Συγχώνευση αλληλογραφίας: Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης

Σε αυτό το άρθρο

Πληροφορίες για τα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας

Προσθήκη πεδίων ή συμβόλων κράτησης θέσης

Πληροφορίες για τα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας

Τα σύμβολα κράτησης θέσης, όπως η διεύθυνση και ο χαιρετισμός, ονομάζονται πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας. Τα πεδία στο Word αντιστοιχούν στις επικεφαλίδες στήλης στο αρχείο δεδομένων που επιλέγετε.

Αρχείο δεδομένων με στήλες (κατηγορίες) και γραμμές (εγγραφές)

1. Οι στήλες σε ένα αρχείο δεδομένων δηλώνουν κατηγορίες πληροφοριών. Τα πεδία που προσθέτετε στο κύριο έγγραφο είναι σύμβολα κράτησης θέσης για τις κατηγορίες αυτές.

2. Οι γραμμές σε ένα αρχείο δεδομένων δηλώνουν εγγραφές πληροφοριών. Το Word παράγει ένα αντίγραφο του κύριου εγγράφου για κάθε εγγραφή κατά την εκτέλεση της συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Όταν εισάγετε ένα πεδίο στο κύριο έγγραφο, υποδεικνύετε ότι θέλετε να εμφανίζεται στη θέση αυτή μια συγκεκριμένη κατηγορία πληροφοριών, όπως ένα όνομα ή μια διεύθυνση.

Πεδία που έχουν εισαχθεί σε ένα έγγραφο του Word

Σημείωση: Όταν εισάγετε ένα πεδίο συγχώνευσης αλληλογραφίας σε ένα κύριο έγγραφο, το όνομα του πεδίου εσωκλείεται πάντα σε διάσημα (« »). Αυτά τα διάσημα δεν εμφανίζονται στα συγχωνευμένα έγγραφα. Σας βοηθούν απλώς να διαχωρίσετε τα πεδία από το κανονικό κείμενο στο κύριο έγγραφο.

Κατά τη συγχώνευση, οι πληροφορίες από την πρώτη γραμμή στο αρχείο δεδομένων αντικαθιστούν τα πεδία στο κύριο έγγραφο για να δημιουργήσουν το πρώτο συγχωνευμένο έγγραφο. Οι πληροφορίες από τη δεύτερη γραμμή στο αρχείο δεδομένων αντικαθιστούν τα πεδία για να δημιουργήσουν το δεύτερο συγχωνευμένο έγγραφο κ.ο.κ.

Συγχώνευση πληροφοριών από το αρχείο δεδομένων στο έγγραφο

Προσθήκη πεδίων ή συμβόλων κράτησης θέσης

  1. Στο κύριο έγγραφο, πληκτρολογήστε οποιοδήποτε περιεχόμενο που θέλετε να εμφανίζεται σε κάθε αντίγραφο του εγγράφου.

    Για να προσθέσετε μια εικόνα, όπως ένα λογότυπο, επιλέξτε Εικόνα στην ομάδα Απεικονίσεις της καρτέλας Εισαγωγή.

  2. Κάντε κλικ στο σημείο όπου θέλετε να εισαγάγετε το πεδίο.

  3. Χρησιμοποιήστε την ομάδα Εγγραφή & εισαγωγή πεδίων στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας.

    Κορδέλα του Office 2010

  4. Προσθέστε οποιοδήποτε από τα παρακάτω στοιχεία:

    Μπλοκ διευθύνσεων με όνομα, διεύθυνση και άλλες πληροφορίες

    1. Κάντε κλικ στην επιλογή Μπλοκ διεύθυνσης.

    2. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης, επιλέξτε τα στοιχεία της διεύθυνσης που θέλετε να συμπεριλάβετε και τις μορφές που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    3. Εάν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Ταίριασμα πεδίων, αυτό σημαίνει ότι το Word δεν είναι σε θέση να βρει ορισμένες από τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για τη συμπλήρωση του μπλοκ διεύθυνσης. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο πεδίο (δεν αντιστοιχίστηκε) και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πεδίο από την προέλευση δεδομένων που αντιστοιχεί στο πεδίο που απαιτείται για τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

    Γραμμή χαιρετισμού

    1. Κάντε κλικ στην εντολή Γραμμή χαιρετισμού.

    2. Επιλέξτε κάθε μορφή γραμμής χαιρετισμού που περιλαμβάνει το χαιρετισμό, τη μορφή ονόματος και τα ακόλουθα σημεία στίξης.

    3. Επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να εμφανίζεται σε περίπτωση που το Microsoft Word δεν μπορεί να ερμηνεύσει το όνομα του παραλήπτη όταν, για παράδειγμα, η προέλευση δεδομένων δεν περιλαμβάνει όνομα ή επώνυμο παραλήπτη, παρά μόνο όνομα εταιρείας.

    4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    5. Εάν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Ταίριασμα πεδίων, το Word δεν είναι σε θέση να βρει ορισμένες από τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για τη γραμμή χαιρετισμού. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο πεδίο (δεν αντιστοιχίστηκε) και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πεδίο από την προέλευση δεδομένων που αντιστοιχεί στο πεδίο που απαιτείται για τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

    Μεμονωμένα πεδία

    Μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες από μεμονωμένα πεδία, όπως το όνομα, τον αριθμό τηλεφώνου ή το ποσό συμβολής από μια λίστα δωρητών. Για να προσθέσετε γρήγορα ένα πεδίο από το αρχείο δεδομένων στο κύριο έγγραφο ετικέτας, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα του πεδίου.

    Για περισσότερες επιλογές σχετικά με την εισαγωγή μεμονωμένων πεδίων στο έγγραφο, κάντε τα εξής:

    1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Εγγραφή & εισαγωγή πεδίων, επιλέξτε Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης.

    2. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης, κάντε ένα από τα εξής:

      • Για να επιλέξετε πεδία διεύθυνσης που θα αντιστοιχούν αυτόματα στα πεδία στην προέλευση δεδομένων σας, ακόμη και εάν τα πεδία της προέλευσης δεδομένων δεν έχουν το ίδιο όνομα με τα πεδία σας, κάντε κλικ στην επιλογή Πεδία διεύθυνσης.

      • Για να επιλέξετε τα πεδία που λαμβάνουν πάντα δεδομένα άμεσα από μια στήλη στο αρχείο δεδομένων, επιλέξτε Πεδία βάσης δεδομένων.

    3. Στο πλαίσιο Πεδία, κάντε κλικ στο πεδίο που θέλετε.

    4. Επιλέξτε Εισαγωγή και, στη συνέχεια, Κλείσιμο.

    5. Εάν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Ταίριασμα πεδίων, το Word δεν είναι σε θέση να βρει ορισμένες από τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την εισαγωγή του πεδίου. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο πεδίο (δεν αντιστοιχίστηκε) και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πεδίο από την προέλευση δεδομένων που αντιστοιχεί στο πεδίο που απαιτείται για τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

      Σημείωση: Εάν εισαγάγετε ένα πεδίο από τη λίστα Πεδία βάσης δεδομένων και, στη συνέχεια, αλλάξετε σε μια προέλευση δεδομένων που δεν έχει μια στήλη με το ίδιο όνομα, το Word δεν θα έχει τη δυνατότητα να εισαγάγει τις πληροφορίες αυτού του πεδίου στο συγχωνευμένο έγγραφο.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×