποια πόλη;]. Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τελεία (.) ή θαυμαστικό (!) ως κείμενο σε μια προτροπή παραμέτρου.

    Η συμβολοσειρά [Για ποια πόλη;] είναι η προτροπή παραμέτρου. Οι αγκύλες υποδεικνύουν ότι θέλετε το ερώτημα να ζητά εισαγωγή δεδομένων και το κείμενο (σε αυτή την περίπτωση, [Για ποια πόλη;]) είναι η ερώτηση που εμφανίζει η προτροπή παραμέτρου.

  7. Για να εκτελέσετε το ερώτημα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt J+Q και μετά G. Θα ανοίξει το παράθυρο Εισαγωγή τιμής παραμέτρου, με την εστίαση στο πεδίο επεξεργασίας. Πληκτρολογήστε μια τιμή, για παράδειγμα, Νέα Υόρκη.

  8. Μετακινηθείτε με το πλήκτρο Tab στο κουμπί OK και πατήστε το πλήκτρο Enter. Σε αυτό το παράδειγμα, θα εμφανιστούν οι παραγγελίες των πελατών από τη Νέα Υόρκη.

Καθορισμός τύπων δεδομένων παραμέτρων

Μπορείτε επίσης να καθορίσετε τον τύπο των δεδομένων που θα πρέπει να αποδέχεται μια παράμετρος. Μπορείτε να ορίσετε τον τύπο δεδομένων για οποιαδήποτε παράμετρο, αλλά είναι ιδιαίτερα σημαντικό να ορίζετε τον τύπο δεδομένων για αριθμητικά δεδομένα, δεδομένα νομισματικής μονάδας ή δεδομένα ημερομηνίας/ώρας. Όταν καθορίζετε τον τύπο δεδομένων που θα πρέπει να αποδέχεται μια παράμετρος, οι χρήστες βλέπουν ένα πιο συγκεκριμένο μήνυμα σφάλματος εάν εισαγάγουν εσφαλμένο τύπο δεδομένων, όπως κείμενο, ενώ αναμένεται νομισματική μονάδα.

Σημείωση: Εάν μια παράμετρος έχει οριστεί ώστε να αποδέχεται δεδομένα κειμένου, οποιαδήποτε εισαγωγή ερμηνεύεται ως κείμενο και δεν εμφανίζεται μήνυμα σφάλματος.

Για να καθορίσετε τον τύπο δεδομένων για παραμέτρους σε ένα ερώτημα:

  1. Ανοίξτε το ερώτημα παραμέτρων. Για να μεταβείτε σε προβολή Σχεδίαση προβολή, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Κ, 4 και μετά Ρ. Ανοίγει το πλέγμα σχεδίασης.

  2. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt Ξ+Η και μετά Π. Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Παράμετροι ερωτήματος με την εστίαση στη στήλη Παράμετρος.

  3. Πληκτρολογήστε την προτροπή για κάθε παράμετρο για την οποία θέλετε να καθορίσετε τον τύπο δεδομένων. Βεβαιωθείτε ότι κάθε παράμετρος συμφωνεί με την προτροπή που χρησιμοποιείτε στη γραμμή "Κριτήρια" του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος. Για παράδειγμα, εάν έχετε εισαγάγει [Για ποια πόλη;], θα πρέπει να εισαγάγετε την ίδια προτροπή στο παράθυρο διαλόγου Παράμετροι ερωτήματος.

  4. Για να μετακινηθείτε στη στήλη Τύπος δεδομένων, πατήστε το πλήκτρο Tab.

  5. Για να ανοίξετε μια αναπτυσσόμενη λίστα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+κάτω βέλος.

  6. Για να επιλέξετε τον τύπο δεδομένων για μια παράμετρο, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο κάτω βέλους.

  7. Για να αποθηκεύσετε και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου, πατήστε το πλήκτρο Enter.

Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη Χρήση παραμέτρων ώστε να ζητείται εισαγωγή δεδομένων κατά την εκτέλεση ερωτήματος.

Δημιουργία ερωτήματος διασταύρωσης

Όταν θέλετε να αναδιατάξετε συνοπτικά δεδομένα για να είναι ευκολότερη η ανάγνωση και η κατανόησή τους, χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα διασταύρωσης. Ένα ερώτημα διασταύρωσης υπολογίζει αυτόματα το άθροισμα, το μέσο όρο ή κάποιο άλλο συγκεντρωτικό αποτέλεσμα και, στη συνέχεια, ομαδοποιεί τα αποτελέσματα κατά δύο σύνολα τιμών — το ένα κατακόρυφα στο πλάι του φύλλου δεδομένων και το άλλο οριζόντια στο επάνω μέρος. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό ερωτημάτων" για να δημιουργήσετε γρήγορα ένα ερώτημα διασταύρωσης.

Ο "Οδηγός ερωτημάτων διασταύρωσης" σάς υποχρεώνει να επιλέξετε έναν πίνακα ή ένα ερώτημα ως προέλευση εγγραφών για το ερώτημα διασταύρωσης. Εάν δεν υπάρχει ένας μόνο πίνακας που να διαθέτει όλα τα δεδομένα που θέλετε να συμπεριλάβετε στο ερώτημα διασταύρωσης, ξεκινήστε με τη δημιουργία ενός ερωτήματος επιλογής που επιστρέφει τα δεδομένα που θέλετε.

  1. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Γ, Η+Δ. Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία ερωτήματος με επιλεγμένο τον Οδηγό απλών ερωτημάτων.

    Συμβουλή: Εάν δεν έχετε ακόμη αποθηκεύσει τον πίνακα για τον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα, θα σας ζητηθεί να το κάνετε πριν να ανοίξει ο "Οδηγός ερωτημάτων".

  2. Πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους. Θα ακούσετε τη φράση "Οδηγός ερωτημάτων διασταύρωσης".

  3. Πατήστε το πλήκτρο Enter ή το συνδυασμό πλήκτρων Alt+N. Θα ανοίξει ο Οδηγός ερωτημάτων διασταύρωσης, με επιλεγμένο το κουμπί επιλογής Πίνακες και την εστίαση στο πλαίσιο λίστας "Πίνακες".

  4. Επιλέξτε τα αντικείμενα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε ένα ερώτημα διασταύρωσης:

    • Για να επιλέξετε έναν πίνακα, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο κάτω βέλους.

    • Για να επιλέξετε ένα ερώτημα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Ω. Όταν ακούσετε τη φράση "επιλεγμένο κουμπί επιλογής "Ερωτήματα"", για να μετακινηθείτε στο πλαίσιο λίστας, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Shift+Tab και στη συνέχεια, για να επιλέξετε ένα ερώτημα, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο κάτω βέλους.

    • Για να επιλέξετε πίνακες και ερωτήματα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Κ. Όταν ακούσετε τη φράση "επιλεγμένο κουμπί επιλογής "Και τα δύο"", για να μετακινηθείτε στο πλαίσιο λίστας, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Shift+Tab και στη συνέχεια, για να επιλέξετε τους πίνακες και τα ερωτήματα που θέλετε, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο κάτω βέλους.

  5. Για να μετακινηθείτε στην επόμενη σελίδα, πατήστε το πλήκτρο Enter ή το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Ε.

  6. Θα ανοίξει τη επόμενη σελίδα με την εστίαση στο πλαίσιο λίστας Διαθέσιμα πεδία. Για να επιλέξετε το πεδίο που περιέχει τις τιμές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως επικεφαλίδες γραμμών, πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους.

  7. Για να προσθέσετε το επιλεγμένο πεδίο, πατήστε το πλήκτρο Tab και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter. Επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία για κάθε πεδίο που θέλετε να προσθέσετε.

    Συμβουλές: 

    • Μπορείτε να επιλέξτε έως τρία πεδία για να τα χρησιμοποιήσετε ως προελεύσεις επικεφαλίδων γραμμών, αλλά όσο λιγότερες επικεφαλίδες γραμμών χρησιμοποιείτε, τόσο πιο εύκολη θα είναι η ανάγνωση του φύλλου δεδομένων διασταύρωσης.

    • Αν επιλέξετε περισσότερα από ένα πεδία για να παρέχετε επικεφαλίδες γραμμών, η σειρά με την οποία επιλέγετε τα πεδία καθορίζει την προεπιλεγμένη σειρά με την οποία ταξινομούνται τα αποτελέσματά σας.

  8. Για να μετακινηθείτε στην επόμενη σελίδα του οδηγού, πατήστε το πλήκτρο Enter ή το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Ε.

  9. Στην επόμενη σελίδα, για να επιλέξετε το πεδίο που περιέχει τις τιμές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως επικεφαλίδες στηλών, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο κάτω βέλους.

    Συμβουλή: Γενικά, θα πρέπει να επιλέξετε ένα πεδίο που περιέχει λίγες τιμές, για να διατηρήσετε τα δεδομένα σας ευανάγνωστα. Για παράδειγμα, ενδεχομένως να είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε ένα πεδίο που έχει μόνο λίγες πιθανές τιμές (για παράδειγμα, φύλο) παρά να χρησιμοποιήσετε ένα πεδίο που μπορεί να περιέχει πολλές διαφορετικές τιμές (για παράδειγμα, ηλικία).

  10. Εάν το πεδίο που επιλέγετε να χρησιμοποιήσετε για τις επικεφαλίδες στηλών περιέχει δεδομένα τύπου ημερομηνίας/ώρας, ο οδηγός προσθέτει ένα βήμα που σας επιτρέπει να ομαδοποιήσετε τις ημερομηνίες σε χρονικά διαστήματα. Μπορείτε να καθορίσετε Έτος, Τρίμηνο, Μήνας, Ημερομηνία ή Ημερομηνία/Ώρα. Εάν δεν επιλέξετε ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας για τις επικεφαλίδες στηλών, ο οδηγός παραλείπει αυτή τη σελίδα.

  11. Για να μετακινηθείτε στην επόμενη σελίδα, πατήστε το πλήκτρο Enter ή το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Ε. Όταν ανοίξει η σελίδα, είναι επιλεγμένο το πρώτο πεδίο στο πλαίσιο λίστας Πεδία και η εστίαση είναι στο πλαίσιο λίστας Συναρτήσεις.

  12. Για να μετακινηθείτε στο πλαίσιο λίστας "Πεδία", για να επιλέξετε ένα άλλο πεδίο, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Shift+Tab. Θα ακούσετε τη φράση "Πεδία, άνω και κάτω τελεία, πλαίσιο λίστας" και το όνομα του πρώτου πεδίου. (Στον Αφηγητή, θα ακούσετε "Πεδία, Επιλεγμένο".)

  13. Για να επιλέξετε ένα πεδίο, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο κάτω βέλους.

  14. Για να μετακινηθείτε στο πλαίσιο λίστας Συναρτήσεις, πατήστε το πλήκτρο Tab. Θα ακούσετε τη φράση "Συναρτήσεις, άνω και κάτω τελεία, πλαίσιο λίστας" και το όνομα της πρώτης συνάρτησης. (Στον Αφηγητή, θα ακούσετε "Συναρτήσεις, Επιλεγμένο".)

  15. Για να επιλέξετε μια συνάρτηση που θα χρησιμοποιηθεί για τον υπολογισμό συνοπτικών τιμών, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο κάτω βέλους. Ο τύπος δεδομένων του επιλεγμένου πεδίου καθορίζει ποιες συναρτήσεις είναι διαθέσιμες.

  16. Όταν ολοκληρώσετε την επιλογή σας, μετακινηθείτε με το πλήκτρο Tab στο πλαίσιο ελέγχου Ναι, να περιληφθούν τα αθροίσματα γραμμών και επιλέξτε το ή καταργήστε την επιλογή του.

    Εάν συμπεριλάβετε αθροίσματα γραμμών, το ερώτημα διασταύρωσης έχει μια πρόσθετη επικεφαλίδα γραμμής που χρησιμοποιεί το ίδιο πεδίο και την ίδια συνάρτηση με την τιμή του πεδίου. Η συμπερίληψη ενός αθροίσματος γραμμής εισάγει μια πρόσθετη στήλη που συνοψίζει τις στήλες που απομένουν. Για παράδειγμα, εάν το ερώτημα διασταύρωσης υπολογίζει μια μέση ηλικία κατά τοποθεσία και φύλο (με επικεφαλίδες στηλών φύλου), η πρόσθετη στήλη υπολογίζει τη μέση ηλικία κατά τοποθεσία σε όλα τα φύλα.

    Συμβουλή: Μπορείτε να αλλάξετε τη συνάρτηση που χρησιμοποιείται για την παραγωγή αθροισμάτων γραμμών κάνοντας επεξεργασία του ερωτήματος διασταύρωσης στην προβολή "Σχεδίαση".

  17. Για να μετακινηθείτε στην επόμενη σελίδα του οδηγού, πατήστε το πλήκτρο Enter ή το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Ε.

  18. Στην επόμενη σελίδα, για να ονομάσετε το ερώτημά σας, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Shift+Tab και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα όνομα. Το προεπιλεγμένο όνομα περιέχει το επίθημα "_Διασταύρωσης".

  19. Δείτε, τροποποιήστε και αποθηκεύστε το ερώτημα.

    • Για να δείτε το ερώτημα διασταύρωσης, πατήστε το πλήκτρο Enter.

    • Για να τροποποιήσετε τη σχεδίαση του ερωτήματος, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Λ, Enter.

    • Για να αποθηκεύσετε το ερώτημα και να κλείσετε τον οδηγό, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Τ.

Δημιουργία ερωτήματος διαγραφής

Όταν θέλετε να καταργήσετε ταυτόχρονα ολόκληρες εγγραφές (γραμμές) από έναν πίνακα ή από δύο σχετιζόμενους πίνακες, χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα διαγραφής. Τα ερωτήματα διαγραφής είναι χρήσιμα, επειδή σας επιτρέπουν να καθορίσετε κριτήρια για τη γρήγορη εύρεση και διαγραφή δεδομένων. Μπορούν επίσης να σας εξοικονομήσουν χρόνο, καθώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά ένα αποθηκευμένο ερώτημα.

Σημειώσεις: 

  • Πριν να διαγράψετε δεδομένα ή να εκτελέσετε ένα ερώτημα διαγραφής, βεβαιωθείτε ότι έχετε κρατήσει ένα αντίγραφο ασφαλείας της βάσης δεδομένων υπολογιστή της Access. Τα ερωτήματα διαγραφής σάς δίνουν την ευκαιρία να εξετάσετε τις γραμμές που θα διαγραφούν πριν να εκτελέσετε τη διαγραφή.

  • Εάν θέλετε να διαγράψετε μόνο μερικές εγγραφές, δεν χρειάζεστε ένα ερώτημα. Απλώς ανοίξτε τον πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων, επιλέξτε τα πεδία (στήλες) ή τις εγγραφές (γραμμές) που θέλετε να διαγράψετε και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Delete. Θα σας ζητηθεί να επιβεβαιώσετε την οριστική διαγραφή.

Δημιουργία ερωτήματος διαγραφής

  1. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Γ, Σ+Σ. Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα.

  2. Για να επιλέξετε έναν πίνακα, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο κάτω βέλους. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Π. Επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία για κάθε πίνακα από τον οποίο θέλετε να διαγράψετε εγγραφές.

  3. Για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Κ. Ο πίνακας εμφανίζεται ως παράθυρο στην επάνω αριστερά ενότητα του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος, με όλα τα πεδία του.

  4. Πατήστε το πλήκτρο Alt, Ξ+Η και μετά , στη συνέχεια, Γ1. Το πλέγμα σχεδίασης θα ανοίξει, με την εστίαση στο πρώτο πεδίο. Στο πλέγμα σχεδίασης, οι γραμμές Ταξινόμηση και Εμφάνιση δεν είναι πλέον διαθέσιμες, αλλά είναι διαθέσιμη η γραμμή Διαγραφή.

  5. Όταν ακούσετε τη φράση "Αυτόματη αρίθμηση, Γραμμή 1, Τύπος και κείμενο", για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+κάτω βέλος.

  6. Για να διαγράψετε όλες τις κενές γραμμές στον πίνακα ή το πεδίο:

    1. Χρησιμοποιήστε το πλήκτρο κάτω βέλους για να επιλέξετε ένα πεδίο στον πίνακα και, κατόπιν, πατήστε Enter. Η εστίαση μετακινείται στην επόμενη στήλη.

    2. Για να μετακινηθείτε στην προηγούμενη στήλη, πατήστε το πλήκτρο αριστερού βέλους.

    3. Για να μετακινηθείτε στη γραμμή "Διαγραφή", πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους. Όταν ακούσετε τη φράση "Διαγραφή, άνω και κάτω τελεία", πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+κάτω βέλος, για να ανοίξετε μια αναπτυσσόμενη λίστα.

    4. Για να επιλέξετε "Όπου", πατήστε το πλήκτρο δεξιού βέλους και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter. Η εστίαση μετακινείται στην επόμενη στήλη.

    5. Για να μετακινηθείτε στην προηγούμενη στήλη, πατήστε το πλήκτρο αριστερού βέλους.

    6. Για να μετακινηθείτε στη γραμμή Κριτήρια, πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους.

    7. Όταν ακούσετε "Κριτήρια" ή "Γραμμή 11, Στήλη 1", πληκτρολογήστε Is Null.

  7. Για να χρησιμοποιήσετε συγκεκριμένα κριτήρια σε ένα ερώτημα διαγραφής:

    1. α. Για να επιλέξετε το πεδίο με τα κριτήρια που θέλετε για τη διαγραφή, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο κάτω βέλους και πατήστε το πλήκτρο Enter.

    2. β. Για να μετακινηθείτε στη γραμμή "Διαγραφή", πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+κάτω βέλος και, στη συνέχεια, για να επιλέξετε "Όπου", πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους και πατήστε το πλήκτρο Enter. Η εστίαση μετακινείται στην επόμενη στήλη.

    3. γ. Για να μετακινηθείτε στην προηγούμενη στήλη, πατήστε το πλήκτρο αριστερού βέλους.

    4. δ. Για να μετακινηθείτε στη γραμμή Κριτήρια, πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους.

    5. ε. Πληκτρολογήστε τα κριτήριά σας. Για ένα παράδειγμα λίστας κριτηρίων σε ερωτήματα, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία και εκτέλεση ερωτήματος διαγραφής.

    6. στ. Για να μετακινηθείτε στη γραμμή Εμφάνιση, πατήστε το πλήκτρο επάνω βέλους.

    7. ζ. Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Εμφάνιση για κάθε κριτήριο.

  8. Για να βεβαιωθείτε ότι το ερώτημα επιστρέφει τις εγγραφές που θέλετε να διαγράψετε, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+K, 4 και μετά Φ.

  9. Για να εκτελέσετε το ερώτημα:

    1. Για να μεταβείτε στην προβολή Σχεδίαση, πατήστε τα πλήκτρα Ctrl+H, W και, στη συνέχεια, το D.

    2. Στην προβολή Σχεδίαση, πατήστε τα πλήκτρα Alt, J+Q και, στη συνέχεια, το G. Θα ανοίξει ένα παράθυρο επιβεβαίωσης που σας ζητά να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή x αριθμού γραμμών.

    3. Για να διαγράψετε τις γραμμές, πατήστε το πλήκτρο Enter.

  10. Για να αποθηκεύσετε το ερώτημα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+S. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, πληκτρολογήστε ένα όνομα και πατήστε το πλήκτρο Enter.

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας της βάσης δεδομένων

  1. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+A, Y2. Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως με την εστίαση στην επιλογή Αποθήκευση βάσης δεδομένων ως.

  2. Για να δημιουργήσετε ένα αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων, πατήστε το πλήκτρο Π και μετά το πλήκτρο Enter. Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως με την εστίαση στο πλαίσιο επεξεργασίας Όνομα αρχείου. Εάν θέλετε, πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα για τη βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter.

Εάν χρησιμοποιείτε ένα αρχείο μόνο για ανάγνωση ή μια βάση δεδομένων που δημιουργήθηκε σε παλαιότερη έκδοση της Access, ενδέχεται να λάβετε ένα μήνυμα ότι δεν είναι δυνατή η δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας της βάσης δεδομένων.

Για επαναφορά σε ένα αντίγραφο ασφαλείας, κλείστε και μετονομάστε το αρχικό αρχείο, έτσι ώστε το αντίγραφο ασφαλείας να μπορεί να χρησιμοποιήσει το όνομα της αρχικής έκδοσης. Εκχωρήστε στο αντίγραφο ασφαλείας το όνομα της αρχικής έκδοσης και, στη συνέχεια, στην Access, ανοίξτε το αντίγραφο ασφαλείας που μετονομάστηκε.

Τεχνική υποστήριξη για πελάτες με ειδικές ανάγκες

Η Microsoft θέλει να προσφέρει την καλύτερη δυνατή εμπειρία για όλους τους πελάτες της. Εάν είστε άτομο με ειδικές ανάγκες ή έχετε απορίες σχετικά με την προσβασιμότητα, επικοινωνήστε με το Answer Desk για άτομα με ειδικές ανάγκες της Microsoft, για να λάβετε τεχνική βοήθεια. Η ομάδα υποστήριξης του Answer Desk για άτομα με ειδικές ανάγκες είναι καταρτισμένη στη χρήση πολλών δημοφιλών τεχνολογιών υποβοήθησης, ενώ μπορεί να παρέχει βοήθεια στα Αγγλικά, στα Ισπανικά, στα Γαλλικά και στην αμερικανική νοηματική γλώσσα. Για να βρείτε τα στοιχεία επικοινωνίας για την περιοχή σας, μεταβείτε στην τοποθεσία του Answer Desk για άτομα με ειδικές ανάγκες της Microsoft.

Εάν είστε χρήστης από έναν δημόσιο, εμπορικό ή εταιρικό οργανισμό, επικοινωνήστε με το Answer Desk για ειδικές ανάγκες για επιχειρήσεις.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×