Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
Office

Συμβουλές για την προσαρμογή της δημοσίευσής σας

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Οι περισσότεροι πελάτες θέλουν να θυμάται σε καταστήματα και εστιατόρια που τους συχνότερες — όχι απλώς να ονομάζεται με βάση το όνομα, αλλά είναι γνωστό με τις προτιμήσεις. Για παράδειγμα, μπορεί να εμφανιστεί με ένα από τα εξής:

"Θυμάστε πώς θα ζητηθεί μας για να σας ενημερώσει κατά την άφιξη των νέων δειγμάτων; Να είναι εδώ και έχουμε στο αγαπημένο σας χρώμα!"

"Που έχετε αποθηκεύσει αγαπημένες πίνακά σας για εσάς και ο σολομός που σας άρεσε την τελευταία φορά που τέτοιον βρίσκεται στο μενού ειδικές προσφορές σήμερα."

Εξατομίκευση γιατί;

Πελάτες όπως συνήθως όταν τους θυμούνται και βοήθησε — εάν για κανένα άλλο λόγο, επειδή μπορεί να αποκτήσει αυτό που θέλουν πιο γρήγορα με αυτόν τον τρόπο. Αυτό το είδος εξατομικευμένης προσοχής δημιουργεί πιστούς πελάτες. Όταν τα καταστήματα και τα εστιατόρια παρακολουθούν στενά τα ενδιαφέροντα των πελατών, οι πελάτες συνήθως ανταποκρίνονται επιστρέφοντας και δαπάνες περισσότερο χρόνο και χρήμα εκεί.

Στοιχεία αλληλογραφίας να εργαστείτε τον ίδιο τρόπο. Όταν συμπεριλαμβάνετε περιεχόμενο σε μια αλληλογραφία που αφορά συγκεκριμένα ενδιαφέροντα των πελατών σας, τους πελάτες είναι πολύ πιο πιθανό να προσέξτε και απάντηση.

Συλλογή των πληροφοριών πελάτη που χρειάζεστε

Με σαφήνεια, Παρακολούθηση ενδιαφερόντων και των χαρακτηριστικών μεμονωμένων πελατών μπορεί να είναι μια σύνθετη εργασία. Πρέπει να συγκεντρώσετε τις πληροφορίες, αποθηκεύστε το σε μια φόρμα που μπορείτε να εύκολα ανάκτηση και φιλτράρισμα για χαρακτηριστικά που έχει νόημα για την επιχείρησή σας και που θα σας βοηθήσει να αξιοποιήσετε στο έπακρο την επένδυσή αλληλογραφίας σας. Όσο πιο ακριβή μπορείτε να αναγνωρίσετε τους πελάτες που κάνουν κοινή χρήση κοινά ενδιαφέροντα, τόσο μεγαλύτερη η πιθανότητα να επιστρέψουν στην επιχείρησή σας.

Microsoft Office Publisher μπορούν να σας βοηθήσουν. Μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα πελατών σε μια βάση δεδομένων που δημιουργείτε απευθείας στον Microsoft Publisher ή σε άλλα προγράμματα, όπως το Excel, Outlook, του Outlook με το Business Contact Manager και η Access. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε λίστες που αγοράζετε, όπως αυτές από το Microsoft List Builder.

Αφού συγκεντρώσετε τις πληροφορίες, μπορείτε να αναλύσετε για να υπολογίσετε τι καλύτερα τους πελάτες σας έχουν κοινό, ομάδα πελάτες με τους γνωρίσματα και να προσαρμόσετε την αλληλογραφία σας για να τραβήξετε την προσοχή σε συγκεκριμένα ενδιαφέροντά τους.

Ρύθμιση του αρχείου δεδομένων

Οι διευθύνσεις και προσωπικές πληροφορίες που προσθέτετε σε δημοσιεύσεις πρέπει να προέρχεται από κάποιο σημείο. Λόγο το πρώτο βήμα κατά την προετοιμασία για μαζική αποστολή αλληλογραφίας είναι για να ρυθμίσετε ένα αρχείο δεδομένων που περιέχει πληροφορίες επικοινωνίας για τους πελάτες σας. Για το αρχείο δεδομένων σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα φύλλο εργασίας του Microsoft Office Excel, έναν πίνακα του Microsoft Office Word, μια βάση δεδομένων της Microsoft Office Access ή ακόμη και ένα φάκελο επαφών του Microsoft Office Outlook. Τη λίστα αλληλογραφίας σας θα δημιουργηθεί από αυτό το αρχείο δεδομένων.

Όταν ρυθμίζετε το αρχείο δεδομένων, έχετε τα ακόλουθα σημεία υπόψη (καθώς διαβάζετε τη λίστα, ανατρέξτε στην παρακάτω εικόνα, που δείχνει στήλες σε ένα φύλλο εργασίας του Excel και των πεδίων συγχώνευσης και στις δύο πλευρές μιας ταχυδρομικής κάρτας):

  • Τύπους πληροφοριών σε στήλες     Κάθε στήλη στο αρχείο δεδομένων αντιστοιχεί σε ένα τμήμα των πληροφοριών που θέλετε να προσθέσετε σε μια δημοσίευση. Εάν, για παράδειγμα, θέλετε να προσθέσετε μια διεύθυνση πελάτη και μια προσωπική σημείωση σε κάθε αντίγραφο μιας ταχυδρομικής κάρτας που μπορείτε να εκτυπώσετε, πρέπει να έχετε στήλες στο αρχείο δεδομένων για το όνομα, ταχυδρομική διεύθυνση, πόλη, νομό, ταχυδρομικό κώδικα και μια προσωπική σημείωση.

  • Μία εγγραφή ανά γραμμή     Κάθε γραμμή στο αρχείο δεδομένων περιέχει πληροφορίες που εκτείνεται σε ένα αντίγραφο της δημοσίευσης. Για παράδειγμα, όλες τις πληροφορίες στη γραμμή 2 του Excel το φύλλο εργασίας πηγαίνουν στην ταχυδρομική κάρτα που αποστέλλετε στον πελάτη 1, όλες τις πληροφορίες στη γραμμή 3 να πηγαίνουν στην ταχυδρομική κάρτα που αποστέλλετε στον πελάτη 2 και ούτω καθεξής.

  • Προσθήκη πεδίων στη δημοσίευσή σας     Για να χρησιμοποιήσετε τις πληροφορίες που υπάρχουν στο αρχείο δεδομένων σας, τοποθετήστε τα πεδία στη δημοσίευσή σας — ένα πεδίο για κάθε τμήμα των πληροφοριών που θέλετε να εμφανίζονται. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να εκτυπώσετε το όνομα, ταχυδρομική διεύθυνση, πόλη, νομό, ταχυδρομικό κώδικα και μια προσωπική σημείωση σε κάθε αντίγραφο μιας ταχυδρομικής κάρτας, η δημοσίευση ταχυδρομικής κάρτας πρέπει να περιέχει ένα πεδίο για κάθε ένα από αυτά τα τμήματα των πληροφοριών.

Στήλες σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel που ταιριάζουν με πεδία σε μια δημοσίευση ταχυδρομικής κάρτας

Συμβουλή: Εάν θέλετε να συγχωνεύσετε εικόνες σε δημοσιεύσεις που σκοπεύετε να αλληλογραφία, το αρχείο δεδομένων πρέπει να συμπεριλάβετε μια στήλη που περιέχει δεδομένα όνομα αρχείου εικόνας. Κάθε γραμμή σε αυτήν τη στήλη πρέπει να περιέχει το όνομα του αρχείου από μια συγκεκριμένη εικόνα, για παράδειγμα: Firstphoto.jpg. Εάν οι εικόνες δεν βρίσκονται στον ίδιο φάκελο που βρίσκεται το αρχείο προέλευσης δεδομένων, συμπεριλάβετε τη διαδρομή σε κάθε εικόνα.

Προσθήκη ενός μπλοκ διεύθυνσης και χαιρετισμού

Τόσο ένα τυπωμένο μπλοκ διεύθυνσης σε ένα ενημερωτικό δελτίο (αντί για μια ετικέτα αλληλογραφίας) και ενός χαιρετισμού που περιλαμβάνει το όνομα του πελάτη αποτελούν απλές τεχνικές προσαρμογής που δηλώνουν ότι η αλληλογραφία προορίζεται ειδικά για κάθε παραλήπτη.

Προσθήκη ενός μπλοκ διεύθυνσης με όνομα, διεύθυνση και άλλες πληροφορίες

  1. Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα εγγραφή & εισαγωγή πεδίων, κάντε κλικ στην επιλογή Μπλοκ διεύθυνσης.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης, επιλέξτε τα στοιχεία της διεύθυνσης που θέλετε να συμπεριλάβετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Σημείωση: Εάν τα ονόματα των πεδίων δεδομένων στο αρχείο προέλευσης δεδομένων δεν ταιριάζουν με τα ονόματα των πεδίων που χρησιμοποιεί ο Publisher για το μπλοκ διεύθυνσης, ίσως χρειαστεί να κάνετε κλικ Ταίριασμα πεδίων στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης. Στο παράθυρο διαλόγου Ταίριασμα πεδίων, χρησιμοποιήστε τις αναπτυσσόμενες λίστες για να επιλέξετε τα πεδία από το αρχείο προέλευσης δεδομένων που αντιστοιχούν στα πεδία του Publisher.

Προσθήκη γραμμής χαιρετισμού

  1. Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα εγγραφή & εισαγωγή πεδίων, κάντε κλικ στην επιλογή γραμμή χαιρετισμού.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή γραμμής χαιρετισμού, επιλέξτε τη μορφή γραμμής χαιρετισμού, η οποία περιλαμβάνει το χαιρετισμό, τη μορφή ονόματος και σημεία στίξης που ακολουθούν. Ή πληκτρολογήστε μια νέα καταχώρηση σε κάθε πλαίσιο κειμένου.

  3. Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να εμφανίζεται σε περίπτωση που ο Publisher δεν μπορεί να ερμηνεύσει το όνομα του παραλήπτη — για παράδειγμα, όταν το αρχείο προέλευσης δεδομένων περιλαμβάνει χωρίς όνομα ή επώνυμο παραλήπτη, παρά μόνο όνομα εταιρείας.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

    Σημείωση: Εάν τα ονόματα των πεδίων δεδομένων στο αρχείο προέλευσης δεδομένων δεν ταιριάζουν με τα ονόματα των πεδίων που χρησιμοποιεί ο Publisher για τη γραμμή χαιρετισμού, ίσως χρειαστεί να κάνετε κλικ Ταίριασμα πεδίων στο παράθυρο διαλόγου " Γραμμή χαιρετισμού ". Στο παράθυρο διαλόγου Ταίριασμα πεδίων, χρησιμοποιήστε τις αναπτυσσόμενες λίστες για να επιλέξετε τα πεδία από το αρχείο προέλευσης δεδομένων που αντιστοιχούν στα πεδία του Publisher.

Προσθήκη εικόνας σε μια διεύθυνση

Μπορείτε να προσθέσετε μια εικόνα ή φωτογραφία σε ένα μπλοκ διεύθυνσης, καθώς και σε οποιαδήποτε περιοχή της δημοσίευσής σας. Εικόνα που θα εμφανίζεται μπορεί να μεταβάλλεται να ταιριάζει με τον πελάτη που σας ενδιαφέρουν εμπορικής επωνυμίας, ηλικία, φύλο ή άλλα πεδία δεδομένων που παρακολουθείτε.

  1. Στη δημοσίευσή σας, κάντε κλικ στο σημείο όπου θέλετε να εισαγάγετε το πεδίο συγχώνευσης για μια εικόνα (για παράδειγμα, δίπλα στην επιλογή μπλοκ διεύθυνσης).

  2. Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα εγγραφή & εισαγωγή πεδίων, κάντε κλικ στην επιλογή εικόνα > πεδίο Εισαγωγή εικόνας.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή πεδίου εικόνας, επιλέξτε το πεδίο που αντιστοιχεί με τις πληροφορίες εικόνας στο αρχείο δεδομένων σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Ο Publisher εισάγει ένα πεδίο συγχώνευσης μέσα σε ένα πλαίσιο εικόνας στη δημοσίευση στο επιλεγμένο σημείο εισαγωγής. Μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος ή να μετακινήσετε το πλαίσιο εικόνας.

Προσθήκη σημειώσεων και υπερ-συνδέσεις

Εάν έχετε ρυθμίσει το αρχείο δεδομένων για να αποθηκεύει προσωπικές πληροφορίες σχετικά με τους πελάτες σας, όπως περιγράφεται στο συμβουλές για λίστες αλληλογραφίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις πληροφορίες που συλλέγονται για την παράδοση περιεχομένου που απευθύνεται ειδικά ενδιαφέροντα των πελατών σας. Παράδοση περιεχομένου που ταιριάζει με ενδιαφέροντα των πελατών είναι μια ισχυρή μορφή προσαρμογής. Για παράδειγμα, ίσως:

  • Προσαρμογή ξεχωριστά στοιχεία αλληλογραφίας, gender     Αναγγελία μια νέα γραμμή προϊόντος μόνο Άνδρες ή μόνο γυναίκες, συμπεριλαμβάνοντας φύλο κάθε πελάτη ("αρσενικό" ή "θηλυκό") στη λίστα αλληλογραφίας σας, και, στη συνέχεια, να φιλτράρετε για κάθε φύλο ή απλώς να φιλτράρετε τη λίστα στις διαφορετικές εγγραφές στο πεδίο Τίτλος ("Κο" και "Ms."). Μπορείτε να συμπεριλάβετε μια διεύθυνση URL (στην εκτύπωση) ή μια σύνδεση απευθείας σε μια ιστοσελίδα (στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο) για κάθε φύλο που περιγράφει τις επιλογές τους. Για να κάνετε αυτό, προσθέστε την κατάλληλη διεύθυνση URL για κάθε εγγραφή σε μια στήλη που έχει οριστεί για το σκοπό.

  • Εστίαση σε παραλήπτες ένα συγκεκριμένο ηλικία     Ενημερώστε τους πελάτες με τα προϊόντα ή υπηρεσίες που είναι κατάλληλη για τους πελάτες στάδιο χρόνος ζωής (όπως Σχεδιασμός για συνταξιοδότηση στο τους twenties έναντι σχεδιασμό για συνταξιοδότηση στο τους fifties) από τη συλλογή τις ημερομηνίες γέννησης των πελατών σας ως γέννησης yeΕΙΣ (όπως "1945").

    Εάν θέλετε να προσφέρετε μια προώθησης δώρο σε όλους τους πελάτες των οποίων τα γενέθλια εμπίπτουν στον τρέχοντα μήνα, μπορείτε να συγκεντρώσετε τις ημερομηνίες γέννησης τους ως Μήνας, ημέρα, έτος (όπως "1 Ιανουαρίου 2008").

  • Χρήση αγοράς ιστορικού     Αποστολή ειδική ανακοινώσεις σε εκείνους που έχουν κάνει πρόσφατα κύρια αγορές ή τους πελάτες σας ειδοποιεί όταν έχετε νέο μοντέλα τους αγαπημένες σήματα. Αν παρακολουθείτε τις αγορές τους, μπορείτε να ταξινομήσετε το αρχείο δεδομένων για τον προσδιορισμό ιστορικό αγοράς εμπορικής επωνυμίας όταν λαμβάνετε μια νέα αποστολή της γραμμής προϊόντος ή για να ενημερώσετε τις πληροφορίες για τα σχετικά προϊόντα που αγοράστηκαν ("πελάτες που αγόρασαν το στοιχείο επίσης από άλλους πελάτες εύρεση αυτού του στοιχείου χρήσιμες").

Προσθήκη προσωπικής σημείωσης

Μπορείτε να στείλετε ένα προσαρμοσμένο μήνυμα κειμένου σε κάθε πελάτη που κάνει κοινή χρήση ενός κοινού ενδιαφέροντος. Για να το κάνετε αυτό, προσθέστε ένα πεδίο (ή στήλη) με το αρχείο δεδομένων θα περιέχει αυτά τα μηνύματα και, στη συνέχεια, προσθέστε το κατάλληλο μήνυμα σε κάθε εγγραφή (ή γραμμή). Μπορείτε να συσχετίσετε ένα συγκεκριμένο μήνυμα με πελάτες που έχουν το ίδιο φύλο, που έχει το ίδιο ηλικία ή ημερομηνία γέννησης ή ποιος έκανε αγορές τους προηγούμενες έξι μήνες. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προετοιμασία τη λίστα αλληλογραφίας σας, ανατρέξτε στο θέμα συμβουλές για λίστες αλληλογραφίας.

  1. Κάντε κλικ σε ένα πλαίσιο κειμένου στη δημοσίευσή σας όπου θέλετε να εμφανίζονται προσαρμοσμένες πληροφορίες. Εναλλακτικά, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση πλαισίου κειμένου στην κεντρική καρτέλα και, στη συνέχεια, σύρετε ένα ορθογώνιο στο μέγεθος που θέλετε.

    • Εάν υπάρχει ήδη κείμενο στο πλαίσιο κειμένου και θέλετε να αντικαταστήσετε αυτό το κείμενο, επιλέξτε το, πολύ.

    • Εάν υπάρχει ήδη κείμενο στο πλαίσιο κειμένου και θέλετε να διατηρήσετε το κείμενο, τοποθετήστε το δρομέα όπου θέλετε να εισαγάγετε το προσαρμοσμένο μήνυμα.

  2. Στο παράθυρο εργασιών " Συγχώνευση αλληλογραφίας ", επιλέξτε το κατάλληλο πεδίο συγχώνευσης στο πλαίσιο λίστας στο παράθυρο εργασιών.

Προσθήκη μιας προσαρμοσμένης υπερ-σύνδεσης

Μπορείτε να συμπεριλάβετε μια υπερ-σύνδεση που οδηγεί τους πελάτες σας σε μια ιστοσελίδα που αφορά ειδικά ενδιαφέροντα ή χαρακτηριστικά τους. Μπορείτε να προσθέσετε ονόματα πελατών ή άλλα πεδία δεδομένων στο κείμενο της υπερ-σύνδεσης για να κάνετε πραγματικά προσωπικό.

  1. Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα εγγραφή & εισαγωγή πεδίων, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή προσαρμοσμένης υπερ-σύνδεσης.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή προσαρμοσμένης υπερ-σύνδεσης, πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να εμφανίσετε και τη διεύθυνση της τοποθεσίας Web στην οποία θέλετε να μεταβείτε στο όταν κάνουν κλικ στην υπερ-σύνδεση οι παραλήπτες.

  3. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα πεδίο δεδομένων το εμφανιζόμενο κείμενο, κάντε κλικ στην επιλογή το εμφανιζόμενο κείμενο και, στη συνέχεια, στο πλαίσιο λίστας στη δεξιά πλευρά, κάντε κλικ στο πεδίο δεδομένων που θέλετε να εισαγάγετε.

    Σημείωση: Εάν εισαγάγετε ένα πεδίο δεδομένων, μπορείτε να καθορίσετε ένα κείμενο υποκατάστασης και μια διεύθυνση Web για οποιεσδήποτε κενές καταχωρήσεις που αντιστοιχούν με το πεδίο δεδομένων που έχει εισαχθεί. Επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου Χρήση προεπιλεγμένου κειμένου για κενές καταχωρήσεις και Χρήση προεπιλεγμένης υπερ-σύνδεσης για κενές καταχωρήσεις, όπως απαιτείται και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το κείμενο υποκατάστασης και τη διεύθυνση Web.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×