Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
Office

Υλοποίηση διαχείρισης εγγραφών

Μπορείτε να διαχειριστείτε τις εγγραφές "στη θέση τους", γεγονός που σημαίνει ότι μπορείτε να αφήσετε ένα έγγραφο στην τρέχουσα θέση του σε μια τοποθεσία ή να αποθηκεύσετε εγγραφές σε μια συγκεκριμένη αρχειοθήκη, όπως μια τοποθεσία Κέντρου εγγραφών.

Πριν από την εφαρμογή της διαχείρισης εγγραφών, συνιστάται να δημιουργήσετε πρώτα ένα σχέδιο διαχείρισης εγγραφών για τον οργανισμό σας. Για να σας βοηθήσει να επιλέξετε το σωστό σύστημα διαχείρισης εγγραφών για την εταιρεία σας, ανατρέξτε στο θέμα επιλογή του τρόπου αποθήκευσης και διαχείρισης εγγραφών.

Σημείωση: Στο SharePoint Online, έχουμε εισαγάγει χρησιμοποιώντας τις ετικέτες διατήρησης για να δηλώσουμε το περιεχόμενο ως εγγραφές, το οποίο αντικαθιστά ουσιαστικά την ανάγκη χρήσης του Κέντρου εγγραφών. Εάν χρησιμοποιείτε το Κέντρο εγγραφών, μπορείτε να συνεχίσετε να το χρησιμοποιείτε μαζί με τις ετικέτες διατήρησης. Αλλά προχωρώντας προς τα εμπρός, για τους σκοπούς της διαχείρισης εγγραφών, συνιστούμε να χρησιμοποιείτε ετικέτες διατήρησης αντί για το Κέντρο εγγραφών.

Δημιουργία και ρύθμιση παραμέτρων μιας τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών

Αυτή η ενότητα παρέχει μια επισκόπηση για τα σημαντικότερα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να δημιουργήσετε και να ρυθμίσετε τις παραμέτρους μιας τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών. Κάντε κλικ στις συνδέσεις για να δείτε συγκεκριμένες οδηγίες σε κάθε βήμα.

  1. Δημιουργήστε την τοποθεσία του Κέντρου εγγραφών χρησιμοποιώντας το πρότυπο τοποθεσίας "Κέντρο εγγραφών".

  2. Δημιουργία βιβλιοθηκών εγγραφών ή λιστών για τη διαχείριση και την αποθήκευση κάθε τύπου εγγραφής που καθορίζεται στο πρόγραμμα αρχείων σας (def: ένα σχέδιο αρχείου περιγράφει τους τύπους εγγράφων ή στοιχείων που αναγνωρίζει μια εταιρεία ως επίσημες επιχειρηματικές εγγραφές. Υποδεικνύει τη θέση αποθήκευσης αυτών των εγγραφών και παρέχει πληροφορίες που διαφοροποιούν έναν τύπο εγγραφής από έναν άλλο).

  3. Προσθέστε έναν συσχετισμένο τύπο περιεχομένου στις βιβλιοθήκες και τις λίστες σας.

  4. Δημιουργήστε και Προσθέστε στήλες τοποθεσίας στους σχετικούς τύπους περιεχομένου για να περιέχουν και να εμφανίζουν τα μετα-δεδομένα για κάθε τύπο εγγραφής που καθορίζεται στο σχέδιο αρχείου σας.

  5. Προσθέστε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών σε έναν τύπο περιεχομένου στην τοποθεσία του Κέντρου εγγραφών.

  6. Ρυθμίστε τις παραμέτρους της οργάνωσης περιεχομένου ώστε να δρομολογεί κάθε τύπο εγγραφής στην κατάλληλη θέση.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών

Συνιστάται να δημιουργήσετε ένα Κέντρο εγγραφών ως συλλογή τοποθεσιών ανώτατου επιπέδου και όχι ως δευτερεύουσα τοποθεσία. Για να δημιουργήσετε μια συλλογή τοποθεσιών, πρέπει να είστε μέλος της ομάδας "διαχειριστές συμπλέγματος" του SharePoint στον υπολογιστή που εκτελεί την τοποθεσία Web της Κεντρικής διαχείρισης του SharePoint.

Στο SharePoint Online, μπορείτε να δημιουργήσετε μια τοποθεσία Κέντρου εγγραφών από την τοποθεσία του SharePoint ανώτατου επιπέδου. Κάντε κλικ στην επιλογή + Δημιουργία τοποθεσίαςκαι, στη συνέχεια, ξεκινήστε στο βήμα 4 παρακάτω.

  1. Ξεκινήστε την κεντρική διαχείριση του SharePoint 2013 ή του 2016.

    • Για Windows Server 2008 R2:

      • Κάντε κλικ στην επιλογή Έναρξη, κάντε κλικ στην επιλογή προϊόντα Microsoft SharePoint 2013 ή Microsoft SharePoint 2013και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κεντρική διαχείριση του sharepoint 2013 ή Κεντρική διαχείριση του SharePoint 2016.

    • Για Windows Server 2012:

      • Στην οθόνη Έναρξη , κάντε κλικ στην επιλογή Κεντρική διαχείριση του SharePoint 2013 ή στην Κεντρική διαχείριση του SharePoint 2016.

        Εάν η κεντρική διαχείριση του sharepoint 2013 ή η Κεντρική διαχείριση του SharePoint 2016 δεν βρίσκονται στην οθόνη έναρξης :

      • Κάντε δεξί κλικ στην επιλογή υπολογιστής, επιλέξτε όλες οι εφαρμογέςκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην κεντρική Διαχείριση του SharePoint 2013 ή στην Κεντρική διαχείριση του SharePoint 2016.

  2. Στην τοποθεσία Web της Κεντρικής διαχείρισης, στην ενότητα Διαχείριση εφαρμογών , κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία συλλογών τοποθεσιών.

  3. Στη σελίδα Δημιουργία συλλογής τοποθεσιών , στην ενότητα εφαρμογή Web , εάν δεν είναι επιλεγμένη η εφαρμογή Web στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε τη συλλογή τοποθεσιών, κάντε κλικ στο κάτω βέλος. Στο μενού εφαρμογή Web , κάντε κλικ στην επιλογή αλλαγή εφαρμογής Webκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εφαρμογή Web στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε τη συλλογή τοποθεσιών.

  4. Στην ενότητα Τίτλος και περιγραφή , πληκτρολογήστε τον τίτλο και την περιγραφή για τη συλλογή τοποθεσιών.

  5. Στην ενότητα διεύθυνση τοποθεσίας Web , επιλέξτε τη διαδρομή που θα χρησιμοποιήσετε για τη διεύθυνση URL σας (για παράδειγμα, μια διαδρομή συμπερίληψη χαρακτήρα μπαλαντέρ, όπως/sites/ή ο ριζικός κατάλογος (/).

    Εάν επιλέξετε μια διαδρομή συμπερίληψης μπαλαντέρ, πρέπει επίσης να πληκτρολογήσετε το όνομα της τοποθεσίας που θα χρησιμοποιηθεί στη διεύθυνση URL της τοποθεσίας σας.

  6. Στην ενότητα Επιλογή προτύπου , στη λίστα επιλογή έκδοσης εμπειρίας , επιλέξτε την έκδοση εμπειρίας του SharePoint με τα πρότυπα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

    Επιλέξτε την έκδοση της εμπειρίας, εάν θέλετε η συλλογή τοποθεσιών να εμφανίζεται και να εκτελείται όπως μια συλλογή τοποθεσιών στον SharePoint Server. Μια συλλογή τοποθεσιών που χρησιμοποιεί μια έκδοση παλαιότερης εμπειρίας εκτελείται σε μια νεότερη έκδοση του SharePoint, αλλά το περιβάλλον εργασίας χρήστη και η εμπειρία χρήστη της συλλογής τοποθεσιών θα αντικατοπτρίζουν την προηγούμενη έκδοση. Μια συλλογή τοποθεσιών που μπορεί να αναβαθμιστεί οποιαδήποτε στιγμή στην πιο πρόσφατη έκδοση της εμπειρίας.

  7. Στην ενότητα Επιλογή προτύπου , επιλέξτε την καρτέλα εταιρικό και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κέντρο εγγραφών.

  8. Στην ενότητα κύριος διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών , πληκτρολογήστε το όνομα χρήστη (στη φόρμα DOMAIN\username) για το χρήστη που θα είναι ο διαχειριστής της συλλογής τοποθεσιών.

  9. Στην ενότητα Δευτερεύων διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών , πληκτρολογήστε το όνομα χρήστη για τον δευτερεύοντα διαχειριστή της συλλογής τοποθεσιών. Ο ορισμός ενός δευτερεύοντος διαχειριστή συλλογής τοποθεσιών είναι η βέλτιστη πρακτική για να εξασφαλίσετε ότι κάποιος μπορεί να διαχειριστεί τη συλλογή τοποθεσιών όταν δεν υπάρχει ένας πρωτεύων διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών.

  10. Εάν χρησιμοποιείτε όρια για τη διαχείριση χώρου αποθήκευσης για συλλογές τοποθεσιών, στην ενότητα πρότυπο ορίων μεγέθους , κάντε κλικ σε ένα πρότυπο στη λίστα Επιλογή προτύπου ορίου μεγέθους .

  11. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Δημιουργία βιβλιοθηκών ή λιστών για τη διαχείριση εγγραφών

Οι βιβλιοθήκες και οι λίστες είναι σημαντικά στοιχεία στη διαχείριση εγγραφών. Χρησιμεύουν ως ερμάρια αρχείων για κάθε τύπο εγγραφής που θέλετε να αποθηκεύσετε ή να διαχειριστείτε. Η συσχέτιση τύπων περιεχομένου (επεξήγηση αργότερα) σε βιβλιοθήκες και λίστες συμβάλλει περαιτέρω στην κατηγοριοποίηση των εγγραφών σας. Συνιστούμε να δημιουργήσετε μία βιβλιοθήκη εγγράφων ή μια λίστα για κάθε τύπο περιεχομένου στο πρόγραμμα αρχείων εγγραφών.

Προσθήκη υπάρχοντος τύπου περιεχομένων σε λίστα ή βιβλιοθήκη

Όταν προσθέτετε έναν τύπο περιεχομένου σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, μπορείτε να καταστήσετε δυνατή τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη ώστε να περιέχει στοιχεία αυτού του τύπου. Όταν οι εγγραφές υποβάλλονται στο Κέντρο εγγραφών, δρομολογούνται στη σχετική λίστα ή βιβλιοθήκη με βάση τον τύπο περιεχομένου του εγγράφου.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία και προσθήκη στηλών τοποθεσίας σε λίστες, βιβλιοθήκες ή τύπους περιεχομένου

Οι στήλες σάς βοηθούν να ομαδοποιήσετε, να ταξινομήσετε και να παρακολουθήσετε εγγραφές ή άλλα στοιχεία. Μια στήλη τοποθεσίας καθορίζει ένα στοιχείο μετα-δεδομένων που μπορεί να συσχετιστεί με έναν τύπο περιεχομένου, μια λίστα ή μια βιβλιοθήκη. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να προσθέσετε στήλες τοποθεσίας για να ορίσετε "Συντάκτης" ή "ημερομηνία ολοκλήρωσης". Προσθέστε μια στήλη τοποθεσίας σε έναν τύπο περιεχομένου για εγγραφές είτε για να αποθηκεύσετε ένα στοιχείο μετα-δεδομένων που υποβάλλεται με μια εγγραφή είτε για να προσθέσετε μετα-δεδομένα για να διαχειριστείτε την εγγραφή.

Δημιουργία μιας στήλης τοποθεσίας

  1. Στην τοποθεσία Κέντρο εγγραφών, κάντε κλικ στην επιλογή ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

    Σε μια SharePoint τοποθεσία με σύνδεση ομάδας, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή περιεχόμενα τοποθεσίαςκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας", στην περιοχή συλλογές σχεδίασης Web, κάντε κλικ στην επιλογή στήλες τοποθεσίας.

  3. Στη σελίδα στήλες τοποθεσίας , κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

  4. Στη σελίδα νέα στήλη τοποθεσίας, στην ενότητα όνομα και τύπος , στο πλαίσιο όνομα στήλης , πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε.

  5. Επιλέξτε τον τύπο των πληροφοριών που θέλετε να αποθηκεύσετε στη στήλη — για παράδειγμα, νομισματική μονάδα, ημερομηνία και ώρα ή κείμενο.

  6. Στην ενότητα ομάδα , επιλέξτε την υπάρχουσα ομάδα στην οποία θα αποθηκεύσετε τη νέα στήλη τοποθεσίας ή επιλέξτε νέα ομάδα για να δημιουργήσετε μια νέα ομάδα για να αποθηκεύσετε τη στήλη. Οι ομάδες παρέχουν έναν τρόπο οργάνωσης των στηλών και διευκολύνουν την εύρεση τους.

Στην ενότητα Πρόσθετες ρυθμίσεις στήλης , επιλέξτε τις πρόσθετες ρυθμίσεις στηλών που θέλετε. Οι επιλογές που είναι διαθέσιμες σε αυτήν την ενότητα διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο της στήλης που επιλέγετε στην ενότητα όνομα και τύπος . Για παράδειγμα, εάν ο τύπος των πληροφοριών που θέλετε να αποθηκεύσετε σε μια στήλη είναι επιλογή, μπορείτε να ορίσετε τις επιλογές για την απαρίθμηση στην ενότητα Πρόσθετες ρυθμίσεις στήλης .

  1. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Προσθήκη στήλης τοποθεσίας σε τύπο περιεχομένου για εγγραφές

  1. Από την αρχική σελίδα της τοποθεσίας του Κέντρου εγγραφών, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

    Σε μια SharePoint τοποθεσία με σύνδεση ομάδας, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή περιεχόμενα τοποθεσίαςκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στην ενότητα συλλογές σχεδιαστών Web , κάντε κλικ στην επιλογή τύποι περιεχομένου τοποθεσίας.

  3. Στη σελίδα τύποι περιεχομένου τοποθεσίας, κάντε κλικ στον τύπο περιεχομένου τοποθεσίας που θέλετε να ρυθμίσετε.

  4. Αφού επιλέξετε έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας από τη γονική τοποθεσία ή έχετε δημιουργήσει έναν νέο τύπο περιεχομένου τοποθεσίας, στη σελίδα επιλεγμένος τύπος περιεχομένου τοποθεσίας, στην ενότητα στήλες , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη από υπάρχουσες στήλες τοποθεσίας.

  5. Στη σελίδα Προσθήκη στηλών σε τύπο περιεχομένου, στην ενότητα επιλογή στηλών , επιλέξτε την ομάδα από την οποία θέλετε να φιλτράρετε από τη λίστα επιλογή στηλών από .

  6. Επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να προσθέσετε από τη λίστα διαθέσιμες στήλες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

  7. Στην ενότητα Ενημέρωση λιστών και τύπων περιεχομένου τοποθεσίας , καθορίστε εάν οι θυγατρικοί τύποι περιεχομένου τοποθεσίας που κληρονομούν από αυτόν τον τύπο περιεχομένου τοποθεσίας θα ενημερωθούν με τις αλλαγές σας.

  8. Αφού ολοκληρώσετε την προσθήκη των στηλών που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Σημείωση: Εάν ο τύπος περιεχομένου που θέλετε να επιλέξετε δεν εμφανίζεται ως σύνδεση (απενεργοποιημένη) σε αυτήν τη σελίδα, ο τύπος περιεχομένου ανήκει σε μια γονική τοποθεσία της τοποθεσίας του Κέντρου εγγραφών και, επομένως, πρέπει να επιλεγεί και να ρυθμιστεί από τη γονική τοποθεσία. Αυτό μπορείτε να το κάνετε κάνοντας κλικ στη σύνδεση κάτω από τη στήλη προέλευση δίπλα στον τύπο περιεχομένου τοποθεσίας με γκρι χρώμα κάτω από τη στήλη τύπος περιεχομένου τοποθεσίας .

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία πολιτικών διαχείρισης πληροφοριών για εγγραφές

Μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών είναι ένα μέρος κανόνων για έναν τύπο περιεχομένου. Οι πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών δίνουν στις εταιρείες τη δυνατότητα ελέγχου και παρακολούθησης πραγμάτων, όπως ο χρόνος διατήρησης του περιεχομένου ή οι ενέργειες που μπορούν να εκτελέσουν οι χρήστες σε αυτό το περιεχόμενο.

Σημείωση: Για να ολοκληρώσετε αυτή την εργασία, πρέπει να είστε μέλος της ομάδας "κάτοχοι" για την τοποθεσία του Κέντρου εγγραφών.

Προσθήκη πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών σε τύπο περιεχομένου

Σημείωση: Δεν μπορείτε να καθορίσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών για έναν βασικό τύπο περιεχομένου. Οι βασικοί τύποι περιεχομένου εγκαθίστανται κατά τη δημιουργία μιας συλλογής τοποθεσιών. Πρέπει να δημιουργήσετε έναν τύπο περιεχομένου που προέρχεται από έναν πυρήνα τύπου περιεχομένου και να εφαρμόσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών στον παραγόμενο τύπο περιεχομένου.

  1. Στην τοποθεσία, κάντε κλικ στην επιλογή ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

    Σε μια SharePoint τοποθεσία με σύνδεση ομάδας, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή περιεχόμενα τοποθεσίαςκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας", στην ενότητα συλλογές σχεδιαστών Web , κάντε κλικ στην επιλογή τύποι περιεχομένου τοποθεσίας.

  3. Στη σελίδα τύποι περιεχομένου τοποθεσίας, κάντε κλικ στον τύπο περιεχομένου στον οποίο θέλετε να προσθέσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών.

  4. Στη σελίδα τύπος περιεχομένου, κάντε κλικ στην επιλογή ρυθμίσεις πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών.

  5. Στη σελίδα "επεξεργασία πολιτικής", πληκτρολογήστε μια περιγραφή για την πολιτική και, στη συνέχεια, συντάξτε μια σύντομη πρόταση πολιτικής που εξηγεί στους χρήστες ποια είναι η πολιτική. Μια πρόταση πολιτικής μπορεί να έχει έως και 512 χαρακτήρες.

  6. Στη συνέχεια, πρέπει να προσθέσετε μία ή περισσότερες δυνατότητες πολιτικής στην πολιτική διαχείρισης πληροφοριών. Καθώς ενεργοποιείτε τις δυνατότητες, θα παρουσιαστούν πρόσθετες ρυθμίσεις.

Προσθήκη δυνατοτήτων πολιτικής στην πολιτική διαχείρισης πληροφοριών

Οι δυνατότητες πολιτικής που μπορείτε να προσθέσετε σε μια πολιτική πληροφοριών είναι ετικέτες, έλεγχος, λήξη και γραμμικοί κώδικες.

Προσθήκη δυνατότητας πολιτικής διατήρησης σε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών

  1. Στη σελίδα Edit Policy, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση διατήρησης .

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη σταδίου διατήρησης και επιλέξτε μία από τις παρακάτω επιλογές περιόδου διατήρησης για να καθορίσετε πότε λήγουν τα έγγραφα: για να ορίσετε την ημερομηνία λήξης με βάση μια ιδιότητα Date, επιλέξτε αυτό το στάδιο βασίζεται σε μια ιδιότητα Date στο στοιχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε την ενέργεια ( Δημιουργήθηκαν ή τροποποιήθηκαν) και η χρονική περίοδος (ημέρες, μήνες ή έτη).

  3. Πληκτρολογήστε μια τιμή στο πλαίσιο μεταξύ των λιστών για να καθορίσετε τη χρονική περίοδο.

  4. Επιλέξτε την ενέργεια που θα πρέπει να προκύψει όταν λήξει το έγγραφο.

  5. Εάν θέλετε να επαναλαμβάνεται η επιλεγμένη ενέργεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου στην ενότητα Περιοδικότητα και, στη συνέχεια, επιλέξτε την περίοδο περιοδικότητας.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη μιας δυνατότητας πολιτικής ελέγχου σε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών

  1. Στη σελίδα "επεξεργασία πολιτικής", στην ενότητα " Έλεγχος ", επιλέξτε " Ενεργοποίηση ελέγχου" και, στη συνέχεια, επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα στα συμβάντα για τα οποία θέλετε να διατηρήσετε ένα ίχνος ελέγχου.

  2. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Σημείωση: Για να προβάλετε τα αρχεία καταγραφής ελέγχου, στη σελίδα Ρυθμίσεις συλλογής τοποθεσιών, κάντε κλικ στην επιλογή αναφορές αρχείου καταγραφής ελέγχουκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε την αναφορά για προβολή.

Προσθήκη δυνατότητας πολιτικής γραμμικού κώδικα σε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών

  1. Στη σελίδα Edit Policy, στην ενότητα γραμμικοί κώδικες , επιλέξτε Enable barcodes.

  2. Επιλέξτε τους χρήστες που προτρέπουν την εισαγωγή γραμμικού κώδικα... πλαίσιο ελέγχου εάν θέλετε οι εφαρμογές προγράμματος-πελάτη του Office να απαιτούν από τους χρήστες να εισαγάγουν έναν γραμμικό κώδικα στα έγγραφά τους.

Προσθήκη μιας δυνατότητας πολιτικής ετικετών σε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών

  1. Στη σελίδα "επεξεργασία πολιτικής", στην ενότητα " Ετικέτες ", επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση ετικετών .

  2. Για να απαιτείται από τους χρήστες να εισαγάγουν μια ετικέτα πριν από την αποθήκευση ή την εκτύπωση ενός εγγράφου, επιλέξτε ερώτηση στους χρήστες για να εισαγάγετε μια ετικέτα πριν από την αποθήκευση ή την εκτύπωση.

  3. Για να αποτρέψετε την αλλαγή ετικετών μετά την προσθήκη τους, επιλέξτε Αποτροπή αλλαγών σε ετικέτες μετά την προσθήκη τους.

  4. Στο πλαίσιο μορφή ετικέτας , πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να εμφανίζεται στην ετικέτα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιονδήποτε συνδυασμό σταθερού κειμένου ή ιδιοτήτων εγγράφου, εκτός από τις υπολογισμένες ή ενσωματωμένες ιδιότητες, όπως ένα καθολικά μοναδικό αναγνωριστικό (GUID) ή δημιουργημένο από το. Για να ξεκινήσετε μια νέα γραμμή, χρησιμοποιήστε την ακολουθία χαρακτήρων n .

  5. Επιλέξτε γραμματοσειρά, μέγεθος γραμματοσειράς, στυλ γραμματοσειράς και αιτιολόγηση για το κείμενο της ετικέτας.

  6. Πληκτρολογήστε ένα ύψος ετικέτας σε ίντσες στο πλαίσιο ύψος και ένα πλάτος ετικέτας σε ίντσες στο πλαίσιο Πλάτος .

  7. Κάντε κλικ στην επιλογή ανανέωση για να προβάλετε τις αλλαγές σας.

  8. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Ρύθμιση παραμέτρων διαχείρισης επιτόπιων εγγραφών

Όταν χρησιμοποιείτε το Κέντρο εγγραφών, εργάζεστε σε ένα κλειδωμένο αποθετήριο δεδομένων και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια λειτουργία "Αποστολή προς" για να λάβετε εγγραφές σε αυτό το αποθετήριο δεδομένων. Ωστόσο, οποιαδήποτε τοποθεσία μπορεί να ενεργοποιηθεί για τη διαχείριση επιτόπιων εγγραφών μπορεί να ρυθμιστεί ως σύστημα διαχείρισης εγγραφών. Σε αυτόν τον τύπο συστήματος, σε αντίθεση με το Κέντρο εγγραφών, μπορείτε να αποθηκεύσετε εγγραφές μαζί με τα ενεργά έγγραφα σε ένα χώρο συνεργασίας. Ορισμένα πρόσθετα πλεονεκτήματα της χρήσης ενός συστήματος διαχείρισης επιτόπιων εγγραφών είναι τα εξής:

  • Οι εγγραφές μπορούν να υπάρχουν και να διαχειρίζεστε σε πολλές τοποθεσίες.

  • Με ενεργοποιημένη τη διαχείριση εκδόσεων, η διατήρηση εκδόσεων των εγγραφών είναι αυτόματη.

  • η αναζήτηση ανακάλυψης μπορεί να εκτελεστεί και από τις δύο εγγραφές και από τα ενεργά έγγραφα ταυτόχρονα.

  • Ευρύτερος έλεγχος του τι είναι μια εγγραφή στον οργανισμό σας και ποιος μπορεί να δημιουργήσει μια εγγραφή.

Υπάρχουν τρία κύρια βήματα για να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της επιτόπιας διαχείρισης εγγραφών:

  1. Ενεργοποίηση της επιτόπιας διαχείρισης εγγραφών στο επίπεδο συλλογής τοποθεσιών.

  2. Ρυθμίστε τις παραμέτρους της δήλωσης εγγραφών στο επίπεδο συλλογής τοποθεσιών.

  3. Ρυθμίστε τις παραμέτρους της δήλωσης εγγραφών σε επίπεδο λίστας ή βιβλιοθήκης.

    Σημείωση: Πρέπει να είστε συνεργάτης ή διαχειριστής λίστας για να δηλώνετε με μη αυτόματο τρόπο τα στοιχεία ως εγγραφές.

Αρχή της σελίδας

Ενεργοποίηση της επιτόπιας διαχείρισης εγγραφών στο επίπεδο συλλογής τοποθεσιών

Το πρώτο βήμα για τη ρύθμιση παραμέτρων ενός συστήματος διαχείρισης επιτόπιων εγγραφών είναι να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα σε επίπεδο συλλογής τοποθεσιών. Η ενεργοποίηση της δυνατότητας ενεργοποιεί την εντολή "δήλωση/αδήλωτη εγγραφή" στην κορδέλα.

Σημείωση: Πρέπει να είστε διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών για να εκτελείτε αυτή την εργασία.

  1. Στο επάνω μέρος του μεγαλύτερου επιπέδου τοποθεσίας, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

    Σε μια SharePoint τοποθεσία με σύνδεση ομάδας, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή περιεχόμενα τοποθεσίαςκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στην περιοχή Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών, κάντε κλικ στην επιλογή δυνατότητες συλλογής τοποθεσιών.

  3. Δίπλα στην επιλογή Διαχείριση εγγραφών, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση.

Ρύθμιση παραμέτρων δήλωσης εγγραφών σε επίπεδο συλλογής τοποθεσιών

  1. Στο επάνω μέρος του μεγαλύτερου επιπέδου τοποθεσίας, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

    Σε μια SharePoint τοποθεσία με σύνδεση ομάδας, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή περιεχόμενα τοποθεσίαςκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στην ενότητα Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών, επιλέξτε Ρυθμίσεις δήλωσης εγγραφής.

  3. Στη σελίδα "ρυθμίσεις δήλωσης εγγραφής", εάν θέλετε να τοποθετήσετε έναν περιορισμό σχετικά με το τι μπορεί να γίνει σε στοιχεία που έχουν δηλωθεί ως εγγραφές, επιλέξτε μία από τις επιλογές στην ενότητα Περιορισμοί εγγραφής .

  4. Στην ενότητα διαθεσιμότητα δήλωσης εγγραφής , επιλέξτε εάν η μη αυτόματη δήλωση εγγραφών θα πρέπει να είναι διαθέσιμη σε λίστες και βιβλιοθήκες από προεπιλογή. Εάν επιλέξετε την επιλογή δεν είναι διαθέσιμη σε όλες τις θέσεις από προεπιλογή, οι εγγραφές μπορούν να δηλωθούν μόνο μέσω μιας πολιτικής ή μιας ροής εργασίας.

  5. Στην ενότητα ρόλοι δήλωσης , επιλέξτε τους ρόλους που μπορούν να δηλώσουν με μη αυτόματο τρόπο και να ανακηρύξουν εγγραφές.

  6. Επιλέξτε OK.

Ρύθμιση παραμέτρων δήλωσης εγγραφών σε επίπεδο λίστας ή βιβλιοθήκης

Μπορείτε να έχετε μεγαλύτερο έλεγχο στο σημείο όπου τα στοιχεία μπορούν να δηλωθούν ως εγγραφές με τη ρύθμιση παραμέτρων δηλώσεων εγγραφών για μια λίστα ή βιβλιοθήκη. Κατά τη ρύθμιση παραμέτρων μιας λίστας ή βιβλιοθήκης για τη δήλωση εγγραφής, μπορείτε να ορίσετε τα στοιχεία να δηλώνονται αυτόματα ως εγγραφές κατά την προσθήκη τους στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

  1. Από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου θέλετε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της δήλωσης εγγραφών, κάντε κλικ στην καρτέλα βιβλιοθήκη ή λίστα στην κορδέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης ή Ρυθμίσεις λίστας.

    Στο SharePoint Online, κάντε κλικ στην επιλογή ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ρυθμίσεις λίστας ή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

  2. Στην περιοχή βιβλιοθήκη εγγράφων/ρυθμίσεις λίστας, στην περιοχή δικαιώματα και διαχείριση, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις δήλωσης εγγραφής.

  3. Στην ενότητα διαθεσιμότητα δήλωσης μη αυτόματης εγγραφής , επιλέξτε:

  4. Εάν θέλετε η λίστα ή η βιβλιοθήκη να χρησιμοποιεί τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις δήλωσης εγγραφών που χρησιμοποιούνται από τη συλλογή τοποθεσιών,

  5. Εάν οι χρήστες θα πρέπει να έχουν πάντα τη δυνατότητα να δηλώνουν με μη αυτόματο τρόπο τα στοιχεία ως εγγραφές για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη, ή

  6. Εάν οι χρήστες δεν μπορούν ποτέ να δηλώνουν με μη αυτόματο τρόπο τις εγγραφές μέσα στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

  7. Στην ενότητα αυτόματη δήλωση , επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου εάν θέλετε όλα τα στοιχεία που προστίθενται στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη να δηλώνονται αυτόματα ως εγγραφές.

  8. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×