Στόχος διαχείρισης έργου: Κοινοποίηση πληροφοριών έργου

Σημαντικό: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Επικοινωνία με την ομάδα σας

Η κοινοποίηση πληροφοριών έργου είναι συχνά δύσκολη, είτε αφορά τη λήψη πληροφοριών κατάστασης από την ομάδα σας είτε την κοινοποίηση της κατάστασης του έργου σε εκτελεστικά στελέχη.

Μάθετε πότε και πώς να κοινοποιείτε και να αναφέρετε πληροφορίες έργου. Διαφορετικά, δεν υπάρχει αποτελεσματική συνεργασία και η επιτυχία του έργου σας μπορεί να κινδυνεύει.

Για περισσότερα άρθρα σε αυτήν τη σειρά των οδηγιών διαχείρισης έργου, ανατρέξτε στο θέμα Ο χάρτης διαχείρισης έργου.

Συμβουλές διαχείρισης έργου πριν ξεκινήσετε. . .

  • Λίστα των ενδιαφερομένων σας    Πριν ξεκινήσει ένα έργο, δείτε ποιος είναι τους ενδιαφερόμενους. Μία ότι προς θέσης ενός έργου είναι να ξεχάσετε έναν κρίσιμες ενδιαφερόμενων ποιος έχει επιλέξτε Μετάβαση/όχι επίδραση στο έργο σας

  • Καταρτίστε έγκαιρα ένα πρόγραμμα επικοινωνίας    Σχεδίαση στρατηγικές επικοινωνίας και διεργασίες στο έργο σας πριν να ξεκινήσει το έργο. Ακόμη καλύτερα, έχετε διεργασίες επικοινωνίας που εμφανίζονται ως εργασίας στην οι πρώτες γραμμές του έργου σας, έτσι ώστε να μετατραπεί σε αυτό κρίσιμο μέρος της συνεργασίας δέσμευσης όλων των χρηστών.

  • Συχνά επικοινωνία    Συλλογή πληροφοριών κατάστασης εργασίας όταν είναι μια εβδομάδα σχετικά με το δικαίωμα να κεντρικών απενεργοποίηση προβλήματα πριν αυτά κλιμάκωση. Εάν επικοινωνείτε πιο συχνά από αυτά, τα μέλη της ομάδας μπορεί να διακόψετε την αποστολή ενημερώσεων λόγω την επιπλέον ώρα κατά την προετοιμασία τους.

  • Αναζήτηση για προβλήματα    Εάν όλα τα στοιχεία φαίνεται να είναι μεταβαίνοντας καλά επειδή δεν έχετε ακούσει οτιδήποτε αρνητικός αριθμός, είστε πιθανώς κεφαλών προς το πρόβλημα. Ακόμα και τα καλύτερα εκτέλεση έργα αντιμετωπίσετε προβλήματα. Την εργασία σας είναι να μεταβείτε τις βρείτε πριν αναπτύσσονται μεγαλύτερο προβλήματα.

  • Χρήση κατάλληλη τεχνολογία    Κατανόηση των μελών της ομάδας σας και τις ανάγκες επικοινωνίας ενδιαφερομένων. Για παράδειγμα, τα μέλη της ομάδας αναφοράς στην κατάσταση εργασίας μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή Project Server, ότι ένα στέλεχος ενδέχεται να προτιμάτε καλά παρουσιασμένη γραφήματος ή Συγκεντρωτικού πίνακα. Ακολουθεί μια λίστα με τα προγράμματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να βοηθήσουν στην επικοινωνία.

Εφαρμογή

Πλεονεκτήματα

Μειονεκτήματα

Έργο

  • Έχει ενσωματωμένα εργαλεία παρουσίασης για όλα τα επίπεδα ενδιαφερομένων.

  • Έχει εύκολα κατανοητή λωρίδα χρόνου και προβολές οργάνωσης ομάδας.

  • Εξάγει δεδομένα στο Excel και το Visio για κοινοποίηση πολύπλοκων δεδομένων.

  • Η εταιρεία σας μπορεί να μην χρησιμοποιεί το Project.

  • Τα έργα στα οποία εργάζεται η εταιρεία σας μπορεί να είναι πολύ μικρά για να επωφεληθούν από κάποιο ισχυρό λογισμικό προγραμματισμού.

Project Server

  • Ιδανικός για προηγμένη επικοινωνία και αναφορά πληροφοριών έργου σε ολόκληρη την εταιρεία.

  • Μπορείτε να συγκρίνετε την κατάσταση πολλών έργων ή για ένα χαρτοφυλάκιο έργων.

  • Οι μικρότερες εταιρείες ενδέχεται να χρειάζονται τη βοήθεια συμβούλων για να εγκαταστήσουν και να χρησιμοποιήσουν τον Project Server.

Excel

  • Το Project μπορεί να εξαγάγει δεδομένα στο Excel για σύνθετη ανάλυση, όπως η ανάλυση ANOVA (ανάλυση διακύμανσης) και η ανάλυση εκτελεσθείσας αξίας.

  • Ιδανικό για πρώιμο σχεδιασμό έργων ή για υψηλού επιπέδου παραδοτέα που αργότερα μπορεί να προστεθούν στο Project.

  • Το Excel δεν διαθέτει δυνατότητες αυτοματοποιημένου προγραμματισμού για πιο περίπλοκα έργα.

Λέξη

  • Ιδανικό κατά τη φάση προετοιμασίας όταν πρέπει να μοιραστείτε έγγραφα σχεδιασμού, όπως οι προϋπολογισμοί και τα παραδοτέα.

  • Δεν είναι ιδανικό για οπτικές παρουσιάσεις για εκτελεστικούς ενδιαφερόμενους. Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία αναφορών του Excel, του Visio, του PowerPoint ή του ίδιου του Project.

SharePoint

  • Προσφέρει δυνατότητες συγχρονισμού χωρίς τον Project Server. Μια αλλαγή σε μία λίστα εργασιών θα αντανακλάται στην άλλην.

  • Καταναλώνοντας να αναπτύξετε σε ολόκληρη την εταιρεία. Εάν δεν έχετε το εταιρικούς πόρους για την εγκατάσταση του SharePoint, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Office 365 με το SharePoint online.

PowerPoint

  • Ιδανικό για εντυπωσιακές παρουσιάσεις σε εκτελεστικούς ενδιαφερόμενους.

  • Οι αναλυτές και οι μηχανικοί μπορεί να θέλουν πιο λεπτομερή γραφήματα για σύνθετη ανάλυση προϋπολογισμού.

Visio

  • Ιδανικό κατά τις αρχικές φάσεις ενός έργου όπου θα χρειαστεί να κοινοποιήσετε επιχειρηματικές και κατασκευαστικές διεργασίες με γραφήματα ροής ή άλλα διαγράμματα.

  • Ενδέχεται να υπάρχουν υπερβολικά πολλές πληροφορίες για ένα εκτελεστικό ακροατήριο. Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε τις δυνατότητες αναφοράς του ίδιου του Project.

Lync   

  • Ιδανικό για ομάδες σε διαφορετικές θέσεις. Μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση πληροφοριών του έργου με ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων, φωνή, βίντεο ή κατά τη διάρκεια ηλεκτρονικών συσκέψεων.

  • Απαιτεί τμήμα IT για την ανάπτυξη. Εάν δεν έχετε το εταιρικούς πόρους για να εγκαταστήσετε το Lync, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Office 365 με το Lync Online.

Έλεγχος ενημερώσεων κατάστασης από τον Project Server

Εάν η ομάδα σας χρησιμοποιεί τον Project Server, λάβετε ενημερώσεις κατάστασης εργασίας από το διακομιστή πριν να επικοινωνήσετε με την ομάδα σας σχετικά με την πρόοδο του έργου.

Παρακολούθηση της προόδου του χρονοδιαγράμματός σας, απλά ή επαγγελματικά

Υπάρχουν απλοί τρόποι για την παρακολούθηση της προόδου και υπάρχουν και πιο περίπλοκοι τρόποι. Βρείτε τον τρόπο που λειτουργεί καλύτερα για το έργο σας και την ομάδα σας.

Συνομιλία ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων με ένα μέλος της ομάδας έργου με το Lync

Όταν προκύπτει μια γρήγορη ερώτηση ενώ εργάζεστε σε ένα χρονοδιάγραμμα έργου, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από το όνομα κάποιου ατόμου για να του στείλετε ένα άμεσο μήνυμα χρησιμοποιώντας το Lync.

Συμμετοχή σε ηλεκτρονική σύσκεψη Lync

Εάν τα άτομα δεν είναι δυνατό να έρθουν σε μια σύσκεψη, χρησιμοποιήστε το Lync για την κοινή χρήση των πληροφοριών των έργων σας. Μοιραστείτε διαφάνειες του PowerPoint, φύλλα του Excel ή ένα σημειωματάριο του OneNote για την κοινή χρήση σχεδίων έργου. Οι χρήστες μπορούν να συμμετέχουν σε ηλεκτρονικές συσκέψεις στο γραφείο τους, στο σπίτι ή χρησιμοποιώντας το κινητό τηλέφωνο.

Δημιουργία αναφοράς έργου

Το Project 2013 σάς επιτρέπει να δημιουργείτε και να προσαρμόζετε εντυπωσιακές αναφορές με γραφικά για οποιαδήποτε δεδομένα έργων θέλετε, χωρίς να απαιτείται η χρήση άλλου λογισμικού. Κατά την εργασία σε ένα έργο, οι αναφορές αλλάζουν για να εμφανίσουν τις πιο πρόσφατες πληροφορίες — δεν απαιτούνται μη αυτόματες ενημερώσεις!

Συγχρονισμός με μια λίστα εργασιών του SharePoint

Τα μέλη της ομάδας μπορούν να δουν το χρονοδιάγραμμα και να ενημερώσουν την εργασία τους στο SharePoint ενώ εσείς βλέπετε τις αλλαγές στο Project. Και το αντίστροφο.

Χρήση του Office 365 με το SharePoint και το Lync online

Εργαστείτε με τις αρχικές προδιαγραφές του έργου χρησιμοποιώντας το Office 365. Εφόσον εργάζεστε σε έναν υπολογιστή με σύνδεση στο Internet, μπορείτε να εργαστείτε στα έγγραφά σας χρησιμοποιώντας πλήρεις εκδόσεις του Word, του Excel, του PowerPoint ή του OneNote—κατ' απαίτηση, από οπουδήποτε.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το SharePoint και το Lync Online εάν η εταιρεία σας δεν τα έχει εγκατεστημένα στους υπολογιστές των χρηστών.

Δημοσίευση αλλαγών σε εργασίες στο διακομιστή

Όταν κάνετε αλλαγές σε εργασίες, να δημοσιεύετε αυτές τις αλλαγές στον Project Server, ώστε όλοι να έχουν τις σωστές πληροφορίες για να συνεχίσουν την εργασία τους.

Επιστροφή στο θέμα Χάρτης διαχείρισης έργου

Σημείωση: Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×