Ταξινόμηση εγγραφών με προσαρμοσμένη ταξινόμηση

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Μπορεί να υπάρχουν φορές που θέλετε να ταξινομήσετε τα δεδομένα, όχι με αλφαβητική ή αριθμητική σειρά, αλλά κατά σειρά που ορίζονται από το χρήστη (ονομάζεται επίσης προσαρμοσμένη ή λογική σειρά). Για παράδειγμα, ταξινόμηση εργάσιμες ημέρες επομένως Δευτέρα εμφανίζεται πρώτη κάνει πιο λογικό από ταξινόμηση με αλφαβητική σειρά, όπου εμφανίζεται πρώτα. Μπορείτε να ταξινομήσετε δεδομένα σε έναν πίνακα ή ερώτημα στην προβολή φύλλου δεδομένων, ή στην προβολή φόρμας μιας φόρμας.

Τι θέλετε να κάνετε;

Ταξινόμηση ενός μικρό, πεπερασμένο αριθμού μοναδικών πεδίων τιμών

Ταξινόμηση ενός μεγάλου αριθμού μοναδικών πεδίων τιμών

Ταξινόμηση ενός μικρό, πεπερασμένο αριθμού μοναδικών πεδίων τιμών

Σε αυτήν τη διαδικασία, θα μπορείτε να συντάξετε μια παράσταση που χρησιμοποιεί τη συνάρτηση IIf για την κατάταξη των τίτλων των υπαλλήλων.

Πρώτα, δημιουργήστε έναν πίνακα που περιέχει τρία πεδία — τίτλο, όνομα και επώνυμο. Στο πεδίο Τίτλος, πληκτρολογήστε τις παρακάτω τιμές για τέσσερις νέες εγγραφές:

  • Εσωτερικά συντονισμού πωλήσεων

  • Προϊστάμενος Πωλήσεων

  • Αντιπρόσωπος πωλήσεων

  • Αντιπρόεδρος

Στα πεδία όνομα και επώνυμο από τις τέσσερις εγγραφές, πληκτρολογήστε τα ονόματα που θέλετε.

  1. Στη συνέχεια, ανοίξτε τον πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων.

  2. Στην καρτέλα κεντρική , στην ομάδα Ταξινόμηση & φίλτρο , κάντε κλικ στην επιλογή για προχωρημένους και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση από το μενού συντόμευσης.

  3. Προσθέστε τα πεδία που θέλετε, όπως όνομα, επώνυμο και τίτλος, στο πλέγμα.

  4. Κάντε δεξί κλικ στη γραμμή πεδίο στην πρώτη κενή στήλη, κάντε κλικ στην επιλογή Ζουμκαι, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε την ακόλουθη παράσταση:

    Συνάρτηση IIf ([Τίτλος] = "Αντιπρόεδρος, Πωλήσεις"; 1, IIf ([Τίτλος] = "Διευθυντής πωλήσεων", 2, IIf ([Τίτλος] = "Αντιπρόσωπος πωλήσεων", 3, IIf ([Τίτλος] = "μέσα πωλήσεων συντονισμός", 4, 5)))

    Τίτλος είναι το όνομα του πεδίου που περιέχει τις τιμές που κατατάσσονται. Οι τιμές που περικλείεται σε εισαγωγικά είναι τις μεμονωμένες τιμές που είναι αποθηκευμένα στο πεδίο. Η αριθμητική τιμή που ακολουθεί είναι η κατάταξη που έχει αντιστοιχιστεί σε αυτήν. Η προηγούμενη παράσταση εκχωρεί την κατάταξη 1 έως 4 σε τέσσερις διαφορετικούς τίτλους και κατάταξη 5 την εκχωρεί σε όλους τους άλλους. Όταν εκτελείτε την ταξινόμηση, τους τίτλους δεν αναφέρεται σε αυτήν την παράσταση έχουν λάβει την ίδια σειρά κατάταξης (5).

  5. Στη γραμμή Ταξινόμηση για τη στήλη που περιέχει την παράσταση, κάντε κλικ στην επιλογή " Αύξουσα σειρά".

  6. Στην καρτέλα κεντρική , στην ομάδα Ταξινόμηση & φίλτρο , κάντε κλικ στο κουμπί Εναλλαγή φίλτρου.

    Η συνάρτηση IIf επιστρέφει την αριθμητική τιμή που αντιστοιχεί με την τιμή στο πεδίο "Τίτλος". Για παράδειγμα, εάν η τιμή στο πεδίο "Τίτλος" είναι Διευθυντής πωλήσεων, ο αριθμός που έχουν εκχωρηθεί είναι 2. Εάν υπάρχει μια τιμή στο πεδίο Τίτλος δεν παρατίθεται ως όρισμα στη συνάρτηση — για παράδειγμα, Περιφέρεια συντονισμού — έχει αντιστοιχιστεί του αριθμού 5. Στη συνέχεια, το ερώτημα ταξινομεί αυτούς τους αριθμούς κατά αύξουσα σειρά.

Αρχή της σελίδας

Ταξινόμηση ενός μεγάλου αριθμού μοναδικών πεδίων τιμών

Εάν έχετε μεγάλο αριθμό τιμών για την κατάταξη, είναι καλύτερος τρόπος για την ταξινόμηση δεδομένων με τη δημιουργία ενός πίνακα αναζήτησης.

Ας υποθέσουμε ότι ο πίνακας υπάλληλοι αναφέρεται σε περισσότερους από 50 διαφορετικούς τίτλους. Θα πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε έναν πίνακα αναζήτησης και να προετοιμάσετε τον υπάρχοντα πίνακα για να αναζητήσετε το νέο πίνακα. Στη συνέχεια, συσχετίστε τους δύο πίνακες και δημιουργήστε ένα ερώτημα.

Δημιουργία ενός πίνακα αναζήτησης και να τροποποιήσετε τον υπάρχοντα πίνακα

  1. Δημιουργία νέου πίνακα αναζήτησης που θα αποθηκευτούν οι τίτλοι. Δώστε ένα όνομα του πίνακα tblTitlesκαι ορίστε τα πεδία με τους τύπους δεδομένων που υποδεικνύονται σε παρενθέσεις, όπως φαίνεται στον παρακάτω πίνακα:

    TitleID
    (αυτόματης αρίθμησης)

    Τίτλος
    (Text)

    1

    Αντιπρόεδρος

    2

    Προϊστάμενος Πωλήσεων

    3

    Αντιπρόσωπος πωλήσεων

    4

    Εσωτερικά συντονισμού πωλήσεων

  2. Ορίστε το πεδίο TitleID ως πρωτεύον κλειδί.

  3. Τροποποιήστε τον πίνακα υπαλλήλων ώστε να φαίνεται πίνακα tblTitles.

    • Σε προβολή σχεδίασης, αλλάξτε το όνομα του πεδίου " Τίτλος " για να TitleID.

    • Στη στήλη Τύπος δεδομένων , αλλάξτε τον Τύπο δεδομένων σε αριθμό.

  4. Στην καρτέλα Γενικά , στην ενότητα Ιδιότητες πεδίου, αλλάξτε το Μέγεθος πεδίου σε Long Integer.

  5. Αποθήκευση του πίνακα και να αγνοήσετε την προειδοποίηση σχετικά με την απώλεια των δεδομένων.

  6. Μετάβαση σε προβολή φύλλου δεδομένων.

  7. Συμπληρώστε τη στήλη τίτλους με την τιμή του πεδίου TitleID που αντιστοιχεί στην τιμή τίτλου.

    Για παράδειγμα, για εγγραφές όπου η τιμή τίτλος είναι διευθυντής πωλήσεων, πληκτρολογήστε 2. Αντιπρόσωπος πωλήσεων, πληκτρολογήστε 3.

  8. Αποθηκεύστε και κλείστε τον πίνακα.

Συσχετισμός των δύο πινάκων

  1. Στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων, στην ομάδα Σχέσεις, επιλέξτε Σχέσεις.

  2. Στην καρτέλα Σχεδίαση , στην ομάδα σχέσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση πίνακα.

  3. Επιλέξτε tblTitles και τους υπαλλήλουςκαι κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη για να προσθέσετε στο παράθυρο "Σχέσεις". Κλείστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα.

  4. Σύρετε το πεδίο TitleID από τον πίνακα tblTitles στο πεδίο TitleID ο πίνακας υπάλληλοι.

    Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία σχέσεων .

  5. Βεβαιωθείτε ότι τα ονόματα πεδίων που εμφανίζονται στις δύο στήλες είναι τόσο TitleIDκαι επίσης, ότι το πλαίσιο Σχέση Type εμφανίζει Ένα-προς-πολλά. Μπορείτε να αλλάξετε τα ονόματα πεδίων, εάν είναι απαραίτητο.

  6. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση ακεραιότητας αναφορών.

  7. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία για να δημιουργήσετε τη σχέση.

    Το πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία σχέσεων κλείνει και αποθηκεύει τις αλλαγές.

  8. Κλείστε την καρτέλα " σχέσεις ".

Δημιουργία ερωτήματος

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Ερωτήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα , κάντε κλικ στην καρτέλα πίνακες , κάντε διπλό κλικ τους υπαλλήλουςκαι, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ tblTitles.

  3. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα.

  4. Προσθέστε τα πεδία EmployeeID, επώνυμο και όνομα από τον πίνακα υπαλλήλων και το πεδίο τίτλου από τον πίνακα tblTitles στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος.

  5. Μετάβαση σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×