Office
Είσοδος
Ταξινόμηση και φιλτράρισμα δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας

Ταξινόμηση και φιλτράρισμα δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για τη δημιουργία και τη μαζική αποστολή αλληλογραφίας και για τη δημιουργία φακέλων και ετικετών Η λίστα διευθύνσεων είναι η προέλευση δεδομένων για τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Το Word αντλεί πληροφορίες από τη λίστα αλληλογραφίας και τις εισάγει στο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Επεξεργασία της λίστας αλληλογραφίας

Με τη συγχώνευση αλληλογραφίας, μπορείτε να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε τα δεδομένα από τη λίστα αλληλογραφίας σας για να επιλέξετε μόνο τις εγγραφές που θέλετε.

  1. Εάν είναι απαραίτητο, ανοίξτε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας.

  2. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε Επεξεργασία λίστας παραληπτών.

    Ως μέρος της συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word, στην καρτέλα "Στοιχεία αλληλογραφίας", στην ομάδα "Έναρξη συγχώνευσης", επιλέξτε "Επεξεργασία λίστας παραληπτών".

    Συμβουλή: Εάν η εντολή Επεξεργασία λίστας παραληπτών δεν είναι διαθέσιμη, επιλέξτε το στοιχείο Επιλογή παραληπτών και συνδέστε το έγγραφο με τη λίστα αλληλογραφίας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε παραλήπτη του οποίου η εγγραφή πρόκειται να συμπεριληφθεί στη συγχώνευση.

    Για κάθε γραμμή, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για να συμπεριλάβετε τον παραλήπτη.

    Συμβουλή: Για να ομαδοποιήσετε γραμμές ή για να περιορίσετε την προβολή σε συγκεκριμένες γραμμές, ταξινομήστε ή φιλτράρετε τη λίστα αλληλογραφίας.

Περισσότερες επιλογές

Στο παράθυρο διαλόγουΠαραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, υπάρχουν επιλογές για να περιορίσετε τη λίστα παραληπτών. Οι δύο πιο συχνά χρησιμοποιούμενες επιλογές είναι να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε τη λίστα για να διευκολύνετε την εύρεση ονομάτων και διευθύνσεων. Για λεπτομέρειες, ανατρέξτε στην ενότητα "Ταξινόμηση λίστας παραληπτών" ή "Φιλτράρισμα λίστας παραληπτών" παρακάτω.

Σε ένα έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word, επιλέξτε "Επεξεργασία παραληπτών" και στο παράθυρο διαλόγου "Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας", στην περιοχή "Περιορισμός λίστας παραληπτών", ενεργοποιήστε μια επιλογή.

Ταξινόμηση λίστας παραληπτών

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να ταξινομήσετε τη λίστα παραληπτών σας. Τα παρακάτω βήματα σας δίνουν μόνο ένα παράδειγμα για το τι μπορείτε να κάνετε για να ταξινομήσετε εγγραφές.

  1. Στην περιοχή Περιορισμός λίστας παραληπτών, επιλέξτε Ταξινόμηση και θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Φίλτρα και ταξινόμηση .

  2. Στην καρτέλα Ταξινόμηση εγγραφών, επιλέξτε το βέλος προς τα κάτω στο πλαίσιο Ταξινόμηση εγγραφών, επιλέξτε το όνομα της στήλης στη λίστα αλληλογραφίας του Excel που θέλετε να ταξινομήσετε βάσει ενός στοιχείου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αύξουσα ή Φθίνουσα για τη σειρά ταξινόμησης.

    Ως μέρος της συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word, επιλέξτε "Επεξεργασία λίστας παραληπτών" και, στην περιοχή "Περιορισμός λίστας παραληπτών", επιλέξτε ταξινόμηση.

  3. (Προαιρετικό) Επιλέξτε το βέλος προς τα κάτω του πλαισίου Στη συνέχεια κατά, επιλέξτε το όνομα μιας δεύτερης στήλης την οποία θέλετε να ταξινομήσετε βάσει ενός στοιχείου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αύξουσα ή Φθίνουσα για τη σειρά ταξινόμησης.

  4. (Προαιρετικό) Επαναλάβετε το βήμα 3, εάν θέλετε να προσθέσετε ένα άλλο όνομα στήλης για να ταξινομήσετε με βάση κάποιο στοιχείο.

  5. Επιλέξτε OK και δείτε τα αποτελέσματα ταξινόμησης.

    Ως μέρος της συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word, τα αποτελέσματα μιας ταξινόμησης της λίστας παραληπτών.

    Σημείωση: Η λίστα παραληπτών είναι τώρα με αύξουσα αλφαβητική σειρά.

Φιλτράρισμα λίστας παραληπτών

Μπορείτε να φιλτράρετε τη λίστα αλληλογραφίας σας για να δείτε μόνο τους παραλήπτες που θέλετε να συμπεριλάβετε στη συγχώνευση αλληλογραφίας. Το φίλτρο σας, για παράδειγμα, μπορεί να επιστρέψει αρχεία για άτομα μιας συγκεκριμένης πόλης ή για στοιχεία αποθέματος σε συγκεκριμένη τιμή.

Στα παρακάτω βήματα, θα ορίσετε όρους που θα χρησιμοποιήσετε για να φιλτράρετε τη λίστα αλληλογραφίας σας. Το φιλτράρισμα χρησιμοποιεί απλά κριτήρια (παραστάσεις) με βάση τις επιλογές που κάνετε για να αξιολογήσει την ύπαρξη των δεδομένων που έχετε ορίσει.

  1. Στην περιοχή Περιορισμός λίστας παραληπτών, επιλέξτε Φίλτρο και θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Φίλτρα και ταξινόμηση .

  2. Στην καρτέλα Φιλτράρισμα εγγραφών, επιλέξτε το βέλος προς τα κάτω στο πλαίσιο Πεδίο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα στήλης στη λίστα αλληλογραφίας του Excel που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως φίλτρο πρώτου επιπέδου.

    Σημείωση: Η καρτέλα Φιλτράρισμα εγγραφών είναι μορφοποιημένη ως φόρμα με τέσσερις στήλες. Από αριστερά προς τα δεξιά, οι στήλες είναι: συνθήκη, πεδίο, τελεστής σύγκρισης και κριτήρια αντιστοίχισης που ορίζονται από τον χρήστη.

  3. Επιλέξτε το βέλος προς τα κάτω του πλαισίου Σύγκριση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ισούται με ή μια άλλη επιλογή σύγκρισης.

  4. Στο πλαίσιο Σύγκριση με, πληκτρολογήστε τα δεδομένα που θέλετε να ταιριάζουν με την επιλογή στο πλαίσιο Πεδίο.

  5. (Προαιρετικό) Για να προσθέσετε ένα φίλτρο δεύτερου επιπέδου, στην πρώτη από αριστερά στήλη, κάντε ένα από τα εξής:

    • Επιλέξτε Και για να βεβαιωθείτε ότι ικανοποιούνται και οι δύο συνθήκες φίλτρου και, στη συνέχεια, επαναλάβετε τα βήματα 2 έως 4.

      ή

    • Επιλέξτε Ή για να βεβαιωθείτε ότι ικανοποιείται μία από τις δύο συνθήκες φίλτρου και, στη συνέχεια, επαναλάβετε τα βήματα 2 έως 4.

    Ως μέρος της συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word, επιλέξτε "Επεξεργασία λίστας παραληπτών" και, στην περιοχή "Περιορισμός λίστας παραληπτών", επιλέξτε "Φίλτρο".

  6. Επαναλάβετε το βήμα 5, ανάλογα με τις ανάγκες.

  7. Επιλέξτε OK μόλις τελειώσετε και, στη συνέχεια, δείτε τα αποτελέσματα από τις φιλτραρισμένες εγγραφές.

    Ως μέρος της συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word, τα αποτελέσματα της εφαρμογής ενός φίλτρου στη λίστα παραληπτών.

Εύρεση παραλήπτη

Μπορείτε να κάνετε αναζήτηση στη λίστα αλληλογραφίας και να βρείτε έναν συγκεκριμένο παραλήπτη ή ομάδα παραληπτών που μοιράζονται ένα κοινό χαρακτηριστικό, όπως επώνυμο, ταχυδρομικό κώδικα ή αριθμό συμμετοχής.

  1. Στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, στην περιοχή Περιορισμός λίστας παραληπτών, επιλέξτε Εύρεση παραλήπτη.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση καταχώρησης, στο πλαίσιο Εύρεση , πληκτρολογήστε το όνομα χαρακτηριστικού που θέλετε να αναζητήσετε στη λίστα αλληλογραφίας σας.

    Πληκτρολογήστε ένα όνομα στο πλαίσιο διαλόγου "Εύρεση καταχώρησης" για να βρείτε έναν παραλήπτη.

  3. Για το πεδίο Διερεύνηση σε, κάντε ένα από τα εξής:

    • Αποδεχτείτε την προεπιλογή Όλα τα πεδία.

      ή

    • Επιλέξτε Αυτό το πεδίο και στην αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε το όνομα της στήλης που θέλετε να αναζητήσετε.

  4. Επιλέξτε Εύρεση επόμενου.

    Σημείωση: Εάν εντοπιστεί μια αντιστοίχιση με την καταχώρηση αναζήτησης, η καταχώρηση στη λίστα αλληλογραφίας σας θα επισημανθεί. Επιλέξτε Εύρεση επόμενου και, εάν εντοπιστεί μια άλλη αντιστοίχιση, θα επισημανθεί και αυτή.

Δείτε επίσης

Παρακολουθήστε το βίντεο Η συγχώνευση αλληλογραφίας προχωρά στο επόμενο επίπεδο - Ένα δωρεάν εκπαιδευτικό βίντεο που εξηγεί την ταξινόμηση και το φιλτράρισμα των πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας, προσαρμόζοντας τη συγχώνευση αλληλογραφίας με εξατομικευμένα μηνύματα και εισάγοντας προσαρμοσμένα πεδία συγχώνευσης.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×