Συγχώνευση αλληλογραφίας: Κανόνες

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Σε αυτό το άρθρο

Σχετικά με τους κανόνες και πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας

Ορισμός των κανόνων

Πληροφορίες για τη συγχώνευση αλληλογραφίας και τους κανόνες

Μπορείτε να καθορίσετε τους κανόνες έτσι, ώστε να ελέγχετε τον τρόπο με τον οποίο το Microsoft Word συγχωνεύει πληροφορίες.

  • Πεδίο ASK και πεδίο FILLIN εμφανίζουν μια ερώτηση καθώς το Word συγχωνεύει κάθε εγγραφή δεδομένων με το κύριο έγγραφο. Την απάντηση στην ερώτηση εμφανίζεται στη συγκεκριμένη φόρμα επιστολής, συμβόλαιο ή άλλο συγχωνευμένο έγγραφο που προκύπτει από την εγγραφή δεδομένων.

    Πεδίο ASK    Χρησιμοποιήστε ένα πεδίο ASK όταν θέλετε να επαναλάβετε τις ίδιες πληροφορίες σε περισσότερα από ένα σημεία του εγγράφου. Για παράδειγμα μπορείτε να ζητήσετε από το χρήστη για το όνομα του μήνα, εάν το όνομα του μήνα εμφανίζεται σε περισσότερα από ένα σημεία σε μηνιαίο υπόμνημα.

    Πεδίο FILLIN     Χρησιμοποιήστε ένα πεδίο FILLIN όταν θέλετε να εισάγετε πληροφορίες μία μόνο φορά, όπως ένα προσωπικό υστερόγραφο σε μια επιστολή συγχώνευσης αλληλογραφίας.

  • IF... Στη συνέχεια... Άλλο... χρησιμοποιούν πεδία IF για να εμφανίσετε πληροφορίες με βάση μια συνθήκη που καθορίζετε. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι το αρχείο δεδομένων πελατών περιέχει διευθύνσεις εσωτερικού και εξωτερικού. Το πεδίο χώρα/περιοχή στις διευθύνσεις εσωτερικού είναι κενό. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εάν... Στη συνέχεια... Άλλο... κανόνα για να προσαρμόσετε ένα μήνυμα για όλους τους παραλήπτες. Για παράδειγμα, μπορεί να βλέπουν οι παραλήπτες των οποίων το πεδίο χώρα/περιοχή είναι κενό, "Θα σας υποδεχθούμε στην πύλη κατά την άφιξή τους," ότι ενδέχεται να δείτε όλους τους άλλους παραλήπτες, "θα υποδεχθούμε στο γραφείο κοντά στο τελωνείο."

  • ΟΡΙΣΜΌΣ πεδίων (Ορισμός σελιδοδείκτη) σας επιτρέπει να αντιστοιχίσετε κείμενο, έναν αριθμό ή άλλες πληροφορίες σε ένα σελιδοδείκτης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις πληροφορίες πολλές φορές στα που προκύπτει συγχωνευμένα έγγραφα. Εάν οι πληροφορίες αλλάξουν, μπορείτε να επεξεργαστείτε το πεδίο SET μία φορά αντί για αναζήτηση μέσα στο κύριο έγγραφο και να αλλάζετε κάθε εμφάνιση της αλλαγής. Πρέπει να τοποθετήσετε ένα πεδίο REF σε κάθε σημείο όπου θέλετε τα περιεχόμενα του πεδίου "ΣΎΝΟΛΟ" για να εμφανίζονται.

    Για παράδειγμα, εάν διαθέτετε μια φόρμα επιστολής που ανακοινώνει ένα συμβάν, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πεδίο SET για να αντιστοιχίσετε το όνομα του συμβάντος σε έναν σελιδοδείκτη. Κάθε φορά που το όνομα του συμβάντος εμφανίζεται στο έγγραφο, τοποθετήστε ένα πλαίσιο REF που αναφέρεται στο σελιδοδείκτη που ρυθμίσατε στο πεδίο SET. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και πάλι την ίδια φόρμα επιστολής για άλλα συμβάντα, αλλάζοντας το όνομα συμβάντος στο πεδίο SET.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε MERGEREC, MERGESEQ, ΕΠΌΜΕΝΟ, NEXTIFκαι πεδία SKIPIF σε μια συγχώνευση αλληλογραφίας.

Αρχή της σελίδας

Καθορισμός των κανόνων

Μπορείτε να καθορίσετε τους κανόνες για μια συγχώνευση αλληλογραφίας ενώ ρυθμίζετε τη συγχώνευση.

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Εγγραφή & εισαγωγή πεδίων, κάντε κλικ στο στοιχείο Κανόνες.

    Κορδέλα του Office 2010

  2. Επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να εισαγάγετε.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×