Συμβουλές για λίστες αλληλογραφίας

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Ανεξάρτητα από τον τρόπο Έξυπνες αλληλογραφίας σας είναι, θα έχει μικρό επίδραση εάν στείλετε σε λάθος άτομα. Μπορείτε να περιορίσετε τη λίστα αλληλογραφίας σας σε ονόματα και διευθύνσεις ή μπορείτε να συμπεριλάβετε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με κάθε πελάτη έτσι ώστε να μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε τους πελάτες σε τομείς που έχει νόημα για την επιχείρησή σας.

Όσο πιο στοχεύετε την αλληλογραφία σας σε ένα τμήμα πελατών που είναι πιθανό να σας ενδιαφέρουν μια συγκεκριμένη προσφορά, η μεγαλύτερη της αλληλογραφίας σας βαθμός επιτυχίας. Σχεδιασμός στην αφιερώστε τρίτο και ένα μισό της ώρας και τον προϋπολογισμό λίστας αλληλογραφίας για στόχευση κατάλληλο πελάτη τμήματα της εκστρατείας αλληλογραφίας σας.

Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δεδομένα πελατών

Αφού αποκτήσετε πληροφορίες σχετικά με τους πελάτες σας και τους υποψήφιους πελάτες, παρακολούθηση τα χαρακτηριστικά που έχουν κοινά μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο. Περισσότερες λεπτομέρειες που καταγράφετε στο τη λίστα αλληλογραφίας σας, τις περισσότερες επιλογές που έχετε για στόχευση αλληλογραφία σας.

Αλλά βεβαιωθείτε ότι τα λεπτομερή δεδομένα που παρακολουθείτε είναι τα δεδομένα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Η πιο πολύπλοκη για τη λίστα αλληλογραφίας, τόσο πιο δύσκολη πρέπει να κάνετε για να διατηρήσετε τη λίστα σας.

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δεδομένα πελατών με οποιονδήποτε από τους εξής τρόπους:

  • Εκτύπωση ετικετών αλληλογραφίας     Δημιουργία ετικετών αλληλογραφίας, για τις οποίες χρειάζεστε μόνο πληροφοριών ονομάτων και διευθύνσεων.

  • Αλληλογραφία στους πελάτες σε συγκεκριμένες τοπικές ρυθμίσεις     Φιλτράρετε τη λίστα αλληλογραφίας σας κατά πόλη ή ταχυδρομικό κώδικα, έτσι ώστε να μπορείτε εύκολα να ανακοινώσετε το μιας προώθησης μόνο για τους πελάτες που ζουν σε μια συγκεκριμένη θέση.

  • Προσθήκη προσαρμοσμένων χαιρετισμού     Εξατομίκευση αλληλογραφία, συμπεριλαμβανομένων των παραληπτών πρώτα ή τελευταία ονόματα σε μια γραμμή χαιρετισμού, διαχωρίζοντας το όνομα σε πεδία δεδομένων Τίτλος, όνομακαι Επώνυμο .

  • Εστίαση σε παραλήπτες ένα συγκεκριμένο ηλικία     Ενημερώστε τους πελάτες με τα προϊόντα ή υπηρεσίες που είναι κατάλληλη για τους πελάτες στάδιο χρόνος ζωής (όπως Σχεδιασμός για συνταξιοδότηση στο τους twenties έναντι σχεδιασμό για συνταξιοδότηση στο τους fifties) από τη συλλογή τις ημερομηνίες γέννησης των πελατών σας ως έτος γέννησης (όπως "1945").

    Εάν θέλετε να προσφέρετε μια προώθησης δώρο σε όλους τους πελάτες των οποίων τα γενέθλια εμπίπτουν στον τρέχοντα μήνα, μπορείτε να συγκεντρώσετε τις ημερομηνίες γέννησης τους ως Μήνας, ημέρα, έτος (όπως "1 Ιανουαρίου 2000").

  • Προσαρμογή ξεχωριστά στοιχεία αλληλογραφίας, gender     Αναγγελία μια νέα γραμμή προϊόντος μόνο Άνδρες ή μόνο γυναίκες, συμπεριλαμβάνοντας φύλο κάθε πελάτη ("αρσενικό" ή "θηλυκό") στη λίστα αλληλογραφίας σας.

  • Χρήση αγοράς ιστορικού     Αποστολή ειδική ανακοινώσεις σε εκείνους που έχουν κάνει πρόσφατα κύρια αγορές ή τους πελάτες σας ειδοποιεί όταν έχετε νέο μοντέλα τους αγαπημένες σήματα. Για να κάνετε αυτό, πρέπει να παρακολουθείτε ιστορικό αγορών των πελατών. Μπορείτε επίσης να ειδοποιήσετε τους πελάτες σχετικά με ομοειδή προϊόντα ("πελάτες που αγόρασαν το τι αγοράσατε επίσης αγοράσατε αυτό").

  • Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να αποθηκεύσετε στο ταχυδρομικά     Αποθήκευση σε αλληλογραφίας κόστους για ένα συμβάν μόνο για πρόσκληση με την αποστολή προσκλήσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τους πελάτες που διαθέτουν διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πρώτα, μπορείτε να αντιμετωπίσετε τις προσκλήσεις εκτύπωσης εκτελώντας συγχώνευση αλληλογραφίας και φιλτράρισμα σε πελάτες που δεν διαθέτουν διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε μια πρόσκληση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτελώντας μια συγχώνευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και φιλτράρισμα σε αυτούς τους πελάτες που διαθέτουν διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Δημιουργία λίστας αλληλογραφίας

Στο κύριο λόγο, μια λίστα αλληλογραφίας είναι ένα αρχείο κειμένου που διαχωρίζει εγγραφές παραληπτών σε κοινά πεδία. Οι πίνακες συνήθως τη μορφή των φύλλων εργασίας ή πίνακες, με κάθε εγγραφή στη δική του γραμμή, διαχωρισμένα σε στήλες που περιέχουν τα μεμονωμένα πεδία δεδομένων, όπως τη βασική λίστα αλληλογραφίας που φαίνεται εδώ.

Μια βασική λίστα αλληλογραφίας στο παράθυρο διαλόγου 'Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας'.

Μια σύνθετη λίστα μπορεί να συμπεριλάβετε πρόσθετα πεδία δεδομένων, όπως προτιμήσεις μέγεθος και το χρώμα του προϊόντος, αγορών ιστορικό, ημερομηνία γέννησης και φύλο.

Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια λίστα αλληλογραφίας για πρώτη φορά, μπορείτε να το κάνετε χωρίς να κλείσετε τον Publisher. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία μια λίστα διευθύνσεων για συγχώνευση αλληλογραφίας.

Συνδυασμός λιστών από πολλές προελεύσεις

Εάν διαθέτετε λίστες αλληλογραφίας ή να αγοράσετε τους, τον Publisher διευκολύνει να συνδυάσετε και να επεξεργαστείτε λίστες πελατών από πολλές προελεύσεις στον Publisher. Μπορείτε να επιλέξετε τι λειτουργεί καλύτερα για εσάς, συγκεντρώνοντας τη λίστα αλληλογραφίας σας Publisher από οποιονδήποτε συνδυασμό άλλες λίστες που δημιουργήθηκε στο Excel, Outlook και Access.

Καθορίστε τη λίστα για να προσθέσετε

  1. Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, κάντε κλικ στην επιλογή > συγχώνευσης αλληλογραφίαςΒήμα προς βήμα-οδηγός μηνύματος αλληλογραφίας Συγχώνευση.

    Εάν η δημοσίευση είναι συνδεδεμένη με μια λίστα παραληπτών, επαληθεύστε τη σύνδεση και, στη συνέχεια, στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία λίστας παραληπτών. Εάν η δημοσίευση δεν είναι συνδεδεμένη με μια υπάρχουσα λίστα παραληπτών, στο παράθυρο συγχώνευσης αλληλογραφίας, κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο: δημιουργία ή σύνδεση με μια λίστα παραληπτών, και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη λίστα που θέλετε.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, στην περιοχή Προσθήκη στη λίστα παραληπτών, κάντε οποιοδήποτε από τα εξής:

    • Κάντε κλικ στην επιλογή Πληκτρολόγηση νέας λίστας, προσθέστε τις καταχωρήσεις που θέλετε στο πλαίσιο διαλόγου " Νέα λίστα διευθύνσεων " και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    • Κάντε κλικ στην επιλογή Χρήση υπάρχουσας λίστας, επιλέξτε μια προέλευση δεδομένων στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

    • Κάντε κλικ στην επιλογή επιλογή από επαφές του Outlook (αν είστε σας ζητηθεί να επιλέξετε ένα προφίλ αλληλογραφίας, κάντε κλικ στο προφίλ που θέλετε), και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Επιλέξτε ένα φάκελο ή λίστα διανομής στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή επαφών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Επίλυση αντιφάσεων κατά τον συνδυασμό λιστών

Όταν προσθέτετε μία λίστα αλληλογραφίας σε μια άλλη, ένα ή περισσότερα πεδία στη λίστα προστέθηκε ίσως δεν έχετε συμφωνία στην υπάρχουσα λίστα. Για παράδειγμα, στη λίστα διευθύνσεων που προσθέτετε ενδέχεται να περιλαμβάνει ένα πεδίο Επωνυμία της εταιρείας , αλλά δεν επιτρέπεται η αρχική λίστα.

Ο Publisher σάς ζητά να διορθώσετε το πρόβλημα διαφορές μεταξύ των πεδίων σε διάφορες λίστες προέλευσης ανοίγοντας το παράθυρο διαλόγου Προσθήκη στη λίστα παραληπτών.

  1. Στο παράθυρο διαλόγου Προσθήκη στη λίστα παραληπτών, επιλέξτε ένα πεδίο που δεν είναι επιλεγμένο στη στήλη ταιριάζει, επιλέξτε το πεδίο στο οποίο θέλετε να αντιστοιχεί στη λίστα πεδία λίστας παραληπτών με αντιστοιχισμένα πεδία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή συμφωνία.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Ταίριασμα πεδίων, βεβαιωθείτε ότι το πεδίο που επιλέξατε εμφανίζεται στην περιοχή Ταίριασμα με πεδίο λίστας παραληπτών ή επιλέξτε άλλο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  3. Εάν θέλετε να προσθέσετε ένα νέο πεδίο στη λίστα παραληπτών για να δημιουργήσετε ένα ταίριασμα, επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να προσθέσετε στη νέα λίστα (η αριστερή λίστα στο παράθυρο διαλόγου Προσθήκη στη λίστα παραληπτών ), κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Πεδία που προστίθενται εμφανίζονται στην περιοχή νέα πεδία που θα προστεθούν στη λίστα παραληπτών.

    Συμβουλή: Καταργήστε ένα πεδίο που προστέθηκε επιλέγοντάς το στο πλαίσιο νέα πεδία που θα προστεθούν στη λίστα παραληπτών και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή Κατάργηση.

Εικόνα του παραθύρου διαλόγου 'Προσθήκη στη λίστα παραληπτών'

Πώς να ταιριάζουν με πεδία όταν ο Publisher δεν ζητά συνεχώς να;

  • Στο παράθυρο εργασιών συγχώνευσης αλληλογραφίας, στην περιοχή περισσότερα στοιχεία, κάντε κλικ στην επιλογή πεδία διεύθυνσης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ταίριασμα πεδίων.

Αποθήκευση μιας συντόμευσης σε μια συνδυασμένη λίστα

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια συντόμευση για το συνδυασμένο λίστας για χρήση σε άλλα στοιχεία αλληλογραφίας. Κάθε φορά που επεξεργάζεστε μια μεμονωμένη εγγραφή στη λίστα συνδυασμένο, ενημερώνει επίσης η καταχώρηση στο αρχικό αρχείο προέλευσης, εάν αυτό το αρχείο είναι διαθέσιμο για επεξεργασία. Εάν δεν θέλετε να ενημερώσετε το αρχικό αρχείο προέλευσης, εξαγάγετε τη λίστα παραληπτών σε ένα νέο αρχείο.

  1. Στο παράθυρο εργασιών " Συγχώνευση αλληλογραφίας " (βήμα 3: Δημιουργία συγχωνευμένων δημοσιεύσεων ), στην περιοχή Προετοιμασία για την παρακολούθηση αυτής της αλληλογραφίας, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση συντόμευσης στη λίστα παραληπτών.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αρχείου, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη συνδυασμένη λίστα διευθύνσεων στο πλαίσιο όνομα αρχείου.

    Από προεπιλογή, η λίστα διευθύνσεων αποθηκεύεται στο φάκελο Προσωπικά αρχεία προέλευσης δεδομένων. Είναι προτιμότερο να παραμείνει η λίστα διευθύνσεων, επειδή πρόκειται για τον προεπιλεγμένο φάκελο στον οποίο ο Publisher αναζητά προελεύσεις δεδομένων.

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Περιορισμός λίστας παραληπτών

Όταν τα πεδία στις διάφορες λίστες προέλευσης ταιριάζουν, όλες οι εγγραφές εμφανίζονται στην υπάρχουσα λίστα στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, όπου μπορείτε να φιλτράρετε, να ταξινομήσετε και να επιλέξετε τους παραλήπτες να συμπεριλάβετε στη συγχώνευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε παραλήπτη που θέλετε να συμπεριλάβετε και καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε παραλήπτη που θέλετε να εξαιρέσετε.

Επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή όλων των στοιχείων

  • Επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο ελέγχου στη γραμμή κεφαλίδας.

Φιλτράρισμα στοιχείων στη λίστα

Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μόνο ορισμένες εγγραφές στη λίστα σας, μπορείτε να φιλτράρετε τη λίστα με βάση ένα συγκεκριμένο πεδίο ή κριτήριο. Αφού φιλτράρετε τη λίστα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πλαίσια ελέγχου για να συμπεριλάβετε και να εξαιρέσετε εγγραφές.

  1. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επικεφαλίδα της στήλης του στοιχείου που θέλετε να γίνει το φιλτράρισμα.

  2. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Κάντε κλικ στην επιλογή (κενά) για να εμφανίσετε όλες τις εγγραφές, στις οποίες το αντίστοιχο πεδίο είναι κενό.

    • Κάντε κλικ στην επιλογή (μη κενά) για να εμφανίσετε όλες τις εγγραφές, στις οποίες το αντίστοιχο πεδίο περιέχει πληροφορίες.

    • Κάντε κλικ στην επιλογή (για προχωρημένους) για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου φίλτρο και ταξινόμηση, το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να φιλτράρετε με βάση πολλά κριτήρια.

      Σημείωση: Μπορείτε επίσης να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου φίλτρο και ταξινόμηση κάνοντας κλικ στην επιλογή φίλτρο στην περιοχή Περιορισμός λίστας παραληπτών στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας.

  3. Συμβουλή: Εάν το αρχείο προέλευσης δεδομένων περιέχει εγγραφές που μοιράζονται τις ίδιες πληροφορίες και υπάρχουν 10 ή λιγότερες μοναδικές τιμές στη στήλη, μπορείτε να φιλτράρετε σύμφωνα με συγκεκριμένες πληροφορίες. Για παράδειγμα, εάν υπάρχουν πολλές διευθύνσεις για την Αυστραλία ως χώρα ή περιοχή, μπορείτε να φιλτράρετε με βάση την Αυστραλία.

  4. Παράθυρο διαλόγου " Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας " εμφανίζει μόνο τις καθορισμένες εγγραφές. Για να εμφανίσετε ξανά όλες τις εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή (όλα).

Ταξινόμηση στοιχείων στη λίστα

Εάν θέλετε να βλέπετε τα στοιχεία σε αλφαβητική σειρά, μπορείτε να ταξινομήσετε τα στοιχεία στη λίστα σας.

  • Στο παράθυρο Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, κάντε κλικ στην επικεφαλίδα στήλης του στοιχείου που θέλετε να γίνει η ταξινόμηση.

    Για παράδειγμα, εάν θέλετε να εμφανίσετε τη λίστα αλφαβητικά κατά επώνυμο, κάντε κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης Επώνυμο.

  • Για να ταξινομήσετε χρησιμοποιώντας πολλά κριτήρια, στην περιοχή Περιορισμός λίστας παραληπτών, κάντε κλικ στην επιλογή ταξινόμησης. Στο παράθυρο διαλόγου φίλτρο και ταξινόμηση, επιλέξτε τα κριτήρια που θέλετε να γίνει η ταξινόμηση.

Εύρεση διπλοτύπων

Για να αποτρέψετε διπλότυπα στοιχεία αλληλογραφίας, μπορείτε να βρείτε και να αποκλείσετε εγγραφές στη συνδυασμένη λίστα σας για την οποία περισσότερα (αλλά όχι απαραίτητα όλα) πεδία ταιριάζουν.

  1. Στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, στην περιοχή Περιορισμός λίστας παραληπτών, κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση διπλότυπων.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εύρεσης διπλοτύπων, διατηρήστε επιλεγμένες μόνο τις εγγραφές που θέλετε να συμπεριλάβετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Εύρεση συγκεκριμένου παραλήπτη ή ομάδας παραληπτών που μοιράζονται ένα κοινό χαρακτηριστικό

Για να προσδιορίσετε ένα άτομο ή μια ομάδα ατόμων που μοιράζονται κοινά χαρακτηριστικά (όπως ένα επώνυμο, ταχυδρομικό κώδικα ή μήνα γέννησης), μπορείτε να κάνετε αναζήτηση στη λίστα.

  1. Στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, στην περιοχή Περιορισμός λίστας παραληπτών, κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση παραλήπτη.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση καταχώρησης , πληκτρολογήστε το χαρακτηριστικό που θέλετε να βρείτε στο πλαίσιο Εύρεση του κειμένου, καθορίστε το πεδίο ή τα πεδία που θέλετε να πραγματοποιήσετε αναζήτηση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση επόμενου.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×