Office
Είσοδος

Συμβουλές για την προσαρμογή της δημοσίευσής σας

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Η πλειονότητα των πελατών εκτιμά ιδιαίτερα όταν το προσωπικό των καταστημάτων και των εστιατορίων τα οποία επισκέπτονται συχνά, τους θυμάται — και όχι απλά όταν απευθύνονται σε αυτούς με το όνομά τους, αλλά όταν γνωρίζουν και τις προτιμήσεις τους. Για παράδειγμα, είναι πιθανόν οι πελάτες κάποιας επιχείρησης να τύχουν μιας υποδοχής που να έχει τις ακόλουθες μορφές:

"Θυμάστε που ζητήσατε να σας ειδοποιήσουμε σχετικά με την παραλαβή των νέων δειγμάτων; Έχουν έρθει, και μάλιστα στο αγαπημένο σας χρώμα!"

"Έχουμε κρατήσει το αγαπημένο σας τραπέζι και ο σολομός που τόσο πολύ σας άρεσε την τελευταία φορά είναι ένα από τα πιάτα ημέρας."

Σε αυτό το άρθρο

Εξατομίκευση γιατί;

Ρύθμιση του αρχείου δεδομένων

Προσθήκη ενός μπλοκ διεύθυνσης και χαιρετισμού

Προσθήκη σημειώσεων και υπερ-συνδέσεις

Σε τι χρησιμεύει η προσαρμογή;

Οι πελάτες συνήθως ενθουσιάζονται όταν τους θυμούνται και δείχνουν ενδιαφέρον για αυτούς — αν μη τι άλλο, διότι έτσι αποκτούν γρηγορότερα αυτό που θέλουν. Το είδος αυτό εξατομικευμένης προσοχής δημιουργεί πιστούς πελάτες. Όταν τα καταστήματα και τα εστιατόρια παρακολουθούν στενά τα ενδιαφέροντα των πελατών τους, οι πελάτες συνήθως ανταποκρίνονται επιστρέφοντας σε αυτά και αφιερώνοντας περισσότερο χρόνο και χρήματα.

Η χρήση αλληλογραφίας μπορεί να έχει τα ίδια θετικά αποτελέσματα. Όταν συμπεριλαμβάνετε περιεχόμενο σε μια αλληλογραφία που απευθύνεται στα ειδικά ενδιαφέροντα των πελατών σας, το πιθανότερο είναι ότι οι πελάτες αυτοί θα δώσουν προσοχή και θα ανταποκριθούν.

Συλλογή των πληροφοριών πελάτη που χρειάζεστε

Είναι σαφές, ότι η παρακολούθηση των ενδιαφερόντων και των χαρακτηριστικών μεμονωμένων πελατών μπορεί να αποδειχθεί μια πολύπλοκη εργασία. Θα πρέπει να συγκεντρώσετε τις πληροφορίες, να τις αποθηκεύσετε σε μια φόρμα την οποία θα μπορείτε εύκολα να ανακτήσετε και να τις φιλτράρετε με βάση συγκεκριμένα χαρακτηριστικά που κρίνονται ουσιώδη για την επιχείρησή σας και τα οποία πρόκειται να σας βοηθήσουν να εκμεταλλευθείτε με τον καλύτερο δυνατό τρόπο κάθε καμπάνια αλληλογραφίας που ξεκινάτε. Όσο ακριβέστερη είναι η αναγνώριση των πελατών με κοινά ενδιαφέροντα που κάνετε, τόσο μεγαλύτερη και η πιθανότητα να επιστρέψουν στην επιχείρησή σας.

Ο Microsoft Office Publisher μπορεί να σας βοηθήσει σε αυτό. Μπορείτε να πληκτρολογήστε τα δεδομένα πελατών μέσα σε μια βάση δεδομένων που δημιουργείτε απευθείας στον Microsoft Publisher ή σε άλλα προγράμματα, όπως τα Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Outlook με Business Contact Manager και Microsoft Office Access. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε λίστες που αγοράζετε, όπως αυτές από την υπηρεσία Microsoft List Builder.

Αφού συγκεντρώσετε τις πληροφορίες, μπορείτε να τις αναλύσετε για να δείτε τι κοινό συνδέει τους καλύτερους πελάτες σας, να ομαδοποιήσετε τους πελάτες με βάση τα κοινά τους γνωρίσματα και να προσαρμόσετε την αλληλογραφία σας προκειμένου να εστιάσετε στα ειδικά ενδιαφέροντα αυτών των πελατών.

Αρχή της σελίδας

Ρύθμιση του αρχείου δεδομένων

Οι διευθύνσεις και οι προσωπικές πληροφορίες που προσθέτετε σε δημοσιεύσεις πρέπει να έχουν κάποια προέλευση. Για το λόγο αυτό το πρώτο βήμα για την προετοιμασία μιας μαζικής αλληλογραφίας είναι η ρύθμιση του αρχείου δεδομένων που περιέχει τα στοιχεία επαφής τα οποία αφορούν τους πελάτες σας. Για το αρχείο δεδομένων σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα φύλλο εργασίας του Microsoft Office Excel, έναν πίνακα του Microsoft Office Word, μια βάση δεδομένων της Microsoft Office Access ή ακόμα και έναν φάκελο επαφών του Microsoft Office Outlook. Η λίστα αλληλογραφίας σας θα δομηθεί με βάση αυτό το αρχείο δεδομένων.

Όταν ρυθμίζετε το αρχείο δεδομένων, να έχετε υπόψη σας τα ακόλουθα σημεία (καθώς διαβάζετε τη λίστα, ανατρέξτε στην ακόλουθη εικόνα που δείχνει στήλες σε ένα φύλλο εργασίας του Excel και τα πεδία συγχώνευσης στις δύο πλευρές μιας ταχυδρομικής κάρτας):

  • Τύποι πληροφοριών σε στήλες     Κάθε στήλη στο αρχείο δεδομένων αντιστοιχεί με ένα τμήμα πληροφοριών που θέλετε να προσθέσετε σε μια δημοσίευση. Αν, για παράδειγμα, θέλετε να προσθέσετε μια διεύθυνση πελάτη και μια προσωπική σημείωση σε κάθε αντίγραφο μιας ταχυδρομικής κάρτας την οποία εκτυπώνετε, το αρχείο δεδομένων σας θα πρέπει να περιέχει στήλες για το όνομα, την ταχυδρομική διεύθυνση, την πόλη, το νομό, τον ταχυδρομικό κώδικα και για μια προσωπική σημείωση.

  • Μια καταχώρηση ανά γραμμή     Κάθε γραμμή στο αρχείο δεδομένων περιέχει πληροφορίες οι οποίες πηγαίνουν σε ένα αντίγραφο της δημοσίευσης. Για παράδειγμα, όλες οι πληροφορίες στη γραμμή 2 του φύλλου εργασίας του Excel μεταβαίνουν στην ταχυδρομική κάρτα που αποστέλλετε στον πελάτη 1, όλες οι πληροφορίες στη γραμμή 3 πηγαίνουν στην ταχυδρομική κάρτα που αποστέλλετε στον πελάτη 2 και ούτω καθεξής.

  • Όλα τα πεδία στη δημοσίευσή σας     Για να χρησιμοποιήσετε τις πληροφορίες που υπάρχουν στο αρχείο δεδομένων σας, τοποθετήστε πεδία στη δημοσίευσή σας — ένα πεδίο για κάθε τμήμα πληροφοριών που θέλετε να εμφανίζεται. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να εκτυπώσετε το όνομα, την ταχυδρομική διεύθυνση, την πόλη, το νομό, τον ταχυδρομικό κώδικα και μια προσωπική σημείωση σε κάθε αντίγραφο μιας ταχυδρομικής κάρτας, η δημοσίευση ταχυδρομικής κάρτας πρέπει να περιέχει ένα πεδίο για κάθε ένα από αυτά τα τμήματα πληροφοριών.

Στήλες σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel που ταιριάζουν με πεδία σε μια δημοσίευση ταχυδρομικής κάρτας

Συμβουλή: Αν θέλετε να συγχωνεύσετε εικόνες σε δημοσιεύσεις τις οποίες σκοπεύετε να αλληλογραφήσετε, το αρχείο δεδομένων σας πρέπει να περιλαμβάνει μια στήλη που να περιέχει τα δεδομένα ονόματος του αρχείου εικόνας. Κάθε γραμμή σε αυτή τη στήλη πρέπει να περιέχει το όνομα αρχείου μιας συγκεκριμένης εικόνας, για παράδειγμα: Firstphoto.jpg. Αν οι εικόνες δεν βρίσκονται στον ίδιο φάκελο με το αρχείο προέλευσης δεδομένων, συμπεριλάβετε τη διαδρομή για τη μετάβαση στην κάθε εικόνα.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη μπλοκ διεύθυνσης και χαιρετισμού

Τόσο ένα τυπωμένο μπλοκ διεύθυνσης σε ένα ενημερωτικό δελτίο (αντί για μια ετικέτα αλληλογραφίας που προσθέτετε) όσο και ένας χαιρετισμός που περιλαμβάνει το όνομα πελάτη αποτελούν απλές τεχνικές προσαρμογής οι οποίες υποδεικνύουν ότι η αλληλογραφία προορίζεται ειδικά για τον κάθε παραλήπτη.

Προσθήκη ενός μπλοκ διεύθυνσης με όνομα, διεύθυνση και άλλες πληροφορίες

  1. Στο παράθυρο εργασιών Συγχώνευση αλληλογραφίας (Βήμα 2: Προετοιμασία της δημοσίευσης) στην περιοχή Περισσότερα στοιχεία, κάντε κλικ στην επιλογή Μπλοκ διεύθυνσης.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης, κάντε κλικ στα στοιχεία διεύθυνσης που θέλετε να συμπεριλάβετε και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Σημείωση: Εάν τα ονόματα των πεδίων δεδομένων στο αρχείο προέλευσης δεδομένων δεν ταιριάζουν με τα ονόματα των πεδίων που χρησιμοποιεί ο Publisher για το μπλοκ διευθύνσεων, ίσως χρειαστεί να κάνετε κλικ στην επιλογή Ταίριασμα πεδίων στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή μπλοκ διευθύνσεων. Στο παράθυρο διαλόγου Ταίριασμα πεδίων, χρησιμοποιήστε τις αναπτυσσόμενες λίστες για να επιλέξετε τα πεδία από το αρχείο προέλευσης δεδομένων που αντιστοιχούν με τα πεδία του Publisher.

Προσθήκη γραμμής χαιρετισμού

  1. Στο παράθυρο εργασιών Συγχώνευση αλληλογραφίας (Βήμα 2: Προετοιμασία της δημοσίευσης) στην περιοχή Περισσότερα στοιχεία, κάντε κλικ στην επιλογή Γραμμή χαιρετισμού.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή γραμμής χαιρετισμού, επιλέξτε τη μορφή της γραμμής χαιρετισμού, η οποία περιλαμβάνει το χαιρετισμό, τη μορφή ονόματος και τα σημεία στίξης που θα χρησιμοποιηθούν. Ή πληκτρολογήστε μια νέα καταχώρηση σε κάθε πλαίσιο κειμένου.

  3. Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να εμφανίζεται σε περίπτωση που ο Publisher δεν μπορεί να ερμηνεύσει το όνομα του παραλήπτη — Για παράδειγμα, όταν το αρχείο προέλευσης δεδομένων δεν περιλαμβάνει όνομα ή επώνυμο παραλήπτη, παρά μόνο όνομα επιχείρησης.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Σημείωση: Εάν τα ονόματα των πεδίων δεδομένων στο αρχείο προέλευσης δεδομένων δεν ταιριάζουν με τα ονόματα των πεδίων που χρησιμοποιεί ο Publisher για τη γραμμή χαιρετισμού, ίσως χρειαστεί να κάνετε κλικ στην επιλογή Ταίριασμα πεδίων στο παράθυρο διαλόγου Γραμμή χαιρετισμού. Στο παράθυρο διαλόγου Ταίριασμα πεδίων, χρησιμοποιήστε τις αναπτυσσόμενες λίστες για να επιλέξετε τα πεδία από το αρχείο προέλευσης δεδομένων που αντιστοιχούν με τα πεδία του Publisher.

Προσθήκη εικόνας σε μια διεύθυνση

Μπορείτε να προσθέσετε μια εικόνα ή μια φωτογραφία σε ένα μπλοκ διεύθυνσης, καθώς και σε οποιαδήποτε περιοχή της δημοσίευσής σας. Η εικόνα που θα εμφανίζεται μπορεί να διαφέρει ώστε να συμφωνεί με το εμπορικό σήμα που ενδιαφέρει τον πελάτη, το όνομα, την ηλικία, το φύλο ή άλλα πεδία δεδομένων που παρακολουθείτε για κάθε πελάτη.

Για λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τη συγχώνευση εικόνων και τη ρύθμιση του αρχείου δεδομένων με πληροφορίες αρχείου εικόνας, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία αρχείου προέλευσης δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας ή συγχώνευσης καταλόγων.

  1. Στη δημοσίευσή σας, κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να εισαγάγετε το πεδίο συγχώνευσης για μια εικόνα (για παράδειγμα, δίπλα στο μπλοκ διεύθυνσης).

  2. Στο παράθυρο εργασιών Συγχώνευση αλληλογραφίας (Βήμα 2: Προετοιμασία της δημοσίευσης) στην περιοχή Περισσότερα στοιχεία, κάντε κλικ στην επιλογή Πεδίο εικόνας.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή πεδίου εικόνας, επιλέξτε το πεδίο που αντιστοιχεί με τις πληροφορίες εικόνας στο αρχείο δεδομένων σας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Ο Publisher εισάγει στο επιλεγμένο σημείο εισαγωγής της δημοσίευσής σας ένα πεδίο συγχώνευσης που βρίσκεται μέσα σε πλαίσιο εικόνας. Μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος ή να μετακινήσετε το πλαίσιο εικόνας.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη σημειώσεων και υπερ-συνδέσεων

Εάν έχετε ρυθμίσει το αρχείο δεδομένων για να αποθηκεύει προσωπικές πληροφορίες σχετικά με τους πελάτες σας, όπως περιγράφεται στο συμβουλές για την προετοιμασία μιας λίστας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις πληροφορίες που συλλέγονται για να διανείμετε περιεχόμενο το οποίο προορίζεται ειδικά σας Οι πελάτες των ενδιαφερόντων. Παράδοση περιεχομένου που ταιριάζει με ενδιαφέροντα των πελατών είναι μια ισχυρή μορφή προσαρμογής. Για παράδειγμα, ίσως:

  • Προσαρμογή ξεχωριστής αλληλογραφίας με βάση το φύλο     Ανακοινώστε μια νέα σειρά προϊόντων μόνο στους άντρες ή μόνο στις γυναίκες συμπεριλαμβάνοντας στη λίστα αλληλογραφίας σας το φύλο κάθε πελάτη ("άνδρας" ή "γυναίκα") και στη συνέχεια φιλτράρετε με βάση το φύλο ή απλά φιλτράρετε τη λίστα με βάση τις διαφορετικές καταχωρήσεις του πεδίου Τίτλος ("Κος." και "Κα."). Μπορείτε για κάθε φύλο να συμπεριλάβετε ένα URL (στην εκτύπωση) ή μια απευθείας σύνδεση σε ιστοσελίδα (στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο) που να περιγράφει τις επιλογές τους. Για να το κάνετε αυτό, προσθέστε το κατάλληλο URL σε κάθε εγγραφή μιας στήλης η οποία προορίζεται ακριβώς για το συγκεκριμένο σκοπό.

  • Εστίαση σε παραλήπτες ένα συγκεκριμένο ηλικία     Ενημερώστε τους πελάτες με τα προϊόντα ή υπηρεσίες που είναι κατάλληλη για τους πελάτες στάδιο χρόνος ζωής (όπως Σχεδιασμός για συνταξιοδότηση στο τους twenties έναντι σχεδιασμό για συνταξιοδότηση στο τους fifties) από τη συλλογή τις ημερομηνίες γέννησης των πελατών σας ως γέννησης yeΕΙΣ (όπως "1945").

    Αν θέλετε, στα πλαίσια των ενεργειών μάρκετινγκ που κάνετε, να προσφέρετε ένα δώρο σε όλους τους πελάτες τα γενέθλια των οποίων συμπίπτουν τον ίδιο μήνα, μπορείτε να συγκεντρώσετε τις ημερομηνίες γέννησής τους ωςμήνας, ημέρα, έτος (όπως "1 Ιανουαρίου, 2008").

  • Χρήση ιστορικού αγορών    Αποστείλετε ειδικές ανακοινώσεις σε όσους έχουν προβεί πρόσφατα σε μεγάλες αγορές ή ειδοποιήστε τους πελάτες για την άφιξη νέων προϊόντων από τα αγαπημένα τους εμπορικά σήματα. Αν παρακολουθείτε τις αγορές τους, μπορείτε να ταξινομήσετε το αρχείο δεδομένων σας για να προσδιορίζετε το ιστορικό αγορών με βάση το εμπορικό σήμα, όταν υπάρχει νέα παραλαβή μιας σειράς προϊόντων, ή να τους ενημερώνετε για σχετικά προϊόντα που αγοράστηκαν από άλλους πελάτες ("Πελάτες οι οποίοι αγόρασαν το προϊόν σας έδειξαν ενδιαφέρον και γι αυτό το προϊόν").

Προσθήκη προσωπικής σημείωσης

Μπορείτε να στείλετε ένα προσαρμοσμένο μήνυμα κειμένου σε κάθε πελάτη που κάνει κοινή χρήση ενός κοινού ενδιαφέροντος. Για να το κάνετε αυτό, προσθέστε ένα πεδίο (ή στήλη) με το αρχείο δεδομένων θα περιέχει αυτά τα μηνύματα και, στη συνέχεια, προσθέστε το κατάλληλο μήνυμα σε κάθε εγγραφή (ή γραμμή). Μπορείτε να συσχετίσετε ένα συγκεκριμένο μήνυμα με πελάτες που έχουν το ίδιο φύλο, που έχει το ίδιο ηλικία ή ημερομηνία γέννησης ή ποιος έκανε αγορές τους προηγούμενες έξι μήνες. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προετοιμασία τη λίστα αλληλογραφίας σας, ανατρέξτε στο θέμα συμβουλές για λίστες αλληλογραφίας.

  1. Κάντε κλικ σε ένα πλαίσιο κειμένου στη δημοσίευσή σας εκεί όπου θέλετε να εμφανίζονται οι προσαρμοσμένες πληροφορίες. Εναλλακτικά, κάντε κλικ στην εντολή Πλαίσιο κειμένου του μενού Εισαγωγή και στη συνέχεια σύρετε ένα ορθογώνιο με το μέγεθος που θέλετε.

    • Αν στο πλαίσιο κειμένου, υπάρχει ήδη κείμενο και θέλετε να το αντικαταστήσετε, επιλέξτε αυτό το κείμενο.

    • Αν στο πλαίσιο κειμένου υπάρχει ήδη κείμενο και θέλετε να το διατηρήσετε, τοποθετήστε το δρομέα στο σημείο που θέλετε να εισαγάγετε το προσαρμοσμένο μήνυμα.

  2. Στο παράθυρο εργασιών Συγχώνευση αλληλογραφίας, επιλέξτε το κατάλληλο πεδίο συγχώνευσης στο πλαίσιο λίστας του παραθύρου εργασιών.

Προσθήκη προσαρμοσμένης υπερ-σύνδεσης

Μπορείτε να συμπεριλάβετε μια υπερ-σύνδεση που να οδηγεί τους πελάτες σας σε μια ιστοσελίδα η οποία θα αφορά τα ειδικά ενδιαφέροντα ή χαρακτηριστικά τους. Μπορείτε ακόμα να προσθέσετε ονόματα πελατών ή άλλα πεδία δεδομένων στο κείμενο της υπερ-σύνδεσης για να της προσδώσετε έναν πραγματικά προσωπικό χαρακτήρα.

  1. Στο παράθυρο εργασιών Συγχώνευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (Βήμα 2: Προετοιμασία της δημοσίευσης), στην περιοχή Περισσότερα στοιχεία, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή προσαρμοσμένης υπερ-σύνδεσης.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή προσαρμοσμένης υπερ-σύνδεσης, πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να εμφανίζεται και τη διεύθυνση που θέλετε να βλέπουν οι παραλήπτες στην ιστοσελίδα όταν κάνουν κλικ στην υπερ-σύνδεση.

  3. Αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα πεδίο δεδομένων στο κείμενο εμφάνισης, κάντε κλικ στο κείμενο και κατόπιν στο πλαίσιο λίστας στα δεξιά, κάντε κλικ στο πεδίο δεδομένων που θέλετε να εισαγάγετε.

    Σημείωση: Αν εισάγετε ένα πεδίο δεδομένων, μπορείτε να καθορίσετε ένα κείμενο υποκατάστασης και μια διεύθυνση Web για οποιεσδήποτε κενές καταχωρήσεις αντιστοιχούν στο πεδίο δεδομένων που έχει εισαχθεί. Επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου Χρήση προεπιλεγμένου κειμένου για τις κενές καταχωρήσεις και Χρήση προεπιλεγμένης υπερ-σύνδεσης για τις κενές καταχωρήσεις ανάλογα με τις ανάγκες και στη συνέχεια πληκτρολογήστε το κείμενο υποκατάστασης και τη διεύθυνση Web.

    Παράθυρο διαλόγου 'Εισαγωγή προσαρμοσμένης υπερ-σύνδεσης'

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×