Συγχώνευση αλληλογραφίας με φακέλους

Συγχώνευση αλληλογραφίας με φακέλους

Όταν θέλετε να στείλετε ομαδική αλληλογραφία σε άτομα της λίστας αλληλογραφίας σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για να δημιουργήσετε μια δέσμη φακέλων με διευθύνσεις. Κάθε φάκελος θα περιέχει μια διεύθυνση από τη λίστα αλληλογραφίας σας. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε και να εκτυπώσετε φακέλους χωρίς να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

Σημειώσεις: 

Τρία αρχεία στη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας, η οποία αποτελείται από ένα κύριο έγγραφο καθώς και μια λίστα αλληλογραφίας που παράγει σύνολα επιστολών ή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φακέλους ή ετικέτες.

Τα έγγραφα που εμπλέκονται στη δημιουργία και την εκτύπωση φακέλων με τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι τα εξής:

  • Το κύριο έγγραφο
    Αυτό το έγγραφο περιέχει κείμενο και γραφικά (ένα λογότυπο ή μια εικόνα, για παράδειγμα) που είναι πανομοιότυπα για κάθε έκδοση του συγχωνευμένου φακέλου. Ένα παράδειγμα πανομοιότυπου περιεχομένου είναι η διεύθυνση του αποστολέα στον φάκελο.

  • Η λίστα αλληλογραφίας
    Αυτό το έγγραφο περιέχει τις διευθύνσεις που θα εκτυπωθούν στους φακέλους.

Όταν συνδυάσετε αυτά τα δύο έγγραφα, ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα, θα έχετε φακέλους με διευθύνσεις.

Βήμα 1: Ρύθμιση της λίστας αλληλογραφίας

Η λίστα αλληλογραφίας είναι η προέλευση των δεδομένων σας. Μπορεί να είναι ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel, ένας κατάλογος επαφών του Outlook, μια βάση δεδομένων της Access ή μια λίστα διευθύνσεων του Office. Περιέχει τις εγγραφές που χρησιμοποιεί το Word για να αντλήσει πληροφορίες για τη δημιουργία των διευθύνσεων που θα εκτυπωθούν στους φακέλους.

Συμβουλές

  • Εάν δεν έχετε λίστα αλληλογραφίας, μπορείτε να δημιουργήσετε μία κατά τη διάρκεια της συγχώνευσης αλληλογραφίας. Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας, συλλέξτε όλες τις λίστες διευθύνσεων και προσθέστε τις στην προέλευση δεδομένων.

  • Εάν χρησιμοποιείτε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel, βεβαιωθείτε ότι η στήλη για τους ταχυδρομικούς κώδικες έχει μορφοποιηθεί ως κείμενο, ώστε να μην χαθούν τυχόν μηδενικά. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Μορφοποίηση αριθμών, ημερομηνιών και άλλων τιμών της συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Excel.

  • Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις επαφές του Outlook, βεβαιωθείτε ότι το Outlook είναι το προεπιλεγμένο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Βήμα 2: Έλεγχος της διάταξης του φακέλου

Ένα προκαταρκτικό βήμα στη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι η δημιουργία του φακέλου για τη συγχώνευση. Είναι πάντα μια καλή πρακτική να εκτελείτε μια μικρή δοκιμή μιας δεσμίδας φακέλων προτού πραγματοποιήσετε την πραγματική συγχώνευση της αλληλογραφίας.

Σημείωση: Εάν είστε εξοικειωμένοι με την εκτύπωση φακέλων στο σύστημά σας μπορείτε να μεταβείτε στο βήμα 3.

  1. Στο Word, επιλέξτε Αρχείο > Δημιουργία > Κενό έγγραφο.

  2. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Δημιουργία, κάντε κλικ στην επιλογή Φάκελοι.

    Εκτύπωση φακέλων

  3. Στη Διεύθυνση παραλήπτη, πληκτρολογήστε ένα δείγμα διεύθυνσης για να ελέγξετε πώς θα εμφανίζονται οι φάκελοι κατά την εκτύπωση.

    Πλαίσιο διεύθυνσης παραλήπτη φακέλου

    Σημείωση: Η διεύθυνση του δείγματος δεν θα εμφανίζεται στη συγχώνευση αλληλογραφίας.

  4. Στο πλαίσιο Διεύθυνση αποστολέα, πληκτρολογήστε τη διεύθυνσή σας.

    Πλαίσιο διεύθυνσης αποστολέα

  5. Επιλέξτε Επιλογές > Επιλογές φακέλου και κάντε τα εξής:

    • Στην αναπτυσσόμενη λίστα Μέγεθος φακέλου, επιλέξτε το μέγεθος που ταιριάζει με τον φάκελό σας ή ορίστε ένα Προσαρμοσμένο μέγεθος.

      Καρτέλα "Επιλογές φακέλων" για ρύθμιση του μεγέθους των φακέλων και της γραμματοσειράς των διευθύνσεων

      Σημείωση: Εάν επιλέξετε Προσαρμοσμένο μέγεθος, πληκτρολογήστε τις διαστάσεις του φακέλου στα πλαίσια Πλάτος και Ύψος. Κάντε κλικ στο κουμπί OK όταν τελειώσετε.

    • Στα πεδία Διεύθυνση παραλήπτη και Διεύθυνση αποστολέα, επιλέξτε γραμματοσειρά και την αριστερή και επάνω θέση απόστασης από τα άκρα για κάθε διεύθυνση.

      Σημείωση: Με βάση την προεπισκόπηση της διάταξης του φακέλου, κάντε τις απαραίτητες προσαρμογές για τα στοιχεία που θέλετε.

  6. Στην καρτέλα Επιλογές εκτύπωσης, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένη η σωστή Μέθοδος τροφοδοσίας, τοποθετήστε τον φάκελο έτσι ώστε να συμφωνεί με την εικόνα και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

    Σημείωση: Ο εκτυπωτής σας στέλνει στο Word πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο σωστής τοποθέτησης του φακέλου στον εκτυπωτή. Αυτές οι πληροφορίες εμφανίζονται στην ενότητα Μέθοδος τροφοδοσίας.

    Διάγραμμα επιλογών τροφοδοσίας για την τροφοδοσία φακέλων στον εκτυπωτή

  7. Επιλέξτε Εκτύπωση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ναι για να αποθηκεύσετε τη διεύθυνση αποστολέα ως την προεπιλεγμένη διεύθυνση.

    Σημείωση: Εάν ο φάκελος εκτυπώθηκε σωστά, συγχαρητήρια, είστε έτοιμοι να μεταβείτε στο επόμενο βήμα της διαδικασίας συγχώνευσης αλληλογραφίας. Εάν ο φάκελος δεν εκτυπωθεί όπως περιμένατε, επιστρέψτε στο βήμα 5 και αλλάξτε τις επιλογές διάταξης φακέλων και τις επιλογές Αλλαγή σελίδας όπως απαιτείται.

Βήμα 3: Έναρξη της συγχώνευσης αλληλογραφίας

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας > Φάκελοι.

    Μενού "Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας"

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές φακέλου, ορίστε τον φάκελο, επιλέγοντας φάκελο όπως στο Βήμα 2: Έλεγχος της διάταξης του φακέλου και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

    Σημείωση: Το Word δημιουργεί ένα έγγραφο με μέγεθος αντίστοιχο με τις διαστάσεις του φακέλου και εμφανίζει το σημείο όπου η διεύθυνση αποστολέα θα εμφανίζεται στον φάκελο.

  3. Εάν θέλετε να προσθέσετε μια διεύθυνση αποστολέα ή ένα λογότυπο στον φάκελό σας, τώρα είναι η κατάλληλη στιγμή για να το κάνετε.

  4. Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση και προσθέστε ένα όνομα αρχείου.

Βήμα 4: Σύνδεση της λίστας αλληλογραφίας με το κύριο έγγραφο

Τώρα είστε έτοιμοι να ανοίξετε την προέλευση δεδομένων για τη λίστα αλληλογραφίας σας.

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε Επιλογή παραληπτών και, στη συνέχεια, ενεργοποιήστε μια επιλογή.

    Εντολή "Πληκτρολόγηση νέας λίστας"

  2. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν δεν έχετε λίστα αλληλογραφίας, επιλέξτε Πληκτρολόγηση νέας λίστας και δημιουργήστε μία.

      ή

    • Εάν η λίστα αλληλογραφίας σας βρίσκεται σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel, μια βάση δεδομένων της Access ή σε έναν άλλο τύπο αρχείου δεδομένων, επιλέξτε Χρήση υπάρχουσας λίστας. Στη συνέχεια, μεταβείτε στη λίστα και επιλέξτε Άνοιγμα.

      ή

    • Εάν χρησιμοποιείτε τις επαφές του Outlook, επιλέξτε Επιλογή από τις επαφές του Outlook.

  3. Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση.

Επεξεργασία της λίστας αλληλογραφίας

Εάν εκτυπώνετε φακέλους για όλα τα άτομα της λίστας αλληλογραφίας σας, μεταβείτε στο Βήμα 5: Προσθήκη του μπλοκ διεύθυνσης στον φάκελο. Εάν θέλετε να εκτυπώσετε φακέλους για τα άτομα της λίστας που ζουν, για παράδειγμα, περίπου 20 χιλιόμετρα από μια εκδήλωση που διοργανώνετε, τότε, χρησιμοποιήστε ένα φίλτρο όπως τον ταχυδρομικό κώδικα για να περιορίσετε τη λίστα. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το φιλτράρισμα των δεδομένων σας, ανατρέξτε στο θέμα Ταξινόμηση και φιλτράρισμα των δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας.

Συμβουλή: Ίσως σας φανεί χρήσιμο να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία φίλτρου για να φιλτράρετε επαφές για τις οποίες δεν έχετε ταχυδρομική διεύθυνση. Με αυτόν τον τρόπο δεν σπαταλάτε φακέλους που δεν θα μπορείτε να αποστείλετε.

Για να επιλέξετε μεμονωμένα άτομα της λίστας για τα οποία θέλετε να δημιουργήσετε φακέλους, κάντε τα εξής:

  1. Επιλέξτε Επεξεργασία λίστας παραληπτών.

    Στιγμιότυπο οθόνης της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας" στο Word, που εμφανίζει την εντολή "Επεξεργασία λίστας παραληπτών" με επισήμανση.

  2. Ελέγξτε τα ονόματα των ατόμων που θέλετε να λάβουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

    Επιλογή σειρών με κλικ στο πλαίσιο ελέγχου

    Μπορείτε επίσης να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε τη λίστα για να κάνετε ευκολότερη την εύρεση ονομάτων και διευθύνσεων.

Βήμα 5: Προσθήκη του μπλοκ διεύθυνσης στον φάκελο

Το μπλοκ διεύθυνσης είναι ένα πεδίο συγχώνευσης αλληλογραφίας. Το πεδίο συγχώνευσης, γνωστό επίσης και ως πλαίσιο κράτησης θέσης, χρησιμοποιείται για να επισημάνετε τη θέση όπου θέλετε να εμφανίζονται οι διευθύνσεις στον φάκελο.

Σημείωση: Είναι συχνά πιο εύκολο να στοιχίσετε σωστά το μπλοκ διευθύνσεων αν ενεργοποιήσετε πρώτα την εμφάνιση των σημαδιών παραγράφου (¶). Για να τα ενεργοποιήσετε, μεταβείτε στην Κεντρική καρτέλα της κορδέλας και κάντε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση/απόκρυψη ή πατήστε τον συνδυασμό πλήκτρων CTRL+SHIFT+8.

  1. Τοποθετήστε τον δρομέα στο σημείο που θέλετε να τοποθετηθεί το μπλοκ διεύθυνσης. Εάν έχετε ενεργοποιημένη την εμφάνιση των σημαδιών παραγράφου, κάντε κλικ αμέσως μετά το σημάδι παραγράφου (¶) που έχει τοποθετήσει το Word στο μέσον του φακέλου.

  2. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Εγγραφή και εισαγωγή πεδίων, επιλέξτε Μπλοκ διεύθυνσης.

    Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης "Μπλοκ διεύθυνσης"

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης, επιλέξτε μια μορφή για το όνομα του παραλήπτη, όπως θα εμφανίζεται στο φάκελο.

    Επιλογές μπλοκ διεύθυνσης

    Σημείωση: Στην περιοχή Προεπισκόπηση, επιλέξτε το κουμπί για την Επόμενη Κουμπί επόμενης εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας ή την Προηγούμενη Κουμπί προηγούμενης εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας εγγραφή για να μετακινηθείτε στις εγγραφές της προέλευσης δεδομένων και να δείτε πώς θα εμφανίζεται μια διεύθυνση στον φάκελο.

  4. Επιλέξτε OK.

  5. Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε το συγχωνευμένο έγγραφο πριν να συνεχίσετε.

Επαλήθευση των ονομάτων των πεδίων συγχώνευσης

Βεβαιωθείτε ότι το Word τοποθετεί τα ονόματα και τις διευθύνσεις από τη λίστα αλληλογραφίας στα σωστά σημεία στο φάκελό σας.

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Εγγραφή και εισαγωγή πεδίων, επιλέξτε Ταίριασμα πεδίων.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Ταίριασμα πεδίων, η στήλη στα αριστερά είναι τα ονόματα των πεδίων που χρησιμοποιεί το Word σε ένα μπλοκ διεύθυνσης. Η στήλη στα δεξιά σάς δίνει τη δυνατότητα να ταιριάξετε τα πεδία στην προέλευση δεδομένων με αυτά τα ονόματα πεδίων. Βεβαιωθείτε ότι τα ονόματα των πεδίων που εμφανίζονται στην αριστερή πλευρά συμφωνούν με τα ονόματα των επικεφαλίδων στήλης για τις εγγραφές στη λίστα αλληλογραφίας σας, ώστε το Word να τοποθετήσει τα σωστά δεδομένα στη σωστή θέση στον φάκελό σας.

    Παράθυρο διαλόγου 'Ταίριασμα πεδίων'
  3. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν τα ονόματα πεδίου που εμφανίζονται ταιριάζουν με τις επικεφαλίδες στηλών που χρησιμοποιήσατε για τις εγγραφές στην προέλευση δεδομένων λίστας αλληλογραφίας, μην κάνετε τίποτα.

      ή

    • Εάν εμφανίζεται η ένδειξη (χωρίς αντιστοιχία) σε ένα όνομα πεδίου που αναμένατε να ταιριάζει με μια επικεφαλίδα στήλης στην προέλευση δεδομένων σας, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος και, στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα πεδίου στην προέλευση δεδομένων λίστας αλληλογραφίας. Επαναλάβετε ανάλογα με τις απαιτήσεις.

  4. Επιλέξτε OK.

Βήμα 6: Προεπισκόπηση και εκτύπωση των φακέλων

Κάντε έναν τελικό έλεγχο πριν από την εκτύπωση των φακέλων.

  1. Επιλέξτε Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί για την Επόμενη Κουμπί επόμενης εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας ή την Προηγούμενη Κουμπί προηγούμενης εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας εγγραφή, για να βεβαιωθείτε ότι τα ονόματα και οι διευθύνσεις σε όλους τους φακέλους εμφανίζονται σωστά.

    Στιγμιότυπο οθόνης της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας" στο Word, που εμφανίζει την ομάδα "Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων".

    Συμβουλή:  Για να μεταβείτε στην αρχή της λίστας, επιλέξτε το κουμπί για την Πρώτη Κουμπί πρώτης εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας εγγραφή και, για να μεταβείτε στο τέλος της λίστας, επιλέξτε το κουμπί για την Τελευταία Κουμπί τελευταίας εγγραφής για τα αποτελέσματα της προεπισκόπησης συγχώνευσης αλληλογραφίας εγγραφή.

  2. Επιλέξτε Ολοκλήρωση και συγχώνευση > Εκτύπωση εγγράφων.

    Στιγμιότυπο οθόνης της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας" στο Word, που εμφανίζει την εντολή "Ολοκλήρωση και συγχώνευση" και τις επιλογές της.

Βήμα 7: Αποθήκευση του εγγράφου φακέλου συγχώνευσης αλληλογραφίας

Όταν αποθηκεύετε το έγγραφο φακέλου συγχώνευσης αλληλογραφίας, εκείνο παραμένει συνδεδεμένο με τη λίστα αλληλογραφίας ώστε να μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ξανά για την επόμενη μαζική αλληλογραφία σας.

Για να χρησιμοποιήσετε ξανά το έγγραφο φακέλου συγχώνευσης αλληλογραφίας

  • Ανοίξτε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας για φακέλους και επιλέξτε Ναι όταν το Word σάς ζητήσει να διατηρήσετε τη σύνδεση.

Για να αλλάξετε τις διευθύνσεις στο έγγραφο του φακέλου συγχώνευσης αλληλογραφίας

  • Ανοίξτε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας για τους φακέλους και επιλέξτε Επεξεργασία λίστας παραληπτών για να ταξινομήσετε, να φιλτράρετε και να επιλέξετε συγκεκριμένες διευθύνσεις.

Δείτε επίσης

Έχετε κάποια ερώτηση σχετικά με τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word που δεν απαντήθηκε εδώ;

Δημοσιεύστε μια ερώτηση στο φόρουμ κοινότητας του Word

Βοηθήστε μας να βελτιώσουμε το Word

Έχετε προτάσεις σχετικά με το πώς μπορούμε να βελτιώσουμε τη συγχώνευση αλληλογραφίας (ή οποιαδήποτε άλλη δυνατότητα) του Word; Εάν ναι, επισκεφθείτε το User Voice του Word και πείτε μας!

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×