Στόχος διαχείρισης έργου: Προσθήκη ατόμων και ανάθεση εργασιών

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Προσθήκη πόρων στο έργο σας

Όταν αναθέτετε το έργο σας σε άτομα, θα πρέπει να λάβετε υπόψη σας δύο πράγματα:

  1. Πρέπει να προσθέσετε άτομα στο χρονοδιάγραμμα του έργου σας πριν να . . .

  2. Μπορείτε να τους αναθέσετε εργασίες.

Αυτή η διαφορά συνήθως προκαλεί σύγχυση κατά την εργασία με οποιοδήποτε λογισμικό διαχείρισης έργου.

Για περισσότερα άρθρα σε αυτήν τη σειρά των οδηγιών διαχείρισης έργου, ανατρέξτε στο θέμα Ο χάρτης διαχείρισης έργου.

Συμβουλές διαχείρισης έργου πριν ξεκινήσετε. . .

Αν είστε νέοι στη διαχείριση έργου Αν είστε νέοι στη διαχείριση έργου, μπορεί να συνειδητοποιήσετε ότι υπάρχουν περισσότερα για τα οποία πρέπει να ανησυχείτε εκτός από την προσθήκη εργασιών, όπως το πόσα άτομα πρέπει να απασχοληθούν σε αυτές, τον υπολογισμό των αργιών και των διακοπών των ατόμων και με ποιον τρόπο και πού πρέπει να τοποθετήσετε προσωπικές πληροφορίες, όπως αριθμούς τηλεφώνου, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πληροφορίες μισθού.

Εδώ θα βρείτε συμβουλές για να έχετε γρήγορα αποτελέσματα.

  • Μάθετε ποιους τύπους πόρων μπορείτε να αναθέσετε σε εργασίες    Αφού συγκεντρώσετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε σχετικά με τις εργασίες του έργου, προσδιορίστε τους τύπους των πόρων που θα χρειαστείτε.

    • Ανθρώπινοι πόροι    Αυτοί οι πόροι συνήθως θεωρούμε ότι απασχολούνται στις εργασίες. Ορισμένες φορές, οι διαχειριστές έργου τους αποκαλούν πόρους εργασίας, σε αντίθεση με τα υλικά και τον εξοπλισμό.

    • Εταιρικοί πόροι    Αυτοί οι πόροι είναι πόροι εργασίας με διαχείριση και κοινή χρήση σε ολόκληρη την εταιρεία. Οι εταιρικοί πόροι χρησιμοποιούνται με το Project Professional.

    • Υλικοί πόροι    Αυτοί οι πόροι περιλαμβάνουν τους υπολογιστές ή τα μηχανήματα που χρησιμοποιούνται για να ολοκληρωθούν οι εργασίες.

    • Γενικοί πόροι    Αυτοί οι πόροι καθορίζουν τις ανάγκες προσωπικού για εργασίες και όχι συγκεκριμένα άτομα, όπως ξυλουργούς ή προγραμματιστές.

  • Λάβετε υπόψη σας πώς ο αριθμός των πόρω ν αλλάζει τη διάρκεια Όταν τοποθετείτε πολλούς πόρους σε μια εργασία, θα περιμένατε η διάρκεια μιας εργασίας να μειωθεί. Σε πολλές περιπτώσεις, ωστόσο, η προσθήκη ατόμων σε μια εργασία μπορεί να έχει το αντίθετο αποτέλεσμα. Μπορεί να προσθέσει επιπλέον κόστος, επιπλέον επικοινωνία και άλλα προβλήματα. Για παράδειγμα, το σχέδιο για μια νέα γέφυρα με διόδια μάλλον δεν θα ολοκληρωθεί πιο γρήγορα αν διπλασιάσετε τον αριθμό των αρχιτεκτόνων στο έργο. Το Project σάς επιτρέπει να ελέγχετε τι συμβαίνει με τις διάρκειες εργασιών μετά την προσθήκη πόρων σε εργασίες.

  • Λάβετε υπόψη σας πώς οι δυνατότητες ενός ατόμου επηρεάζουν τη διάρκεια των εργασιών Η εμπειρία ενός ατόμου μπορεί να επηρεάζει άμεσα τη διάρκεια της εργασίας. Μπορεί να περιμένετε ένα άτομο με πέντε χρόνια εμπειρίας να ολοκληρώσει μια εργασία σε λιγότερο χρόνο από κάποιον με δύο.

Αν είστε έμπειρος διαχειριστής έργου Καθώς τα έργα γίνονται μεγαλύτερα, υπάρχουν περισσότερα πράγματα που πρέπει να σκεφτείτε. Τώρα ανησυχείτε για τη χρήση των πόρων σε άλλα τμήματα, την πρόσληψη προμηθευτών, την παρακολούθηση της εργασίας εκατοντάδων ατόμων, τη δημιουργία αναφορών για εκτελεστικά στελέχη και πολλά άλλα πράγματα που δεν έχετε καν σκεφτεί ακόμα. Ευτυχώς, το Microsoft Project διαθέτει τα εξειδικευμένα εργαλεία που θα χρειαστείτε.

Δείτε εδώ συμβουλές που θα αυξήσουν την εξειδίκευσή σας.

  • Αναθεώρηση και περιορισμός των εκτιμήσεων διάρκειας    Χρησιμοποιήστε τις πληροφορίες που συλλέγετε σχετικά με το τρέχον έργο σας και παρόμοια έργα για να περιορίσετε τις εκτιμήσεις διάρκειας. Η ακρίβεια των εκτιμήσεών σας για τις απαιτήσεις πόρων (και, συνεπώς, για το κόστος του έργου) εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την ακρίβεια των εκτιμήσεων για τη διάρκεια των εργασιών.

  • Παρακολούθηση προόδου πόρων    Βεβαιωθείτε ότι τα άτομα στο έργο σας στέλνουν τακτικά ενημερώσεις κατάστασης των εργασιών τους. Οι προβολές και αναφορές στο Microsoft Project σάς βοηθούν να παρακολουθήσετε τι κάνουν όλοι.

  • Αναγνώριση προβλημάτων υπερ-ανάθεσης πόρων    Το Project μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε πότε τα άτομα εργάζονται σε πάρα πολλές εργασίες ταυτόχρονα.

  • Παρακολούθηση γραμμών βάσης   

  • Οι γραμμές βάσης παρέχουν ένα στιγμιότυπο του έργου σας, ώστε να συγκρίνετε την τρέχουσα πρόοδο των εργασιών με όσα είχατε προγραμματίσει στην αρχή.

  • Κατανομή εργασίας μέσω ισοστάθμισης    Όταν τα άτομα εργάζονται σε πάρα πολλές εργασίες ταυτόχρονα, το Project μπορεί να προσαρμόσει τις αναθέσεις σε έναν πιο ρεαλιστικό φόρτο εργασίας. Η ισοστάθμιση της ανάθεσης πόρων είναι ένας τρόπος να εξισορροπήσετε το φόρτο.

  • Εξαγωγή δεδομένων έργου στο Excel για περαιτέρω ανάλυση Το Excel μπορεί να σας βοηθήσει όταν χρειάζεστε περαιτέρω ανάλυση των πληροφοριών του Project. Για παράδειγμα, μπορείτε να εξαγάγετε πληροφορίες εργασιών και πόρων στο Excel για σύνθετες αναφορές εκτελεσθείσας αξίας και, στη συνέχεια, να εμφανίσετε τις πληροφορίες χρησιμοποιώντας γραφήματα Sparkline για να δείτε την κατανομή των εξόδων σε σχέση με το ποσοστό εργασίας που έχει ολοκληρωθεί.

    Χρήση γραφημάτων sparkline στη διαχείριση έργου

    Εκπαίδευση εργαζομένων σε νέες δεξιότητες    Οι μεγάλες επιχειρήσεις επενδύουν χρόνο και χρήμα για να εκπαιδεύσουν τους εργαζομένους τους για νέες δεξιότητες και για εργασία σε διάφορα περιβάλλοντα. Η εκπαίδευση των υπαλλήλων που υπάρχουν ήδη μπορεί να αποτελέσει έναν πιο οικονομικό τρόπο για να βελτιώσετε τις επιδόσεις από το να προσλάβετε νέα άτομα.

Βήμα 1: Προσθήκη ατόμων στο έργο σας

Προσθήκη ατόμων στο έργο σας

Πρέπει να προσθέσετε άτομα καθώς και άλλους πόρους για να μπορέσετε να τους αναθέσετε εργασίες. Οι άλλοι πόροι μπορεί να περιλαμβάνουν υλικούς πόρους, όπως τσιμέντο ή χρώματα ή να είναι πόροι κόστους, όπως αεροπορικά εισιτήρια και γεύματα.

Αλλαγή εργάσιμων ημερών για το ημερολόγιο έργου

Μετά την προσθήκη ατόμων σε ένα έργο, τροποποιήστε τα ημερολόγια εργασίας τους ώστε να ληφθούν υπόψη οι εργάσιμες ώρες τους. Το Project θεωρεί ότι οι περισσότεροι άνθρωποι εργάζονται μια τυπική εβδομάδα, από Δευτέρα έως Παρασκευή, 8 π.μ. έως 5 μ.μ. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να ακολουθήσετε πιστά αυτό το χρονοδιάγραμμα εργασίας.

Προσθήκη αργιών και ημερών άδειας

Όλα χρειαζόμαστε διακοπές. Όλοι αρρωσταίνουμε. Και σε όλους μας αρέσουν οι αργίες. Μάθετε πώς να υπολογίζετε αυτό τον μη προγραμματισμένο χρόνο προσθέτοντάς τον στο χρονοδιάγραμμα.

Κοινή χρήση ατόμων με ένα χώρο συγκέντρωσης πόρων

Μπορείτε να προσθέσετε άτομα στο έργο σας από ένα χώρο συγκέντρωσης πόρων. Ένας χώρος συγκέντρωσης πόρων σάς επιτρέπει να διατηρείτε όλες τις πληροφορίες σχετικά με τα άτομα σε ένα αρχείο του Project που μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως μέρος κυρίων έργων.

Απόκρυψη στήλης ευαίσθητων πληροφοριών

Μπορείτε να προσθέσετε ευαίσθητες πληροφορίες, όπως μισθούς και αριθμούς τηλεφώνου, σε ένα έργο αλλά να αποκρύψετε την προβολή αυτών των πληροφοριών — χωρίς να χάσετε πληροφορίες.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 2: Ανάθεση ατόμων και άλλων πόρων σε εργασίες

Ανάθεση ατόμων σε εργασίες

Μετά την προσθήκη εργασιών στο χρονοδιάγραμμα, μπορείτε να ξεκινήσετε να τις αναθέτετε σε άτομα.

Εμφάνιση ονομάτων εργασιών δίπλα σε ράβδους γραφήματος Gantt

Μπορείτε να κατανοήσετε τις γραμμές Gantt πιο εύκολα, αν δίπλα τους εμφανίζονται ονόματα εργασιών. Αυτό είναι χρήσιμο σε αναφορές και συσκέψεις.

Εισαγωγή κόστους για άτομα και υλικά

Όταν προσθέτετε άτομα σε ένα έργο, μπορείτε να προσθέσετε και το κόστος τους. Στη συνέχεια, αφού αναθέσετε εργασίες στα άτομα, το Microsoft Project υπολογίζει αυτόματα το κόστος του έργου.

Έλεγχος ενημερώσεων κατάστασης

Όταν τα άτομα εισαγάγουν την κατάσταση εργασίας τους, μπορείτε να δείτε τις αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα στο Project.

Κατάργηση ενός ατόμου από το έργο

Ίσως κάποιος συνεργάτης αποχώρησε από το έργο ή την εταιρεία ή, επειδή έχετε πληκτρολογήσει λάθος ένα όνομα, αυτό το άτομο δεν υπήρξε ποτέ. Για όλους αυτούς τους λόγους, ίσως χρειαστεί να καταργήσετε άτομα από ένα έργο.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 3: Διαχείριση ατόμων και άλλων πόρων

Επιλέξτε τη σωστή προβολή για την προβολή πόρων

Αφού έχετε αναθέσει εργασίες στα άτομα και έχουν ξεκινήσει οι εργασίες, χρησιμοποιήστε τις πολλές προβολές του Project για να παρακολουθήσετε την πρόοδό τους και να κάνετε αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα.

Αλλαγή διάρκειας εργασίας

Μία μέθοδος για τη διαχείριση προβλημάτων φόρτου εργασίας είναι να μειώσετε τη διάρκεια των εργασιών.

Κατανομή εργασίας για ελάφρυνση του φόρτου εργασίας των ατόμων

Όταν τα άτομα στο έργο σας εργάζονται σε πάρα πολλές αναθέσεις ταυτόχρονα, μπορείτε να αφήσετε το Project να κατανείμει την εργασία πιο ομοιόμορφα.

Αλλαγή της ρύθμισης καθοδήγησης μέσω προσπάθειας για τύπους εργασιών

Όταν προσθέτετε ή αφαιρείτε άτομα από μια εργασία, το Project επιμηκύνει ή συντομεύει τη διάρκεια της εργασίας. Αυτό είναι ο προγραμματισμός με καθοδήγηση μέσω προσπάθειας. Αν δεν θέλετε η διάρκεια να αλλάξει, μπορείτε να αλλάξετε τη ρύθμιση καθοδήγησης μέσω προσπάθειας για την εργασία.

Παρακολούθηση της προόδου του χρονοδιαγράμματός σας

Η παρακολούθηση των εργασιών ενός έργου δεν είναι μόνο σημαντική για να διασφαλίσετε ότι το έργο σας θα ολοκληρωθεί εγκαίρως. Σας επιτρέπει, επίσης, να μάθετε από τα λάθη και τις επιτυχίες σε ένα έργο.

Αποθήκευση μιας γραμμής βάσης

Όταν ο διευθυντής σας θέλει να ενημερωθεί για την πρόοδο του έργου σε σχέση με το αρχικό σχέδιο, το τελευταίο πράγμα που θέλετε να απαντήσετε είναι "Δεν ξέρω". Μπορείτε να αποφύγετε να βρεθείτε σε αυτήν τη θέση ορίζοντας μια γραμμή βάσης ως στιγμιότυπο του αρχικού χρονοδιαγράμματος πριν να ξεκινήσει το έργο.

Επικοινωνία με την ομάδα σας

Αφού κάνετε αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα κάποιου χρήστη, ανακοινώστε αυτές τις αλλαγές ώστε να μην χαθούν πληροφορίες.

Προβολή αναφοράς έργου της προόδου των ατόμων

Δημιουργήστε και προσαρμόστε αναφορές με γραφικά για την πρόοδο του έργου. Μπορείτε να προβάλετε αυτές τις αναφορές στο Project ή να τις εξαγάγετε σε άλλες εφαρμογές, όπως το PowerPoint, το Word ή το Excel.

Συνομιλία ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων με ένα μέλος της ομάδας έργου με το Lync

Όταν προκύπτουν ερωτήσεις σχετικά με μια εργασία, το Project σάς παρέχει πλέον διάφορους τρόπους για να έχετε άμεσες απαντήσεις. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω σε ένα όνομα και κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή άμεσου μηνύματος για να ξεκινήσετε μια περίοδο λειτουργίας ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων στο Lync.

Επιστροφή στο θέμα Χάρτης διαχείρισης έργου

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×