Ταξινόμηση και φιλτράρισμα δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας

Ταξινόμηση και φιλτράρισμα δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για τη δημιουργία και τη μαζική αποστολή αλληλογραφίας και για τη δημιουργία φακέλων και ετικετών Η λίστα διευθύνσεων είναι η προέλευση δεδομένων για τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Το Word αντλεί πληροφορίες από τη λίστα αλληλογραφίας και τις εισάγει στο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Επεξεργασία της λίστας αλληλογραφίας

Με τη συγχώνευση αλληλογραφίας, μπορείτε να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε τα δεδομένα από τη λίστα αλληλογραφίας σας για να επιλέξετε μόνο τις εγγραφές που θέλετε.

  1. Εάν είναι απαραίτητο, ανοίξτε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας.

  2. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε Επεξεργασία λίστας παραληπτών.

    Ως μέρος της συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word, στην καρτέλα "Στοιχεία αλληλογραφίας", στην ομάδα "Έναρξη συγχώνευσης", επιλέξτε "Επεξεργασία λίστας παραληπτών".

    Συμβουλή: Εάν η εντολή Επεξεργασία λίστας παραληπτών δεν είναι διαθέσιμη, επιλέξτε το στοιχείο Επιλογή παραληπτών και συνδέστε το έγγραφο με τη λίστα αλληλογραφίας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε παραλήπτη του οποίου η εγγραφή πρόκειται να συμπεριληφθεί στη συγχώνευση.

    Για κάθε γραμμή, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για να συμπεριλάβετε τον παραλήπτη.

    Συμβουλή: Για να ομαδοποιήσετε γραμμές ή για να περιορίσετε την προβολή σε συγκεκριμένες γραμμές, ταξινομήστε ή φιλτράρετε τη λίστα αλληλογραφίας.

Περισσότερες επιλογές

Στο παράθυρο διαλόγουΠαραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, υπάρχουν επιλογές για να περιορίσετε τη λίστα παραληπτών. Οι δύο πιο συχνά χρησιμοποιούμενες επιλογές είναι να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε τη λίστα για να διευκολύνετε την εύρεση ονομάτων και διευθύνσεων. Για λεπτομέρειες, ανατρέξτε στην ενότητα "Ταξινόμηση λίστας παραληπτών" ή "Φιλτράρισμα λίστας παραληπτών" παρακάτω.

Σε ένα έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word, επιλέξτε "Επεξεργασία παραληπτών" και στο παράθυρο διαλόγου "Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας", στην περιοχή "Περιορισμός λίστας παραληπτών", ενεργοποιήστε μια επιλογή.

Ταξινόμηση λίστας παραληπτών

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να ταξινομήσετε τη λίστα παραληπτών σας. Τα παρακάτω βήματα σας δίνουν μόνο ένα παράδειγμα για το τι μπορείτε να κάνετε για να ταξινομήσετε εγγραφές.

  1. Στην περιοχή Περιορισμός λίστας παραληπτών, επιλέξτε Ταξινόμηση και θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Φίλτρα και ταξινόμηση .

  2. Στην καρτέλα Ταξινόμηση εγγραφών, επιλέξτε το βέλος προς τα κάτω στο πλαίσιο Ταξινόμηση εγγραφών, επιλέξτε το όνομα της στήλης στη λίστα αλληλογραφίας του Excel που θέλετε να ταξινομήσετε βάσει ενός στοιχείου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αύξουσα ή Φθίνουσα για τη σειρά ταξινόμησης.

    Ως μέρος της συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word, επιλέξτε "Επεξεργασία λίστας παραληπτών" και, στην περιοχή "Περιορισμός λίστας παραληπτών", επιλέξτε ταξινόμηση.

  3. (Προαιρετικό) Επιλέξτε το βέλος προς τα κάτω του πλαισίου Στη συνέχεια κατά, επιλέξτε το όνομα μιας δεύτερης στήλης την οποία θέλετε να ταξινομήσετε βάσει ενός στοιχείου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αύξουσα ή Φθίνουσα για τη σειρά ταξινόμησης.

  4. (Προαιρετικό) Επαναλάβετε το βήμα 3, εάν θέλετε να προσθέσετε ένα άλλο όνομα στήλης για να ταξινομήσετε με βάση κάποιο στοιχείο.

  5. Επιλέξτε OK και δείτε τα αποτελέσματα ταξινόμησης.

    Ως μέρος της συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word, τα αποτελέσματα μιας ταξινόμησης της λίστας παραληπτών.

    Σημείωση: Η λίστα παραληπτών είναι τώρα με αύξουσα αλφαβητική σειρά.

Φιλτράρισμα λίστας παραληπτών

Μπορείτε να φιλτράρετε τη λίστα αλληλογραφίας σας για να δείτε μόνο τους παραλήπτες που θέλετε να συμπεριλάβετε στη συγχώνευση αλληλογραφίας. Το φίλτρο σας, για παράδειγμα, μπορεί να επιστρέψει αρχεία για άτομα μιας συγκεκριμένης πόλης ή για στοιχεία αποθέματος σε συγκεκριμένη τιμή.

Στα παρακάτω βήματα, θα ορίσετε όρους που θα χρησιμοποιήσετε για να φιλτράρετε τη λίστα αλληλογραφίας σας. Το φιλτράρισμα χρησιμοποιεί απλά κριτήρια (παραστάσεις) με βάση τις επιλογές που κάνετε για να αξιολογήσει την ύπαρξη των δεδομένων που έχετε ορίσει.

  1. Στην περιοχή Περιορισμός λίστας παραληπτών, επιλέξτε Φίλτρο και θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Φίλτρα και ταξινόμηση .

  2. Στην καρτέλα Φιλτράρισμα εγγραφών, επιλέξτε το βέλος προς τα κάτω στο πλαίσιο Πεδίο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα στήλης στη λίστα αλληλογραφίας του Excel που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως φίλτρο πρώτου επιπέδου.

    Σημείωση: Η καρτέλα Φιλτράρισμα εγγραφών είναι μορφοποιημένη ως φόρμα με τέσσερις στήλες. Από αριστερά προς τα δεξιά, οι στήλες είναι: συνθήκη, πεδίο, τελεστής σύγκρισης και κριτήρια αντιστοίχισης που ορίζονται από τον χρήστη.

  3. Επιλέξτε το βέλος προς τα κάτω του πλαισίου Σύγκριση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ισούται με ή μια άλλη επιλογή σύγκρισης.

  4. Στο πλαίσιο Σύγκριση με, πληκτρολογήστε τα δεδομένα που θέλετε να ταιριάζουν με την επιλογή στο πλαίσιο Πεδίο.

  5. (Προαιρετικό) Για να προσθέσετε ένα φίλτρο δεύτερου επιπέδου, στην πρώτη από αριστερά στήλη, κάντε ένα από τα εξής:

    • Επιλέξτε Και για να βεβαιωθείτε ότι ικανοποιούνται και οι δύο συνθήκες φίλτρου και, στη συνέχεια, επαναλάβετε τα βήματα 2 έως 4.

      ή

    • Επιλέξτε Ή για να βεβαιωθείτε ότι ικανοποιείται μία από τις δύο συνθήκες φίλτρου και, στη συνέχεια, επαναλάβετε τα βήματα 2 έως 4.

    Ως μέρος της συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word, επιλέξτε "Επεξεργασία λίστας παραληπτών" και, στην περιοχή "Περιορισμός λίστας παραληπτών", επιλέξτε "Φίλτρο".

  6. Επαναλάβετε το βήμα 5, ανάλογα με τις ανάγκες.

  7. Επιλέξτε OK μόλις τελειώσετε και, στη συνέχεια, δείτε τα αποτελέσματα από τις φιλτραρισμένες εγγραφές.

    Ως μέρος της συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word, τα αποτελέσματα της εφαρμογής ενός φίλτρου στη λίστα παραληπτών.

Εύρεση παραλήπτη

Μπορείτε να κάνετε αναζήτηση στη λίστα αλληλογραφίας και να βρείτε έναν συγκεκριμένο παραλήπτη ή ομάδα παραληπτών που μοιράζονται ένα κοινό χαρακτηριστικό, όπως επώνυμο, ταχυδρομικό κώδικα ή αριθμό συμμετοχής.

  1. Στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, στην περιοχή Περιορισμός λίστας παραληπτών, επιλέξτε Εύρεση παραλήπτη.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση καταχώρησης, στο πλαίσιο Εύρεση , πληκτρολογήστε το όνομα χαρακτηριστικού που θέλετε να αναζητήσετε στη λίστα αλληλογραφίας σας.

    Πληκτρολογήστε ένα όνομα στο πλαίσιο διαλόγου "Εύρεση καταχώρησης" για να βρείτε έναν παραλήπτη.

  3. Για το πεδίο Διερεύνηση σε, κάντε ένα από τα εξής:

    • Αποδεχτείτε την προεπιλογή Όλα τα πεδία.

      ή

    • Επιλέξτε Αυτό το πεδίο και στην αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε το όνομα της στήλης που θέλετε να αναζητήσετε.

  4. Επιλέξτε Εύρεση επόμενου.

    Σημείωση: Εάν εντοπιστεί μια αντιστοίχιση με την καταχώρηση αναζήτησης, η καταχώρηση στη λίστα αλληλογραφίας σας θα επισημανθεί. Επιλέξτε Εύρεση επόμενου και, εάν εντοπιστεί μια άλλη αντιστοίχιση, θα επισημανθεί και αυτή.

Δείτε επίσης

Παρακολουθήστε το βίντεο Η συγχώνευση αλληλογραφίας προχωρά στο επόμενο επίπεδο - Ένα δωρεάν εκπαιδευτικό βίντεο που εξηγεί την ταξινόμηση και το φιλτράρισμα των πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας, προσαρμόζοντας τη συγχώνευση αλληλογραφίας με εξατομικευμένα μηνύματα και εισάγοντας προσαρμοσμένα πεδία συγχώνευσης.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να μην θέλετε να χρησιμοποιήσετε όλες τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται στη λίστα παραληπτών συγχώνευσης αλληλογραφίας. Έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε μόνο ορισμένα από τα άτομα της λίστας, καθώς και να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε τα δεδομένα, ώστε να συμπεριλάβετε μόνο αυτά που θέλετε στη συγχώνευση αλληλογραφίας.

Ταξινόμηση και φιλτράρισμα της λίστας συγχώνευσης αλληλογραφίας

  1. Ανοίξτε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, εάν δεν είναι ήδη ανοιχτό.

  2. Κάντε κλικ στις επιλογές Στοιχεία αλληλογραφίας > Παραλήπτες.

    Κάντε κλικ για να επεξεργαστείτε τη λίστα παραληπτών

    Εάν η εντολή Επεξεργασία λίστας παραληπτών είναι απενεργοποιημένη, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογή παραληπτών και συνδέστε το έγγραφο με τη λίστα αλληλογραφίας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

  3. Στην περιοχή Επεξεργασία καταχωρήσεων λίστας, για να προσθέσετε ή να καταργήσετε άτομα από τη λίστα, κάντε κλικ στο σύμβολο συν (+) για να προσθέσετε ένα άτομο ή στο σύμβολο μείον (-) για να καταργήσετε ένα άτομο από τη λίστα.

    Κάντε κλικ στο σύμβολο συν ή μείον για να προσθέσετε ή να καταργήσετε άτομα από τη λίστα.

  4. Όταν ολοκληρώσετε την επιλογή των ατόμων που θέλετε να έχετε στη λίστα σας, κάντε κλικ στην επιλογή OK.

Ταξινόμηση της λίστας για εύρεση ομάδων

Μπορείτε να ταξινομήσετε τη λίστα παραληπτών σας για να ομαδοποιήσετε τις πληροφορίες με ορισμένους τρόπους. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο σε άτομα που ζουν σε συγκεκριμένες πόλεις, επιλέξτε την ταξινόμηση κατά πόλη, ώστε να ομαδοποιήσετε τα άτομα κατά πόλεις. Αυτό θα διευκολύνει την επιλογή τους όταν ξεκινήσετε τη συγχώνευση.

  1. Κάντε κλικ στις επιλογές Στοιχεία αλληλογραφίας > Φιλτράρισμα παραληπτών.

  2. Κάντε κλικ στις επιλογές Ταξινόμηση εγγραφών > Ταξινόμηση κατά και επιλέξτε το όνομα πεδίου βάσει του οποίου θέλετε να γίνει η ταξινόμηση.

    Κάντε κλικ στην επιλογή "Ταξινόμηση εγγραφών" για ταξινόμηση στοιχείων στη συγχώνευση αλληλογραφίας

    Για να πραγματοποιήσετε ταξινόμηση κατά πολλά πεδία, για παράδειγμα, κατά νομό και, στη συνέχεια, κατά πόλη, κάντε κλικ στην επιλογή Έπειτα κατά και επιλέξτε τα πρόσθετα πεδία βάσει των οποίων θέλετε να γίνει ταξινόμηση.

    Κάντε κλικ για ταξινόμηση κατά πολλά πεδία

  3. Όταν όλα τα πεδία έχουν ταξινομηθεί έτσι όπως θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή OK.

Φιλτράρισμα της λίστας για την προβολή μόνο των γραμμών που θέλετε να συμπεριλάβετε

Μπορείτε να φιλτράρετε τη λίστα ώστε να εμφανίζονται μόνο τα άτομα ή τα στοιχεία που θέλετε να συμπεριλάβετε στη συγχώνευση –για παράδειγμα, μόνο τα άτομα σε μια συγκεκριμένη πόλη ή τα στοιχεία αποθέματος σε μια συγκεκριμένη τιμή.

  1. Κάντε κλικ στις επιλογές Στοιχεία αλληλογραφίας > Φιλτράρισμα παραληπτών.

    Κάντε κλικ για να φιλτράρετε τη λίστα συγχώνευσης αλληλογραφίας

  2. Στην περιοχή Φιλτράρισμα εγγραφών, κάντε κλικ στο βέλος που βρίσκεται δίπλα στο πλαίσιο Πεδίο και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη στήλη βάσει της οποίας θέλετε να γίνει το φιλτράρισμα, για παράδειγμα Τίτλο ή Επώνυμο.

    Κάντε κλικ στο πεδίο βάσει του οποίου θέλετε να γίνει φιλτράρισμα

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Σύγκριση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στον τύπο σύγκρισης που θέλετε να κάνετε.

    Κάντε κλικ στις επιλογές σύγκρισης που θέλετε να ορίσετε

  4. Στο πλαίσιο Σύγκριση με, πληκτρολογήστε την τιμή για το φίλτρο. Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε "Πόλη" στη λίστα Πεδίο, πληκτρολογήστε το όνομα της πόλης.

  5. Κάντε κλικ στις επιλογές Και ή Ή και προσθέστε μία ακόμη συνθήκη στο φίλτρο. Για παράδειγμα, εάν θέλετε τα αποτελέσματα για δύο πόλεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ή, επιλέξτε "Πόλη" στη λίστα Πεδίο, κάντε κλικ στην επιλογή Ίσο και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το όνομα της δεύτερης πόλης.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

Τώρα είστε έτοιμοι να εισαγάγετε πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο έγγραφο που χρησιμοποιείτε για τη συγχώνευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ετικέτες. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×