Office
Είσοδος
Συγχώνευση αλληλογραφίας με χρήση ενός υπολογιστικού φύλλου του Excel

Συγχώνευση αλληλογραφίας με χρήση ενός υπολογιστικού φύλλου του Excel

Η συγχώνευση αλληλογραφίας χρησιμοποιείται για τη δημιουργία πολλών εγγράφων ταυτόχρονα. Αυτά τα έγγραφα έχουν ακριβώς την ίδια διάταξη, μορφοποίηση, κείμενο και γραφικά. Μόνο συγκεκριμένες ενότητες κάθε εγγράφου διαφέρουν και είναι εξατομικευμένες. Τα έγγραφα που μπορεί να δημιουργήσει το Word με τη συγχώνευση αλληλογραφίας περιλαμβάνουν μαζικές ετικέτες, μαζικές επιστολές, μαζικούς φακέλους και μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τρία έγγραφα εμπλέκονται στη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας:

  • Το κύριο έγγραφό σας

  • Το αρχείο προέλευσης δεδομένων σας

  • Το συγχωνευμένο έγγραφό σας

Μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο χρήσης των δεδομένων του excel για συγχώνευση αλληλογραφίας στο βίντεο που ακολουθεί, το οποίο ανήκει σε έναν εκπαιδευτικό κύκλο μαθημάτων - Η συγχώνευση αλληλογραφίας προχωρά στο επόμενο επίπεδο

Βήμα 1: Προετοιμασία δεδομένων στο Excel για συγχώνευση αλληλογραφίας

Το πιο σημαντικό βήμα κατά τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι η ρύθμιση και προετοιμασία των δεδομένων σας. Θα χρησιμοποιήσετε το υπολογιστικό φύλλο Excel ως το αρχείο προέλευσης δεδομένων για τη λίστα παραληπτών.

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για να προετοιμάσετε τα δεδομένα σας για συγχώνευση αλληλογραφίας. Βεβαιωθείτε ότι:

  • Τα ονόματα των στηλών του υπολογιστικού φύλλου σας ταιριάζουν με τα ονόματα των πεδίων που θέλετε να εισαγάγετε στη συγχώνευση αλληλογραφίας. Για παράδειγμα, για να απευθυνθείτε στους αναγνώστες με το μικρό όνομά τους στο έγγραφό σας, θα χρειαστείτε ξεχωριστές στήλες για το όνομα και το επώνυμο.

  • Όλα τα δεδομένα που πρέπει να συγχωνευτούν βρίσκονται στο πρώτο φύλλο του υπολογιστικού φύλλου.

  • Οι καταχωρήσεις δεδομένων με ποσοστά, νομισματικές μονάδες και ταχυδρομικούς κώδικες είναι σωστά μορφοποιημένες στο υπολογιστικό φύλλο, έτσι ώστε το Word να μπορεί να διαβάσει σωστά τις τιμές τους.

  • Το υπολογιστικό φύλλο του Excel που θα χρησιμοποιηθεί στη συγχώνευση αλληλογραφίας είναι αποθηκευμένο στον τοπικό υπολογιστή σας.

  • Οι αλλαγές ή προσθήκες στο υπολογιστικό φύλλο σας έχουν ολοκληρωθεί πριν να συνδεθεί με το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word.

Σημειώσεις: 

Βήμα 2: Ξεκινήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας

  1. Στο Word, επιλέξτε Αρχείο > Δημιουργία > Κενό έγγραφο.

  2. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας , στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το είδος συγχώνευσης που θέλετε να εκτελέσετε.

    Στιγμιότυπο οθόνης της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας" στο Word, που εμφανίζει την εντολή "Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας" και τη λίστα των διαθέσιμων επιλογών για τον τύπο της συγχώνευσης που θέλετε να εκτελέσετε.

  3. Επιλέξτε Επιλογή παραληπτών > Χρήση υπάρχουσας λίστας.

    Στιγμιότυπο οθόνης της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας" στο Word, που εμφανίζει την εντολή "Επιλογή παραληπτών" με επιλεγμένο το στοιχείο "Χρήση υπάρχουσας λίστας".

  4. Μεταβείτε στο υπολογιστικό φύλλο του Excel και κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

  5. Εάν σας ειδοποιήσει το Word, επιλέξτε Φύλλο1$ > OK.

    Σημείωση: Τώρα, το υπολογιστικό φύλλο του Excel είναι συνδεδεμένο με το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας που δημιουργείτε στο Word.


Επεξεργασία της λίστας αλληλογραφίας

Μπορείτε να καθορίσετε ποιος λαμβάνει την αλληλογραφία σας.

  1. Επιλέξτε Επεξεργασία λίστας παραληπτών.

    Στιγμιότυπο οθόνης της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας" στο Word, που εμφανίζει την εντολή "Επεξεργασία λίστας παραληπτών" με επισήμανση.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, καταργήστε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο όνομα οποιουδήποτε ατόμου που δεν θέλετε να λαμβάνει την αλληλογραφία σας.

    Επιλογή σειρών με κλικ στο πλαίσιο ελέγχου

    Σημείωση: Μπορείτε επίσης να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε τη λίστα για να διευκολύνετε την εύρεση ονομάτων και διευθύνσεων. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ταξινόμηση και το φιλτράρισμα στοιχείων, ανατρέξτε στο άρθρο Ταξινόμηση και φιλτράρισμα των δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας.

Βήμα 3: Εισαγωγή ενός πεδίου συγχώνευσης

Μπορείτε να εισαγάγετε ένα ή περισσότερα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας που εισάγουν τις πληροφορίες από το υπολογιστικό φύλλο στο έγγραφό σας.

Πώς να εισαγάγετε ένα μπλοκ διεύθυνσης για έναν φάκελο, μια ετικέτα, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια επιστολή

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Εγγραφή και εισαγωγή πεδίων, επιλέξτε Μπλοκ διεύθυνσης.

    Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης "Μπλοκ διεύθυνσης"

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης, επιλέξτε μια μορφή για το όνομα του παραλήπτη, όπως θα εμφανίζεται στο φάκελο.

    Επιλογές μπλοκ διεύθυνσης

  3. Επιλέξτε OK.

  4. Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση.

Πώς να εισαγάγετε μια γραμμή χαιρετισμού σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια επιστολή

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Εγγραφή και εισαγωγή πεδίων, επιλέξτε Γραμμή χαιρετισμού.

    Στιγμιότυπο οθόνης της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας" στο Word, που εμφανίζει την εντολή "Γραμμή χαιρετισμού" με επισήμανση.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή γραμμής χαιρετισμού, κάντε τα εξής:

    • Στην μορφοποίηση για τη Γραμμή χαιρετισμού, αλλάξτε το χαιρετισμό, εάν είναι απαραίτητο, επιλέγοντας το χαιρετισμό (Αγαπητέ/ή είναι η προεπιλογή), τη μορφή για το όνομα του παραλήπτη και το τελικό σημείο στίξης (ένα κόμμα είναι η προεπιλογή).

      και

    • Στην περιοχή Γραμμή χαιρετισμού για ονόματα παραληπτών που δεν είναι έγκυρα, επιλέξτε μια επιλογή από τη λίστα χαιρετισμού.

  3. Επιλέξτε OK.

  4. Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση.

Πώς να εισαγάγετε δεδομένα από το υπολογιστικό φύλλο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια επιστολή

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Εγγραφή και εισαγωγή πεδίων, επιλέξτε Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης, στην περιοχή Πεδία, επιλέξτε ένα όνομα πεδίου (όνομα στήλης στο υπολογιστικό φύλλο σας) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εισαγωγή.

  3. Επαναλάβετε το βήμα 2 όσες φορές χρειάζεται και επιλέξτε Κλείσιμο όταν τελειώσετε.

  4. Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη πεδίων από το υπολογιστικό φύλλο για συγχώνευση στο έγγραφο, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας. Και εάν σας ενδιαφέρει να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις επιλογές για τη ρύθμιση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανατρέξτε στο θέμα Διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word.

Βήμα 4: Προεπισκόπηση και ολοκλήρωση της συγχώνευσης αλληλογραφίας

Μετά την εισαγωγή των πεδίων συγχώνευσης που θέλετε, πραγματοποιήστε προεπισκόπηση των αποτελεσμάτων για να επιβεβαιώσετε ότι το περιεχόμενο είναι εντάξει και στη συνέχεια, μπορείτε να ολοκληρώσετε τη διαδικασία συγχώνευσης.

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, κάντε κλικ στην επιλογή Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων.

    Στιγμιότυπο οθόνης της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας" στο Word, που εμφανίζει την ομάδα "Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων".

  2. Επιλέξτε το κουμπί Επόμενη Κουμπί επόμενης εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας ή Προηγούμενη Κουμπί προηγούμενης εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας εγγραφή για να μετακινηθείτε ανάμεσα στις εγγραφές του αρχείου προέλευσης και να δείτε πώς θα εμφανίζονται οι εγγραφές στο έγγραφο.

  3. Στην ομάδα Τέλος, επιλέξτε Ολοκλήρωση και συγχώνευση και επιλέξτε Εκτύπωση εγγράφων ή Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Στιγμιότυπο οθόνης της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας" στο Word, που εμφανίζει την εντολή "Ολοκλήρωση και συγχώνευση" και τις επιλογές της.

Βήμα 5: Αποθήκευση της συγχώνευσης αλληλογραφίας

Όταν αποθηκεύετε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, εκείνο παραμένει συνδεδεμένο με την προέλευση δεδομένων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας για την επόμενη μαζική αλληλογραφία σας.

  • Ανοίξτε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας και επιλέξτε Ναι όταν το Word σάς ζητήσει να διατηρήσετε τη σύνδεση.

Δείτε επίσης

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×