Στόχος διαχείρισης έργου: Κοινοποίηση πληροφοριών έργου

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Επικοινωνία με την ομάδα σας

Η επικοινωνία των πληροφοριών του έργου είναι συχνά δύσκολη, είτε αφορά τη λήψη πληροφοριών κατάστασης από την ομάδα σας είτε την επικοινωνία με την κατάσταση του έργου σε στελέχη.

Μάθετε πότε και πώς να επικοινωνείτε και να αναφέρετε πληροφορίες για το έργο. Διαφορετικά, η αποτελεσματική συνεργασία υποφέρει και η επιτυχία του έργου σας ενδέχεται να είναι σε κίνδυνο.

Για περισσότερα άρθρα σε αυτήν τη σειρά των οδηγιών διαχείρισης έργου, ανατρέξτε στο θέμα Ο χάρτης διαχείρισης έργου.

Συμβουλές διαχείρισης έργου πριν ξεκινήσετε. . .

  • Λίστα των ενδιαφερομένων σας    Πριν από την έναρξη ενός έργου, μάθετε ποιοι είναι οι ενδιαφερόμενοι. Ένας σίγουρος τρόπος για να καθυστερήσετε ένα έργο είναι να ξεχάσετε έναν κρίσιμο ενδιαφερόμενο ο οποίος έχει αντίκτυπο στο έργο σας με το Go/not Go.

  • Λήψη προγράμματος επικοινωνίας με πρόωρη μετάβαση    Σχεδιάστε στρατηγικές επικοινωνίας και διεργασίες στο έργο σας πριν από την έναρξη του έργου. Ακόμη καλύτερα, οι διαδικασίες επικοινωνίας εμφανίζονται ως εργασία στις πρώτες γραμμές του έργου σας, έτσι ώστε αυτό το κρίσιμο μέρος της συνεργασίας να γίνει δέσμευση όλων.

  • Συχνή επικοινωνία    Η συλλογή πληροφοριών κατάστασης εργασίας μία φορά την εβδομάδα είναι περίπου το δικαίωμα να αποφεύγει τα προβλήματα πριν κλιμακωθεί. Εάν επικοινωνείτε πιο συχνά, τα μέλη της ομάδας ενδέχεται να σταματήσουν να στέλνουν ενημερώσεις λόγω του επιπλέον χρόνου προετοιμασίας τους.

  • Αναζήτηση προβλημάτων    Εάν όλα φαίνεται να πηγαίνουν καλά επειδή δεν έχετε ακούσει τίποτα αρνητικό, είστε πιθανώς επικεφαλής προς το πρόβλημα. Ακόμη και τα καλύτερα έργα που εκτελούνται έχουν προβλήματα. Η δουλειά σας είναι να τους βρίσκετε πριν εξελιχθούν σε μεγαλύτερα προβλήματα.

  • Χρησιμοποιήστε την κατάλληλη τεχνολογία    ΚαταΝοήστε το μέλος της ομάδας σας και τις επικοινωνιακές ανάγκες των ενδιαφερομένων. Για παράδειγμα, τα μέλη της ομάδας που αναφέρουν την κατάσταση της εργασίας μπορεί να θέλουν να χρησιμοποιήσουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή το Project Online, ενώ ένα στέλεχος μπορεί να προτιμά ένα καλά παρουσιασμένο γράφημα ή συγκεντρωτικό πίνακα. Ακολουθεί μια λίστα με τα προγράμματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να βοηθήσετε στην επικοινωνία.

Εφαρμογή

Πλεονεκτήματα

Μειονεκτήματα

Project

  • Έχετε ενσωματωμένα εργαλεία παρουσίασης για όλα τα επίπεδα των ενδιαφερομένων.

  • Έχει κατανοήσει εύκολα τις προβολές "λωρίδα χρόνου" και "Οργάνωση ομάδας".

  • ΕξΆγει δεδομένα στο Excel και το Visio για την επικοινωνία σύνθετων δεδομένων.

  • Η εταιρεία σας μπορεί να μην χρησιμοποιεί το Project.

  • Τα έργα στα οποία εργάζεται η εταιρεία σας μπορεί να είναι πολύ μικρά για να επωφεληθούν από το ισχυρό λογισμικό προγραμματισμού.

Project Online

  • Το καλύτερο για προηγμένη επικοινωνία και αναφορά πληροφοριών έργου σε μια εταιρεία.

  • Μπορεί να συγκρίνει την κατάσταση πολλών έργων ή για ένα χαρτοφυλάκιο έργων.

  • Οι μικρότερες εταιρείες ενδέχεται να χρειαστούν τη βοήθεια των συμβούλων για την εγκατάσταση και τη χρήση του Project Online.

Excel

  • Το Project μπορεί να κάνει εξαγωγή δεδομένων στο Excel για σύνθετη ανάλυση, όπως ανάλυση ΔΙΑΚΎΜΑΝΣΗς και εκτελεσθείσας αξίας.

  • Ιδανικό για πρώιμο προγραμματισμό έργων ή για παραδοτέα υψηλού επιπέδου που μπορούν αργότερα να προστεθούν στο Project.

  • Το Excel στερείται αυτοματοποιημένων δυνατοτήτων προγραμματισμού για πιο σύνθετα έργα.

Word

  • Ιδανικό κατά τη διάρκεια της φάσης έναρξης όταν πρέπει να κάνετε κοινή χρήση εγγράφων σχεδιασμού, όπως Προϋπολογισμών και παραδοτέων.

  • Δεν είναι ιδανικό για οπτικές παρουσιάσεις για στελέχη του κλάδου. Χρησιμοποιήστε το Excel, το Visio, το PowerPoint ή τη δική του λειτουργία αναφοράς του Project.

SharePoint

  • Προσφέρει δυνατότητες συγχρονισμού χωρίς τον Project Server. Μια αλλαγή σε μία λίστα εργασιών θα αντανακλάται στην άλλη.

  • Ακριβό για ανάπτυξη σε ολόκληρη την εταιρεία. Εάν δεν διαθέτετε τους πόρους της εταιρείας για να εγκαταστήσετε το SharePoint, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Office 365 με το SharePoint Online.

PowerPoint

  • Ιδανικό για παρουσιάσεις με αντίκτυπο σε στελέχη του κλάδου.

  • Οι αναΛυτές και οι μηχανικοί μπορεί να θέλουν πιο λεπτομερή γραφήματα για σύνθετη ανάλυση προϋπολογισμού.

Visio

  • Ιδανική κατά τη διάρκεια των αρχικών φάσεων ενός έργου όπου πρέπει να επικοινωνείτε με τις επιχειρηματικές και κατασκευαστικές διεργασίες με γραφήματα ροής ή άλλα διαγράμματα.

  • Μπορεί να παρουσιάσουν πάρα πολλές πληροφορίες για ένα εκτελεστικό ακροατήριο. Χρησιμοποιήστε τις δικές του δυνατότητες αναφοράς του Project αντ ' αυτού.

Microsoft Teams

  • Ιδανικό για ομάδες σε διαφορετικές τοποθεσίες. Μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση πληροφοριών έργου με ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων, φωνή, βίντεο ή κατά τη διάρκεια ηλεκτρονικών συσκέψεων.

  • Μπορεί να απαιτήσει την ανάπτυξη ενός τμήματος IT.

Επικοινωνία πληροφοριών έργου

Επιλέξτε ενημερώσεις κατάστασης από το Project Online

Εάν η ομάδα σας χρησιμοποιεί το Project Online, πραγματοποιήστε λήψη ενημερώσεων κατάστασης εργασιών από το διακομιστή πριν να επικοινωνήσετε με την ομάδα σας σχετικά με την πρόοδο του έργου.

Παρακολουθήστε την πρόοδο του χρονοδιαγράμματος, από απλό σε εμπειρογνώμονα

Υπάρχουν απλοί τρόποι για να παρακολουθείτε την πρόοδο και υπάρχουν πιο περίπλοκοι τρόποι. Ανακαλύψτε τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί καλύτερα το έργο σας και η ομάδα σας.

Επικοινωνία πληροφοριών εκτελεσθείσας αξίας

Η καταγραφή των πληροφοριών εκτελεσθείσας αξίας είναι μια πιο προηγμένη, αλλά πολύ ισχυρή, βήμα προς την ανακάλυψη των καλών και κακών επιδόσεων του Project. Τα γεγονότα υψηλού επιπέδου που αποκτάτε από αυτό είναι αυτά που θέλουν να δουν τα ενδιαφερόμενα μέρη σας.

Δημιουργία αναφοράς έργου

Με το Project, μπορείτε να δημιουργήσετε και να προσαρμόσετε εντυπωσιακές γραφικές αναφορές για οποιαδήποτε δεδομένα έργου θέλετε, χωρίς να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε άλλο λογισμικό. Καθώς εργάζεστε στο έργο, οι αναφορές αλλάζουν ώστε να αντικατοπτρίζουν τις πιο πρόσφατες πληροφορίες — δεν απαιτούνται μη αυτόματες ενημερώσεις!

Συγχρονισμός με μια λίστα εργασιών του SharePoint

Τα μέλη της ομάδας μπορούν να προβάλουν το χρονοδιάγραμμα και να ενημερώσουν την εργασία τους στο SharePoint και θα δείτε τις αλλαγές στο Project. Και το αντίστροφο.

Χρήση του Office 365

Επικοινωνία πληροφοριών έργου με χρήση του Office 365. Εφόσον εργάζεστε σε έναν υπολογιστή με σύνδεση στο Internet, μπορείτε να εργαστείτε με τα έγγραφά σας χρησιμοποιώντας πλήρεις εκδόσεις του Word, του Excel, του PowerPoint ή του OneNote — κατ' απαίτηση, από οπουδήποτε.

Δημοσίευση αλλαγών σε εργασίες στο διακομιστή

Όταν κάνετε αλλαγές στις εργασίες, δημοσιεύστε αυτές τις αλλαγές στο Project Online, ώστε όλοι οι χρήστες να έχουν τις σωστές πληροφορίες για να συνεχίσουν την εργασία τους.

Επικοινωνία με το Microsoft teams

Εάν οι χρήστες δεν μπορούν να έρθουν σε μια σύσκεψη, χρησιμοποιήστε τις ομάδες για να κάνετε κοινή χρήση πληροφοριών έργου. Κάντε κοινή χρήση διαφανειών του PowerPoint, φύλλων του Excel ή ενός σημειωματαρίου του OneNote για να κάνετε κοινή χρήση σχεδίων έργου. Οι χρήστες μπορούν να συμμετέχουν σε ηλεκτρονικές συσκέψεις στο γραφείο τους, στο σπίτι ή με τη χρήση της κινητής συσκευής τους.

Επιστροφή στο θέμα Χάρτης διαχείρισης έργου

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×